BAB IV
IDENTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN SUPPLY
CHAIN PADA PT. CIPUTRA SURYA, TBK
Pada bab ini, akan diuraikan mengenai tahap yang akan dilakukan pada fase pengumpulan data deskripsi perusahaan dan pengolahan yang meliputi penetapan ruang lingkup dan identifikasi sistem evaluasi kinerja supplier.
4.1. Profil Perusahaan
Perusahaan pada awalnya didirikan dengan nama PT. Bumi Citrasurya, tanggal 1 Maret 1989. Pada tahun 1990, dalam Anggaran Dasar Perseroan, perseroan ini telah diubah seluruhnya termasuk nama perseroan menjadi PT. Citraland Surya, tanggal 28 Desember 1990. Berdasarkan Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa, setuju untuk mengubah kembali nama perseroan menjadi PT. Ciputra Surya. Perseroan yang berkantor pusat di perumahan Kota Mandiri Citra Raya Surabaya, jalan Taman Golf C2 No. 12A, Surabaya, telah memulai pembangunan proyek Citra Raya Surabaya sejak Juli 1993 .
Guna memperlancar usahanya, PT. Ciputra Surya, Tbk. menjalankan proyek-proyeknya melalui anak-anak perusahaannya. Penggunaan anak perusahaan dilakukan berdasarkan beberapa pertimbangan antara lain mengenai keterbatasan kemampuan untuk membangun pada lokasi yang berbeda dalam waktu bersamaan dan untuk lebih mempercepat proses perijinan atau kadangkala suatu proyek dilaksanakan dengan cara patungan dengan pihak lain yang mempunyai persyaratan yang berbeda-beda.
Namun demikian pada dasarnya PT. Ciputra Surya, Tbk. bertanggung jawab atas pengelolaan seluruh proyek yang dilaksanakan oleh anak perusahaan. PT. Ciputra Surya, Tbk. memiliki secara langsung mayoritas saham dalam 11 anak perusahaan, dimana kepemilikan secara tidak langsung mayoritas saham
adalah 1 anak perusahaan, PT. Galaxy Citraperdana. Yang dimaksud kelompok Ciputra Surya adalah PT.Ciputra Surya, Tbk. beserta 11 anak perusahaan.
Berikut ini struktur organisasi PT.Ciputra Surya, Tbk. beserta 11 anak perusahaan.
Sumber : (www. Ciputra.com, 2006)
Gambar 4.1. Struktur Organisasi/ Corporate StructurePT. Ciputra Surya, Tbk.
4.1.1 Kegiatan Utama PT.Ciputra Surya, Tbk.
Secara umum, kegiatan utama PT.Ciputra Surya, Tbk. adalah real estate. Real estate adalah suatu kegiatan usaha yang membangun dan mengembangkan lahan, mengelola dan atau menjual bangunan-bangunan perumahan, gedung perkantoran, ruko, apartemen, pusat perbelanjaan dan bangunan lainnya. Proses pengembangan/pembangunan lahan diawali dengan kegiatan pembebasan lahan,
atau membeli lahan yang sudah siap pakai. Dalam hal pembebasan lahan ijin dari instansi-instansi yang terkait perlu diperoleh terlebih dahulu, kemudian jenis pengembangan dirancang sesuai dengan ijin yang diberikan harus dibangun. Besarnya prasarana yang dibangun disesuaikan dengan kebutuhan dan aturan yang berlaku antara lain: jalan, saluran, air bersih, listrik, telepon, dan lainnya. Sarana sendiri sesuai dengan jenis pengembangannya dapat meliputi sarana ibadah, pendidikan, olahraga dan rekreasi, pusat perbelanjaan, pusat kesehatan dan sebagainya. Tersedianya fasilitas sarana dan prasarana dimaksudkan untuk memberikan pelayanan bagi penghuni. Usaha real estate ini dapat pula berbentuk usaha mengakuisisi dan pengembangan kembali properti yang sudah ada, seperti gedung perkantoran, pusat perbelanjaan, hotel dan lain-lain kemudian menjual atau menyewakannya.
PT.Ciputra Surya, Tbk. bergerak di bidang pembangunan perumahan real estate, perkantoran, pertokoan, pusat niaga, lapangan golf dan pusat rekreasi beserta fasilitasnya serta melakukan investasi baik melalui perusahaan sendiri maupun anak perusahaan yang bergerak di bidang yang sama. Sejak tahun 1993, PT.Ciputra Surya, Tbk. telah mengembangkan kawasan permukiman terpadu di Surabaya Barat yang dinamakan Kota Mandiri CitraRaya. Permukiman terpadu ini selain membangun sarana dan prasarana sebagai layaknya suatu perumahan juga akan dilengkapi dengan sejumlah fasilitas-fasilitas seperti sarana pembelanjaan dan rekreasi terpadu serta lapangan golf.
Secara garis besar jenis pengembangan yang dilakukan PT.Ciputra Surya, Tbk. saat ini dapat dikelompokkan dalam 2 jenis pengembangan yaitu :
a. Perumahan (Real Estate)
Kelompok ini melakukan pembelian tanah-tanah yang belum dimatangkan, kemudian mengembangkannya untuk menaikkan nilai jual tanah tersebut antara lain dengan cara membangun prasarana dan sarana pelayanan umum.
Penjualan tanah beserta bangunan baik berupa rumah tinggal, rumah toko (ruko) dan rumah kantor (rukan), merupakan penghasilan bagi
PT.Ciputra Surya, Tbk., walau pada tahap awalnya membutuhkan investasi yang besar untuk pembelian dan pematangan.
b. Properti dan Rekreasi
Kelompok ini melakukan pembangunan properti untuk disewakan serta pengembangan kawasan rekreasi. Kegiatan dalam pengembangan ini dapat menghasilkan arus kas jangka panjang, baik dalam bentuk uang sewa (dari pusat niaga-ruko, kios-kios pasar tradisional dan outlet di pusat perbelanjaan) dan uang jasa (dari taman rekreasi dan lapangan golf).
PT. Ciputra Surya, Tbk
Perumahan/Real Estate Properti dan Rekreasi
Gambar 4.2. Penembangan yang dilakukan PT.Ciputra Surya, Tbk.
Sumber : (Data PT. Ciputra surya, Tbk, 2006)
Dalam mengembangkan proyek-proyeknya, PT.Ciputra Surya, Tbk. selalu mempertimbangkan faktor teknis, ekonomis serta kontribusi positif yang dapat diberikan pada masyarakat dan lingkungan.
Dalam melakukan kegiatan usaha tersebut, PT.Ciputra Surya, Tbk. menetapkan tiga strategi utama bagi pengembangan usahanya yaitu :
1) Memusatkan usahanya terutama pada pembangunan secara terpadu dalam berskala besar pada lokasi-lokasi strategis, terutama pada lokasi-lokasi strategis di Surabaya dan sekitarnya.
2) Mendirikan pusat perbelanjaan dan pusat rekreasi guna memenuhi permintaan masyarakat akan sarana hiburan dan rekreasi yang memadai.
3) Mengembangkan kawasan komersial lain (seperti perkantoran, pusat grosir dan sebagainya) untuk mengantisipasi perkembangan kota Surabaya menjadi kota metropolitan.
Dalam menentukan kelayakan usaha pembangunan suatu proyek, PT.Ciputra Surya, Tbk. akan melakukan penelitian yang mendalam atas lokasi yang direncanakan dan daerah-daerah yang ada di sekitarnya serta membuat studi kelayakan usaha yang terperinci atas proyek-proyek tersebut. Studi kelayakan, yang pembuatannya akan melibatkan pula sejumlah perusahaan konsultan internasional, akan memperhitungkan faktor-faktor seperti sasaran pemasaran, proyeksi permintaan, para pesaing dan perkiraan harga jual yang akan diberlakukan.
Setelah pembelian tanah tersebut, PT. Ciputra Surya, Tbk. membangun fasilitas prasarana pada setiap proyeknya seperti sistem pembangunan limbah, jalan, lampu penerangan jalan, sambungan listrik, telepon, serta fasilitas umum lainnya. Pengoperasian dan pemeliharaan fasilitas prasarana umum (seperti sistem pembuangan limbah dan jalan) setelah pembangunan selesai akan dialihkan dan diberikan kepada instansi pemerintah yang berwenang. Akan tetapi hal tersebut tidak menutup kemungkinan bagi PT. Ciputra Surya, Tbk. untuk mengoperasikannya sendiri dengan menarik iuran pelayanan bulanan dari para penghuni, sampai pemerintah daerah setempat atau para penghuni sanggup mengambil alih pengoperasian tersebut dari PT. Ciputra Surya, Tbk.. Sedangkan fasilitas prasarana yang dipakai biasanya fasilitas prasarana yang disediakan oleh pemerintah seperti sambungan telepon oleh PT. Telekomunikasi Indonesia Tbk dan sambungan tenaga listrik oleh PT. Perusahaan Listrik Negara.
PT. Ciputra Surya, Tbk. menyerahkan semua pekerjaan konstruksi atas prasarana dan pematangan tanah kepada kontraktor melalui cara tender yaitu mengundang sedikitnya tiga kontraktor untuk setiap tender. Beberapa kontraktor ditunjuk berdasarkan sistem termin, yaitu suatu bentuk pelaksanaan pekerjaan yang memperbolehkan PT. Ciputra Surya, Tbk. untuk membayar kontraktor dalam beberapa tahap sesuai persentase penyelesaian proyek yang bersangkutan.
Pada kawasan pemukiman Kota Mandiri CitraRaya Surabaya ini, PT. Ciputra Surya, Tbk. memberikan jasa purna-jual selama tiga bulan setelah penyerahan bangunan bersangkutan kepada pembeli.
