BUKU PEDOMAN DEPARTEMEN IT

(1)

BUKU PEDOMAN DEPARTEMEN IT

Mengutamakan pelayanan jasa transportasi darat oleh sumber daya manusia professional,guna kepuasaan pelanggan secara

berkesinambungan dengan prinsip 3 TER: TERBESAR, TERLENGKAP,

TERBAIK,

(2)

KATA PENGANTAR

Buku panduan departemen merupakan buku acuan yang digunakan pada masing – masing departemen dalam melakukan proses aktivitas kerja yang tercatat pada sebuah buku yang dinamakan “BUKU PEDOMAN DEPARTEMEN”.

Pembuatan buku panduan departemen diharapkan mampu menjadikan pedoman pada masing – masing departemen dan memberikan kemudahan bagi karyawan dalam melakukan aktifitas kerjanya.

Di dalam Buku Pedoman Departemen ini berisikan tentang proses alur kerja (flowchart), Aturan dan kebijakan dalam sebuah proses kerja, uraian kerja (Job Desc) pada masing – masing bagian di dalam departemen dari level tertinggi sampai level yang paling bawah serta pengukuran indeks prestasi keberhasilan dari setiap prosedur kerja yang tertuang didalam SOP sebagai indikator keberhasilan suatu prosedur didepartemennya terhadap proses yang terkait di dalam departemen.

Setiap subjek tersebut diatas akan dilakukan evaluasi guna memberikan sebuah Buku Pedoman Departemen yang benar – benar sesuai dengan situasi departemen itu sendiri.

Buku Pedoman Departemen ini dibuat sebagai salah satu tujuan perusahaan dalam memberikan pengarahan kepada semua bagian yang ada didalam perusahaan PT. SIBA SURYA agar lebih mengerti tentang sebuah proses yang ada pada departemen. Mari bersama kita wujudkan PT. SIBA SURYA menjadi sebuah perusahaan transportasi jasa yang handal sesuai dengan visinya menjadi sebuah trasnportasi jasa yang TERBESAR, TERBAIK DAN TERLENGKAP

Semarang , 1 Januari 2016 Manajemen PT. SIBA SURYA

Gert Van Helden Direktur Pengelola

(3)

SEJARAH PERUSAHAAN

PT. SIBA SURYA merupakan perusahaan transportasi yang telah teruji dalam jasa pengiriman cargo untuk semua tujuan di pulau jawa. PT. SIBA SURYA tidak hanya sebagai perusahaan transportasi terbesar tetapi sebagai salah satu perusahaan transportasi di indonesia yang terpercaya dan memberikan pelayanan prima kepada para pelanggan demi terciptanya kepuasaan pelanggan kepada PT.

SIBA SURYA.

PT. SIBA SURYA telah memberikan pelayanan jasa transportasi kepada para pelanggan sejak tahun 1951 dengan nama perusahaan CHUNG HWA yang didirikan oleh Bapak Wujud Setiawan. Kemudian pada tahun 1958 CHUNG HWA merubaha nama menjadi CV. SILIWANGI KOMBINASI dan ditahun 1964 nama perusahaan resmi berubah menjadi CV. SILIWANGI BANGKIT yang berkantor di semarang, jawa tengah.

Dalam rangka menjadikan perusahaan yang professional untuk kebutuhan jangka panjang, pada tanggal 24 Desember 1991 Manajemen memutuskan untuk mengganti nama menjadi PT. SIBA SURYA. Demi tercapainya kepuasaan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan perusahaan, PT. SIBA SURYA menerapkan system ISO 9001;2008 pada tahun 2010. Sampai dengan sekarang PT. SIBA SURYA sudah mempunya beberapa cabang yang tersebar di berbagai kota seperti Cilegon, Jakarta, Cirebon, Semarang, Tuban, Surabaya, Banyuwangi, Probolonggo, Jember, Kediri, Madiun, Cilacap dan Jabodetabek.

Saat ini PT. SIBA SURYA mengoperasikan armada lebih dari 1.500 Unit dengan beberapa type armada dan type bed untuk memenuhi kebutuhan pelanggan sesuai dengan segmentasi kargo dengan kapasitas 15 sampai dengan 60 Ton. Unit armada dilengkapi dengan online system dan fasilitas GPS yang merupakan keunggulan PT. SIBA SURYA dalam memberikan pelayanan terbaik kepada Pelanggan. Jaminan keselamatan, ketapatan waktu penyampaian cargo dan kepuasaan pelanggan merupakan visi yang selalu dipegang teguh dalam menjalan roda perusahaan.

(4)

VISI & MISI PERUSAHAAN

VISI

Untuk menjadi perusahaan transportasi yang terpadu dengan tujuan melayani kebutuhan logistic pelanggan kami dan menyediakan pelayanan terbaik untuk para pelanggan

MISI :

1. Untuk mengatasi masalah logistik pelanggan kami

2. Untuk mempertahankan posisi kami sebagai pimpinan pasar di industry transportasi

3. Untuk menjadi perusahaan yang memiliki reputasi baik dan terkenal 4. Untuk memperkaya pengalaman kami di dunia transportasi

5. Untuk menjadi perusahaan publik

(5)

DAFTAR ISI

SAMPUL BUKU PEDOMAN 1

KATA PENGANTAR 2

SEJARAH PERUSAHAAN 3

VISI & MISI PERUSAHAAN 4

DAFTAR ISI 5

PENDAHULUAN 9

BAB I : SILSILAH DEPARTEMEN 10

1. Departemen IT 10

2. Struktur Organisasi PT. SIBA SURYA 11 3. Struktur Organisasi IT Departemen 12

BAB II : JOB DESCRIPTION DEPARTEMEN 13

1. Direktur Umum 13

1.1 Tujuan Jabatan 13

1.2 Tugas dan Tanggung Jawab 13

1.3 Kewenangan 14

2. Manager IT 15

2.2 Tugas dan Tanggung Jawab 15

2.3 Kewenangan 16

3. Senior Supervisor

3.2 Tugas dan Taggung Jawab 16

3.3 Kewenangan 17

4. Supervisor DBA & Dokumentasi 16

4.3 Kewenangan 17

(6)

5. Supervisor Development & Programing 17

5.3 Kewenangan 18

6. Kasie Hardware & Software 18

6.3 Kewenangan 19

7. Staff IT 19

7.1 Staff Hardware & Networking 19

7.1.1 Tujuan Jabatan 19

7.1.2 Tugas dan Tanggung Jawab 19

7.1.3 Kewenangan 20

7.2 Staff Programmer 20

7.2.3 Kewenangan 21

7.3 Staff Software & Open Source 21

7.3.3 Kewenangan 21

8. Helpdesk 21

8.3 Kewenangan 22

9. Admin Data 22

9.3 Kewenangan 23

(7)

BAB III : PROSEDUR KERJA 24

A. Prosedur Operasional 24

1. Ticketing IT 24

2. Pembuatan / Update Program 24

3. Login System 25

4. Maintenance System 26

4.1 Maintenance Software 26

4.2 Maintenance Hardware 27

5. Pengembangan System Aplikasi 27

B. Flowchart 29

1. Ticketing IT 29

3. Login System 31

4. Maintenance System 32

4.1 Maintenance Software 32

4.2 Maintenance Hardware 32

5. Pengembangan System Aplikasi 33 BAB IV : PERATURAN DEPARTEMEN & KETENTUAN PROSEDUR

A. PERATURAN DEPARTEMEN 34

B. KETENTUAN PROSEDUR 35

1. Ticketing IT 35

1.1 Tujuan 35

1.2 Ruang Lingkup 35

1.3 Definisi / Istilah dalam prosedur 36

1.4 Ketentuan Khusus 36

1.5 Indikator Prestasi 38

2. Pembuatan / Update Program 38

2.1 Tujuan 38

(8)

