Setelah melakukan evaluasi atas prosedur penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal, ditemukan beberapa permasalahan yang terkait dengan prosedur penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas antara lain:
1. Adanya perangkapan tugas dan tanggung jawab di bagian Keuangan dan Akuntansi dan di bagian Marketing dan Penjualan
Dalam perusahaan ini, antara bagian keuangan dan bagian akuntansi serta bagian Marketing dan penjualan dijalankan oleh satu orang saja sehingga memungkinkan terjadi kecurangan dalam pemasukan dan pengeluaran keuangan perusahaan dan dalam pencatatan transaksi-transaksi yang terjadi di dalam perusahaan.
Sebab: perusahaan menganggap bila fungsi keuangan dan akuntansi serta bagian marketing dan penjualan dijadikan satu orang, maka kegiatan bisnis perusahaan akan menjadi lebih sederhana, karena pekerjaan menerima dan mengeluarkan kas, mencatat ke laporan dijadikan satu serta pekerjaan mempromosikan dan melakukan penjualan barang juga dijadikan satu.
Akibat: kemungkinan akan terjadi penyimpangan dan kecurangan yang dilakukan oleh orang tersebut karena tidak ada pengendalian internal di dalam perusahaan tersebut. Pengendalian internal yang baik seharusnya dipisahkan antara bagian keuangan dengan bagian akuntansi serta bagian marketing dan penjualan.
Rekomendasi: seharusnya perusahaan memisahkan tugas dan tanggung jawab antara bagian akuntansi dan bagian keuangan dimana fungsi yang melakukan penerimaan dan pengeluaran kas berbeda dengan fungsi yang melakukan pencatatan laporan untuk menghindari kecurangan yang dilakukan oleh bagian tersebut. Bagian keuangan seharusnya melakukan transaksi penerimaan dan pengeluaran keuangan perusahaan sedangkan bagian akuntansi seharusnya melakukan pencatatan transaksi-transaksi perusahaan ke dalam jurnal. Demikian juga dengan bagian marketing dan bagian penjualan. Bagian marketing hanya bertugas sampai pada promosi dan pengenalan produk perusahaan saja. Bila sudah sampai pada transaksi penjualan perusahaan, haruslah bagian penjualan yang terlibat dalam transaksi tersebut. Dengan adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab ini, maka akan meningkatkan sistem pengendalian internal dalam perusahaan.
2. Pelanggan baru dapat melakukan transaksi secara kredit karena tidak adanya otorisasi kredit
Sebab: Tidak adanya fungsi kredit yang bertugas untuk mengeluarkan persetujuan transaksi secara kredit kepada pelanggan yang baru. Dalam sistem penjualan perusahaan, setiap pelanggan baru diijinkan untuk melakukan transaksi secara kredit.
Akibat: pelanggan tersebut memiliki kemungkinan untuk mengalami kesulitan dalam membayar hutangnya bahkan bisa tidak sama sekali sanggup melunasi tagihannya dikarenakan minimnya informasi mengenai pelanggan tersebut
karena masih dikatakan baru. Akibatnya akan terjadi banyak sekali piutang tidak tertagih di dalam perusahaan.
Rekomendasi: membentuk suatu fungsi baru yang dinamakan fungsi kredit yang harus terpisah dari fungsi penjualan dan merancang suatu sistem terkomputerisasi untuk melakukan permohonan kredit dan otorisasi kredit pelanggan. Pemisahan ini dimaksudkan untuk menciptakan pengendalian internal terhadap transaksi penjualan kredit. Karena dalam transaksi penjualan, fungsi penjualan mempunyai kecenderungan untuk menjual barang sebanyak-banyaknya yang seringkali dapat mengakibatkan piutang tidak tertagih yang timbul dari transaksi tersebut tanpa memikirkan akibat yang timbul dari kondisi tersebut. Pelanggan yang baru melakukan transaksi harus melakukan transaksi secara tunai dan seiring berjalannya waktu, mereka dapat melakukan transaksi secara kredit tetapi harus mengisi formulir permohonan kredit terlebih dahulu yang nantinya akan disetujui oleh fungsi kredit. Setelah itu, bagian kredit akan menilai berapa limit kredit yang cocok diberikan kepada pelanggan tersebut berdasarkan kriteria 5C yaitu Character, Capacity, Capital, Collateral dan Condition. Character dilihat dari kejujuran dan watak yang dimiliki oleh pelanggan, Capacity dilihat dari kemampuan pelanggan dalam mengelola usahanya, Capital dilihat dari kondisi keuangan di dalam perusahaan, Collateral dilihat dari besarnya jaminan yang diikatkan oleh pelanggan dan Condition dilihat dari kondisi dari segi ekonomi secara umum.
