88
BAB IV
PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PROYEK KONTRAKTOR KECIL
Sistem akuntansi proyek merupakan bagian dari sistem akuntansi perusahaan. Proses akuntansi proyek harus terintegrasi dengan proses akuntansi perusahaan. Laporan keuangan dari semua proyek yang ditangani oleh kontraktor bersama laporan kegiatan kantor yang tidak berkaitan dengan proyek akan digabungkan menjadi satu menjadi laporan keuangan perushaan. Gambaran dari proses akuntansi perusahaan dan proses akuntansi proyek terlihat dalam Gambar 4.1.
Gambar 4.1. Proses Akuntansi Proyek dan Proses Akuntansi Perusahaan
Untuk pengawasan dan pengendalian biaya proyek, setiap biaya aktual proyek harus ditelusuri untuk dibandingkan dengan biaya rencana. Pengawasan dan pengendalian biaya proyek dilakukan hingga level proyek. Walaupun biaya aktual proyek sudah tercatat dalam general ledger, namun general ledger tidak dapat mendetailkan biaya untuk setiap item pekerjaan dan setiap item biaya. General ledger dipersiapkan untuk membuat laporan keuangan perusahaan dimana merupakan rangkuman semua transaksi perusahaan. Kebutuhan pendetailan biaya dalam setiap item biaya dan item pekerjaan dapat dilakukan dengan pembukuan proyek atau yang disebut dengan job cost ledger.
Proyek 1 Proyek 2 Proyek 3 Proses Akuntansi untuk Laporan Keuangan Perusahaan
Laporan Keuangan Proyek 1
Proses Akuntansi untuk Laporan Keuangan Proyek Laporan Keuangan
Proyek 2
Laporan Keuangan Proyek 3 Kegiatan Kantor Laporan Keuangan Perusahaan
Gambar 4.2 merupakan gambaran dari sistem akuntansi dan kaitannya dengan Earned Value Management System (EVMS). EVMS dimulai dari fase perencanaan proyek hingga pengendalian dari pelaksanaan proyek. Sistem akuntansi berfingsi untuk memproses semua transaksi baik yang terjadi dalam proyek dan diluar proyek. Dalam penelitian ini perancangan sistem akuntansi dilakukan hanya mencakup untuk sistem akuntansi proyek. Sistem akuntansi proyek merupakan bagian dari pengendalian proyek. Sistem akuntansi digunakan terutama untuk mendapatkan data ACWP dan BCWP yang digunakan untuk perhitungan kinerja dengan konsep earned value.
Gambar 4.2. Skema Hubungan Sistem Akuntansi dengan EVMS
Perbaikan sistem akuntansi proyek agar memiliki sistem penelusuran yang kuat dan penetapan prosedur menempati prioritas pertama dan kedua. Sistem akuntansi yang dirancang dengan metode percentage of completion karena metode ini memberikan penelusuran yang kuat dalam terutama kaitannya dengan pendapatan sesuai dengan kemajuan pekerjaan dan digunakan untuk mengestimasi profit yang diperoleh dari pelaksanaan proyek. Dengan metode ini, data BCWP juga dapat dihasilkan dari sistem akuntansi proyek karena laporan kemajuan proyek akan diproses dalam sistem akuntansi proyek. Penetapan prosedur penaganan untuk setiap transaksi berdasarkan metode akuntansi yang telah ditetapkan. Perancangan sistem dimulai dari pengumpulan dokumen transaksi yang menjadi data input dalam sistem akuntansi, proses akuntansi hingga laporan yang dihasilkan.
Bagan alir dari sistem akuntansi yang dirancang diperlihatkan dalam Gambar 4.3 dimana sistem yang dirancang dimualai dari proses pengumpulan data yang digunakan sebagai input dalam proses akuntansi proyek, proses akuntansi proyek yang didalamnya sudah tergabung dengan sistem penilaian kinerja proyek berdasarkan konsep earned value dan menghasilkan laporan keuangan proyek serta laporan kinerja proyek.
Dari hasil penelitian diketahui bahwa kontraktor kecil sudah melakukan pencatatan untuk semua item transaksi biaya selama pelaksanaan proyek. Kaitannya dalam sistem akuntansi yang dirancang dalam Gambar 4.3, kontraktor kecil belum melakukan pencatatan biaya dalam setiap item pekerjaan dan menndistrisbusikan biaya tidak langsung dalam setiap item pekerjaan. Dalam proses akuntansi dan penerapan EVMS dalam sistem akuntansi proyek, kontraktor kecil belum melakukan penilaian kinerja berdasarkan formula earned value secara menyeluruh. Kontraktor kecil melakukan penilaian kinerja terhadap pelaksanaan proyek hanya sebatas biaya dan kemajuan aktual dan rencana proyek. Analisa kinerja untuk setiap item pekerjaan belum dapat dilakukan kontraktor kecil karena pencatatan biaya untuk setiap item pekerjaan belum dilakukan.
IV.1.Pengumpulan Dokumen Transaksi
Setiap transaksi yang terjadi selama pelaksanaan proyek akan mempengaruhi kondisi keuangan kontraktor dan menyebabkan perubahan keseimbangan pada asset, liability, equity, pendapatan ataupun pengeluaran. Saat pelaksanaan proyek terjadi pengkonsumsian sumberdaya agar proyek dapat diselesaikan. Kewajiban kontraktor adalah mendatangkan sumberdaya dan menggunnakannya dalam setiap item pekerjaan. Sebagai contoh adalah ketika kontraktor membeli material, maka terjadi perubahan dalam asset kontraktor berupa pengurangan kas bila dilakukan pembayaran secara tunai atupun perubahan dalam kewajiban kontraktor berupa bertambahnya hutang kontraktor. Penyeimbangan dari pembelian material berupa bertambahnya jumlah material dalam proyek.
Transaksi yang terjadi diikuti dengan munculnya dokumen transaksi yang merupakan bukti visual dari transaksi. Dokumen transaksi sebagai bukti visual harus dapat memperlihatkan nilai dari transaksi, jenis transaksi, tanggal kejadian serta pihak yang terlibat dalam transaksi. Bila dilakukan pembelian material maka akan muncul faktur pembelian material dimana akan tercantum nilai dari pembelian material, sistem pembelian material berupa tunai ataupun dengan pembayaran mundur ke belakang, nama supplier dan tanggal pembelian.
Sistem akuntansi dimulai dari pengumpulan dokumen transaksi. Pengumpulan dokumen transaksi bertujuan untuk mengumpulkan data yang digunakan sebagai input dalam proses akuntansi. Dalam sistem administrasi proyek, semua dokumen transaksi harus disimpan sebagai bukti visual transaksi dan disusun secara teratur agar memudahkan dalam pencarian bila diperlukan. Transaksi yang terjadi dan dokumen yang ada dalam proyek kontraktor kecil serta data yang digunakan sebagai input dalam proses transaksi diperlihatkan dalam Tabel 4.1.
Tabel 4.1. Dokumen Transaksi sebagai Sumber Data Proses Akuntansi Proyek
No Dokumen Transaksi Data yang Tercantum • Penggunaan tenaga kerja
per hari
Bila tenaga kerja menggunakan upah harian maka biaya tenaga kerja. Bila sistem pembayaran
lump sum maka biaya tenaga kerja diketahui perhari diketahui dari volume pekerjaan yang dihasilkan. • Penggunaan peralatan Untu peralatan sewa biaya
peralatan perhari dapat diketahui dari jumlah waktu penggunaan peralatan dikalikan harga sewa peralatan perhari, biaya bahan bakar dan operator bila digunakan. Untuk perlatan yang dimiliki sendiri maka harus menetapkan biaya peralatan perhari yang dihitung berdasarkan biaya kepemilikan, depresiasi, perbaikan dan perawatan, bahan bakar, operator bila ada serta waktu rencana penggunaan alat. • Penggunaan material Biaya material perhari diketahui
dari pencatatan volume penggunaan material yang dikalikan harga persatuan unit material.
1. Laporan harian
• Kemajuan proyek Dengan metode percentage of completion maka setiap kemajuan proyek akan dihitung sebagai pendapatan kontraktor berdasarkan prosentase kemajuan proyek dikalikan nilai kontrak proyek. Bila kontraktor belum
mengeluarkan tagihan maka akan masuk dalam pendapatan belum tertagih (cost & estimate earnings in excess of billings)
2. Faktur pembayaran upah tenaga kerja
• Pembayaran upah tenaga kerja
Diketahui besarnya kewajiban kontraktor yang sudah dibayarkan kepada tenaga kerja, pengurangan kas kontraktor dan asuransi.
