BAB IV HASIL PENELITIAN
4.3 Pelaksanaan Manajemen Obat di Instalasi Farmas
4.3.1 Pernyataan Informan Instalasi Farmas
Tabel 4.4 Matriks Pernyataan Informan Instalasi Farmasi tentang Pelaksanaan Perencanaan Obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Haji
Informan Pernyataan
Informan 1 Kepala Instalasi Farmasi
Kami disini tidak melaksanakan perencanaan obat, tim perencanaan obat tidak terpadu dan tidak memiliki jadwal kegiatan penyusunan rencana kerja operasional disebabkan karena kurangnya tenaga kerja yang dimiliki instalasi farmasi.
Iya kami sudah dari dulu kekurangan tenaga kerja, apalagi sekarang ditambah Rumah Sakit Haji berpindah tangan yang tadinya dikelola sendiri, menjadi dikelola oleh pemeritah Provinsi Sumatera Utara, pastinya akan terjadi
penambahan pasien yang berobat jalan dan yang dirawat disini sehingga membuat terjadinya penambahan beban kerja kami.
Belum ada penambahan pegawai yang dilakukan oleh rumah sakit terutama di instalasi farmasi ini, sehingga ketika melakukan perencanaan obat hanya berdasarkan perintah dari saya.
Kami sudah mengusulkan untuk melakukan penambahan pegawai karena kami disini kewalahan menangani resep yang masuk karena tidak sesuai dengan jumlah tenaga kerja yang tersedia seperti: (1) resep yang masuk lebih kurang 250 resep/hari dimana 1 resep paling sedikit jumlah obatnya 3 macam; (2) obat yang harus diracik bisa memakan waktu yang lama terlebih pada jam kunjungan tinggi, seperti kunjungan pada pagi hari/shift I karena praktik doker di tiap poliklinik yang seharusnya buka pada jam 08.00 baru mulai buka pada jam 09.00 sehingga memengaruhi jam kerja yang menjadi lambat dalam menyiapkan resep; (3) dokter meresepkan obat tidak sesuai dengan formularium yang ada di instalasi farmasi sehingga mengharuskan petugas menguhubungi dokter yang bersangkutan; (4) ketidaktersediaan obat di instalasi farmasi sehingga petugas harus mengambil obat di apotek luar sehingga memerlukan waktu yang lama untuk menunggu petugas mencari obat yang diminta.
Iya pasien banyak yang mengeluh karena waktu tunggu yang lama, tapi kami sampaikan bahwa kami kekurangan tenaga kerja jadi harap maklum.
Informan 2 Kepala Gudang Farmasi
Kami di gudang farmasi melaksanakan perencanaan obat, perencanaan obat dibuat oleh kami sendiri untuk mempermudah ketika kami melakukan pekerjaan.
Perencanaan obat di instalasi farmasi berbeda dengan perencanaan obat di bagian gudang karena bagian instalasi farmasi hanya untuk menyiapkan obat bukan yang menyediakan obat, sedangkan kami yang menyediakan obat.
Berdasarkan tabel di atas terlihat bahwa Instalasi Farmasi Rumah Sakit Haji Medan tidak melaksanakan perencanaan obat, tim perencanaan obat tidak terpadu dan
karena kurangnya tenaga kerja yang dimiliki oleh instalasi farmasi, sehingga ketika melakukan perencanaan obat berdasarkan perintah dari kepala instalasi farmasi. Selain itu kepala instalasi menyatakan bahwa karena kekurangan tenaga kerja membuat jam kerja menjadi lambat dalam menyiapkan resep dan mereka kewalahan ketika menangani resep yang masuk karena tidak sesuai dengan jumlah tenaga kerja yang tersedia, seperti: (1) resep yang masuk lebih kurang 250 resep/hari dimana 1 resep paling sedikit jumlah obatnya 3 macam; (2) obat yang harus diracik bisa memakan waktu yang lama terlebih pada jam kunjungan tinggi, seperti kunjungan pada pagi hari/shift I karena praktik doker di tiap poliklinik yang seharusnya buka pada jam 08.00 baru mulai buka pada jam 09.00 sehingga memengaruhi jam kerja yang menjadi lambat dalam menyiapkan resep; (3) dokter meresepkan obat tidak sesuai dengan formularium yang ada di instalasi farmasi sehingga mengharuskan petugas menguhubungi dokter yang bersangkutan; (4) ketidaktersediaan obat di instalasi farmasi sehingga petugas harus mengambil obat di apotek luar sehingga memerlukan waktu yang lama untuk menunggu petugas mencari obat yang diminta. Adapun dampak yang di dapat dari pernyataan di atas adalah pasien mengeluh karena resep yang keluar memerlukan waktu yang lama.
