SOP Laporan Penggunaan Dana (LPD) Kerma Alihan

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016

70 1. SOP Persiapan Pencairan Kerma

Peneliti _Keuangan^Kasubag LPPM _Perencanaan^Dit. _Kepegawaian^Dit. _Keuangan^Dit. Dit. Logistik Kelengkapan ^Waktu_(hari) Keluaran

1 Peneliti mengajukan RAB Penelitian _{kepada Kasubag Keuangan} RAB Penelitian 1-5 hari RAB Penelitian ^{Waktu pelaksanaan terhitung}sejak diterimanya surat pemberitahuan dari LPPM

2 Kasubag Keuangan memverifikasi RAB _{yang diajukan} RAB Penelitian 1-5 hari RAB Penelitian yang _{telah disetujui}

3 ^{Kasubag Keuangan membuat kode file dan}mengunggah file RAB peneliti di SIPPM untuk direview oleh LPPM

RAB Penelitian yang telah

disetujui ^{1-3 hari Kode File}

Kasubag Keuangan melakukan Entry data prospek kontrak dan data Pagu RAB di SIPPM 4 LPPM melakukan review terhadap RAB _{yang telah diunggah} Kode File 1-5 hari RAB Definitif ^{Apabila RAB tidak sesuai akan}dikembalikan ke Peneliti melalui

Fakultas untuk di revisi 5 ^{Bila telah disetujui, LPPM mengirim surat}usulan Pagu anggaran ke Direktorat

Perencanaan ^{RAB Definitif} ^{1 hari} ^{Pagu Definitif}

6 Direktorat Perencanaan melakukan entry _{data usulan Pagu di SISPRAN 2} Pagu Definitif 1-2 hari Pagu di Sispran 2

Direktorat Perencanaan mencantumkan Pagu anggaran di SISPRAN dan mengirimkan surat pemberitahuan kepada WDS dan didisposisi ke kasubag keuangan

Pagu di Sispran 2 1-5 hari Pagu SISPRAN

8 ^{Kasubag Keuangan memberikan informasi}kepada Peneliti untuk menyiapkan rencana

implementasi ^{Pagu SISPRAN} ^{1-2 hari RAB Rencana}^Implementasi

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan 1 5 8 3 6 7 4 ^TIDAK YA 2 _TIDAK Ya

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016

71 1. SOP Persiapan Pencairan Kerma (Lanjutan)

Keterangan :

 Jangka waktu pelaksanaan kegiatan Belanja Pegawai dari awal s/d pencairan dana kurang lebih 1 bulan

 Jangka waktu pencairan dana Belanja Pegawai dan Jasa Honor kurang lebih 2 minggu (ditransfer setiap awal bulan berikutnya)

 SOP diatas berlaku untuk KERMA alihan (Riset KK dan Inovasi ITB, Program Pengabdian kepada Masyarakat, Penelitian Unggulan Perguruan Tinggi, Program Magister menuju Doktor untuk sarjana Unggul, dan Penelitian Riset Insentif SINAS)

Peneliti _Keuangan^Kasubag LPPM _Perencanaan^Dit. _Kepegawaian^Dit. _Keuangan^Dit. Dit. Logistik Kelengkapan ^Waktu_(hari) Keluaran

9 Peneliti melakukan rencana implementasi _{ke SISPRAN 2} ^{RAB Rencana}_Implementasi 1-5 hari Rencana Implementasi

Proses rencana implementasi oleh peneliti dapat dibantu oleh anggota / asisten dan/atau Kasubag Keuangan 10 ^{Kasubag Keuangan melakukan approval}rencana implementasi yang sudah

disubmit ke dalam sistem

Rencana

Implementasi ^{1-5 hari}

Rencana Implementasi yang sudah disetujui oleh FTTM

Proses Approval Rencana Implementasi dapat dilakukan sebanyak 2 kali dalam satu bulan dengan waktu pelaksanaan masing-masing selama 5 hari kerja

11 Direktorat Logistik melakukan pemilahan _{jalur pengadaan}

Rencana Implementasi yang sudah disetujui oleh FTTM

1-3 hari ^{Rencana Implementasi}yang sudah disetujui oleh Direktorat Logistik

Pemilahan Jenis Belanja berlaku untuk jenis belanja barang, Jasa dan Brang Modal

12 ^{Setelah pemilahan selesai, Kasubag}Keuangan men-submit formulir realisasi anggaran (FRA) Rencana Implementasi yang sudah disetujui oleh Direktorat Logistik 1-2 hari FRA