4.1.2 Lokasi Perusahaan
PT. Ciputra Surya, Tbk mengawali proyeknya pada salah satu bagian kota Surabaya yang berbatasan dengan kota Gresik, tepatnya di daerah Lakarsantri, Surabaya bagian Barat. Dengan luas area sekitar 1,126 hektar, proyek ini menjadi proyek pengembangan wilayah terbesar di Jawa Timur.
Sumber : (www. Ciputra. Com, 2006)
Gambar 4.3. Denah Lokasi PT. Ciputra Surya Tbk
4.1.3 Sumber Daya Manusia
Perencanaan, penerimaan, penempatan dan pembinaan sumber daya manusia menjadi satu kegiatan yang berkesinambungan mengingat dinamika dari usaha. Jumlah karyawan PT. Ciputra Surya Tbk, dan anak perusahaan ± 600 orang. PT. Ciputra Surya, Tbk. sampai saat ini belum memiliki serikat pekerja. Namun demikian PT. Ciputra Surya, Tbk. sampai saat ini belum pernah
mengalami sengketa perburuhan dan manajemen percaya bahwa hal tersebut disebabkan karena hubungan yang baik antara atasan dan karyawan. PT. Ciputra Surya, Tbk. juga selalu menjaga agar ketentuan pemerintah sebagaimana yang ditetapkan oleh Menteri Tenaga Kerja Republik Indonesia dalam rangka meningkatkan kesejahteraan karyawan dapat dilaksanakan, antara lain tingkat pendapatan pekerja diberikan diatas upah minimum regional. Sejak tahun 1991, PT. Ciputra Surya, Tbk. dan anak perusahaan sudah mengikuti program Jamsostek.
PT.Ciputra Surya, Tbk. menyadari pentingnya peranan sumber daya manusia sebagai mitra dalam menjalani kegiatannya untuk mencapai keberhasilan setiap usaha yang dijalankannya. Oleh karena itu PT. Ciputra Surya, Tbk. dengan cermat mengembangkan strategi pengelolaan sumber daya manusia agar dapat meningkatkan produktifitas dan pertumbuhan usaha PT. Ciputra Surya, Tbk. tanpa meninggalkan kompetensi dan kesejahteraan dari karyawan-karyawan.
Mengingat pentingnya peranan karyawan dalam kemajuan usahanya, PT. Ciputra Surya, Tbk. menyediakan program-program pelatihan dan pengembangan karyawan. Program pelatihan ini dilakukan dengan jalan On Job Trainning pada proyek yang telah berjalan atau dengan mengikutsertakan karyawan pada program pelatihan di institusi-institusi pendidikan di luar PT. Ciputra Surya, Tbk.. Selama tahun 1996, PT. Ciputra Surya, Tbk. telah mengikutsertakan 71 karyawannya pada program pelatihan antara lain bidang hukum pertanahan dan pemasaran. PT. Ciputra Surya, Tbk. secara aktif telah mengirimkan karyawan-karyawannya untuk peninjauan proyek-proyek real estate dan properti diberbagai negara untuk mengembangkan wawasan dan mengadakan studi perbandingan dengan proyek-proyek PT. Ciputra Surya, Tbk.. PT. Ciputra Surya, Tbk. juga aktif mengirimkan karyawan-karyawannya untuk mengikuti seminar-seminar yang berhubungan dengan usaha PT. Ciputra Surya, Tbk., baik di dalam maupun luar negeri.
4.2. Visi dan Misi Perusahaan 4.2.1. Visi
Mengembangkan usaha bisnis di bidang properti serta bisnis lain yang terkait di Indonesia dan sekitarnya, dengan semangat keutamaan dan inovasi untuk menciptakan kemampuan untuk mempersembahkan sebuah kehidupan yang lebih baik bagi masyarakat dan untuk membawa kesejahteraan dan kemakmuran bagi pihak yang terkait.
4.2.2. Misi
Menjadi pemain utama dalam bidang bisnis properti dan industri yang terkait, berusaha menjadi perusahaan yang terbaik, yang paling profesional dan paling menguntungkan, untuk menjadi pilihan pertama bagi para konsumen, investasi yang paling menguntungkan para pemegang saham, sebuah tempat kerja yang menarik dan menantang bagi para pegawai dan untuk mewujudkan sebuah kontribusi yang nyata untuk masyarakat dan bangsa.
4.3. Struktur Organisasi Perusahaan
PT. Ciputra Surya, Tbk. memiliki sebuah Dewan Komisaris yang beranggotakan seorang Presiden Komisaris, tiga orang Independen Komisaris, dan seorang Komisaris. Selain itu PT. Ciputra Surya, Tbk. juga memiliki sebuah Dewan Direksi yang beranggotakan seorang Presiden Direktur beserta 7 orang anggota Dewan Direksi yang memiliki fungsi dan tanggung jawab sesuai dengan kebutuhan organisasional dan menunjang operasional PT. Ciputra Surya, Tbk. Berdasarkan keputusan Komisaris Perusahaan pada tanggal 14 Desember 2001, para komisaris telah membentuk dan mengangkat Komite Audit yang terdiri dari tiga orang anggota, yaitu seorang Ketua Komite dan dua orang anggota Komite.
Direktur
Manajer
Gambar 4.5. Bagan Struktur Organisasi PT. Ciputra surya, Tbk.
Sumber : (Data PT. Ciputra surya, Tbk, 2006)
Dalam pengelolaan organisasinya, PT. Ciputra Surya, Tbk. memiliki seorang Direktur dan seorang Manajer Umum (General Manager) yang membawahi delapan orang Manajer Departemen yang memiliki fungsi dan tanggung jawab sesuai dengan kebutuhan organisasional dan menunjang operasional PT. Ciputra Surya, Tbk. Bagian-bagian dari organisasi PT. Ciputra Surya, Tbk., yaitu :
1. Direktur
Adalah orang yang secara kolektif mengawasi pekerjaan Manajer Umum/General Manager serta mengambil sesuatu keputusan untuk perkembangan perusahaan. Manajer Keuangan dan Akuntansi Manajer Estate Manajer Pelayanan Konsumen Manajer Contract and Procurement Manajer Teknik Manajer Tanah Manajer Sumber Daya Manusia Manajer Pemasaran
2. Manajer Umum (General Manager)
Adalah manajer yang secara kolektif mengemudikan dan mengawasi serta bertanggungjawab atas jalannya perusahaan. Tugasnya antara lain:
a) Manajer Umum bersama para manajer yang diserahi pengurusan perusahaan oleh para pemegang saham, berkewajiban menguasai, mengemudikan dan mengelola perusahaan serta bertindak atas nama pemegang saham untuk mengusahakan keuntungan sebesar-besarnya. b) Melaksanakan secara efektif pembagian kerja antara para manajer.
c) Selambat-lambatnya tiga bulan sebelum tahun buku berikutnya dimulai, wajib menyampaikan Rencana Anggaran dan Pendapatan Tahunan kepada Rapat Umum Pemegang Saham melalui Dewan Komisaris.
d) Menyampaikan Neraca dan Laporan Rugi Laba tahunan kepada Dewan Komisaris.
3. Manajer Keuangan dan Akuntansi
Tugas dari Manajer Keuangan dan Akuntansi adalah :
a) Merumuskan dan menyelesaikan rencana kerja dan anggaran belanja dan pendapatan perusahaan.
b) Menyiapkan dan menyelesaikan Neraca dan Perhitungan Laba Rugi Tahunan.
c) Melaksanakan administrasi keuangan perusahaan.
d) Melaksanakan pengusahaan keuangan perusahaan termasuk didalamnya melaksanakan segala usaha pengadaan dana-dana dalam jumlah dan waktu yang dibutuhkan serta mengawasi dan mengendalikan penggunaan dana secara tepat.
e) Merumuskan cara-cara dan usaha-usaha untuk terciptanya organisasi perusahaan sebagai sarana yang sejalan dengan rencana pengembangan usaha. Bersama-sama manajer lainnya merumuskan perkiraan kebutuhan tenaga kerja.
4. Manajer Pemasaran
a) Mengambil langkah-langkah dan tindakan-tindakan yang dipandang perlu agar pelaksanaan tugas dan wewenang memimpin Departemen Marketing
dapat berjalan lancar.
b) Menetapkan perencanaan dan pelaksanaan penelitian serta analisa pasar dan berdasarkan kesimpulan yang berorientasi pada hasil analisa, mengadakan perkiraan pasar bagi produk-produk yang dihasilkan.
c) Melaksanakan kegiatan promosi pasar bagi barang-barang yang dihasilkan yang berupa usaha untuk meningkatkan dan memantapkan pangsa pasar yang telah ada, maupun menciptakan pasar/sasaran baru bagi produk-produk perusahaan.
d) Merencanakan dan menetapkan target penjualan tahunan, dan atas dasar angka target tersebut, melaksanakan kegiatan mencari lakon pemasaran yang potensial.
e) Bersama-sama manajer proyek, menentukan forecast penjualan.
f) Menyusun laporan kerja Departemen Marketing yang antara lain berisi tentang realisasi penjualan yang dicapai pada tahun lalu dan membandingkan dengan target pasar yang ditetapkan.
5. Manajer Tanah
Tugas Manajer Tanah :
a) Menangani masalah-masalah yang berkaitan dengan pembebasan tanah ataupun mengurus sertifikat-sertifikat dan masalah perijinan.
6. Manajer Teknik
Tugas Manajer Teknik adalah :
a) Mengestimasikan biaya-biaya sesuai dengan schedule kerja proyek dan prestasi kerja serta mengontrol pekerjaan yang dilakukan organisasi proyek.
