RAPAT DAN MODERATOR Tujuan Instruksional Khusus
7.2 Persiapan Dan Jenis Pertemuan
Rapat yang baik ditempuh dengan diorganisir, jadi atau rapat atau pertemuan tidak begitu saja terjadi. Acapkali, lebih banyakmelakukan pekerjaan sebelum rapat ketimbang selama berlangsungnya rapat tersebut. Menurut Bobbi Linkemer seperti puncak gunung es, rapat itu sendiri adalah bagian yang terlihat, di bawah permukaannya terdapat rencana yang rumit dan persiapan yang membuat rapat berhasil.
Penentuan tempat rapat termasuk penting. Tetapi, menyeleksi suatu tempat belum bisa ditentukan kalau tahu berapa jumlah yang hadir dan siapa saja yang akan diundang. Tujuannya untuk apa, harus jelas. Perencanaan suatu pertamuan yang tidak mempunyai tujuan yang diutarakan dengan jelas adalah petualangan yang pasti gagal. Ajukan pertanyaan terhadap diri Anda sendiri. Apa yang saya inginkan terjadi dalam rapat ini? Jawabannya, adalah tujuan. Segera sesudah mengetahui hasil yang ingin dicapai, harus diputuskan apakah hasil itu memerluka masukan dari orang lain. Kalau rapat itubenar-benar diperlukan untuk mencapai tujuan, maka kegiatan itu siap untuk direncanakan.
7.2.1 Perencanaan untuk manusia
Manusia adalah komponen yang sangat penting dari setiap rapat. Perencanaan setiap factor, hingga rincian yang paling halus, tidak mengabaikan apa pun, misalnya mengecek ulang pengaturan, logistic, mekanik dan catering atau tata boga; tetapi kalau tidak direncanakan untuk manusia dan kebutuhan mereka, maka rapat itu gagal. Dari perencanaan sampai tindak lanjut, harus didasarkan kepada kepercayaan bahwa setiap orang memiliki sesuatu untuk ditawarkan, keperluan dan perasaan yang unik harus diperhitungkan.
Misalnya merencanakan kegiatan Hut organisasi dimana Anda bekerja. Anda menjadwalkan pertemuan-pertemuan menjelang kegiatan Hut tersebut dan siapa-siapa yang dilibatkan. Bentuklah panitia, dengan pembagian kerja yang jelas, biasanya dalam organisasi sesuai dengan bidang yang ditekuni. Berapa kali Anda bertemu sampai pada hari “H” dan setelah itu pertemuan lain sebagai evaluasi.
Mengutip dari konsultan rapat Richard J. Dunsing, rapat sebagai “kejadian manusia”, suatu gagasan yang dapat membantu Anda, sebagai perencana dan pemimpin, untuk memfokuskan pertanyaan dan upaya Anda pada manusia.
7.2.2 Perencanaan untuk bisnis
Sebelum rapat, Anda atau si pengambil keputusan mengedarkan agenda. Dari mereka diminta masukan terhadap persoalan yang akan dibicarakan. Anda juga mungkin memasukan sumbang saran dengan mereka sebelumnya, agar mereka yakin ikut bersama anda.
Mengutip pengalaman “perusahaan alas kaki dan eceran khusus” John. Biggs Jr, apabila Anda mengenal orang-orangnya dilibatkan, rencanakan berdasarkan apa yang diketahui dan diharapkan mereka. Apabila tidak mengenal apakah mereka merencanakan sesuatu secara umum, kepada peserta pertemuan yang sudah mengetahui apa yang akan dibicarakan dan memerhatikan reaksi mereka, bersiaplah untuk itu.
Untuk peserta pertemuan yang akan hadir denga harapan mereka siap dengan masalahnya, maka bersama agenda atau acara pertemuan, kirimkan permintaan tugas, pertanyaan yang harus dijawab, pernyataan masalah yang harus dipecahkan, sehingga pedoman untuk diskusi terencana dan berjalan dengan lancar.