3. Login System 40

3.1 Tujuan 40

4. Maintenance System 42

4.1 Tujuan 42

5. Pengembangan System Aplikasi 44

5.1 Tujuan 44

BAB V : DOKUMEN PENUNJANG PROSEDUR 46

1. Ticketing IT 46

3. Login System 46

4. Maintenance 46

5. Pengembangan System Aplikasi 46

BAB VI : INSTRUKSI KERJA DEPARTEMEN 47

1. Permintaan / Pengajuan Karyawan

& Inputing Ticketing 47

2. Penginputan hasil pekerjaan terselesaikan 49

BAB VII : PENUTUP 52

(9)

PENDAHULUAN

PT. SIBA SURYA adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa angkutan (Transportasi Darat) yang berpusat di kota semarang. Dalam bidang ini perusahaan PT. SIBA SURYA mendapat banyak tantangan yaitu dengan bertambah banyaknya para competitor (perusahaan transportasi sejenis) dengan kelebihan – kelebihan yang dimiliki oleh competitor. Hal tersebut tidak lepas dari resiko bisnis bagi para perusahaan. Perusahaan telah menyadari akan hal tersebut dan perusahaan harus melakukan strategi dengan baik yaitu dengan memberikan pelayanan yang terbaik kepada para pelanggan dengan cara memberikan harga pengiriman atau ongkos muatan yang kompetitif dengan para pesaingnya , memberikan kecepatan perjalanan dalam pengiriman muatan sampai ditempat tujuan serta memberikan keamanan akan muatan pelanggan sampai di tempat tujuan dengan baik dan utuh tanpa adanya kerusakan pada muatan.

(10)

BAB I

SILSILAH DEPARTEMEN

1. Departemen IT (Information Technology)

Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam updaya memenangkan persaingan.

Dalam penerapannya rencana strategis Teknologi Informasi senantiasa diselaraskan dengan rencana dari pada suatu perusahaan, agar setiap Teknologi informasi dapat memberikan nilai bagi perusahaan.

Departemen IT sering kali dipandang sebelah mata karena merupakan departemen yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa menghasilkan uang, hal inilah yang kadang menjadi problematikan tersendiri bagi departemen IT. Untuk dapat mengetahui andil departemen IT adalah dengan mengetahui keuntungan yang dirasakan oleh perusahaan dari penerapan teknologi IT yang meliputi :

1. Kegiatan operasional perusahaan yang dilakukan secara manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga kerja, biaya waktu dan kebutuhan ATK tentunya.

2. Waktu pengerjaan lebih cepat dan hal tersebut akan memperpendek rantai birokrasi dan jika dikonversikan dalam bentuk biaya maka akan mendapatkan penghematan yag tidak sedikit.

3. Pengambilan keputusan yang lebih cepat karenan Pengambilan data yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat dan tentunya menjadikan perusahaan menjadi lebih kompetitif.

4. Dengan IT, System akan dapat terintegrasi pada semua bagian baik yang berada pada cabang maupun pusat.

Departemen IT ini akan sangat membantu dari semua aspek, baik tenaga kerja, proses / system yang ada, pemasaran maupun manajemen. Departemen IT juga akan mempercepat kemajuan perusahaan, dengan semakin meningkatnya perkembangan teknologi yang digunakan perusahaan.

(11)

2. Struktur Organisasi PT. SIBA SURYA

PRESIDEN DIREKTUR

DIREKTUR PENGELOLA

DIREKTUR PEMASARAN &

OPERASIONAL

DIREKTUR TEKNIK & LOGISTIK

DIREKTUR KEUANGAN Internal Auditor

Secretary Wakil Manajemen

Safety Officer Coporate Secretary

Corporate Legal

DIREKTUR UMUM

GENERAL MANAGER TEKNIK

MANAGER BAGIAN

GENERAL MANAGER PEMASARAN

MANAGER BAGIAN

MANAGER

BAGIAN MANAGER

REGION BAGIAN GENERAL

MANAGER NIAGA

SUPERVISOR BAGIAN

MANAGER BAGIAN

SUPERVISOR

BAGIAN SUPERVISOR

BAGIAN KEPALA KANTOR

BAGIAN

STAFF BAGIAN

STAFF

BAGIAN STAFF

BAGIAN

STAFF BAGIAN SENIOR MANAGER

KEUANGAN

STAFF BAGIAN

(12)

3. Struktur Organisasi IT Departemen

DIREKTUR UMUM

MANAGER IT

SENIOR SUPERVISOR

SUPERVISOR Program & Development

SUPERVISOR DBA, Data &

Dokumentasi

STAFF Programmer

KASIE Hardware & software

STAFF Hardware &

Network

STAFF Software & Open

source

STAFF Helpdesk

STAFF Admin data

(13)

BAB II

JOBS DESCRIPTION DEPARTEMEN

1. Direktur Umum

1.1 Tujuan Jabatan

Mengarahkan dan mengevaluasi Strategi dan model Litbang, Human Resource, General Affair dan information & communication Management di lingkungan SIBA SURYA untuk memastikan ketersediaan SDM, infrastruktur, perlengkapan kantor, fasilitias komunikasi dan informasi serta SOP baku perusahaan.

1.2 Tugas dan Tanggung Jawab 1.2.1 Struktur Organisasi

Mengarahkan, mengembangkan dan mengevaluasi struktur organisasi untuk mendukung implementasi strategi perusahaan dan tata kelola organisasi yang efektif dan efisien.

1.2.2 Perencanaan SDM

Mengarahkan dan memonitor proses perencanaan SDM (penambahan, rotasi, promosi, demosi, pelatihan SDM dan PHK) untuk memastikan ketersediaan SDM dalam mencapai tujuan organisasi.

1.2.3 Produktifitas Kerja

Memastikan pelaksanaan pemenuhan dan pengembangan SDM yang sesuai dengan standar model kompetensi dan nilai budaya perusahaan untuk meningkatkan produktivitas karyawan.

1.2.4 Manajemen Kompetensi Sumber Daya

Mengarahkan dan memutuskan model kompetensi sebagai dasar aktivitas Human Capital Management (competency matrix, rekrutmen, penempatan, promosi, penggajian dll.

1.2.5 Pengembangan Talent

Mengarahkan dan mengevaluasi pengelolaan dan pengembangan talent agar terpenuhi penyediaan dan kualitas SDM untuk kepentingan pengembangan organisasi dan usaha.

(14)

1.2.6 Strategi Gaji & Fasilitas

Menetapkan dan mengevaluasi sistem penggajian dan fasilitas karyawan untuk mendukung pelaksanaan Talent Management yang efektif

1.2.7 Teknologi Informasi & Komunikasi Strategi

Merencanakan dan menyusun strategi teknologi informasi &

komunikasi yang inline dengan visi SIBA SURYA untuk mendukung pencapaian sasaran strategis perusahaan.

1.2.8 Perbaikan SIBA SYSTEM yang berkelanjutan / terus – menerus Mengarahkan dan mengevaluasi pengembangan SIBA System secara terus – menerus agar ICT menjadi salah satu nilai kompetitif bagi perusahaan.

1.2.9 Kelancaran sarana & prasarana umum

Merencanakan dan mengevaluasi semua kebijakan yang terkait dengan General Affair agar terwujud standarisasi dalam penggunaan sarana dan prasarana umum secara efektif dan efisien.

