Pengertian dan Nilai Pentingnya Perencanaan SDM
Sebuah organisasi tak ubahnya merupakan institusi yang perlu melakukan perencanaan segala bidang. Pentingnya perenca¬naan di segala bidang untuk memberikan pedoman terhadap langkah-langkah organisasi, supaya dapat melakukan aktivitas dan pencapaian tujuan secara terarah. Kebutuhan rencana SDM juga men¬jadi bagian penting di dalamnya. Perencanaan kebutuhan SDM sebagai arahan untuk
tersusunnya sebuah rencana kebutuhan SDM yang realistik dan mendekati kenyataan. Rencana kebutuhan SDM inilah yang selanjutnya memberikan pedoman mulai dari proses pengadaan, penempatan, pengembangan hingga evaluasi. Perencanaan kebutuh¬an SDM menyangkut batasan kuantitas maupun kualitas. Batasan kuantitas merupakan seberapa banyak jumlah SDM yang diperlukan dalam suatu kurun waktu tertentu. jumlah kebutuhan ini selanjutnya dijadikan sebagai acuan dalam perekrutan, promosi, mutasi, maupun penempatan. Sedangkan batasan kualitas merupakan standar minimal kualitas SDM yang diperlukan, sehingga harus menjadi pertimbangan dalam persyaratan rekrutmen, promosi, mutasi maupun penempatan.
Perencanaan sumber daya manusia dirancang untuk menjamin bahwa kebutuhan organisasi akan pegawai dapatterpenuhi secaratetap dan dengan tepat. Perencanaan seperti itu dapat dilakukan dengan melalui analisis kebutuhan tenaga kerja. Terkait dengan masalah ini Stoner dan Freeman. menyampaikan bahwa dalam rangka membuat perencanaan Sumber Daya dengan melalui analisis:
a. Faktor-faktor dari dalam, seperti keterampilan yang dibutuhkan sekarang dan yang akan datang, lowongan, serta perluasan dan pengurangan bagian.
b. Faktor-faktor dari lingkungan luar, seperti pasar tenaga kerja.
Perencanaan SDM merupakan fungsi yang pertama-tama harus dilaksanakan dalam organisasi. Perencanaan SDM menurut Siagian adalah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin bahwa bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat un¬tuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan, dan kerja yang tepat pada waktu yang tepat. Kesemuanya itu dalam rangka mencapai tu¬juan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan. Apa yang disampaikan oleh Siagian tersebut masih perlu didefinisikan lebih lan¬jut. Yang dimaksud dengan langkah-langkah tertentu terkait dengan perencanaan ini harus ditelusuri lebih lanjut. Berkenaan dengan perenca¬naan seharusnya langkah-langkah yang dilakukan adalah mencakup: pengumpulan data sehubungan dengan agenda pengembangan or¬ganisasi, kebijakan strategic, kondisi SDM, keinginan pengembangan SDM, formasi/posisi jabatan dilengkapi dengan uraian kerja, analisis jabatan Berta data-data lain baik menyangkut dinamika maupun fasili¬tasi. Dari informasi tersebut maka perlu dilakukan langkah selanjutnya yaitu analisis, dan dari analisis yang dilakukan dapat menginformask kan kebutuhan SDM ke depan.
Setelah mengetahui langkah-langkah dalam perencanaan, hal selanjutnya yang perlu dilakukan adalah dengan produk rencana yang dihasilkan tentu diharapkan memenuhi ketepatan yang diinginkan. Se¬lanjutnya menurut Cordoso yang dimaksud dengan kata tepat dalam perencanaan SDM merupakan kata kunci dalam berbagai konteks yang mencakup:
a. Penunaian kewajiban sosial organisasi. b. Pencapaian tujuan organisasi.
c. Pencapaian tujuan-tujuan pribadi daripada anggota, organisasi.