Bagian gudang farmasi melaksanakan perencanaan obat, perencanaan obat dibuat oleh pihak gudang farmasi sendiri untuk mempermudah ketika mereka melakukan pekerjaan. Perencanaan obat di instalasi farmasi berbeda dengan perencanaan obat di bagian gudang farmasi karena bagian instalasi farmasi hanya untuk menyiapkan obat, sedangkan untuk yang menyediakan obat adalah tugas gudang farmasi.
4.3.2 Pernyataan Informan Instalasi Farmasi tentang Pelaksanaan Pengadaan Obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Haji Medan
Tabel 4.5 Matriks Pernyataan Informan Instalasi Farmasi tentang Pelaksanaan Pengadaan Obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Haji Medan
Informan Pernyataan
Informan 1 Kepala Instalasi Farmasi
Kami melakukan pengadaan obat, pengadaan obat di instalasi farmasi diajukan oleh instalasi ke gudang dengan menggunakan kartu stok kemudian gudang mangeluarkan obat.
Kekosongan obat sering terjadi karena dokter tidak menulis resep sesuai dengan formularium yang ada, tidak tersedianya stok obat di gudang terutama untuk obat yang jarang diresepkan, tidak terdektesinya obat yang hampir habis dan obat yang dipesan oleh pihak gudang kedatangannya sering terlambat.
Iya... meskipun kami sudah melakukan pencatatan dan pemeriksaan, tetapi ada saja obat yang tidak terdeteksi mungkin karyawan kami yang lupa atau buru-buru saat melakukan pencatatan dan pemeriksaan jadi ada yang terlewatkan.
Bagi pasien yang menggunakan ASKES atau JAMSOSTEK jika obat yang diresepkan terjadi kekosongan, maka yang membeli obatnya ke apotek luar adalah petugas gudang. Bagi pasien umum jika obat yang diresepkan terjadi kekosongan, maka yang membeli obatnya adalah pasien/keluarga pasien yang bersangkutan. Informan 2
Kepala Gudang Farmasi
Pengadaan obat di instalasi farmasi dilakukan sebulan sekali berdasarkan kartu stok yang diterima, yaitu semua obat dicatat dan kami periksa mulai dari penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak dan kadaluwarsa untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan obat, jumlah obat yang diterima, jumlah obat yang keluar, jumlah obat yang hilang/rusak/kadaluarsa dan jangka waktu kekosongan obat, kemudian gudang mangeluarkan obat. Tetapi pengadaan obat disini tidak berdasarkan kartu stok yang ada, sehingga pengadaan obat belum maksimal dikarenakan belum ada pembagian tugas yang jelas dari kepala instalasi farmasi tentang siapa yang ditunjuk
Pengadaan obat sesuai dengan prosedur yang ada seperti DOEN, obat tercantum dalam daftar obat generik, daftar obat pelayanan kesehatan dasar, obat telah memiliki izin edar atau nomor registrasi dari Kementerian Kesehatan dan badan POM, obat memiliki sertifikat analisa dan uji mutu yang sesuai dengan nomor batch masing-masing produk dan obat diproduksi oleh industri farmasi yang memiliki sertifikat CPOB.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan obat yaitu kriteria obat dan perbekalan kesehatan atau memilih metoda pengadaan, persyaratan pemasok, penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat, penerimaan dan pemeriksaan obat serta pemantauan status pesanan..
Ada dilakukan pemilihan pemasok, adapun persyaratan pemasok yaitu yang memiliki izin pedagang besar farmasi/industri yang masih berlaku, sambil memperhatikan waktu pengadaan dan kedatangan obat serta pemantauan status pesanan. Obat yang kami pesan jika tidak sesuai dengan permintaan atau pesanan dan persyaratan, misalnya obat itu sudah rusak kemasannya kami pulangkan lagi kepada pemasok.
Pengadaan obat tidak ada batasan, pengadaan obat sesuai dengan permintaan atau pesanan dan mutu obat yang kami miliki sudah baik. Pengadaan obat merupakan tanggung jawab semua bagian sehingga melibatkan semua karyawan dari ketua sampai bawahan.