1.2.10 Renovasi & pengadaan gedung

Mengarahkan dan mengelola strategi dan kebijakan penggunaan gedung dan fasilitas infrastruktur lainnya untuk mendukung pelaksanaan strategis dan operasional perusahaan

1.2.11 Standar Operasional Prosedur (SOP)

Merencanakan pembuatan dan evaluasi efektivitas SOP untuk menciptakan tata kelola perusahaan yang baik, terpercaya dan tidak melanggar hukum dan prinsip organisasi lainnya

1.3 Kewenangan

1.3.1 Menyetujui atau menolak promosi, transfer dan demosi karyawan secara umum .

1.3.2 Menentukan sistem aplikasi yang bersifat mandiri/ independence application system.

1.3.3 Menyetujui atau menolak proposal spesifikasi hardware yang disampaikan oleh user.

(15)

1.3.4 Memutuskan vendor berdasarkan kompetensi dan dukungan yang dapat diberikan

1.3.5 Menentukan budget tahunan.

1.3.6 Menetapkan strategi dan kebijkan HR, GA dan Informasi Teknologi & komunikasi.

1.3.7 Menetapkan kebutuhan SDM, strategi pemenuhannya (rekrutmen, seleksi, pelatihan, rotasi / promosi)

1.3.8 Menetapkan struktur organisasi dan job description bersama Managing Director.

2. Manager IT

2.1 Tujuan Jabatan

Merencanakan, mengatur, mengawasi dan mengoptimalkan penggunaan dan perawatan system/ aplikasi, jaringan dan peralatan computer untuk memastikan implementasi siba system.

2.2 Tugas & Tanggung Jawab 2.2.1 Ketersediaan Aplikasi

Merencanakan dan mengembangkan aplikasi dengan jalan mengelola kinerja tim IT dan menangkap kebutuhan User untuk menjamin tersedianya aplikasi yang dibutuhkan perusahaan dalam rangka mendukung pengambilan keputusan yang strategis.

2.2.2 Pengembangan Aplikasi

Mencari kebutuhan atau keluhan User (level Direksi), mengidentifikasi prioritas dan mengoordinir tim untuk mengembangkan aplikasi yang sudah ada dalam konteks perbaikan terus menerus.

2.2.3 Ketersediaan Infrastruktur IT

Mengevaluasi dan memenuhi infrastruktur IT dengan jalan mengelola vendor IT untuk memastikan implementasi Siba System berjalan sesuai dengan baik.

2.2.4 Pengembangan Infrastruktur

Menentukan kebutuhan / keluhan user (level Direksi), identifikasi prioritas dan mengkoordinir TIM untuk pengembangan infrastruktur yang sudah ada dalam konteks perbaikan terus – menerus.

(16)

2.2.5 Inventarisasi IT

Merancang system inventarisasi dan mengawasi pelaksanaan inventarisasi serta stock opname peralatan komputer dan komunikasi untuk memastikan ketepatan inventarisasi peralatan dan System IT.

2.2.6 Komunikasi (PABX & FAX)

Merancang kebijakan fasilitas komunikasi PABX, implementasi lay- out, melaksanakan perbaikan alat dan system untuk memastikan kelancaran komunikasi antar pekerja maupun manajemen.

2.2.7 Pengembangan SDM IT

Merencanakan, memonitor, mengarahkan, mengembangkan dan mengevaluasi Kinerja bawahan untuk memastikan kompetensi bawahan sesuai dengan standarnya atau bahkan lebih dari target yang ditetapkan.

2.3 Kewenangan

2.3.1 Mengusulkan perubahan system jika diperlukan.

2.3.2 Menyetujui atau menolak pengeluaran biaya di Departemen IT.

2.3.3 Menyetujui atau menolak proposal vendor dan bawahan.

2.3.4 Mengusulkan pemenuhan server, PC dan infrastruktur IT lainnya.

2.3.5 Memberikan penilaian kepada karyawan dibawahnya.

2.3.6 Membina karyawan yang melanggar peraturan pemerintah dan atau kebijkan perusahaan lainnya.

2.3.7 Mengusulkan promosi, mutasi, demosi dan kenaikan gaji bawahan 2.3.8 Mengajukan training untuk pengembangan bawahan.

3. Senior Supervisor 3.1 Tujuan Jabatan

Menganalisa dan merancang system database, monitoring kelancaran system database serta membuat dokumentasi untuk kelancaran dan memastikan ketersediaan data dan dokumentasi system.

3.2 Tugas & Tanggung Jawab

3.2.1 Peningkatan performance database

Merancang, menginstall dan mengkonfigurasi database serta melakukan tuning, monitoring dan adminstrasi database untuk

(17)

meningkatkan performance database sehingga akses informasi menjadi lebih cepat.

3.2.2 Penurunan downtime system

Melakukan monitoring, backup, dan recovery database setiap hari untuk meminimalisir downtime system.

3.2.3 Kelancaran dokumentasi system

Membuat dokumentasi system berupa flowchart dan diagram serta membuat buku manual tata cara penggunaan program untuk memastikan ketersediaan dokumentasi system.

3.2.4 Pemenuhan data insidentil

Melakukan pengolahan data/ informasi yang sifatnya insidentil dan belum ada pada system untuk memnuhi kebutuhan informasi.

3.2.5 Penurunan Komplain

Melakukan anlisa sumber masalah berdasarkan laporan yang masuk untuk memberikan usulan ke bagian terkait agar bisa di ambil tindakan.

3.2.6 Pengembangan sumber daya manusia

Memonitor, mengarahkan, dan mengevaluasi kinerja bawahan untuk memastikan kompetensi bawahan sesuai dengan standarnya atau bahkan lebih.

3.3 Kewenangan

3.3.1 Melakukan tuning database, perubahan index, perubahan struktur table dan prosedur

3.3.2 Mengusulkan kepada developer untuk melakukan perubahan dan perbaikan software yang digunakan.

3.3.3 Mengusulkan pelaksanaan edukasi kepada user terkait penggunaan system / program.

4. Supervisor DBA & Dokumentasi 4.1 Tujuan Jabatan

Menganalisa dan merancang system database, monitoring kelancaran system database serta membuat dokumentasi untuk kelancaran dan memastikan ketersediaan data dan dokumentasi system.

(18)

4.2 Tugas & Tanggung Jawab

4.2.1 Peningkatan performance database

Merancang, menginstall dan mengkonfigurasi database serta melakukan tuning, monitoring dan adminstrasi database untuk meningkatkan performance database sehingga akses informasi menjadi lebih cepat.

4.2.2 Penurunan downtime system

Melakukan monitoring, backup, dan recovery database setiap hari untuk meminimalisir downtime system.

4.2.3 Kelancaran dokumentasi system

Membuat dokumentasi system berupa flowchart dan diagram serta membuat buku manual tata cara penggunaan program untuk memastikan ketersediaan dokumentasi system.

4.2.4 Pemenuhan data insidentil

Melakukan pengolahan data/ informasi yang sifatnya insidentil dan belum ada pada system untuk memnuhi kebutuhan informasi.

4.2.5 Penurunan Komplain

Melakukan anlisa sumber masalah berdasarkan laporan yang masuk untuk memberikan usulan ke bagian terkait agar bisa di ambil tindakan.

Memonitor, mengarahkan, dan mengevaluasi kinerja bawahan untuk memastikan kompetensi bawahan sesuai dengan standarnya atau bahkan lebih.

4.3 Kewenangan

4.3.1 Melakukan tuning database, perubahan index, perubahan struktur table dan prosedur

4.3.2 Mengusulkan kepada developer untuk melakukan perubahan dan perbaikan software yang digunakan.

4.3.3 Mengusulkan pelaksanaan edukasi kepada user terkait penggunaan system / program.

(19)

5. Supervisor Development & Programing 5.1 Tujuan Jabatan

Menganalisa dan merancang desain sistem dan mengkoordinir pelaksanaan penulisan program berdasarkan rancangan serta melakukan evaluasi aplikasi untuk memastikan ketersediaan aplikasi sesuai kebutuhan user 5.2 Tugas dan Tanggung jawab

5.2.1 Perancangan system

Menterjemahkan hasil analisa system ke dalam rancangan program untuk menghasilkan rancangan system yang tepat dan bisa di eksekusi oleh programmer.

