BAB II DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN PROVINSI
C. Perencanaan Beban Operasional
Setiap perusahaan/instansi harus menyiapkan suatu perencanaan, yang merupakan suatu usaha untuk merumuskan tujuan – tujuan dan menyusun program operasi yang lengkap dalam rangka mencapai tujuan tersebut. Termasuk pula proses penentuan strategi yang disusun untuk jangka panjang dan jangka pendek. Perencanaan menjadikan instansi tersebut lebih peka, dengan kata lain mampu menyesuaikan diri terhadap ancaman-ancaman dan peluang-peluang yang ada.
Perencanaan pada dasarnya adalah memilih alternatif-alternatif yang mungkin dilaksanakan dengan mempertimbangkan tujuan perusahaan serta sumber-sumber ekonomi yang dimiliki oleh perusahaan dan kendala-kendala yang dihadapi.
Menurut Husnan dan Pudjiastuti (2012 : 99) definisi perencanaan adalah : “Perencanaan adalah untuk memperkirakan posisi dan kondisi keuangan di masa yang akan datang dalam jangka pendek atau jangka panjang”.
Dengan disusunnya perencanaan maka manfaat yang akan diperoleh perusahaan adalah:
1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.
2. Membantu dalam kristalisasi penyesuaian pada masalah-masalah utama.
3. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.
4. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.
5. Memberi cara pemberian perintah untuk beroperasi .
6. Memudahkan dalam melakukan koordinasi antar organisasi.
7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.
8. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.
9. Menghemat waktu usaha dan dana.
Proses perencanaan beban opersional pada Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Sumatera Utara sama seperti perencanaan keuangan lainnya. Pertama sekali masing-masing sub bagian/bidang membuat usulan kegiatan disertai dengan jumlah dana yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Usulan belanja sub bagian/bidang ini dibahas bersama masing-masing bagian/bidang dan direktur terkait untuk mendapatkan usulan belanja bagian/bidang sesuai direktorat masing-masing. Kemudian usulan belanja bagian/bidang diserahkan kepada Sub Bagian Program dan Anggaran untuk dikompilasi dan dibahas dengan Kepala Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Sumatera Utara. Hasil dari pembahasan tersebut dituangkan dalam Rencana Bisnis dan Anggaran (RBA) Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Sumatera Utara yang akan ditetapkan oleh Kepala Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Sumatera Utara.
Berdasarkan RBA yang telah disesuaiakan tersebut, bagian anggaran menyusun dokumen pelaksanaan anggaran.
D.Penyusunan Anggaran Beban Operasional
Sistem penyusunan anggaran merupakan tahap perencanaan pengelolaansumber daya yang tependek jangka waktunya dan merupakan tahap perencanaan terakhir, sebelum pengelolaan sumber daya yang diimplementasikan. Oleh karena pada dasarnya organisasi perusahaan merupakan institusi pencipta kekayaan, penyusunan anggaran merupakan tahap penting dalam resource managementsystem.
Penyusunan anggaran pada dasarnya merupakan perencanaan penciptaan nilai (value creation), sehingga sistem penyusunan anggaran harus menjanjikan dihasilkannya laba memadai selama jangka waktu anggaran, agar organisasi perusahaan mampu memenuhi tujuannya menciptakan kekayaan. Oleh karena itu, sistem penyusunan anggaran disebut pula sebagai sistem perencanaan laba jangka pendek (short fun profit planning).
Secara ringkas prosedur penyusunan anggaran Beban Operasional Pada Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
1) Mengerjakan/mengedarkan formulir isian rencana kerja, rencana kebutuhan barang/alat, pegawai pada unit-unit kerja.
2) Menerima dan merekap isian formulir rencana kerja, rencana kebutuhan barang/alat dan pegawai.
3) Melaksanakan pembahasan intern dengan unti-unit kerja, rencana kerja, rencana kebutuhan barang/alat, pegawai untuk usulan prioritas sesuai urgensinya.
4) Menyusun rencana program anggaran, menyusun rencana bisnis anggaran.
5) Menghitung kebutuhan belanja pegawai, menghitung /alat, menghitung belanja modal, menghitung belanja pemeliharaan, menghitung belanja perjalanan dinas.
