BUKU PEDOMAN DEPARTEMEN LOGISTIK

(1)

Buku Pedoman - Departemen Logistik Page 11

BUKU PEDOMAN

DEPARTEMEN LOGISTIK

Mengutamakan pelayanan jasa transportasi darat oleh sumber daya manusia professional,guna kepuasaan pelanggan secara

berkesinambungan dengan prinsip 3 TER: TERBESAR, TERLENGKAP,

TERBAIK,

(2)

KATA PENGANTAR

Buku panduan departemen merupakan buku acuan yang digunakan pada masing – masing departemen dalam melakukan proses aktivitas kerja yang tercatat pada sebuah buku yang dinamakan “BUKU PEDOMAN DEPARTEMEN”. Pembuatan buku panduan departemen diharapkan mampu menjadikan pedoman pada masing – masing departemen dan memberikan kemudahan bagi karyawan dalam melakukan aktifitas kerjanya.

Di dalam Buku Pedoman Departemen ini berisikan tentang proses alur kerja (flowchart), Aturan dan kebijakan dalam sebuah proses kerja, uraian kerja (Job Desc) pada masing – masing bagian di dalam departemen dari level tertinggi sampai level yang paling bawah serta pengukuran indeks prestasi keberhasilan dari setiap prosedur kerja yang tertuang didalam SOP sebagai indikator keberhasilan suatu prosedur didepartemennya terhadap proses yang terkait di dalam departemen. Setiap subjek tersebut diatas akan dilakukan evaluasi guna memberikan sebuah Buku Pedoman Departemen yang benar – benar sesuai dengan situasi departemen itu sendiri.

Buku Pedoman Departemen ini dibuat sebagai salah satu tujuan perusahaan dalam memberikan pengarahan kepada semua bagian yang ada didalam perusahaan PT. SIBA SURYA agar lebih mengerti tentang sebuah proses yang ada pada departemen. Mari bersama kita wujudkan PT. SIBA SURYA menjadi sebuah perusahaan transportasi jasa yang handal sesuai dengan visinya menjadi sebuah trasnportasi jasa yang TERBESAR, TERBAIK DAN TERLENGKAP

Semarang , 1 Januari 2016 Manajemen PT. SIBA SURYA

Gert Van Helden Direktur Pengelola

(3)

SEJARAH PERUSAHAAN

PT. SIBA SURYA merupakan perusahaan transportasi yang telah teruji dalam jasa pengiriman cargo untuk semua tujuan di pulau jawa. PT. SIBA SURYA tidak hanya sebagai perusahaan transportasi terbesar tetapi sebagai salah satu perusahaan transportasi di indonesia yang terpercaya dan memberikan pelayanan prima kepada para pelanggan demi terciptanya kepuasaan pelanggan kepada PT. SIBA SURYA.

PT. SIBA SURYA telah memberikan pelayanan jasa transportasi kepada para pelanggan sejak tahun 1951 dengan nama perusahaan CHUNG HWA yang didirikan oleh Bapak Wujud Setiawan. Kemudian pada tahun 1958 CHUNG HWA merubaha nama menjadi CV. SILIWANGI KOMBINASI dan ditahun 1964 nama perusahaan resmi berubah menjadi CV. SILIWANGI BANGKIT yang berkantor di semarang, jawa tengah.

Dalam rangka menjadikan perusahaan yang professional untuk kebutuhan jangka panjang, pada tanggal 24 Desember 1991 Manajemen memutuskan untuk mengganti nama menjadi PT. SIBA SURYA. Demi tercapainya kepuasaan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan perusahaan, PT. SIBA SURYA menerapkan system ISO 9001;2008 pada tahun 2010. Sampai dengan sekarang PT. SIBA SURYA sudah mempunya beberapa cabang yang tersebar di berbagai kota seperti Cilegon, Jakarta, Cirebon, Semarang, Tuban, Surabaya, Banyuwangi, Probolonggo, Jember, Kediri, Madiun, Cilacap dan Jabodetabek.

Saat ini PT. SIBA SURYA mengoperasikan armada lebih dari 1.500 Unit dengan beberapa type armada dan type bed untuk memenuhi kebutuhan pelanggan sesuai dengan segmentasi kargo dengan kapasitas 15 sampai dengan 60 Ton. Unit armada dilengkapi dengan online system dan fasilitas GPS yang merupakan keunggulan PT.

SIBA SURYA dalam memberikan pelayanan terbaik kepada Pelanggan. Jaminan keselamatan, ketapatan waktu penyampaian cargo dan kepuasaan pelanggan merupakan visi yang selalu dipegang teguh dalam menjalan roda perusahaan.

(4)

VISI & MISI PERUSAHAAN

VISI

Untuk menjadi perusahaan transportasi yang terpadu dengan tujuan melayani kebutuhan logistic pelanggan kami dan menyediakan pelayanan terbaik untuk para pelanggan

MISI :

1. Untuk mengatasi masalah logistik pelanggan kami

2. Untuk mempertahankan posisi kami sebagai pimpinan pasar di industry transportasi

3. Untuk menjadi perusahaan yang memiliki reputasi baik dan terkenal 4. Untuk memperkaya pengalaman kami di dunia transportasi

5. Untuk menjadi perusahaan publik

(5)

DAFTAR ISI

SAMPUL BUKU PEDOMAN 1

KATA PENGANTAR 2

SEJARAH PERUSAHAAN 3

VISI & MISI PERUSAHAAN 4

DAFTAR ISI 5

PENDAHULUAN 13

BAB I : SILSILAH DEPARTEMEN 14

1. Departemen Logistik 14

2. Struktur Organisasi PT. SIBA SURYA 15

3. Struktur Departemen Logistik 16

BAB II : JOB DESCRIPTION DEPARTEMEN 17

1. Direktur Logistik 17

1.1 Tujuan Jabatan 17

1.2 Tugas dan Tanggung Jawab 17

1.3 Kewenangan 18

2. Manager Logistik 18

2.3 Kewenangan 19

3. Kepala Gudang Ban 20

3.3 Kewenangan 20

4. Supervisor Logistik 20

4.1 Supervisor Trial, Control & Data 20

4.1.1 Tujuan Jabatan 20

4.1.2 Tugas dan Tanggung Jawab 20

4.1.3 Kewenangan 21

(6)

4.2 Supervisor Inventory dan Purchasing 21

4.2.3 Kewenangan 22

4.3 Supervisor Tire Production 22

4.3.3 Kewenangan 23

4.4 Supervisor Service 23

4.4.3 Kewenangan 23

5. Staff Logistik 24

5.1 Staff Counter 24

5.1.3 Kewenangan 25

5.2 Staff Data Serah Terima 25

5.2.3 Kewenangan 26

5.3 Staff Inputter 26

5.3.3 Kewenangan 26

5.4 Staff Kontrol Ban 27

5.4.3 Kewenangan 27

(7)

5.5 Staff Purchasing Lokal 27

5.5.3 Kewenangan 28

5.6 Staff Purchasing Part 28

5.6.3 Kewenangan 28

5.7 Staff Recondition 29

5.7.3 Kewenangan 29

5.8 Staff Selling, Old Iron, Ban & Oli 29

5.8.3 Kewenangan 30

5.9 Staff Trial & Control Used Part 30

5.9.3 Kewenangan 31

5.10 Staff Trial, Control Data Inventory Parts & Tools 31

5.10.3 Kewenangan 31

5.11 Staff Used Part Perakitan Internal 32

5.12 Staff Used Part Service Bengkel Luar 32

(8)

