BAB II PROFIL INSTANSI
C. Perencanaan dan Anggaran Biaya Operasional
1. Pengertian perencanaan………... ………
Perencanaan dan pengawasan biaya operasional sangat erat hubungannya dengan manajemen dan fungsi fundamental dari manajemen suatu rencana, pada
dasarnya dinyatakan dalam satu kegiatan yang ditentukan terlebih dahulu sebelum menentukan berbagai kegiatan guna mencapai suatu tujuan.Setiap perusahaan memerlukan adanya perencanaan dan pengawasan karena bersifat dasar bagi fungsi manajemen dalam penyusunan standarisasi biaya operasional. Dengan kata lain, bahwa perencanaan dan pengawasan merupakan tindakan menyeluruh untuk mengoptimalkan dana-dana secara efektif dan efisien. Pengertian perencanaan menurut pendapat para Ahli adalah sebagai berikut :
Menurut Nafarin (2004 : 4) “Perencanaan merupakan tindakan yang dibuat berdasarkan fakta dan asumsi mengenai gambaran kegiatan yang dilakukan pada waktu yang akan datang”.
Menurut Daft (2001 : 263) “ Perencanaan adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan penentuan tujuan yang harus diraih oleh organisasi dan penetapan tugas-tugas dan alokasi sumberdaya, proses penentuan sasaran organisasi dan cara meraihnya”.
Menurut Prawironegoro dan Ari (2008 : 9) “ Perencanaan adalah pengambilan keputusan tentang sasaran dan tujuan yang ingin dicapai, alat kerja dan metode kerja yang digunakan, dan sumber daya manusia yang melakukannya.77
33333333333777777231
Menurut Kartadinata (2000 : 22) Perencanaan adalah “sesuatu yang mendasar dalam proses manajemen dan merupakan suatu proses yang akan membuat perusahan peka, dalam pengertian mampu menyesuaikan diri, terhadap ancaman-ancaman dan kesempatan-kesempatan yang ada. Sasaran yang ditentukan dalam perencanaan
hendaknya merupkan sasaran-sasaran yang realstis, yang mungkin dan dapat dicapai”.
Perencanaan pada hakikatnya adalah usaha yang dilakukan secara menyeluruh dan kontiniu serta dioperasikan untuk memilih yang terbaik dari berbagai alternative yang ada bagi pencapaian tujuan tertentu. Secara umum
perencanaan merupakan kegiatan dalam organisasi dalam rangka pencapaian tujuan. Dari beberapa pendapat ahli perencanaan merupakan suatu proses penentuan terlebih dahulu kegiatan atau aktifitas yang dilakukan di waktu yang akan datang untuk menghadapi berbagai ketidakpastian dan alternative yang akan mungkin terjadi, sedangkan biaya operasional merupakan segala pengeluaran yang berhubungan dengan biaya modal dan biaya-biaya operasi lainnya per tahun. Perencanaan memberikan landasan untuk melakukan pengawasan.Oleh sebab itu, tanpa perencanaan, fungsi pengawasan tidak akan dapat berjalan sebagaimana mestinya.Agar suatu budget dapat berfungsi sebagaimana mestinya, harus ada keseimbangan di anatara berbagai program.
Tujuan utama perencanaan biaya operasional adalah untuk melihat program-program dan penentuan biaya operasional sekarang dan yang akan datang agar dapat digunakan untuk meningkatkan pembuatan keputusan yang lebih baik. Sedangkan tugas utama dalam perencanaan ini adalah penyusunan rencana kerja anggaran suatu organisasi dan pengawasan rencana anggaran suatu organisasi. Perencanaan biaya operasional memiliki beberapa manfaat di antaranya :
a. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.
b. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi yang lebih jelas.
c. Membantu penempatan tanggungjawab yang lebih cepat.
d. Memudahkan melakukan koordinasi di antara bagian-bagian di dalam organisasi.
e. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah.………...
……Seperti diketahui perencanaan mempunyai berbagai kebaikan atau keuntungan antara lain :
a. Sebagai dasar pengawasan
b. Memungkinkan delegasi kekuasaan c. Menghemat tenaga manajemen d. Ekonomis
e. Menghindari kesalahan dan resiko f. Mengarah pada tindakan yang bertujuan g. Memungkinkan koordinasi
h. Metode lebih baik..
Pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu dibuat perencanaan dan anggaran sebelum melakukan kegiatan operasinya sehingga diharapkan tujuan dapat tercapai dengan lebih efektif dan efisien.……….
Manfaat dari penyusunan perencanaan yang akan diperoleh Fakultas Ekonomi Universitas Utara antara lain :
a. Membantu pimpinan bagian untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.
b. Membantu pimpinan bagian dalam kristalisasi penyesuaian pada masalah utama.
c. Memungkinkan pimpinan memahami keseluruhan gambaran operasi agar lebih jelas.
d. Membantu penempatan tanggung jawab agar lebih tepat. e. Memberi cara pemberian perintah untuk beroperasi. f. Memudahkan dalam melakukan koordinasi antar bagian.
g. Membuat tujuan lebih spesifik, terperinci dan lebih mudah dipahami. h. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.
i. Menghemat waktu dan dana.……… 2. Anggaran biaya operasional
Perencanaan biaya operasional dilakukan melalui penyusunan anggaran biaya.Penyusunan anggaran biaya pada fakultas ekonomi universitas sumatera utara dimulai dengan penyusunan rencana biaya dalam menjalankan operasi normal.
