BUKU PEDOMAN DEPARTEMEN TEKNIK

(1)

Buku Pedoman - Departemen Teknik Page 11

BUKU PEDOMAN

DEPARTEMEN TEKNIK

Mengutamakan pelayanan jasa transportasi darat oleh sumber daya manusia profesional,guna kepuasaan pelanggan secara

berkesinambungan dengan prinsip 3 TER: TERBESAR, TERLENGKAP,

TERBAIK,

(2)

KATA PENGANTAR

Buku panduan departemen merupakan buku acuan yang digunakan pada masing – masing departemen dalam melakukan proses aktivitas kerja yang tercatat pada sebuah buku yang dinamakan “BUKU PEDOMAN DEPARTEMEN”. Pembuatan buku panduan departemen diharapkan mampu menjadikan pedoman pada masing – masing departemen dan memberikan kemudahan bagi karyawan dalam melakukan aktifitas kerjanya.

Di dalam Buku Pedoman Departemen ini berisikan tentang proses alur kerja (flowchart), Aturan dan kebijakan dalam sebuah proses kerja, uraian kerja (Job Desc) pada masing – masing bagian di dalam departemen dari level tertinggi sampai level yang paling bawah serta pengukuran indeks prestasi keberhasilan dari setiap prosedur kerja yang tertuang didalam SOP sebagai indikator keberhasilan suatu prosedur didepartemennya terhadap proses yang terkait di dalam departemen. Setiap subjek tersebut diatas akan dilakukan evaluasi guna memberikan sebuah Buku Pedoman Departemen yang benar – benar sesuai dengan situasi departemen itu sendiri.

Buku Pedoman Departemen ini dibuat sebagai salah satu tujuan perusahaan dalam memberikan pengarahan kepada semua bagian yang ada didalam perusahaan PT. SIBA SURYA agar lebih mengerti tentang sebuah proses yang ada pada departemen. Mari bersama kita wujudkan PT. SIBA SURYA menjadi sebuah perusahaan transportasi jasa yang handal sesuai dengan visinya menjadi sebuah trasnportasi jasa yang TERBESAR, TERBAIK DAN TERLENGKAP

Semarang , 1 Januari 2016 Manajemen PT. SIBA SURYA

Gert Van Helden Direktur Pengelola

(3)

SEJARAH PERUSAHAAN

PT. SIBA SURYA merupakan perusahaan transportasi yang telah teruji dalam jasa pengiriman cargo untuk semua tujuan di pulau jawa. PT. SIBA SURYA tidak hanya sebagai perusahaan transportasi terbesar tetapi sebagai salah satu perusahaan transportasi di indonesia yang terpercaya dan memberikan pelayanan prima kepada para pelanggan demi terciptanya kepuasaan pelanggan kepada PT. SIBA SURYA.

PT. SIBA SURYA telah memberikan pelayanan jasa transportasi kepada para pelanggan sejak tahun 1951 dengan nama perusahaan CHUNG HWA yang didirikan oleh Bapak Wujud Setiawan. Kemudian pada tahun 1958 CHUNG HWA merubaha nama menjadi CV. SILIWANGI KOMBINASI dan ditahun 1964 nama perusahaan resmi berubah menjadi CV. SILIWANGI BANGKIT yang berkantor di semarang, jawa tengah.

Dalam rangka menjadikan perusahaan yang professional untuk kebutuhan jangka panjang, pada tanggal 24 Desember 1991 Manajemen memutuskan untuk mengganti nama menjadi PT. SIBA SURYA. Demi tercapainya kepuasaan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan perusahaan, PT. SIBA SURYA menerapkan system ISO 9001;2008 pada tahun 2010. Sampai dengan sekarang PT. SIBA SURYA sudah mempunya beberapa cabang yang tersebar di berbagai kota seperti Cilegon, Jakarta, Cirebon, Semarang, Tuban, Surabaya, Banyuwangi, Probolonggo, Jember, Kediri, Madiun, Cilacap dan Jabodetabek.

Saat ini PT. SIBA SURYA mengoperasikan armada lebih dari 1.500 Unit dengan beberapa type armada dan type bed untuk memenuhi kebutuhan pelanggan sesuai dengan segmentasi kargo dengan kapasitas 15 sampai dengan 60 Ton. Unit armada dilengkapi dengan online system dan fasilitas GPS yang merupakan keunggulan PT.

SIBA SURYA dalam memberikan pelayanan terbaik kepada Pelanggan. Jaminan keselamatan, ketapatan waktu penyampaian cargo dan kepuasaan pelanggan merupakan visi yang selalu dipegang teguh dalam menjalan roda perusahaan.

(4)

VISI & MISI PERUSAHAAN

VISI

Untuk menjadi perusahaan transportasi yang terpadu dengan tujuan melayani kebutuhan logistic pelanggan kami dan menyediakan pelayanan terbaik untuk para pelanggan

MISI :

1. Untuk mengatasi masalah logistik pelanggan kami

2. Untuk mempertahankan posisi kami sebagai pimpinan pasar di industry transportasi

3. Untuk menjadi perusahaan yang memiliki reputasi baik dan terkenal 4. Untuk memperkaya pengalaman kami di dunia transportasi

5. Untuk menjadi perusahaan publik

(5)

DAFTAR ISI

SAMPUL BUKU PEDOMAN 1

KATA PENGANTAR 2

SEJARAH PERUSAHAAN 3

VISI & MISI PERUSAHAAN 4

DAFTAR ISI 5

PENDAHULUAN 12

BAB I : SILSILAH DEPARTEMEN 13

1. Departemen Teknik 13

2. Struktur Organisasi PT. SIBA SURYA 14

3. Struktur Departemen Teknik 15

BAB II : JOB DESCRIPTION DEPARTEMEN 16

1. Direktur Teknik 16

1.1 Tujuan Jabatan 16

1.2 Tugas dan Tanggung Jawab 16

1.3 Kewenangan 17

2. General Manager Teknik 17

2.3 Kewenangan 18

3. Manager Terknik 18

3.3 Kewenangan 19

4. Supervisor Teknik 19

4.1 Supervisor Teknik Umum 19

4.1.1 Tujuan Jabatan 19

4.1.2 Tugas dan Tanggung Jawab 19

4.1.3 Kewenangan 20

(6)

4.2 Supervisor Teknik Melengkapi 20

4.2.3 Kewenangan 21

4.3 Supervisor Teknik Storing 22

4.3.3 Kewenangan 23

5. Kepala Regu 23

5.1 Kepala Regu Teknik Umum 23

5.1.3 Kewenangan 23

5.2 Kepala Regu Storing 24

5.2.3 Kewenangan 24

6. Mekanik 24

6.1 Mekanik Umum 24

6.1.3 Kewenangan 25

6.2 Mekanik Elektrik 25

6.2.3 Kewenangan 26

6.3 Mekanik Las 26

6.3.3 Kewenangan 26

(7)

6.4 Mekanik Melengkapi 27

5.4.3 Kewenangan 27

6.5 Mekanik Storing 27

5.5.3 Kewenangan 28

7. Koordinator Front Office 28

6.3 Kewenangan 29

8. Staff Teknik 29

7.1 Staff Direktur 29

7.1.3 Kewenangan 30

7.2 Staff Toolman, Sweeper & Genset 30

7.2.3 Kewenangan 31

7.3 Staff Admin Biaya 31

7.3.3 Kewenangan 32

7.4 Staff SPB 32

7.4.3 Kewenangan 32

(8)

7.5 Staff SPD 32

7.5.3 Kewenangan 33

7.6 Staff WR/WO 33

7.6.3 Kewenangan 33

9. Driver Teknik 33

9.1 Driver Langsir 33

9.1.3 Kewenangan 34

9.2 Driver Storing 34

9.2.3 Kewenangan 34

BAB III : PROSEDUR KERJA 35

A. PROSEDUR OPERASIONAL 35

1. Perbaikan Harian Teknik 35

1.1 Perbaikan Harian Teknik (Corrective) 35 1.2 Perbaikan Harian Teknik dengan Vendor 37 1.3 Permintaan Barang Sparepart Logistik 38

