BAB III : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL AKTIVA TETAP
C. Perolehan Aktiva Tetap
Nilai perolehan aktiva tetap yang didapat melalui transaksi pembelian tunai diukur dengan jumlah uang atau kas yang dibayar dalam transaksi dan pengeluaran-pengeluaran lain yang terjadi dalam hubungannnya dengan usaha untuk mendapatkan dan menempatkan aktiva hingga siap digunakan oleh perusahaan.Suatu kerugian harus diakui apabila ada potongan tunai yang ditawarkan tetapi tidak dimanfaatkan.
2. Pembelian kredit
Beberapa jenis aktiva tetap bias saja diperoleh melalui pembelian secara kredit berjangka panjang dengan program pembayaran secara angsuran atau sekaligus pada tanggal tertentu dikemudian hari.
3. Sewa guna usaha
Sewa guna usaha adalah setiap kegiatan pembiayaan perusahaan dalam bentuk penyediaan barang-barang modal untuk digunakan oleh
suatu perusahaan untuk suatu jangka waktu tertentu berdasarkan pembayaran-pembayaran secara berkala disertai hak pilih (optie) bagi perusahaan tersebut untuk membeli barang-barang modal bersangkutan atau memperpanjang jangka waktu sewa guna usaha.
Ada dua kemungkinan yang sering digunakan :
a. Sewa guna usaha dianggap sebagai persetujuan sewa menyewa (operating lease), adalah kegiatan sewa guna usaha dimana penyewa
guna usaha tidak mempunyai hak opsi untuk membeli obyek sewa guna usaha.
b. Sewa guna usaha dianggap sebagai transaksi pembelian/penjualan (finance lease), adalah kegiatan sewa guna usaha dimana penyewa guna usaha pada akhir masa kontrak mempunyai hak opsi untuk membeli obyek sewa guna usaha berdasarkan nilai sisa yang disepakati bersama.
4. Pertukaran dengan aktiva lain
Ada dua jenis pertukaran yang terjadi, yaitu: a. Pertukaran dengan aktiva tetap yang sejenis
Adalah perolehan aktiva tetap dengan mengadakan pertukaran aktiva tetap yang sama jenisnya. Apabila pertukaran tersebut menimbulkan kerugian maka ruginya dibebankan pada periode terjadinya pertukaran. b. Pertukaran aktiva tetap yang tidak sejenis
Misalnya, pertukaran tanah dengan mesin-mesin, gedung, dan lain-lain.Perbedaan antara nilai buku aktiva tetap yang diserahkan dengan nilai wajar yang digunakan sebagai dasar pencatatan aktiva yang diperoleh pada tanggal transaksi terjadi harus diakui sebagai dasar pencatatan aktiva yang diperoleh pada tanggal transaksi terjadi harus diakui sebagai laba/rugi pertukaran aktiva tetap.
5. Pertukaran dengan sekuritas
Perusahaan bisa mendapatkan aktiva tetapnya melalui pertukaran dengan
surat-surat berharga atau sekuritas yang diterbitkan oleh perusahaan yang bersangkutan, baik berupa sekuritas hutang maupun sekuritas saham.
Pada dasarnya, nilai perolehan aktiva yang didapat melalui transaksi pertukaran dengan sekuritas harus diukur berdasarkan:
a. Harga pasar dari sekuritas yang diserahkan dalam transaksi. b. Harga pasar yang didapat.
6. Dibangun sendiri
Ada beberapa alasan yang mendorong perusahaan untuk membangun atau membuat sendiri aktiva tetap yang diperlukan untuk menjalankan operasinya:
a. Memanfaatkan fasilitas yang menganggur
b. Menghemat biaya konstruksi
c. Mencapai standar kualitas konstruksi yang lebih tinggi d. Agar dapat segera dioperasikan
7. Donasi atau sumbangan
Di dalam akuntansi, donasi yang diterima atau diberikan kepada pihak lain disebut transfer non-resiprokal, yaitu transfer barang dan jasa satu arah.
Terhadap aktiva yang di dapat atau dikorbankan dalam transaksi non- resiprokal, standar akuntansi yang lazim menetapkan harga pasar
aktiva harus dipakai sebagai dasar pengukurannya.
Dari beberapa cara perolehan aktiva tetap diatas, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara pada umumnya memperoleh aktiva tetapnya dengan cara pembelian tunai dan donasi/sumbangan.
1. Pembelian Tunai
Aktiva tetap pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang dilakukan dengan cara pembelian tunai, yaitu: komputer, kipas angin, meja dan peralatan-peralatan kantor, dan lain-lain. Karena investasi dalam aktiva tetap biasanya meliputi jumlah yang relatif besar dan mencakup keterikatan dana dalam jangka waktu yang relatif panjang, maka pengendalian aktiva tetap dilakukan melalui prosedur dan perencanaan yang matang. Perencanaan dalam pengadaan aktiva tetap dimulai dengan diajukannya usulan investasi kepada Pembantu Dekan II. Aktiva tetap yang bernilai 50-100 juta akan dilakukan dengan persetujuan Dekan, dan aktiva yang bernilai lebih dari 100 juta akan dilakukan melalui persetujuan Rektor.
