1.0 TUJUAN
Untuk memberikan panduan bagi pejabat/pegawai di lingkungan Direktorat Status dan Kedudukan Kepegawaian dalam rangka proses penyelesaian Persetujuan Pemberian Uang Duka Tewas dan/atau Cacat karena Dinas.
2.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini mengatur pelayanan penetapan Persetujuan Pemberian Uang Duka Tewas dan/atau Cacat karena Dinas bagi Pegawai Negeri Sipil Pusat/Daerah.
3.0 ACUAN NORMATIF
3.1 Undang-undang Nomor 11 Tahun 1969 tentang Pensiun Pegawai dan Pensiun Janda/Duda Pegawai;
3.2 Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-pokok Kepegawaian;
3.3 Undang-undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara
3.4 Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 1981 tentang Perawatan Tunjangan Cacat dan Uang Duka PNS
3.5 Peraturan Pemerintah Nomor 98 Tahun 2000 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2002 tentang Pengadaan PNS
3.6 Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 63 Tahun 2009 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil;
3.7 Keputusan Kepala BKN Nomor 13 Tahun 2003 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil;
3.8 Peraturan Kepala BKN Nomor 19 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja BKN;
3.9 Standar ISO 9001:2008, Elemen 7.5 Penyediaan Pelayanan Publik.
4.0 ISTILAH DAN DEFINISI
4.1 Management Representative adalah pejabat yang ditunjuk oleh Deputi Bidang Mutasi Kepegawaian untuk melaksanakan seluruh kegiatan penerapan sistem manajemen mutu sesuai dengan persyaratan standar ISO 9001:2008 pada Unit Pelayanan Publik di Direktorat Status dan Kedudukan Kepegawaian BKN Pusat Jakarta.
4.2 Sekretariat Pengendali Dokumen adalah suatu unit kerja fungsional yang terdiri dari satu atau lebih personil yang mempunyai tugas pokok untuk melaksanakan pengendalian dokumen yang terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.
4.3 SOP adalah Standard Operating Procedure.
4.4 IK adalah Instruksi Kerja
4.5 SAPSKK adalah singkatan dari Sistim Aplikasi Pelayanan Status dan Kedudukan Kepegawaian 4.6 MS adalah Memenuhi Syarat
4.7 TMS adalah Tidak Memenuhi Syarat
4.8 BTL adalah Bahan Tidak Lengkap 4.9 TAKAH adalah Tata Naskah
5.0 URAIAN PROSEDUR 5.1 Penerimaan berkas :
5.1.1 Sub Bagian Tata Usaha menerima berkas usul dari instansi/Biro Umum termasuk:
a. Menghitung berkas usul
b. Mengagendakan berkas usul (lihat IK cara mengagenda berkas usul)
c. Melakukan pengecekan kedalam data base dan apabila sudah pernah diproses agar melampirkan berkas lama
d. Menginput kedalam data base (lihat IK cara input dan update mail tracking SAPSKK) e. Melekatkan Lembar Checklist Persetujuan Pemberian Uang Duka Tewas dan
Tunjangan Cacad Karena Dinas dan Lembar disposisi pada berkas usul (lihat IK cara mengagendakan berkas usul dan surat keluar)
f. Mengirim berkas usul ke Kasubdit Pertimbangan Kedudukan Kepegawaian dengan menggunakan buku ekspedisi
5.2 Disposisi berkas usul :
5.2.1 Kasubdit Pertimbangan Kedudukan Kepegawaian meneliti berkas usul, termasuk:
a. Mendisposisikan berkas usul
b. Mendistribusikan ke Kasi Analisis Kedudukan Kepegawaian
5.3 Pemeriksaan awal :
5.3.1 Kasi Analisis Kedudukan Kepegawaian memeriksa berkas usul, termasuk:
a. Melakukan update data berkas usul pada SAPSKK dengan menginput : 1) Tanggal terima dari Kasubdit
2) Nama konseptor 3) Tanggal ke konseptor b. Mendisposisikan berkas usul
c. Mendistribusikan berkas usul ke konseptor
5.4 Pengecekan data dan mengonsep :
5.4.1 Konseptor Seksi Analisis Kedudukan Kepegawaian meneliti kelengkapan berkas dengan mengisi lembar cheklist kelengkapan administrasi
5.4.2 Kelengkapan administrasi Persetujuan Pemberian Uang Duka Tewas karena dinas yang harus dipenuhi terdiri dari :
1) Surat Pengantar
2) Daftar Usul permintaan uang duka tewas (UDT) 3) Foto copy sah (legalisir) SK Anumerta / tewas
4) Asli dan Foto copy yang sah (legalisir) Perincian gaji terakhir
5) Surat Pemberitahuan status tewas yang telah disetujui oleh BKN c.q. Direktorat Status dan Kedudukan Kepegawaian
5.4.3 Kelengkapan administrasi Persetujuan Pemberian Tunjangan Cacat karena dinas yang harus dipenuhi terdiri dari :
1) Surat Pengantar
2) Daftar usul permintaan tunjangan cacat
3) Foto copy sah (legalisir) SK kenaikan pangkat pengabdian / SK pensiun cacat 4) Asli dan Foto copy yang sah (legalisir) Perincian gaji terakhir