1.4 Permintaan Oli Logistik 39

1.5 Realisasi Biaya Perbaikan Vendor 40

2. Perbaikan Storing Teknik 41

2.1 Storing 41

2.2 Permintaan Barang Sparepart Logistik 44

2.3 Pengembalian Barang Bekas 45

2.4 Realisasi Biaya Storing 46

(9)

3. Kalibrasi Alat Ukur 47

4. Tools Kerja Mekanik 48

4.1 Permintaan Peralatan (Tools) Mekanik 48 4.2 Peminjaman Peralatan (Tools) Mekanik 49 4.3 Pengembalian Peralatan (Tools) Mekanik Resign 50

5. Pengadaan Sparepart Kanibal 51

B. FLOWCHART 53

1.1 Perbaikan Harian Teknik (Corrective) 53 1.2 Perbaikan Harian Teknik dengan Vendor 54 1.3 Permintaan Barang Sparepart Logistik 55

1.4 Permintaan Oli Logistik 56

1.5 Realisasi Biaya Perbaikan Vendor 57

2.1 Storing 58

2.2 Permintaan Barang Sparepart Logistik 59

2.3 Pengembalian Barang Bekas 60

2.4 Realisasi Biaya Storing 61

4.1 Permintaan Peralatan (Tools) Mekanik 63 4.2 Peminjaman Peralatan (Tools) Mekanik 64 4.3 Pengembalian Peralatan (Tools) Mekanik Resign 65

5. Pengadaan Sparepart Kanibal 66

BAB IV : PERATURAN DEPARTEMEN DAN KETENTUAN PROSEDUR 67

A. PERATURAN DEPARTEMEN 67

B. KETENTUAN PROSEDUR 68

1.1 Tujuan 68

1.2 Ruang Lingkup 68

(10)

1.3 Definisi / Istilah dalam prosedur 69

1.4 Ketentuan Khusus 69

1.5 Indikator Prestasi 74

2.1 Tujuan 74

3.1 Tujuan 83

4.1 Tujuan 84

5.1 Tujuan 88

BAB V : DOKUMEN PENUNJANG PROSEDUR 92

5.1 Perbaikan Harian Teknik 92

5.2 Perbaikan Storing Teknik 92

(11)

5.3 Kalibrasi Alat Ukur 92

5.4 Tools Kerja Mekanik 92

5.5 Pengadaan Sparepart Kanibal 92

BAB VI : INSTRUKSI KERJA DEPARTEMEN 93

1. Modifikasi 93

2. Laka 93

3. Elektrik 94

4. Melengkapi 95

5. Pekerjaan Las 95

6. Tambah Oli Mesin 96

7. Overhaul 97

8. Semi Overhaul 97

9. Pembuatan WR dan WO 98

10. Pembuatan SPB (Surat Permintaan Barang) 104

11. Pembuatan SPD mekanik Storing 107

12. Posting perbaikan Terselesaikan 111

BAB VII : PENUTUP 114

(12)

PENDAHULUAN

PT. SIBA SURYA adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa angkutan (Transportasi Darat) yang berpusat di kota semarang. Dalam bidang ini perusahaan PT. SIBA SURYA mendapat banyak tantangan yaitu dengan bertambah banyaknya para competitor (perusahaan transportasi sejenis) dengan kelebihan – kelebihan yang dimiliki oleh competitor. Hal tersebut tidak lepas dari resiko bisnis bagi para perusahaan. Perusahaan telah menyadari akan hal tersebut dan perusahaan harus melakukan strategi dengan baik yaitu dengan memberikan pelayanan yang terbaik kepada para pelanggan dengan cara memberikan harga pengiriman atau ongkos muatan yang kompetitif dengan para pesaingnya , memberikan kecepatan perjalanan dalam pengiriman muatan sampai ditempat tujuan serta memberikan keamanan akan muatan pelanggan sampai di tempat tujuan dengan baik dan utuh tanpa adanya kerusakan pada muatan.

(13)

BAB I

SILSILAH DEPARTEMEN

1. Departemen Teknik

Pada Umumnya, hampir setiap perusahaan Jasa Transportasi modern memiliki sebuah divisi / departemen khusus yang bertanggung jawab terhadap asset penggerak financial bagi perusahaan. Departemen Teknik adalah suatu departemen yang bernaung pada Direktorat Teknik yang terbagi menjadi 3 bagian fungsional yang meliputi Perbaikan Harian, Perbaikan Storing , Front Office dan Administrasi. Fungsi peranan dari departemen Teknik sendiri adalah memberikan Pelayanan dalam hal perbaikan truck armada yang dimiliki oleh PT. SIBA SURYA dengan kualitas pelayanan yang terbaik dan memastikan ketersediaan truck armada terbaik beserta penekanan biaya pengeluaran perbaikan seefisien mungkin serta memberikan pelayanan kepada departemen terkait lainnya yang berhubungan dengan truck armada perusahaan PT. SIBA SURYA.

(14)

2. Structure Organization PT. SIBA SURYA

PRESIDEN DIREKTUR

DIREKTUR PENGELOLA

DIREKTUR PEMASARAN &

OPERASIONAL

DIREKTUR TEKNIK & LOGISTIK

DIREKTUR KEUANGAN Internal Auditor

Secretary Wakil Manajemen

Safety Officer Coporate Secretary

Corporate Legal

DIREKTUR UMUM

GENERAL MANAGER TEKNIK

MANAGER BAGIAN

GENERAL MANAGER PEMASARAN

MANAGER BAGIAN

MANAGER

BAGIAN MANAGER

REGION BAGIAN GENERAL

MANAGER NIAGA

SUPERVISOR BAGIAN

MANAGER BAGIAN

SUPERVISOR

BAGIAN SUPERVISOR

BAGIAN KEPALA KANTOR

BAGIAN

STAFF BAGIAN

STAFF

BAGIAN STAFF

BAGIAN

STAFF BAGIAN SENIOR MANAGER

KEUANGAN

STAFF BAGIAN

(15)

3. Structure Organization Departemen Teknik

DIREKTUR TEKNIK

MANAGER TEKNIK-1

SUPERVISOR TEKNIK

SUPERVISOR TEKNIK GENERAL MANAGER

TEKNIK

KARU TEKNIK

MEKANIK

KARU TEKNIK

MEKANIK

KARU TEKNIK

MEKANIK KOORDINATOR

FRONT. OFFICE

STAFF FRONT. OFFICE

(16)

BAB II

JOB DESCRIPTION DEPARTMENT

1. Direktur Teknik 1.1 Tujuan Jabatan

Mengarahkan dan mengevaluasi kebijakan serta strategi teknik dengan jalan memaksimalkan pemeliharaan unit aktif untuk memastikan ketersediaan unit dan mengontrol biaya perbaikan serta pemeliharaan secara efisien dan efektif.

1.2 Tugas dan Tanggung Jawab 1.2.1 Kecelakaan Unit

Mengarahkan strategi dan kebijakan perbaikan dan pemeliharaan unit untuk meniadakan kecelakaan unit aktif

1.2.2 Produktivitas Unit

Mengarahkan strategi dan kebijakan optimalisasi perbaikan dan pemeliharaan unit aktif untuk memastikan produktivitas unit.

1.2.3 Dukungan pada produk baru

Mendukung penjualan produk baru dengan jalan modifikasi dan menentukan spesifikasi unit untuk meningkatkan besaran usaha 1.2.4 Efisiensi Biaya

Mengarahkan dan mengevaluasi kebijakan penggunaan anggaran operasional dengan jalan memprioritaskan pemeliharaan daripada perbaikan dan pemilihan part yang tepat untuk memastikan efisiensi biaya berjalan dengan efektif

1.2.5 Pengembangan SDM Teknik

Merencanakan, memonitor, mengarahkan, mengembangkan dan mengevaluasi kinerja bawahan untuk memastikan kompetensi bawahan sesuai dengan standarnya atau bahkan lebih.