3. Faktur pembelian, pembayaran dan penerimaan material
• Pembelian, pembayaran dan penerimaan material
Diketahui kewajiban dan kewajiban yang sudah dibayar, jumlah material yang didatangkan serta pajak.
4. Faktur pembayaran peralatan sewa
• Pembayaran peralatan sewa
Diketahui kewajiban kontraktor yang sudah dibayarkan kepada penyewa peralatan, pengurangan kas kontraktor dan pajak.
Tabel 4.1. Dokumen Transaksi sebagai Sumber Data Proses Akuntansi Proyek (lanjutan 1)
No Dokumen Transaksi Data yang Tercantum
5. Tagihan dan pembayaran dari pemilik proyek
• Pembayaran pelaksanaan proyek
Diketahui hak yang sudah dibayar oleh pemilik proyek, jumlah kenaikan kas kontrakor dan pajak. Dengan metode percentage of completion maka ketika tagihan dikirim tidak dihitung sebagai hak kontraktor karena sudah
diperhitungkan berdasarkan kemajuan pekerjaan.
6. Timesheet dan faktur pembayaran gaji staf proyek
• Penggunaan staf proyek Dari timesheet akan diketahui kewajiban kontraktor sedangkan dari faktur pembayaran gaji staf proyek diketahui kewajiban yang sudah dibayarkan. Bila tidak ada
timesheet maka setiap pencatatan data transaksi harus ada
penyesuaian untuk kewajiban kontraktor untuk pembayaran gaji seperti dalam perhitungan kewajiban kontraktor berdasarkan
timesheet.
7. Faktur pembayaran operasional kantor
• Pembayaran tagihan biaya operasional kantor seperti listrik, telpon, administrasi
Diketahui pengeluaran biaya operasioanal kantor proyek dan pengurangan kas kontraktor.
8. Faktur pajak & asuransi
• Pembayaran pajak dan asuransi
Diketahui kewajiban pajak dan asuransi yang dibayar dan pengurangan kas kontraktor.
IV.2.Proses Akuntansi Proyek
Setelah dilakukan pengumpulan data dari dokumen transaksi, proses akuntansi dilakukan mulai dari pencatatan data transaksi, pemilahan dan pengelompokkan transaksi yang dicatat dalam jurnal ke dalam general ledger dan subsidiary ledger serta menentukan keseimbangan untuk masing-masing akun transaksi. Setelah menentukan keseimbangan dari masing-masing akun, sebagai persiapan pembuatan laporan keuangan untuk beberapa akun memerlukan penyesuaian. Setelah dilakukan penyesuaian maka laporan keuangan proyek dapat dibuat berdaarkan pembukuan yang sudah disesuaikan. Selain laporan keuangan proyek, untuk menilai kinerja kontraktor dalam pelaksanaan proyek maka perhitungan kinerja berdasarkan formula earned value dilakukan yang dimulai dari distribusi biaya tidak langsung ke dalam masing-masing item pekerjaan.
IV.2.1.Pencatatan, Pemilahan, Pengelompokkan Transaksi serta Menentukan Keseimbangan Akun
Pencatatan transaksi dalam jurnal dilakukan sebagai awal proses akuntansi. Fungsi dari jurnal untuk mencatat secara kronologis sesuai urutan waktu kegiatan transaksi kontraktor selama pelaksanaan proyek. Setelah dilakukan pencatatan transaksi dalam jurnal, semua transaksi dipilah dan dimasukkan dalam pembukuan sesuai dengan kelompok akunnya. Pembukuan berisi semua data keuangan yang tercatat dalam sistem akuntansi. Pembukuan terbagi atas general ledger dan subsidiary ledger. General ledger berisi akun-akun yang didetailkan dalam subsidiary ledger. Dalam setiap pembuatan laporan keuangan diperlukan penyesuaian akun-akun yang belum tercatat dalam jurnal dan kemudian dimasukkan dalam pembukuan. Laporan keuangan dibuat dari rangkuman data dari pembukuan. Biaya aktual proyek dan pendapatan yang dihitung dari kemajuan proyek diperoleh dari sistem akuntansi. Data tersebut bersama jadwal dan biaya rencana dapat diproleh kinerja proyek dengan menggunakan formula earned value.
IV.2.1.1. Kode Struktur Akun, Biaya dan Pekerjaan
Dalam pencatatan transaksi selain tanggal dan nilai transaksi juga disertakan pencatatan kode baik kode struktur akun, kode biaya dan kode pekerjaan agar memudahkan dalam pemilahan dan pengelompokkan dalam pembukuan proyek. Dengan digunakannya beberapa macam kode maka sistem kode yang dirancang berupa kode kelompok. Penggunaan kode kelompok memberikan beberapa manfaat yaitu :
a. Sangat fleksibel dalam mengakomosasi bertambahnya akun yang dicatat. b. Kode kelompok dapat merangkum informasi lebih ringkas dengan
keterbatasan ruang yang ada.
c. Kode kelompok dapat menunjukkan hierarki data.
d. Kode kelompok memungkinkan bagi pengguna memilah dan mengelompokkan data sesuai dengan tempatnya.
Untuk mengelompokkan transaksi dalam struktur akun diperlukan identifikasi transaksi yang terjadi selama pelaksanaan proyek. Transaksi yang terjadi dipilah untuk dimasukkan akun balance sheet dan income statement. Pemilahan akun dalam balance sheet dan income statement mengikuti Untuk akun yang yang dimasukkan dalam balance sheet dipilah lagi dalam asset, liability dan equity. Sedangkan akun yang masuk dalam income statement dipilah lagi dalam revenue (pendapatan) dan cost (biaya).
Struktur akun untuk kontraktor kecil dibuat sederhana karena transaksi yang muncul dalam pelaksanaan proyek tidak serumit proyek yang ditangani kontraktor besar. Proyek yang ditangani kontraktor kecil tidak banyak melibatkan banyak pihak. Kode dibuat berdasar urutan struktur akun yang dirancang diperlihatkan dalam Tabel 4.2.
Tabel 4.2. Struktur Akun Kontraktor Kecil
No Akun Nama Akun Keterangan
Asset
100 Kas Uang tunai yang dipegang kontraktor di proyek ataupun di kantor
101 Kas di bank Uang yang disimpan di bank.
110 Piutang pemilik proyek Tagihan yang belum dibayar pemilik proyek
111 Retensi pemilik proyek Retensi dari pembayaran pemilik proyek
112 Kemajuan proyek belum tertagih
Kemajuan proyek yang belum ditagihkan kepada pemilik proyek
113 Piutang Hak yang dimiliki kontraktor. Misalnya ketika dailakukan pembayaran awal material dan subkontraktor.
120 Inventaris material Jumlah material yang belum digunakan dalam pelaksanaa proyek baik dilokasi proyek ataupun gudang kontraktor.
130 Jaminan dan garansi Deposit jaminan yang harus diberikan kontraktor . akun ini tidak tercatat dalam proyek namun tercatat di kantor. Akun ini tidak tercatat dalam proyek.
140 Tanah & bangunan Niai tanah dan bangunan yang dimiliki kontraktor. Akun ini tidak tercatat dalam proyek.
141 Akumulasi depresiasi tanah & bangunan
Pengurangan nilai tanah dan bangunan yang dimiliki kontraktor. Akun ini tidak tercatat dalam proyek.
150 Peralatan & kendaraan Nilai peralatan dan kendaraan yang dimiliki oleh kontraktor. Akun ini tidak tercatat dalam proyek.
151 Akumulasi depresiasi peralatan & kendaraan
Pengurangan nilai peralatan & kendaraan yang dimiliki kontraktor. akun ini tidak tercatat dalam proyek. Akun ini tidak tercatat dalam proyek.
160 Pembayaran awal pajak & asuransi
Untuk pembayaran pajak dan asuransi yang dibayar dimka seperti pajak kendaraan bermotor.