5.2.2 Pengembangan aplikasi system

Mengatur dan mendistribusikan project-project serta task - task yang harus dilakukan oleh tiap-tiap programmer berdasarkan hasil rancang sistem serta melakukan evaluasi dan maintenance aplikasi yang telah diimplementasikan untuk menghasilkan aplikasi sesuai perusahaan.

Mengarahkan, dan memberikan pelatihan secara teknis maupun administratif kepada programmer untuk memastikan kompetensi programmer sesuai dengan standarnya atau bahkan lebih

5.3 Kewenangan

5.3.1 Menetapkan rancangan dan kebutuhan teknis dari aplikasi yang akan dibangun

6. Kasie Hardware & Software 6.1 Tujuan Jabatan

Mengidentifikasi kebutuhan dan pengembangan infrastruktur IT serta melakukan pengontrolan jalannya pemeliharaan dan perbaikan infrastruktur IT untuk menjamin ketersediaan infrastruktur IT dalam rangka implementasi Siba System.

6.2 Tugas dan Tanggung jawab 6.2.1 Ketersediaan infrastruktur IT

Mengumpulkan data baik data dari tiket help desk maupun data tambahan yang diperoleh dari kasus – kasus yang terjadi, membuat

(20)

analisis kebutuhan infrastruktur IT serta mengontrol proses perbaikan infrastruktur IT untuk memastikan ketersediaan infrastruktur IT yang layak pakai.

6.2.2 Efektivitas infrastruktur IT

Melakukan analisa kerusakan sparepart / jaringan berdasar data baik berupa data dari tiket help desk maupun data tambahan yang diperoleh dari kasus – kasus yang terjadi untuk memastikan efektifitas penggunaan infrastruktur IT.

6.2.3 Perawatan infrastruktur IT

Membuat jadwal proses pemeliharaan infrastruktur IT secara rutin untuk memastikan pelaksanaan pemeliharaan infrastruktur IT.

6.2.4 Keakuratan database infrastruktur IT

Melakukan pendataan ke dalam sistem terkait infrastruktur IT baik update kode barang mutasi maupun input kode barang baru sesuai dengan kode perusahaan, tipe barang dan penomoran barang untuk memastikan keakuratan database infrastruktur IT.

6.2.5 Stabilitas server

Membuat jadwal monitoring serta melakukan rekap data kapasitas hard disk dan ukuran file backup pada server sesuai jadwal untuk memastikan stabilitas server.

6.3 Kewenangan

6.3.1 Memberikan usulan peralatan baru kepada manager IT

6.3.2 Memberikan usulan vendor terkait infrastruktur IT ke Manager IT 6.3.3 Memberikan usulan design jaringan IT

7. Staff IT

7.1 Staff Hardware & Networking 7.1.1 Tujuan Jabatan

Melakukan pemeliharaan dan perbaikan hardware & networking terhadap infrastruktur IT untuk memastikan ketersediaan infrastruktur IT yang layak pakai demi kelancaran implementasi Siba System

(21)

7.1.2 Tugas dan Tanggung Jawab

7.1.2.1 Ketersediaan infrastruktur IT layak pakai

Melakukan pengecekan kondisi kerusakan dan melakukan perbaikan infrastruktur IT untuk menjamin ketersediaan infrastruktur IT yang layak paka

7.1.2.2 Infrastruktur IT yang terawat

Melakukan perawatan infrastruktur IT sesuai jadwal yang telah ditentukan untuk memastikan kondisi infrastruktur IT yang terawat

7.1.2.3 Instalasi jaringan / networking

Menerima permintaan instalasi, melakukan pengecekan lapangan, menyiapkan peralatan yang dibutuhkan dan melakukan pengaturan koneksi jaringan untuk memastikan infrastruktur IT dapat digunakan dengan baik

7.1.3 Kewenangan

7.1.3.1 Melakukan uji coba jaringan 7.2 Staff Programmer

7.2.1 Tujuan Jabatan

Membuat dan mengembangkan aplikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan serta melakukan maintenance aplikasi untuk memastikan ketersediaan aplikasi.

7.2.2 Tugas dan Tanggung Jawab 7.2.2.1 Aplikasi baru

Membuat aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan user dan sesuai dengan bisnis proses perusahaan untuk memastikan ketersediaan aplikasi baru

7.2.2.2 Pengembangan aplikasi

Mengembangkan aplikasi yang sudah ada sesuai permintaan user dan mencari tool-tool baru yang mungkin diintegrasikan ke dalam aplikasi untuk menghasilkan aplikasi yang uptodate sesuai kebutuhan user

(22)

7.2.2.3 Kelancaran aplikasi

Menerima permasalahan dan melakukan perbaikan terhadap bug – bug yang masih muncul pada aplikasi berjalan untuk memperbaiki kinerja aplikasi

7.2.3 Kewenangan

7.2.3.1 Mengusulkan tools (software) yang mungkin bisa dipertimbangkan untuk diintegrasikan pada aplikasi

7.2.3.2 Mengusulkan device (hardware) yang spesifikasinya bisa untuk menjalankan aplikasi

7.3 Staff Software & Open Source 7.3.1 Tujuan Jabatan

Melakukan instalasi, pemeliharaan dan perbaikan software (baik berbayar maupun yang open source) terhadap infrastruktur IT untuk memastikan ketersediaan infrastruktur IT yang legal dan layak pakai demi kelancaran implementasi siba sistem

7.3.2 Tugas dan Tanggung Jawab 7.3.2.1 Infrastruktur IT layak pakai

Melakukan instalasi dan pengecekan kondisi kerusakan serta melakukan perbaikan terkait software untuk menjamin ketersediaan infrastruktur IT yang layak pakai

7.3.2.2 Legalitas impelmentasi Aplikasi berbasis open source

Melakukan uji coba software aplikasi baik aplikasi berbayar maupun open source sesuai EULA sampai pada tahap implementasi kepada user untuk memastikan software legal digunakan dan dapat berfungsi dengan baik

7.3.3 Kewenangan

7.3.3.1 Melakukan uji coba software – software baru sesuai End Yser License Agreement (EULA)

7.3.3.2 Melakukan uji coba aplikasi open source

(23)

8. Helpdesk

Menampung, menganalisa dan mendistribusikan setiap permasalahan dari user ke masing – masing bagian IT untuk memastikan keakuratan informasi dan pendistribusian tiket.

8.2 Tugas dan Tanggung jawab

8.2.1 Keakuratan informasi dan pendistribusian tiket

Menampung semua pertanyaan atau masalah yang berhubungan dengan IT, melakukan pengecekan kesesuaian masalah, membuat kategori masalah (hardware, software, atau data), dan mendistribusikannya ke bagian terkait di IT untuk memastikan keakuratan informasi dan pendistribusian tiket

8.2.2 Pemecahan jumlah tiket

Memberikan solusi atas permasalahan yang dihadapi user dan memberikan jawaban pertanyaan teknis maupun non teknis untuk memastikan penurunan jumlah tiket

8.2.3 Kesesuaian data dan surat permintaan

Melakukan dokumentasi perubahan system yang mencakup alasan dan solusi yang dipakai untuk memastikan adanya kesesuaian Antara data dan surat permintaan.

8.3 Kewenangan

8.3.1 Menyarankan user untuk menjalankan system secara benar 9. Admin Data

Mengklarifikasi masalah yang timbul dan memberikan solusi sesuai dengan SOP dan aturan yang berlaku untuk mendukung kelancaran penggunaan System informasi yang berjalan di perusahaan agar fungsi control system menjadi optimal..