(17)

1.3 Kewenangan

1.3.1 Menentukan dan mengotorisasi penggunaan sparepart atau solusi teknik lainnya

1.3.2 Meminta dan mengevaluasi laporan mingguan dan bulanan dari Manager Teknik

1.3.3 Menentukan rekrutmen dan PHK Mekanik 1.3.4 Mengusulkan unit yang akan dinonaktifkan.

2. General Manager Teknik 2.1 Tujuan Jabatan

Mengawasi dan memastikan implementasi kebijakan serta strategi teknik melalui koordinasi dengan seluruh Manajer Teknik untuk memastikan ketersediaan unit aktif dan mengontrol biaya perbaikan unit serta pemeliharaan unit untuk memastikan efisiensi biaya.

2.2 Tugas dan Tanggung Jawab 2.2.1 Produk Baru

Mengontrol dan mengawasi proses modifikasi serta kesesuaian sparepart truck untuk memastikan ketersediaan produk baru sesuai dengan kebutuhan market.

2.2.2 Unit aktif

Mengontrol dan mengawasi serta merencanakan strategi perbaikan untuk memastikan ketersediaan unit aktif.

2.2.3 Produktifitas Unit

Melakukan pengawasan terhadap implementasi strategi dan kebijakan optimalisasi perbaikan serta pemeliharaan unit aktif untuk memastikan produktivitas unit.

2.2.4 Efisiensi Biaya

Mengarahkan dan mengevaluasi kebijakan penggunaan anggaran operasional untuk memastikan efisiensi biaya berjalan dengan efektif.

(18)

2.2.5 SDM Kompeten

Mengarahkan, mengontrol, mengembangkan dan mengevaluasi hasil kerja bawahan untuk memastikan SDM kompeten.

2.3 Kewenangan

2.3.1 Menentukan dan mengotorisasi penggunaan sparepart atau solusi teknik lainnya

2.3.2 Meminta dan mengevaluasi laporan mingguan dan bulanan dari Manager Teknik

2.3.3 Mengusulkan unit yang akan dinonaktifkan

3. Manager Teknik 3.1 Tujuan Jabatan

Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol sistem perbaikan truck yang efektif dan efisien dengan hasil yang berkualitas untuk memastikan ketersediaan truck yang siap pakai.

3.2 Tugas dan Tanggung Jawab

3.2.1 Meminimalisasi Perbaikan Truck Bermalam

Merencanakan, mengawasi perbaikan truck dan mengarahkan seluruh tim kerja untuk meminimalkan truck perbaikan bermalam/

inap.

3.2.2 Produk Baru

Mendukung penjualan produk baru dengan jalan memodifikasi dan menentukan specifikasi truck untuk memastikan kesesuaian dengan kebutuhan market.

3.2.3 Waktu Perbaikan

Standar pengerjaan perbaikan dan lay out workshop untuk memenuhi ketepatan waktu perbaikan

3.2.4 Mengurangi Jumlah Kerusakan Berulang Menganalisis kasus perbaikan dan merancang tindakan intervensi

atau system untuk mengurangi jumlah kerusakan yang berulang

(19)

3.2.5 Meniadakan Kerusakan Truck Baru

Menganalisis kasus perbaikan dan merancang sistem pemeliharaan prediktif untuk meniadakan kerusakan truck baru

3.2.6 Efisiensi Biaya

Mengotorisasi, mengontrol, dan mengevaluasi biaya perbaikan truck untuk memastikan efisiensi biaya

3.2.7 Sumber Daya Manusia Yang Kompeten

Mengarahkan, mengontrol, mengembangkan dan mengevaluasi hasil kerja bawahan untuk memastikan SDM kompeten

3.3 Kewenangan

3.3.1 Mengotorisasi biaya yang diajukan oleh bawahan, pengemudi dan pihak terkait yang berhubungan dengan Departemen Teknik.

3.3.2 Memvalidasi laporan yang diberikan oleh Dept. Niaga, PP, Logistik dan pihak terkait yang berhubungan dengan Departemen Teknik 3.3.3 Mengotorisasi permintaan tools karyawanTeknik.

3.3.4 Memerintahkan mekanik untuk lembur 3.3.5 Mengusulkan SOP dan pengembangannya 3.3.6 Mengusulkan sistem dan restrukturisasi

3.3.7 Memberikan hukuman kepada mekanik yang melanggar sistem dan prosedur

4. Supervisor Teknik

4.1 Supervisor Teknik Umum 4.1.1 Tujuan Jabatan

Merencanakan, menganalisa, dan mengontrol perbaikan truck untuk memastikan ketersediaan truck yang siap pakai

4.1.2 Tugas dan Tanggung Jawab 4.1.2.1 Meminimalisir Truck Inap

Mengontrol, menganalisa, dan melakukan perbaikan truck serta mengarahkan mekanik dalam hal mempercepat proses perbaikan untuk meminimalisir perbaikan truck armada inap.

(20)

4.1.2.2 Meminimalisir Perbaikan Storing Setelah Perbaikan Corrective

Memastikan dan melakukan final check truck yang telah selesai perbaikannya untuk meminimalisir perbaikan storing setelah perbaikan.

4.1.2.3 Ketepatan Waktu Perbaikan

Memastikan dan mengontrol waktu perbaikan sesuai dengan estimasi yang telah ditentukan untuk memastikan ketepatan waktu perbaikan truck

4.1.2.4 Efisiensi Biaya

Memastikan dan mengontrol biaya yang dikeluarkan sesuai dengan estimasi awal untuk memastikan efisiensi biaya perbaikan

4.1.2.5 Pengembangan SDM

Mengarahkan, mengontrol dan mengevaluasi hasil kerja bawahan untuk memastikan SDM kompeten

4.1.3 Kewenangan

4.1.3.1 Memerintah mekanik untuk lembur atau storing

4.1.3.2 Mengusulkan ke Departemen Logistik untuk menjaga kualitas sparepart

4.1.3.3 Memberikan sanksi kepada mekanik yang melakukan pelanggaran

4.2 Supervisor Teknik Melengkapi 4.2.1 Tujuan Jabatan

Merencanakan, menganalisa, dan mengontrol truck perbaikan lama untuk memastikan bertambahnya truck aktif yang berkualitas dan layak pakai.

(21)

4.2.2 Tugas dan Tanggung Jawab

4.2.2.1 Meminimalisir Truck Tidak Aktif

Merencanakan, menganalisa, dan mengontrol perbaikan truck tidak aktif untuk memastikan penambahan jumlah truck aktif.

4.2.2.2 Sparepart yang dipasang Layak Pakai

Merencanakan dan menganalisa kebutuhan spare part yang akan dipakai untuk memastikan spare part yang dipasang layak pakai

4.2.2.3 Meminimalisir Kerusakan Ulang

Memastikan dan melakukan final check truck yang dinyatakan ready oleh KaRu atau mekanik melengkapi untuk memastikan penurunan jumlah kerusakan berulang dan kerusakan di jalan (storing)

Memastikan dan mengontrol waktu pengerjaan truck sesuai dengan target waktu yang telah ditentukan untuk memastikan ketepatan waktu perbaikan truck

Memastikan dan mengontrol biaya yang dikeluarkan sesuai dengan estimasi awal untuk memastikan efisiensi biaya perbaikan

4.2.2.6 Pengembangan Sumber Daya Manusia

4.2.3.1 Mengotorisasi biaya yang diajukan oleh bawahan, pengemudi, dan pihak terkait yang berhubungan dengan teknik.

4.2.3.2 Memvalidasi laporan dari departemen lain.

(22)