13 Selesai Pelaksanaan 1 hari Selesai

Perkiraan Waktu ^{13 - 44}_Hari

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan 9 11 12 13 10

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016

72 2. Pencairan Honor KERMA Alihan

Keterangan :

 Jangka waktu pelaksanaan kegiatan Belanja Pegawai dari awal s/d pencairan dana kurang lebih 1 bulan

 Jangka waktu pencairan dana Belanja Pegawai dan Jasa Honor kurang lebih 2 minggu (ditransfer setiap awal bulan berikutnya)

Kasubag

Keuangan Kepegawaian^Kasubag Kepegawaian^Dit. Keuangan^Dit. ^{Tim Kerma} ^Kelengkapan ^Waktu ^Keluaran

1 ^{Kasubag Kepegawaian membuat SK Tim}dan mengirmkan SK tersebut kepada kasubag keuangan

Usulan Nama Anggota

Tim ^{1-5 hari}

SK Tim yang ditandatangi oleh Dekan

2 ^{Kasubag Keuangan mengajukan SPP}belanja pegawai kepada Direktorat Kepegawaian

SK Tim yang ditandatangi oleh

Dekan ^{1-2 hari} ^{SPP Honor}

3 Direktorat Kepegawaian melakukan _{proses verifikasi SPP belanja pegawai} SPP Honor 1-5 hari ^{SPP Honor yang}_{direkomendasi} 4 Bila disetujui, SPP belanja pegawai _{dikirimkan ke Direktorat Keuangan} ^{SPP Honor yang}_{direkomendasi} 1-5 hari ^{SPM (Surat}Perintah

Membayar) 5 ^{Direktorat Keuangan mengeluarkan cek}pembayaran dan mengirimkan ke

Direktorat Kepegawaian

SPM (Surat Perintah

Membayar) ^{1-5 hari} ^{Cek Pembayaran} 6

Direktorat Kepegawaian melakukan proses pembayaran honor pegawai kepada masing-masing anggota secara langsung

Cek Pembayaran 1-5 hari Honor

7 Selesai Pelaksanaan 1 hari Selesai

Perkiraan Waktu 7 - 28 Hari

No. Kegiatan ^Pelaksana ^{Mutu Baku} Keterangan

1 4 5 6 2 3 ^TIDAK YA 7

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016

73 3. SOP Pencairan Dana Barang dan Jasa KERMA Alihan Kepada Pihak Ketiga (<10jt)

Keterangan :

 Jangka waktu pengajuan dana penelitian kurang dari 10 juta pencairan dana kurang lebih 7 hari kerja  SOP ini berlaku untuk pembayaran secara langsung kepada pihak ketiga dan reimburse kepada penelit

Peneliti _Keuangan^Kasubbag WDS Bendahara Pihak Ketiga Kelengkapan Waktu Keluaran

Peneliti membuat memo/surat permohonan realisasi yang telah lengkap dan mengirim ke Kasubag Keuangan

Kelengkapan dari Pihak ke-3 : Kuitansi, e-faktur,

invoice, & surat jalan. ^{1-5 hari}

Memo/surat permohonan realisasi 2 ^{Kasubbag Keuangan}memverifikasi bukti pembayaran

dan anggaran

Memo/surat

permohonan realisasi ^{1-3 hari} ^RekomendasiPembayaran 3

Bila telah disetujui, Kasubag Keuangan menyerahkan SPP kepada WDS untuk memberikan Persetujuan Pembayaran

Rekomendasi

Pembayaran ^{1-3 hari} ^SPP

SPP yang telah disetujui diserahkan kembali kepada kasubag keuangan untuk diteruskan kepada bendahara agar dibuat cek

SPP 1-2 hari ^Cek_Pembayaran

5 ^{Bendahara membayar dana}kepada Pihak Ketiga atau tim

peneliti ^{Cek Pembayaran} ^{1-2 hari} ^Dana 6 Selesai Pelaksanaan 1 hari Selesai