7. Manajer Pelayanan Konsumen
Tugas Manajer Pelayanan Konsumen adalah :
a) Membantu konsumen untuk mengadakan pembenahan pada bangunan penambahan fasilitas atau pengembangan desain baru dan lain-lain bilamana diinginkan oleh konsumen.
8. Manajer Sumber Daya Manusia
Tugas Manajer Sumber Daya Manusia adalah :
a) Mengadakan program latihan untuk orang yang ikut terlibat dalam pembangunan dan pengoperasian proyek yang memiliki potensi yang baik dengan cara dikirimkan ke lembaga training dan pendidikan di luar perusahaan.
b) Menyeleksi dan mengarahkan para karyawan yang akan dipekerjakan dalam proyek yang sesuai dengan keterampilan dari masing-masing karyawan.
9. Manajer Estate
Tugas Manajer Estate adalah :
a) Melakukan penyelidikan kemungkinan pembangunan proyek dan mengadakan pengaturan untuk penyediaan biaya proyek, pembuatan pra desain, pra rencana, pekerjaan konstruksinya.
b) Melakukan pemeliharaan dan pengawasan terhadap proyek yang telah selesai agar tidak cepat mengalami kerusakan-kerusakan tetapi dapat menghasilkan laba, baik itu bangunan ataupun fasilitas-fasilitas yang ada.
10. Manajer Pengadaan dan Kontrak (Contract and Procurement)
Tugas Manajer Pengadaan dan Kontrak adalah :
a) Mengkoordinir pembelian alat tulis kantor untuk semua departemen.
b) Mengkoordinir pengadaan material yang digunakan untuk proyek pembangunan di PT.Ciputra surya, Tbk.
c) Menetapkan dan merekrut supplier.
d) Memilih dan mengevaluasi kinerja supplier material.
e) Menetapkan dokumen/kontrak perjanjian pembelian material untuk jangka waktu tertentu (memorandum of understanding/MOU) dengan pihak
supplier material.
f) Menetapkan sistem pembelian material yang saling menguntungkan dengan pihak supplier material.
Pada penelitian kali ini, akan dilakukan identifikasi terhadap salah satu departemen dari PT.Ciputra Surya, Tbk. yang juga memegang peranan penting pada perusahaan yaitu departemen Pengadaan dan Kontrak. Bahasan mengenai departemen tersebut akan ditulis pada sub-bab berikutnya.
4.4. Penentuan Ruang Lingkup
4.4.1 Ruang lingkup organisasi perusahaan yang diteliti
Untuk dapat mengidentifikasi manajemen suatu departemen pada sebuah perusahaan, terlebih dahulu harus dipahami sistem dan kebijakan dari departemen yang diteliti. Departemen Pengadaan dan Kontrak berada di bawah tanggung jawab Manajer Umum (General Manager) PT.Ciputra Surya, Tbk. Bagian tersebut adalah bagian penting yang mendukung kinerja Departemen Teknik, dimana Departemen Pengadaan dan Kontrak bertanggung jawab terhadap keseluruhan proses pengadaan material dan alat tulis kantor maupun kegiatan operasional dan administrasi lainnya sesuai dengan kebutuhan.
4.4.2. Ruang Lingkup Supply Chain Management (SCM)
SCM pada hakekatnya mencakup lingkup pekerjaan dan tanggung jawab yang luas. Supply Chain Management mencakup semua kegiatan yang yang terkait dengan aliran material, informasi, dan uang di sepanjang supply chain. Sistem supply chain yang ada di PT.Ciputra Surya, Tbk. meliputi kegiatan:
a) Pengembangan Produk
Lingkup pekerjaan ini mencakup kegiatan merancang produk baru, menetapkan perencanaan dan pelaksanaan penelitian serta analisa pasar dan berdasarkan kesimpulan yang berorientasi pada hasil analisa, mengadakan perkiraan pasar bagi produk-produk yang dihasilkan. Departemen yang bertanggung jawab pada lingkup kegiatan ini adalah Departemen Pemasaran. b) Operasi/Produksi
Lingkup pekerjaannya melingkupi kegiatan pelaksanaan produksi dan pengendalian kualitas produk. Yang bertanggung jawab atas kegiatan ini adalah Departemen Teknik
c) Perencanaan dan Pengendalian
Cakupan kegiatannya meliputi peramalan permintaan produk dan perencanaan kapasitas produksi. Yang berwenang dalam kegiatan ini adalah Departemen Teknik.
d) Pengadaan
Pada kegiatan pengadaan cakupan pekerjaan dan tanggung jawab meliputi kegiatan memilih supplier, mengevaluasi kinerja supplier, melakukan pembelian bahan baku dan komponen, membina dan memelihara hubungan dengan supplier. Yang memegang kewenangan dalam kegiatan ini adalah departemen Pengadaan dan Kontrak. Dalam penelitian ini yang menjadi obyek penelitian adalah kegiatan pengadaan yang merupakan salah satu kegiatan utama pada Supply Chain Management.
Pada kegiatan pengadaan di PT.Ciputra Surya, Tbk. terdapat dua jenis sistem pembelian, yaitu:
1. Pembelian JIT (pembelian tepat waktu)
Sistem JIT dikembangkan untuk menghilangkan ketergantungan pada inventory. Dengan sistem JIT, Departemen Pengadaan dan Kontrak hanya berurusan dengan pemasok tunggal untuk material tertentu. Hal ini berdasarkan pertimbangan untuk memudahkan pengendalian terhadap pemasok itu. Hampir semua material yang pengadaan diatur dengan MoU, sistem pembeliannya menggunakan sistem JIT. Material yang pemesanannya menggunakan sistem JIT antara lain: keramik, sanitair, genteng dan lain-lain.
Ciri-ciri sistem pembelian JIT pada proses pengadan material di PT.Ciputra Surya, Tbk adalah:
a. Adanya kontrak jangka panjang yang diatur dalam Mou b. Kuantitas penyerahan dapat bervariasi tetapi tetap untuk
bentuk kontrak keseluruhan
c. Membina hubungan dengan sedikit pemasok (pemasok tunggal) dalam lokasi yang berdekatan
d. Penghitungan dan inspeksi kedatangan material dikurangi dan mungkin dihilangkan, dalam hal ini tanggung jawab dialihkan ke pemasok
e. Pemasok dievaluasi berdasarkan pada kualitas material, performansi penyerahan, dan harga, bukan hanya pada harga semata.
f. Tujuan utama negosiasi dan proses kontrak adalah untuk mencapai kualitas matarial malalui kontrak jangka panjang dan harga yang pantas (saling menguntungkan)
2. Pembelian Konsinyasi
Dalam sistem pembelian konsinyasi ini, PT.Ciputra Surya, Tbk tidak menanggung resiko finansial atas penyediaan barang yang dibeli. Yang memiliki barang selama belum dipakai oleh PT.Ciputra Surya, Tbk adalah penjual/supplier. Penyimpanan material yang dbeli tersebut ada pada gudang pembeli, namun selama belum dipakai maka yang bertanggung jawab pada kerusakan dan sebagainya adalah supplier. Yang menggunakan sistem pembelian konsinyasi dalam proses pengadaannya adalah material semen dan gypsum. Untuk kedua material tersebut gudang nya terletak pada kawasan PT.Ciputra Surya, Tbk.
Ciri-ciri sistem pembelian konsinyasi pada proses pengadan material di PT.Ciputra Surya, Tbk adalah:
a. Gudang material berada pada gudang pembeli (PT.Ciputra Surya, Tbk.)
b. Tanggung jawab pada material selama belum digunakan merupakan tanggung jawab penjual/supplier
Berikut ini sistem supply chain management di PT.Ciputra Surya, Tbk.
Sistem
Pengadaan Supply Chain Management di PT.Ciputra Surya, Tbk
Pengembangan Produk Operasi/Produksi
Perencanaan dan Pengendalian Pengadaan
Pembelian Just In Time Pembelian Konsinyasi
Gambar 4.6. Empat Bagian Utama dalam Perusahaan yang Terkait dengan Sistem Supply Chain Management di PT.Ciputra Surya, Tbk.
Sumber : (Penelitian, 2006)
4.4.2. Struktur Organisasi Departemen Pengadaan dan Kontrak
Dalam pengelolaan organisasinya, Departemen Pengadaan dan Kontrak dibawahi seorang manajer yang memiliki fungsi dan tanggung jawab sesuai dengan kebutuhan organisasional dan menunjang operasional PT.Ciputra Surya, Tbk. Manajer membawahi seorang sekretaris dan beberapa bagian lainnya. Tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian Departemen Pengadaan dan Kontrak, yaitu :
1) ManajerDepartemen Pengadaan dan Kontrak
a. Manager Departemen Pengadaan dan Kontrak berkewajiban menguasai, mengemudikan dan mengelola Departemen Pengadaan dan Kontrak serta bertindak atas nama pemegang saham untuk mengusahakan keuntungan sebesar-besarnya.
b. Melaksanakan pembagian kerja secara efektif antara bagian Pengadaan dan Kontrak
a. Melakukan semua kegiatan klerikal (administrasi) dan surat menyurat.