4.2.3.3 Mengotorisasi permintaan tools karyawan teknik.

4.2.3.4 Memerintahkan mekanik untuk lembur.

4.2.3.5 Memberikan hukuman kepada mekanik yang melanggar sistem dan prosedur

4.3 Supervisor Teknik Storing 4.3.1 Tujuan Jabatan

Mengontrol pembagian tugas mekanik, merencanakan kebutuhan sparepart serta menganalisa jenis kerusakan armada di perjalanan untuk memastikan penanganan armada yang tepat sasaran dan efisiensi biaya storing

4.3.2.1 Meminimalisir Truck Storing

Merencanakan, menganalisa serta mengontrol perbaikan truck serta mengarahkan seluruh tim dalam melakukan perbaikan yang efektif untuk meminimalkan truck perbaikan bermalam/ inap

4.3.2.2 Meminimalisir Kerusakan Berulang

Merancang serta menganalisa jenis kerusakan dan kebutuhan sparepart yang dibutuhkan untuk memastikan ketepatan penanganan kerusakan di perjalanan

4.3.2.3 Waktu Perbaikan

Mengontrol pekerjaan mekanik di perjalanan melalui laporan hasil storing yang tepat waktu untuk memastikan ketepatan waktu perbaikan storing

Menganalisa dan mengontrol biaya perbaikan truck untuk memastikan efisiensi biaya

4.3.2.5 Sumber Daya Manusia Kompeten

(23)

4.3.3.1 Mengotorisasi pengeluaran biaya operasional di lapangan di bawah Rp.100.000-

4.3.3.2 Memerintahkan mekanik untuk melakukan perbaikan

5. Kepala Regu

5.1 Kepala Regu (KARU) Umum 5.1.1 Tujuan Jabatan

Mengontrol, menganalisa, dan melakukan perbaikan truck untuk memastikan ketersediaan truck yang siap pakai

Mengontrol, menganalisa, dan melakukan perbaikan truck serta mengarahkan mekanik dalam hal mempercepat proses perbaikan untuk meminimalisir perbaikan truck armada inap

5.1.2.2 Meminimalisir Perbaikan Storing Setelah Perbaikan Harian

Memastikan dan melakukan final check truck yang telah selesai perbaikannya untuk meminimalisir perbaikan storing setelah perbaikan

Memastikan dan mengontrol waktu perbaikan sesuai dengan estimasi yang telah ditentukan untuk memastikan ketepatan waktu perbaikan truck

5.1.3.1 Mengusulkan mekanik untuk lembur

5.1.3.2 Mengusulkan kebutuhan dan kualitas sparepart

5.1.3.3 Menegur dan mengingatkan mekanik yang melanggar prosedur

5.1.3.4 Mengecek laporan dari PP dan Niaga

(24)

5.2 Kepala Regu (KARU) Storing 5.2.1 Tujuan Jabatan

Membuat dan mengontrol pembagian tugas mekanik, merencanakan kebutuhan sparepart serta melakukan perbaikan armada rusak di perjalanan untuk memastikan armada bisa beroperasi kembali

5.2.2.1 Meminimalisir Truck Storing Inap

Merencanakan, mengawasi dan melakukan perbaikan truck serta mengarahkan seluruh tim untuk meminimalisir truck perbaikan storing bermalam.

5.2.2.2 Perbaikan Yang Cepat dan Berkualitas

Menganalisa dan mengontrol serta melakukan perbaikan atas kerusakan yang terjadi di perjalanan hingga tuntas untuk memastikan armada rusak dapat segera kembali beroperasi.

5.2.2.3 Meminimalisir Kerusakan Berulang

Menganalisa jenis kerusakan dan kebutuhan sparepart yang dibutuhkan untuk memastikan ketepatan penanganan kerusakan di perjalanan

5.2.3 Kewenangan -

6. Job Desc Mekanik 6.1 Mekanik Umum

6.1.1 Tujuan Jabatan

Menganalisa dan melakukan perbaikan truck untuk memastikan ketersediaan truck yang siap pakai

(25)

Melakukan perbaikan truck dan mengembangkan kerjasama tim untuk meminimalisir perbaikan truck armada inap

6.1.2.2 Meminimalisir Kerusakan Truck Setelah Perbaikan

Melakukan perbaikan dengan benar sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan dan tepat dalam mengganti serta memakai sparepart untuk meminimalisir kerusakan truck setelah perbaikan

6.1.2.3 Ketepatan Waktu Perbaikan Truck

Melakukan perbaikan sesuai dengan estimasi waktu yang telah ditentukan untuk memastikan ketepatan waktu perbaikan truck

6.1.3.1 Mengusulkan tersedianya sparepart yang berkualitas.

6.1.3.2 Mengusulkan alat pendukung kerja.

6.2 Mekanik Elektrik 6.2.1 Tujuan Jabatan

Menganalisa dan melakukan perbaikan kelistrikan truck yang rusak untuk memastikan ketersediaan truck yang siap pakai

Melakukan perbaikan truck dan mengembangkan kerjasama tim untuk meminimalisir perbaikan truck armada inap

6.2.2.2 Meminimalisir kerusakan kelistrikan Truck Setelah Perbaikan

Melakukan perbaikan kelistrikan dengan benar sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan dan tepat dalam

(26)

mengganti serta memakai part untuk meminimalisir kerusakan kelistrikan truck setelah perbaikan

6.2.2.3 Ketepatan Waktu Perbaikan Kelistrikan

Melakukan perbaikan kelistrikan sesuai dengan estimasi waktu yang telah ditentukan untuk memastikan ketepatan waktu perbaikan kelsitrikan

6.3 Mekanik Las

Menganalisa dan melakukan perbaikan pengelasan truck yang rusak untuk memastikan ketersediaan truck yang siap pakai.

Melakukan perbaikan truck dan mengembangkan kerjasama tim untuk meminimalisir perbaikan truck inap

6.3.2.2 Meminimalisir Kerusakan Truk Setelah Perbaikan

Melakukan perbaikan pengelasan dengan benar sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan untuk meminimalisir kerusakan truck setelah perbaikan

6.3.2.3 Ketepatan Waktu Perbaikan Pengelasan

Melakukan perbaikan pengelasan sesuai dengan estimasi waktu yang telah ditentukan untuk memastikan ketepatan waktu penyelesaian perbaikan truck

(27)

6.4 Mekanik Melengkapi 6.4.1 Tujuan Jabatan

Menganalisa dan melakukan perbaikan truck yang dongkrok (tidak aktiv) untuk menambah ketersediaan truck yang siap pakai

6.4.2 Tugas dan Tanggung Jawab 6.4.2.1 Penambahan Truck Aktif

Menganalisa dan melakukan perbaikan truck yang tidak aktif untuk dijadikan sebagai truck aktif

6.4.2.2 Meminimalisir Kerusakan Truck Setelah Perbaikan

Melakukan perbaikan dengan benar sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan dan tepat dalam mengganti serta memakai part untuk meminimalisir kerusakan truck setelah perbaikan

Melakukan perbaikan sesuai dengan estimasi waktu yang telah ditentukan untuk memastikan ketepatan waktu perbaikan truck

6.5 Mekanik Storing

6.5.1 Tujuan Jabatan

Menganalisa dan melakukan perbaikan armada rusak di perjalanan untuk memastikan armada bisa beroperasi kembali

6.5.2 Tugas dan Tanggung Jawab

6.5.2.1 Perbaikan yang cepat dan berkualitas

Menuju ke lokasi armada rusak sesuai WR/WO, menganalisa serta melakukan perbaikan atas kerusakan yang terjadi di perjalanan hingga tuntas untuk memastikan armada rusak dapat segera kembali beroperasi

(28)

6.5.2.2 Laporan Hasil Storing

Membuat laporan perbaikan Storing dan melaporkannya kepada Supervisor untuk mendapatkan validasi bahwa hasil perbaikan di perjalanan (storing) sudah diselesaikan 6.5.3 Kewenangan

