Mengatasinya
1. Terlambatnya penagihan piutang dan terjadinya piutang yang sudah jatuh tempo namun belum dibayar (telat bayar) atau bahkan tidak tertagih karena pengecekan dilakukan secara manual atau satu–persatu sehingga pengawasan terhadap sistem yang berjalan menjadi berkurang.
Penyebabnya adalah bagian accounting melakukan pengecekan piutang pelanggan secara satu per satu dengan cara melihat arsip – arsip yang ada.
Akibatnya adalah adanya kemungkinan piutang pelanggan yang terlewatkan sehingga telat ditagih, dan bila diteruskan kemungkinan piutang tersebut menjadi benar–benar tidak tertagih (bad debt).
Rekomendasinya adalah merancang sistem informasi yang mampu menampilkan daftar piutang pelanggan yang akan jatuh tempo dan yang sudah jatuh tempo sehingga memudahkan dalam melaksanakan penagihan.
2. Tidak adanya standar pasti mengenai limit kredit per customer dan lemahnya pengendalian internal untuk otorisasi kredit pada prosedur penjualan.
Penyebabnya adalah tidak adanya penetapan limit kredit untuk setiap pelanggan yang digunakan sebagai dasar dalam memberikan persetujuan kredit pada pelanggan. Selain itu, pemberian kredit tidak melalui otorisasi pihak yang berwenang.
Akibatnya adalah risiko terjadinya piutang yang menumpuk pada satu pelanggan akan meningkat dan lambat laun risiko terjadinya piutang tidak tertagih (bad debt) akan ikut meningkat karena pelanggan dapat terus membeli barang dengan terus berhutang.
Rekomendasinya adalah merancang kriteria limit kredit pelanggan yang disertai dengan pengecekan dan otorisasi lebih lanjut apabila pelanggan yang over limit tetap ingin membeli secara kredit. Setiap pelanggan memiliki kriteria yang berbeda – beda dan penilaiannya dilakukan oleh bagian kredit. Kriteria – kriteria yang digunakan untuk menilai pelanggan baru yaitu: karakteristik, kapasitas, kapital, kolateral, dan kondisi si pelanggan. Selain itu, bila saldo limit pelanggan lebih kecil dari pada total penjualan yang akan dilakukannya, maka staf bagian kredit harus meminta otorisasi pada manajer kredit mengenai transaksi tersebut. Manajer Kredit akan mencetak Surat Persetujuan Kredit yang isinya mengenai pernyataan manajer atas transaksi pelanggan tersebut. Manajer dapat memilih untuk menyetujui, tidak menyetujui atau menyetujui dengan syarat seperti umur piutang pelanggan tidak boleh lebih dari 30 hari, dan seterusnya.
3. Lemahnya pengendalian internal pada bagian accounting dimana penerimaan kas, penyetoran kas ke bank, pengecekan transfer bank, dan pencatatannya dilakukan oleh satu orang yang sama.
Penyebabnya adalah tidak adanya kebijakan yang mengatur pemisahan tugas dan tanggung jawab yang jelas antara fungsi yang
menerima, menyetor, mengecek transfer, dan melakukan pencatatan kas, yang semestinya melibatkan orang yang berbeda.
Akibatnya adalah lemahnya pengendalian internal atas prosedur yang berkaitan dengan penerimaan kas sehingga membuka kesempatan bagi karyawan bagian accounting untuk melakukan kecurangan yang didukung dengan kemampuan mengubah catatan akuntansi untuk menutupi kecurangan yang dilakukannya. Selain itu, walaupun tidak terjadi kecurangan, tetapi tidak ada cek silang, sehingga terdapat kemungkinan pencatatan atau penyetoran kas dalam jumlah yang salah.
Rekomendasinya adalah merancang sebuah sistem informasi dimana setiap orang memiliki level akses yang berbeda, sesuai dengan tingkatannya. Jadi antara bagian keuangan dengan bagian akuntansi akan dipisahkan tugas dan wewenangnya.
4. Tidak adanya bukti setor kas dari cashier ke bagian accounting.
Penyebabnya adalah sistem yang berjalan belum menghasilkan atau menggunakan bukti setor kas dari cashier ke bagian accounting sebagai bukti bahwa uang penjualan yang diterima oleh bagian accounting sudah sesuai dengan penjualan pada hari tersebut, jadi hanya berdasarkan kepercayaan semata.
Akibatnya adalah jika terjadi kekeliruan jumlah uang yang disetorkan oleh cashier kepada bagian accounting maka tidak ada bukti tertulis yang dapat dijadikan acuan, sehingga kekeliruan tersebut tidak dapat dibuktikan. Lambat laun, hal ini bisa menjadi masalah, karena jika
sering terjadi masalah seperti ini, perusahaan akan dirugikan dan tidak bisa menuntut pada salah satu pihak.