170 Asset lain Akun untuk asset yang tidak tercantum dalam struktur akun di atas
Tabel 4.2. Struktur Akun Kontraktor Kecil (lanjutan1)
No Akun Nama Akun Keterangan
Liability
200 Hutang Tagihan yang belum dibayar kepada pekerja, supplier subkontraktor, penyewa alat
210 Pajak tertahan Pajak yang belum dibayarkan seperti PPN proyek.
220 Asuransi belum terbayar Asuransi yang belum terbayar.
230 Pembayaran diluar
kemajuan proyek
Adalah hak kontraktor yang sudah dibayarkan pemilik proyek sebelum pelaksanaan proyek (billing in excess of cost & estmate profit), misalnya adalah pembayaran dimuka sebelum pelaksanaan proyek.
240 Kewajiban jangka
pendek lain
Kewajiban kontraktor yang tidak tersebut dalam struktur akun di atas
250 Kewajiban jangka panjang
Kewajiban kontraktor untuk jangka panjang misalnya peminjaman dari bank.
Equity
300 Modal Jumlah modal yang dimiliki oleh kontraktor. Dalam setiap penutupan pembukuan, laba/rugi yang diperoleh setiap proyek akan beralih menjadi modal bagi kontraktor.
310 Laba/rugi Laba/rugi yang diperoleh kontraktor
Income & Expense
400 Pendapatan proyek Pendapatan yang diperoleh kontraktor yang dinilai dari kemajuan proyek. pendapatan ini didetailkan dalam pendapatan untuk setiap item pekerjaan sesuai dengan dokumen kontrak.
410 Biaya proyek Merupakan biaya yang dikeluarkan kontraktor. detail biaya pelaksanaan proyek dibuat dalam pembukuan sendiri yang mencantumkan biaya material, biaya tenaga kerja, biaya peralatan, biaya subkontraktor dan biaya tidak langsung untuk keseluruhan proyek dan masing-masing item pekerjaan.
420 Penggunaan peralatan dalam proyek
Akun ini merupakan kontra akun untuk biaya peralatan proyek bila peralatan digunakan milik sendiri.
421-429 Biaya kepemilikan peralatan
Untuk peralatan yang dimiliki sendiri maka biaya perlatan yang diperhitungkan adalah depresiasi, perbaikan dan perawatan, asuransi kendaraan dan biaya bahan bakar. Akun ini tidak tercatat dalam proyek.
430 Pendapatan lain Bila kontraktor memiliki pendatapatan lain diluar pelaksanaan proyek.
440 Pengeluaran umum & administrasi kantor
Biaya yang termasuk dalam akun ini adalah gaji karyawan baik di kantor maupun proyek, biaya operasional kantor, pajak dan asuransi.
450 Biaya kantor yang didistribusikan dalam proyek (kredit)
Biaya umum dan administrasi kantor didistribusikan dalam biaya proyek agar dapat diketahui beban yang ditanggung masing-masing proyek.
Keterangan : akun yang digunakan dalam laporan keuangan proyek & perusahaan akun yang digunakan dalam laporan keuangan perusahaan
Struktur akun untuk kontarktor kecil dalam Tabel 4.2 diurutkan berdasar akun untuk balance sheet dan income statement. No akun 100 hingga 170 merupakan akun yang termasuk asset dalam balance sheet. No akun 200 hingga 270 merupakan akun yang termasuk liability. No akun 300 dan 310 adalah akun untuk equity. No akun 400 hingga 450 adalah akun yang muncul dalam income stetment.
Struktur akun dalam Tabel 4.2 terdapat akun yang digunakan dalam laporan keuangan proyek dan akun yang digunakan untuk laporan keuangan perusahaan kontraktor. Perancangan sistem ini memfokuskan kepada akun-akun yang muncul dalam laporan keuangan proyek. Akun yang dimunculkan dalam keuangan perusahaan laporan selain akun dari laporan keuangan proyek juga merupakan akun yang berkaitan dengan asset ataupun kewajiban jangka panjang. Contohnya adalah peralatan yang dimiliki kontraktor, tanah dan bangunan. Pencatatan transaksi penggunaan peralatan dimasukkan dalam biaya proyek dalam income statement, pengurangan net worth dalam balance sheet proyek. Biaya penggunaan peralatan sendiri akan dimasukkan dalam pendapatan peralatan dalam laporan keuangan perusahaan. Keseimbangan akun lainnya yang terkait dengan peralatan seperti nilai peralatan, deperesiasi, pajak, asuransi, perbaikan dan perawatan untuk penggunaan peralatan dihitung untuk laporan keuangan perusahaan.
Untuk mencatat biaya sesuai dengan pengelompokkan item biaya digunakan kode biaya agar mudah dalam melakukan pemilahan dan pengelompokkan biaya dalam subsidiary ledger biaya pelaksanaan proyek. Biaya proyek konstruksi secara garis besar terbagi dalam biaya langsung dan biaya tidak langsung. Biaya langsung dikelompokkan lagi menjadi material, tenaga kerja, peralatan dan subkontraktor. Dalam Tabel 4.3 diperlihatkan contoh kode biaya dimana kode yang digunakan adalah kode numerik. Digit pertama kode menunjukkan kelompok biaya. Biaya tenaga kerja diberi kode 1, biaya biaya material diberi kode 2, biaya perlatan diberi kode 3, baya subkontraktor diberi kode 4 dan biaya tidak langsung diberi kode 5. Tiga digit terakhir merupakan kode urutan dari item dari masing-masing kelompok biaya.
Tabel 4.3. Contoh Kode Biaya untuk Kontraktor Kecil
Kode Item Biaya Kode Item Biaya
Tenaga kerja Peralatan
1000 Mandor 3000 Molen
1010 Tukang kayu 3010 Stamper
1020 Tukang batu 3020 Bar Cutting
1030 Tukang besi 3030 Bar Bender
1040 Pekerja 3040 Vibrator
Material Biaya Tidak Langsung
2000 Semen 4000 Staf Proyek
2010 Pasir 4010 Listrik
2020 Kerikil 4020 Telepon
2030 Besi Tulangan 4030 Pajak
2040 Kayu 4040 Distribusi Overhead
Kantor
Dalam pengelompokan biaya dapat digunakan kode blok dimana urutan kode tertentu digunakan untuk mengelompokkan biaya yang sejenis. Misalnya adalah untuk kode 2030 hingga 2039 digunakan untuk kode baja tulangan dengan berbagai jenis diameter dari besi tulangan. Bila biaya umum dan administrasi yang muncul dikantor ingin didistribusikan dalam biaya proyek, dapat dicantumkan dalam item biaya tidak langsung.
Untuk mengelompokkan pendapatan dan biaya dalam setiap item pekerjaan diperlukan kode pekerjaan. Pengelompokan pekerjaan dapat dilakukan berdasar WBS proyek bila kontraktor belum memiliki pengelompokkan item pekerjaan. Fungsi dari kde item pekerjaan adalah untuk mengetahui detail dari setiap akun berdasar item pekerjaan. Akun yang didetailkan dalam setiap item pekerjaan dalam balance sheet adalah piutang pemiliki proyek, kemajuan proyek yang belum tertagih, pendapatan dan biaya proyek. Adanya pengelompokkan pendapatan dan biaya proyek dalam setiap item pekerjaan maka dapat dilakukan analisa kinerja pekerjaan dengan konsep earned value. Kode yang digunakan untuk item pekerjaan dapat digunakan kode numerik yang memeperlihatkan level dari setiap item pekerjaan dan urutannya dalam pelaksanaan proyek. Tabel 4.3 merupakan contoh penggunaan kode untuk setiap item pekerjaan berdasarkan WBS proyek gedung.
Tabel 4.4. Contoh Kode untuk Item Pekerjaan Gedung Kode Pekerjaan
1 Persiapan 2 Pondasi 3 Kolom 4 Balok & pelat 5 Struktur atap 6 Pekerjaan dinding 7 Pekerjaan lantai 8 Pekerjaan pintu dan jendela 9 Finishing
10 Mekanikal & Elektrikal
IV.2.1.2. Perubahan Akun dalam Setiap Transaksi
Setiap transaksi yang terjadi mempengaruhi perubahan akun yang tercatat dalam sistem akuntansi. Pencatatan transasksi dalam jurnal terdiri atas debet dan kredit dan setiap transaksi akan mempengaruhi akun yang berbeda-beda. Perubahan akun dari setiap transaksi harus seimbang dalam akun yang sama dimana jumlah debet harus sama dengan jumlah kredit. Dalam balance sheet, penambahan dalam akun asset diikuti dengan penambahan dalam akun liability dan equity. Hal yang sama juga terjadi bila kredit bertambah dalam akun asset maka kredit bertambah dalam akun liability dan equity. Perubahan akun untuk setiap transksi ini ditetapkan sebagai prosedur yang dalam menangani setiap jenis transaksi. Pembahasan perubahan akun dalam setiap transaksi yang terjadi selama pelaksanaan proyek kontraktor kecil terdapat dalam paragraf di bawah ini. Pembahasan perubahan akun dari setiap transaksi yang terjadi selama pelaksanaan proyek mengacu pada daftar akun dalam Tabel 4.1.
