Dalam pelaksanaan operasional perusahaan, manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk. mempunyai suatu alat ukur dalam menilai performansi dari masing-masing departemen terhadap performansi perusahaan yang dituangkan dalam Key
Performance Indicator (KPI) Corporate. Berikut adalah KPI Corporate yang
menjadi alat ukur kinerja dari Departemen Pengadaan dan Kontrak.
Tabel 4.4. KPI Corporate Departemen Pengadaan dan Pergudangan
DESKRIPSI AKTIVITAS KPI TARGET
1. Diskon/potongan harga dari supplier
Pengurangan terhadap total nilai kontrak yang diberikan kontraktor
Harga yang ditawarkan supplier kurang dari harga yang ada di pasaran
2. Pengiriman material tepat waktu dan Kuantitasnya.
Proyek pembangunan perumahan dapat selesai pada waktu yang ditetapkan Owner
Tidak tejadi
keterlambatan terhadap kedatangan material dan kesalahan jumlah material yang dikirimkan 3. Kualitas material yang dikirimkan
supplier sesuai dengan penawaran awal supplier
Terjaganya mutu produk (real estate) yang dihasilkan
Tidak ada material dengan kualitas yang tidak sesuai dengan penawaran awal 4. Terjadi kekurangan/pesanan
material yang mendadak dari kontraktor Tidak terjadi keterlambatan terhadap jadwal proyek Respon/tanggapan supplier terhadap keluhan dari kontraktor 5. Pengiriman stok material dengan
penjadwalan yang sistematis
Terjaganya kualitas produk yang dihasilkan
Tidak terjadi
penumpukan material yang berlebihan di lapangan
Sumber : (wawancara, 2006)
Selain penilaian dari manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk, pihak-pihak yang terkait dengan performansi Departemen Pengadaan dan Kontrak yaitu
supplier dan kontraktor juga menilai kinerja dari masing-masing bagian yang
terkait dengan Departemen Pengadaan dan Kontrak. Penilaian tersebut dituangkan dalam suatu daftar penilaian kinerja. Sebagai kontrol, maka supplier dan kontraktor juga memberikan penilaian terhadap kinerja manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk.
Manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk. melalui Manajer Pengadaan dan Kontrak juga memberikan penilaian terhadap kinerja masing-masing karyawan Departemen Pengadaan dan Kontrak. Penilaian terhadap kinerja tersebut dilakukan dengan sistem Balance Score Card. Hasil dari penilaian tersebut hanya diketahui oleh manajer departemen serta pihak manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk.
Berikut adalah daftar penilaian yang diberikan kepada kontraktor dan
supplier yang menjadi alat ukur kinerja dari masing-masing bagian yang terkait
dengan performansi Departemen Pengadaan dan Kontrak.
Tabel 4.5. Kriteria Penilaian Kontraktor terhadap Kinerja Supplier
Deskripsi item yang dievaluasi Baik Cukup Kurang
Harga
Pelayanan (respon terhadap komplain)
Ketersediaan barang
Kemudahan pemesanan barang
Informasi produk
Supervisi lapangan
Garansi
Cara pembayaran
Mutu produk
MOU perlu dilanjutkan (Y/T) Kerjasama secara umum
Sumber : (Data Departemen Pengadaan dan Kontrak, 2006)
Tabel 4.6. Kriteria Penilaian Supplier terhadap Kinerja Kontraktor
Deskripsi item yang dievaluasi Baik Cukup Kurang
Jangka waktu antara order dan pengiriman Penerimaan barang di lapangan
Aplikasi terhadap cara pemakaian Respon terhadap informasi produk Respon terhadap komplain
Komitmen Kontraktor terhadap pengambilan barang Kerjasama secara umum
Sumber : (Data Departemen Pengadaan dan Kontrak, 2006)
Tabel 4.7. Kriteria Penilaian Kontraktor/Supplier terhadap Kinerja Manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk.
Deskripsi item yang dievaluasi Baik Cukup Kurang
Harga
Informasi tentang MOU Respon terhadap komplain Sosialisasi MOU
Proses dan hasil negosiasi Kerjasama secara umum
Sumber : (Data Departemen Pengadaan dan Kontrak, 2006)
Setelah masing-masing pihak yang terkait mengisi tabel penilaian terhadap pihak yang bersangkutan, maka pihak manajemen PT. Ciputra Surya, Tbk. akan menyampaikan hasil penilaian tersebut kepada pihak yang dinilai. Hasil penilaian tersebut digunakan untuk menilai dan meningkatkan kinerja bagian yang bersangkutan. Hasil tersebut juga digunakan pihak manajemen PT. Ciputra Surya, Tbk. untuk mengambil keputusan tentang perpanjangan atau bahkan pemutusan kontrak dengan pihak supplier.