Rekomendasinya adalah merancang suatu sistem yang dapat menghasilkan bukti setor kas dari cashier kepada bagian keuangan (bukan bagian accounting lagi karena pada sistem yang diusulkan, bagian keuangan dan accounting dipisah).
5. Pada struk pembayaran yang diterima oleh customer toko, tidak tercantum nama karyawan (cashier) yang bertanggung jawab, sehingga bila terjadi masalah sulit untuk melacaknya.
Penyebabnya adalah sistem yang berjalan belum memiliki kemampuan untuk mengetahui person in charge saat transaksi tersebut terjadi.
Akibatnya adalah bila terjadi masalah seperti uang kembali yang kurang atau salah input data (kode barang, harga atau kelebihan menginput kuantitas), maka customer toko akan mengalami hambatan saat melakukan protes karena tidak mengetahui siapa yang melakukan kesalahan tersebut.
Rekomendasinya adalah pada perancangan sistem yang disulkan nantinya akan dibuat suatu aplikasi form login sehingga pada saat cetak struk pembayaran, user name karyawan juga ikut tercetak. Jadi bila nanti terjadi masalah, managemen perusahaan dapat langsung menghubungi karyawan yang terkait dengan transaksi tersebut.
6. Terjadinya retur penjualan (di toko) tanpa menggunakan dokumen pencatatan.
Penyebabnya adalah tidak adanya prosedur resmi yang mengatur mengenai retur penjualan yang dilakukan oleh pelanggan, selain itu penerimaan retur ini berdasarkan pada kepercayaan dan tidak dilakukannya pencatatan apapun.
Akibatnya adalah terdapat kemungkinan terjadinya masalah mengenai jumlah persediaan yang ada. Jadi jumlah persediaan mungkin saja tidak sama dengan dokumen – dokumen yang ada. Pada saat terjadinya penjualan di toko, bagian cashier akan mencetak struk pembayaran yang berisi kode barang, nantinya struk pembayaran (rangkap ketiga) ini akan digunakan oleh bagian gudang sebagai dasar untuk pengurangan persediaan. Dan bila terjadi retur namun tidak memiliki pencatatan apapun, akan mengakibatkan jumlah persediaan yang sebenarnya ada di gudang tidak sama dengan kartu persediaan. Hal ini nantinya akan menimbulkan masalah yang rumit, dan bisa saja, karyawan bagian gudang akan melakukan kecurangan.
Rekomendasinya adalah perancangan sistem yang diusulkan nantinya akan menghasilkan dokumen retur penjualan, dan dokumen tersebut akan terintegrasi dengan database sehingga data persediaan pun akan langsung ter-update dengan sendirinya.
7. Proses pembuatan laporan membutuhkan input berkali–kali, sebagai contoh: untuk menghasilkan laporan penjualan umum toko, bagian
accounting akan menginput satu–persatu nomor struk, kode barang, kode kategori, group, nama barang, harga, dan jumlah barang dibeli. Hal ini membutuhkan waktu yang lama belum lagi untuk menghasilkan laporan yang lainnya juga harus melakukan input data yang tidak sedikit. Situasi yang seperti ini dapat menghambat kinerja managemen dalam mengambil keputusan.
Penyebabnya adalah sistem yang berjalan belum memiliki integrasi antar data sehingga karyawan harus melakukan input satu–persatu dan ini memakan waktu yang tidak sebentar.
Akibatnya adalah proses untuk menghasilkan laporan memakan waktu yang tidak sebentar, sedangkan managemen membutuhkan laporan tersebut untuk sesegera mungkin mengambil keputusan. Selain itu, laporan yang dihasilkan menjadi kurang detail dan tentunya hal ini bisa menjadi informasi yang ambigu bagi managemen.
Rekomendasinya adalah perancangan sistem yang diusulkan telah memiliki integrasi data sehingga karyawan tidak perlu input data terlalu banyak seperti sebelumnya. Karyawan yang memiliki hak akses terhadap laporan tersebut akan memilih laporan apa yang ingin dihasilkan kemudian karyawan akan memilih periode tanggal laporan dihasilkan lalu menekan tombol cetak, dan laporan tersebut akan tercetak. Hal ini akan menghemat waktu karyawan, sehingga proses bisnis dapat berjalan lebih baik.