(24)

9.2 Tugas dan Tanggung jawab

9.2.1 Keakuratan dan kelancaran perbaikan data

Mengerjakan tiket dari helpdesk dan melakukan pengecekan data sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku dengan persetujuan dan otorisai dari pihak terkait untuk memastikan keakuratan dan kelancaran perbaikan data

9.2.2 Pemenuhan permintaan data

Memberikan kontribusi data yang bersumber dari sistem baik bersifat rutin maupun insidental yang diperlukan manajemen untuk atau bagian lain sebagai bahan pertimbangan dalam merumuskan kebijakan untuk memastikan pemenuhan dan permintaan data

9.2.3 Pengembangan dokumentasi & system

Merumuskan kendala-kendala yang dihadapai pada saat menyelesaikan masalah dan memberikan masukan kepada divisi internal di IT dan melakukan dokumentasi sistem yang berjalan berupa manual book, flow dokumen, proses, dan diagram alur data untuk memastikan sistem menjadi sempurna dan sesuai SOP.

9.3 Kewenangan

9.3.1 Mengusulkan tools yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan user

(25)

BAB III

PROSEDUR KERJA

A. PROSEDUR OPERASIONAL 1. Ticketing IT

1.1 User (pemohon) departemen terkait mengajukan permintaan ke IT melalui staff Helpdesk (Email/ Surat/ Telepon)

1.2 Staff Helpdesk identifikasi / analisa permasalahan yang masuk melalui surat /email / telepon yang diajukan oleh user

1.3 Staff Helpdesk mengelompokkan pengajuan / permintaan yang diajukan oleh user ke dalam kategori software, hardware, atau data

1.4 Staff Helpdesk melakukan penginputan dan posting tiket (permasalahan / permintaan) user sesuai klasifikasi software, hardware, atau data

1.5 Staff/Spv IT menerima pesan dari helpdesk dan melakukan input pengambilan tiket guna ditindaklanjuti sesuai tiket yang masuk ke divisi masing-masing

1.6 Staff/Spv IT melakukan penyelesaian / penanganan permasalahan / permintaan dari user

1.7 Staff/Spv IT melakukan konfirmasi ke user terkait hasil penanganan dan melakukan uji coba hasil implementasi dari permintaan dengan user 1.8 Staff/Spv IT melakukan penginputan untuk closing tiket setelah semua

selesai dikerjakan / diperbaiki

1.9 Staff Helpdesk melakukan posting untuk ticketing yang telah selesai dilakukan perbaikan / pekerjaan (closed) oleh Staff/Spv IT

1.10 Staff Helpdesk membuat laporan atas terselesaikannya tiket, dan menyerahkan hasil laporan Staff/SPV IT dan Manager IT.

1.11 Staff/Spv IT dan Manager IT menerima laporan untuk ticketing yang terselesaikan.

2. Pembuatan / Update Program

2.1 Departemen terkait mengajukan permohonan menggunakan form permintaan Pembuatan / Update program (F.DU.IT.02.01) yang sudah divalidasi / disetujui oleh pimpinan departemen terkait kepada Manager IT

(26)

2.2 Manager IT melakukan verifikasi permintaan Pembuatan / Update program (F.DU.IT.02.01) dan memberikan persetujuan untuk pembuatan / update program yang diajukan pemohon (user).

2.3 Manager IT konfirmasi kepada Supervisor IT / Staff IT yang bertugas untuk membuat / update program sesuai dengan pengajuan dari departemen

2.4 Supervisor IT / Staff IT melakukan diskusi dan evaluasi terkait dengan pengajuan pembuatan / update program ke departemen terkait sesuai dengan apa yang diinginkan.

2.5 Supervisor IT / Staff IT melakukan update program sesuai dengan pengajuan / membuat (design) program yang diinginkan oleh departemen yang mengajukan.

2.6 Supervisor IT / Staff IT melakukan uji coba program yang telah dilakukan update / pembuatan program baru dengan departemen terkait yang mengajukan.

2.7 Departemen terkait (User) melakukan uji coba terhadap program baik update / pembuatan program.

2.8 Departemen terkait (User) konfirmasi kepada Spv / Staff IT jika ditemukan tidak sesuai dengan keinginan / ada error / trouble pada saat dilakukan uji coba.

2.9 Supervisor IT / Staff IT melakukan perbaikan atas program

2.10 upervisor IT / Staff IT implementasi hasil program kepada departemen terkait (User) jika semua sudah fix dan tidak ditemukan trouble

3. Login System

3.1 Karyawan (user) mengajukan surat pengajuan permintaan hak akses masuk ke dalam system yang telah disetujui oleh pimpinan Dept.

terkait kepada bagian IT (Manager)

3.2 Manager IT terima surat pengajuan pembukaan akses masuk system dan lakukan koordinasi tentang tujuan permintaan akses masuk System

3.3 Manager IT memberikan otorisasi atas permintaan pengajuan pembukaan akses masuk system yang diajukan oleh karyawan dan memberikan batasan screen untuk masuk system.

(27)

3.4 Manager IT konfirmasi kepada Helpdesk untuk pengajuan permintaan akses masuk kedalam system dengan menyerahkan surat pengajuan 3.5 Helpdesk terima surat pengajuan akses masuk system dan melakukan

penginputan kedalam system ticketing

3.6 Supervisor / Staff IT yang mendapatkan ticketing membuat username dan password serta screen yang dimasukan kedalam system sesuai dengan otorisasi Manager IT

3.7 Supervisor / Staff IT melakukan uji coba masuk kedalam system dengan menggunakan username dan password karyawan yang mengajukan

3.8 Supervisor melakukan instalasi system pada komputer karyawan yang bersangkutan dan memberikan username & password untuk Login System

3.9 Karyawan menerima username dan password untuk akses ke dalam system, mengganti password yang diberikan IT / Update password dan melanjutkan pekerjaan kembali

3.10 Supervisor / Staff IT melakukan penginputan kedalam system untuk ticketing yang sudah selesai dikerjakan

3.11 Helpdesk melakukan closed ticketing yang telah selesai dikerjakan dan melakukan pengarsipan dokumen pengajuan

4. Maintenance System

4.1 Maintenance Software

4.1.1 Supervisor IT membuat jadwal maintenance software pada form.

jadwal maintenance (F.DU.IT.04.01) dan menyerahkan kepada Staff IT untuk eksekusi.

4.1.2 Staff IT melakukan kegiatan maintenance Software sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan oleh Supervisor IT

4.1.3 Sebelum melakukan maintenance, Staff IT melakukan analisa terlebih dahulu untuk performa system yang akan dilakukan maintenance.

4.1.4 Jika performa system dalam keadaan baik, tidak perlu dilakukan maintenance dan memberikan catatan pada Laporan Hasil maintenance (F.DU.IT.04.02) serta memberikan tanda tangan.

(28)

4.1.5 Supervisor IT monitoring kegiatan maintenance software yang dilakukan staff IT, dan membantu jika terjadi trouble yang tidak bisa diselesaikan oleh Staff IT.

4.1.6 Untuk maintenance Software yang bersifat urgent (penting) dan bukan pada jadwal yang sudah ditentukan, bisa langsung dilakukan maintenance dengan persetujuan dari Supervisor IT.

4.1.7 Staff IT memberikan keterangan terkait dengan pelaksanaan maintenance software yang sudah dilakukan pada Laporan Hasil maintenance (F.DU.IT.04.02) dan memberikan tanda tangan.

4.2 Maintenance Hardware

4.2.1 Pengajuan maintenance dari pemohon (user) melalui helpdesk untuk kerusakan hardware.

4.2.2 Supervisor IT menginstruksikan kepada staff IT untuk melakukan analisa kerusakan hardware berdasarkan informasi dari Helpdesk.

4.2.3 Staff IT melakukan analisa kerusakan dan melakukan estimasi kebutuhan part (jika memang diharuskan untuk dilakukan penggantian)

4.2.4 Staff IT melakukan perbaikan hardware dan melakukan penginputan pada system helpdesk jika pekerjaan telah terselesaikan.