6.5.3.1 Melakukan perbaikan diluar WR/WO

7. Koordinator Front Office (FO) 7.1 Tujuan Jabatan

Membuat, mengontrol, dan menganalisa data operasional teknik (biaya dan administrasi) untuk memastikan keakuratan data operasional sebagai dasar bagi manajemen dalam membuat keputusan

7.2 Tugas dan Tanggung Jawab

7.2.1 Kecepatan dan Keakuratan Penginputan Data

Melakukan pengecekan hasil penginputan permintaan perbaikan, SPB, dan Pass Masuk di sistem dan manual untuk memastikan kecepatan dan keakuratan inputan data

7.2.2 Kelengkapan Administrasi Karyawan Teknik

Melakukan pengecekan di sistem HRD berkaitan dengan SPD Storing, form cuti, dan surat ijin untuk memastikan kelengkapan administrasi karyawan teknik

7.2.3 Kesesuaian Inputan Pass Masuk Dengan Kondisi Armada dan Line

Mengontrol inputan Pass Masuk dan laporan driver langsir untuk memastikan kesesuaian antara inputan pass masuk dengan kondisi armada dan line

7.2.4 Kelancaran Lalu Lintas Area Perbaikan

Melakukan kontrol terhadap permintaan ban dan oli berdasarkan waktu yang telah ditentukan untuk memastikan kelancaran lalu lintas area perbaikan

(29)

7.2.5 Pemenuhan dan Perawatan Tools Mekanik

Melakukan penginputan list permintaan tools dan mengontrol perawatan serta kelengkapan tools untuk memastikan pemenuhan tools yang siap pakai

7.2.6 Kelancaran Supply Udara

Melakukan pengecekan perawatan genset, kompresor, dan refrigerant sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan untuk memastikan kelancaran supply udara

7.2.7 Meminimalisir Kehilangan Barang Bekas

Melakukan pengecekan SPB dan pengontrolan permintaan sparepart ke Logistik untuk memastikan permintaan sparepart baru ditukar dengan sparepart bekas

7.2.8 Pengembangan Sumber Daya Manusia

7.3 Kewenangan

7.3.1 Memerintah staff FO dan driver langsir untuk lembur.

7.3.2 Memberikan sanksi kepada staff FO yang melanggar sistem secara procedural

7.3.3 Mengusulkan SOP dan pengembangannya.

8. Job Desc Staff Teknik 8.1 Staff Direktur

Menganalisa dan merancang sistem perbaikan truck serta menyajikan data administrasi teknik untuk memastikan kelancaran proses perbaikan truck dan keakuratan data teknik

(30)

8.1.2.1 Update System Atau System Baru

Menerima masukan dari Mekanik atau Supervisor atau Manajer terkait sistem perbaikan yang sudah dilakukan untuk memastikan adanya update sistem atau pembuatan sistem baru

8.1.2.2 Keakuratan Data Harian

Berkoordinasi dengan Manajer dan Supervisor Teknik dalam hal update data laporan pagi (kontrol, surat menyurat, truck selesai perbaikan) untuk memastikan keakuratan data harian

8.1.2.3 Kekakuratan Data Bulanan

Membuat laporan armada (truck aktif, perbaikan harian, storing, perbaikan lama), menginput biaya perbaikan total dan per tipe serta biaya sparepart & oli untuk memastikan keakuratan data bulanan

8.1.2.4 Pemenuhan Data Kasus per Kasus

Menyediakan data yang diminta oleh Manajer atau Direktur berdasarkan kasus tertentu untuk memastikan pemenuhan data kasus per kasus

8.1.3.1 Memberikan validasi pada Insentiv storing

8.1.3.2 Mengusulkan dan merancang system perbaikan truck kedepan

8.2 Staff Toolman, Sweeper dan Genset 8.2.1 Tujuan Jabatan

Melayani peminjaman tools mekanik teknik, mengoperasikan sweeper, dan mengontrol kelancaran supply udara untuk memastikan pemenuhan kebutuhan tools, kebersihan area perbaikan, dan pemenuhan supply udara.

(31)

8.2.2.1 Pemenuhan kebutuhan Tools pada Tool room

Menerima permintaan tools dari mekanik, melakukan penginputan, dan mengecek jumlah serta kondisi tools untuk memastikan pemenuhan kebutuhan tools yang siap pakai.

8.2.2.2 Kebersihan Area Perbaikan

Melakukan pembersihan area perbaikan dengan mesin sweeper secara berkala untuk memastikan kebersihan area perbaikan

8.2.2.3 Pemenuhan Supply Udara

Melakukan pengoperasian genset, kompresor, dan refrigerant serta mengecek volume tabung udara untuk memastikan pemenuhan supply udara.

8.2.3.1 Mengusulkan permintaan kebutuhan tools 8.2.3.2 Menolak pengembalian tool yang rusak

8.3 Staff Admin Biaya 8.3.1 Tujuan Jabatan

Memeriksa dan mengontrol biaya serta perbaikan kenteng untuk memastikan kelancaran dan ketepatan estimasi pekerjaan kenteng.

8.3.2.1 Kesesuaian Biaya Kenteng

Melakukan penginputan biaya dan administrasi kenteng untuk memastikan kesesuaian biaya kenteng

(32)

Mengontrol pengerjaan kenteng berdasarkan estimasi waktu yang telah ditentukan untuk memastikan ketepatan waktu perbaikan kenteng

8.3.3.1 Mengusulkan vendor kenteng dalam perbaikan kenteng

8.4 Staff SPB

Melakukan penginputan surat permintaan barang untuk memastikan keakuratan inputan surat permintaan barang

8.4.2.1 Kekakuratan dan kecepatan dalam penginputan surat permintaan barang

Melakukan penginputan permintaan barang sesuai standart time untuk memastikan kecepatan dan keakuratan inputan permintaan barang

8.5 Staff SPD

8.5.1 Tujuan Jabatan

Menginput sangu storing, memeriksa dan membuat rekap laporan hasil storing mekanik untuk memastikan kelancaran administrasi SPD / Storing

8.5.2 Tugas dan Tanggung Jawab 8.5.2.1 Laporan Hasil Storing

Melakukan rekap hasil storing dan SPD tiap – tiap mekanik berupa nama, lokasi dan nomor polisi untuk memastikan ketersediaan laporan storing yang akurat

(33)

8.5.2.2 Ketersediaan saldo sangu storing

Melakukan inputan sangu storing, monitoring kedatangan mekanik, melakukan pengecekan serta memproses hasil laporan storing dan SPD untuk memastikan ketersediaan saldo sangu storing

8.5.3.1 Menolak laporan SPD & Storing yang tidak lengkap 8.5.3.2 Memberikan tambahan sangu sesuai prosedur 8.6 Staff WR/WO

Melakukan penginputan permintaan perbaikan (WR dan WO) untuk memastikan keakuratan inputan permintaan perbaikan (WR dan WO)

8.6.2.1 Keakuratan dan kecepatan penginputan permintaan perbaikan

Melakukan penginputan permintaan perbaikan sesuai standart time untuk memastikan kecepatan dan keakuratan inputan permintaan perbaikan (WR dan WO

9. Driver

9.1 Driver Langsir

Memasukkan dan mengeluarkan armada di area perbaikan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan untuk memastikan kelancaran lalu lintas area perbaikan

(34)

9.1.2.1 Kelancaran lalu lintas di area perbaikan

Memasukkan dan mengeluarkan armada di area perbaikan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan untuk memastikan kelancaran lalu lintas area perbaikan

9.1.3.1 Melakukan penataan armada

9.2 Driver Storing

Mengantar sparepart dan mekanik storing ke tempat perbaikan serta melakukan perawatan armada storing untuk memastikan armada terawat dan mekanik sampai ke tempat tujuan.

9.1.3.2 Kesesuaian Estimasi Perjalanan

Mengantar sparepart dan mekanik ke tempat perbaikan mekanik sampai ke tempat tujuan untuk memastikan sparepart dan mekanik sampai ke tempat tujuan.