Tabel 3.1 Control Matrix Prosedur Penjualan, Piutang, dan Penerimaan Kas
Control Goals of the OE/S Business Process
Recommended Control Plans
Control goals of the Operations
Process Control Goals of the Information Process
Ensure Effective of Operations
Ensure Efficient Employ ment of Resourc es Ensure Security of Resources For Sales Inputs For Sales, Receivabels and Inventory Master Data For Receivables Input A B C D E F IV IC IA UC UA IV IC I A Present Control P-1 adanya pengarsipan dokumen di tiap bagian yang membuat dokumen tersebut P-1 P-1 P-2 adanya sistem yang membantu untuk pencetakkan struk P-2 P-2 P-2 P-2 P-3 adanya crosscheck laporan dari bagian P-3 P-3
P-4 adanya bukti
setor uang ke bank P-4 P-4
P-5 adanya update status piutang per
customer
P-5 P-5
P-6 adanya
crosscheck
dokumen fisik dan data status piutang
customer oleh bagian accounting sebelum pembukuan P-6 P-7 adanya penyetoran kas yang rutin setap hari
P-7
Missing Control
M-1 tidak adanya bukti setor kas dari
cashier ke bagian accounting
M-1
M-2 tidak ada nama cashier pada struk pembayaran
penyetoran kas dilakukan oleh satu orang
M-3 M-3
M-4 pembuatan laporan yang lama karena menggunakan Microsoft Excel M-4 M-4 M-4 M-4 M-5 data yang disimpan hanya bisa dibaca dan
di-update secara manual M-5 M-5 M-5 M-5 M-5 M-5 M-5 M-6 tidak adanya standard limit kredit tiap pelanggan M-6 M-6 M-7 pengecekan status piutang pelanggan yang masih manual M-7 M-7 M-8 tidak adanya prosedur standar mengenai retur penjualan M-8 M-8 Legend Effectiveness
B: Penyetoran kas yang tepat waktu IC = Input Completeness
C: Penagihan dan pembayaran piutang customer tepat waktu IA = Input Accuracy
D: Pembuatan laporan yang tepat waktu UC = Update Completeness
E: Pemisahan tanggung jawab yang jelas UA = Update Accuracy
Tabel 3.2 Temuan dan Rekomendasi
No Temuan Rekomendasi
M1 Tidak adanya bukti setor kas dari kasir ke bagian accounting.
Sistem yang diusulkan akan memiliki kemampuan untuk menghasilkan bukti setor kas yang akan dicetak oleh bagian keuangan saat kas diterima dari kasir toko.
M2 Tidak adanya kode karyawan yang tertera pada dokumen struk pembayaran.
Sistem yang diusulkan akan men-generate kode kasir ketika login pertama kali sehingga pada saat pencetakan struk, kode kasir tersebut tertera di dalamnya.
M3 Pencatatan, penyimpanan, dan penyetoran kas dilakukan oleh satu orang.
Sistem yang diusulkan akan dirancang dengan menggunakan level akses yang berbeda – beda sesaui dengan tingkatannya sehingga terdapat pemisahan tugas antara bagian accounting dengan bagian keuangan, jadi bagian accounting yang akan melakukan pencatatan dan bagian keuangan yang akan menerima dan menyetor kas serta melakukan penagihan piutang.
menggunakan Microsoft Excel. laporan dengan lebih cepat yaitu dengan cara mengambil data dari
database–database yang berkaitan kemudian menampilkannya sesuai
dengan keinginan pengguna. M5 Data yang disimpan hanya bisa dibaca
dan di-update secara manual.
Sistem yang diusulkan akan memiliki kemampuan untuk meng-update langsung database yang terkait dengan transaksi tersebut.
M6 Tidak adanya standard limit kredit setiap
pelanggan.
Sistem yang diusulkan akan memiliki kemampuan untuk memberikan perkiraan limit kredit bagi setiap pelangan berdasarkan kriteria–kriteria tertentu yang juga berdasarkan kesepakatan dengan CV. Dekatama. Pelanggan lama dan pelanggan baru akan memiliki kriteria yang berbeda. Untuk pelanggan baru akan menggunakan kriteria 5C (karakter, kapasitas, capital, kolateral, dan kondisi) sedangkan untuk pelanggan lama akan ditambahkan beberapa kriteria yaitu frekuenasi penjualan, besarnya penjualan, dan ketertiban pembayaran.
Sehingga penagihan piutang pelanggan dapat berjalan lebih mudah. M8 Tidak adanya pencatatan bila terjadi retur
penjualan di toko.
Pada sistem yang diusulkan ada penetapan kriteria–kriteria untuk menentukan apakah retur dapat diterima atau tidak, salah satu kriteria yang digunakan adalah rentang waktu pengembalian barang yang tidak boleh lebih dari dua hari setelah tanggal yang tertera pada struk. Nantinya sistem akan mengecek tanggal berapa transaksi penjualan dilakukan dan disesuaikan dengan tanggal retur diterima. Jika rentang waktunya tidak sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, maka retur tidak dapat diterima dengan alasan apapun. Sistem yang diusulkan juga memiliki kemampuan untuk menghasilkan dokumen surat retur penjualan.