1. Transaksi Tenaga Kerja
Sistem pembayaran tenaga kerja yang dilakukan kontraktor kecil ada dua macam yaitu berupa upah harian dan sistem lumpsum atau sering disebut borongan. Pembayaran dengan sistem lumpsum dilakukan kepada satu tim pekerja dibawah seorang mandor. Periode pembayaran baik pekerja dengan upah harian maupun lumpsum dilakukan dalam mingguan.
Untuk pencatatan biaya pekerja dimana pembayaran dilakukan dengan cara lumpsum harus dihitung terlebih dahulu biaya pekerja persatuan unit pekerjaan, kemudian dalam laporan harian proyek biaya pekerja dicatat berdasar unit pekerjaan yang telah diselesaikan. Untuk pekerja dengan upah harian maka pencatatan dalam laporan pekerjaan adalah jumlah pekerja yang terlibat dalam pekerjaan tersebut serta jumlah waktu pelaksanaan pekerjaan. Perhitungan biaya pekerja untuk setiap item pekerjaan ditampilkan dalam Gambar 4.4 dan perubahan akun untuk transaksi pekerja diperlihatkan dalam Tabel 4.5.
Gambar 4.4. Perhitungan Biaya Pekerja Setiap Item Pekerjaan Table 4.5. Perubahan Akun Transaksi Tenaga Kerja
Akun Perubahan Dokumen Transaksi
Pembayaran awal pekerja
Balance sheet
Kas X Berkurang Piutang X Bertambah
Faktur pembayaran pekerja
Penggunaan pekerja dalam pelaksanaan proyek Balance sheet
Hutang Y Bertambah Laba/rugi Y Berkurang Income statement Biaya proyek Y Bertambah Profit Y Berkurang
Laporan harian proyek
Pembayaran pekerja di akhir minggu Balance sheet
Kas Y-X Berkurang Hutang Y-X Berkurang
Faktur pembayaran pekerja
Nilai lumpsum pekerjaan Volume pekerjaan Biaya pekerja/volume Laporan harian Volume kemajuan pekerjaan Upah harian
Biaya pekerja setiap item pekerjaan Jumlah pekerja &
waktu pelaksanaan per item pekerjaan
Biaya asuransi pekerja tidak muncul dalam perubahan akun dalam Tabel 4.5 karena kontraktor kecil belum mengasuransikan para pekerjanya. Para pekerja juga tidak dikenakan pajak penghasilan sehingga perhitungan biaya pekerja tidak memasukkan biaya pajak pengahasilan. Bila muncul transaksi asuransi pekerja untuk kontraktor yang telah mengasuransikan para pekerjanya maka setiap pencatatan penggunaan pekerja ditambahkan hutang asuransi dimana dalam balance sheet akan mengurangi akun laba/rugi dan dalam income statement akan menambah biaya proyek.
2. Transaksi Material
Cara pembayaran material yang dilakukan kontraktor kecil ada dua macam yaitu pembayaran langsung dengan pelunasan dan pembayaran dengan retensi. Sedangakan jenis material ada yang disimpan dalam inventaris proyek dan ada yang langsung digunakan dalam pelaksanaan proyek. Contoh material yang langsung digunakan adalah beton readymix. Dalam Tabel 4.6 disajikan perubahan akun untuk transaksi yang berkaitan dengan material.
Tabel 4.6. Perubahan Akun untuk Transaksi Material
Akun Perubahan Dokumen Transaksi
Pembelian lunas material sejumlah X dan material langsung didatangkan Balance sheet
Kas X Berkurang Inventaris X Bertambah
Faktur pembayaran & bukti penerimaan material
Pembelian lunas material yang tidak memerlukan invetaris dan langsung digunakan Balance sheet
Kas X Berkurang Laba/rugi X Berkurang Income statement
Biaya proyek X Bertambah Profit X Berkurang
Faktur pembayaran, bukti penerimaan material &
laporan harian proyek Pembelian lunas material dan pembayaran lunas sejumlah X dan material belum didatangkan Balance sheet
Kas X Berkurang Piutang X Bertambah
Faktur pembayaran material
Kedatangan material sejumlah X Balance sheet
Inventaris material X Bertambah Piutang X Berkurang
Bukti penerimaan & faktur pembelian material
Tabel 4.6. Perubahan Akun untuk Transaksi Material (lanjutan1)
Akun Perubahan Dokumen Transaksi
Pembelian material sejumlah X dengan pembayaran awal sejumlah Y dengan retensi dan material belum didatangkan
Balance sheet
Kas Y Berkurang Piutang (pembayaran awal) Y Bertambah
Faktur pembelian material
Kedatangan material dari pembelian material sejumlah X dengan pembayaran awal sejumlah Y dengan retensi
Balance sheet
Inventaris material X Bertambah Piutang (pembayaran awal) Y Berkurang Hutang supplier X-Y Bertambah
Bukti penerimaan material
Kedatangan material dari pembelian material sejumlah X dengan pembayaran awal sejumlah Y dengan retensi serta material langsung digunakan
Balance sheet
Piutang (pembayaran awal) Y Berkurang Hutang X-Y Bertambah Laba/rugi X Berkurang Income statement
Biaya proyek X Bertambah Profit X Berkurang
Faktur pembelian, pembayaran, bukti penerimaan material & laporan harian proyek
Pembayaran retensi dari pembelian material sejumlah X dengan pembayaran awal sejumlah Y Balance sheet
Kas X-Y Berkurang Hutang X-Y Bertambah
Faktur pembayaran retensi
Penggunaan material sejumlah X Balance sheet
Inventaris X Berkurang Laba/rugi X Berkurang Income statement
Biaya proyek X Bertambah Profit X Berkurang
Laporan harian proyek
Bila terdapat penumpukan material yang sama dengan harga yang berbeda maka pencatatan inventaris material dapat dilakukan dua metode yaitu first in/first out (FIFO) dan last in/firs out (LIFO). Metode FIFO diterapkan dengan asumsi bahwa material yang didatangkan terlebih dahulu juga akan digunakan terlebih dahulu. Sedangkan metode LIFO diterapkan dengan asumsi bahwa material yang didatangkan terakhir akan dipergunakan terlebih dahulu.
3. Transaksi Peralatan
Pengadaan perlatan untuk proyek yang dilakukan kontraktor kecil berupa peralatan milik sendiri dan perlatan sewa. Bila peralatan digunakan untuk beberapa item pekerjaan dalam setiap harinya, maka jumlah jam penggunaan perlatan untuk setiap item pekejaan harus dicatat. Data ini digunakan untuk menghitung porsi biaya peralatan untuk setiap item pekerjaan. Biaya peralatan sewa per hari didapat dari harga sewa alat per hari dan biaya peralatan yang dimiliki sendiri per hari didapat dari penentuan biaya peralatan per hari dalam perencanaan biaya pelaksanaan.
Kontraktor yang memiliki peralatan sendiri harus memiliki pembukuan yang terpisah untuk peralatan yang dimilikinya. Pembukuan ini digunakan untuk pembuatan laporan keuangan perusahaan dimana semua item biaya peralatan seperti nilai perlatan, depresiasi, perbaikan dan perawatan, pajak dicatat dan dimasukkan dalam pembukuan peralatan. Biaya perlatan yang digunakan dalam proyek akan menjadi akun yang berlawanan dalam pembukuan peralatan (dianggap sebegai pendapatan). Perhitungan biaya peralatan untuk setiap item pekerjaan ditampilkan dalam Gambar 4.5 dan perubahan akun transaksi peralatan proyek disajikan dalam Tabel 4.7.