9.1.3.3 Kondisi Truck Siap Untuk Kegiatan Storing

Melakukan pengecekakan dan perawatan truck storing sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan untuk memastikan kondisi truck storing siap jalan

(35)

BAB III

PROSEDUR KERJA

A. Prosedur Operasional

1. Perbaikan Harian Teknik

1.1 Perbaikan Harian Teknik (Corrective)

1.1.1 Pengemudi antri armada pada garasi luar workshop logistik PM untuk proses pembuatan WO perbaikan armada dan menuju SA (service Advisor) untuk keluhan armada yang dialami

1.1.2 Service Advisor melakukan pencatatan untuk keluhan pengemudi pada kartu perbaikan armada dan pengecekan fisik armada serta memberikan estimasi waktu perbaikan armada

1.1.3 SA Memberikan kartu perbaikan kepada FO untuk dilakukan penginputan pada system pembuatan Wr/Wo

1.1.4 Petugas FO melakukan penginputan atas pengajuan perbaikan armada dan cetak WO (work order) pada Lognew scr.511(WR) scr.531(WO)

1.1.5 Petugas FO menyerahkan Copy'an WO (lembar merah) perbaikan kepada pengemudi , dan WO asli kepada Driver Langsir untuk proses perbaikan armada

1.1.6 Pengemudi terima WO (merah) , Driver Langsir terima WO asli dan serah terima armada pengemudi dengan driver langsir

1.1.7 Driver Langsir memperlihatkan WO perbaikan kepada Security pada pintu masuk workshop teknik dan membawa armada masuk workshop untuk perbaikan dan serah terima dengan supervisor teknik dengan menyertakan WO perbaikan armada

1.1.8 Supervisor Teknik menerima WO (asli) perbaikan armada dari FO, melakukan analisa dan kroscek armada sesuai dengan perbaikan yang tertera pada WO (lakukan juga pengecekan kerusakan diluar WO)

(36)

1.1.9 Supervisor Teknik konfirmasi dan memberikan arahan kepada karu/mekanik untuk dilakukan proses perbaikan armada

1.1.10 Karu/Mekanik eksekusi perbaikan armada sesuai dengan arahan dari Supervisor dan perbaikan yang tertera pada perintah WO.

1.1.11 mengajukan pembuatan SPB kepada Front Office, sebagai dokumen permintaan barang ke pihak logistik sesuai dengan kriteria perbaikan yang tertera pada WO perbaikan armada

1.1.12 Front Office membuat dan cetak dokumen SPB permintaan barang ke logistik pada Lognew scr.522

1.1.13 Mekanik mengajukan SPB ke logistik dengan membawa barang bekas, terima barang sesuai dengan SPB dan menerima dokumen BPB yang sudah divalidasi (tanda tangan)

1.1.14 Mekanik terima sparepart & kembali ke workshop untuk melanjutkan perbaikan armada dan konfirmasi kepada Karu/Supervisor untuk armada yang telah selesai diperbaiki.

1.1.15 Supervisor Teknik melakukan pengecekan ulang terhadap armada yang telah diperbaiki, sesuai dengan kriteria perbaikan atau tidak 1.1.16 Supervisor Teknik melakukan pencatatan / pendataan hasil

pekerjaan armada dan menutup pekerjaan armada yang telah selesai secara sistem (closed WO) pada Lognew scr.531 dan menyerahkan berkas dokumen perbaikan armada kepada bagian front office.

1.1.17 Petugas FO menginformasikan kepada driver langsir bahwa armada telah selesai diperbaiki dan meminta agar armada dapat dipindahkan dari workshop perbaikan teknik dan konfirmasi pengemudi untuk armada yang telah selesai diperbaiki dan lakukan pengarsipan dokumen perbaikan.

(37)

1.2 Perbaikan Harian Teknik Dengan Vendor

1.2.1 Manager Teknik Konfirmasi kepada vendor untuk pengecekan unit armada yang akan dilakukan perbaikan

1.2.2 Vendor melakukan pengecekan untuk armada yang akan dilakukan perbaikan dan dokumentasi Foto untuk bagian yang akan dilakukan perbaikan

1.2.3 Vendor menyerahkan dokumen penawaran perbaikan kepada Manager Teknik dengan melampirkan foto dokumentasi

1.2.4 Manager Teknik melakukan estimasi dan negosiasi besaran biaya yang akan dilakukan perbaikan dengan Vendor

1.2.5 Pemberian validasi persetujuan estimasi biaya sesuai tabel otorisasi biaya perbaikan. Jika disetujui sesuai plafon maka pekerjaan dilanjutkan, jika tidak maka status armada di terima pihak Dept. Teknik namun di hold perbaikannya

1.2.6 Penyerahan dokumen penawaran perbaikan oleh Manager kepada Admin kenteng

1.2.7 Admin kenteng terima dokumen penawaran perbaikan vendor yang sudah divalidasi (Manager / Direktur) dan membuat WO untuk pekerjaan perbaikan vendor

1.2.8 Admin kenteng Permintaan validasi WO perbaikan vendor kepada Manager Teknik yang bersangkutan

1.2.9 Manager Teknik memberikan validasi WO perbaikan vendor dan menginstruksikan kepada vendor untuk dilaksanakan perbaikan 1.2.10 Vendor eksekusi perbaikan kenteng pada tempat / lokasi yang

sudah ditentukan

1.2.11 Melakukan monitoring harian dan kontroling hasil perbaikan yang dilakukan oleh vendor, melakukan koordinasi dengan pihak logistik jika terdapat kebutuhan spare part untuk mendukung perbaikan.

(38)

1.2.12 Melakukan pengecekan akhir setelah terdapat konfirmasi dari vendor atas perbaikan yang dilakukan. Hasil pengecekan wajib dilengkapi dengan dokumentasi (foto hasil sebelum dan sesudah perbaikan).

1.2.13 Konfirmasi kepada Manager Teknik untuk perbaikan vendor yang telah selesai diperbaiki

1.2.14 Admin kenteng lakukan closed WR/WO secara system Lognew Scr.531

1.3 Permintaan Barang Sparepart Logistik

1.3.1 Mekanik menginformasikan kepada Karu untuk permintaan sparepart ke gudang logistik

1.3.2 Karu melakukan pengecekan kembali untuk spare part yang diminta Mekanik , apakah masih bisa digunakan /diperbaiki atau memang sudah harus diganti

1.3.3 Jika diharuskan untuk pergantian Karu akan menginformasikan kepada Mekanik untuk pengajuan pembuatan manual SPB permintaan barang

1.3.4 Mekanik menuju FO untuk pengajuan pembuatan SPB permintaan spare part kegudang logistik

1.3.5 FO melakukan penginputan SPB kedalam sistem , cetak SPB permintaan barang dan memberikan SPB kepada Mekanik pada Lognew scr.521 (tanpa WO) scr. 522 (dengan WO)

1.3.6 Mekanik terima SPB dan meminta validasi permintaan spare part kepada Supervisor / Manager dengan membawa spare part bekas yang akan digantikan

1.3.7 Supervisor / Manager melakukan pengecekan SPB , spare part bekas dan memberikan approval validasi persetujuan permintaan spare part logistik

(39)

1.3.8 Mekanik menuju logistik dengan membawa form SPB yang sudah divalidasi dan menyerahkan spare part yang rusak (bekas) kepada logistik

1.3.9 Logistik (counter) melakukan pengecekan terhadap SPB, pencatatan sistem , menyerahkan SHS kepada Mekanik dan menyerahkan spare part yang diminta oleh Mekanik untuk perbaikan armada

1.3.10 Jika spare part yang diminta (order) kosong maka akan masuk kedalam daftar tunggu (waiting list) untuk diorderkan sesuai spare part yang diminta

1.3.11 Mekanik tanda tangan SHS , terima copy SHS , menerima spare part yang diminta dan melanjutkan pekerjaan kembali

1.4 Permintaan Oli Logistik

1.4.1 Mekanik menginformasikan kepada Supervisor untuk pengajuan pembuatan SPB permintaan oli perbaikan armada

1.4.2 Karu melakukan pengecekan kembali untuk umur oli armada berdasarkan KM pada armada

1.4.3 Jika diharuskan untuk penggantian Karu akan menginformasikan kepada Mekanik untuk pengajuan pembuatan SPB permintaan oli ke front office teknik.