4.10. Identifikasi Sistem Evaluasi Kinerja Supplier di PT. Ciputra Surya, Tbk. 4.10.1. Umum
Evaluasi kinerja supplier dilakukan untuk mengetahui performa supplier dari waktu ke waktu. Selain itu penilaian kinerja ini penting dilakukan sebagai
bahan evaluasi yang nantinya bisa digunakan untuk meningkatkan kinerja
supplier atau sebagai pertimbangan perlu tidaknya mencari supplier alternatif.
Penilaian yang dilakukan merupakan penilaian yang cukup sederhana yang berfungsi untuk mengetahui skala kinerja tiap supplier (Baik dan Cukup-Kurang). Yang melakukan penilaian untuk supplier adalah para kontraktor. Setiap 6 bulan, setiap supplier dinilai berdasarkan faktor kinerja yang sudah disiapkan oleh Departemen Kontrak dan pengadaan material. Penilaian yang diberikan hanyalah penilaian yang sifatnya kualitatif (Baik, Cukup, Kurang). Pada penilaian kinerja supplier di PT. Ciputra Surya, Tbk, semua kriteria penilaian yang ada dianggap memiliki bobot yang sama.
4.10.2. Identifikasi Kriteria Evaluasi Kinerja Supplier Material
Penentuan atribut/kriteria evaluasi kinerja supplier material di PT. Ciputra Surya, Tbk adalah menjadi tanggung jawab dan kewenangan Departemen Pengadaan dan Kontrak. Terdapat 9 item kriteria evaluasi kinerja yang dijadikan acuan untuk menentukan performa kerja supplier material di PT. Ciputra Surya, Tbk. Dalam kuisioner evaluasi kinerja supplier terdapat dua item pertanyaan yang bukan merupakan item kriteria evaluasi kinerja supplier. Item tersebut menanyakan apakah MoU perlu diteruskan dan bagaimana kerjasama secara keseluruhan. Kedua item tersebut merupakan item yang sifatnya untuk mendukung 9 item kriteria evaluasi supplier. Bila seorang supplier mengisi item kuisioner –apakah MoU perlu dilanjutkan- dengan jawaban –tidak-, sedangkan kontraktor tersebut mengisi 9 item kriteria evaluasi kinerja supplier dengan jawaban yang cukup baik(mengenai kinerja supplier yang bersangkutan ), maka hal ini perlu dipertanyakan kembali. Kemungkinan yang terjadi adalah adanya permasalahan yang sifatnya personal antara kontraktor dengan supplier tersebut. Menanggapi permasalahan tersebut, Departemen Pengadaan dan Kontrak tidak dengan serta merta memutuskan jalinan kerjasama dengan supplier tersebut, melainkan menjembatani antara kedua belah pihak agar dapat menemukan solusi dari permasalahan tersebut. Namun jika semua atau hampir seluruh kontraktor menilai buruk performa kerja seorang supplier dan tidak menginginkan
diteruskannya MoU, Departemen Pengadaan dan Kontrak akan mengundang
supplier yang bersangkutan dan mengecek apakah kejadian tersebut memang
benar. Jika benar, maka akan diambil keputusan untuk memutuskan kontrak kerjasama dengan supplier yang bersangkutan. Berikut ini 9 item kriteria evaluasi kinerja supplier serta 2 item kriteria pendukung pengambilan keputusan.
Tabel 4.8. Kuisioner Evaluasi Kinerja Supplier
Deskripsi item yang dievaluasi Penilaian Harga
Pelayanan (respon terhadap komplain) Ketersediaan barang
Kemudahan pemesanan barang Informasi produk
Supervisi lapangan
Garansi Cara pembayaran
Mutu produk
MOU perlu dilanjutkan (Y/T) Kerjasama secara umum
Sumber : (Data Departemen Contract and Procurement, 2006)
Keterangan: kolom penilaian diisi dengan jawaban Baik (jika kinerja
supplier baik), Cukup (jika kinerja supplier cukup) dan Kurang (jika kinerja supplier kurang)
4.10.3. Identifikasi Supplier yang Dievaluasi
PT. Ciputra Surya, Tbk. sebagai perusahaan yang bergerak dibidang real
estate mempunyai beberapa supplier yang memasok kebutuhan material. Namun supplier yang menjadi rekanan PT. Ciputra Surya, Tbk. adalah jenis supplier
tunggal, yaitu hanya ada satu supplier untuk memasok satu spesifikasi jenis material. Material yang dipasok oleh supplier yang menjalin hubungan kerjasama dengan PT. Ciputra Surya, Tbk. hanyalah material yang sering dipakai oleh kontraktor dan material tersebut memiliki harga yang cenderung fluktuatif, sehingga pihak perusahaan merasa penting untuk menjalin kerjasama dengan
supplier untuk menjaga kestabilan harga serta menjamin mutu material. Untuk
mengetahui kinerja supplier tersebut pihak perusahaan merasa perlu untuk melakukan evaluasi terhadap kinerja supplier. Namun tidak semua supplier yang dinilai kinerjanya. Untuk supplier yang sifatnya discontinue (dikontrak hanya untuk waktu tertentu) dan memiliki SPK (Surat Perintah Kerja), maka tidak dilakukan penilaian Berikut ini daftar supplier yang ada di PT. Ciputra Surya, Tbk.
Tabel 4.9. Daftar supplier yang Menjadi Rekanan PT. Ciputra Surya, Tbk.
No. Supplier Spesifikasi Jenis
Supplier
Keramik
1. Grahamitra Gita Lestarindo Asia Tile (distributor) Continue 2. Satya Langgeng Sentosa Keramik Roman Continue
Sanitair dan Pipa
1. Halmar Bathtub-Halmar Continue
2. CV. Mekar Jaya Abadi Sanitair AMSTAAD (distributor) Continue 3. CV. Makmur Jaya Sanitair SCALA (distributor) Discontinue
4. Surya Pertiwi Sanitair TOTO Continue
5. Panca Wira Dharma Septic Tank, Bak Mandi Continue 6. CV. Aria Dasaka Putra Wavin PVC (distributor) Continue
Cat
1. Mowilek Cat Dinding dan Cat Kayu Continue
2. Propan Raya Cat Dinding dan Cat Kayu Continue
Besi
1. Kencana Mulia Steel Distributor Besi Continue
Genteng
1. Jawa Beton Genteng Jawa Beton Continue
2. Satya Djaya Raya Trading Coy Genteng Kanmuri Continue 3. UD. Cahaya Harapan M-Class (distributor) Continue
Plafond
1. UD. Jaya Abadi Jayaboard Gypsum (distributor) Continue
Accessories
1. Nico Nusa Trade Kunci Pintu dan Accessories Continue
Semen
1. Janti Sarana Material Beton Semen Gresik (distributor) Continue Sumber : (Data Departemen Pengadaan dan Kontrak)
4.10.4. Identifikasi Pemberi Nilai untuk Evaluasi Kinerja Supplier
Dalam proses penilaian kinerja supplier, pihak yang paling berperan dalam memberi penilaian adalah kontraktor yang menjadi rekanan PT. Ciputra Surya, Tbk. Penilaian tersebut dilakukan berdasarkan pada kinerja atau performa supplier ketika memasok material kepada kontraktor. Sistem evaluasi kinerja supplier ini menguntungkan bagi kontraktor, karena dengan penilaian ini supplier akan menjaga atau meningkatkan performa kerja mereka, sehingga akan membantu kerja kontraktor karena akan mengeliminirpermasalahan pada pengadaan material.
4.10.5. Sistem Evaluasi Supplier PT. Ciputra Surya, Tbk.
Evaluasi masing-masing supplier dilakukan setiap 6 bulan sekali oleh Departemen Pengadaan dan Kontrak. Evaluasi supplier ini bertujuan untuk memperoleh rekanan yang mampu memenuhi kebutuhan perusahaan sesuai dengan standar mutu yang ditetapkan perusahan. Evaluasi ini menjadi wewenang dan tanggung jawab Departemen Pengadaan dan Kontrak, sehingga sistem pengadaan material/procurement dapat terjaga dan mampu memenuhi target.
Urutan pelaksanaan evaluasi supplier adalah :
1. Memberikan kuisioner kepada para kontraktor. Dalam kuisioner ini terdapat kriteria penilaian yang harus diisi oleh para kontraktor. Kemudian kriteria tersebut diisi dengan skala penilaian kualitatif (Baik, Cukup, Kurang) sesuai dengan kenyataan di lapangan
Tabel 4.10. Kuisioner Evaluasi Kinerja Supplier
Deskripsi item yang dievaluasi Baik Cukup Kurang Harga
Pelayanan (respon terhadap komplain) Ketersediaan barang
Kemudahan pemesanan barang Informasi produk
Supervisi lapangan
Garansi Cara pembayaran
Mutu produk
MOU perlu dilanjutkan (Y/T) Kerjasama secara umum
Sumber : (Data Departemen Contract and Procurement, 2006)
Oleh Departemen Pengadaan dan Kontrak, data yang diperoleh dari para kontraktor kemudian dijadikan acuan untuk proses evaluasi kinerja. Berikut contoh hasil evaluasi terhadap salah satu supplieryang dilakukan oleh 12 kontraktor:
Tabel 4.11. Contoh Hasil Evaluasi Kinerja Supplier
Harga SKOR ( B ) 2 20% 70% 45% 55%
SKOR ( C ) 5 50% SKOR ( K ) 3 30%
KOSONG 2 12 100%
Pelayanan (respon terhadap komplin) SKOR ( B ) 1 10% 80% 45% 55% SKOR ( C ) 7 70%
SKOR ( K ) 2 20% KOSONG 2
12 100%
Ketersediaan barang SKOR ( B ) 2 20% 80% 50% 50% SKOR ( C ) 6 60%
KOSONG 2 12 100%
Kemudahan pemesanan barang SKOR ( B ) 4 40% 80% 60% 40% SKOR ( C ) 4 40%
SKOR ( K ) 2 20% KOSONG 2
12 100%
Informasi produk SKOR ( B ) 2 22% 78% 50% 50%
SKOR ( C ) 5 56% SKOR ( K ) 2 22%
KOSONG 3 12 100%
Supervisi lapangan SKOR ( B ) 0 0% 22% 11% 89% SKOR ( C ) 2 22% SKOR ( K ) 7 78% KOSONG 3 12 100% Garansi SKOR ( B ) 1 17% 100% 58% 42% SKOR ( C ) 5 83% SKOR ( K ) 0 0% KOSONG 6 12 100%
Cara pembayaran SKOR ( B ) 5 50% 90% 70% 30%
SKOR ( C ) 4 40% SKOR ( K ) 1 10%
KOSONG 2 12 100%
Mutu produk SKOR ( B ) 5 56% 100% 78% 22%
SKOR ( C ) 4 44% SKOR ( K ) 0 0%
KOSONG 3 12 100%
MOU perlu dilanjutkan (Y/T) SKOR ( Y ) 10 100% 100% 100% 0% SKOR ( T ) 0 0%
KOSONG 2
12 100%
Kerjasama secara umum SKOR ( B ) 6 60% 100% 80% 20% SKOR ( C ) 4 40%
SKOR ( K ) 0 0% KOSONG 2
12 100%
Sumber : (Data Departemen Contract and Procurement, 2006)
2. Menganalisa hasil kuisioner yang telah diisi oleh kontraktor. Dari hasil
analisa ini akan diketahui kinerja supplier untuk satu periode. Berdasarkan hasil analisa ini maka pihak perusahaan akan memutuskan apakah kerjasama dengan supplier yang bersangkutan akan tetap dilanjutkan untuk periode berikutnya atau sebaliknya.
Tabel 4.12. Contoh Hasil Kuisioner MoU Kontraktor Terhadap Salah Satu Supplier
Tabulasi Nilai Skala Nilai Total
No.