Perkiraan Waktu 7 - 28 Hari

Keterangan

No. Kegiatan ^Pelaksana ^{Mutu Baku}

1 3 2 TIDAK YA 4 5 6

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016

74 4. SOP Pencairan Dana Barang dan Jasa KERMA Alihan Kepada Pihak Ketiga (10 - <50jt)

Keterangan :

 Jangka waktu pengajuan dana penelitian >10 juta s/d 50 Juta pencairan dana kurang lebih antara 7 - 14 hari kerja

Kasubag SP _Keuangan^Kasubag WDS Bendahara _Ketiga^Pihak Kelengkapan Waktu Keluaran

1 ^{Kasubag SP memberikan}dokumen kontrak atau tagihan kepada Kasubag Keuangan

Dokumen kontrak atau tagihan ^{1-2 hari} Memo/surat permohonan realisasi

Kelengkapan dari Pihak ke-3 berupa Kontrak lengkap (PO, Receipt, SPK, BAP, BAPP, & BAST), Kuitansi, e-faktur, invoice, & surat jalan.

2 Kasubag keuangan memverifikasi _{dokumen dari Kasubag SP} ^Memo/suratpermohonan

realisasi ^{1-3 hari}

Rekomendasi Pembayaran 3

Bila telah disetujui, Kasubag Keuangan menyerahkan SPP kepada WDS untuk memberikan Persetujuan Pembayaran Rekomendasi Pembayaran 1-3 hari SPP yang telah ditandatanga ni oleh WDS 4

SPP yang telah disetujui diserahkan kembali kepada kasubag keuangan untuk diteruskan kepada bendahara

SPP yang telah ditandatangan i oleh WDS

1-3 hari ^Cek_Pembayaran

5 Bendahara mentransfer dana ke _{Pihak Ketiga} ^Cek_{Pembayaran 1-2 hari} Dana

6 Selesai Pelaksanaan 1 hari Selesai

Perkiraan

Waktu ^{6 - 14 Hari}

Keterangan

No. Kegiatan ^Pelaksana ^{Mutu Baku}

1 2 TIDAK 4 5 6 3 YA

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016

75 5. SOP Laporan Penggunaan Dana (LPD) Kerma Alihan

Keterangan :

 SIMLITABMAS adalah Sistem Informasi Penelitian dan Pengabidan kepada Masyrakat

Kasubag

Keuangan ^{Tim Peneliti} ^Dekan ^Kelengkapan ^Waktu(hari) ^Keluaran

1 Kasubag Keuangan melakukan _{rekapitulasi penggunaan dana kerma} ^{Dokumen kontrak,}tagihan dan bukti

transfer ^{1-5 hari}

Rekapitulasi Penggunaan dana

Data rekapitulasi mencakup belanja pegawai, barang, jasa dan modal

2 Kasubag Keuangan mengisi form LPD ^Rekapitulasi_{Penggunaan dana} 1-5 hari Form LPD ^{Form LPD mengikuti template}_{yang disediakan oleh LPPM}

3 Kasubag keuangan memberikan form _{LPD ke tim peneliti} Form LPD 1-2 hari Form LPD ^{Untuk penelitian Non DIKTI tidak}perlu melakukan entry ke SIMLITABMAS

4 ^{Peneliti melakukan entry data LPD ke}SIMLITABMAS dan menyerahkan hasil

entry (print-out) kepada Dekan FTTM ^{Form LPD} ^{1-5 hari}

Print out LPD (pdf)

5 ^{Dekan FTTM menandatangani print-out}LPD dan menyerahkan kembali kepada

peneliti ^{Print out LPD (pdf)} ^{1-2 hari}

Print out LPD yang telah

ditandatangani oleh dekan 6 ^{Peneliti mengunggah print out LPD}yang telah ditandatangani oleh dekan

ke SIMLITABMAS

Print out LPD yang telah ditandatangani

oleh dekan ^{1-2 hari}

Data berhasil di

unggah ^{Hanya berlaku untuk penelitian}DIKTI

7 Selesai Pelaksanaan 1 hari Selesai

Perkiraan Waktu 7 - 22 Hari

Keterangan

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

1 4 5 6 2 3 DIKTI Non DIKTI 7

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016

76 SOP BIDANG SARANA DAN PRASARANA

1. Alur Tahapan Peminjaman Altim Dan Albar

Dalam dokumen Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM (Halaman 69-76)