Gambar 4.5. Perhitungan Biaya Peralatan Setiap Item Pekerjaan per Hari
Harga sewa peralatan per hari Laporan harian
Waktu penggunaan peralatan per item
pekerjaan
Biaya peralatan per hari (milik sendiri)
Biaya peralatan setiap item pekerjaan per hari Perbandingan waktu
penggunaan peralatan setiap item pekerjaan
Biaya operasional peralatan lainnya seperti bahan bakar & operator
Tabel 4.7. Perubahan Akun untuk Transaksi Peralatan
Akun Perubahan Dokumen Transaksi
Penggunaan peralatan sendiri dalam proyek dengan biaya operasional sebesar X dan biaya alat sebesar Y
Income statement
Kas (biaya operasional alat) Y Berkurang Laba/rugi (biaya operasional
alat) Y Berkurang Biaya proyek X+Y Bertambah
Penggunaan peralatan dalam
proyek (akun yang berlawanan) X Bertambah Profit (biaya operasional alat) Y Berkurang
Laporan harian
Pembayaran awal sewa alat sebesar X Balance sheet
Kas X Berkurang Piutang X Bertambah
Faktur pembayaran peralatan
Penggunaan peralatan sewa dalam proyek untuk pembayaran awal sebesar X dengan penggunaan alat sebesar Z dan biaya perasional alat sebesar Y
Balance sheet
Kas (biaya opeasional alat) Y Berkurang
Hutang Z Bertambah Laba/rugi Y+Z Berkurang Income Statement Biaya Proyek Y+Z Bertambah Profit Y+Z Berkurang
Laporan harian
Pelunasan sewa alat dengan pemabayaran awal X penggunaan sebesar Z Balance sheet
Kas Z-X Berkurang Hutang Z-X Berkurang
Faktur pembayaran peralatan
Dalam tabel perubahan akun transaksi peralatan di atas untuk perlatan biaya perlatan sendiri akan menjadi nol karena dikurangi dengan kontra akun penggunaan peralatan dalam proyek. Biaya yang mempengaruhi profit proyek adalah biaya operasional perlatan seperti bahan bakar dan operator bila ada. Sedangkan untuk peralatan sewa keseluruhan biaya peralatan (harga sewa dan operasional) akan mengurangi profit proyek.
4. Transaksi Subkontraktor
Cara pembayaran yang paling sering dilakukan kontraktor kecil kepada subkontraktor adalah dengan cara lumpsum. Pekerjaan yang dilakukan subkontraktor dihitung berdasarkan laporan kemajuan proyek. Setiap pekerjaan yang telah dilakukan kontraktor akan dimasukkan dalam item biaya proyek dan bila belum dilakukan pembayaran akan dimasukkan dalam akun kewajiban kontraktor. Untuk pencatatan biaya subkontraktor harus dihitung
dahulu biaya subkontraktor per satuan unit pekerjaan. Dari laporan harian proyek diketahui volume pekerjaan yang telah dilaksanakan kontraktor dan biaya subkontraktor untuk setiap harinya dapat dihitung. Perubahan akun untuk transaksi subkontraktor disajikan dalam Tabel 4.8.
Tabel 4.8. Perubahan Akun untuk Transaksi Peralatan
Akun Perubahan Dokumen Transaksi
Pembayaran awal subkontraktor
Balance sheet
Kas X Berkurang Piutang X Bertambah
Faktur pembayaran subkontraktor Biaya subkontraktor dalam pelaksanaan proyek
Balance sheet
Hutang Y Bertambah Laba/rugi Y Berkurang Income statement Biaya proyek Y Bertambah Profit Y Berkurang
Laporan harian proyek
Pembayaran subkontraktor untuk pekerjaan sebesar Y dengan pembayaran awal X Balance sheet
Kas Y-X Berkurang Hutang Y-X Berkurang
Faktur pembayaran pekerja
5. Transaksi Biaya Tidak Langsung
Biaya tidak langsung yang muncul dalam proyek konstruski antara lain gaji staf proyek, biaya operasional proyek, pajak pertambahan nilai dan asuransi untuk staf proyek. Selain biaya tidak langsung yang muncul dalam pelaksanaan proyek, biaya yang muncul di kantor juga dibebankan dalam setiap proyek yang dikerjakan oleh kontraktor.
Transaksi biaya tidak langsung yang muncul dalam pelaksanaan proyek sebagian besar dilakukan dalam periode bulanan seperti pembayaran gaji karyawan, telpon dan listrik. Bila laporan keuangan harus dibuat dalam periode waktu mingguan maka diperlukan penyesuaian untuk biaya tersebut dalam setiap pembuatan laporan keuangan. Dengan mengacu pada pengeluaran bulan sebelumnya, besarnya biaya tidak langsung diestimasi besarnya setiap minggunya dengan membagi tiap minggu dari pengeluaran biaya pada bulan sebelumnya. Dan tiap akhir bulan dilakukan penyesuaian besarnya biaya yang dikeluarkan sesuai dengan pengeluaran biaya yang
terjadi. Dalam Tabel 4.9 diperlihatkan contoh perubahan akun untuk biaya telepon dan pembayaran gaji staf proyek beserta perhitungan pajak dan asuransinya.
Tabel 4.9. Keseimbangan Akun untuk Transaksi Biaya Tidak Langsung
Akun Perubahan Dokumen Transaksi
Biaya telepon
Balance sheet
Hutang X Bertambah Laba/rugi X Berkurang Income statement
Biaya proyek X Bertambah Profit X Berkurang
Perhitungan biaya telpon per hari
Pembayaran tagihan telepon
Balance sheet
Kas X Berkurang Hutang X Berkurang
Pembayaran tagihan telepon
Biaya staf proyek
Balance sheet
Hutang gaji X Bertambah Hutang pajak Y Bertambah Hutang Asuransi Z Bertambah Laba/rugi X+Y+Z Berkurang Income statement
Biaya proyek X+Y+Z Bertambah Profit X+Y+Z Berkurang
Faktur pembayaran staf proyek
Pembayaran gaji staf proyek
Balance sheet
Kas X Berkurang Hutang X Berkurang
Faktur pembayaran pekerja
Pembayaran pajak dan asuransi staf proyek Balance sheet
Kas Y+Z Berkurang Hutang pajak Y Berkurang
Hutang asuransi Z Berkurang
Faktur pembayaran pajak & asuransi
6. Transaksi Pendapatan Proyek
Dengan metode percentage of completion maka pendpaatan proyek dihitung berdasarkan prosentase kemajuan pekerjaan dikalikan nilai proyek. Setiap kemajuan pekerjaan yang belum ditagihkan kepada pemilik proyek dimasukkan dalam akun kemajuan proyek yang belum tertagih (costs & estimate profit in excess of billings) laba/rugi dan pendapatan proyek dalam income statement . Pengeluaran tagihan akan merubah akun piutang pemilik proyek yang bertambah dan pengurangan akun kemajuan yang belum tertagih. Pembayaran tagihan oleh kontraktor akan menambah akun kas dan
pengurangan akun piutang pemilik proyek. Bila dilakukan pembayaran awal sebelum pelaksanaan proyek, maka akun yang berubah adalah kas dan pembayaran diluar kemajuan proyek (billings in excess of cost & estimate profit). Setiap adanya retensi dalam pembayaran tagihan akan dicatat dalam akun retensi pemilik poyek. Perubahan akun untuk transaksi pendapatan proyek diperlihatkan dalam Tabel 4.10.