Perencanaan SDM sesungguhnya merupakan suatu bentuk pro¬gram rencana untuk mengidentifikasikan tentang persoalan-persoalan organisasi, ancaman-ancaman (threats), dan peluang-peluang (oppor¬tunities) dalam organisasi dan lingkungan organisasi. Mengingat erat kaitannya dengan masalah peluang dan hambatan berarti perencanaan SDM sangat ditentukan oleh pengaruh internal dan eksternal. Penga¬ruh internal berupa kekuatan organisasi perlu diperhitungkan, sehing¬ga dapat diketahui juga kelemahan dan kebutuhan tenaga pendukung sekaligus dengan bentuk kualifikasi yang diperlukan, termasuk jumlah pegawai yang diperlukan, untuk bagian-bagian tertentu. Sedangkan faktor ekternal memperhitungkan kaitan-kaitan dengan lingkungan, dapat membantu untuk menganalisis peluang dan hambatan, dengan demikian membantu mempersiapkan cumber daya yang diperlukan untuk organisasi dalam rangka mengatasi hambatan dan meraih pelu¬ang.
Faktor-faktor yang Mempengaruhi Perencanaan SDM a. Faktor Internal
Yang dimaksud dengan faktor internal adalah pelbagai kekuat¬an dan kelemahan yang dimiliki oleh organisasi, dan juga segala ken¬dala yang ada dalam organisasi. Adapun faktor internal menurut SP. Siagian itu meliputi:
1. Rencana strategik 2. Anggaran
3. Estimasi produksi dan penjualan 4. Usaha atau kegiatan baru
5. Rancangan organisasi dan tugas pegawai
Rencana strategik telah mencerminkan prioritas-prioritas yang ingin dilakukan oleh organisasi. Berdasar prioritas-prioritas kebijakan yang ditetapkan akan menginformasikan tentang kebutuhan SDM ke depan.
Sedangkan anggaran yang secara umum juga mencakup anggaran rutin kepegawaian, menginformasikan kemampuan angga¬ran untuk membiayai pegawai. Dengan berdasar anggaran ini, maka dapat diprediksi kemampuan untuk merekrut pegawai baru yang me¬mungkinkan dapat dibiayai. Adanya anggaran, maka dapat memasti¬kan jumlah dan kualitas pegawai baru yang dapat direkrut. Estimasi produksi dan penjualan juga mampu menginformasikan kebutuhan pegawai yang memungkinkan untuk dibiayai, serta mendukung usaha¬nya. Demikian pula dengan usaha dan kegiatan baru dan rancangan serta tugas pegawai dari situ dapat diketahui beban kerja, sehingga mencerminkan kebutuhan tenaga tambahan.
Pendapat lain mengemukakan bahwa faktor internal seperti dikemukakan oleh Kiggudu meliputi:
1. Sistem informasi manajemen dan organisasi 2. Sistem manajemen keuangan
3. Sistem marketing dan pasar 4. Sistem manajemen pelaksanaan b. Faktor Eksternal
Tidak ada dalam organisasi yang tidak memiliki faktor eksternal. Faktor eksternal adalah segala sesuatu yang berada di luar organisasi, yang dapat berpengaruh langsung atau tidak langsung pencapaian tujuan organisasi. Sedangkan faktor eksternal yang pada prinsipnya akan dipengaruhi oleh situasi di luar organisasi, keluasan hubungan, keter- gantungan dengan pihak lain, arus informasi dan lain-lain. Maka dalam hal ini sangat erat kompetensi faktor luar terhadap eksistensi or¬ganisasi. Jika terjadi gejolak di luar maka dapat memunculkan gelom¬bang pukulan ke arah organisasi dan berarti itu merupakan hambatan yang muncul.
Yang dimaksud faktor eksternal adalah pelbagai hal yang berkait¬an dengan situasi baik perkembangan, perubahan, maupun pertumbuhan di luar organisasi yang dapat mempengaruhi eksistensi, kemam¬puan organisasi dan kebijakan organisasi.
Adapun faktor ekternal menurut Kinggundu adalah: 1) Teknologi
2) Sosial dan budaya 3) Politik
4) Ekonomi
1) Situasi ekonomi 2) Sosial budaya 3) Politik 4) Peraturan perundang-undangan 5) Teknologi dan 6) Pesaing
Dari kedua pendapat di atas tampak adanya suatu kemiripan satu dengan yang lain. Seperti situasi ekonomi, politik, sosial dan budaya serta teknologi merupakan faktor luar yang oleh keduanya dibahas.