Berdasarkan tabel di atas terlihat bahwa pengadaan obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Haji Medan dilakukan sebulan sekali berdasarkan kartu stok yang diterima, yaitu semua obat dicatat dan diperiksa mulai dari penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak dan kadaluwarsa untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan obat, jumlah obat yang diterima, jumlah obat yang keluar, jumlah obat yang hilang/rusak/kadaluarsa dan jangka waktu kekosongan obat, kemudian gudang mangeluarkan obat. Pengadaan obat di instalasi farmasi tidak berdasarkan kartu stok yang ada sehingga pengadaan obat belum maksimal. Adapun penyebab belum maksimalnya pengadaan obat karena belum ada pembagian tugas yang jelas dari
kepala instalasi farmasi tentang siapa yang ditunjuk sebagai petugas gudang dan siapa yang bertanggung jawab terhadap stok obat.
Pengadaan obat telah sesuai dengan prosedur yaitu: (1) Daftar Obat Ensesial Nasional (DOEN); (2) obat tercantum dalam daftar obat generik; (3) daftar obat Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD); (4) obat telah memiliki izin edar atau nomor registrasi dari Kementerian Kesehatan dan badan Pengawasan Obat dan Makanan (POM); (5) obat memiliki sertifikat analisa dan uji mutu yang sesuai dengan nomor batch masing-masing produk; (6) obat diproduksi oleh industri farmasi yang memiliki sertifikat Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB). Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan obat yaitu: (a) kriteria obat dan perbekalan kesehatan atau memilih metoda pengadaan; (b) persyaratan pemasok; (c) penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat; (d) penerimaan dan pemeriksaan obat; (e) pemantauan status pesanan serta memiliki mutu yang baik/berkualiatas. Pengadaan obat tidak ada batasan, pengadaan obat sesuai dengan permintaan atau pesanan dan mutu obat yang kami miliki sudah baik. Pengadaan obat merupakan tanggung jawab semua bagian sehingga melibatkan semua karyawan dari kepala sampai bawahan.
Obat yang dipesan ke pemasok harus sesuai dengan pesanan atau permintaan dan persyaratan, jika tidak sesuai dengan permintaan atau pesanan dan persyaratan misalnya obat sudah rusak kemasannya, maka oleh pihak gudang obat tersebut dipulangkan kepada pemasok. Instalasi farmasi dalam melakukan pengadaan obat ada melakukan pemilihan pemasok, yaitu dengan memperhatikan persyaratan seperti memiliki izin pedagang besar farmasi/industri farmasi yang masih berlaku, sambil
memperhatikan waktu pengadaan dan kedatangan obat serta pemantauan status pesanan.
Kekosongan obat sering terjadi karena dokter tidak menulis resep sesuai dengan formularium, untuk obat yang jarang diresepkan pihak gudang menyediakan stok dalam jumlah yang sedikit, tidak terdektesinya obat yang hampir habis dan obat yang dipesan ke pemasok oleh pihak gudang kedatangannya sering terlambat. Bagi pasien yang menggunakan Asuransi Kesehatan (ASKES) atau Jaminan Sosial Tenaga Kerja (JAMSOSTEK) jika obat yang diresepkan terjadi kekosongan, maka yang membeli obatnya ke apotek luar adalah petugas gudang. Bagi pasien umum jika obat yang diresepkan terjadi kekosongan, maka yang membeli obatnya adalah pasien/keluarga pasien yang bersangkutan.
4.3.3 Pernyataan Informan Instalasi Farmasi tentang Pelaksanaan Penyimpanan Obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Haji Medan
Tabel 4.6 Matriks Pernyataan Informan Instalasi Farmasi tentang Pelaksanaan Penyimpanan Obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Haji Medan
Informan Pernyataan
Informan 1 Kepala Instalasi Farmasi
Obat sudah kami letakkan di tempat yang aman, adek lihat sendiri sudah ada rak yang tersedia di sini agar obat tetap dalam kondisi yang baik ketika akan digunakan, aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik dan kimia serta mutunya tetap terjamin.
Informan 2 Kepala Gudang Farmasi
Penyimpanan obat di gudang farmasi berdasarkan alfabetis untuk setiap bentuk sediaan dan pada kelas terapi menerapkan prinsip First In First Out (FIFO) dan First Expired First Out (FEFO), obat disimpan di rak, sediaan obat cairan dipisahkan dari sediaan padatan serta vaksin dan supositoria disimpan dalam lemari pendingin.
Obat yang masuk disimpan di dalam gudang kemudian dicatat di buku laporan kami sambil diperhatikan dan diperiksa obat-obat yang mana harus disimpan secara khusus, seperti: obat yang memerlukan suhu tertentu, narkotika, psikotropika, sitostastik, reagensia dan bahan
yang mudah terbakar, kemudian obat langsung disimpan di dalam gudang disusun dengan rapi mana yang bentuk tablet, tablet salut, kapsul, cairan, salep dan injeksi.
