Perencanaan SDM di Pemerintahan
D. PROSES PERENCANAAN SDM
2. Permintaan dan Peramalan Suplai SDM
Permintaan atau kebutuhan sumberdaya manusia organisasi di waktu yang akan datang adalah “pusat” kegiatan perencanaan kepegawaian. Hampir semua organisasi harus membuat prediksi kebutuhan-kebutuhan pegawai (paling tidak secara informal) di waktu yang akan datang, meskipun mungkin tidak perlu mengestimasi sumber-sumber pemasok- nya. Berdasarkan pengertian ini, perencanaan sumberdaya manusia sering hanya diartikan sebagai kegiatan penentuan jumlah (kuantitas) dan jenis (kualitas) pegawai yang diperlu.kan untuk mencapai tujuan organisasi secara optimal.
Peramalan kebutuhan karyawan merupakan bagian yang terpenting dan tersulit untuk dilaksanakan. Pertama, perlu diidentifikasikan berbagai tantangan yang mempengaruhi permintaan; baik faktor-faktor pengaruh langsung, seperti persediaan personalia atau aspek-aspek orga- nisasional lainnya, maupun faktor-faktor tidak langsung atau perubahan- perubahan lingkungan ekstern. Kedua, organisasi melakukan forecast kebutuhan pegawai dalam suatu periode di waktu yang akan datang. Forecast kebutuhan karyawan dibuat dengan mempertimbangkan keakuratan teknik peramalan yang digunakan.
Faktor-faktor yang berpengaruh terhadap permintaan sumberdaya manusia sedemikian besar dan kompleks baik yang bersifat eksternal maupun internal organisasi itu sendiri. Perubahan-perubahan lingkungan eksternal, tata kelola organisasi dan persediaan tenaga kerja yang sudah
ada merupakan 3 (tiga) faktor kunci dalam perencanaan SDM. Faktor- faktor ini dapat dirinci secara singkat dalam gambar 4-1 berikut.
GAMBAR 4.1.
BERBAGAI PENYEBAB TIMBULNYA PERMINTAAN SUMBERDAYA MANUSIA DI WAKTU YANG AKAN DATANG
Sumber: Handoko, 2001:
Lingkungan eksternal. Perubahan-perubahan lingkungan sulit dipre- diksi dalam jangka pendek dan kadang-kadang tidak mungkin diperki- rakan dalam jangka panjang. Perkembangan ekonomi mempunyai penga- ruh yang besar tetapi sulit diestimasi. Sebagai contoh tingkat inflasi, pengangguran dan tingkat bunga sering merupakan faktor penentu yang dihadapi organisasi.
Kondisi sosial-politik-hukum mempunyai implikasi pada perencanaan sumberdaya manusia melalui berbagai peraturan di bidang personalia, perubahan sikap dan tingkah laku, dan sebagainya. Sedangkan peruba- han-perubahan teknologi sekarang ini tidak hanya sulit diramal tetapi juga sulit dinilai. Perkembangan komputer secara dahsyat merupakan contoh jelas bagaimana perubahan teknologi menimbulkan ‘gejolak” sumberdaya manusia. Dan akhirnya, para pesaing merupakan suatu tanta- ngan eksternal lainnya yang akan mempengaruhi permintaan sumber- daya manusia organisasi,
Keputusan-keputusan organisasional. Berbagai keputusan pokok orga- nisasional mempengaruhi permintaan sumberdaya manusia. Rencana strategik organisasi adalah keputusan yang paling berpengaruh, ini
mengikat organisasi dalam jangka panjang untuk mencapai sasaran- sasaran seperti tingkat pertumbuhan, tujuan, dan sasaran organisasi. Sasaran-sasaran tersebut menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang dibutuhkan di waktu yang akan datang. Dalam jangka pendek, para perencana menterjemahkan rencana-rencana strategik menjadi operasio- nal dalam bentuk anggaran. Besarnya anggaran adalah pengaruh jangka pendek yang paling berarti pada kebutuhan sumberdaya manusia. Fore- cast penjualan dan produksi meskipun tidak setepat anggaran juga menye- babkan perubahan kebutuhan personalia jangka pendek. Sedangkan perluasan usaha berarti kebutuhan sumberdaya manusia barn Begitu juga, reorganisasi atau perancangan kembali pekerjaan-pekerjaan dapat secara radikal merubah kebutuhan dan memerlukan berbagai tingkat ketram- pilan yang berbeda dan para karyawan di masa mendatang.
Faktor-faktor Persediaan Karyawan. Permintaan sumberdaya manusia dimodifikasi oleh kegiatan-kegiatan pegawai. Pensiun, permohonan berhenti, terminasi, dan kematian semuanya menaikkan kebutuhan SDM. Data masa lalu tentang faktor-faktor tersebut dan trend perkem- bangannya bisa berfungsi sebagai pedoman perencanaan yang akurat.