3) Contract and Cost Control
a. Membuat dokumen kontrak (Memorandum Of Understanding/MOU) b. Mengatur pelaksanaan tender untuk pemilihan kontraktor
c. Mengeluarkan SPK (Surat Perintah Kerja) untuk supplier tertentu. d. Melakukan penagihan terhadap kontraktor yang lalai dalam malakukan
pembayaran terhadap supplier
e. Menilai kinerja supplier dan kontraktor
f. Melakukan pemilihan dan evaluasi terhadap supplier 4) Procurement
a. Melakukan pembelian alat tulis kantor untuk semua departemen
5) Quantity Surveyor
a. melakukan negosiasi dan klarifikasi terhadap supplier 6) Data Center
a. Membuat program komputer
ManajerDepartemen Pengadaan dan Kontrak
sekretaris manajer Procurement Quantity Surveyor Contract and Cost Control Data center
Gambar 4.7. Bagan Struktur Organisasi Departemen Pengadaan dan Kontrak Sumber : (wawancara, 2006)
4.4.3. Deskripsi Sistem Manajemen Pengadaan dan Kontrak
Untuk keperluan proyek pembangunan perumahan di suatu kawasan, Departemen Pengadaan dan Kontrak akan menghubungi produsen atau supplier
yang menjadi rekanan atau telah terikat kontrak (Memorandum Of Understanding)
dengan PT.Ciputra Surya, Tbk. Departemen Pengadaan dan Kontrak akan meminta bahan/material yang dibutuhkan untuk pembangunan suatu kawasan perumahan lengkap dengan spesifikasi dan jumlah kebutuhan. Departemen Pengadaan dan Kontrak akan mengajukan syarat-syarat kepada produsen atau
supplier yang dihubungi tersebut. Syarat-syarat tersebut antara lain mutu barang yang terjaga dan jaminan harga yang stabil. Sebaliknya, pihak supplier juga mengajukan berbagai persyaratan, misalnya harga yang ditawarkan hanya mengikat selama dollar dalam kisaran tertentu dan harga bahan bakar minyak (BBM) tidak mengalami kenaikan. Jika harga dan syarat-syarat yang diajukan
supplier telah disetujui PT.Ciputra Surya, Tbk. begitu pula sebaliknya maka, pembuatan kontrak pembelian material atau Memorandum Of Understanding
segera dilaksanakan.
Sistem pemesanan material langsung dilakukan oleh kontraktor yang telah memenangkan tender proyek pembangunan perumahan kepada supplier yang ditunjuk PT.Ciputra Surya, Tbk. dengan menggunakan Purchase Order (PO). Jumlah material yang dipesan kepada supplier telah ditentukan sebelumnya oleh PT.Ciputra Surya, Tbk. sesuai dengan kebutuhan proyek pembangunan perumahan pada suatu kawasan. Selanjutnya material tersebut dikirim supplier
sampai lokasi proyek dan akan diterima oleh kontraktor setelah melewati proses inspeksi yang dibantu oleh pengawas dari PT.Ciputra Surya, Tbk.. Jika barang sesuai dengan pesanan baik secara kuantitas maupun kualitas, maka barang akan diterima dan disimpan dalam gudang milik kontraktor pada tempatnya masing-masing. Jika kontraktor tidak membeli material dari supplier yang ditunjuk PT.Ciputra Surya, Tbk. maka supplier harus memberikan informasi kepada Departemen Pengadaan dan Kontrak dan kemudian Departemen Pengadaan dan Kontrak akan memberikan teguran kepada kontraktor yang bersangkutan.
Penagihan pembayaran dilakukan supplier kepada kontraktor dengan melengkapi dokumen penagihan sebagai berikut: faktur penjualan, faktur pajak, surat jalan asli, copy Puchase Order. Apabila kontraktor terlambat atau lalai melakukan pembayaran maka supplier mengubah dokumen penagihannya kepada PT.Ciputra Surya, Tbk. dan Departemen Pengadaan dan Kontrak akan memotongkan biaya tersebut dari tagihan kontraktor kepada PT.Ciputra Surya, Tbk.
Proyek pembangunan perumahan
Penentuan spesifikasi material
Manajemen menghubungi supplier (pabrik/distibutor)
Pengajuan syarat-syarat dari PT.Ciputra Surya, Tbk.
Pengajuan harga dan syarat dari supplier
Harga dan syarat diterima oleh PT.Ciputra Surya, Tbk.
Proses Penyusunan MOU
Gambar 4.8. Deskripsi Sistem Pengadaan Material
4.5. Identifikasi Sistem Manajemen Pengadaan Perusahaan
Tahapan ini merupakan tahapan yang paling penting dalam mengidentifikasi sistem manajemen pengadaan material di PT. Ciputra Surya, Tbk. Dalam tahapan ini akan diketahui pihak yang terlibat dalam pemilihan
supplier sampai proses pengadaan material. Penyajian data tersebut dibuat bentuk
Cross Fuctional Diagram. Pengidentifikasian secara komperehensif menggunakan proses yang terstruktur dan sistematis sangat diperlukan pada tahap ini. Karena ditakutkan bila terdapat bagian yang penting/urgent yang belum teridentifikasi maka proses pengidentifikasian akan mengalami ketidaksesuaian. Oleh karena itu proses identifikasi harus memasukkan semua proses yang terkait dengan sistem pengadaan, yang terkontrol oleh perusahaan maupun tidak.
Metode yang dipergunakan dalam mengidentifikasi sistem pengadaan di PT. Ciputra Surya, Tbk. adalah :
a) Wawancara dengan pihak yang kompeten
Wawancara dilakukan terhadap pihak yang bertanggung jawab terhadap manajemen Departemen Pengadaan dan Kontrak, yaitu bagian Contract and Cost Control. Dari wawancara ini dapat diketahui gambaran sistem manajemen Pengadaan dan Kontrak di PT. Ciputra Surya, Tbk, termasuk didalamnya adalah evaluasi kinerja supplier.
b) Telaah dokumen Departemen Pengadaan dan Kontrak
Dokumen Departemen Pengadaan dan Kontrak berisi report / laporan evaluasi kinerja supplier, flow chart aktivitas departemen serta data lain yang terkait dengan manajemen Pengadaan dan Kontrak. Data yang ada kita telaah dan kaji, sehingga kita bisa melakukan analisa.
c) Melakukan analisa sistem yang diamati
Dari hasil wawancara serta telaah dokumen kita dapat menggambarkan sistem manajemen Pengadaan dan Kontrak di PT. Ciputra Surya, Tbk,. Gambaran sistem disajikan dalam bentukCross functional Diagram. Dari
Cross Functional Diagram ini kita dapat mengidentifikasi sistem manajemen Departemen Pengadaan dan Kontrak di PT. Ciputra Surya, Tbk.
PT. Ciputra Surya, Tbk /Owner
(Dept. Pengadaan dan Kontrak) Supplier / nominated Supplier Kontraktor Menentukan Kontraktor dan menghubungi supplier Pengajuan syarat dari Owner Owner menerima syarat dari supplier Supplier mengajukan syarat kepada Owner Pembuatan MOU Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pembelian Memenuhi permintaan material dari kontraktor Melakukan pemesanan material sesuai spesifikasi Material diterima Melakukan pembayar an kepada supplier Melakukan pengawasan terhadap pembayaran material Penentuan spesifikasi material / bahan baku
Berikut adalah penjelasan dari Cross Functional Diagram Sistem Manajemen Pengadaan material di PT. Ciputra Surya, Tbk.
1. Pemilihan Supplier
Memilih supplier merupakan kegiatan yang strategis bagi manajemen pengadaan material, terutama bila supplier tersebut akan memasok item yang kritis dan atau akan digunakan dalam jangka panjang sebagai supplier yang penting.
Salah satu bagian dari Departemen Teknik yang berwenang untuk memberikan masukan untuk menentukan supplier mana yang akan terpilih adalah divisi Arsitektur. Divisi Arsitektur adalah bagian yang menentukan spesifikasi material yang akan dipakai. Berdasarkan spesifikasi material inilah supplier yang mengajukan penawaran pada PT. Ciputra Surya, Tbk.
melalui Departemen Kontrak dan Pengadaan dievaluasi dan dipilih.
Dalam pemilihan supplier, Departemen Kontrak dan Pengadaan mendata supplier yang mengajukan penawaran kepada PT. Ciputra Surya, Tbk. dan supplier tersebut memenuhi spesifikasi. Bila dibutuhkan maka Departemen Kontrak dan Pengadaan akan mencari supplier yang memenuhi spesifikasi, misalnya dari iklan, brosur dan lain-lain. Penentuan
supplier yang terpilih sepenuhnya menjadi kewenangan Departemen Kontrak dan Pengadaan.
Bagi supplier material non MoU, pemilihannya diserahkan kepada kontraktor dan supplier tersebut tidak terikat kontrak dan perjanjian dengan PT. Ciputra Surya, Tbk.
2. Perencanaan
Ketika ada rencana pembangunan suatu komplek perumahan di kawasan PT. Ciputra Surya, Tbk., maka bagian arsitektur akan menentukan spesifikasi material di kawasan yang direncanakan tersebut. Departemen Kontrak dan Pengadaan akan mengajukan data supplier yang menjadi rekanan PT. Ciputra Surya, Tbk. kepada bagian arsitektur. Bagian arsitektur akan menentukan spesifikasi material dari supplier mana yang akan digunakan.
3. Pengadaan / Procurement
Setelah spesifikasi ditentukan maka Departemen Kontrak dan Pengadaan akan menawarkan proyek pengadaan materialnya kepada
supplier yang telah terpilih dan telah menjadi rekanan PT. Ciputra Surya, Tbk.
Supplier yang dihubungi akan mengajukan persyaratannya kepada PT. Ciputra Surya, Tbk. misalnya harga yang ditawarkan hanya mengikat selama dollar dalam kisaran tertentu dan harga bahan bakar minyak (BBM) tidak mengalami kenaikan dan PT. Ciputra Surya, Tbk juga akan mengajukan syarat kepada supplier yang bersangkutan, syarat-syarat tersebut antara lain mutu barang yang terjaga dan jaminan harga yang stabil. Jika harga dan syarat-syarat yang diajukan supplier telah disetujui PT.Ciputra Surya, Tbk. begitu pula sebaliknya maka, pembuatan kontrak pembelian material atau Memorandum Of Understanding segera dilaksanakan.