Mengenai tanggung jawab, kami semua yang ada di gudang ini saya dan dua pegawai gudang lainnya yang bertanggung jawab dek.
Mengenai gudang penyimpanan obat masih kurang luas dan kurang dari persyaratan apa adanya, seperti: ruangan sempit, fasilitas dan sarana serta peralatan yang masih kurang, ventilasi yang belum memadai, jendela yang tidak ada, rak obat kami yang masih kurang sementara obat yang mau disimpan dan disusun banyak terpaksa kami taruh di kardus kemudian ditumpuk serta sarana penyimpanan yang belum lengkap.
Ada pengamatan mutu obat yang kami lakukan dengan tujuan untuk mengetahui obat yang rusak atau kadaluwarsa, jika terdapat obat yang rusak atau kadaluwarsa kami kumpulkan dan inventarisasi serta disimpan terpisah dengan penandaan label khusus, kemudian kami kembalikan pada pemasok atau Pedagang Besar Farmasi (PBF) dek serta dibuat berita acaranya.
Berdasarkan tabel di atas terlihat bahwa penyimpanan obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Haji berdasarkan alfabetis untuk setiap bentuk sediaan dan pada kelas terapi menerapkan prinsip First In First Out (FIFO) dan First Expired First Out (FEFO), obat disimpan di rak, sediaan obat cairan dipisahkan dari sediaan padatan serta vaksin dan supositoria disimpan dalam lemari pendingin. Obat yang masuk disimpan di dalam gudang serta dicatat di buku laporan, diperhatikan dan diperiksa obat-obat yang harus disimpan secara khusus seperti obat yang memerlukan suhu tertentu, narkotika, psikotropika, sitostastik, reagensia dan bahan yang mudah terbakar, kemudian obat disimpan di dalam gudang serta disusun dengan rapi mana
Gudang penyimpanan belum sesuai dengan persyaratan seperti ruangan sempit, fasilitas dan sarana serta peralatan yang masih kurang, ventilasi yang belum memadai, jendela yang tidak ada, rak obat yang masih kurang sementara obat yang mau disimpan dan disusun banyak oleh pihak instalasi farmasi. Obat-obat tersebut ditaruh di kardus kemudian ditumpuk serta sarana penyimpanan yang belum lengkap. Penyimpanan obat merupakan tanggung jawab semua pegawai gudang mulai dari kepala sampai bawahan. Pengamatan mutu obat dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui obat yang rusak atau kadaluwarsa, jika terdapat obat yang rusak atau kadaluwarsa oleh pihak instalasi farmasi dikumpulkan dan inventarisasi serta disimpan terpisah dengan penandaan label khusus. Pihak Instalasi farmasi kemudian mengembalikannya kepada pemasok atau Pedagang Besar Farmasi (PBF) serta dibuat berita acaranya.
4.3.4 Pernyataan Informan Instalasi Farmasi tentang Pelaksanaan Pendistribusian Obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Haji Medan Tabel 4.7 Matriks Pernyataan Informan Instalasi Farmasi tentang Pelaksanaan
Pendistribusian Obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Haji Medan
Informan Pernyataan
Informan 1 Kepala Instalasi
Farmasi
Pendistribusian obat kami lakukan berdasarkan kartu stok, kalau mau lebih jelas lagi tanya sama orang gudang saja dek.
Informan 2 Kepala Gudang
Pendistribusian obat berdasarkan kebutuhan yang tercantum di dalam kartu stok, dimana kartu stok ini nantinya digunakan untuk mencatat mutasi obat, seperti: penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kedaluwarsa. Pendistribusian obat tidak ada batasan, kami mengeluarkan obat sesuai dengan permintaan atau pesanan. Pengeluaran dan penyerahan obat tidak teratur karena sering terjadi kekosongan obat.
Bagi pasien rawat inap penyerahan obat kami berikan kepada perawat, obat yang telah diterima oleh perawat
kemudian dibawa ke ruangan pasien rawat inap. Bagi pasien rawat jalan penyerahan obat kami berikan langsung kepada pasien yang bersangkutan.
Kami melakukan pencatatan di buku laporan, adapun yang dicatat seperti: (1) berapa obat yang telah dikeluarkan; (2) nomor urut sesuai dengan pengeluaran obat; (3) tanggal pengeluaran barang; (4) nomor tanda bukti pengeluaran baik yang berupa surat kiriman dan tanggal dokumen; (5) jumlah item obat; (6) total harga serta keterangan, kemudian dibukukan pada buku harian pengeluaran obat sesuai data obat kemudian terakhir kami dokumentasikan.