Persiapan memulai dengan permulaan yang cepat, mencakup semua pokok pada agenda atau acara secara efesien dan selesai pada waktunya.
7.2.3 Perencanaan untuk keefektifan
Penyelenggaraan suatu rapat atau pertemuan harus mempunyai “tema”. Menurut Biggs, tema adalah bendera yang merupakan pedoman, apa yang akan dilakukan dalam suatu pertemuan, yang berbentuk apapun. Semakin besar rapatnya, semakin penting temanya. Tema adalah unsur tunggal yang menjalin erat segalanya.
Walaupun tema memberikan suatu kelanjutan dari “isi” rapat, tetapi yang penting adalah efektifnya suatu pertemuan. Isi adalah apa; sedangkan proses adalah bagaimana. Karena isi lebih mudah direncanakan, sedangkan proses lebih dinamis dan sukar untuk diramalkan.
7.2.4 Perencanaan waktu
Kapan waktu terbaik untuk menyelenggarakan rapat?
Menurut Donal L. Kirkpatrik (How to Plan and Conduct Productive Bussines Meetings):
¾ Pada pagi hari, ketika orang masih segar;
¾ Pada malam hari, ketika mereka tidak perlu bergegas ketempat lain; atau ¾ Sambil makan, karena makan disamakan dengan waktu yang
menyenangkan dan perasaan positif;
¾ Sesuai dengan kesukaan mereka, karena mereka memiliki sikap yang lebih positif terhadap acara kerjanya.
Haruskah Anda menyelenggarakan rapat selama jam kerja atau pada waktu lain? Apa saja mengorbanan manusia dalam kedua kasus itu?
¾ Waktunya tersita untuk kerja. Kemudian mereka akan menghadiri rapat. ¾ Banyak perusahaan mengambil pertemuan di pagi hari atau pada waktu
siang.
¾ Kadang waktu cadangan akhir pecan penuh membawa orang-orang mereka keluar kota.
¾ Walaupun tidak mengurangi waktu kerja, tindakan itu benar-benar mengakibatkan pengurangan besar, waktu pribadi.
¾ Walaupun sesudah jam kerja sesuai untuk kebanyakan orang, mereka baru saja menghabiskan satu hari kerja penuh.
¾ Rapat memerlukan konsentrasi penuh dan mungkin mereka merasa lapar, makanan kecil dan minuman ringan akan membantu membangkitkan kesegaran.
Apa rapat itu?
Rapat adalah “saat kebenaran” ketika perencanaan sudah tuntas atau Anda melupakan sesuatu, saat ketika menetapkan suasana didalam tiga menit yang pertama dan membuat rapat berjalan ke arah yang benar atau mengamatinya keluar dari jalur di suatu tempat di dalam perjalanan, saat untuk membaca
petunjuk atau mengabaikannya. Dengan demikian, mengabaikan peluang untuk membuat rapat Anda berhasil seperti seharusnya.
Rapat terdiri dari Ketua Rapat dan Sekertaris. Biasanya Ketua rapat disebut sebagai seorang pemimpin rapat atau moderator. Dia bertindak sebagai seorang sutradara atau seorang komandan atau seorang perencana.
Bentuk rapat, apakah rapat rutin/periodic, rapat bisnis atau rapat royek pembangunan. Rapat juga berbentuk diskusi, seminar atau symposium. Pada jenis ini, ketua rapat biasanya disebut dengan istilah moderator.
Seorang moderator dalam penyelenggaraan seminar, akan memimpin jalannya seminar, dia menyiapkan siapa penyajipertama dengan penentuan waktu penyajian. Dia memberi kesempatan Tanya jawab kepada peserta seminar. Adakalanya pada akhir penyajian, moderator akan menyimpulkan hasil sajian setiap peserta, termasuk kesimpulan dari seluruh kegiatan pada akhir acara atau pengantar penutup Seminar.