4. Pelaksanaan
Sistem pemesanan material langsung dilakukan oleh kontraktor yang telah memenangkan tender proyek pembangunan perumahan kepada
supplier yang ditunjuk PT.Ciputra Surya, Tbk. dengan menggunakan
Purchase Order (PO). Jumlah material yang dipesan kepada supplier telah ditentukan sebelumnya oleh PT.Ciputra Surya, Tbk. sesuai dengan kebutuhan proyek pembangunan perumahan pada suatu kawasan. Selanjutnya material tersebut dikirim supplier sampai lokasi proyek dan akan diterima oleh kontraktor.
Jika kontraktor tidak membeli material dari supplier yang ditunjuk PT.Ciputra Surya, Tbk. maka supplier harus memberikan informasi kepada Departemen Kontrak dan Pengadaan dan kemudian Departemen Kontrak dan Pengadaan akan memberikan teguran kepada kontraktor yang bersangkutan.
5. Inspeksi Material
Jika material telah dikirimkan supplier maka material akan melewati proses inspeksi yang dibantu oleh pengawas dari PT.Ciputra Surya, Tbk.. Jika barang sesuai dengan pesanan baik secara kuantitas maupun kualitas, maka barang akan diterima dan disimpan dalam gudang milik kontraktor pada tempatnya masing-masing. Aliran/proses distribusi material dapat dilihat pada Lampiran H.
6. Pembayaran
Penagihan pembayaran dilakukan supplier kepada kontraktor dengan melengkapi dokumen penagihan sebagai berikut: faktur penjualan, faktur pajak, surat jalan asli, copyPuchase Order. Apabila kontraktor terlambat atau lalai melakukan pembayaran maka supplier mengubah dokumen penagihannya kepada PT.Ciputra Surya, Tbk. kemudian Departemen Kontrak dan Pengadaan akan memotongkan biaya tersebut dari tagihan kontraktor kepada PT.Ciputra Surya, Tbk.
7. Evaluasi Supplier
Evaluasi supplier di PT.Ciputra Surya, Tbk. dilakukan secara periodik setiap 6 bulan sekali dan hasilnya disampaikan kepada supplier tersebut sehingga mereka dapat melakukan usaha perbaikan terhadap kinerja secara terus menerus. Kriteria penilaian kinerja supplier ditentukan oleh Departemen Kontrak dan Pengadaan. Yang melakukan penilaian kinerja supplier adalah para kontraktor yang menjadi rekanan PT.Ciputra Surya, Tbk.. Penilaian dilakukan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan oleh Departemen Kontrak dan Pengadaan. Hasil penilaian tersebut kemudian dianalisa oleh Departemen Kontrak dan Pengadaan. Kemudian supplier akan menerima
report/laporan dari kinerja mereka. Jika supplier mengetahui kinerja mereka sedang diukur, supplier akan memunculkan kinerja mereka secara optimal dibanding bila mereka tidak sadar jika kinerja mereka diukur. Dengan berkembangnya kinerja supplier maka akan meningkatkan kinerja perusahaan.
4.6. Identifikasi Tanggapan Manajemen terhadap Permasalahan
Setelah sistem Pengadaan dan Kontrak dideskripsikan, maka selanjutnya dilakukan identifikasi untuk mencari permasalahan-permasalahan apa yang dapat terjadi di masa yang akan datang, yang mengganggu pencapaian tujuan departemen atau sistem yang sudah ada.
Tabel 4.1. Tanggapan Manajemen terhadap Permasalahan No. Permasalahan Tanggapan Manajemen
1. Terdapat kontraktor yang tidak melakukan pemesanan kepada supplier yang ditunjuk oleh Departemen Pengadaan dan Kontrak
Segera memberikan teguran kepada kontraktor yang bersangkutan
2. Apabila terdapat supplier yang terlambat melakukan penyerahan material kepada kontraktor
Memberikan peringatan atau teguran kepada supplier yang bersangkutan. Keterlambatan penyerahan material tersebut merupakan kondite supplier yang akan menjadi bahan evaluasi perpanjangan MOU selanjutnya.
3. Apabila ada keterlambatan pembayaran oleh kontraktor kepada supplier
Memberikan teguran atau peringatan kepada kontraktor. Jika keterlambatan melampaui batas waktu tertentu, maka manajemen akan memotongkan langsung biaya tersebut dari tagihan kontraktor kepada manajemen atau mengubah Dokumen Penagihan kepada pihak manajemen dan manajemen akan akan memotongkan biaya tersebut dari tagihan kontraktor kepada manajemen disertai denda. 4. Jika jumlah barang/produk
yang dipesan kontraktor kepada supplier tidak sesuai dengan ketentuan dan kesepakatan dengan pihak
Memberikan teguran atau peringatan kepada kontraktor
manajemen
5. Kualitas barang atau material yang datang tidak sesuai dengan penawaran awal yang diajukan supplier
Memberikan teguran atau peringatan kepada supplier dan supplier wajib mengganti barang atau material yang sesuai dengan penawaran awal. Sebagai konsekuensinya, kemungkinan yang bersangkutan tidak lagi menjadi rekanan PT. Ciputra Surya, Tbk. untuk periode berikutnya. Sumber : (Wawancara, 2006)
4.7. Sistem Pemilihan dan Evaluasi Supplier 4.7.1. Sistem Pemilihan Supplier
Memilih supplier merupakan kegiatan strategis, terutama apabila supplier
tersebut akan memasok item yang kritis dan atau akan digunakan dalam jangka panjang sebagai supplier penting. Manajemen PT. Ciputra Surya, Tbk. memutuskan menggunakan supplier material tunggal yang terletak pada lokasi geografis yang berdekatan dengan PT.Ciputra Surya, Tbk. Hal ini bertujuan untuk memudahkan kunjungan kepada supplier dan memberikan bantuan teknis kepada kontraktor bila terjadi keluhan terhadap produk, serta menciptakan pemahaman yang lebih baik dan cepat terhadap kebutuhan kualitas material yang dibutuhkan kontraktor. Keuntungan lain dari pemilihan supplier tunggal adalah PT. Ciputra Surya, Tbk bisa memperoleh potongan harga yang lebih banyak karena membeli dalam jumlah besar. Dengan supplier tunggal bisa diperoleh kualitas barang yang seragam dan dapat mempermudah pengendalian supplier.
4.7.2. Prosedur Seleksi dan Evaluasi Supplier
Dalam penelitian ini tidak akan dibedakan antara jenis produk lokal dan ekspor karena pada dasarnya kedua jenis ini adalah sama karena dapat disuplai oleh supplier sama pula. Material diklasifikasikan berdasarkan jenis produk dan karakteristik spesifikasi jenis produk. Pengklasifikasian ini bertujuan untuk memudahkan perusahaa dalam menyuplai material dengan memfokuskan pada beberapa supplier untuk tiap jenis material, namun masing-masing supplier
merupakan supplier tunggal untuk tiap material dengan karakteristik spesifikasi jenis produk. N Y N Y Sumber : (wawancara, 2006) Persiapan Seleksi Profil Supplier Start Pelaksanaan Seleksi Nilai
Daftar Supplier yang Disetujui
Persiapan Evaluasi
Pelaksanaan Evaluasi
Nilai
Daftar Supplier Terpilih Ditolak
Stop
4.7.3. Jenis-Jenis Supplier yang Ada di PT. Ciputra Surya, Tbk
Secara garis besar, di PT. Ciputra Surya, Tbk terdapat dua sumber pembelian, yaitu sumber pembelian utama atau sumber primer yang merupakan pembuat barang dan sumber sekunder yang merupakan para perantara seperti distributor, perwakilan pabrik, pengencer, dan broker.
a) Sumber Primer
PT. Ciputra Surya, Tbk menggunakan sumber primer/pembuat barang berjenis manufaktur ukuran sedang yang cukup banyak terdapat di pasaran. Dengan supplier yang merupakan sumber utama, PT. Ciputra Surya, Tbk akan memperoleh beberapa keuntungan, misalnya harga cukup kompetitif pada tingkat resiko tertentu dan mendapatkan kesempatan untuk berhubungan erat dalam jangka waktu yang panjang. Namun juga ada kerugian dari penggunaan supplier jenis ini yaitu terdapat beberapa masalah kultural yang harus diatasi. Sesungguhnya PT. Ciputra Surya, Tbk menginginkan semua material dipasok dari semua sumber utama karena harganya akan lebih murah, tapi kebanyakan perusahaan/produsen tidak menginginkan pembelian dalam skala kecil. Jalan keluar dari masalah ini adalah menjalin kerjasama dengan supplier sekunder.
b) Sumber Sekunder
Terdapat dua jenis sumber sekunder yang ada di PT. Ciputra Surya, Tbk yaitu distributor dan perwakilan pabrik. Distributor bertugas untuk membeli dan menjual kembali barang tersebut kepada PT. Ciputra Surya, Tbk, sedangkan perwakilan pabrik memiliki kewenangan untuk menerima pesanan atas nama pabrik.