5. Pengembangan System Aplikasi

5.1 Supervisor IT bersama dengan Staff IT melakukan analisa kebutuhan perusahaan terkait dengan perkembangan / kemajuan teknologi yang ada sekarang dan yang akan datang.

5.2 Supervisor IT berkoordinasi dengan Manager IT perihal pengembangan system aplikasi perusahaan.

5.3 Supervisor IT pembuatan proposal pengembangan system aplikasi dan mengajukan kepada Manager IT untuk dilakukan tindak lanjut kepada Management.

(29)

5.4 Manager IT mempelajari terlebih dahulu proposal pengajuan pengembangan system aplikasi dan mengajukan proposal tersebut kepada Managing Director.

5.5 Jika Proposal tersebut disetujui oleh Managing Director, Manager IT konfirmasi kepada Supervisor IT untuk pembuatan Design pengembangan system aplikasi beserta infrastruktur yang dibutuhkan.

5.6 Supervisor IT bersama dengan Staff IT membuat design pengembangan system aplikasi, melakukan implementasi dan evaluasi terkait dengan system yang telah dikembangkan sampai dengan aplikasi tersebut layak untuk dijalankan Manager IT menyetujui.

5.7 implementasi system & infrastruktur penunjang

(30)

B. FLOWCHART

1. Pengajuan Ticketing IT

Flowchart Pengajuan Ticketing It

Manager IT Staff/Spv IT

Staff Helpdesk User (pemohon)

Informasi tiket selesai Cabang

Pusat

Trial Error

Oke

Hasil Uji coba

Melakukan penyelesaian permasalahan/

permintaan user

Selesai Informasi

permasalahan/

permintaan oleh user ke Staff Helpdesk

Melakukan uji coba hasil implementasi dari permintaan dengan Staff/Spv IT

Melakukan penginputan closing ticket terselesaikan Menerima

konfirmasi dari Staff/Spv IT

Mengajukan permohonan kepada IT

untuk permasalan / permintaan via email /

Surat / Telepon

Konfirmasi ke user terkait hasil penyelesaian Mengajukan permohonan

kepada IT menggunakan surat / email / telepon

Melakukan input dan posting tiket sesuai klasifikasi software, hardware, atau data

Melakukan uji coba hasil implementasi penyelesaian dengan

user pengajuan

Menerima pesan dari helpdesk melalui

sistem

Menerima laporan tiket Input pengambilan tiket

oleh Staff/SPV IT sesuai divisi masing-

masing

Konfirmasi Staff/

Spv bahwa sudah sesuai permintaan

Mulai

Menerima laporan tiket selesai Melakukan

identifikasi permasalahan /

permintaan

Melakukan perbaikan / pekerjaan kembali Terima permohonan

permintaan user, untuk cabang lakukan pencetakan

(print-out)

Membuat laporan tiket selesai Posting closing

tiket Mengklasifikasikan ke

dalam kategori software, hardware,

atau data

Doc DocDoc

DocDoc

(31)

2. Pembuatan / Update Program Flowchart Pembuatan / Update Program

Manager IT Supervisor / Staff IT Departemen Terkait

(User)

Mulai

Mengajuan surat pembuatan / update program

kepada IT

Melakukan verifikasi surat pengajuan dan memberikan persetujuan untuk pembuatan / update

program

Konfirmasi kepada Spv/ Staff untuk pembuatan / update

program

Terima pengajuan pembuatan / update program

Evaluasi dan diskusi terkait dengan pembuatan / update

program Melakukan diskusi

terkait dengan pembuatan / update program

Melakukan update program / membuat (design) program sesuai dengan yang

diinginkan

Melakukan uji coba program baru / update program Melakukan uji

coba program baru / update program

Uji Coba

Melakukan perbaikan ulang

program Ada Trouble

Implementasi hasil program kepada departemen terkait Tidak Ada Trouble

Selesai DocDoc

DocDoc

DocDoc DocDoc

DocDoc

(32)

3. Login System

Flowchart Pengajuan Permintaan Login System

Supervisor / Staff IT Helpdesk

Manager IT Karyawan

(User)

Ya Tidak

Instalasi system pada komputer karyawan yang

bersangkutan dan memberikan username &

password untuk Login System Megajukan surat

permohonan pengajuan akses masuk system yang sudah divalidasi pimpinan ke

IT

Terima username dan password untuk akses ke dalam system, melakukan penggantian Password dan

melanjutkan pekerjaan

Penginputan kedalam system

untuk ticketing yang sudah selesai dikerjakan Mengembalikan

surat pengajuan kepada karyawan

Pengambilan ticketing dan membuat username+

password serta screen yang dimasukan kedalam system sesuai dengan otorisasi

Manager IT Otorisasi

Karyawan terima pengembalian surat pengajuan yang ditolak oleh

IT

Memberikan otorisasi dan memberikan batasan screen untuk

masuk system.

Doc

Uji coba masuk kedalam system dengan menggunakan username dan password karyawan

yang mengajukan Terima surat pengajuan

akses masuk system dan melakukan penginputan kedalam system ticketing Konfirmasi

Helpdesk dengan menyerahkan surat pengajuan Selesai

Doc Terima surat pengajuan

dan lakukan koordinasi tentang tujuan permintaan akses masuk

System

Doc Doc

Doc

Doc Doc

Doc Mulai

DocDoc

Closed ticketing yang telah selesai dikerjakan

dan melakukan pengarsipan dokumen

pengajuan

Selesai DocDoc Arsip

(33)

4. Maintenance System

4.1 Maintenance Software Flowchart Maintenance Software

STAFF ITSUPERVISOR IT ^Mulai

Membuat jadwal maintenance pada

F.DU.IT.04.01

Konfirmasi Staff IT untuk jadwal maintenance

Melakukan analisa sebelum proses

maintenance

Maintenance

Lakukan maintenance berdasarkan performa system yang turun Performa

turun

Memberikan catatan pada laproan hasil maintenance (F.DU.IT.04.02) dan tanda

tangan Performa

bagus

Part

Mengajukan permintaan Part pada GA sesuai

SOP.DU.GA.02 Ya

Melanjutkan maintenance

Tidak

Konfirmasi laporan maintenance kepada Spv IT ditiap bulannya

Selesai

DocDoc DocDoc

DocDoc

DocDoc DocDoc

4.2 Maintenance Hardware

Flowchart Maintenance Hardware

Supervisor ITStaff ITHelpdesk

Mulai

Pengajuan maintenance dari

user

Penginputan ticketing oleh Helpdesk

Menginstruksikan kepada staff IT

untuk analisa kerusakan

Staff IT melakukan

analisa kerusakan Part

Pengajuan SPB kebagian GA sesuai dengan Sop.DU.GA.02 Ya

Melakukan perbaikan hardware

Penginputan laporan hasil perbaikan pada system ticketing

Selesai

DocDoc

(34)

5. Pengembangan System Aplikasi Flowchart Pengembangan system Aplikasi

Manager IT Managing Director Supervisor IT – Staff IT

Mulai

Spv & Staff analisa kebutuhan perusahaan

akan perkembangan teknologi

Spv. Melakukan koordinasi dengan manager It untuk

pengembangan system aplikasi

Memberikan keputusan terkait dengan pengembangan system

Pengembangan

Menunda pengembangan

system Tidak

Konfirmasi Spv. Untuk pengajuan proposal pengembangan system

Ya

Selesai Spv. Pembuatan

Proposal dan mengajukan kepada

Manager

Terima Proposal dan mempelajari

proposal

Pengajuan

Perbaikan

Proposal Tidak

Melakukan perbaikan proposal

Mengajukan kepada Managing

director Ya

Terima proposal pengembangan system aplikasi

Persetujuan

Menunda pengembangan

system Tidak

Konfirmasi Manager IT untuk mengembangkan

System Ya

Selesai

Membuat Design, implementasi & evaluasi

hasil pengembangan

Implementasi system

& Infrastruktur penunjang

Selesai

DocDoc

(35)

BAB IV

PERATURAN DEPARTEMEN & KETENTUAN PROSEDUR

A. PERATURAN DEPARTEMEN

1. Seluruh karyawan atau departemen di PT. SIBA SURYA yang terkait dalam prosedur kerja yang ada pada masing - masing departemen wajib menjalankan proses pekerjaan sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam proses kerja yang tertuang didalam buku pedoman masing - masing departemen.