Berikut ini merupakan prosedur yang dilakukan dalam hal pengadaan/pembelian aktiva tetap, yaitu:
a. Anggaran Investasi Diotorisasi oleh Dekan dan Pembantu Dekan II
Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU.Anggaran investasi dalam aktiva tetap ini diotorisasi oleh Dekan dan Pembantu Dekan II Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU sebagai dasar dalam melaksanakan perubahan terhadap rekening aktiva tetap.
b. Surat Permintaan otorisasi Investasi Diotorisasi oleh Pembantu Dekan
II.Setiap realisasi Investasi yang tercantum dalam anggaran investasi harus mendapat persetujuan dari Pembantu Dekan II sebelum disetujui
c. Surat Permintaan Otorisasi Reparasi Diotorisasi oleh Pembantu Dekan II.Surat otorisasi reparasi yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran modal harus mendapat persetujuan otorisasi oleh Pembantu Dekan II.
d. Surat Perintah Kerja Diotorisasi oleh Kepala Sub Bagian Perlengkapan.
Work order yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran modal untuk pembangunan, reparasi, pembongkaran aktiva tetap harus mendapat otorisasi oleh kepala departemen yang bersangkutan.
e. Surat Order Pembelian Diotorisasi oleh Kepala Sub Bagian
Perlengkapan.Jika jumlah harga beli aktiva tetap tinggi, otorisasi surat order pembelian berada ditangan Pembantu Dekan II.
f. Laporan Penerimaan Barang Diotorisasi oleh Fungsi Penerimaan.Laporan
penerimaan barang yang berisi persetujuan penerimaan aktiva tetap yang dikirimkan oleh pemasok harus mendapat otorisasi oleh fungsi penerimaan.
g. Bukti Kas Keluar Diotorisasi oleh Fungsi Keuangan.Bukti kas keluar yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran kas untuk pembayaran harga aktiva tetap yang dibeli harus mendapat otorisasi oleh fungsi keuangan.
h. Bukti Memorial Diotorisasi oleh Fungsi Keuangan.Bukti memorial yang
berisi persetujuan dilaksanakannya updating terhadap kartu aktiva tetap dan jurnal umum harus diotorisasi oleh kepala fungsi keuangan.
Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU setiap enam bulan sekali pertahun mengajukan usulan ke pihak Biro Rektor di bagian perlengkapan untuk penambahan aktiva dan membuat laporan adanya kerusakan aktiva. Adapun dokumen sumber yang dipakai dalam prosedur pengadaan aktiva tetap, yaitu bukti kas keluar (yang dilampiri dengan surat permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan buku memorial (yang dilampiri dengan surat perintah kerja). Transaksi perolehan aktiva tetap dari pembelian dicatat dalam register buku kas keluar dengan jurnal sebagai berikut:
Aktiva Tetap xxx
Bukti Kas Keluar Yang Akan dibayar xxx
Aktiva tetap harus diberi penomoran inventaris sebagai bentuk pengawasan internal atas aktiva tetap yang dilakukan Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU. Berikut ini merupakan bagan proses pengadaan inventaris di Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU.
Gambar 3.1
Proses Pengadaan Inventaris pada Fakultas Ekonomi USU Sumber: Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU
Disetujui oleh Pembantu Dekan II
Daftar barang yang dibutuhkan diserahkan kepada Biro Rektor Bag.
Perencanaan pada tahun berjalan anggaran
Perencanaan barang oleh Fakultas dan Ekonomi
Daftar barang permintaan disetujui oleh Biro Rektor
Pembelian barang
Barang diserahkan ke bag. Perlengkapan Fakultas Ekonomi
dan Bisnis USU
Penandatanganan penyerahan barang melalui berita acara
Didistribusikan ke Sub Bagian lain yang membutuhkan
Penandatanganan BAP dari bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi
USU ke sub bagian lainnya
Pemberian nomor inventaris pada barang tersebut
Barang digunakan sesuai kebutuhan pada bagian-bagian lain
2. Donasi atau sumbangan
Aktiva tetap yang diperoleh dengan cara dihadiahkan disebut nonreciprocal transfer atau transfer yang tidak memerlukan umpan balik. Aktiva ini wajib dicatat sebesar harga pasar yang wajar atau sebagai penilaian yang dilakukan oleh pihak perusahaan penilai yang independen (appraisal compa) dan kredit modal donasi (donate capital).
Aktiva tetap yang dihadiahkan dicatat sebagai aktiva apabila hak atas aktiva tetap tersebut telah diterima. Apabila ada biaya-biaya dalam rangka perolehan ini, maka dicatat sebagai resume expenditure.
Contohnya: Biaya surat-surat, akte, dan sebagainya. Jurnalnya adalah sebagai berikut :
Aktiva tetap xxx
Modal donasi xxx