4.7.3. Keputusan pembuatan gudang atau pabrik di dalam kawasan PT. Ciputra Surya, Tbk
PT. Ciputra Surya, Tbk lebih menekankan pada hubungan dengan pemasok lokal yang melakukan pengiriman dalam jumlah kecil pada basis lebih sering dengan koordinasi yang lebih erat. Pada pelaksanaannya,
terdapat satu sumber primer yang merupakan perwakilan pabrik/produsen yang memutuskan untuk membangun gudang di kawasan PT. Ciputra Surya, Tbk. Pihak supplier mengambil keputusan ini karena material yang disuplai merupakan material yang utama dalam proyek pembangunan perumahan. Dengan membangun gudang di kawasan PT. Ciputra Surya, Tbk, supplier dapat menghemat ongkos transportasi karena supplier tidak perlu berulangkali mengantarkan material setiap kali ada pesanan dari kontraktor. Supplier hanya perlu mengantarkan material jika stok di gudang supplier telah habis. Dengan pembangunan gudang di kawasan PT. Ciputra Surya, Tbk, pihak PT. Ciputra Surya, Tbk juga akan mendapatkan berbagai keuntungan, misalnya adanya potongan harga untuk harga satuan material, mempermudah proses pengadaan material jika sewaktu-waktu ada pesanan mendadak dari kontraktor adanya dan tanggung jawab penuh dari supplier terhadap kualitas material yang ada di gudang supplier. Hal ini dikarenakan tanggung jawab terhadap kualitas material baru akan berpindah jika material telah sampai ke tangan kontraktor. Hal ini juga yang mendasari sumber primer selaku pembuat barang untuk membuat pabrik di dalam kawasan PT. Ciputra Surya, Tbk. Tabel 4.2. Daftar Supplier yang Terikat MOU denganPT.Ciputra Surya, Tbk. No. Supplier Spesifikasi Jenis
Supplier
Keramik
1. Grahamitra Gita Lestarindo Asia Tile (distributor) Sekunder 2. Satya Langgeng Sentosa Keramik Roman Sekunder 3. Adyabuana Persada Keramik Milan Sekunder
Sanitair dan Pipa
1. Halmar Bathtub-Halmar Primer 2. CV. Mekar Jaya Abadi Sanitair AMSTAAD (distributor) Sekunder 3. CV. Makmur Jaya Sanitair SCALA (distributor) Sekunder 4. Surya Pertiwi Sanitair TOTO Sekunder 5. Panca Wira Dharma Septic Tank, Bak Mandi Sekunder
6. CV. Aria Dasaka Putra Wavin PVC (distributor) Sekunder
Cat
1. Mowilek Cat Dinding dan Cat Kayu Primer 2. Propan Raya Cat Dinding dan Cat Kayu Primer 3. ICI Cat Dinding dan Cat Kayu Primer
Besi
1. Kencana Mulia Steel Distributor Besi Sekunder
Genteng
1. CV. Cahaya Purnama Genteng Cahaya Purnama Primer 2. Jawa Beton Genteng Jawa Beton Primer 3. Satya Djaya Raya Trading Coy Genteng Kanmuri Primer 4. UD. Cahaya Harapan M-Class (distributor) Sekunder
Plafond
1. UD. Jaya Abadi Jayaboard Gypsum (distributor) Primer 2. PT. Wings Surya Elephant Gypsum Primer
Accessories
1. Nico Nusa Trade Kunci Pintu dan Accessories Sekunder
Semen
1. Janti Sarana Material Beton Semen Gresik (distributor) Sekunder Sumber : (Data Departemen Pengadaan dan Kontrak)
4.8. Sistem Perjanjian Kontrak Pembelian Material / Memorandum Of Understanding (MOU)
4.8.1. Jenis Kontrak Perjanjian Pembelian
Perjanjian pembelian yang dilakukan oleh Departemen Kontrak dan Pengadaan merupakan kontrak pembelian jangka panjang. Jangka waktu kontrak yang disetujui oleh masing-masing supplier beragam. Ada supplier yang mengajukan kontrak untuk 3 bulan atau 6 bulan perjanjian atau bahkan lebih. Yang menjadi pertimbangan perbedaan jangka waktu tersebut adalah adanya
fluktuasi atau naik turunnya mata uang serta harga BBM yang seringkali mengalami peningkatan. Dalam kontrak perjanjian pembelian material tidak
disebutkan jumlah total dari nilai pembelian, namun hanya disebutkan harga satuan material. Harga satuan yang digunakan adalah kontrak dengan harga tetap
(fixed price contract), dimana harga yang diperjanjikan tidak berubah.
4.8.2. Deskripsi Sistem Perjanjian Pembelian Material
Sistem pembelian yang digunakan oleh manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk. adalah sistem pembelian Just In Time (JIT) atau sistem pembelian Tepat Waktu. Sistem pembelian Just In Time adalah suatu sistem pembelian dimana material yang dipesan diantarkan sesaat sebelum proses pelaksanaan pekerjaan dimulai. Dengan sistem ini diharapkan tidak ada material yang tertumpuk di lapangan sehingga mutu material tetap terjaga dan kualitas produk yang dihasilkan juga akan terjaga, selain itu kontraktor juga tidak perlu mengeluarkan biaya untuk inventory/persediaan. Dalam sistem pembelian ini kontraktor tidak perlu melakukan inspeksi terhadap material yang dikirimkan, karena supplier
bertanggung jawab penuh terhadap kualitas material sehingga inspeksi penerimaan dapat dikurangi dan mungkin dapat dihilangkan. Dalam pelaksanaannya di lapangan pengawas dari PT.Ciputra Surya, Tbk. tetap melakukan inspeksi material yang dikirim supplier. Inspeksi dilakukan bukan terhadap kualitas dan kuantitas material, namun hanya pada kesesuaian material yang ada dengan spesifikasi yang disyaratkan PT.Ciputra Surya, Tbk. kepada kontraktor.
Selain sistem JIT, PT. Ciputra Surya, Tbk. juga menggunakan sistem pembelian atas dasar konsinyasi. Kebijakan pembelian ini menyebabkan perusahaan tidak perlu menyimpan barang dalam persediaan, sehingga tidak perlu terkena biaya penyimpanan. Dalam sistem pembelian ini, pembeli tidak menanggung resiko finansial atas penyediaan barang yang dibeli. Yang bertanggung jawab terhadap barang selama belum dipakai oleh pembeli adalah penjual, namun barang disimpan di gudang pembeli. Hal ini menguntungkan kedua belah pihak. Bagi pembeli, tidak ada resiko penambahan biaya untuk persediaan. Bagi penjual, hal ini merupakan penghematan untuk biaya transportasi
karena penjual tidak perlu terlalu jauh untuk memenuhi permintaan pembelian. Berikut ini daftar supplier berdasarkan jenis sistem pembeliannya.
Tabel 4.3. Daftar Supplier Berdasarkan Sistem Pembeliannya
No. Supplier Spesifikasi Sistem
Pembelian Keramik
1. Grahamitra Gita Lestarindo Asia Tile (distributor) JIT 2. Satya Langgeng Sentosa Keramik Roman JIT
Sanitair dan Pipa
1. Halmar Bathtub-Halmar JIT
2. CV. Mekar Jaya Abadi Sanitair AMSTAAD (distributor) JIT 3. CV. Makmur Jaya Sanitair SCALA (distributor) JIT
4. Surya Pertiwi Sanitair TOTO JIT
5. Panca Wira Dharma Septic Tank, Bak Mandi JIT 6. CV. Aria Dasaka Putra Wavin PVC (distributor) JIT
Cat
1. Mowilek Cat Dinding dan Cat Kayu JIT
2. Propan Raya Cat Dinding dan Cat Kayu JIT Besi
1. Kencana Mulia Steel Distributor Besi JIT Genteng
1. Jawa Beton Genteng Jawa Beton JIT
2. Satya Djaya Raya Trading Coy Genteng Kanmuri JIT 3. UD. Cahaya Harapan M-Class (distributor) JIT
Plafond
1. UD. Jaya Abadi Jayaboard Gypsum (distributor) Konsinyasi
2. PT. Wings Surya Elephant Gypsum JIT
Accessories
1. Nico Nusa Trade Kunci Pintu dan Accessories JIT Semen
1. Janti Sarana Material Beton Semen Gresik (distributor) Konsinyasi
Jangka waktu kontrak perjanjian pembelian yang disusun berkisar antara 3 bulan sampai 1 tahun. Jika kontrak telah habis maka kontrak ini dapat diperbaharui lagi atau tidak, sesuai kesepakatan kedua belah pihak. Kesepakatan pembelian menggunakan sistem Blanket Purchase Order dimana dalam perjanjian, pembelian ditetapkan dalam volume besar namun pengiriman diatur secara bertahap sesuai dengan permintaan kontraktor. Kontraktor juga menetapkan kesepakatan dengan supplier pada tingkat kuantitas material berapa akan diserahkan termasuk waktu pemasokan. Kesepakatan jangka panjang ini akan menjamin komitmen dari supplier untuk menerapkan sistem Just In Time
dan supplier akan memberikan diskon atau potongan harga terhadap pembelian dalam volume besar tersebut. Selain potongan harga, supplier juga memberikan pelayanan pengiriman material sampai ke lokasi proyek. Hal ini berarti penghematan bagi kontraktor, karena tidak ada penambahan biaya transportasi.
4.8.3. Deskripsi Sistem Penyusunan Kontrak Perjanjian Pembelian Material
Dalam proses pelaksanaan pembelian material, kewenangan manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk. hanyalah sebagai pihak yang melakukan evaluasi dan pemilihan supplier serta sebagai pihak yang menyusun kontrak perjanjian jual beli dengan supplier material. Mengenai jumlah dan waktu penyerahan menjadi kewenangan kontraktor sedangkan manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk. hanya sebagai pengontrol pelaksanaan proses pembelian.