1.4.4 Mekanik menuju FO untuk pengajuan pembuatan SPB permintaan oli.

1.4.5 FO melakukan penginputan SPB kedalam sistem , cetak SPB permintaan barang dan memberikan SPB kepada Mekanik

1.4.6 Mekanik terima SPB dan meminta validasi permintaan oli kepada Supervisor / Manager dengan membawa oli bekas yang akan digantikan

1.4.7 Supervisor / Manager melakukan pengecekan SPB , spare part bekas dan memberikan approval validasi persetujuan permintaan oli logistik

(40)

1.4.8 Mekanik menuju logistik dengan membawa form SPB yang sudah divalidasi dengan membawa oli bekas ke logistik

1.4.9 Logistik (counter) melakukan pengecekan terhadap SPB, pencatatan sistem , menyerahkan SHO kepada Mekanik dan menyerahkan spare part yang diminta oleh Mekanik untuk perbaikan armada

1.4.10 Jika oli yang diminta (order) kosong maka akan masuk kedalam daftar tunggu (waiting list) untuk diorderkan sesuai oli yang diminta.

1.4.11 Mekanik tanda tangan SHO , terima copy SHO , menerima oli yang diminta dan melanjutkan pekerjaan kembali.

1.5 Realisasi Biaya Perbaikan Vendor

1.5.1 Vendor menyerahkan bukti perbaikan dan kwitansi (biaya perbaikan) kepada Manager

1.5.2 Manager / Direktur memeriksa dan memastikan kembali hasil pengerjaan vendor dan memberikan validasi pada hasil perbaikan dan kwitansi biaya perbaikan

1.5.3 Menyerahkan hasil kerja vendor kepada Admin Kenteng untuk proses input kedalam system

1.5.4 Admin kenteng menerima dokumen hasil perbaikan vendor beserta kwitansi biaya perbaikan dan menyatukan dengan dokumen penawaran sebelumnya

1.5.5 Kelengkapan dokumen realisasi vendor diajukan ke bagian accounting untuk proses cetak BPK (Bukti Pembayaran Kasir).

1.5.6 Menerima dokumen dan memeriksa kelengkapan dan validasi pejabat yang berwenang. Melakukan proses input dan cetak BPK.

Menyerahkan kembali form BPK kepada Admin kenteng.

1.5.7 Meminta validasi kepada Manager Teknik dan Manager keuangan 1.5.8 Manager Teknik / Direktur memeriksa dan memberikan validasi

BPK

(41)

1.5.9 Manager Keuangan memeriksa dan memberikan validasi pada BPK 1.5.10 Admin kenteng menyerahkan BPK dan kelengkapan dokumen

realisasi perbaikan yang sudah divalidasi lengkap kepada kasir 1.5.11 Kasir melakukan pengecekan validasi pada BPK dan mengeluarkan

uang berdasarkan jumlah yang tertera pada BPK dan melakukan arsip dokumen realisasi pembayaran vendor

1.5.12 Admin kenteng terima uang pembayaran vendor dan menyerahkan uang pembayaran tersebut kepada vendor dengan pembuatan tanda terima pembayaran kepada vendor

1.5.13 Admin kenteng melakukan pengarsipan dokumen tanda terima pembayaran vendor

2. Perbaikan Storing Teknik 2.1 Storing

2.1.1 Pengemudi menginformasi by phone perihal keluhan/kerusakan armada kepada Supervisor Dept. Niaga dan Supervisor Dept.

Teknik

2.1.2 Supervisor Niaga memberikan Informasi kepada Supervisor Teknik dalam Form LKPD sesuai hasil kroscek awal keluhan pengemudi 2.1.3 Spv Teknik menganalisa ulang tentang kerusakan armada dengan

pengemudi by phone, termasuk kendala kerusakan dan lokasi armada sesuai yang tertera pada LKPD sebelum mengambil keputusan Storing

2.1.4 Jika kerusakan tidak bisa dihandle oleh pengemudi dan bersifat URGENT maka Spv Teknik akan meneruskan ke Karu (Head Storing) untuk dilakukan proses Storing

2.1.5 Karu (Head Storing) melakukan pembagian dan penugasan ke mekanik untuk pelaksanaan proses Storing

2.1.6 Karu (Head Storing) meminta ke Front Office untuk membuat WO Storing dan SPB sesuai LKPD

(42)

2.1.7 FO input WO dan SPB (jika ada) dan cetak WO dan SPB serta menyerahkan hasil print out SPB dan WO kepada Karu (Head Storing). Lognew scr. 511 (WR) scr.531(WO) , scr.521 (SPB tanpa WO) scr.522 (dengan WO)

2.1.8 Karu (Head Storing) menerima WO dan SPB dari Front Office dan menuju Spv Teknik meminta validasi WO storing dan SPB (jika ada) ke Spv Teknik

2.1.9 Supervisor teknik memberikan approval untuk WO storing dan dan SPB serta menyerahkan kembali kepada Karu (Head Storing) 2.1.10 Karu (Head Storing) menyerahkan WO dan SPB kepada mekanik

untuk ditindak lanjuti proses storing

2.1.11 Mekanik menerima WO storing dan SPB (jika ada) dari Karu (Head Storing) serta mempersiapkan tools sesuai kebutuhan sesuai kategori kerusakan armada

2.1.12 Mekanik membawa SPB ke logistik sebagai bukti permintaan sparepart kebutuhan Storing dan menginformasikan Supervisor untuk pembuatan SPD Storing

2.1.13 Supervisor Teknik membuat SPD (By System) untuk keperluan Storing dan SPD wajib di closed pada saat mekanik kembali ke kantor /masuk kerja. Pada HRD scr. 235

2.1.14 FO membuat dan mencetak form pengajuan uang sangu storing ( MEMO Storing) pada SS90 scr.632

2.1.15 FO menyerahkan MEMO Storing kepada mekanik untuk dilengkapi validasinya

2.1.16 Spv Teknik memberikan validasi pada Memo Storing sebagai bukti otorisasi pengeluaran uang sangu Storing

2.1.17 Mekanik melakukan kas bon uang sangu storing kebagian FO sesuai nominal yang tertera pada MEMO Storing, setelah semua validasi dilakukan

(43)

2.1.18 Mekanik wajib menunjukkan BPB (SHS) atas part yang dibawa untuk kebutuhan Storing kepada Security saat akan meninggalkan area kantor

2.1.19 Security wajib memberikan Stempel sebagai bukti kesesuaian jumlah dan jenis part yang dibawa sesuai BPB (SHS).

2.1.20 Security wajib melaporkan ke pihak Logistik, Supervisor Teknik jika diketahui adanya jumlah dan jenis part yang dibawa tidak sesuai dengan BPB (SHS) keperluan Storing

2.1.21 Jika sesuai dari poin 20, maka mekanik melakasanakan tugas sesuai yang diinformasikan oleh Karu (Head Storing) dan sesuai MEMO Storing

2.1.22 Mekanik jika menemui kendala di area Storing segera konfirmasi ke Karu (Head Storing), contoh : armada tidak ditempat, pengemudi tidak ada, kerusakan tidak sesuai yang dilaporkan, butuh sparepart tambahan dll

2.1.23 Karu (Head Storing) menerima informasi kendala kemudian memutuskan langkah yang akan diambil, jika Karu (Head Storing) tidak mampu menghandle maka diteruskan ke Spv Teknik

2.1.24 Mengambil keputusan atas kendala Storing yang dilaporkan. Jika bisa dihandle maka dilanjutkan dengan perbaikan,jika tidak bisa karena hal-hal yang tidak sesuai dengan kondisi awal keluhan , maka diputuskan untuk menarik mekanik dari lokasi Storing dengan berkoordinasi dengan pihak Niaga

2.1.25 Menginformasikan by phone ke Karu (Head Storing) bahwa pengerjaan armada Storing telah selesai dan armada bisa dijalankan kembali

2.1.26 Karu (Head Storing) mengonfirmasikan kepada Spv Teknik bahwa tugas storing sudah selesai dilakukan

2.1.27 Spv Teknik mengecek ulang kepada pengemudi tentang penyelesaian hasil perbaikan-Storing

(44)

2.1.28 Spv Teknik memastikan dan melakukan closed WO Storing (by system) sesuai hari dan tanggal selesai Storing diterima, dan proses closed SPD (system) setelah mekanik kembali ke kantor.

