D.4.2. Mendidik para pejabat/pimpinan agar dalam melaksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.
D.4.3. Untuk mencegah terjadinya penyimpangan, penyelewengan, kelalaian, dan kelemahan untuk menghindari kerugian yang tidak diinginkan.
D.4.4. Suatu usaha untuk memperbaiki kesalahan dan penyelewengan, agar pelaksanaan pekerjaan tidak mengalami hambatan dan pemborosan.
D.2. Macam-Macam Pengawasan
D.2.1. Pengawasan dari dalam orgnisasi (Pengawasan Internal)
Adalah pengawasan yang dilakukan oleh oleh aparat/unit pengawasan yang dibentuk dari dalam organisasi itu sendiri (dalam satu atap). Aparat/unit pengawasan ini bertugas mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk melihat dan menilai kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pimpinan dapat mengambil suatu tindakan korektif terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya (internal control), misalnya unit kerja Inspektorat Jenderal sebagai unit pengawasan di tingkat departemen.
D.2.2. Pengawasan Luar Organisasi (Pengawasan Ekstenal)
Adalah pengawasan yang dilakukan oleh Aparat/Unit Pengawasan dari luar organisasi terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu pengawasan dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk minta bantuan pemeriksaan/pengawasan terhadap organisasinya. Misalnya Konsultan Pengawas, Akuntan swasta dan sebagainya.
D.2.3. Pengawasan Preventif
Pengawasan preventif adalah pengawasan yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksud pengawasan preventif adalah untuk mencegah terjadinya kekeliruan/kesalahan. Adapun dalam pengawasan preventif yang dilakukan adalah :
D.2.3.1. Menentukan peraturan-peraturan yang berlaku yang berhubungandengan sistem prosedur, hubungan dan tata kerjanya.
D.2.3.2. Membuat pedoman/manual sesuai dengan peraturan yang ditetapkan.
D.2.3.4. Mengorganisasikan segala macam kegiatan, penempatan pegawai dan pembagian pekerjaan.
D.2.3.5. Menentukan sistem koordinasi, pelaporan dan pemeriksaan.
D.2.3.6. Memberikan sanksi-sanksi terhadap pejabat yang menyimpang dari peraturan, sesuai dengan peraturan yang berlaku.
D.2.4. Pengawasan Represif
Pengawasan represif adalah pengawasan yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan. Maksud dilakukannya pengawasan represif adalah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah direncanakan (dalam pengawasan anggaran disebutpost- audit).
D.2.4.1. Sistem Pengawasan Represif, dibagi menjadi :
D.2.4.1.1. Sistem Komperatif, yaitu :
D.2.4.1.1.1. Mempelajari laporan kemajuan pekerjaan
D.2.4.1.1.2. Membandingkan laporan hasil-hasil pelaksanaan pekerjaan dengan rencana
D.2.4.1.1.3. Mengadakan analisa terhadap perbedaan-perbedaan, temasuk pengaruh faktor lingkungan.
D.2.4.1.1.4. Memberikan penilaian terhadap hasil pekerjaan termasuk para penanggung jawabnya.
D.2.4.1.1.5. Membuat suatu keputusan untuk perbaikan dan penyempurnaan pelaksanaan pekerjaan.
D.2.4.2. Sistem Verifikatif, yaitu :
D.2.4.2.1. Menentukan ketentuan-ketentuan yang berhubungan dengan prosedur pemeriksaan.
D.2.4.2.2. Membuat laporan secara periodic terhadap hasil pemeriksaan.
D.2.4.2.3.Mempelajari laporan untuk mengetahui perkembangan dari hasil pelaksanaan.
D.2.4.2.4.Mengadakan penilaian terhadap hasil pelaksanaan.
D.2.4.3. Sistem Inspeksi
Inspeksi dimaksudkan untuk mengecek kebenaran dari hasil laporan . selain itu inspeksi bertujuan untuk memberikan penjelasan-penjelasan terhadap kebijaksanaan pimpinan, dilakukan dengan rasa kesetiakawanan, solidaritas dan morak yang tinggi.
D.2.4.4. Sistem Investigasi
Sistem ini lebih menitik beratkan pada penyelidikan/penelitian yang lebih mendalam terhadap masalah-masalah yang bersifat negatif. Hal ini karena dari hasil laporan masih bersifat hipotesa (anggapan), laporan tersebut mungkin benar dan mungkin salah, oleh karena itu pelu diteliti lebih dalam untuk dapat mengungkap hipotesis tersebut. Tahapan-tahapan yang dilakukan adalah pengumpulan data, menganalisa/mengolah data dan penelitian terhadap data tersebut (validitas data ). Kemudian dari hasil penelitian tersebut segera diambil keputusan.
