BAB IV
HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS
4.1 Analisis Sistem Informasi Perusahaan
Komputer yang diterapkan di PT. Timatex khususnya di Bagian
Logistik sudah menggunakan komputer untuk mencatat pemasukan,
pengeluaran, dan transaksi pembelian barang. Bagian Logistik
menggunakan aplikasi Foxpro untuk memasukkan transaksi penerimaan,
pengeluaran barang yang berasal dari pemasok. Pencatatan barang Bagian
Logistik sudah berjalan dengan lancar dengan terbuktinya catatan
pembelian barang yang sudah diteliti dari jurnal sampai buku besar. Selain
itu keamanan data yang tidak terkendali dan bukti catatan pembelian
barangyang disimpan masih dapat diakses dan diambil oleh orang lain.
4.2 Kebutuhan
Permasalahan yang dihadapi oleh Bagian Logistik khusunya dalam
pencatatan pembelian perlu adanya sistem informasi. Sistem informasi
yang akan dikembangkan sekaligus dibahas dalam laporan ini
menggunakan Web. Dengan menggunakan aplikasi ini transaksi-transaksi
yang terjadi di Bagian Logistik akan dimasukkan secara mudah dan
menghasilkan laporan yang secara detail dari transaksi pembelian sampai
buku besar. Selain itu dengan pengolahan data dalam database MySQL
Hardwareyang tersedia di Bagian Logistik adalah seperangkat komputer
(Windows XP) yang masih dapat digunakan untuk pengembangan sistem
informasi dan aplikasi.
4.3 Hasil Praktek Kerja
4.3.1 Prosedur Pencatatan Pembelian Bahan Pembantu Dystuff di PT. Timatex
1. Bagian Dyeing mengajukan Nota Permintaan barang kepada bagian
Logistik.
2. Bagian Logistik membuat PO (purchase order) yang sesuai dengan
Nota Permintaan tersebut, dari PO itu dikirim ke pemasok.
3. Pemasok mengirim barang ke gudang dengan membawa PO, Surat
Jalan dan Barang.
4. Bagian gudang menelpon bagian dyeing bahwa barang sudah datang
dan barang tersebut harus di cek sudah sesuai atau tidak sesuai. Jika
tidak sesuai maka barang tersebut harus dilaporkan kepada Logistik,
apabila sudah sesuai maka barang diberi stempel tanda terima barang.
Bagian gudang membuat Bon Penerimaan Barang dengan ketentuan
bahwa barang sudah diterima.
5. Bagian Logistik menerima Bon Penerimaan Barang untuk dibuat
Laporan Mutasi Stock Bahan Kimia per-periode.
6. Bagian Dyeing juga membuat Bon Penerimaan Barang untuk dibuat
7. Bagian Akuntansi menerima Bon Penerimaan Barang untuk dibuat
Catatan Akuntansi yang berupa Kartu Stock Bahan, Buku Besar
Utang, dan Kartu Utang.
Gambar diagram flowchart pencatatan pembelian ada dilampiran 3.
4.3.2 Dokumen dan Formulir
1. Nota Permintaan : Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan
barang yang akan dibutuhkan dibuat oleh bagian dyeing sebanyak 3
rangkap, rangkap 1 diberikan kepada bagian logistik yang nantinya
akan dibuat pesanan pembelian, rangkap 2 diberikan kepada bagian
gudang untuk di arsip, dan rangkap 3 di arsip sesuai tanggal oleh
bagian dyeing
2. Purchase Order : Dokumen ini dikirim pemasok untuk memesan
pembelian barang yang telah dipilih oleh perusahaan.
3. Bon Penerimaan Barang : Dokumen ini dibuat oleh bagian gudang
untuk memenuhi bahwa barang telah diterima dan disimpan.
Dokumen ini dibuat sebanyak 5 rangkap, rangkap 1 dan 2 dikirim ke
Jakarta, rangkap 3 diberikan kepada bagian logistik untuk membuat
laporan mutasi stock bahan kimia, rangkap 4 diberikan kepada bagian
akuntansi untuk dibuat laporan catatan akuntansi, dan rangkap 5 di
arsip sesuai tanggal oleh bagian gudang.
4.3.3 Catatan yang digunakan bagian AR
a. Kartu stock bahan : Catatan ini berisi saldo persediaan dan
b. Kartu utang : Catatan yang dibuat oleh Bagian Logistikberfungsi
untuk mencatat utang pemasok.
4.3.4 Laporan yang digunakan
1. Laporan Mutasi Stock : Laporan dibuat oleh bagian logistik untuk
memberikan informasi penerimaan dan pengeluaran atas pembelian
2. Laporan Utang : Laporan yang dibuat oleh Bagian Logistik yang
berfungsi untuk menampilkan jatuh tempo, nilai, pemasok, dan lama
hutang atas pembelian kepada pemasok.
4.4. Sistem Pembelian Perusahaan
4.4.1 Data Pemesanan Barang : Setiap seminggu sekali bagian dyeing
memberikan nota untuk membeli bahan.
4.4.2 Data Surat Jalan : Setiap bagian logistik menerima nota permintaan
harus membuat pemesanan barang untuk dikirmkan ke supplier.
4.4.3 Data Bon Penerimaan Barang : Setiap barang datang bagian Gudang
membuat Bon Penerimaan Barang untuk mengetahui bahwa barang
tersebut sudah disimpan digudang.
4.5 Implementasi Sistem Informasi Pencatatan Pembelian Bahan
PembantuDyestuff
Supplier baru ?
Tambah Supplier Id Supplier
Nama Supplier Alamat
Telepon
Simpan
Barang Baru ?