Sedangkan jika dibandingkan keduanya, maka pendapat Siagian lebih peka terhadap geiala yang cukup dominan, yakni munculnya com¬petitor (pesaing). Rupanya pesaing ini yang sangat dekat dengan luas sempitnya peluang. Jika pesaing cukup kuat maka rnungkin dapat me¬nutup peluang untuk meraih kesempatan dalam berkompetisi, namun jika pesaing lemah maka peluang akan cukup mudah untuk diraih. Sedangkan peraturan perundangan sebagaimana disebutkan biasanya akan memberikan batasan gerak bagi suatu instansi maupun badan usaha. Di samping itu dapat memberikan sanksi terhadap pelanggaran dan ketidak sesuaian dengan ketentuan.
Kajian Pengaruh Faktor Internal dan Eksternal
Masalah yang paling krusial dalam perencanaan SDM adalah mengenai anggaran. Anggaran merupakan faktor yang berkaitan secara rill dan langsung dengan rencana SDM. jika melakukan penambah¬an pegawai misalnya maka akan menimbulkan implikasi terhadap pembebanan biaya. Seperti biaya operasional yang berkaitan dengan pelaksanaan pegawai yang menjadi tanggung jawab pegawai yang bersangkutan, dan termasuk gaji yang akan membebani anggaran.
Menurut Klingner dan Nalbandian pengaruh nilai terhadap pe¬rencanaan SDM sangat jelas hubungannya. Dan hal itu dapat dilihat dalam beberapa hal sebagai berikut:
1. Anggaran merupakan pusat pertemuan antara politik dengan administrasi publik, dan merupakan proses lewat mans konflik¬knflik nilai dibatasi dan diterjemahkan ke dalam program-program konkret melalui pengalokasian sumber-sumber daya yang langka ke tujuan-tujuan program.
2. Karena gaji dan tunjangan merupakan 50-70% dari pengeluaran instansi pemerintah, nota keuangan yang paling vital yang disam¬paikan oleh pimpinan eksekutif, atau dianggarkan oleh lembaga legislatif,
merupakan pengeluaran untuk gaji dan tunjangan. Alatyang paling umum digunakan oleh lembaga legislatif untuk mem¬pengaruhi besarnya dan arah dari program instansi adalah pem¬batasan anggaran atau sejumlah kedudukan yang dialokasikan untuk suatu instansi, dan tingkat gaji dan tunjangan bagi jabatan¬jabatan instansi pemerintah.
3. Perencanaan SDM merupakan aspek manajemen kepegawaian pemerintah yang menjembatani antara lingkungan politik luardan aktivitas- aktivitas inti seperti analisis pegawai, uraian kerja, evalu¬asi pegawai dan imbalan/kompensasi.
4. Kaitan yang terdapat antara perencanaan SDM dengan masalah politik juga dapat diketahui dari bagaimana pemotongan anggaran dapat mempengaruhi instansi-instansi pemerintah. Sebagaimana di¬katakan bahwa selama krisis cutback management langkah pertama yang ditempuh dalam manajemen adalah menghentikan penerimaan pegawai atau pembatasan. Apabila dalam keadaan yang genting dan sulit maka terjadi kebijakan perampingan dengan menghapus bagian¬bagian yang tidak begitu penting.
5. Bagaimanapun daya tanggap politik merupakan hal yang sangat dominan dan ikut menentukan kebijakan perencanaan SDM. Apabila dalam situasi sulit maka manajer akan menentukan langkah yang seja¬Ian dengan kesulitan politik yang dihadapi oleh organisasi.
6. Terjadinya gelombang ekonomi juga akan mempengaruhi ke¬bijakan tentang kebutuhan pegawai. Dengan demikian perencanaan SDM juga harus dikaitkan dengan prediksi keadaan perekonomian yang akan terjadi pada masa yang akan datang. Biasanya suatu organi¬sasi akan menyesuaikan dengan prediksi cash-flow yang merupakan cerminan kemampuan ekonomi untuk jangka waktu tertentu.
PROSES SELEKSI SUMBER DAYA MANUSIA YANG BAIK DALAM