Ada beberapa teknik forecasting yang bisa dipakai untuk melakukan perencanaan SDM yang akurat. Forecasts sumberdaya manusia pada sisi permintaan berupaya untuk memperkirakan kebutuhan tenaga kerja organisasi di waktu yang akan datang. Dalam hal ini, perlu diidentifi- kasikan berbagai teknik forecasting yang dapat dipergunakan dan kemu- dian ditentukan teknik atau teknik-teknik mana yang paling akurat. Memang tidak ada perencanaan SDM yang seratur persen akurat seperti halnya pada perencanaan sumberdaya yang lain, namun upaya untuk mengarah kesana harus tetap dilakukan. Beberapa metode forecasting permintaan yang mungkin dapat digunakan ditunjukkan dalam gambar 4-2.
GAMBAR 4.2.
TEKNIK-TEKNIK FORECASTING UNTUK ESTIMASI KEBUTUHAN SUMBERDAYA MANUSIA DI WAKTU YANG AKAN DATANG
Sumber: Handoko, 2001:
Forecast ahli, Expert forecasters tergantung pada orang-orang yang ahli untuk mengestimasikan kebutuhan-kebutuhan sumberdaya manusia. Pada bentuk yang paling sederhana, manajer publik percaya bahwa beban kerja mengharuskan tambahan pegawai. Forecast informal dan segera ini bukan merupakan upaya perencanaan yang sistematik Suatu metode yang lebih baik untuk para perencana adalah survai para manajer, yang merupakan para ahli mengenai kebutuhan-kebutuhan pegawai dalam departemen-departemen mereka di waktu yang akan datang. Sentralisasi informasi ini memungkinkan biro SDM membuat rencana-rencana formal yang menunjukkan permintaan organisasi. Teknik Delphi juga mendapatkan estimasi dari sekelompok ahli, biasanya para manajer. Para perencana biro SDM berfungsi sebagai penengah, menyimpulkan berbagai pendapat, dan melaporkan kesimpulan-kesimpulan kembali kepada para ahli. Kemudian para ahli melakukan survai lagi setelah mereka menerima umpan balik tersebut. Kegiatan-kegiatan ini diulang sampai para ahli mencapai konsensus. (Biasanya empat atau lima survai sudah cukup).
Analisis trend. Dua metode forecasting paling sederhana adalah ekstrapolasi dan indeksasi. Ekstrapolasi mendasarkan pada tingkat perubahan di masa lalu untuk membuat proyeksi di waktu yang akan
datang. Indeksasi adalah metode estimasi kebutuhan pegawai di waktu yang akan datang dengan menandai tingkat perkembangan pegawai dengan indeks. Kedua metode tersebut sangat kurang akurat dalam proyeksi sumberdaya manusia jangka panjang, karena mengasumsikan bahwa penyebab-penyebab permintaan tetap konstan. Teknik yang lebih rumit, analisis statistik (misal, regresi dan korelasi) memperhitungkan perubahan-perubahan ini.
Metode-metode forecasting lainnya. Ada beberapa cara lain yang dapat dipergunakan untuk mengestimasikan permintaan sumberdaya manusia di waktu yang akan datang. Pendekatan pertama adalah analisis anggaran dan perencanaan. Organisasi pada umumnya mempunyai anggaran dan rencana-rencana jangka pendek secara terinci. Budget organisasi ini memberikan otorisasi finansial untuk penambahan pegawai. Data tersebut plus ekstrapolasi perubahan-perubahan persediaan karyawan (pensiun, terminasi, dan sebagainya) dapat menunjukkan estimasi kebutuhan karyawan jangka pendek. Estimasi jangka panjang dapat dibuat dan rencana-rencana jangka panjang masing-masing departemen atau divisi.
Bila organisasi melakukan restrukturisasi atau baru mulai, para perencana dapat menggunakan analisis usaha barn (new-venture analy- sis). Analisis ini berarti bahwa perencanaan mengestimasi kebutuhan sumberdaya manusia melalui pembandingan dengan organisasi-organisasi yang telah menjalankan operasi-operasi yang serupa. Teknik forecast- ing lainnya yang berkembang pesat akhir-akhir ini adalah model-model komputer, yang merupakan serangkaian formula matematis yang dapat digunakan secara simultan untuk menghitung kebutuhan-kebutuhan sumberdaya manusia di waktu yang akan datang. Dan pendekatan fore- casting kebutuhan pegawai terakhir yang sering digunakan adalah pendekatan normatif Pendekatan ini mendasarkan din pada struktur
organisasi, biro atau bagian. Asumsi pendekatan struktur yang hams dipenuhi adalah bahwa struktur organisasi mencerminkan semua kegiatan operasi organisasi. Atau dengan kata lain, semua operasi organisasi yang diperlukan dapat dibagi habis dan ditunjukkan dalam struktur.