5) Surat Pemberitahuan status cacat yang telah disetujui oleh BKN c.q. Direktorat Status dan Kedudukan Kepegawaian
5.4.4 Untuk memastikan kebenaran data pada berkas maka dilakukan :
a. Memverifikasi dengan data yang ada pada Direktorat Pengadaan dan Kepangkatan PNS dengan menggunakan formulir permohonan pengecekan data (Apabila diperlukan) b. Melakukan pengecekan/meminjam data dari Deputi SINKA (Apabila diperlukan)
5.4.5 Apabila kelengkapan administrasi dinyatakan tidak lengkap, maka disiapkan konsep surat BTL
5.4.6 Menyiapkan konsep bahan rapat (bila diperlukan) 5.4.7 Menyiapkan konsep surat penyelesaian MS/TMS
5.4.8 Membubuhkan paraf dan tanggal pada konsep bahan rapat/surat 5.4.9 Menyerahkan ke Kasi Kedudukan Kepegawaian
5.5 Pemeriksaan konsep :
5.5.1 Kasi Analisis Kedudukan Kepegawaian memeriksa konsep bahan rapat (bila ada), termasuk:
a. Memeriksa konsep surat
b. Memverifikasi kelengkapan berkas dengan lembar cheklist kelengkapan administrasi c. Membubuhkan paraf dan tanggal pada konsep bahan rapat/surat
d. Melakukan update data berkas usul pada SAPSKK dengan menginput : 1) Tanggal terima dari konseptor
2) Tanggal penyerahan ke Kasubdit e. Menyerahkan ke Kasubdit
5.6 Persetujuan konsep :
5.6.1 Kasubdit Pertimbangan Kedudukan Kepegawaian menyetujui dan memaraf konsep surat yang BTL serta meneruskan ke Sub Bagian Tata Usaha, termasuk:
a. Memutuskan dan menandatangani surat yang BTL serta meneruskan ke Sub Bagian Tata Usaha Memeriksa kembali konsep surat yang MS/TMS dan bahan rapat (bila ada) b. Membubuhkan paraf dan tanggal pada konsep surat MS/TMS dan bahan rapat (bila
ada) serta meneruskan ke Direktur SKK
5.7 Pengambilan keputusan :
5.7.1 Direktur SKK memutuskan dan menandatangani surat MS/TMS serta meneruskan ke Sub Bagian Tata Usaha
5.7.2 Apabila diperlukan perbaikan, kembali ke proses nomor 6.4.5 dan seterusnya 5.7.3 Direktur SKK menyelenggarakan rapat (bila ada) untuk mengambil keputusan
5.8 Rapat pengambilan keputusan (bila ada) :
5.8.1 Rapat dihadiri oleh Deputi Bidang Mutasi Kepegawaian, dan pejabat eselon II terkait, apabila tidak dapat diputuskan pada rapat ini maka akan diputuskan pada rapat tingkat Pimpinan yang dipimpin oleh Kepala BKN
5.8.2 Deputi Bidang Mutasi Kepegawaian memimpin rapat untuk pengambilan keputusan
5.8.3 Keputusan rapat menjadi dasar untuk konseptor menyiapkan surat penetapan MS/TMS (proses kembali ke nomor 6.4.5 dan seterusnya)
5.8.4 Deputi Bidang Mutasi Kepegawaian menandatangani surat MS/TMS
5.9 Penomoran surat :
5.9.1 Sub Bagian Tata Usaha meminta nomor dan tanggal surat ke Biro Umum
5.9.2 Sub Bagian Tata Usaha mengembalikan ke konseptor untuk diisi nomor dan tanggal surat serta dicetak surat penetapan
5.10 Pencetakan dan penandatanganan :
5.10.1 Konseptor Seksi Analisis Kedudukan Kepegawaian mengetik nomor dan tanggal pada file konsep surat, termasuk:
a. Mencetak surat minimal dua rangkap (asli dan arsip) b. Menyerahkan surat penetapan ke :
1) Kasie untuk diparaf
2) Kasubdit (BTL ditandatangani, MS/TMS diparaf) 3) Direktur menandatangani MS/TMS
4) Untuk MS/TMS yang diputuskan melalui rapat (bila ada), ditandatangani oleh Deputi dan atau Kepala BKN (apabila atas dasar rapat pimpinan)
5.10.2 Surat penetapan yang sudah ditandatangani dikembalikan kepada Sub Bagian Tata Usaha
5.11 Pengeluaran surat MS/TMS/BTL :
5.11.1 Sub Bagian Tata Usaha menggandakan surat sesuai yang diperlukan, termasuk:
a. Membubuhkan stempel dinas
b. Menyerahkan surat/tembusan kepada : 1) Unit kerja terkait dilingkungan BKN 2) Instansi
▪ Dikirim melalui Biro Umum
▪ Diambil secara langsung oleh petugas instansi di Sub Bagian Tata Usaha 5.11.2 Sub Bagian Tata Usaha mengupdate data pada data base (lihat IK cara input dan update
mail tracking SAPSKK).
5.11.3 Sub Bagian Tata Usaha menyimpan arsip
6.0 DIAGRAM ALIR PERSETUJUAN PEMBERIAN UANG DUKA TEWAS DAN/ATAU CACAT KARENA DINAS
No Uraian Kegiatan
Pemangku Jabatan
1 Penerimaan berkas
2 Disposisi berkas usul
3 Pemeriksaan awal
4 Pengecekan data dan Mengonsep
5 Pemeriksaan konsep
6 Persetujuan konsep
No Uraian Kegiatan
Pemangku Jabatan
7 Pengambilan keputusan
8 Rapat pengambilan keputusan
9
Penomoran surat penyelesaian
10 Pencetakan dan penandatanganan
11 Pengeluaran surat BTL, MS/TMS
Direktur Status dan Kedudukan Kepegawaian
Bambang Hari Samasto, SH NIP. 19610101 198111 1 001
T
T
T
TM
Tidak Rapat
T
Standar Operasional Prosedur
PENETAPAN PERSETUJUAN PENGANGKATAN CPNS YANG MENJALANI MASA