E.Pengendalian Beban Operasional
1.Konsep dasar sistem pengendalian
Pengendalian ( control ), sebagaimana hanya perencanaan (planning ) dan pengorganisasian ( Organizing ), merupakan salah satu fungsi yang vital dalam proses manajemen. Beban dapat dikatakan terkendali (dapat dikendalikan) jika manajer atau pekerja mempunyai kebijakan dalam keputusan terjadinyan beban atau secara signifikan dapat mempengaruhi jumlah beban dalam satu periode tertentu yang biasanya jangka pendek. Contoh, beban sewa dan asuransi untuk fasilitas pabrik biasanya dapat dikendalikan oleh supervisor took dan manajer divisi. Sebaliknya para karyawan biasanya dapat mengendalikan beban bahan dan beban tenaga kerja yang digunakan
dalam lingkungan kerja. Juga beban seperti beban advertensi dan bebanpemeliaraan yang biasanya berada pada lingkup produk atau divisi dibawah kendali manajer.
Menurut Hery (2015:159), Pengendalian internal adalah seperangkat kebijakan dan prosedur untuk melindungi asset atau kekayaan perusahaan dari segala bentuk tindakan penyalahgunaan, menjamin tersedianya informasi akuntansi perusahaan yang akurat, serta memastikan bahwa semua ketentuan (peraturan) hukum/undang-undang serta kebijakan manajemen telah dipatuhi atau dijalankan sebagaimana mestinya oleh seluruh karyawan perusahaan.
Menurut Mulyadi (2014: 163), sistem pengendalian intern didefinisikan sebagai berikut : “Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong terjadinya kebijakan manajemen. Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut, dengan demikian pengertian pengendalian intern tersebut berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer”.
Pengendalian Beban Operasional pada Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Sumatera Utara diadakan melalui anggaran.
Sebagaimana kita ketahui anggaran selain alat perencanaan juga sekaligus alat pengendalian. Evaluasi terhadap anggaran dimaksudkan untuk mengetahui kelemahan – kelemahan atau kesulitan – kesulitan dalam pelaksanaan. Apabila ada kelemahan maka diambil tindakan korektif untuk periode anggaran berikutnya. Namun evaluasi ini tidak hanya terbatas pada evaluasi akhir periode. Evaluasi atas anggaran untuk periode berjalan juga dilakukan. Perusahaan menganut prinsip fleksibilitas anggaran, artinya dalam rangka mengoptimalkan pencapaian rencana kerja selalu diadakan penyesuaian-penyesuaian terhadap alokasi pada beban anggaran. Untuk melakukan pengendalian terhadap anggaran Beban Operasional, penulis membandingkan anggaran dengan realisasinya dari semua perkiraan -perkiraan yang terdapat didalam anggaran beban operasi tersebut.
2.Pengendalian Beban Operasional
Langkah pertama yang sangat umum pengendalian Beban Operasional adalah pengelompokan beban menurut fungsi/aktivitas.
Adapun langkah – langkahnya sebagai berikut :
a. Penyusunananggaran Beban Operasional berdasarkan estimasi kebutuhan.
b. Pembebanan beban pada setiap fungsi.
c. Membuat anggaran Beban Operasional pada awal periode.
d. Mengalokasikannya secara tepat.
Pada Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Sumatera Utara aktivitas pengendalian juga dilakukan dengan cara:
1) Dalam transaksi belanja harus ada otorisasi, terutama untuk setiap pembelian.
2) Setiap surat pesanan pembelian harus didasarkan pada surat permintaan pembelian yang telah diotorisasi, dan setiap pembelian ditanggung jawabkan oleh panitia pengadaan. Selain itu pembuatan perincian beban barang yang dibeli harus sesuai dengan pagu, juga merupakan tanggung jawab panitia pengadaan.
3) Setiap penerimaan barang harus didasarkan pada surat pesanan pembelianyang telah diotorisasi dan hal ini merupakan tanggung jawab panitia penerimaan.
4) Bukti kas keluar atau setiap bukti pengadaan barang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap dan sah.
5) Setiap pencatatan keregister buku kas harus didukung dengan bukti kas keluar yang dilampiri dengan dokumen dukung yang lengkap.
6) Pertanggung jawaban penggunaan dana belanja dibuat secara periodik yaitu triwulan, semesteran, dan tahunan. Misalnya pembuatan LKAA (Laporan Kegiatan Alokasi Anggaran). LKAA merupakan laporan penggunaan dana anggaran yang disusun oleh bendahara pengeluaran.