Tabel 4.10. Perubahan Akun untuk Transaksi Pendapatan Proyek
Akun Perubahan Dokumen Transaksi
Pembayaran awal sebelum pelaksanaan proyek Balance sheet
Kas X Bertambah Pembayaran diluar kemajuan
proyek X Bertambah
Faktur pembayaran pajak & asuransi Kemajuan proyek sebesar Y sebelum melebihi pemabayaran awal
Balance sheet Pembayaran diluar kemajuan
proyek Y Bekurang Laba/rugi Y Bertambah Income statement
Pendapatan proyek Y Bertambah Profit Y Bertambah
Laporan harian
Kemajuan proyek sebesar X setelah melebihi pemabayaran awal Balance sheet
Kemajuan proyek yang belum
tertagih X Bertambah Laba/rugi X Bertambah Income statement
Pendapatan proyek X Bertambah Profit X Bertambah
Laporan harian
Pengeluaran tagihan proyek
Balance sheet
Piutang pemilik proyek X Berkurang Kemajuan proyek yang belum
tertagih X Berkurang
Tagihan kepada pemilik proyek Pembayaran dari tagihan sebesar X dengan retensi Y
Balance sheet
Kas X-Y Bertambah Piutang pemilik proyek X Berkurang
Retensi pemilik proyek Y Bertambah
Faktur pembayaran tagihan
Pembayaran retensi Y
Balance sheet
Kas Y Bertambah Retensi pemilik proyek Y Berkurang
Faktur pembayaran retensi
IV.2.1.3. Jurnal dan Pembukuan Proyek
Jurnal merupakan catatan kronologis dari transaksi. Setiap transaksi mempengaruhi keseimbangan terhadap akun yang berbeda-beda. Pencatatan keseimbangan akun sesuai dengan urutan waktu dilakukan dengan menggunakan jurnal. Jurnal tidak hanya mencatat kegiatan yang dilakukan kontraktor dengan pihak lain seperti supplier material dan pemilik proyek, tapi juga mencatat perpindahan yang terjadi di lingkungan internal kontraktor seperti perpindahan material dari inventaris menuju penggunaan material untuk pelaksanaan proyek, alokasi biaya tidak langsung untuk proyek dan item pekerjaan atau transaksi lainnya yang mempengaruhi biaya proyek.
Pencatatan utama dalam jurnal untuk setiap transaksi adalah mencatat perubahan akun setiap terjadinya transaksi. Untuk memudahkan dalam pengelompokkan perubahan akun dari setiap transaksi dalam pembukuan diperlukan pencatatan kode untuk setiap perubahan akun. Untuk sistem akuntansi proyek kontraktor kecil kode yang disertakan dalam pencatatan akun dalam jurnal adalah kode akun, kode biaya dank kode item pekerjaan. Tabel 4.11 adalah jurnal yang dapat digunakan dalam pencatatan akun setiap transaksi.
Sebagai contoh pencatatan transaksi dalam jurnal yang diperlihatkan dalam Tabel 4.11 adalah transaksi pendapatan dimana pada tanggal 1 Januari 2008 dilakukan pembayaran awal proyek sebesar 25% dari nilai proyek. Besarnya nilai proyek adalah Rp. 100 juta. Pada saat dilakukan pencatatan transaksi dalam jurnal yaitu tanggal 5 Januari 2008 kemajuan proyek mencapai 10%. Dari penjelasan diatas diketahui pembayaran awal sebesar Rp 25 juta dan kemajuan proyek mencapao Rp 10 juta. Dari data transaksi tersebut pada saat pemabayaran awal akan menambah kas (akun asset) dan menambah pembayaran diluar kemajuan proyek (akun liability). Pada saat kemajuan proyek mencapai 10% akun yang berubah adalah pembayaran diluar kemajuan proyek berkurang sebanyak Rp 10 juta dan laba/rugi akan bertambah Rp 10 juta dan dalam akun dalam income statement berupa pendapatan bertambah Rp 10 juta.
Tabel 4.11. Contoh Jurnal Pencatatan Transaksi Tanggal No Faktur Kode Akun Kode Biaya Kode
Pekerjaan Nama Akun Debet Kredit Keterangan Kas 25 juta 1/1/2008 Pembayaran diluar kemajuan proyek 25 juta Pembayaran awal 25% Pembayaran diluar kemajuan proyek 10 juta Laba/rugi 10 juta 5/1/2008 Pendapatan proyek 10 juta Kemajuan proyek 10%
Setelah pencatatan transaksi dalam jurnal, maka setiap akun dipindahkan dalam pembukuan. Pembukuan terdiri dari pembukuan umum (general ledger) dan pembukuan tambahan (subsidiary ledger). Dalam pembukuan data yang terdapat dalam jurnal dimasukkan dalam kelompok akun yang sama. Pembukuan tambahan berfungsi untuk mendetailkan akun yang ada dalam pembukuan umum. Tidak semua akun didetailkan dalam pembukuan tambahan. Akun yang didetailkan dalam pembukuan tambahan adalah akun penting dalam pengendalian biaya seperti akun yang terkait dengan pembayaran pemilik proyek, akun piutang, akun inventaris, akun hutang, kemajuan dan biaya proyek. Tabel 4.12 adalah contoh pembukuan umum. Dalam setiap pembukuan harus disertakan saldo awal dari pembukuan periode sebelumnya dan diakhir pembukuan dilakukan perhitungan saldo akhir.
Tabel 4.12. Contoh Pembukuan Utama
Kode
Akun Tanggal Nama Akun Debet Kredit Net Keterangan
31/12/2008 Kas Y Saldo awal X Saldo akir X-Y
31/12/2008 Kas di bank X
Saldo awal Y Saldo akhir X+Y
31/12/2008 Piutang pemilik proyek X
Saldo awal Y Saldo akhir -X+Y
Dalam pembukuan tambahan untuk akun kas, pembayaran pemilik proyek, inventaris, piutang dan hutang memiliki format yang sama dengan pembukuan utama tapi mencatat semua perubahan dari akun yang terkait dengan transaksi masing-masing pembukuan tambahan sesuai dengan urutan tanggal kejadian. Saldo akhir dari masing-masing pembukuan tambahan dakan dimasukkan dalam pembukuan utama. Sedangakan pembukuan kemajuan dan biaya proyek dibuat sesuai dengan urutan kode biaya. Dengan adanya pembukuan pendapatan dan biaya proyek masing-masing item pekerjaan dapat dinilai kinerjanya. Tabel 4.10 adalah contoh pembukuan proyek untuk kontraktor kecil
Tabel 4.13. Contoh Pembukuan Kemajuan dan Biaya Proyek
Kemajuan Biaya Kode
Biaya Tanggal Keterangan Jumlah Kode Biaya
Item
Biaya Jumlah
IV.2.2.Memasukkan Penyesuaian dalam Jurnal
Penyesuaian dilakukan hanya untuk beberapa akun yang memerlukan penyesuaian. Penyesuaian dilakukan karena laporan akuntansi dibuat secara periodik tapi informasi transaksi belum lengkap sehingga perlu dilakukan penyesuaian. Penyesuaian yang dilakukan harus mengikuti prinsip kecocokan dimana penyesuaian yang dilakukan harus cocok dengan data transaksi ketika informasi yang didapatkan sudah lengkap.
Akun dari proyek konstruksi kontraktor kecil yang memerlukan penyesuaian adalah akun yang terpotong saat pembuatan laporan seperti biaya telepon, biaya listrik dan gaji staf proyek. Persiapan laporan keuangan mingguan proyekharus memperhitungkan besaran yang dimasukkan dalam laporan dan saat informasi biaya tersebut sudah lengkap maka jumlah yang dibebankan dalam setiap laporan mingguan harus disamakan dengan biaya sebenarnya.
Penyesuaian juga dilakukan untuk item biaya umum dan administrasi yang muncul di kantor yang akan didistribusikan dalam laporan keuangan proyek. Distribusi biaya tidak langsung digunakan untuk mengetahui besarnya beban biaya tidak langsung baik dalam proyek secara keseluruhan maupun dalam setiap pelaksanaan setiap item pekerjaan. Dengan diketahui biaya keseluruhan kontraktor maka analalisa kinerja proyek secara keseluruhan dan setiap item pekerjaan dapat dilakukan. Cara pendistribusian paling sederhana dan mudah diterapkan adalah dengan perbandingan biaya. Pendistribusian biaya tidak langsung proyek dalam setiap item pekerjaan dapat dilakukan dengan membandingkan biaya lansung dari setiap item pekerjaan. Pendistribusian biaya kantor dapat dilakukan dengan membandingkan biaya dari setiap proyek yang sedang dilaksanakan. Sebagai contoh adalah bila staf proyek menangani lebih dari satu proyek maka pencatatan akun dalam jurnal proyek merupakan hasil distribusi biaya staf proyek untuk masing-masing proyek sesuai dengan perbandingan biaya yang muncul dalam proyek.
IV.2.3. Analisa Kinerja dan Laporan Proyek
Analisa kinerja dilakukan untuk menilai keberhasilan pelaksanaan proyek. Kinerja pelaksanaan proyek diukur dari rencana penyelesaian proyek. Analisa kinerja paling tidak dilakukan terhadap waktu dan biaya pelaksanaan. Pelaksanaan proyek sesuai dengan waktu rencana belum tentu memberikan penilaian kinerja yang baik, namun harus dilihat bagaimana penggunan biaya pelaksanaan proyek. oleh sebab itu analisa kinerja harus mengintegrasikan antara waktu dan biaya. Konsep earned value merupakan alat bantu dalam mengalisa kinerja proyek yang mengintegrasikan antara waktu dan biaya.