D.3. Metode Pengawasan
D.3.1. Pengawasan Langsung, adalah pengawasan yang dilakukan secara langsung pada lokasi pelaksanaan pekerjaan (sistem inspektif, verifikatif dan investigasi).
D.3.2. Pengawasan tidak langsung, adalah pengawasan yang dilakukan terhadap hasil-hasil laporan yang berupa uraian kalimat, angka-angka atau statistic yang berupa gambar-gambar.
D.3.3. Pengawasan formal, adalah pengawasan yang dilakukan secara formal oleh aparat/unit pengawasan dilingkungan organisasi itu sendiri. Dalam pengawasan ini telah ditentukan prosedur, hubungan dan tata kerjanya.
D.3.4. Pengawasan informal, adalah pengawasan yang dilakukan pejabat/pimpinan dengan melalui kunjungan yang tidak resmi (secara pribadi = secara incognito). Hal ini untuk menghindari kekakuan antara atasan dan bawahan dan diharapkan terciptanya suatu keterbukaan dalam memperoleh informasi dan pimpinanpun dapat langsung memberikan jalan keluar bila ditemui maslah dalam pelakanaan pekerjaan.
D.3.5. Pengawasan administratif, meliputi pengawasan bidang keuangan, kepegawaian dan materiil.
D.4. Prinsip-Prinsip Pengawasan
D.4.1. Berorientasi pada tujuan organisasi
D.4.2. Pengawasan harus objektif, jujur dan mendahulukan kepentingan umum dari pada kepentingan pribadi
D.4.3. Pengawasan harus berorientasi pada kebenaran menurut peraturan yang berlaku dan kebenaran atas prosedur yang telah ditetapkan dan berorientasi pada tujuan (manfaat) dalam pelaksanaan pekerjaan.
D.4.4. Pengawasan harus menjamin hasil guna dan daya guna.
D.4.5. Pengawasan harus berdasarkan standar yang objektif, teliti dan tepat. D.4.6. Pengawasan harus terus menerus.
D.4.7. Hasil peengawasan harus dapat memberikan umpan balik (feed back) terhadap perbaikan dan penyempurnaan dalam perencanaan dan kebijaksanaan di masa yang akan datang.
E. Staffing
Fungsi staffing dalam manajemen diartikan sebagai suatu proses prosedur langkah demi langkah yang berkesinambungan untuk menjaga agar organisasi selalu memperoleh orang-orang yang tepat dalam posisi yang tepat pada waktu yang tepat. Lanhkag-langkah tersebut antara lain : (1).Perencanaan sumber daya manusia (SDM), (2).Pengadaan pegawai baru (rekrutmen melalui seleksi), (3).Pemilihan dan penempatan, (4).Induksi dan Orientasi (a.pemindahan, b.latihan dan pengembangan,c.penilaian prestasi)
E.1. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Langkah-langkah perencanaan sumber daya manusia, yaitu : E.1.1. Perencanaan untuk kebutuhan masa depan
E.1.2. Perencanaan untuk keseimbangan masa depan
E.1.3. Perencanaan untuk pengadaan dan seleksi atau pemberhentian E.1.4. Perencanaan untuk pengembangan.
Untuk menyelesaikan langkah-langkah ini ada 2 faktor yang pertimbangan, yaitu : E.1.4.1.Rencana strategi, tujuan dan sasaran serta taktik untuk membuat organisasi menjadi realistik yang akan menentukan kebutuhan personil dan organisasi.
E.1.4.2.Perubahan-perubahan potensi pada lingkungan luar, hal ini dapat berarti perubahan ketersediaan dana atau tenaga kerja.
E.2. Pengadaan pegawai baru (rekrutmen)
Dimaksudkan untuk menampung calon yang cukup banyak untuk diadakan seleksi untuk mendapatkan calon pegawai yang memenuhi syarat-sayarat administrasi secara umum. Seleksi dapat dilakukan dalam 2 macam, yaitu seleksi umum (untuk kebutuhan tenaga yang bersifat umum) dan seleksi khusus (untuk kebutuhan tenaga-tenaga spesialis/ahli dibidang tertentu).
Bagian terpenting dari pengadaan adalah suatu pernyataan tentang kedudukan dari setiap pekerjaan (job description/posision description), yang menguraikan mengenai nama, tugas dan tanggung jawab dalam pekerjaan tersebut.