Item Kuisioner
K C B C-K C-B
Kontraktor terhadap supplier
1 Harga 30% 50% 20% 55% 45% 100%
2 Pelayanan 20% 70% 10% 55% 45% 100%
3 Ketersediaan barang 20% 60% 20% 50% 50% 100%
4 Kemudahan pemesanan barang 20% 40% 40% 40% 60% 100%
5 Informasi produk 22% 56% 22% 50% 50% 100%
6 Supervisi lapangan 78% 22% 0% 89% 11% 100%
7 Garansi 0% 83% 17% 42% 58% 100%
9 Mutu produk 0% 44% 56% 22% 78% 100%
T Y
10 MOU perlu dilanjutkan (Y/T) 0% 100%
11 Kerjasama secara umum 0% 40% 60% 20% 80% 100% Sumber : (Data Departemen Contract and Procurement, 2006)
Skala penilaian yang digunakan dalam analisa adalah :
K C B
Dengan cara penilaian analisa adalah sebagai berikut :
CK = 2 Cukup Kurang CB = 2 Cukup Baik
4.10.6. Identifikasi Sistem Evaluasi Kinerja Supplier Berdasarkan Literatur
Sistem evaluasi kinerja supplier PT. Ciputra Surya, Tbk memiliki persamaan pada sistem monitor dan evaluasi yang digunakan oleh National Association of Purchasing Management (NAPM). Sistem penilaian kinerja PT. Ciputra Surya, Tbk sesuai dengan sistem perencanaan evaluasi pemasok (NAPM) kategori
Categorial Plan. Pada sistem penilaian categorial plan, beberapa petugas dari
berbagai bagian perusahaan pembeli membuat catatan evaluasi secara informal. Pada setiap pertemuan bulanan atau dua bulanan, setiap pemasok besar dinilai berdasarkan faktor kinerja yang sudah disiapkan. Setiap faktor tersebut ditimbang secukupnya secara relatif, dan setiap pemasok besar dinilai secara keseluruhan, yang biasanya dikategorikan dalam tiga golongan besar, yaitu:
1. Preffered
ode evalu
memiliki bobot yang sama, sehingga tidak ada skala prioritas item
4.11. A
berapa kekurangan. Kekurangan tersebut disebabkan karena beberapa hal, yaitu:
a. Tid
penelitian ada pembedaan bobot antara
b. Tid
diperlukan, tetapi mengandung
kelemahan-ang, suasana batin, persepsi, ya);
2. Neutral
3. Unsatisfactory
Pada sistem penilaian kinerja di PT. Ciputra Surya, Tbk, sesuai dengan penilaian categorial plan, maka kontraktor yang merupakan bagian dari perusahaan pembeli melakukan pencatatan evaluasi secara periodik. Peri
asi yang dilakukan PT. Ciputra Surya, Tbk adalah setiap 6 bulan sekali. Dalam sistem penilaian categorial plan setiap item kriteria evaluasi supplier dianggap
kriteria.
nalisa Sistem Evaluasi Kinerja Supplier PT. Ciputra Surya, Tbk
Sistem evaluasi kinerja supplier di PT. Ciputra Surya, Tbk memiliki memiliki be
ak adanya bobot untuk masing-masing kriteria penilaian.
Dengan tidak adanya bobot untuk kriteria penilaian maka tidak ada prioritas atau tingkat kepentingan yang membedakan tiap item penilaian. Karena tidak ada pembedaan tingkat kepentingan antar item, maka tidak dapat diketahui dengan pasti item mana yang harus dianggap penting. Padahal di PT. Ciputra Surya, Tbk, berdasarkan
kriteria yang satu dan yang lainnya.
ak adanya skala penilaian yang bersifat kuantitatif.
Skala penilaian yang dilakukan bukan penilaian secara kuantitatif (angka), namun secara kualitatif (Baik, Cukup, Kurang). Penilaian kualitatif adalah penilaian yang menggunakan deskripsi non kuantitatif. Walaupun penilaian ini berguna dan
kelemahan sebagai berikut : 1. Seringkali terlalu subjektif ;
2. Tergantung dari kondisi penilai (latar belak pendidikan, pengalaman, dan sebagain
ari waktu ke waktu;
5. te
rusnya, penilaian kualitatif perlu dilengkapi dengan penilaian
c. Sul
ini terjadi karena kinerja supplier hanya berada dalam rentang te entu.
3. Tidak konsisten d 4. Kurang objektif;
rbatas kemampuannya, untuk mendukung keputusan manajemen. Seha
kuantitatif.
it untuk mengetahui kinerja total supplier
Penilaian kinerja total dari semua hasil penilaian para kontraktor setelah dianalisa oleh Departemen Pengadaan dan Kontrak, disajikan dalam bentuk rentang penilaian (Cukup-Baik dan Cukup-Kurang). Penilaian ini memiliki kelemahan, yaitu tidak dapat mengetahui kinerja supplier secara pasti. Hal