Suatu anggaran adalah suatu rencana terperinci yang dinyatakan secara formal dalam ukuran kuantitatif biasanya dalam satuan uang untuk menunjukkan perolehan dan penggunaan sumber-sumber suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu biasanya satu tahun.……….……….…
kuantitatif dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang untuk jangka waktu tertentu”. Menurut Nafarin (2004 : 12) Dalam penyusunan anggaran perlu diperhatikan para pelaksana anggaran dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut :
a. Anggaran harus dibuat serealistis dan secermat mungkin sehingga tidak terlalu rendah atau terlalu tinggi. Anggaran yang dibuat terlalu rendah tidak menggambarkan kedinamisan, sedangkan anggaran yang dibuat terlalu tinggi hanyalah angan-angan.
b. Untuk memotivasi manajer pelaksana diperlukan partisipasi manajemen puncak
c. Anggaran yang dibuat harus mencerminkan keadilan, sehingga pelaksana tidak merasa tertekan, tetapi termotivasi.
d. Untuk membuat laporan realisasi anggaran diperlukan laporan yang akurat dan tepat waktu, sehingga apabla terjadi penyimpangan yang merugikan dapat segera diantisipasi sejak dini
e. Anggaran merupakan cerminan dari tujuan lembaga perguruan tinggi.
Adapun anggaran yang disusun oleh fakultas ekonomi universitas sumatera utara merupakan ringkasan dari rencana fakultas untuk mencapai tujuan
fakultas. Keberhasilan anggaran melibatkan pimpinan bagian dalam tanggung jawab dan pengendalian biaya untuk estimasi anggaran.
Ada beberapa manfaat Manfaat anggaran menurut Nafarin (2004 : 15) yaitu : a. Anggaran merupakan alat komunikasi bagi rencana manajemen melalui
b. Segala kegiatan dapat terarah pada pencapaian tujuan bersama. c. Dapat memotivasi pegawai.
d. Menghindari pemborosan dan pembayaran yang kurang perlu.
e. Sumber daya, seperti tenaga kerja, peralatan, dan dana dapat dimanfaatkan seefisien mungkin.
f. Anggaran memaksa manajer atau pimpinan bagian untuk memikirkan dan merencanakan masa depan.
g. Proses penganggaran merupakan alat alokasi sumber daya pada berbagai bagian organisasi agar dapat digunakan seefektif mungkin.
h. Proses penganggaran dapat mengungkapkan adanya kemandekan potensial sebelum terjadi.
i. Anggaran mengkoordinasikan aktivitas seluruh organisasi dengan cara mengintegrasikan rencana dari berbagai bagian. Penganggaran ikut memastikan agar setiap orang dalam organisasi mengaruh pada sasaran yang sama.
j. Anggaran menentukan tujuan dan sasaran yang dapat berlaku sebagai benchmark untuk mengevaluasi kinerja pada waktu yang akan datang.
Selain manfaat anggaran ada beberapa tujuan anggaran menurut Nafarin (2004 : 15), yaitu :
a. Digunakan sebagai landasan yuridis formal dalam memilih sumber dan investasi dana.
c. Merinci jenis sumber dana yang dicari maupun jenis investasi dana, sehingga dapat memudahkan pengawasan.
d. Merasionalkan sumber dan investasi dana agar dapat mencapai hasil yang maksimal.
e. Menyempurnakan rencana yang telah disusun, karena dengan anggaran lebih jelas dan nyata terlihat.
f. Menampung dan menganalisis serta memutuskan setiap usulan yang berkaitan dengan keuangan.
3.Proses Penyusunan Anggaran
Sistem penyusunan anggaran merupakan tahap perencanaan pengelolaan sumber daya yang terpendek jangka waktunya dan merupakan tahap perencanaan terakhir sebelum pengelolaan sumber daya yang diimplementasikan. Suatu anggaran dalam penyusunan proedur anggaran dapat berfungsi dengan baik bilamana taksiran-taksiran yang dibuat di dalamnya cukup akurat sehingga tidak jauh berbeda dengan realisasinya.……….
Di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang berwenang dan bertanggung jawab atas penyusunan dan perencanaan anggaran adalah pimpinan tertinggi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara itu sendiri. Namun dalam hal ini penyusunan anggaran tidak dilakukan sendiri, pimpinan dapat mendelegasikan kepada bawahannya yang berkompeten, tetapi pimpinan tetap harus mengawasi dan membimbing bawahannya dalam penyusunan tersebut.Sehingga apabila terjadi perubahan, direvisi oleh Fakultas lalu disetujui oleh Universitas estimasi tahun ajaran beserta tahun luncuran tahun lalu.