2. Setiap atasan bertanggung jawab penuh terhadap pengawasan dan memastikan bahwa prosedur yang ada pada departemennya berjalan dengan benar dan sesuai dengan prosedur yang tertuang.

3. Semua aktivitas yang tertuang didalam sebuah prosedur harus menggunakan form. pendukung sesuai dengan catatan mutu yang tertuang didalam SOP pada masing – masing departemen dan diharuskan memberikan validasi (tanda tangan) , tanggal, nama terang (jika diperlukan) sebagai bukti akurat dan disetujuinya sebuh form yang digunakan.

4. Semua karyawan DILARANG baik secara langsung atau tidak langsung memberi Hadiah / cinderamata dan atau Hiburan kepada setiap pihak yang memiliki hubungan bisnis atau pesaing yang bertujuan untuk mendapatkan informasi, atau sesuatu hal yang sifatnya merugikan bagi perusahaan PT.

SIBA SURYA.

5. Semua karyawan DILARANG untuk menerima atau meminta baik secara langsung atau tidak langsung h adiah / cinderamata dan atau hiburan dari setiap pihak baik dalam internal maupun diluar dari perusahaan.

6. Batasan pemberian hadiah / cinderamata atau hiburan diperbolehkan dengan ketentuan :

a. Pemberian hadiah / cinderamata dan atau jamuan makan dan atau hiburan, DIPERBOLEHKAN sepanjangan pemberian tersebut dimaksudkan untuk membina hubungan baik dalam batas – batas yang sesuai dengan kewajaran dan memperhatikan hubungan yang setara, saling menghormati dan tidak bertujuan untuk menyuap

(36)

karyawan untuk memberikan sesuatu hal kepada perusahaan yang tidak menjadi hak perusahaan,

b. Pemberian hadiah / cinderamata dan atau hiburan TIDAK DIPERBOLEHKAN dalam bentuk uang tunai (cash payment)

c. Pemberian hadiah / Cinderamata berupa barang / uang DIPERBOLEHKAN dengan kegunaan menghadiri acara pernikahan , Khitanan, Kelahiran, Musibah sepanjang pemberian tersebut tidak bermaksud untuk mempengaruhi karyawan yang menerima pemberian.

d. Jamuan makan tidak perlu dibatasi, sejauh memenuhi kewajaran dan dilakukan di tempat yang terhormat dan tetap menjaga citra positif perusahaan.

B. KETENTUAN PROSEDUR 1. TICKETING IT

1.1 Tujuan

Memberikan pedoman & standar kerja pada Departemen IT dalam memberikan pelayanan maintenance (hardware maupun software) atau request permintaan report data secara system yang diajukan departemen terkait serta pedoman kepada user yang akan melakukan pengajuan permintaan kepada IT terkait adanya problem pada software dan hardware serta permintaan reporting data sebagai penunjang aktivitas karyawan dalam menjalankan pekerjaan di PT. SIBA SURYA.

1.2 Ruang Lingkup

1.2.1 Permasalahan/ Permintaan User seputar Hardware/ Software/

Data

1.2.2 Identifikasi permasalahan

1.2.3 Penginputan Ticketing dalam system 1.2.4 Pengerjaan Ticketing

1.2.5 Penyelesaian Ticketing

1.2.6 Evaluasi Penyelesaian Ticketing 1.2.7 Closing Ticketing

(37)

1.3 Definisi/ Istilah dalam prosedur 1.3.1 Ticketing

Pendaftaran yang dilakukan oleh pemohon (User) kepada departem IT terkait dengan kebutuhan software/ hardware/

data yang diterima oleh bagian Helpdesk.

1.3.2 Posting

Kegiatan yang dilakukan setelah selesai melakukan pekerjaan terkait dengan software/ hardware/ data dengan melakukan penginputan dan closing secara system.

1.3.3 Screen

Penamaan/ kode yang tertera pada system aplikasi perusahaan.

1.3.4 Detail

Inputan yang dilakukan untuk menambahkan keterangan dari transaksi yang mengikat pada master.

1.3.5 Scan

Menampilkan daftar data sesuai dengan kriteria yang telah didefinisikan.

1.3.6 Query

Pilihan pada system yang berfungsi untuk mempermudah dalam hal melakukan pencarian.

1.4 Ketentuan Khusus

1.4.1 Staff IT Helpdesk wajib melakukan analisa terlebih dahulu setiap permintaan yang diajuakan oleh user serta wajib melakukan pengelompokan permintaan user (software, hardware,data) sebelum dilakukan penginputan dan posting ticketing kedalam system.

1.4.2 Staff IT Helpdesk berhak melakukan penolakan terhadap pengajuan permintaan yang telah diajukan oleh user jika permintaan dari user bersifat lisan tanpa adanya surat pengajuan yang telah diotorisasi / validasi Manager departemen terkait.

(38)

1.4.3 IT Helpdesk tidak diperbolehkan menerima pengajuan permohonan yang diajukan oleh user hanya melalui media chatting , harus dengan adanya surat pengajuan tertulis dengan otorisasi oleh atasan Dept. terkait atau email dengan tembusan kepala kantor masing – masing cabang.

1.4.4 Jika permintaan pengajuan yang dilakukan oleh user berhubungan dengan pihak departemen yang lain, maka surat pengajuan yang diajukan ke IT harus menyertakan otorisasi / persetujuan dari Manager/ pimpinan departemen terkait.

1.4.5 Permintaan yang diajukan oleh user melalui email wajib diketahui / disetujui oleh Manager departemen terkait yaitu dengan mengirimkan email ke IT dengan dilakukan tembusan kepada Manager pimpinan departemen terkait.

1.4.6 Permintaan yang diajukan oleh user menggunakan email dengan tembusan kepada Manager departemen terkait wajib dilakukan pencetakan (print-out) oleh Staff Helpdesk untuk dilakukan pengarsipan/ rekapan dokumen ticketing yang masuk pada IT.

1.4.7 Permintaan pengajuan yang dilakukan oleh user pada cabang, khususnya untuk hal yang berkaitan dengan keuangan atau accounting harus melalui Manager Keuangan atau Manager Accounting pada pusat. dan selanjutnya yang melakukan permintaan pengajuan user cabang ke IT adalah pihak keuangan atau accounting yang ada pada pusat.

1.4.8 Proses closing ticketing wajib dilakukan closing H+0 oleh Staff IT (hardware, software, data) setelah hasil perbaikan / pekerjaan telah selesai dilakukaan (setelah adanya uji coba dan user merasa sudah terpenuhi keinginannya)

1.4.9 Pengajuan permintaan / permohonan mengenai hardware, software maupun data yang direquest oleh Direksi untuk surat pengajuan tidak diberlakukan dan permintaan sesuai dengan arahan yang Direktur berikan,tugas Staff Helpdesk wajib membuat surat pengajuan dengan ditandatangani oleh Manager IT dan lakukan pengarsipan dokumen.

(39)

1.5 Indikator Prestasi

Kebutuhan user / pemohon akan software/ hardware/ data dapat terlayani dengan cepat dan sesuai dengan harapan dari user / pemohon.

2. PEMBUATAN / UPDATE PROGRAM 2.1 Tujuan

Memberikan pedoman & standar kerja pada Departemen IT dalam memberikan pelayanan pembuatan/ update program yang diajukan oleh Departemen terkait sebagai penunjang aktivitas dalam bekerja di PT.