7) Peninjauan kinerja secara periodik
F.Penyimpangan Beban Operasional
1.Analisa Penyimpangan Beban Operasional
Analisa penyimpangan melibatkan penggunaan penghubungan antara variabel yang masing-masing terdiri dari rangkaian data untuk dapat memantau sebab-sebab terjadinya penyimpangan.Analisa penyimpangan digunakan secara luas dalam pelaporan keuangan sering diaplikasikan menurut keadaan berikut :
a. Penyelidikan penyimpangan antara hasil aktual tahun berjalan dengan aktual tahun yang lalu, dimana tahun lalu dianggap sebagai tahun dasar.
b. Penyelidikan penyimpangan antara hasil aktual dengan beban standard, dimana beban standard diperlukan sebagai dasar pembanding.
c. Penyelidikan hasil aktual dengan susunan budget, dimana sasaran dasar pembanding.
Laporan budget (budget report), yaitu lapora n antara hasil realisasi dengan pelaksanaan budget, yang dilengkapi dengan berbagai analisa pembanding antara budget dengan realisasinya itu, sehingga diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, baik yang bersifat menguntungkan (favourable variance) terjadi bila angka realisasi lebih rendah dibandingkan dengan anggaran, maupun penyimpangan yang bersifat merugikan(unfavourable variance) terjadi bila angka realisasi lebih besar dibandingkan dengan anggaran., dapat
diketahui sebab – sebab terjadinya penyimpangan tersebut sehingga dapat ditarik beberapa kesimpulan dan beberapa tindak lanjut (follow up) segera perlu dilakukan.
Dari definisi diatas dapat diuraikan bahwa laporan perbandingan realisasi dan anggaran Beban Operasional adalah suatu laporan yang memuat Beban Operasional dalam bentuk angka – angka menurut anggaran yang diperbandingkan dengan angka – angka realisasi beban operasi atau menurut catatan akuntansi untuk melihat penyimpangan yang telah terjadi, serta mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan itu. Tujuan laporan tersebut adalah untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan, baik yang bersifat menguntungkan atau merugikan, sehingga dapat dijadikan sebagai dasar untuk mengambil tindakan koreksi yang perlu karena faktor penyebab terjadinya penyimpangan itu dapat disebabkan keadaan dari luar maupun keadaan dari dalam perusahaan/instansi itu sendiri. Untuk mengetahui pengendalian Beban Operasional yang dilakukan oleh Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Sumatera Utara Utara maka penulis mencoba menganalisis dengan membandingkan antara anggaran yang telah direncanakan dengan realisasi Beban Operasional yang telah berjalan atau lebih direncanakan dengan realisasi Beban Operasional yang telah berjalan atau telah terjadi pada tahun 2018.
Tabel 3.1 Rincian Anggaran dan Realisasi
Anggaran Realisasi % Real
Angg.
Sumber: Dinas Kelautan dan Perikanan Provsu
Tabel 3.2 Perbandingan Belanja Barang Dinas Kelautan dan Perikanan Provsu TA. 2018 dan 2017
URAIAN REALISASI TA 2018 REALISASI TA 2017
NAIK Sumber: Dinas Kelautan dan Perikanan Provsu
Data tersebut dapat diuraikan analisa penyimpangan unsur Beban Operasional: Bahwa pada belanja Barang di Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Sumatera Utara terjadi penyimpangan yang menguntungkan (favourable) sebesar 5,32%. Realisasi Belanja instansi pada periode 31
Desember TA 2018 adalah sebesar Rp662.794.140.- atau 94.68% dari anggaran belanja sebesar Rp700.000.000.
Dibandingkan dengan TA. 2017, Realisasi Belanja TA. 2018 mengalami kenaikan sebesar 13.72% dibandingkan realisasi belanja pada tahun sebelumnya. Hal ini disebabkan antara lain pagu anggaran lebih tinggi dari tahun sebelumnya.
2. Evaluasi Penyimpangan Anggaran Beban Operasional
Sistem dan prosedur penyusunan anggaran operasional yang dilakukan oleh Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Sumatera Utara dapat memberi manfaat untuk dapat mengetahui keadaan perusahaan 2018. Dengan demikian penyimpangan yang terjadi dalam laporan anggaran Beban Operasional pada waktu perencanaan untuk membuat anggaran yang dilakukan terlalu besar perbedaannya sehingga banyak penyimpangan yang merugikan. Hal ini mungkin disebabkan oleh kurangnya melakukan tindakan koreksi terhadap penyimpangan-penyimpangan pada tahun sebelumnya. Jika dilihat dari penyimpangan-penyimpangan tersebut maka pengendalian Beban operasional belum maksimal.