Lognew scr.531 (closed WO) HRD scr.235 (closed SPD)

2.2 Permintaan Barang Sparepart Logistik

2.2.1 Karu (Head Storing) meminta ke Front Office untuk membuat SPB sesuai LKPD berdasarkan WO

2.2.2 FO membuat Form SPB print out dan memberikan validasi sebelum diberikan kepada mekanik. Lognew scr. 521 (tanpa WO) scr.522 (dengan WO)

2.2.3 Mekanik minta validasi SPB (permintaan sparepart) kepada Spv Teknik

2.2.4 Supervisor memeriksa SPB dan memberikan validasi pada SPB 2.2.5 Mekanik minta validasi SPB (permintaan sparepart) kepada Mgr

Teknik

2.2.6 Manager Teknik memeriksa SPB dan memberikan validasi pada SPB

2.2.7 Pihak logistik (Counter) memastikan kebutuhan SPB dan validasinya sebelum dilayani permintaan sparepart Storing

2.2.8 Pihak logistik melakukan pencatatan untuk barang(Spart) spart keluar ke system jika barang ada dan melakukan penyerahan ke mekanik dengan menerbitkan SHS/BPB dengan dilengkapi tanda tangan pihak logistik dan mekanik penerima sparepart

2.2.9 Jika sparepart yang diorder kosong maka akan dimasukin kedalam waiting List (daftar tunggu) sampai dengan sparepart ready/tersedia atau masuk dalam SPB belum/tak terlayani

2.2.10 Mekanik menerima SHS/BPB (printout) dan fisik sparepart dari logistik, memberikan validasi SHS/BPB dan memulai proses storing armada

(45)

2.2.11 Selesai dengan catatan spare part ready di logistik

2.2.12 Logistik menerbitkan SPBK setelah koordinasi dengan pihak Teknik atas kebutuhan spare part yang urgent

2.2.13 SPBK diberikan validasi oleh pihak logistik dan teknik sebagai bentuk persetujuan proses kanibal

2.2.14 Dept. GA menerbitkan surat Pass Masuk sebagai surat jalan masuk ke area armada yang akan di Kanibal apabila armada berada di wilayah steril area. Pada maintenance scr.231

2.2.15 Mekanik mengambil spare part dari dasar SPBK dan surat Pass Masuk di lokasi armada yang akan di kanibal

2.3 Pengembalian Barang Bekas

2.3.1 Mekanik menyerahkan sprepart barang bekas kepada logistik dilampiri juga dengan SHS/BPB/SPBK

2.3.2 Logistik melakukan validasi ulang terhadap pengembalian barang dari mekanik sesuai dengan SHS/BPB/SPBK atau berita acara titipan barang

2.3.3 Jika ada dokumen atau fisik barang yang masih belum terpenuhi/kurang maka mekanik wajib melengkapi kembali dengan maksimal H+3

2.3.4 Logistik melakukan validasi serah terima barang bekas masuk dengan ditandatangani oleh mekanik dan bagian counter logistic (barang bekas) serta input barang bekas pada screen 661

2.3.5 Logistik menyerahkan SHS / BPB /SPBK yang telah ditandatangani kepada mekanik

2.3.6 Logistik (counter barang bekas) mengarsip SHS/BPB /SPBK dan closed by sistem terkait barang bekas yang telah dikembalikan mekanik

2.3.7 Mekanik menyerahkan bukti SHS / BPB /SPBK kepada Supervisor yang telah divalidasi logsitik

(46)

2.3.8 Supervisor menerima bukti SHS / BPB atau SPBK yang telah ditandatangani logistik dari mekanik, dan memastikan bahwa pengembalian spare part secara system sudah closed

2.3.9 Spv Teknik melakukan arsip dokumen

2.4 Realisasi Biaya Storing

2.4.1 Mekanik menyerahkan hasil laporan Storing kepada FO yang berupa TSR (Technical Storing Report) , LKPD (Laporan Keluhan Pengemudi Diperjalanan), Nota perjalanan dinas (Bill/nota), memo storing , Form tanda terima (jika dititipkan) dan SHS/BPB jika ada permintaan /penggantian Sparepart dengan stempel security.

2.4.2 FO menerima lampiran form beserta nota-nota yang diserahkan mekanik. FO melakukan pengecekan ulang terhadap form beserta nota SPD mekanik dan validasi Spv Teknik maupun Manager Teknik yang diperlukan (termasuk Memo Storing dan bukti pengembalian spare part bekas)

2.4.3 Mekanik melengkapi dokumen laporan Storing yang masih kurang 2.4.4 Setelah pengecekan selesai selanjutnya FO melaporkan realisasi

biaya Storing tersebut ke bagian Accounting (proses cetak BPK/bon putih)

2.4.5 Sebelum dilakukan proses cetak BPK dilakukan pengecekan kelengkapan, validasi, oleh pihak Accounting/FA (Bon putih).

2.4.6 Jika lengkap maka Accounting/FA (bon putih) melakukan posting biaya dan mencetak BPK (Bukti Pembayaran Kasir) sebagai bukti realisasi biaya storing

2.4.7 Dari hasil pemeriksaan Accounting/FA jika masih ada form/berkas/nota yang masih belum terpenuhi maka dikembalikan ke FO untuk dilengkapi

(47)

2.4.8 FO melakukan validasi ke Manager Teknik dan Dept.

Keuangan/Treasury pada formulir BPK (Bon Putih) sebelum proses pencairan/realisasi ke kasir

2.4.9 Manager Teknik melakukan validasi pada BON putih untuk biaya storing yang dilakukan mekanik storing yang menjadi tanggung jawabnya

2.4.10 Dept. Keuangan/Treasury memberikan validasi sekaligus pemeriksaan akhir terkait berkas pelaporan biaya Storing sebelum dicairkan ke kasir

2.4.11 Setelah selesai proses validasi, FO membawa berkas/dokumen pelaporan biaya Storing ke Kasir

2.4.12 Kasir menerima BPK (Bon Putih) yang telah di validasi lengkap pejabat yang berwenang dan dilengkapi semua berkas pelaporan biaya Storing

2.4.13 Kasir mengeluarkan dana/uang penggantian atas biaya Storing sesuai BPK kepada FO dengan memberikan validasi pada form BPK

2.4.14 Pihak FO menerima uang dan melakukan validasi pada form BPK (Bon putih)

2.4.15 Kasir menerima arsip berkas realisasi biaya Storing dari FO untuk diserahkan ke Dept. Keuangan sebagai final arsip

3. Kalibrasi Alat Ukur

3.1 Departemen Teknik melakukan identifikasi semua alat ukur yang digunakan dalam proses dan hasilnya dicatat dalam Daftar Induk Alat Ukur

3.2 Departemen Teknik menentukan jangka waktu kalibrasi dan verifikasi Pelaksanaan Kalibrasi

3.3 Departemen Teknik melakukan kalibrasi sesuai jadwal. Setiap Kalibrasi eksternal dibuktikan dengan sertifikat yang menjamin keabsahan alat ukur yang bersangkutan dan disimpan di Departemen Teknik pelaksanaan Verifikasi