Pembuatan lapoan keuangan proyek merupakan bagian dari proses akuntansi perusahaan untuk mengahasilkan laporan keuangan perusahaan. Laporan keuangan proyek cenderung digunakan hanya oleh pihak internal kontraktor untuk pengendalian biaya proyek. Sedangakan laporan keuangan perusahaan selain
pihak kontraktor juga digunakan oleh pihak lain untuk mengetahui kondisi keuangan perusahaan seperti bank untuk peminjaman uang.
IV.2.3.1. Analisa Kinerja Proyek dengan Konsep Earned Value
Untuk proyek konstruksi data yang tercantum dalam laporan keuangan belum cukup untuk menilai kesuksesan suatu proyek. Analisa rasio keuangan yang biasa digunakan dalam mengevaluasi laporan keuangan kurang bermanfaat dalam menilai kinerja pelaksanaan proyek. Analisa rasio keuangan lebih tepat digunakan dalam menilai kondisi perusahaan. Untuk mendapatkan indikator yang digunakan untuk menilai kesuksesan proyek dalam pengendalian diperlukan perhitungan yang terpisah dari laporan keuangan proyek.
Dari data yang ada dalam pembukuan pendapatan dan biaya proyek dokumen rencana pelaksanaan proyek dapat dianalisa kinerja pelaksanaan proyek. Analisa kinerja yang digunakan adalah konsep earned value dimana dilakukan perhitungan kinerja pelaksanaan proyek dan penggunaan biayanya. Untuk menghitung kinerja proyek dibutuhkan tiga data utama yang harus dinilai dalam periode waktu yang sama. Tabel 4.14 menjelaskan data utama yang harus disediakan untuk melakukan penilaian kinerja proyek dan formula yang digunakan.
Tabel 4.14. Data Utama dan Formula Earned Value
Data yang dibutuhkan
Data Utama Definisi
Budgeted Cost for Work Scheduled (BCWS)
BCWS adalah akumulasi rencana penyerapan biaya
penyelesaian proyek. Data BCWS dapat diperoleh dari dokumen rencana biaya pelaksanaan proyek data rencana penyerapan biaya pelaksanaan hingga selesainya proyek yang tergambarkan dalam kurva S. BCWS digunakan sebagai acuan dasar dalam penilaian kinerja pelaksanaan proyek.
Budgeted Cost for Work Performed (BCWP)
BCWS adalah akumulasi rencana penyerapan biaya
penyelesaian proyek. Data BCWS dapat diperoleh dari dokumen rencana biaya pelaksanaan proyek data rencana penyerapan biaya pelaksanaan hingga selesainya proyek yang tergambarkan dalam kurva S. BCWS digunakan sebagai acuan dasar dalam penilaian kinerja pelaksanaan proyek.
Tabel 4.14. Data Utama dan Formula Earned Value (lanjutan 1)
Data yang dibutuhkan
Data Utama Definisi
Actual Cost for Work Performed (ACWP)
ACWP merupakan akumulasi biaya aktual proyek. ACWP diperoleh dari pembukuan kemajuan dan biaya proyek. ACWP digunakan untuk mengetahui biaya yang telah dikeluarkan selama pelaksanaan proyek melebihi dari biaya rencana atau tidak. Formula Earned Value
Indikator kinerja Rumus
Cost Variance (CV) CV = BCWP – ACWP Schedule Variance
(SV)
SV = BCWS – BCWP Cost Performance
Index (CPI) ACWP
BCWP CPI= Schedule Performance Index (SPI) BCWS BCWP SPI= Estimate at
Completion (EAC) CPI
BCWP) -(BAC ACWP EAC= + Variance at Completion (VAC) EAC -BAC VAC=
Perhitungan EAC yang digunakan dalam sistem penilaian kinerja menggunakan metode deterministik dimana biaya penyeleaian proyek diprediksi berdasarkan nilai CPI. Metoda ini digunakan dalam perhitungan EAC secara deteministik dengan mengasumsikan bahwa tingkat kemajuan proyek hingga periode perhitungan kinerja sama dengan tingkat kemajuan proyek yang akan terjadi untuk menyelesaiakan proyek (AACE, 1992).
Dari hasil perhitungan dengan formula diatas, kinerja proyek dapat diketahui. Perhitungan dengan formula earned value akan diperoleh hasil sebagai berikut :
a. Biaya aktual proyek kurang dari biaya rencana.
Dengan menghitung nilai CV dan CPI, akan diketahui biaya aktual proyek melebihi atau di bawah biaya yang direncanakan. Bila nilai CV lebih dari nol dan CPI lebih dari satu maka biaya aktual (ACWP) proyek tidak melebihi biaya rencana (BCWP).
b. Biaya aktual melebihi biaya rencana.
Bila nilai CV bernilai negatif dan CPI kurang dari satu memperlihatkan bahwa biaya aktual lebih besar daripada biaya rencana.
c. Pelaksanaan proyek lebih cepat dibandingkan jadwal rencana.
Penilaian kecepatan waktu pelaksanaan proyek diukur dari prosentase rencana yang telah diselesaikan. Pelaksanaan proyek lebih cepat dibandingkan rencana akan mengahasilkan nilai SV negatif dan SPI lebih besar daripada satu dimana BCWP lebih besar dari BCWS.
d. Pelaksanaan proyek lebih lambat dibandingkan jadwal rencana
Bila pelaksanaan proyek lebih lambat dibandingkan jadwal rencana akan menghasilkan nilai SV negatif dan SPI kurang dari satu.
Interpretasi dari hasil perhitungan CV, SV, CPI dan SPI tidak dapat secara terpisah karena ukuran penilaian waktu dan biaya saling terkait satu sama lain. Nilai CV negatif dan CPI kurang dari satu belum tentu mengindikasikan kinerja pelaksanaan proyek yang buruk. Bila interpretasi hanya dilihat dari dimensi biaya saja (CV dan CPI), proyek akan dinilai buruk dimana terjadi pemborosan biaya atau overbudget. Namun pengeluaran biaya yang melebihi biaya rencana harus dilihat bagaimana kecepatan pelaksanaan proyek. Biaya aktual yang melebihi biaya rencana terjadi mungkin disebabkan pelaksanaan proyek yang lebih cepat dibandingkan dari jadwal rencana. Begitu juga ketika biaya aktual lebih rendah dibandingkan biaya rencana ketika nilai CV positif dan CPI lebih dari satu. Hal tersebut harus dilihat juga bagaimana nilai SV dan SPI. Rendahnya biaya aktual dapat juga disebabkan pelaksanaan proyek yang lebih lambat dibandingkan jadwal rencana.
SV dan SPI merupakan indikator waktu kesuksesan pelaksanaan proyek. Ketika melakukan pengendalian proyek dengan menggunakan nilai SV dan SPI sebagai indikator kecepatan pelaksanaan proyek tidak dapat diketahui jalur kritis dari pelaksanaan proyek. Ketika melakukan perhitungan proyek dengan Critical Path Method (CPM) memungkinkan mengawasi proyek hanya kepada kegiatan yang berada pada jalur kritis dan mengabaikan kegiatan lainnya hingga menjadi kegiatan kritis. Nilai SV dan SPI tidak dapat melihat pelaksanaan proyek lebih lambat dari jalur kritis atau tidak. Selain hal tersebut, nilai SV dan SPI mengabaikan kegiatan yang memiliki biaya rencana sama dengan nol seperti
pemesanan material. Oleh sebab itu penggunaan nilai SV dan SPI dalam pengendalian proyek digunakan bersama-sama dengan network diagram sehingga dapat melihat status proyek berada dijalur kritis atau tidak dan dapat mengakomodasi kegiatan penting tapi tidak memiliki biaya.
Nilai SV, CV, SPI dan CPI yang tinggi mengindikasikan kinerja proyek yang baik. Namun hal ini perlu diperhatikan lagi karena dapat disebabkan oleh perencanaan dan penganggaran yang tidak realistis. Bila hal ini yang terjadi maka perlu perbaikan dalam perencanaan proyek dimana jadwal rencana dan biaya yang dianggarkan dibuat lebih realistis.