Tambah Bahan Kimia Id Barang
Nama Barang
Stock Awal
Harga Beli
Satuan
Stock Akhir
Simpan Daftar Supplier
Daftar Supplier
Id Supplier Nama Supplier Alamat Telepon Edit Hapus
Bahan Kimia
Daftar Bahan Kimia
Id Barang Nama barang Harga beli Stock Awal Stock Akhir Satuan edit hapus
Home
Profil Daftar Barang Daftar Supplier Pembelian laporan Logout
Sejarah perusahaan Bidang Usaha
Visi dan Misi
Struktur Organisasi
Bahan Kimia Pembelian barang Mutasi stock bahan kimia Kartu Utang
Username : Password :
Login
Kartu Utang Pilih id barang
Simpan
No Hutang Tgl Beli Tgl Jatuhtempo Id & Nama Barang Nama Supplier Hutang Terbayar Kurang Barang Baru ?
Pembelian
Transaksi pembelian barang No_suplai Pilih id supplier
Pilih id barang
Simpan
No Suplai Tgl Suplai Id Supplier Id & Nama Barang Harga Beli Kuantitas Satuan Sub total Edit Hapus Supplier baru ?
Barang Baru ?
Edit Daftar Bahan Kimia
Nama Barang
Edit Daftar bahan Kimia
No Suplai
Desain Login adalah desain yang berisi text filed untuk mengakses
program dalam penginputan transaksi.
Desain Utama/home merupakan halaman pertama kali tampil ketika
admin melakukan akses. Halaman awal memiliki enam menu utama
yaitu : Profil, Data Barang, Daftar Supplier, Pembelian, Laporan dan
Logout.
Desain Bahan Kimia adalah desain untuk melihat daftar bahan kimia
yang sudah dibeli.
Desain Daftar Barang adalah desain untuk melihat daftar barang yang
sudah dipesan untuk tempat pembelian barang.
Desain Supplier Baru adalah desain untuk menambah supplier baru
yang akan disimpan dalam database yang berupa data supplier.
Desain Input Pembelian adalah desain untuk mencatat transaksi
pembelian dengan bukti pembelian barang. Pada desain ini admin
mengisi transaksi pembelian yang sesuai dengan bukti tersebut.
Desain kartu Utang adalah desain laporan yang berisi data utang dari
supplier.
Desian Edit Daftar Barang adalah desain yang terdapat barang yang
salah diinput.
Desain Edit Daftar Bahan Kimia adalah desain yang terdapat bahan
4.5.2 Use Case Diagram
Nota Permintaan Barang
Membuat PO
Menerima Bon Penerimaan
Barang
Membuat Laporan Mutasi
Menerima PO
Membuat surat jalan
Membuat laporan pengeluaran barang
Gambar 2 : Use Case Diagram
Use Case ini terdapat 2 actor yaitu petugas logistik dan supplier,
petugas logistik bisa melihat beberapa data diantaranya : profil, daftar
barang, daftar supplier, pembelian dan laporan. Supplier bisa melihat
data selain laporan karena laporan data rahasia yang tidak bisa
diketahui oleh siapapun.
4.5.3 Activity Diagram
1. Admin dapat menambah transaksi, mengubah transakai dan menghapus transaksi
SISTEM INFORMASI PENCATATAN PEMBELIAN BAHAN PEMBANTU DYESTUFF
Petugas Logistik Sistem
Start
2. Admin dapat mengubah supplier dan menghapus supplier
SISTEM INFORMASI PENCATATAN PEMBELIAN BAHAN PEMBANTU DYESTUFF
Petugas Logistik Sistem
Start
Login
Sukses
Menu utama Pilih
Transaksi pembelian
Tamoil form Supplier baru T
Y
Update supplier
End Pilih supplier baru
Pilih transaksi daftar supplier
Tamoil form Daftar supplier
3. Admin dapat mengubahbarang dan menghapus barang
SISTEM INFORMASI PENCATATAN PEMBELIAN BAHAN PEMBANTU DYESTUFF
Petugas Logistik Sistem
Start
Login
Sukses
Menu utama Pilih
Transaksi pembelian
Tamoil form Tambah bahan kimia
T
Y
Update bahan kimia
End Pilih barang baru
Pilih transaksi bahan kimia
Tamoil form Bahan kimia
Ubah bahan kimiar Hapus bahan kimia
4.5.4 Sequence Diagram
Pembelian Dan Penerimaan Barang
Bag.Dyeing Logistik Supplier Gudang
Nota Permintaan
Barang PO Surat jalan
Bon Penerimaan
Barang laporan
1. Membuat Nota permintaan barang
2. Membuat PO 3. memberikan PO
4. Menerima PO 5. Membuat surat jalan
6. Mengirimkan surat jalan dan barang
7. Menerima surat jalan dan barang
8. Membuat Bon Penerimaan Barang
9. Membuat laporan mutasi stock
10. Membuat laporan mutasi stock
4.5.5 Class Diagram
Login_User - id_number : Int (11) - username : Var (20) - password : Var (20) - nama_lengkap : Var (20)
- email : Var (30) + login()
+ logout()
Anggota_logistik - NIP : var (11) - nama_lengkap : Var (30)
- alamat : Var (225) - nama_barang : Var (30)
- harga_beli : Int (11) - stock_awal : Int (11) - stock_akhir : Int (11) - satuan : Var (11)
- tgl_suplai : date - id_supplier : Var (11) +update()
+simpan()
Suplai_barang - id_barang : Var (11) - no_suplai : Var (11) - harga_beli : Int (11) - kuantitas : Int (11) - id_supplier : Var (11) - nama_supplier : Var (30)
- alamat : Var (225) - tgl_jatuhtempo : date
- id_barang : Var (11) - nama_supplier : Var (30)
- hutang : Int (11)