E.3. Pemilihan dan Penempatan
Jika telah ditentukan kualifikasi untuk masing kedudukan pekerjaan maka selanjutnya adalah diadakan pemilihan (seleksi) melalui tahapan-tahapan seleksi mulai test tertulis, kesehatan, test psikologi, wawancara dan surat-surat pernyataan mengenai kesanggupan kerja dan lokasi penempatan kerja.
E.4. Induksi dan Orientasi
Induksi dan orientasi mamberi kepada pegawai baru tentang :
E.4.1.Informasi umum tentang pekerjaan sehari-hari
E.4.2.Tinjauan tentang sejarah, lingkungan kantor, visi dan misi organisasi serta pengembangan kemasa depan.
E.4.3.Informasi mengenai kebijakan-kebijakan organisasi, aturan kerja dan hal-hal mengenai gaji dan tunjangan.
E.5. Pemindahan
Pemindahan terdiri dari promosi, mutasi dan demosi
E.5.1. Promosi, adalah memberikan tanggung jawab dan wewenang yang lebih besar kepada pegawai, dengan kata lain promosi adalah kenaikan pangkat/jabatan yang lebih tinggi, merupakan salah satu usaha untuk memajukan/mengembangkan pegawai. Dengan promosi dapat memberikan pegawai hal-hal sebagai berikut :
E.5.1.1. Mendorong motivasi pegawai
E.5.1.3. Menaikan moral dan efisiensi pegawai
E.5.1.4. Wewujudkan orang yang tepat pada jabatan yang tepat.
E.5.2. Mutasi, adalah memindahkan pegawai dari jabatan yang satu ke jabatan yang lain dalam satu tingkatan secara horizontal. Tujan mutasi adalah :
E.5.2.1. Untuk mewujudkan penempatan pegawai pada posisi yang tepat E.5.2.2. Untuk menghilangkan kejenuhan dan kebosanan pada jabatan semula
E.5.2.3. Untuk menjamin kepercayaan bahwa mereka tidak akan diberhentikan karena kurang cakap pada jabatan semula
E.5.2.4. Menciptakan lingkungan baru yang mungking akan meningkatkan prestasi kerjanya E.5.3. Demosi,adalah suatu tindakan memberikan kekuasaan dan tanggung jawab yang lebih kecil, dengan kata lain penurunan pangkat/jabatan karena dinilai kurang cakap dan kurang berprestasi pada jabatan tersebut.
E.6. Latihan dan Pengembangan
Latihan dan pengembangan adalah suatu pendekatan sistematik untuk memberikan kesempatan kepada pegawai untuk mengembangkan diri memanfaatkan kekuatan dan kemampuan untuk keperluan organisasi.
Beberapa pendekatan yang digunakan, yaitu :
E.6.1. Pendekatan metode palatihan di tempat kerja (on the job training), meliputi :
E.6.1.1. Rotasi, dimana pegawai dalam jangka waktu tertentu bekerja pada serangkaian pekerjaan dengan berbagai keterampilan.
E.6.1.2. Tugas belajar, mengikuti pelatihan kerja dan pengajaran dalam kelas
E.6.1.3. Magang, dimana pegawai dilatih dibawah bimbingan rekankerja yang lebih terampil.
E.6.2. Pendekatan metode palatihan di luar tempat kerja (off the job training).
Metode pengembangan diluar tempat kerja membebaskan mereka yang terus menerus berada ditempat kerja dan memungkinkan untuk memusatkan pada tempat belajar, selain itu untuk mendapatkan kesempatan bertemu dengan orang lain dan akan mendapatkan gagasan dan pengalaman baru yang bermanfaat.
E.7. Penilaian prestasi
Penilaian prestasi adalah salah satu hal yang penting dalan pengorganisasian ,namun dalam pelaksanaannya sangat sulit untuk melihat hasil yang memadai. Penilaian prestasi dapat dibedakan dalam 2 macam, yaitu formal dan informal.
E.7.1. Penilaian formaldilakukan setiap satu tahun sekali, dengan maksud :
E.7.1.1.Pegawai mengetahui secara formal nilai prestasi yang diperoleh
E.7.1.2.Mengetahui bawahan yang memerlukan latihan tambahan E.7.1.3.Merupakan bahan untuk identifikasi untuk promosi pegawai
E.7.2. Penilaian informal dilakukan dari hari kehari dengan mengatakan kepada pegawai tentang baik/buruknya pekerjaan yang dilakukan. Cara ini cepat mendorong prestasi pegawai yang diinginkan dan untuk melakukan perbaikan-perbaikan atas kesalahan sebelumnya.