Dengan menggunakan formula earned value dimungkinkan untuk mengestimasi biaya penyelesaian proyek seperti dalam persamaan 4.5. Dari hasil perhitungan estimasi biaya penyelesaian proyek dapat dilakukan perhitungan lebih lanjut apakah estimasi biaya penyelesaian proyek melebihi keseluruhan biaya rencana proyek seperti dalam persamaan 4.6. Bila nilai VAC negatif memprediksi bahwa total biaya penyelesaian proyek akan melebihi dari biaya yang direncanakan. Permasalahan ini umumnya disebabkan dalam 4 macam yang harus diidentifikasi:
a. Terjadi kesalahan dalam pencatatan biaya aktual proyek
Bila dalam identifikasi permasalahan hal ini diketahui sebagai penyebab maka perlu segera melakukan revisi laporan biaya pelaksanaan proyek dan dianalisa ulang kinerja proyek berdasarkan data yang telah diperbatui. b. Terjadi kesalahan dalam perencanaan dan penganggaran biaya
Bila hal ini terjadi maka itu terjadi diperlukan penggunaan biaya kontingensi dan didistribusikan kedalam item biaya yang menjadi kesalahan dalam perhitungan. Bila biaya sudah didistribusikan maka dilakukan perhitungan ulang estimasi biaya penyelesaian proyek.
c. Tejadinya kondisi yang tidak diinginkan
Kondisi yang tidak diinginkan yang dapat menyebabkan pembengkakan biaya proyek seperti kondisi bawah tanah pada untuk pekerjaan pondasi. Kondisi ini seharusnya sudah diantisipasi sebelumnya dengan
menganggarkan biaya tak terduga (contingency) dan tindakan antisipasi harus sudah dilakukan untuk mencegah pembengkakan biaya.
d. Karena pelaksanaan proyek yang buruk.
Karena pelaksanaan proyek yang buruk menyebabkan keterlambatan dari rencana. Keterlambatan ini akan mengakibatkan pembengkakan biaya penyelesaian proyek. Bila dari hasil identifikasi hal ini yang terjadi maka perlu langkah perbaikan agar proyek dapat kembali dalam jalur yang telah direncanakan.
Target ideal pencapaian kinerja proyek yang diinginkan harus memasukkan faktor probabilitas karena biaya waktu pelaksanaan proyek tidak dapat ditentukan dengan pasti hingga penyelesaian proyek (Peterson, 2005). Dengan mengakomodasi probabilitas diperoleh nilai SV dan CV yang negatif serta CPI dan SPI kurang dari satu belum tentu mengindikasikan kinerja proyek yang buruk. Dengan memasukkan faktor probabilitas maka dapat ditetapkan batasan dari nilai CV, SV, CPI dan SPI. Pencapaian target kinerja proyek dapat ditampilkan secara grafis beserta batasan atau target yang harus dicapai seperti dalam Gambar 4.6 di bawah ini. Penentuan target nilai CV, SV, SPI dan CPI tidak termasuk dalam pembahasan penelitian ini. Alternatif lain untuk penyajian nilai SPI dan CPI adalah dengan grafik terhadap waktu pelaksananaan proyek yang disajikan dalam Gambar 4.7.
Gambar 4.6. Grafik Polar SPI dan SPI
Target yang harus dicapai
CPI
SPI
Dibawah biaya rencana Lebih cepat dari jadwal
Melebihi biaya rencana Lebih cepat dari jadwal Melebihi biaya rencana
Lebih lambatt dari jadwal Dibawah biaya rencana Lebih cepat dari jadwal
SPI/CPI
1
Waktu
Gambar 4.7. Grafik SPI dan CPI terhadap Waktu
IV.2.3.2. Laporan Proyek
Laporan yang dihasilkan dari sistem akuntansi proyek kontraktor kecil seperti halnya laporan akuntansi yaitu balance sheet dan income statement, untuk keperluan dalam pengendalian biaya, terdapat beberapa akun dalam sistem akuntansi yang disertakan dalam laporan yang dihasilkan seperti pembukuan kas yang memperlihatkan aliran kas, akun hutang dan piutang proyek yang memperlihatkan hak dan kewajiban kontraktor yang belum terbayar. Aliran kas kontraktor menjadi salah satu akun yang paling penting dalam pengendalian. Pembukuan kas menjadi sangat penting berkaitan dengan penyediaan dana bagi pelaksanaan proyek. Bagi kontraktor kecil sedapat mungkin dapat menggunakan uang tunai yang dimiliki tanpa harus melakukan pendanaan dari pihak lain. Dengan mengelola aliran kas maka kontraktor dapat membagi penggunaan uang tunai untuk semua keperluan dalam pelaksanaan proyek.
Balance sheet dan income statement yang dibuat dalam sistem akuntansi proyek akan digunakan sebagai input dalam laporan keuangan perusahaan. Untuk pengendalian proyek, balance sheet dan income statement digunakan untuk melihat kondisi keuangan proyek secara menyeluruh untuk semua akun. Dalam balance sheet diketahui besarnya pendapatan yang diperoleh kontraktor selama melaksanakan proyek. Dalam income statement pedapatan dan biaya proyek lebih
didetailkan lagi untuk setiap item biaya sehingga diketahui besarannya. Hal ini digunakan untuk mengendalikan penggunaan biaya proyek dengan membandingkan dengan pengeluaran biaya rencana.
Secara umum format dari balance sheet adalah terbagi atas akun asset serta liability dan equity. Untuk laporan keuangan proyek tidak terdapat asset tetap karena asset yang berada dalam proyek adalah asset jangka pendek yang hanya digunakan selama pelaksanaan proyek. Sedangkan asset tetap akan muncul dalam laporan keuangan perusahaan. Begitu juga dalam akun liability dan equity dalam laporan keuangan proyek tidak terdapat kewajiban jangka panjang dan equity yang muncul merupakan pendapatan bersih dari pelaksanaan proyek. Format balance sheet dari untuk laporan keuangan proyek ditampilkan dalam Gambar 4.8 di bawah ini.
BALANCE SHEET
Periode sebelumnya Periode saat ini
ASSET
Kas Piutang Retensi
Kemajuan Proyek Belum Tertagih Inventaris
Biaya dibayar diawal Jumlah Asset
LIABILITIES
Hutang Retensi kepada supplier & subkontraktor
Pembayaran diluar kemajuan proyek Jumlah kewajiban
EQUITY
net income Jumlah equity
Jumlah kewajiban & equity
Gambar 4.8. Format Balance Sheet untuk Laporan Keuangan Proyek
Data yang ditampilkan dalam income statement merupakan data yang dirangkum dari laporan harian atau mingguan proyek. Dalam income statement terdiri dari akun pendapatan yang berasal dari kemajuan proyek yang diperoleh saat periode
pembuatan laporan, akun biaya yang diperoleh dari data penggunaan sumber daya untuk pelaksanaan proyek, pajak dan laba/rugi. Akun pendapatan proyek dapat didetailkan dalam setiap item pekerjaan yang sudah dilaksanakan dan biaya dapat didetailkan dalam setiap jenis biaya proyek seperti pekerja, material, peralatan, subkontraktor dan biaya tidak langsung. Contoh format income statement proyek diperlihatkan dalam Gambar 4.9 di bawah ini.
INCOME STATEMENT Jumlah Prosentase PENDAPATAN PROYEK Item Pekerjaan 1 Item Pekerjaan 2 Jumlah Pendapatan BIAYA PROYEK Tenaga Kerja Material Peralatan Subkontraktor Biaya tidak langsung
Jumlah Biaya Proyek LABA/RUGI KOTOR
PAJAK LABA/RUGI setelah dikurangi pajak
Gambar 4.9. Format Income Statement untuk Laporan Keuangan Proyek
IV.3.Ringkasan Bab
Dalam bab ini diuraikan mengenai sistem akuntansi proyek yang dirancang. Perancangan sistem akuntansi proyek ini selain untuk menghasilkan laporan keuangan proyek juga dimaksudkan agar penilaian kinerja proyek berdasarkan konsep earned value dapat dilakukan oleh kontraktor kecil. Dalam bab berikutnya diuraikan mengenai peracangan alat bantu perangkat lunak berdasarkan sistem akuntansi yangtelah dirancang dalam bab ini.