SIBA SURYA 2.2 Ruang Lingkup

2.2.1 Pengajuan pembuatan / Update Program

2.2.2 Otorisasi Pengajuan Pembuatan / Update Program 2.2.3 Evaluasi pembuatan / update program

2.2.4 Pembuatan design program / Update program sesuai pengajuan 2.2.5 Uji coba Pembuatan / update program

2.2.6 Implementasi hasil pekerjaan 2.3 Definisi / Istilah dalam prosedur

2.3.1 Surat Pengajuan pembuatan/ update program

Bukti dokumen yang diajukan oleh departemen terkait kepada departemen IT yang digunakan sebagai standar dalam hal mengajukan pembuatan / update program system IT

2.3.2 Otorisasi surat pengajuan pembuatan / update program Persetujuan yang dilakukan oleh pimpinan departemen (level Manager/ Direktur) dengan memberikan tanda tangan pada surat pembuatan / update program

2.3.3 Design Program

Program yang dirancang / dibuat oleh departemen IT sesuai dengan keinginan yang diajukan oleh User/ pemohon

2.3.4 Implementasi Program

Menerbitkan program yang sudah lolos dari uji coba untuk dipergunakan oleh departemen yang berkepentingan.

(40)

2.3.5 Scan

Menampilkan daftar data sesuai dengan kriteria yang telah didefinisikan

2.3.6 Query

Pilihan pada system yang berfungsi untuk mempermudah dalam hal melakukan pencarian.

2.4 Ketentuan Khusus

2.4.1 Pembuatan / update program dilakukan jika pengajuan sudah disetujui oleh pimpinan departemen dan berdasarkan kebutuhan terkait dengan proses kerja yang diharuskan membutuhkan update / pembuatan system baru.

2.4.2 Pembuatan / update program yang diajukan oleh pemohon/ user harus dengan menggunakan form. permintaan/ perubahan program (F.DU.IT.02.01).

2.4.3 Manager IT wajib melakukan analisa dan koordinasi dengan user / pemohon terkait dengan pengajuan Update/ Pembuatan system baru sebelum dilakukan eksekusi untuk update/

pembuatan system baru.

2.4.4 Sebelum melakukan implementasi terkait dengan pembuatan/

update system, Supervisor IT wajib melakukan test/ uji coba system terlebih dahulu dan berkoordinasi dengan user/

pemohon yang mengajukan permintaan pembuatan/ update program.

2.4.5 Khusus untuk permintaan pembuatan system yang diajukan oleh Direksi tidak disertai dengan form. permintaan/ perubahan program (F.DU.IT.02.01) dan bisa langsung mengajukan melalui Manager IT.

2.5 Indikator Prestasi

Pembuatan/ update program sesuai dengan schedule plan yang sudah ditentukan IT dan tidak ditemukan trouble/ kendala pada saat implementasi system

(41)

3. Login System 3.1 Tujuan

3.1.1 Memberikan pedoman dan standart kerja bagi semua karyawan PT. SIBA SURYA yang diberikan kewenangan dalam membuka akses system perusahaan sebagai sarana penunjang kegiatan dalam melakukan rutinitas pekerjaannya

3.1.2 Pemberian aturan kepada semua karyawan PT. SIBA SURYA terhadap penggunaan akses masuk kedalam system yang mencakup username dan password karyawan yang telah diberikan oleh Dept. IT untuk dipergunakan sebagaimana mestinya

3.1.3 Memberikan pedoman kepada semua karyawan dalam mengajukan permintaan untuk bisa melakukan akses masuk ke dalam system

3.2 Ruang Lingkup

3.2.1 Pengajuan Akses Masuk System

3.2.2 Otorisasi persetujuan Akses masuk system 3.2.3 Proses Input Ticketing IT

3.2.4 Pembuatan Username dan Password login system oleh IT 3.2.5 Uji Coba Login System

3.2.6 Posting & Closing inputan Ticketing IT 3.3 Definisi / Istilah dalam prosedur

3.3.1 Ticketing

Pendaftaran yang dilakukan oleh pemohon (User) kepada departem IT terkait dengan kebutuhan software/ hardware/ data yang diterima oleh bagian Helpdesk

3.3.2 Posting

Kegiatan yang dilakukan setelah selesai melakukan pekerjaan terkait dengan permintaan user / pemohon dengan melakukan penginputan dan closing secara system

(42)

3.3.3 Screen

Penamaan/ kode yang tertera pada system aplikasi perusahaan 3.3.4 Login System

Akses masuk kedalam system yang digunakan oleh pemohon/

user yang berupa username dan password 3.4 Ketentuan Khusus

3.4. 1 Karyawan yang mendapatkan username dan password untuk akses masuk ke dalam system dilarang keras MEMINJAMKAN dan MEMBERITAHUKAN kepada karyawan lain dengan tujuan dan alasan apapun dan jika meninggalkan ruangan harap di LOG-OUT sebelum meninggalkan ruangan.

3.4. 2 Karyawan yang melakukan pelanggaran dan diketahui oleh pihak IT, Dept. IT akan merekomendasikan kepada Dept. HRD untuk dilakukan pemberian sanksi kepada karyawan yang bersangkutan dan tanpa melakukan koordinasi terlebih dahulu dengan pimpinan departemen sesuai dengan tingkatan pelanggaran yang dilakukan,

3.4. 3 Pemberian Akses ke dalam system harus sesuai dengan tujuan dan maksud yang jelas terutama dalam hal penunjang kegiatan peklerjaan.

3.4. 4 Pihak IT berhak melakukan penolakan terhadap pengajuan permintaan akses login system jika tujuan permintaan pembukaan akses masuk system bukan merupakan penunjang aktivitas dalam pekerjaan.

3.4. 5 Untuk permintaan screen baru harus dengan menyertakan surat pengajuan dan divalidasi oleh pimpinan departemen ( Manager / kepala kantor) dan wajib menjalankan sesuai dengan prosedur yang ada.

3.4. 6 Karyawan PT. SIBA SURYA dilarang keras memberikan data yang berhubungan dengan perusahaan kepada pihak luar (diluar dari PT. SIBA SURYA) maupun kepada internal perusahaan sendiri yang tidak mempunyai kepentingan dalam hal permintaan data system perusahaan.

(43)

3.4. 7 Secara otomatis setiap 30 hari system akan meminta perubahan password yang baru. Untuk password yang lama sudah tidak bisa digunakan kembai dan harus dilakukan update password dengan ketentuan minimal 8 (delapan) karakter.

3.4. 8 Permintaan akses login system pada cabang bisa dilakukan dengan menggunakan email pengajuan permintaan kepada bagian IT yang dilakukan oleh kepala kantor dan pihak IT harus melakukan print-out permintaan pengajuan yang dikirm cabang melalui email untuk dilakukan penginputan ticketing.

3.5 Indikator Prestasi

Pemberian hak akses masuk kepada pemohon / user dilakukan secara cepat dan tepat sesuai dengan ruang lingkup pekerjaannya.

4. Maintenance System 4.1 Tujuan

Memberikan pedoman & standar bagi departemen IT dalam memastikan perawatan dan perbaikan saran prasarana perangkat IT bisa berjalan dengan baik.

4.2 Rung Lingkup

Ruang lingkup di dalam prosedur Maintenance System adalah Perawatan dan perbaikan perangkat IT baik di pusat maupun di cabang PT. SIBA SURYA

4.3 Definisi / Istilah dalam prosedur 4.3.1 Perawatan

Menjaga keadaan perangkat IT beserta sarana infrastruktur lainnya yang berhubungan dengan IT agar selau layak fungsi.

4.3.2 Perbaikan

Kegiatan memperbaiki terkiat dengan kerusakan perangkat IT dan atau prasarana infrastruktur lainnya agar tetap berjalan dengan baik.