Pada proses penyusunan kontrak perjanjian pembelian kedua belah pihak, yaitu manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk. dan supplier material, masing-masing pihak mengajukan persyaratan saat proses negosiasi berlangsung. Hal ini bertujuan untuk mencapai kualitas material yang diinginkan melalui kontrak jangka panjang dan dengan harga yang pantas (saling menguntungkan). Penandatanganan kontrak dilakukan oleh kedua belah pihak dengan disertai saksi dari kedua belah pihak pula. Surat perjanjian ini memiliki kekuatan di mata hukum karena disertakan materai dalam proses pengesahannya.
4.9. Key Performance Indicator (KPI)
Dalam pelaksanaan operasional perusahaan, manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk. mempunyai suatu alat ukur dalam menilai performansi dari masing-masing departemen terhadap performansi perusahaan yang dituangkan dalam Key Performance Indicator (KPI) Corporate. Berikut adalah KPI Corporate yang menjadi alat ukur kinerja dari Departemen Pengadaan dan Kontrak.
Tabel 4.4. KPI Corporate Departemen Pengadaan dan Pergudangan
DESKRIPSI AKTIVITAS KPI TARGET
1. Diskon/potongan harga dari supplier
Pengurangan terhadap total nilai kontrak yang diberikan kontraktor
Harga yang ditawarkan supplier kurang dari harga yang ada di pasaran
2. Pengiriman material tepat waktu dan Kuantitasnya.
Proyek pembangunan perumahan dapat selesai pada waktu yang ditetapkan Owner
Tidak tejadi
keterlambatan terhadap kedatangan material dan kesalahan jumlah material yang dikirimkan 3. Kualitas material yang dikirimkan
supplier sesuai dengan penawaran awal supplier
Terjaganya mutu produk (real estate) yang dihasilkan
Tidak ada material dengan kualitas yang tidak sesuai dengan penawaran awal 4. Terjadi kekurangan/pesanan
material yang mendadak dari kontraktor Tidak terjadi keterlambatan terhadap jadwal proyek Respon/tanggapan supplier terhadap keluhan dari kontraktor 5. Pengiriman stok material dengan
penjadwalan yang sistematis
Terjaganya kualitas produk yang dihasilkan
Tidak terjadi
penumpukan material yang berlebihan di lapangan
Sumber : (wawancara, 2006)
Selain penilaian dari manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk, pihak-pihak yang terkait dengan performansi Departemen Pengadaan dan Kontrak yaitu
supplier dan kontraktor juga menilai kinerja dari masing-masing bagian yang terkait dengan Departemen Pengadaan dan Kontrak. Penilaian tersebut dituangkan dalam suatu daftar penilaian kinerja. Sebagai kontrol, maka supplier dan kontraktor juga memberikan penilaian terhadap kinerja manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk.
Manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk. melalui Manajer Pengadaan dan Kontrak juga memberikan penilaian terhadap kinerja masing-masing karyawan Departemen Pengadaan dan Kontrak. Penilaian terhadap kinerja tersebut dilakukan dengan sistem Balance Score Card. Hasil dari penilaian tersebut hanya diketahui oleh manajer departemen serta pihak manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk.
Berikut adalah daftar penilaian yang diberikan kepada kontraktor dan
supplier yang menjadi alat ukur kinerja dari masing-masing bagian yang terkait dengan performansi Departemen Pengadaan dan Kontrak.
Tabel 4.5. Kriteria Penilaian Kontraktor terhadap Kinerja Supplier
Deskripsi item yang dievaluasi Baik Cukup Kurang
Harga
Pelayanan (respon terhadap komplain)
Ketersediaan barang
Kemudahan pemesanan barang
Informasi produk
Supervisi lapangan
Garansi
Cara pembayaran
Mutu produk
MOU perlu dilanjutkan (Y/T) Kerjasama secara umum
Sumber : (Data Departemen Pengadaan dan Kontrak, 2006)
Tabel 4.6. Kriteria Penilaian Supplier terhadap Kinerja Kontraktor
Deskripsi item yang dievaluasi Baik Cukup Kurang
Jangka waktu antara order dan pengiriman Penerimaan barang di lapangan
Aplikasi terhadap cara pemakaian Respon terhadap informasi produk Respon terhadap komplain
Komitmen Kontraktor terhadap pengambilan barang Kerjasama secara umum
Sumber : (Data Departemen Pengadaan dan Kontrak, 2006)
Tabel 4.7. Kriteria Penilaian Kontraktor/Supplier terhadap Kinerja Manajemen PT.Ciputra Surya, Tbk.
Deskripsi item yang dievaluasi Baik Cukup Kurang
Harga
Informasi tentang MOU Respon terhadap komplain Sosialisasi MOU
Proses dan hasil negosiasi Kerjasama secara umum
Sumber : (Data Departemen Pengadaan dan Kontrak, 2006)
Setelah masing-masing pihak yang terkait mengisi tabel penilaian terhadap pihak yang bersangkutan, maka pihak manajemen PT. Ciputra Surya, Tbk. akan menyampaikan hasil penilaian tersebut kepada pihak yang dinilai. Hasil penilaian tersebut digunakan untuk menilai dan meningkatkan kinerja bagian yang bersangkutan. Hasil tersebut juga digunakan pihak manajemen PT. Ciputra Surya, Tbk. untuk mengambil keputusan tentang perpanjangan atau bahkan pemutusan kontrak dengan pihak supplier.
4.10. Identifikasi Sistem Evaluasi Kinerja Supplier di PT. Ciputra Surya, Tbk. 4.10.1. Umum
Evaluasi kinerja supplier dilakukan untuk mengetahui performa supplier
bahan evaluasi yang nantinya bisa digunakan untuk meningkatkan kinerja
supplier atau sebagai pertimbangan perlu tidaknya mencari supplier alternatif. Penilaian yang dilakukan merupakan penilaian yang cukup sederhana yang berfungsi untuk mengetahui skala kinerja tiap supplier (Baik dan Cukup-Kurang). Yang melakukan penilaian untuk supplier adalah para kontraktor. Setiap 6 bulan, setiap supplier dinilai berdasarkan faktor kinerja yang sudah disiapkan oleh Departemen Kontrak dan pengadaan material. Penilaian yang diberikan hanyalah penilaian yang sifatnya kualitatif (Baik, Cukup, Kurang). Pada penilaian kinerja supplier di PT. Ciputra Surya, Tbk, semua kriteria penilaian yang ada dianggap memiliki bobot yang sama.
4.10.2. Identifikasi Kriteria Evaluasi Kinerja Supplier Material
Penentuan atribut/kriteria evaluasi kinerja supplier material di PT. Ciputra Surya, Tbk adalah menjadi tanggung jawab dan kewenangan Departemen Pengadaan dan Kontrak. Terdapat 9 item kriteria evaluasi kinerja yang dijadikan acuan untuk menentukan performa kerja supplier material di PT. Ciputra Surya, Tbk. Dalam kuisioner evaluasi kinerja supplier terdapat dua item pertanyaan yang bukan merupakan item kriteria evaluasi kinerja supplier. Item tersebut menanyakan apakah MoU perlu diteruskan dan bagaimana kerjasama secara keseluruhan. Kedua item tersebut merupakan item yang sifatnya untuk mendukung 9 item kriteria evaluasi supplier. Bila seorang supplier mengisi item kuisioner –apakah MoU perlu dilanjutkan- dengan jawaban –tidak-, sedangkan kontraktor tersebut mengisi 9 item kriteria evaluasi kinerja supplier dengan jawaban yang cukup baik(mengenai kinerja supplier yang bersangkutan ), maka hal ini perlu dipertanyakan kembali. Kemungkinan yang terjadi adalah adanya permasalahan yang sifatnya personal antara kontraktor dengan supplier tersebut. Menanggapi permasalahan tersebut, Departemen Pengadaan dan Kontrak tidak dengan serta merta memutuskan jalinan kerjasama dengan supplier tersebut, melainkan menjembatani antara kedua belah pihak agar dapat menemukan solusi dari permasalahan tersebut. Namun jika semua atau hampir seluruh kontraktor menilai buruk performa kerja seorang supplier dan tidak menginginkan
diteruskannya MoU, Departemen Pengadaan dan Kontrak akan mengundang
supplier yang bersangkutan dan mengecek apakah kejadian tersebut memang benar. Jika benar, maka akan diambil keputusan untuk memutuskan kontrak kerjasama dengan supplier yang bersangkutan. Berikut ini 9 item kriteria evaluasi kinerja supplier serta 2 item kriteria pendukung pengambilan keputusan.
Tabel 4.8.Kuisioner Evaluasi Kinerja Supplier
Deskripsi item yang dievaluasi Penilaian Harga
Pelayanan (respon terhadap komplain) Ketersediaan barang
Kemudahan pemesanan barang Informasi produk
Supervisi lapangan
Garansi Cara pembayaran
Mutu produk
MOU perlu dilanjutkan (Y/T) Kerjasama secara umum
Sumber : (Data Departemen Contract and Procurement, 2006)
Keterangan: kolom penilaian diisi dengan jawaban Baik (jika kinerja
supplier baik), Cukup (jika kinerja supplier cukup) dan Kurang (jika kinerja
supplier kurang)
4.10.3. Identifikasi Supplier yang Dievaluasi
PT. Ciputra Surya, Tbk. sebagai perusahaan yang bergerak dibidang real estate mempunyai beberapa supplier yang memasok kebutuhan material. Namun
supplier yang menjadi rekanan PT. Ciputra Surya, Tbk. adalah jenis supplier
tunggal, yaitu hanya ada satu supplier untuk memasok satu spesifikasi jenis material. Material yang dipasok oleh supplier yang menjalin hubungan kerjasama dengan PT. Ciputra Surya, Tbk. hanyalah material yang sering dipakai oleh kontraktor dan material tersebut memiliki harga yang cenderung fluktuatif, sehingga pihak perusahaan merasa penting untuk menjalin kerjasama dengan
supplier untuk menjaga kestabilan harga serta menjamin mutu material. Untuk mengetahui kinerja supplier tersebut pihak perusahaan merasa perlu untuk melakukan evaluasi terhadap kinerja supplier. Namun tidak semua supplier yang dinilai kinerjanya. Untuk supplier yang sifatnya discontinue (dikontrak hanya untuk waktu tertentu) dan memiliki SPK (Surat Perintah Kerja), maka tidak dilakukan penilaian Berikut ini daftar supplier yang ada di PT. Ciputra Surya, Tbk.