Berdasarkan tabel di atas terlihat bahwa pendistribusian obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Haji berdasarkan kebutuhan yang tercantum di dalam kartu stok yang mana kartu stok nantinya digunakan untuk mencatat mutasi obat, seperti: penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kedaluwarsa. Pendistribusian obat tidak ada batasan, oleh pihak gudang farmasi obat dikeluarkan sesuai dengan permintaan atau pesanan. Pengeluaran dan penyerahan obat tidak teratur karena kekosongan obat sering terjadi. Bagi pasien rawat inap penyerahan obat diberikan kepada perawat, obat yang telah diterima oleh perawat kemudian dibawa ke ruangan pasien rawat inap. Bagi pasien rawat jalan penyerahan obat diberikan kepada kepada pasien yang bersangkutan.
Pihak gudang farmasi melakukan pencatatan obat di buku laporan, adapun yang dicatat seperti: (1) berapa obat yang telah dikeluarkan; (2) nomor urut sesuai dengan pengeluaran obat; (3) tanggal pengeluaran barang; (4) nomor tanda bukti pengeluaran baik yang berupa surat kiriman dan tanggal dokumen; (5) jumlah item obat; (6) total harga serta keterangan, kemudian dibukukan pada buku harian pengeluaran obat
4.3.5 Pernyataan Informan Instalasi Farmasi tentang Tupoksi Kerja Karyawan dan Struktur Organisasi di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Haji Medan Tabel 4.8 Matriks Pernyataan Informan Instalasi Farmasi tentang Tupoksi
Kerja Karyawan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Haji Medan
Informan Pernyataan
Informan 1 Kepala Instalasi Farmasi
Instalasi farmasi tidak memiliki tupoksi kerja karena masih kurangnya tenaga kerja yang dimiliki dan masih kurangnya pengetahuan karyawan mengenai manajemen obat, jadi kalau mau kerja berdasarkan perintah saya atau kesadaran karyawan.
Para karyawan kami jarang diberi kesempatan yang sama
untuk mengikuti pelatihan dan program pendidikan
berkelanjutan serta pelatihan-pelatihan mengenai instalasi farmasi, seperti: tugas-tugas apa saja yang harus dikerjakan sebagai karyawan instalasi farmasi rumah sakit dan kegiatan-kegiatan yang bertujuan untuk meningkatan mutu sumber daya manusia, jadi ketika melakukan pekerjaan mereka terkadang bingung, mau enggak mau saya juga harus turun tangan untuk mengarahkan mereka.
Sebenarnya pun karyawan disini mengharapkan adanya pembagian tugas yang jelas, karena selama ini pekerjaan selalu dikerjakan berdasarkan perintah saya saja.
Tapi ya kembali yang tadi, kami disini masih kekurangan tenaga kerja, jadi sementara untuk bekerja berdasarkan perintah saya dan kesadaran karyawan.
Ya karena kekurangan tenaga kerja itu makannya payah untuk membuat tupoksi kerja yang harus benar-benar diterapkan.
Informan 2 Kepala Gudang Farmasi
Di gudang sama seperti di instalasi farmasi tidak memiliki tupoksi kerja yang benar-benar lansung dari kepala instalasi dek. Kalau pun ada ya tupoksinya saya buat sendiri dan itu pun sifatnya tidak tetap, bisa ganti-ganti orang yang mengerjakannya.
Berdasarkan tabel di atas terlihat bahwa Instalasi Farmasi Rumah Sakit Haji tidak memiliki tupoksi kerja dan para karyawan jarang diberi kesempatan yang sama untuk mengikuti pelatihan dan program pendidikan berkelanjutan serta pelatihan- pelatihan mengenai instalasi farmasi, seperti: tugas-tugas yang harus dikerjakan
sebagai karyawan instalasi farmasi rumah sakit dan kegiatan-kegiatan yang bertujuan untuk meningkatan mutu sumber daya manusia, sehingga ketika akan melakukan pekerjaan berdasarkan perintah kepala instalasi farmasi atau kesadaran karyawan karena masih kurangnya tenaga kerja yang dimiliki instalasi farmasi serta masih kurangnya pengetahuan karyawan mengenai manajemen obat.
4.3.6 Pernyataan Informan Pasien Rawat Inap tentang Pengantaran Obat ke