Tetapi penyimpangan antara anggaran dengan realisasi beban Operasional dapat menjadi pedoman untuk menyusun anggaran dimasa yang akan datang.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Setelah membahas permasalahan-permasalahan yang diakukan oleh penulis, maka dapat diambil berbagai kesimpulan sebagai berikut :
1. Perancanaan yang dibuat Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Sumatera Utara cukup baik karena melibatkan semua bagian yang ada dalam instansi sehingga semua pihak dapat bertanggung jawab dalam penyusunan anggaran, dan juga Pengendalian Beban Operasional berjalan cukup baik dimana Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Sumatera Utara melakukan pengendalian beban melalui perbandingan antara beban yang sebenarnya dengan beban menurut anggaran.
2. Anggaran merupakan alat perencanaan dan pengendalian sekaligus guna mengatur kebijaksanaan-kebijaksanaan dalam kegiatan operasional perusahaan/instansi sehingga evaluasi yang dilakukan jika ditemukan penyimpangan yaitu dengan melakukan evaluasi kerja atau pemeriksaan terhadap penyimpangan tersebut dan melakukan tindakan perbaikan, tindakan perbaikan ini dilakukan apabila proses dan hasil kerja teradapat penyimpangan dari standard yang ditentukan, akan
tetapi apabila proses dan hasil kerja telah sesuai dengan standard maka yang harus dilakukan adalah peningkatan.
B. Saran
Dalam hal ini penulis memberikan beberapa saran yang mungkin bergunabagi Dinas Kelautan dan Perikianan Provinsi Sumatera Utara dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan, antara lain :
1) Mengingat pentingnya peranan anggaran sebaiknya anggaran disusun secara teliti sehingga anggaran benar-benar merupakan pedoman kerja.
2) Agar anggaran perusahaan dapat memenuhi fungsinya sebagai alat perencanaan dan pengendalian Beban Operasional perlu diadakan peningkatan dalam kegiatan dan analisis.
3) Perlu ditingkatkan pengendalian dari pemimpin perusahaan untuk mencegah terjadinya pemborosan dana. Bila perlu perusahaan melakukan inspeksi mendadak demi menghindari penyelewengan dana dari anggaran yang ditetapkan.
4) Sebaiknya dalam melakukan penganggaran Beban Operasionalnya, Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Sumatera Utara juga harus mempertimbangkan kondisi perekonomian bangsa, sehingga ketika usulan anggaran tersebut diajukan kepada pemerintah, tidak terlalu tinggi.
DAFTAR PUSTAKA
Bastian, Indra. 2010. Akuntansi Sektor Publik Suatu Pengantar.
Edisi Kedua Penerbit Erlangga: Jakarta.
---. 2006. Sistem Akuntansi Sektor Publik, Edisi 2, Cetakan Pertama, Penerbit Salemba, Jakarta.
Garrison, Ray.H. 1997.Akuntansi manajemen Konsep untuk
Perencana Pengendalian, Dan Pengambilan Keputusan, Jilid 1 Penerbit ITB,Bandung.
Sumarsan, Thomas. 2013. Sistem Pengendalian Manajemen, Edisi 1, Indeks,Jakarta.
Ihyaul Ulum. 2005. Akuntansi Sektor Publik:Sebuah
Pengantar, EdisiPertama, Penerbit Universitas Muhammadiyah Malang, Malang.
Mulyadi. 2001. Akuntansi Manajemen. Konsep, Manfaat dan Rekayasa, Edisi 3, Salemba Empat, Yogyakarta.
Mulyadi. 2014. Sistem Akuntansi. Cetakan Keempat, Salemba Empat, Jakarta.
---, Setyawan Johny. 2001. Sistem Perencanaan dan
Pengendalian Manajemen, Edisi 2, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Nafarin, M. 2000. Penganggaran Perusahaan, Edisi Pertama, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
William K. Carter, Milton F.Usry. 2002. Akuntansi Biaya,Edisi 13.
Salemba Empat, Jakarta.
Hery. 2015. Analisis Laporan Keuangan. Edisi 1,
Center For Academic Publishing Services, Yogyakarta.
Husnan, Pudjiastuti Enny. 2012. Manajemen Keuangan, Edisi Keenam,UPPSTIM YKPN, Jakarta.