5.13 Staff Inventory & Tools 33

6. Staff Picker 34

6.1 Staff Picker Gudang Oli 34

6.1.3 Kewenangan 35

6.2 Staff Picker Part 35

6.2.3 Kewenangan 35

6.3 Staff Picker Pembelian 35

6.3.3 Kewenangan 36

7. Staff Operator 36

7.1 Staff Operator Ban 36

7.1.3 Kewenangan 37

7.2 Staff Operator Forklift 37

7.2.3 Kewenangan 37

(9)

8. Kepala Regu (Karu) 38

8.1 Karu Ban & Oli 38

8.1.3 Kewenangan 38

8.2 Karu Inventory Part & Tools 38

8.2.3 Kewenangan 39

8.3 Karu Purchasing 39

8.3.3 Kewenangan 40

8.4 Karu Used Parts 40

8.4.3 Kewenangan 41

9. Mekanik 41

9.1 Mekanik Ban 41

9.1.3 Kewenangan 41

9.2 Mekanik Oli 42

9.2.3 Kewenangan 42

9.3 Mekanik Perakitan Ban 42

9.1.3 Kewenangan 43

(10)

BAB III : PROSEDUR KERJA 44

A. PROSEDUR OPERASIONAL 44

1. Pembelian Barang Logistik 44

1.1 PO (Purchasing Order) Barang Supplier 44

1.2 Retur Barang Supplier 45

2. Gudang Logistik 46

2.1 Penerimaan Barang / Sparepart 46 2.2 Penyimpanan Barang / Sparepart 47 2.3 Penyerahan Barang / Sparepart 47 3. Pergantian Ban & Oli Logistik 48 4. Penjualan Barang Bekas Logistik 50

5. Perakitan Sparepart 51

B. FLOWCHART 53

1.1 Pembelian Barang Supplier & Retur Barang 53

2.1 Penerimaan Barang 54

2.2 Penyimpanan Barang 54

2.3 Penyerahan Barang 55

3. Pergantian Ban & Oli Logistik 56

4. Penjualan Barang Bekas 57

BAB IV : PERATURAN DEPARTEMEN DAN KETENTUAN PROSEDUR 59

A. PERATURAN DEPARTEMEN 59

B. KETENTUAN PROSEDUR 60

1. Pembelian Barang Logistik 60

1.1 Tujuan 60

1.2 Ruang Lingkup 61

1.3 Definisi / Istilah dalam Prosedur 61

(11)

1.4 Ketentuan Khusus 62

1.5 Indikator Prestasi 64

2. Gudang Logistik 64

2.1 Tujuan 64

2.3 Definisi / Istilah dalam prosedur 64

3. Pergantian Ban & Oli Logistik 68

3.1 Tujuan 68

3.5 Indikator prestasi 71

4. Penjualan Barang Bekas 71

4.1 Tujuan 71

4.5 Indikator prestasi 74

5. Perakitan Sparepart 75

5.1 Tujuan 75

BAB V : DOKUMEN PENUNJANG PROSEDUR 78

3. Pergantian Ban & Oli Logistik 78

(12)

4. Penjualan Barang Bekas 78

BAB VI : INSTRUKSI KERJA 79

1. Penginputan Permintaan Barang (PO Gudang) 79

1.1 Pembuatan PO Ban / Alat 79

1.2 Pembuatan PO Oli / Solar 81

1.3 Purchase Proposal Sparepart 85

2. Penginputan PO Pembelian Barang 88

2.1 PO Pembelian Alat 88

2.2 PO Pembelian Ban 91

2.3 PO Pembelian Sparepart 93

2.4 PO Pembelian Oli 96

2.5 PO Pembelian Solar 98

2.6 PO Pembelian Non Stock Kecuali Sparepart 101 2.7 PO Pembelian Non Stock Sparepart 103

3. Input Pengeluaran Barang 106

3.1 Pemakaian Oli 106

3.2 Pemakaian Ban 109

3.3 Pemakaian Sparepart 112

3.4 Pemakaian Alat 115

3.5 Pemakaian Solar 118

4. Mutasi Gudang 121

4.1 Surat permintaan Mutasi 121

4.2 Mutasi Antar Gudang 124

5. Membuka & Merakit Ban 127

6. Pengoperasian Forklift 128

BAB VII : PENUTUP 131

(13)

PENDAHULUAN

PT. SIBA SURYA adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa angkutan (Transportasi Darat) yang berpusat di kota semarang. Dalam bidang ini perusahaan PT. SIBA SURYA mendapat banyak tantangan yaitu dengan bertambah banyaknya para competitor (perusahaan transportasi sejenis) dengan kelebihan – kelebihan yang dimiliki oleh competitor. Hal tersebut tidak lepas dari resiko bisnis bagi para perusahaan. Perusahaan telah menyadari akan hal tersebut dan perusahaan harus melakukan strategi dengan baik yaitu dengan memberikan pelayanan yang terbaik kepada para pelanggan dengan cara memberikan harga pengiriman atau ongkos muatan yang kompetitif dengan para pesaingnya , memberikan kecepatan perjalanan dalam pengiriman muatan sampai ditempat tujuan serta memberikan keamanan akan muatan pelanggan sampai di tempat tujuan dengan baik dan utuh tanpa adanya kerusakan pada muatan.

(14)

BAB I

SILSILAH DEPARTEMEN

1. Departemen Logistik

Logistik merupakan sebuah proses dalam perencanaan, Pelaksanaan, Pengontrolan, Penyediaan, proses inventory, barang jadi serta informasi yang berhubungan dari titik asal kepada titik pemakai untuk tujuan yang sesuai dengan kebutuhan dari pelanggan. Secara praktis arti dari Logistik adalah Logis, Disiplin dan Unik. Jika diuraikan adalah : Yang pertama Logis artinya Seluruh aktifitas logistik adalah logis (masuk akal) dapat dihitung. Kebutuhan luasan gudang, kebutuhan pallet, waktu tempuh penyampaian hingga jumlah barang yang dibuthkan selalu dapat dihitung dan dipertanggung jawabkan yang kedua Disiplin artinya Karena aktifitasnya tidak hanya Barang, tetapi juga melibatkan manusia, sistem dan persyaratan terhadap penanganan barangnya, Dan yang ketiga Unik yang artinya Penerapan ilmu logistik tidak dapat diterapkan secara sama dan persis dari satu industry ke indsustri yang lainnya.

Logistik yang diterapkan di perusahaan PT. SIBA SURYA bernaung pada Direktorat Logistik yang mempunyai fungsi peranan sebagai departemen yang mempunyai hak untuk melakukan penyimpanan barang / sparepart dalam jumlah dan rentang waktu tertentu , Pendistribusian barang berdasarkan permintaan dari Depertemen Teknik maupun departemen terkait, mengelola dan mengontrol akan barang / sparepart , melakukan pembelian akan kebutuhan barang / sparepart terhadap pemenuhan akan kebutuhan armada pada PT. SIBA SURYA dapat terpenuhi dengan baik sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan perusahaan serta penjualan barang bekas (sparepart / limbah armada) yang sudah tidak bisa digunakan lagi kepada rekanan perusahaan.

(15)

2. Struktur Organisasi PT. SIBA SURYA

PRESIDEN DIREKTUR

DIREKTUR PENGELOLA

DIREKTUR PEMASARAN &

OPERASIONAL

DIREKTUR TEKNIK & LOGISTIK

DIREKTUR KEUANGAN Internal Auditor

Secretary Wakil Manajemen

Safety Officer Coporate Secretary

Corporate Legal

DIREKTUR UMUM

GENERAL MANAGER TEKNIK

MANAGER BAGIAN

GENERAL MANAGER PEMASARAN

MANAGER BAGIAN

MANAGER

BAGIAN MANAGER

REGION BAGIAN GENERAL

MANAGER NIAGA

SUPERVISOR BAGIAN

MANAGER BAGIAN

SUPERVISOR

BAGIAN SUPERVISOR

BAGIAN KEPALA KANTOR

BAGIAN

STAFF BAGIAN

STAFF

BAGIAN STAFF

BAGIAN

STAFF BAGIAN SENIOR MANAGER

KEUANGAN

STAFF BAGIAN

(16)

3. Struktur Departemen Logistik

DIREKTUR LOGISTIK

MANAGER LOGISTIK

KASIE LOG.

KOTA – KOTA JATIM

SPV. TRIAL, CONTROL , DATA

SPV TRIAL PRODUCTION KASIE LOG.

JABODETABEK

KASIE LOG.

CILEGON

SPV SERVICE

SPV INVENT &

PURCHASING

1. Tire

2. Parts & Oli Tools 3.Staff

1. Used Part 2. Tire & Oil 3. Inv. Part & TL 4. Purchase 5. Staff / Inputter

1. Karu Team 1 2. Karu Team 2 3. Karu Team 3 4. Karu Team 4 5. Mekanik

1. Inventory Parts & Tools 2. Tools 3. Counter 4. Picker 5. Purchase Karu 6. Parts

7. Import 8. Lokal 1. Ka. Gudang

2. Counter 3. Operator Forklif 4. Operator

5. Mekanik Perakitan Ban

(17)

BAB II

JOB DESCRIPTION DEPARTEMEN LOGISTIK

1. Direktur Logistik 1.1 Tujuan Jabatan

Mengarahkan dan mengevaluasi strategi logistic yang ada di PT. SIBA SURYA guna mencapai efektivitas, efisiensi, serta optimalisasi kegiatan operasional logistic dan memastikanketersediaan barang yang akan dibutuhkan guna menunjang berjalannya unit.

1.2 Tugas dan Tanggung Jawab

1.2.1 Peningkatan Logistik Servis Level

Memperbaiki dan mengembangkan proses logistic operation di Siba Surya untuk meningkatkan Order Fulfillment Rate (OFR) dan On Time Delivery (OTD)

1.2.2 Pengembangan Standar Operasional Prosedur untuk kegiatan warehouse

Mengarahkan perbaikan dan peningkatan efektivitas dan efisiensi SOP Logistic untuk memastikan kegiatan logistics operation dapat mencapai efektivitas dan efisiensi sesuai dengan metode pengukuran DIFOTA1 (Delivery In Full On Time quality)

1.2.3 Budget Management

Mengarahkan dan mengevaluasi pengelolaan anggaran logistic dalam usaha untuk mendatangkan spare part sesuai dengan kebutuhan dan tepat waktu.

1.2.4 Efektifitas Spart

Mengarahkan dan mengevaluasi kebijakan pemenuhan barang untuk memastikan ketersediaan dan efektifitas barang / spare part.

1.2.5 Control Of Inventory Cost

Mengarahkan tata kelola inventory turnover (perputaran stock) di Siba surya untuk dapat menurunkan DOI level.

(18)

1.2.6 Harga Sparepart yang kompetitif

Mengarahkan dan mengevaluasi kinerja sumber atau vendor dan membangun networking yang produktif untuk memaksimalkan perolehan harga yg kompetitif.

1.2.7 Percepatan Proses Pembelian

Mendayagunakan pengetahuan tentang proses rantai pembelian untuk mempercepat proses pembelian part yang dibuthkan.

1.2.8 Dukungan Pada Product Baru

Mendukung penjualan produk baru dengan jalan pengadaan perlengkapan unit untuk meningkatkan besaran usaha

1.3 Kewenangan

1.3.1 MMemberikan otorisasi atas barang yang akan dibeli yang melebihi target.

1.3.2 Menyetujui atau menolak pembelian barang (terutama barang impor) yang akan menjadi stock/ persediaan (harga dan jumlah kuantitasnya) 1.3.3 Mengotorisasi vendor baru

1.3.4 Mengotorisasi penggunaan sparepart baru 1.3.5 Mengotorisasi penggunaan Sparepart baru 1.3.6 Mengotorisasi jumlah dan perlengkapan unit.

2. Manager Logistik 1.1. Tujuan Jabatan

Mengelola, merencanakan, mengembangkan dan mengkontrol sistem masuk dan keluarnya barang (spare part, ban, oli, dan peralatan) untuk memastikan ketersediaan barang yang dibutuhkan guna menunjang berjalannya armada.

1.2. Tugas dan Tanggung Jawab

1.2.1 Pemenuhan Barang Yang Diminta

Mengelola,merencanakan dan mengembangka pemenuhan barang dengan memaksimalkan stock barang yang ada di gudang sesuai kebutuhan.untuk memastikan ketersediaan barang/ spare part.

(19)

1.2.2 Pembelian Barang Yang Sesuai Budget

Mengontrol dan membatasi pembelian barang yang tidak sesuai dengan harga budget dan mengkoordinasikan dengan Direktur Keuangan untuk menekan biaya operasional supaya sesuai target.

1.2.3 Ketepatan Jumlah Barang antara Fisik dan Data

Mengelola, mengembangkan dan mengontrol sistem masuk dan keluarnya barang dengan mengoordinasi stock opname rutin untuk memastikan apakah terjadi selisih antara fisik barang dengan datanya atau tidak

1.2.4 Evaluasi Kinerja Vendor

Mengembangkan dan mengontrol sistem evaluasi kinerja Vendor untuk meningkatkan pelayanan atau kinerja Logistik

1.2.5 Harga Sparepart Yang Kompetitif

Mereview, menganalisis dan mengevaluasi data atau informasi dari berbagai sumber untuk memaksimalkan perolehan harga yg kompetitif dari Vendor

1.3. Kewenangan

2.3.1 Mengajukan / meminta otorisasi atas barang yang akan dibeli yang melebihi target kepada GM keuangan

2.3.2 Menyetujui atau menolak pembelian barang yang melebihi target yang diajukan kepada begian purchasing

2.3.3 Menyetujui atau menolak pembelian barang (terutama barang impor) yang akan menjadi stock / persediaan (dalam hal harga dan jumlah kuantitinya)

2.3.4 Menyetujui dan menolak permintaan barang yang kadang tidak sesuai prosedur (tidak menggunakan system / prosedur yang seharusnya)

2.3.5 Menyetujui dan menolak keringanan klaim atas sopir yang terkena klaim (terutama masalah alat dan ban)

(20)

3. Kepala Gudang Ban

3.1 Tujuan dan Jabatan

Mengontrol penerimaan barang atas purchasing (pembelian) dari supplier dan melakukan pendistribusian ke mekaik untuk memastikan ketersediaan ban siap pakai di gudang kecil

3.2 Tanggung Jawab Utama

3.2.1 Ketersediaan Ban Siap Pakai

Mengontrol perakitan ban oleh mekanik dan mempercepat pendistribusian ban dari gudang besar ke mekanik untuk memastikan ketersediaan ban siap pakai.

3.2.2 Kesesuaian Fisik Dengan Data

Melakukan pengecekan jumlah barang yang diterima dalam hal kesesuaian antara fisik dan nota/surat jalan untuk memastikan kesesuaian stock fisik dengan data

3.3 Kewenangan

3.3.1 Mendistribusikan ban dari gudang besar ke gudang kecil

4. Supervisor Logistik

4.1 Supervisor Trial, Control & Data 4.1.1 Tujuan dan Jabatan

Kontrol, analisa, dan membuat laporan logistik untuk memastikan keakuratan sistem input & output data logistik serta memberikan feedback ke pimpinan atas pemakaian barang baru yang ditrial

4.1.2 Tanggung Jawab Utama

4.1.2.1 Laporan Hasil Trial Barang Baru

Menganalisa pemakaian barang baru (trial) dalam hal apakah barang baru dapat dilanjutkan pemakaiannya atau tidak untuk memastikan keakuratan laporan analisa pemakaian barang

(21)

4.1.2.2 Kesesuaian Fisik Barang dan Data

Mengelola, mengembangkan, dan mengontrol sistem masuk dan keluarnya barang dengan cara melaksanakan stock opname secara rutin untuk memastikan kesesuaian fisik barang dengan data

4.1.2.3 Otorisasi Harga Pembelian

Mengontrol dan menganalisa otorisasi harga dari purchasing untuk memastikan harga yang diajukan purchasing bisa diterima dan diinput dalam sistem

4.1.2.4 Penyusunan Budget Logistik

Membuat budget logistik setiap bulan untuk memastikan kesesuaian budget dengan pengeluaran

4.1.2.5 Pengembangan SDM

Mengarahkan, mengontrol dan mengevaluasi hasil kerja bawahan untuk memastikan SDM kompeten

4.1.3 Kewenangan

4.1.3.1 Menyetujui dan menolak harga pembelian barang yang diajukan purchasing

4.1.3.2 Meminta pertanggungjawaban kepada pihak terkait adanya selisih yang ditemukan

4.2 Supervisor Inventory dan Purchasing 4.2.1 Tujuan dan Jabatan

Mengelola, merencanakan, dan mengontrol barang yang ada di logistik untuk memastikan pemenuhan permintaan spare part Teknik serta menyeimbangkan cost belanja dan pemakaian Teknik

4.2.2 Tugas dan Tanggung Jawab 4.2.2.1 Pemenuhan SPB

Melakukan optimalisasi pemenuhan SPB yang berupa part baru / service / rakit untuk memastikan pemenuhan SPB

(22)

4.2.2.2 Efisiensi Purchase

Melakukan pembelanjaan part sesuai dengan kebutuhan dan segera dipakai sehingga tidak ada residu/part lama terpakai untuk memastikan efisiensi purchase

4.2.2.3 Meningkatkan Part Type Rakitan

Melakukan penghematan biaya belanja serta medorong optimalisasi bagian rekondisi untuk memastikan peningkatan pemakaian part tipe rakit

4.2.2.4 Meminimalisir Part Re-Doing

Melakukan teguran / peringatan pada supplier yang tidak memenuhi kewajibannya secara kualitas untuk meminimalisir part re-doing

4.2.3.1 Mengajukan otorisasi kepada Manager Logistik 4.2.3.2 Menyetujui atau menolak SPPU yang tidak lapor 4.2.3.3 Negosiasi solkusi dengan Dept. Teknik

4.3 Supervisor Tire Production 4.3.1 Tujuan dan Jabatan

Melakukan pengecekan data stock ban serta mengatur permintaan dan biaya pemakaian ban untuk memastikan kecepatan dan pemenuhan ban ready stock

4.3.2 Tugas & Tanggung Jawab 4.3.2.1 Efisiensi Biaya

Menentukan pemenuhan permintaan ban sesuai kondisi (baru, vulkanisir, BBP) dan mengalokasikan ban/ velg yang masih dapat divulkanisir untuk memastikan efisiensi biaya

(23)

4.3.2.2 Pemenuhan Permintaan Ban

Menganalisa dan mengatur permintaan ban sesuai dengan data ban di armada untuk memastikan pemenuhan permintaan ban

4.3.2.3 Kesesuaian Data dengan Stock Gudang Sesuai fisiknya Memastikan stock gudang sesuai dengan data dan fisik setelah permintaan diinput oleh operator untuk memastikan data stock gudang sesuai dengan fisik

4.3.3.1 Menentukan pemenuhan ban

4.3.3.2 Menentukan barang yang di klaim kepada pihak supplier 4.3.3.3 Menolak pembelian barang yang berkualitas

4.3.3.4 Mendelegasikan tugas kepada Staff

4.4 Supervisor Service

4.4.1 Tujuan dan Jabatan

Mengontrol biaya pemakaian dan pemenuhan kebutuhan ban dan oli serta melakukan stock opname untuk memastikan ketersediaan stock ban dan oli juga kecepatan pelayanan penggantian oli dan ban

4.4.2 Tugas & Tanggung Jawab 4.4.2.1 Efisiensi Biaya

Melakukan analisa permintaan ban dan oli yang terpasang serta memperbanyak bahan vulkanisir untuk meminimalisir anggaran biaya.

(24)

4.4.2.2 Kecepatan Pelayanan

Mengontrol lama permintaan ban dan oli armada yang masuk workshop untuk memastikan kecepatan waktu kerja sesuai dengan standart time

4.4.2.3 Ketersediaan Stock Oli

Mengontrol pemakaian oli harian, stok fisik oli, permintaan oli dari cabang, pengiriman oli ke cabang, persediaan oli tiap harinya, dan melakukan stock opname untuk memastikan ketersediaan stock oli

4.4.2.4 Ketepatan Waktu Pengisian Oli

Mengontrol kilometer oli terpasang, mengecek armada yang kilometer olinya belum diganti, dan melakukan penggantian kilometer oli yang lebih dari yang ditentukan untuk memastikan kilometer oli tidak melebihi batas yang ditentukan

4.4.3.1 Menyetujui pergantian oli yang dicampuri solar atau air 4.4.3.2 Menyetujui penggantian dan penambahan oli dna filter 4.4.3.3 Menyetujui permintaan ban

4.4.3.4 Menyetujui permintaan lembur mekanik ban dan oli 4.4.3.5 Mengadakan briefing rutin

5.

Staff Logistik

5.1 Staff Counter

5.1.1 Tujuan dan Jabatan

Melaksanakan proses pengeluaran spare part, memberikan informasi ketersediaan spare part, mengontrol kesesuaian data SHS untuk percepatan proses pengeluaran spare part yang diminta mekanik

(25)

5.1.2 Tugas & Tanggung Jawab

5.1.2.1 Kecepatan pelayanan kepada mekanik

Melakukan pengontrolan SPB yang masuk dan memberitahukan kepada picker agar dilakukan pengambilan sert penginputan spare part untuk memastikan kecepatan pelayanan kepada mekanik

5.1.2.2 Ketepatan permintaan sparepart

Melakukan pengecekan ketersediaan spare part sesuai permintaan mekanik untuk memastikan ketepatan permintaan spare part

5.1.2.3 Kecepatan retur pakai sparepart

Melakukan penginputan dan pengembalian spare part ke rak untuk memastikan kecepatan retur pakai spare part

5.1.2.4 Mengurangi Jumlah Komplain

Memberikan informasi kepada tim purchasing agar tidak melakukan pembelian spare part terkait komplain dari Departemen Teknik untuk mengurangi jumlah komplain Teknik

5.1.3 Kewenangan -

5.2 Staff Data Serah Terima 5.2.1 Tujuan dan Jabatan

Melakukan pengecekan data armada dan ban terpasang untuk memastikan keakuratan data serah terima armada

5.2.2 Tugas dan Tanggung Jawab

5.2.2.1 Kesesuaian data sistem dan fisik

Melakukan pengecekan kesesuaian ban yang terpasang dengan data di sistem untuk memastikan kesesuaian data di sistem dan fisik

(26)

5.2.3 Kewenangan

5.2.3.1 Melakukan klarifikasi terhadap pengemudi mengenai kesesuaian serah terima fisik dengan sistem

5.3 Staff Inputter

Melakukan penginputan dan posting part number (spare part, peralatan, dan tools) untuk memastikan keakuratan data inputan part number

5.3.3.1 Penginputan data part number

Melakukan penginputan dan posting data part number ke dalam sistem sesuai dengan standart waktu yang telah ditentukan untuk memastikan kecepatan penginputan data part number

5.3.3.2 Kesesuaian nota part number dengan sistem

Mengelola dan melakukan pengecekan kesesuaian antara nota part number dengan sistem untuk memastikan kesesuaian nota part number dengan sistem

5.3.3.3 Kesuaian nota dengan purchase

Melakukan pengecekan kesesuaian antara jumlah, harga, merk, nama supplier dengan nota yang ada untuk memastikan kesesuaian antara nota dengan purchase orde

5.3.3.1 Menolak atau mengembalikan nota yang tidak sesuai dengan PO (yang meliputi harga, merk dan jumlah barang)

5.3.3.2 Menolak atau mengembalikan nota ke picker pembelian apabila terdapat penulisan part number yang salah dan tidak sesuai

5.3.3.3 Melakukan penginputan ulang apabila terjadi kesalahan dalam penginputan

(27)

5.4 Staff Kontrol Ban

Melakukan pengontrolan ban (BBP, Vulkanisir, Afkir) dan mengumpulkan bahan vulkanisir untuk memastikan keakuratan kondisi ban dan ketersediaan bahan vulkanisir.

5.4.2.1 Ketersediaan bahan vulkanisir

Melakukan pengumpulan bahan vulkanisir yang telah dibuka velgnya untuk memastikan ketersediaan bahan vulkanisir 5.4.2.2 Pemenuhan ban vulkanisir siap pakai

Melakukan pengecekan nomor ban dan hasil dari vulkanisir ban yang dikirim dari supplier untuk memastikan pemenuhan ban vulkanisir siap pakai

5.4.2.3 Keakuratan kondisi ban

Melakukan pengecekan nomor dan kondisi ban BBP, vulkanisir, dan afkir untuk memastikan keakuratan kondisi ban (ban dapat dipakai lagi atau tidak

5.4.3 Kewenangan -

5.5 Staff Purchasing Lokal 5.5.1 Tujuan dan Jabatan

Melakukan pengecekan dan membuat PO, menghubungi supplier serta menegosiasi harga dan order barang untuk memastikan ketepatan waktu dan ketersediaan sparepart, oli, alat, dan ban

5.5.2 Tugas dan Tanggung Jawab 5.5.2.1 Kesesuaian PO dan Nota

Melakukan pengecekan barang dan kesesuaian antara PO dengan nota untuk memastikan kesesuaian antara PO dengan barang

(28)

5.5.2.2 Kesesuaian Pembelian dan budget

Melakukan pengecekan dan pengontrolan harga untuk memastikan kesesuaian antara budget dengan pembelian barang /sparepart

5.5.3.1 Melakukan negosiasi dengan pihak supplier 5.5.3.2 Pencarian supplier baru yang recommend

5.6 Staff Purchasing Part 5.6.1 Tujuan dan Jabatan

Membuat part number baru, membuat perencanaan estimasi biaya pengaktifan armada, dan menentukan harga penawaran barang dari supplier ke sistem untuk memastikan keakuratan dan kecepatan penginputan data ke system

5.6.2.1 Keakuratan deskripsi part number

Melakukan update deskripsi part number yang belum sesuai dengan standart untuk memastikan keakuratan deskripsi part number

5.6.2.2 Pemenuhan part number baru

Membuat part number baru apabila ada permintaan barang yang belum ada part numbernya untuk memastikan pemenuhan part number baru

5.6.3.1 Mengganti part number yang diminta dengan part number yang sejenis

(29)

5.7 Staff Recondition

Melakukan pengecekan spare part bekas dan pendataan spare part yang dapat dijadikan sebagai bahan rakit untuk memastikan ketersediaan barang yang dapat dirakit

5.7.2.1 Ketersediaan barang rakitan

Melakukan pengecekan spare part bekas dan pendataan spare part yang dapat dijadikan sebagai bahan rakit untuk memastikan ketersediaan barang yang dapat dirakit

5.7.3 Kewenangan -

5.8 Staff Selling, Old Iron, Ban & Oli 5.8.1 Tujuan dan Jabatan

Melakukan pengecekan dan penjualan barang-barang bekas (besi, ban, dan oli) serta melakukan penginputan barang-barang rakit untuk memastikan ketersediaan tempat barang bekas dan keakuratan data barang rakitan

5.8.2.1 Ketepatan waktu penjualan barang bekas dan ketersediaan tempat barang bekas

Menerima barang bekas dari counter barang bekas dan berkoordinasi dengan vendor luar dan treasury sebagai saksi penjualan untuk memastikan penjualan terlaksana dan ketersediaan tempat barang bekas terpenuhi

5.8.2.2 Keakuratan data rakitan

Menerima form rakit dari staff rakit dan melakukan penginputan data barang rakit ke dalam sistem untuk memastikan keakuratan data rakit

(30)

5.8.2.3 Keakuratan kondisi barang

Melakukan pengecekan dan pemilahan barang-barang afkir (ban) untuk memastikan kembali kondisi barang benar- benar afkir

5.8.3 Kewenangan -

5.9 Staff Trial & Control Used Part 5.9.1 Tujuan dan Jabatan

Mengecek, mengontrol, dan menganalisa barang bekas (barang rakitan) serta membuat laporan persediaan dan pemakaian barang untuk memastikan ketersedian stock barang

5.9.2.1 Kesesuaian tock dengan system

Melakukan stock opname dan mengecek kesesuaian antara stock fisik bahan rakit dengan sistem serta melakukan analisa jika terdapat ketidaksesuaian stock untuk memastikan kesesuaian stock dengan sistem

5.9.2.2 Laporan pemakaian dan persediaan barang

Mengelola dan melakukan analisa pemakaian barang serta persediaan barang dalam satu bulan untuk memastikan keakuratan laporan pemakaian dan persediaan barang

5.9.2.3 Laporan penjualan barang bekas

Mengawasi dan melakukan penginputan penjualan barang bekas (spare part, oli, dan alat) untuk memastikan keakuratan laporan penjualan barang bekas

5.9.2.4 Laporan barang bekas belum kembali

Melakukan penginputan barang bekas yang belum kembali untuk memastikan keakuratan laporan barang bekas belum kembali.

(31)

5.6.3.2 Menolak menginput barang bekas jika barang tidak sesuai

5.10 Staff Trial, Control Data Inventory Part & Tools 5.10.1 Tujuan dan Jabatan

Mengontrol, menganalisa, dan membuat laporan persediaan, pembelian, pemakaian, penjualan, dan mutasi part, oli, alat, solar, dan tools untuk memastikan ketepatan waktu dan keakuratan laporan

5.10.2 Tugas dan Tanggung Jawab

5.10.2.1 Kesesuaian fisik barang dengan data

Melaksanakan stock opname secara rutin untuk memastikan kesesuaian fisik barang dengan data

5.10.2.2 Ketepatan waktu dan keakuratan laporan

Mengontrol dan menganalisa transaksi keluar masuk untuk memastikan ketepatan waktu dan keakuratan laporan persediaan, pembelian, pemakaian, penjualan, dan mutasi 5.10.2.3 Kesesuaian inputan dengan fisik nota

Melakukan pengecekan kesesuaian antara inputan sistem dengan fisik nota serta melakukan koreksi apabila terjadi kesalahan untuk memastikan kesesuaian inputan dengan fisik nota

5.10.2.4 Arsip Logistik

Mengelola dan mengarsip file nota, purchase order, serta laporan untuk memastikan ketersediaan data logistik

5.6.3.3 Melakukan koreksi inputan nota 5.6.3.4 Memutasi barang secara system

5.6.3.5 Mengoreksi dan menginput ulang kesalahan inputan pemakaian

(32)

5.11 Staff Used Part Perakitan Internal 5.11.1 Tujuan dan Jabatan

Melakukan pemilahan dan perakitan spare part yang dapat dirakit untuk memastikan ketersediaan part rakitan

5.11.2.1 Ketersediaan part rakitan

Melakukan pemilahan dan perakitan part dengan melihat kondisi part yang akan dirakit sesuai dengan permintaan dan untuk memastikan ketersediaan part rakitan

5.11.2.2 Peralatan logistik siap pakai

Melakukan perbaikan peralatan yang ada di logistik seperti, mesin buka ban, mesin forklif, mobil beli solar DAF dan L300 untuk memastikan perlatan logistik siap pakai

5.11.3.1 Memilih dan memilah sparepart yang bisa dilakukan perakitan

5.12 Staff Used Part Service Bengkel Luar 5.12.1 Tujuan dan Jabatan

Melakukan pemilahan dan penginputan spare part yang dapat diservis kembali untuk memastikan ketersediaan part servis (BBP)

5.12.2.1 Ketersediaan part service

Melakukan pemilahan barang yang dapat diservis kembali dan untuk memastikan ketersediaan sparepart pada gudang logistik.

(33)

5.12.2.2 Keakuratan data barang service

Melakukan penginputan barang servis (BBP) yang menggunakan bahan dari stok gudang spare part untuk memastikan keakuratan data barang servis

5.11.3.2 Memilih sparepart yang perlu untuk di service

5.11.3.3 Membagi jenis pekerjaan service sparepart kepada vendor

5.13 Staff Inventory Tools

5.13.1 Tujuan dan Jabatan

Mengelola dan mengontrol data tools serta mendistribusikan tools kepada pengemudi sesuai prosedur untuk memastikan pemenuhan kebutuhan tools

5.13.2 Tugas dan Tanggung Jawab 5.13.2.1 Pemenuhan Tools

Melakukan pengecekan stock berdasarkan data di sistem dan fisik, mengecek masa pakai tools, mendistribusikan tools sesuai permintaan pengemudi, membuat rekomendasi BA apabila masa pakai belum habis, serta mengajukan PO sesuai standart stock untuk memastikan pemenuhan tools 5.13.2.2 Laporan bulanan armada melengkapi

Mengelompokkan data armada yang melengkapi tools dalam satu bulan untuk memastikan keakuratan laporan bulanan armada melengkapi

5.13.2.3 Job order servise dan rakit tools

Membuat job order servis dan rakit tools bekas yang sudah dipilah oleh picker untuk memastikan ketepatan job order servis dan rakit tools

(34)

5.13.2.4 Pemenuhan tools cabang

Membuat mutasi stock dan penginputan pemakaian cabang untuk memastikan pemenuhan kebutuhan tools cabang

5.13.3.1 Menyetujui atau menolak permintaan tools yang datanya tida lengkap

6. Staff Picker

6.1 Staff Picker Gudang Oli 6.1.1 Tujuan Jabatan

Menyediakan dan mengecek stock (oli,solar,stempet), mengontrol keluar masuk barang, menginput SPB dari mekanik, serta melayani permintaan mekanik untuk memastikan ketersediaan stock oli, solar, dan stempet

6.1.2.1 Ketersediaan oli, solar dan stempet

Melakukan pengecekan stock oli, stempet dan berkoordinasi dengan bagian purchasing dalam hal pemenuhan kebutuhan stock serta melakukan pembelian solar untuk memastikan ketersediaan stock oli, solar, dan stempet

6.1.2.2 Kesesuaian jumlah barang masuk dan keluar

Menerima barang pembelian dari pihak purchasing dan membawa barang tersebut ke gudang serta melakukan pengontrolan keluar masuknya barang ke cabang untuk memastikan kesesuaian jumlah barang masuk dan keluar 6.1.2.3 Keakuratan inputan SPB

Menerima SPB dari mekanik dan melakukan penginputan dan posting data SPB untuk memastikan keakuratan inputan SPB

(35)

6.1.2.4 Pemenuhan kebutuhan mekanik

Melayani permintaan mekanik (oli, solar, dan stempet) sesuai dengan SPB untuk memastikan pemenuhan kebutuhan mekanik

6.1.3.1 Mengajukan surat order permintaan solar.

6.2 Staff Picker Part

6.2.1 Tujuan Jabatan

Mengontrol keluar masuk dan persediaan spare part serta mendistribusikan spare part untuk memastikan kelancaran distribusi permintaan pusat dan cabang serta penyajian data stock spare part

6.2.2.1 Kelancaran distribusi sparepart

Mengambil spare part dari rak lokasi ke rak center / transisi sesuai dengan SPB departemen Teknik atau permintaan cabang untuk memastikan kelancaran distribusi spare part

6.2.2.2 Ketersediaan stock sparepart

Menuliskan pemesanan spare part di buku PO Manual dan meretur spare part dari departemen Teknik untuk memastikan ketersediaan stock spare part

6.2.3 Kewenangan -

6.3 Staff Picker Pembelian 6.3.1 Tujuan Jabatan

Melakukan pengecekan nota dan mengidentifikasi part yang meliputi quantity, merk, part number, kualitas, memberi label, serta memasukkan ke rak untuk memastikan kesesuaian barang yang datang dan peletakan barang ke rak sesuai dengan part number.

(36)

6.3.2.1 Kesesuaian barang dengan nota

Melakukan pengecekan kesesuaian barang yang datang dengan nota untuk memastikan kesesuaian barang dengan nota

6.3.2.2 Kecepatan dan ketepatan memasukan barang ke rak Memasukkan barang ke rak stok spare part sesuai dengan part number yang ada untuk memastikan ketepatan memasukkan barang ke rak stok

6.3.2.3 Ketepatan fisik barang

Melakukan pengecekan kualitas barang, merk barang, dan jumlah barang yang sesuai di daftar order untuk memastikan ketepatan fisik barang

6.3.3.1 Mengganti part number yang diminta dengan part number yang sejenis

7. Staff Operator

7.1 Staff Operator Ban 7.1.1 Tujuan Jabatan

Melakukan pengecekan data nomor ban turun serta melakukan pengirderan dan penginputan nomor ban pengganti untuk memastikan kesesuaian antara fisik ban dengan inputan

7.1.2.1 Keakuratan data nomor ban

Melakukan pengecekan secara terperinci antara fisik nomor ban dengan sistem serta menginput data nomor ban berdasarkan data dari picker ban untuk memastikan keakuratan data nomor ban

(37)

7.1.2.2 Ketepatan mutasi data nomor ban

Melakukan proses mutasi nomor ban berdasarkan laporan dari pengemudi untuk memastikan ketepatan mutasi data nomor ban

7.1.2.3 Ketepatan stock ban

Melakukan pengecekan ulang secara keseluruhan antara data ban keluar dengan stock untuk memastikan ketepatan stock ban

7.1.3.1 Berhak menentukan ban pengganti (baru / vulkanisir / BBP) berdasarkan umur ban jika Supervisor tidak berada ditempat.

7.2 Staff Operator Forklift 7.2.1 Tujuan Jabatan

Melakukan pengangkutan dan pemindahan barang di area perusahaan untuk memastikan pemenuhan kebutuhan pengangkutan dan pemindahan barang dari user

8.1.2.1 Pengangkutan dan pemindahan barang

Melakukan pengangkutan dan pemindahan barang yang diminta oleh user menggunakan forklief serta melakukan perawatan forklief untuk memastikan pemenuhan kebutuhan pengangkutan dan pemindahan barang di area perusahaan

(38)

8. Kepala Regu (Karu) 8.1 Karu Ban & Oli

Menganalisa pemakaian dan kondisi ban + oli armada serta melakukan pengecekan ban yang dikeluarkan dari gudang untuk memastikan kecepatan waktu pemasangan ban

8.1.2.1 Analisa pemakaian ban dan oli

Menganalisa dan mengecek kondisi dan kualitas ban serta oli sebelum terpasang, setelah pemasangan, serta yang terpasang di armada untuk memastikan kondisi ban dan kualitas oli

8.1.2.2 Ketepatan pemasangan ban

Menentukan posisi ban yang akan dirotasi atau diganti untuk memastikan ketepatan pemasangan ban

8.1.2.3 Jumlah complain kondisi ban

Melakukan analisa kerusakan ban yang habis sebelum waktunya dalam kondisi abnormal untuk memastikan kondisi ban layak pakai

8.1.2.4 Pengembangan SDM

8.2 Karu Inventory Part & Tools 8.2.1 Tujuan Jabatan

Merencanakan, mengelola, dan mengontrol ketersediaan part dan tools untuk memastikan pemenuhan spare part Departemen Teknik.

(39)

8.2.2 Tugas dan Tanggung Jawab 8.2.2.1 Ketersediaan Stock

Mengelola dan mengontrol pemenuhan barang dengan memaksimalkan stock barang yang ada untuk memastikan ketersediaan stock barang

8.2.2.2 Kecepatan waktu pelayanan

Melayani kebutuhan Dep. Teknik dalam hal pemenuhan spare part dengan waktu pelayanan yang secepat mungkin untuk memastikan kecepatan pelayanan SPB teknik

8.2.3.1 Menyetujui atau menolak PO Gudang

8.2.3.2 Menyetujui atau menolak permintaan teknik tanpa adanya barang bekas

8.2.3.3 Menyetujui atau menolak item – item dengan harga mahal yang tidak disertai dengan tand atangan Manager

8.3 Karu Purchasing

Melakukan perencanaan pengadaan dan pembelian barang, mengontrol harga, dan mengurus dokumen import untuk memastikan ketepatan waktu kedatangan barang dan ketersediaan barang baik import maupun local

8.3.2.1 Ketepatan waktu kedatangan barang import

Mengelola dokumen import dan melakukan proses pengeluaran barang import dari bandara atau pelabuhan untuk memastikan ketepatan waktu kedatangan barang.

(40)

8.3.2.2 Kesesuaian pembelian barang dengan budget

Melakukan kontrol harga pembelian barang untuk memastikan pembelian barang sesuai dengan budget yang telah ditentukan

8.3.2.3 Ketersediaan barang baik import maupun lokal dan kesesuaian barang dengan PO

Merencanakan pengadaan dan pembelian barang baik import maupun lokal sesuai dengan PO untuk memastikan ketersediaan barang dan kesesuaian pembelian dengan PO

8.3.3.1 Melakukan proses negosiasi barang 8.3.3.2 Menentukan kode barang import 8.3.3.3 Mencari Supplier baru

8.3.3.4 Melakukan perhitungan pengeluaran biaya import

8.4 Karu Used Parts

Merencanakan dan mengontrol kebutuhan used part dan penjualan barang bekas untuk memastikan ketersediaan used part (rakit,service,kanibal) dan ketersediaan ruang pengembalian barang bekas

8.4.2 Tugas dan Tanggung Jawab 8.4.2.1 Ketersediaan Used Part

Mengontrol stock used part dan mengarahkan staff dalam hal penyediaan used part untuk memastikan pemenuhan ketersediaan used part

(41)

8.4.2.2 Ketersediaan Tempat Barang Bekas

Mengontrol tempat barang bekas dan menghubungi vendor rosok dalam hal pembelian rosok untuk memastikan ketersediaan tempat barang bekas

8.4.3.1 Menyetujui dan menolak hasil rakitan dan service yang dikerjakan

8.4.3.2 Menolak permintaan rakit dan service dari gudang dan teknik

9. Mekanik

9.1 Mekanik Ban

Melakukan pengecekan dan pengorderan ban armada serta melakukan rotasi ban untuk memastikan kecepatan waktu service armada sesuai dengan standart time

9.1.2 Tugas dan Tanggung Jawab 9.1.2.1 Ban yang siap pakai

Memeriksa kondisi ban yang tidak layak pakai, melakukan pengorderan, serta mengecek tekanan angin ban untuk memastikan ban siap pakai

9.1.2.2 Ketepatan waktu pemasangan ban

Melakukan rotasi posisi dan pemasangan ban armada sesuai dengan standart time untuk memastikan ketepatan waktu pemasangan ban

(42)

9.2 Mekanik Oli

Memeriksa, menambah, dan menganti oli serta filter untuk memastikan kecepatan dan ketepatan jadwal service oli armada

9.2.2.1 Memastikan oli kondisi baik

Melakukan pengecekan kondisi oli armada dengan cara memeriksa ketinggian dan kelayakan oli (oli mesin, oli stir, oli transmisi, oli garden, oli planetary gear, oli kopling) untuk memastikan oli dalam kondisi baik dan siap dipakai

9.2.2.2 Ketepatan waktu penggantian oli dan filter

Melakukan penggantian oli dan filter sesuai dengan kebutuhan armada serta melakukan greasing pada head dan bed (inveten) untuk memastikan ketepatan waktu penggantian oli dan filter

9.2.2.3 Armada siap jalan

Melakukan checking ulang pemasangan filter dan kondisi sebelum armada jalan serta memberikan catatan armada kepada KaRu untuk meminimalisir kerusakan akibat kebocoran oli maupun kesalahan pemasangan filter

9.3 Mekanik Perakitan Ban 9.3.1 Tujuan Jabatan

Membuka ban lama dan melakukan perakitan ban baru sesuai dengan prosedur yang ada untuk memastikan ketersediaan ban yang siap pasang (ready stock)

(43)

9.3.2.1 Ketersediaan ban siap pakai

Membuka ban yang rusak dan melakukan perakitan ban baru untuk memastikan ketersediaan ban siap pasang 9.3.2.2 Kecepatan pelayanan

Melakukan pergantian ban dalam yang bocor, memasang ban vulkanisir, dan menyediakan ban BPP sesuai permintaan Teknik untuk memastikan kecepatan pelayanan ke Departemen Teknik

-

(44)

BAB III

PROSEDUR KERJA

A. PROSEDUR OPERASIONAL 1. Pembelian Barang Logistik

1. 1 PO (Purchasing Order) Barang Supplier

1.1.1 Staff Purchasing melakukan pengecekan system untuk SPB yang tidak terlayani (cek purchase proposal) pada lognew scr.814 dan Pengecekan persediaan Stok pada gudang logistik (cek history) pada lognew scr.816

1.1.2 Staff Purchasing melakukan pemilihan supplier dan melakukan Pengecekan harga, Qty, kualitas barang (lokal/impor)

1.1.3 Staf Purchasing mengajukan kepada manager & direktur logistik untuk list supplier (Harga , Qty , Kualitas barang)

1.1.4 Manager & Direktur Logistik memberikan keputusan untuk supplier yang dipilih untuk melakukan order barang dan memberikan otorisasi biaya (melebihi harga MAX pada system lognew scr,475) 1.1.5 Staff Purchasing melakukan konfirmasi kepada supplier (lokal /

import) untuk purchase order barang (email/fax) dengan melampirkan detail PO inputan dari Lognew scr.413

1.1.6 Supplier melakukan serah terima barang, invoice, surat jalan dan PO kepada Staff Purchasing terkait dengan pembelian barang.

1.1.7 Staff Purchasing terima barang, invoice, surat jalan, PO dari supplier dan diserahterimakan kembali kepada picker untuk dilakukan pengecekan fisik dengan kesesuaian PO Awal

1.1.8 Picker melakukan pengecekan untuk fisik barang dengan PO permintaan awal dan dimonitoring oleh Supervisor Inventory, jika tidak sesuai dilakukan return, dengan mengisi nota reture

1.1.9 Picker memberikan labeling (penomoran) untuk barang yang sudah dilakukan pengecekan dan menempatkan pada rak sesuai dengan nama barang dan lokasi

(45)

1.1.10 Picker melakukan serah terima dengan admin data untuk dilakukan penginputan invoice (Invoice , Surat Jalan, TT, PO) 1.1.11 Admin data terima dokumen dan melakukan penginputan pada

system Lognew scr.413 untuk sparepart, oli dan solar, scr.421 untuk input invoice sparepart, scr.422 untuk invoice oli , scr.426 untuk invoice solar, scr.311 untuk ban & alat , scr.322 untuk input invoice ban dan scr.321 untuk invoice alat sesuai dengan jenis part yang dibeli/datang (sparepart , alat, ban)

1.1.12 Admin data melakukan pengecekan ulang untuk inputan sebelum melakukan postingan kedalam system untuk persediaan, jika ada kesalahan konfirmasi kepada IT untuk dilakukan pembetulan.

1.1.13 Setelah selesai pengecekan, admin data melakukan posting untuk update stock persediaan gudang logistik pada Lognew scr.424 (invoice) , scr.425 (buku besar sparepart , oli & solar), scr.324 (invoice), scr.325 (buku besar ban & alat)

1.1.14 Admin Data lakukan pengarsipan dokumen pembelian barang supplier.

1.1.15 Staff Purchasing melakukan evaluasi kinerja supplier berdasarkan Standart Evaluasi Kinerja Supplier

1.1.16 Jika terdapat retur dalam pembelian Sparepart, Staf Purchasing membuat nota retur

1. 2 Retur Barang Supplier

1.2.1 Picker melakukan pencatatan atas barang yang tidak sesuai dengan PO ataupun invoice pada buku retur (diisi nama barang / part number, Nomor nota, tanggal nota dan alasan barang retur) 1.2.2 Picker mengajukan validasi buku retur kepada Supervisor

Purchasing

1.2.3 Supervisor Purchasing melakukan pengecekan terhadap buku retur yang dibuat oleh picker dan memberikan validasi pada buku retur

(46)

1.2.4 Picker melakukan packing untuk barang yang akan di retur kepada supplier danm konfirmasi purchasing untuk barang yang diretur jika sudah siap

1.2.5 Staff purchasing konfirmasi kepada supplier untuk barang yang tidak sesuai dengan invoice / PO

1.2.6 Staff purchasing melakukan pengiriman barang retur melalui paketan jasa pengiriman yang sudah ditentukan

1.2.7 Staff Purchasing memberikan surat / nota bukti pengiriman kebagian admin data (Buku retur yang berisikan no. resi pengiriman dan cap stempel tanda bukti pengiriman)

1.2.8 Admin data input retur barang , posting untuk megurangi persediaan stock gudang pada Lognew scr 451 dan pengarsipan

2. Gudang Logistik

2.1 Penerimaan Barang / Sparepart

2.1.1 Picker gudang menerima barang dari supplier dan memverivikasi dengan surat jalan dan PO pembelian

2.1.2 Picker gudang memberi part number / labelling yang sesuai dengan persediaan sparepart dan meletakan pada rak / tempat yang sudah disediakan

2.1.3 Admin data terima dokumen dan melakukan penginputan pada system Lognew scr.413 untuk sparepart, oli dan solar, scr.421 untuk input invoice sparepart, scr.422 untuk invoice oli , scr.426 untuk invoice solar, scr.311 untuk ban & alat , scr.322 untuk input invoice ban dan scr.321 untuk invoice alat sesuai dengan jenis part yang dibeli/datang (sparepart , alat, ban)

2.1.4 Admin data melakukan pengecekan ulang untuk inputan sebelum melakukan postingan kedalam system untuk persediaan, jika terjadi kesalahan pengajuan kepada IT untuk dilakukan pembetulan

(47)

2.1.5 Setelah selesai pengecekan, admin data melakukan posting untuk update stock persediaan gudang logistik pada Lognew scr.424 (invoice) , scr.425 (buku besar sparepart , oli & solar), scr.324 (invoice), scr.325 (buku besar ban & alat)

2.2 Penyimpanan Barang / Sparepart

2.2.1 Picker gudang menempatkan barang sesuai dengan kode lokasi sparepart

2.2.2 Picker gudang melakukan pencatatan barang pada kartu stock persediaan barang gudang secara manual

2.3 Penyerahan Barang / Sparepart

2.3.1 Counter barang bekas terima SPB dan barang serta memeriksa, memastikan, pengecekan kesesuaian fisik barang dengan permintaan

2.3.2 Counter barang bekas input, posting pengembalian barang bekas

& print-out tanda terima barang bekas pada lognew scr.661

2.3.3 Counter barang bekas mengelompokkan barang bekas atas rujukan dari Departemen Teknik secara visual.

2.3.4 Bagian rekondisi (counter barang bekas) memberikan identifikasi barang rebuild dan barang rusak.

2.3.5 Spv Used Part membuat Job Order

2.3.6 Admin data Logistik input barang yang telah selesai di rebuild di pada system dengan kode Barang Bekas Pakai ( BBP ).

2.3.7 Picker gudang mengisi kartu stock pengeluaran barang

2.3.8 Counter Logistik terima SPB dan TT barang bekas dari mekanik ,dan konfirmasi picker untuk permintaan sparepart

2.3.9 Pengambilan SPB pada counter, pengambilan sparepart dan menempatkan sparepart yang sudah diambil dalam rak / kotak / box untuk barang yang siap diserahkan.

(48)

2.3.10 Counter logistik melakukan penginputan SPB permintaan barang dan cetak/print out dokumen pengeluaran barang sesuai fisik barang pada Lognew scr.631

2.3.11 Penyerahan dokumen bukti pengeluaran barang yang sudah divalidasi counter gudang logistik kepada mekanik

2.3.12 Counter logistik melakukan pengarsipan dokumen SPB dan dokumen permintaan barang sebagai bukti pengeluaran barang.

2.3.13 Manager Logistik create laporan bulanan

3. Pergantian Ban & Oli Logistik

3.1 Pengemudi antri armada masuk Workshop logistik pada garasi luar (diluar hanggar) untuk pengajuan pembuatan pass masuk di loket pass masuk 3.2 Petugas Pass Masuk mengatur armada yang akan masuk workshop

pergantian Ban dan Oli sesuai dengan kategori pembagian line secara sistem dan melakukan pengecekan pada system Maintenance scr.222 (line monitor) scr.215 (master truck).

3.3 Petugas Pass Masuk melakukan penginputan, cetak Pass Masuk pada Maintrenance scr. 231 dan menyerahkan Pass Masuk pergantian Ban/ Oli armada kepada Driver Langsir untuk dilakukan serah terima armada yang akan masuk workshop.

3.4 Driver Langsir menuju pengemudi dan melakukan serah terima armada dengan pengemudi.

3.5 Pengemudi melakukan serah terima armada dengan driver langsir dan tanda tangan pada serah terima armada.

3.6 Setelah proses serah terima selesai dilakukan Driver Langsir membawa armada menuju workshop pergantian Ban / Oli armada sesuai dengan petunjuk yang ada pada pass masuk

3.7 Driver Langsir melakukan Serah terima armada dengan Karu yang bersangkutan pada workshop (menyertakan pass masuk) dan tanda tangan serah terima armada perbaikan