3. Pelanggan yang masih memiliki piutang dapat melakukan transaksi kepada perusahaan secara terus menerus yang mengakibatkan munculnya piutang tak tertagih dalam perusahaan.
Sebab: Belum ada prosedur yang baku tentang pemberian batasan limit kredit bagi pelanggan sehingga mereka dapat terus–menerus melakukan transaksi dengan perusahaan meskipun masih memiliki piutang di dalam perusahaan. Akibat: piutang pelanggan semakin lama semakin menumpuk sehingga mengalami kesulitan dalam hal penagihan karena jumlah yang terlalu besar. Perusahaan dapat mengalami keterlambatan dalam pelunasain piutangnya. Resiko yang paling besar ialah tidak tertagihnya piutang tersebut yang dapat mengancam kelangsungan hidup perusahaan.
Rekomendasi: untuk mencegah hal tersebut perlu adanya suatu batasan kredit bagi pelanggan yang sudah pernah melakukan transaksi kredit dengan cara merancang suatu sistem terkomputerisasi untuk menentukan batasan kredit yang dapat dimiliki oleh pelanggan. Batasan kredit ini tentunya dapat meningkat jika nilai pelanggan di mata perusahaan semakin baik. Oleh karena itu perlu juga dilakukan penilaian pelanggan selama periode tertentu untuk menilai apakah pelanggan tersebut layak untuk diberi kredit yang lebih besar. Pelanggan dapat melakukan transaksi secara kredit apabila dua kondisi tersebut terpenuhi yaitu pelanggan tersebut belum mencapai batas kredit yang diberikan oleh perusahaan dan piutang yang dimiliki pelanggan belum memasuki masa jatuh tempo. Perusahaan juga harus membuat sistem yang dapat menampilkan analisis umur piutang untuk melihat daftar waktu pelanggan melunasi piutangnya sehingga
dapat dengan cepat mengetahui pelanggan mana yang sering terlambat melunasi tagihannya dan pelanggan mana yang tepat waktu melunasi tagihannya. Dan untuk pelanggan yang terlambat melunasi hutangnya, perlu diberi suatu suatu sanksi seperti surat peringatan/teguran dan penolakan apabila mereka tetap ingin melakukan pembelian kredit.
4. Mengalami kesulitan dalam penelusuran informasi seperti informasi penjualan atau informasi jumlah piutang pelanggan serta tidak ada otorisasi tertulis atas prosedur penerimaan pesanan dan prosedur penagihan piutang.
Sebab: perusahaan saat ini perusahaan masih menggunakan sistem manual dalam pencatatannya sehingga untuk mencari suatu informasi yang penting juga masih secara manual. Misalnya untuk pencatatan laporan penjualan per bulan masih ditulis di dalam buku tulis.
Akibat: perusahaan akan mengalami kesulitan untuk mencari informasi yang dibutuhkan dengan segera. Pencarian tersebut akan memakan waktu yang cukup lama dan melelahkan. Manajer yang terkait juga mengalami keterlambatan dalam mengetahui informasi yang dibutuhkan oleh mereka.
Rekomendasi: merancang suatu sistem terintegrasi tentang penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas yang dapat membantu karyawan dalam melakukan pencarian informasi dengan dilengkapi dokumen Pesanan Penjualan dan Surat Penagihan sehingga masing-masing bagian dapat mempertanggungjawabkan pekerjaannya. Pesanan penjualan diperlukan oleh perusahaan untuk mencatat barang yang dipesan oleh pelanggan dan pengecekan limit kredit pelanggan pada
saat melakukan pesanan. Sedangkan surat penagihan diperlukan oleh perusahaan untuk mencatat semua total tagihan yang harus diberikan kepada pelanggan apabila terdapat banyak faktur yang belum dilunasi dan juga untuk mengingatkan pelanggan akan hutang yang dimilikinya. Agar tidak terjadi kecurangan yang dilakukan oleh bagian Penagihan (Lapping), maka hendaknya dilakukan rekonsiliasi bank untuk mencocokkan nilai yang ada di kas perusahaan dengan yang ada di bank. Dengan komputer, sistem dan program yang baru tersebut, perusahaan akan cepat untuk menelusuri informasi yang dibutuhkan dengan laporan-laporan yang ada sehingga perusahaan dapat menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efektif dan efisien.