Tabel 4.9. Daftar supplier yang Menjadi Rekanan PT. Ciputra Surya, Tbk.
No. Supplier Spesifikasi Jenis
Supplier Keramik
1. Grahamitra Gita Lestarindo Asia Tile (distributor) Continue 2. Satya Langgeng Sentosa Keramik Roman Continue
Sanitair dan Pipa
1. Halmar Bathtub-Halmar Continue
2. CV. Mekar Jaya Abadi Sanitair AMSTAAD (distributor) Continue 3. CV. Makmur Jaya Sanitair SCALA (distributor) Discontinue
4. Surya Pertiwi Sanitair TOTO Continue
5. Panca Wira Dharma Septic Tank, Bak Mandi Continue 6. CV. Aria Dasaka Putra Wavin PVC (distributor) Continue
Cat
1. Mowilek Cat Dinding dan Cat Kayu Continue 2. Propan Raya Cat Dinding dan Cat Kayu Continue
Besi
1. Kencana Mulia Steel Distributor Besi Continue Genteng
1. Jawa Beton Genteng Jawa Beton Continue
2. Satya Djaya Raya Trading Coy Genteng Kanmuri Continue 3. UD. Cahaya Harapan M-Class (distributor) Continue
Plafond
1. UD. Jaya Abadi Jayaboard Gypsum (distributor) Continue 2. PT. Wings Surya Elephant Gypsum Continue
Accessories
1. Nico Nusa Trade Kunci Pintu dan Accessories Continue Semen
1. Janti Sarana Material Beton Semen Gresik (distributor) Continue
Sumber : (Data Departemen Pengadaan dan Kontrak)
4.10.4. Identifikasi Pemberi Nilai untuk Evaluasi Kinerja Supplier
Dalam proses penilaian kinerja supplier, pihak yang paling berperan dalam memberi penilaian adalah kontraktor yang menjadi rekanan PT. Ciputra Surya, Tbk. Penilaiantersebut dilakukan berdasarkan pada kinerja atau performa supplier
ketika memasok material kepada kontraktor. Sistem evaluasi kinerja supplier ini menguntungkan bagi kontraktor, karena dengan penilaian ini supplier akan menjaga atau meningkatkan performa kerja mereka, sehingga akan membantu kerja kontraktor karena akan mengeliminirpermasalahan pada pengadaan material.
4.10.5. Sistem Evaluasi Supplier PT. Ciputra Surya, Tbk.
Evaluasi masing-masing supplier dilakukan setiap 6 bulan sekali oleh Departemen Pengadaan dan Kontrak. Evaluasi supplier ini bertujuan untuk memperoleh rekanan yang mampu memenuhi kebutuhan perusahaan sesuai dengan standar mutu yang ditetapkan perusahan. Evaluasi ini menjadi wewenang dan tanggung jawab Departemen Pengadaan dan Kontrak, sehingga sistem pengadaan material/procurement dapat terjaga dan mampu memenuhi target.
Urutan pelaksanaan evaluasi supplier adalah :
1. Memberikan kuisioner kepada para kontraktor. Dalam kuisioner ini terdapat kriteria penilaian yang harus diisi oleh para kontraktor. Kemudian kriteria tersebut diisi dengan skala penilaian kualitatif (Baik, Cukup, Kurang) sesuai dengan kenyataan di lapangan
Tabel 4.10.Kuisioner Evaluasi Kinerja Supplier
Deskripsi item yang dievaluasi Baik Cukup Kurang Harga
Pelayanan (respon terhadap komplain) Ketersediaan barang
Kemudahan pemesanan barang Informasi produk
Supervisi lapangan
Garansi Cara pembayaran
Mutu produk
MOU perlu dilanjutkan (Y/T) Kerjasama secara umum
Sumber : (Data Departemen Contract and Procurement, 2006)
Oleh Departemen Pengadaan dan Kontrak, data yang diperoleh dari para kontraktor kemudian dijadikan acuan untuk proses evaluasi kinerja. Berikut contoh hasil evaluasi terhadap salah satu supplieryang dilakukan oleh 12 kontraktor:
Tabel 4.11.Contoh Hasil Evaluasi Kinerja Supplier
Harga SKOR ( B ) 2 20% 70% 45% 55%
SKOR ( C ) 5 50%
SKOR ( K ) 3 30%
KOSONG 2
12 100%
Pelayanan (respon terhadap komplin) SKOR ( B ) 1 10% 80% 45% 55%
SKOR ( C ) 7 70%
SKOR ( K ) 2 20%
KOSONG 2
12 100%
Ketersediaan barang SKOR ( B ) 2 20% 80% 50% 50%
SKOR ( C ) 6 60%
KOSONG 2
12 100%
Kemudahan pemesanan barang SKOR ( B ) 4 40% 80% 60% 40%
SKOR ( C ) 4 40%
SKOR ( K ) 2 20%
KOSONG 2
12 100%
Informasi produk SKOR ( B ) 2 22% 78% 50% 50%
SKOR ( C ) 5 56%
SKOR ( K ) 2 22%
KOSONG 3
12 100%
Supervisi lapangan SKOR ( B ) 0 0% 22% 11% 89%
SKOR ( C ) 2 22% SKOR ( K ) 7 78% KOSONG 3 12 100% Garansi SKOR ( B ) 1 17% 100% 58% 42% SKOR ( C ) 5 83% SKOR ( K ) 0 0% KOSONG 6 12 100%
Cara pembayaran SKOR ( B ) 5 50% 90% 70% 30%
SKOR ( C ) 4 40%
SKOR ( K ) 1 10%
KOSONG 2
12 100%
Mutu produk SKOR ( B ) 5 56% 100% 78% 22%
SKOR ( C ) 4 44%
SKOR ( K ) 0 0%
KOSONG 3
MOU perlu dilanjutkan (Y/T) SKOR ( Y ) 10 100% 100% 100% 0%
SKOR ( T ) 0 0%
KOSONG 2
12 100%
Kerjasama secara umum SKOR ( B ) 6 60% 100% 80% 20%
SKOR ( C ) 4 40%
SKOR ( K ) 0 0%
KOSONG 2
12 100%
Sumber: (Data Departemen Contract and Procurement, 2006)
2. Menganalisa hasil kuisioner yang telah diisi oleh kontraktor. Dari hasil analisa ini akan diketahui kinerja supplier untuk satu periode. Berdasarkan hasil analisa ini maka pihak perusahaan akan memutuskan apakah kerjasama dengan supplier yang bersangkutan akan tetap dilanjutkan untuk periode berikutnya atau sebaliknya.
Tabel 4.12. Contoh Hasil Kuisioner MoU Kontraktor Terhadap Salah Satu Supplier
Tabulasi Nilai Skala Nilai Total
No.
Item Kuisioner
K C B C-K C-B
Kontraktor terhadap supplier 1 Harga 30% 50% 20% 55% 45% 100% 2 Pelayanan 20% 70% 10% 55% 45% 100% 3 Ketersediaan barang 20% 60% 20% 50% 50% 100% 4 Kemudahan pemesanan barang 20% 40% 40% 40% 60% 100% 5 Informasi produk 22% 56% 22% 50% 50% 100% 6 Supervisi lapangan 78% 22% 0% 89% 11% 100% 7 Garansi 0% 83% 17% 42% 58% 100% 8 Cara pembayaran 10% 40% 50% 30% 70% 100%
9 Mutu produk 0% 44% 56% 22% 78% 100%
T Y
10 MOU perlu dilanjutkan (Y/T) 0% 100%
11 Kerjasama secara umum 0% 40% 60% 20% 80% 100% Sumber: (Data Departemen Contract and Procurement, 2006)
Skala penilaian yang digunakan dalam analisa adalah : K C B
Dengan cara penilaian analisa adalah sebagai berikut :
CK = 2 Cukup Kurang CB = 2 Cukup Baik
4.10.6. Identifikasi Sistem Evaluasi Kinerja Supplier Berdasarkan Literatur
Sistem evaluasi kinerja supplier PT. Ciputra Surya, Tbk memiliki persamaan pada sistem monitor dan evaluasi yang digunakan oleh National Association of Purchasing Management (NAPM). Sistem penilaian kinerja PT. Ciputra Surya, Tbk sesuai dengan sistem perencanaan evaluasi pemasok (NAPM) kategori
Categorial Plan. Pada sistem penilaian categorial plan, beberapa petugas dari berbagai bagian perusahaan pembeli membuat catatan evaluasi secara informal. Pada setiap pertemuan bulanan atau dua bulanan, setiap pemasok besar dinilai berdasarkan faktor kinerja yang sudah disiapkan. Setiap faktor tersebut ditimbang secukupnya secara relatif, dan setiap pemasok besar dinilai secara keseluruhan, yang biasanya dikategorikan dalam tiga golongan besar, yaitu:
