Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM

(1)

(2)

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016

2 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas perkenan-Nya kami dapat

menyelesaikan

draft

Standard Operating Procedure

(SOP) Versi I untuk pelaksanaan

administrasi di lingkungan FTTM. Kami berharap SOP ini kedepannya dapat dijadikan sebagai

panduan dan proses evaluasi terhadap pelaksanaan administrasi di lingkungan FTTM.

Draft SOP ini membahas tahapan pelaksanaan administrasi dalam bidang akademik,

kepegawaian, keuangan, sarana dan prasarana, kerja sama, serta sistem informasi. Adapun

SOP dari setiap bidangnya yang kami sampaikan di dalam draft ini baru beberapa hal dan

kedepannya akan segera kami lengkapi.

Kami mohon dengan hormat agar Bapak dan Ibu berkenan memberikan masukan ataupun

koreksi untuk dapat melengkapi dan memperbaiki draft SOP Versi I ini.

Salam.

(3)

3 DAFTAR ISI

Kata Pengantar ... 2

Daftar Isi ... 3

SOP BIDANG AKADEMIK & KEMAHASISWAAAN ... 7

1. SOP Permohonan Surat Keterangan ... 8

2. SOP Legalisir Ijazah ... 9

3. SOP Pembuatan Ijazah Bahasa Inggris ... 11

4. Pembuatan transkrip Akademik Untuk Alumni ... 12

5. SOP Pengurusan KTM/KSM Hilang ... 13

6. SOP Pemrosesan Daftar Nilai Akhir (DNA) ... 14

7. SOP Permohonan Undur Diri Mahasiswa ... 16

8. SOP Penutupan Kelas ... 18

9. SOP Perwalian ... 20

10. SOP Perkuliahan ... 22

11. SOP Tugas Akhir ... 24

12. SOP PRA SIDANG/ TA 1/ Seminar ... 25

13. SOP Sidang Tugas Akhir ... 26

14. SOP Kerja Praktik ... 28

15. SOP Sidang Kerja Praktik ... 30

SOP BIDANG KEPEGAWAIAN... 32

1. SOP Usulan Kenaikan Jabatan Dosen ... 33

2. SOP Pengajuan Perjalanan Dinas ke Luar Negeri/Dalam Negeri Dosen ... 35

3. SOP Penugasan Dosen ke Fakultas/Sekolah dan Instansi Lain ... 36

4. SOP Pengusulan Asisten Akademik ... 37

5. SOP Pengusulan Pegawai dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) ... 38

6. SOP Penilaian Kinerja Staf Dosen ... 40

7. SOP Penilaian Kinerja Tenaga Kependidikan ... 41

8. SOP Pengajuan Beban Lebih (Insentif Pengajaran FTE) ... 42

9. SOP Pengajuan Kerja Lembur ... 44

10. SOP Pengajuan Kenaikan Pangkat Tenaga Kependidikan ... 45

11. SOP Pengajuan Belanja Pegawai ... 46

12. SOP Pengisian FRK dan FED ... 47

13. SOP Sertifikasi Dosen Internal ... 48

14. SOP Sertifikasi Dosen Eksternal ... 49

(4)

4

1. SOP Persiapan Rancangan Kerja Anggaran ... 52

2. SOP Pengajuan Kegiatan Dan Penelitian Mahasiswa ... 55

3. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran kepada Pihak Ketiga (< 10 juta) ... 57

4. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran kepada Pihak Ketiga (10 juta - ≤ 50 juta) – Unit ... 58

5. SOP Realisasi Dana Kas Operasional (Maksimal 5 juta) ... 59

6. SOP Pengajuan Pembayaran Honor Asisten Praktikum dan Mata Kuliah ... 60

7. SOP Pengajuan Dana UMK ... 61

8. SOP Pengajuan Dana Perjalanan Dinas Sistem Reimburse ... 62

9. SOP Pengajuan Pembayaran Honor Dosen LB ... 63

SOP KEGIATAN KERJASAMA (KERMA) NON-ALIHAN ... 64

1. SOP Persiapan Pencairan Kerma Non-Alihan ... 65

2. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran kepada Pihak Ketiga (< 10 juta) ... 67

3. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran kepada Pihak Ketiga (10 juta - ≤ 50 juta) - Unit ... 68

SOP KEGIATAN KERJASAMA (KERMA) ALIHAN ... 69

1. SOP Persiapan Pencairan Kerma ... 70

2. Pencairan Honor KERMA Alihan ... 72

3. SOP Pencairan Dana Barang dan Jasa KERMA Alihan Kepada Pihak Ketiga (<10jt) ... 73

4. SOP Pencairan Dana Barang dan Jasa KERMA Alihan Kepada Pihak Ketiga (10 - <50jt) ... 74

5. SOP Laporan Penggunaan Dana (LPD) Kerma Alihan ... 75

SOP BIDANG SARANA DAN PRASARANA ... 76

1. Alur Tahapan Peminjaman Altim Dan Albar ... 77

2. Alur Tahapan Peminjaman Aula Gedung Energi (1 th-2th kedepan) ... 78

3. Alur Tahapan Pelaksanaan Ri (Barang Dan Modal) ... 79

4. Alur Tahapan Pelaksanaan Belanja Barang Dan Jasa Jalur Unit Kerja < 50 Juta ... 80

5. Alur Tahapan Pengajuan Item Barang Baru ... 81

6. Alur Tahapan Pelaksanaan Belanja Jasa Perawatan Bangunan Jalur Logistik (kontrak Payung) ... 82

7. Alur Pelaksanaan Belanja Barang Habis , Jasa & Modal Penelitian (Fakultas) ... 83

8. Alur Tahapan Pelaksanaan Ri (Rencana Implementasi) ... 84

9. Alur Tahapan Perbaikan Minor Dan Urgent Fasilitas Prodi (dana unit kerja) ... 85

SOP BIDANG SISTEM INFORMASI ... 87

1. SOP Perbaikan komputer (Notebook/pc), Jaringan & Instalasi Software (Helpdesk) ... 88

(5)

5

3. SOP Permohonan penampilan Kegiatan/ berita pada Website Fakultas ... 90 4. SOP Pengajuan Teleconference ... 91

(6)

6

SOP

BIDANG AKADEMIK

DAN KEMAHASISWAAN

(7)

7 SOP BIDANG AKADEMIK & KEMAHASISWAAAN

1. SOP Permohonan Surat Keterangan

2. SOP Legalisir Ijazah

3. SOP Pembuatan Ijazah Bahasa Inggris

4. SOP Pembuatan transkrip Akademik Untuk Alumni

5. SOP Pengurusan KTM/KSM Hilang

6. SOP Pemrosesan Daftar Nilai Akhir (DNA)

7. SOP Permohonan Undur Diri Mahasiswa

8. SOP Penutupan Kelas

9. SOP Perwalian

10. SOP Perkuliahan

11. SOP Tugas Akhir

12. SOP Pra Sidang /TA 1/ Seminar

13. SOP Sidang Tugas Akhir

14. SOP Kerja Praktik

(8)

8 1. SOP Permohonan Surat Keterangan

(9)

9 2. SOP Legalisir Ijazah

(10)

10 2. SOP Legalisir Ijazah (lanjutan)

(11)

11 3. SOP Pembuatan Ijazah Bahasa Inggris

(12)

12 4. Pembuatan transkrip Akademik Untuk Alumni

(13)

13 5. SOP Pengurusan KTM/KSM Hilang

(14)

14 6. SOP Pemrosesan Daftar Nilai Akhir (DNA)

(15)

15 6. SOP Pemrosesan Daftar Nilai Akhir (DNA) (lanjutan)

(16)

16 7. SOP Permohonan Undur Diri Mahasiswa

(17)

17 7. SOP Permohonan Undur Diri Mahasiswa (lanjutan)

(18)

18 8. SOP Penutupan Kelas

(19)

19 8. SOP Penutupan Kelas (lanjutan)

(20)

20 9. SOP Perwalian

(21)

21 9. SOP Perwalian (lanjutan)

(22)

22 10. SOP Perkuliahan

(23)

23 10. SOP Perkuliahan (lanjutan)

(24)

24 11. SOP Tugas Akhir

(25)

25 12. SOP PRA SIDANG/ TA 1/ Seminar

(26)

26 13. SOP Sidang Tugas Akhir

(27)

27 13. SOP Sidang Tugas Akhir (lanjutan)

(28)

28 14. SOP Kerja Praktik

(29)

29 14. SOP Kerja Praktik (lanjutan)

Keterangan :

(30)

30 15. SOP Sidang Kerja Praktik

(31)

31

SOP

(32)

32 SOP BIDANG KEPEGAWAIAN

1. SOP Usulan Kenaikan Jabatan Dosen

2. SOP Pengajuan Perjalanan Dinas ke Luar Negeri/Dalam Negeri Dosen

3. SOP Penugasan Dosen ke Fakultas/Sekolah dan Instansi Lain

4. SOP Pengusulan Asisten Akademik

5. SOP Pengusulan Pegawai dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu

(PKWT)

6. SOP Penilaian Kinerja Staf Dosen

7. SOP Penilaian Kinerja Tenaga Kependidikan

8. SOP Pengajuan Beban Lebih (Insentif Pengajaran FTE)

9. SOP Pengajuan Kerja Lembur

10. SOP Pengajuan Kenaikan Pangkat Tenaga Kependidikan

11. SOP Pengajuan Belanja Pegawai

12. SOP Pengisian FRK dan FED

13. SOP Sertifikasi Dosen Internal

(33)

33 1. SOP Usulan Kenaikan Jabatan Dosen

(34)

34

(35)

35 2. SOP Pengajuan Perjalanan Dinas ke Luar Negeri/Dalam Negeri Dosen

(36)

36 3. SOP Penugasan Dosen ke Fakultas/Sekolah dan Instansi Lain

(37)

37 4. SOP Pengusulan Asisten Akademik

(38)

38 5. SOP Pengusulan Pegawai dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT)

(39)

39 5. SOP Pengusulan Pegawai dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) (Lanjutan)

(40)

40 6. SOP Penilaian Kinerja Staf Dosen

(41)

41 7. SOP Penilaian Kinerja Tenaga Kependidikan

(42)

42 8. SOP Pengajuan Beban Lebih (Insentif Pengajaran FTE)

(43)

43 8. SOP Pengajuan Beban Lebih (Insentif Pengajaran FTE) (lanjutan)

(44)

44 9. SOP Pengajuan Kerja Lembur

(45)

45 10. SOP Pengajuan Kenaikan Pangkat Tenaga Kependidikan

(46)

46 11. SOP Pengajuan Belanja Pegawai

(47)

47 12. SOP Pengisian FRK dan FED

(48)

48 13. SOP Sertifikasi Dosen Internal

(49)

49 14. SOP Sertifikasi Dosen Eksternal

(50)

50

SOP

(51)

51 SOP BIDANG KEUANGAN

1. SOP Persiapan Rancangan Kerja Anggaran

2. SOP Pengajuan Kegiatan Dan Penelitian Mahasiswa

3. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran kepada

Pihak Ketiga (< 10 juta)

4. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran kepada

Pihak Ketiga (10 juta - ≤ 50 juta) - Unit

5. SOP Realisasi Dana Kas Operasional (Maksimal 5 juta)

6. SOP Pengajuan Pembayaran Honor Asisten Praktikum dan Mata Kuliah

7. SOP Pengajuan Dana UMK

8. SOP Pengajuan Dana Perjalanan Dinas Sistem Reimburse

(52)

52 1. SOP Persiapan Rancangan Kerja Anggaran

Kasubag

Keuangan Ketua Prodi Tim RKA Prodi Kabag WDS Direktorat Logistik Kelengkapan Waktu (hari) Keluaran

1

Fakultas menerima pagu anggaran dari WRURK dan menyerahkan pagu tersebut kepada masing-masing Prodi (Ketua Prodi)

Pagu Anggaran 1-2 hari Pagu Anggaran

2 Ketua Prodi meneruskan pagu _{tersebut kepada Tim RKA Prodi} Pagu Anggaran 1-2 hari Pagu Anggaran

Tim RKA prodi adalah orang atau kelompok yang ditunjuk oleh WDS untuk mengkoordinir Pagu Anggaran Prodi

3

Tim RKA Prodi menyusun rencana anggaran (rancangan anggaran dan indikator kinerja) selama 1 tahun Pagu Anggaran & Indikator Kinerja 5-10 hari Rencana Anggaran

Template penyusunan anggaran akan diberikan oleh Fakultas berisi data rencana kerja (indikator kegiatan) dan rencana anggaran (pagu anggaran) 4

Setelah selesai dibuat, Tim RKA akan menyerahkan kembali rencana anggaran tersebut kepada Ketua Prodi untuk mendapat persetujuan

Rencana

Anggaran 1-3 hari Rencana Anggaran

5 Bila telah disetujui, Ketua Prodi akan menyerahkan rancangan anggaran kepada Tim RKA Prodi

Rencana

Anggaran 1-2 hari

Rencana Anggaran yang telah disetujui oleh Ketua Prodi 6

Tim RKA Prodi menyerahkan rencana anggaran untuk periode 1 tahun kepada Kasubag Keuangan

Rencana Anggaran yang telah disetujui oleh Ketua Prodi

1-2 hari

Penyerahan rancangan anggaran dalam bentuk softfile (microsoft Excel)

7 Kasubag Keuangan menyerahkan _{rencana anggaran kepada Kabag}

1-2 hari

Rencana Anggaran yang telah disetujui oleh Ketua Prodi 8 Kabag akan memeriksa indikator kinerja yang telah dibuat oleh

prodi

Indikator Kinerja yang disusun

oleh Prodi 3-5 hari

Indikator Kinerja yang disetujui oleh Kabag

No. Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan

1 5 8 3 6 7 4 TIDAK YA 2

(53)

53 1. SOP Persiapan Rancangan Kerja Anggaran (lanjutan)

Kasubag

9

Selanjutnya, Kabag akan memasukkan indikator kinerja ke sistem sispran 1 dan melaporkan hasil submit tersebut kepada WDS untuk disetujui

Indikator Kinerja yang disetujui

oleh Kabag 1-3 hari

Indikator Kinerja yang disetujui oleh WDS

Untuk periode 1 tahun rencana anggaran

10

Bila telah disetujui, WDS akan melakukan approval melalui sistem untuk dilanjutkan proses berikutnya oleh Kabag

Indikator Kinerja yang disetujui oleh WDS 1-2 hari Indikator Kinerja yang disetujui oleh WDS 11

Kabag memberitahukan Kasubag Keuangan untuk melanjutkan proses submit rencana pagu anggaran

Rancangan

Anggaran 1-2 hari Rancangan Anggaran

12

Kasubag Keuangan akan memasukkan data pagu anggaran ke sistem sispran 1 dan melaporkan hasil submit tersebut kepada WDS untuk disetujui

Rancangan

Anggaran 3-5 hari Rancangan Anggaran Untuk periode 1 tahun rencana anggaran

13

Bila telah disetujui, WDS akan melakukan approval melalui sistem untuk dilanjutkan proses berikutnya oleh Kasubag Keuangan Rancangan Anggaran 1-2 hari Rancangan Anggaran yang disetujui oleh WDS 14

Kasubag Keuangan dan Tim RKA Prodi melakukan rencana implementasi ke sistem sispran 1 dan melaporkan hasil submit tersebut kepada WDS untuk disetujui

Rancangan Anggaran yang disetujui oleh WDS

3-5 hari Rencana _Implementasi Untuk periode 1 triwulan (TW) _{rencana anggaran}

9 11 12 14 10 13 TIDAK Ya TIDAK Ya 14

(54)

54 1. SOP Persiapan Rancangan Kerja Anggaran (lanjutan)

Kasubag

15

Bila telah disetujui, WDS akan melakukan approval melalui sistem untuk dilanjutkan proses berikutnya oleh Direktorat Logistik Rencana Implementasi 1-2 hari Rencana Implementasi yang disetujui oleh WDS 16

Direktorat Logistik memilah jenis belanja yang diajukan oleh fakultas untuk dikategorikan berdasarkan pelaksana pengadaan Rencana Implementasi yang disetujui oleh WDS 1-5 hari Rencana Implementasi yang disetujui dan telah dipiliah (berupa data di sistem)

Pemilahan hanya untuk Jenis Belanja Barang, Belanja Jasa dan Belanja Barang Modal

17

Bila pemilahan telah selesai, Kasubag Keuangan akan merekap data Belanja per masing-masing Prodi Rencana Implementasi yang disetujui dan telah dipiliah (berupa data di sistem)

3-5 hari Rekap data rencana implementasi

18

Kasubag Keuangan menyerahkan hasil rencana implementasi kepada masing-masing Tim RKA Prodi Rekap data rencana implementasi 1-2 hari Rekap data rencana implementasi

19 Selesai Pelaksanaan 1 hari Selesai

Perkiraan

Waktu 30 - 62 Hari

16 17 18 19 15 TIDAK Ya

(55)

55 2. SOP Pengajuan Kegiatan Dan Penelitian Mahasiswa

Mahasiswa Tim RKA PRODI Ketua Prodi TU Prodi _KeuanganKasubag Dekanat PPK (Ketua LK atau Dekan SPS)

Direktorat

Keuangan Kelengkapan Waktu Keluaran

1 Mahasiswa mengusulkan bantuan kepada Tim RKA _{Prodi (Ketua Prodi & Pengelola Keuangan Prodi)} Proposal 1 - 3 hari Surat _permohonan Proposal disertai RAB kegiatan dan _{bukti pengeluaran}

2

Tim RKA Prodi menerima usulan bantuan lalu memeriksa anggaran dan rencana implementasi serta memberikan info berapa besar bantuan yang dapat diberikan kepada Ketua Prodi

Proposal dan surat pernyataan 3 - 5 hari Rekomendasi Persetujuan Tim RKA ke Kaprodi

Dapat dilakukan via lisan maupun tulisan

3

Apabila usulan bantuan tersebut disetujui dan sesuai dengan rencana implementasi, Ketua Prodi meminta TU Prodi untuk membuat memo/surat permohonan realisasi dengan melampirkan data anggaran, proposal kegiatan atau penelitian, dan surat pernyataan

Proposal yang telah direkomenda si

1 - 3 hari Disposisi Wajib melampirkan form data anggaran, proposal kegiatan atau penelitian, dan surat pernyataan

4 Memo/surat permohonan realisasi yang telah lengkap _{kemudian dikirimkan ke fakultas / Kasubag Keuangan} Disposisi 1 - 2 hari Memo/surat permohonan realisasi 5 Kasubag Keuangan membuat rekap data bantuan untuk _{selanjutnya digunakan dalam pembuatan SK Dekan} Memo/surat permohonan

realisasi 3 - 5 hari Rekap data bantuan

Pembuatan SK Dekan dilakukan oleh Kasubag Akademik

6 Selanjutnya, Dekanat menandatangani SK Dekan dan _{mengembalikan ke kasubag keuangan} Rekap data _bantuan 1 - 3 hari Sk Dekan

7

Kasubag Keuangan membuat Draft SK PPK dan disampaikan ke Lembaga kemahasiswaan untuk strata sarjana dan Sekolah Pasca Sarjana untuk strata magister dan doktor

Sk Dekan 1 - 2 hari Draft SK PPK

1. SK Dekan, proposal kegiatan, dan surat pernyataan; 2. Pengajuan SK PPK bantuan kegiatan atau penelitian kepada Pejabat Pembuat Komitmen Belanja Bantuan Sosial dan Beasiswa Mahasiswa untuk Program S1 bagi mahasiswa S1 dan kepada Pejabat Pembuat Komitmen Bantuan Sosial dan Beasiswa Mahasiswa untuk Program S2 dan S3 bagi mahasiswa S2 dan S3

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan 1 2 5 3 4 6 7 Ya Tidak

(56)

56 2. SOP Pengajuan Kegiatan Dan Penelitian Mahasiswa (lanjutan)

Keterangan :

 Bantuan yang diberikan bisa digunakan untuk belanja barang habis dan jasa, kecuali belanja barang modal

 Sebaiknya, usulan bantuan kegiatan dan penelitian diajukan setelah kegiatan terlaksana dalam bentuk menyerahkan proposal dan laporan kegiatan kepada TIM RKA Prodi

 Usulan kegiatan harus disampaikan kepada TIM RKA Prodi paling lambat minggu kedua setiap pertengahan triwulan Mahasiswa Tim RKA PRODI Ketua Prodi TU Prodi _KeuanganKasubag Dekanat PPK (Ketua LK atau Dekan

SPS)

Direktorat

Keuangan Kelengkapan Waktu Keluaran

9 Setelah SK PPK terbit, Kasubag keuangan mengajukan _{SPP ke PPK}

SK PPK bantuan kegiatan atau penelitian

1 - 3 hari SPP Terdiri dari SPP, SK PPK dan daftar _nominatif

10 PPK menandatangani usulan bantuan kegiatan dan _{penelitian dan menyampaikan ke Direktorat Keuangan} SPP 2 - 4 hari SPP

11 Direktorat Keuangan menerima usulan tersebut dan _memprosesnya SPP 2 - 5 hari Bantuan Dana Tidak ada revisi dan tergantung _{jumlah SPP yang masuk ke Ditkeu}

12 Bantuan akan langsung ditransfer ke rekening _{mahasiswa ybs} Bantuan _Dana 1 - 2 hari Bantuan Dana

13

Mahasiswa memberikan laporan kegiatan sebagai bentuk pertanggungjawaban kegiatan paling lambat 14 hari setelah kegiatan terlaksana kepada Kasubag Keuangan

Kegiatan 1 - 10 hari Laporan _kegiatan Melampirkan laporan hasil _kegiatan

Perkiraan Waktu 21 - 53 Hari

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan 11 12 9 10 13 13 Ya

(57)

57

3. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran kepada Pihak Ketiga (< 10 juta)

Keterangan :

 Kelengkapan pengajuan diterima oleh fakultas paling lambat di hari terakhir pada triwulan yang berlangsung

Kasubag SP _KeuanganKasubag Direktorat _keuangan Pihak Ketiga Direktorat _Keuangan Kelengkapan Waktu _(hari) Keluaran 1 Kasubag SP memberikan data tagihan kepada Kasubag _Keuangan Tagihan 1 Memo/surat permohonan

realisasi

Kelengkapan dari Pihak ke-3 berupa Kuitansi, e-faktur, invoice, & surat jalan. 2 Kasubag keuangan memverifikasi bukti pembayaran _{dan anggaran} Memo/surat permohonan

realisasi 1 - 2

Rekomendasi SPP

Bila persyaratan telah lengkap, proses dapat diselesaikan sesuai waktu yang telah ditentukan 3 Kasubag Keuangan membuat SPP untuk disampaikan ke _{Direktorat Keuangan} Rekomendasi SPP 1 - 3 SPP yang telah _disetujui

4 Setelah semua persyaratan lengkap, Direktorat _{keuangan memproses SPP tersebut} SPP yang telah _disetujui 2 - 5 Surat Perintah Membayar (SPM)

Tergantung jumlah SPP yang masuk ke Ditkeu

5 Direktorat keuangan mentransfer dana ke Pihak Ketiga Surat Perintah _{Membayar (SPM)} 1 - 2 Dana Melalui Bank

6 Selesai Pelaksanaan 1' Selesai

perkiraan waktu 7 - 16 Hari

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan 1 2 4 5 3 6 Ya Ya Tidak Tidak

(58)

58 4. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran kepada Pihak Ketiga (10 juta - ≤ 50 juta) – Unit

Keterangan :



Kelengkapan pengajuan diterima oleh fakultas paling lambat di hari terakhir pada triwulan yang berlangsung

Kasubag SP _KeuanganKasubag WDS Direktorat _keuangan Pihak Ketiga Direktorat _Keuangan Kelengkapan Waktu _(hari) Keluaran

1 Kasubag SP memberikan data kontrak kepada Kasubag Keuangan (SOP Pelaksanaan Belanja Barang dan Jasa dibuat oleh TIM SP)

Dokumen kontrak atau tagihan 1

Memo/surat permohonan realisasi

Kelengkapan dari Pihak ke-3 berupa Kontrak lengkap (PO, Receipt, SPK, BAP, BAPP, & BAST), Kuitansi, e-faktur, invoice, & surat jalan.

2 Kasubag keuangan memverifikasi bukti pembayaran _{dan anggaran} Memo/surat _{permohonan realisasi} 1 - 2 Rekomendasi _SPP

3 Kasubag Keuangan membuat SPP yang kemudian _{diserahkan kepada WDS} Rekomendasi SPP 1 - 2 SPP yang telah _disetujui 4 WDS menandatangani SPP yang telah disetujui dan _{diserahkan kepada Direktorat Keuangan} SPP yang telah _disetujui 1 - 2 SPP yang telah _disetujui

5 Setelah semua persyaratan lengkap, Direktorat _{keuangan memproses SPP tersebut} SPP yang telah _disetujui 2 - 5 rekomendasi Tergantung jumlah SPP yang masuk _{ke Ditkeu}

6 Direktorat keuangan mentransfer dana ke Pihak _Ketiga Rekomendasi 1 - 2 Dana Melalui Bank

7 Selesai Pelaksanaan 1 Selesai

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan 5 6 3 7 1 2 4 Ya Ya Tidak Tidak

(59)

59 5. SOP Realisasi Dana Kas Operasional (Maksimal 5 juta)

Keterangan :

 User adalah pihak yang berkepentingan dalam penggunaan dana Prodi yaitu dosen dan tenaga kependidikan

 Kelengkapan pengajuan diterima oleh fakultas paling lambat di hari terakhir pada triwulan yang berlangsung

User Tim RKA PRODI Ketua Prodi TU Prodi _KeuanganKasubag Direktorat _keuangan Bendahara Kelengkapan Waktu _(hari) Keluaran

1 User mengusulkan realisasi suatu pekerjaan kepada Tim _{RKA Prodi (Ketua Prodi & Pengelola Keuangan Prodi)} Usulan 1 -3 Form Mengisi form 2 Tim RKA Prodi menerima usulan pekerjaan lalu memeriksa anggaran dan rencana implementasi serta memberikan info

kepada Ketua Prodi Form 3 - 5 Form yang telah direkomendasi

3

Apabila usulan kegiatan tersebut disetujui dan sesuai dengan rencana implementasi, Ketua Prodi meminta TU Prodi untuk form permohonan realisasi dengan melampirkan data anggaran dan detail RAB

Form yang telah

direkomendasi 1 -2 Form yang telah direkomendasi

4 Form realisasi yang telah lengkap kemudian dikirimkan ke _{Kasubag keuangan} Form yang telah _{direkomendasi} 1 - 2 Form yang telah _{direkomendasi} Kelengkapan : Kuitansi, Faktur _{pajak, data anggaran}

5 Kasubag keuangan memverifikasi bukti pembayaran dan _anggaran Form yang telah _{direkomendasi} 2 - 7 Rekomendasi _pembayaran

6 Kasubag Keuangan membuat pengajuan DKO untuk _{disampaikan ke Direktorat Keuangan} Rekomendasi _pembayaran 2 - 5 SPP DKO

7 Direktorat keuangan memproses DKO tersebut kemudian _{mentransfer dana ke Rekening Fakultas} SPP DKO 2 - 3 DKO

Jika tidak ada revisi dan tergantung jumlah SPP yang masuk ke Ditkeu, waktu pelaksanaan dapat tercapai

8 Bendahara memberikan DKO kepada Tim RKA Prodi DKO 2 - 3 DKO

1 2 3 4 5 7 8 6 9 Ya Tidak Ya Tidak

(60)

60 6. SOP Pengajuan Pembayaran Honor Asisten Praktikum dan Mata Kuliah

Keterangan :

 Pembayaran asisten akan dilakukan setiap akhir semester (triwulan 2 dan 4)

 Data asisten yang diberikan ke fakultas meliputi nama dan nomor rekening telah dicek terlebih dahulu untuk menghindari adanya proses retur

 Kebijakan penentuan honor asisten diserahkan kepada masing-masing prodi

Dosen Kaprodi Tim RKA Prodi Mahasiswa/Asi_sten _AkademikKasubag _KepegawaianDirektorat _KeuanganKasubag Direktorat _keuangan Kelengkapan Waktu _(hari) Keluaran

1 Dosen pengampu MK di prodi memberikan nama _{asisten ke Kaprodi} Daftar Nama _Asisten 3 - 5 Daftar Nama _Asisten

1. Nama asisten diserahkan paling lambat 1 bulan setelah waktu perkuliahan dimulai; 2.Dilengkapi Nama, NIM, fotokopi KTP, fotokopi buku tabungan, NPWP bila sudah memiliki

2 Kaprodi menyampaikan jumlah asisten kepada Tim _{RKA Prodi dan menyampaikan ke Kasubag Akademik} Daftar Nama _Asisten 3 - 5 Daftar Nama _Asisten 3 Tim RKA prodi menentukan besaran honor yang akan dibayarkan dan memasukkan dalam rencana

implementasi

Daftar Nama

Asisten 1 - 3 Alokasi Anggaran 4 Usulan nama asisten diserahkan ke Bagian Akademik untuk selanjutnya dibuatkan SK Dekan dan diserahkan

ke Kasubag Keuangan

Daftar Nama

Asisten 1 - 3 SK Dekan

5 Kasubag keuangan mengajukan SPP ke Direktorat _Kepegawaian SK _Pembayaran 2 - 3 SPP

6 Direktorat Kepegawaian memverifikasi kelengkapan _{berkas dan menyampaikan ke Direktorat keuangan} SPP 2 - 3 SPP yang _{direkomendasi}

7 Direktorat keuangan menerima usulan tersebut dan _memprosesnya SPP yang direkomendas

i 2 - 5 Honor

Tidak ada revisi dan tergantung jumlah SPP yang masuk ke Ditkeu

8 Honor akan langsung ditransfer ke rekening mahasiswa _ybs Honor 1 - 2 Honor

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan 1 2 3 4 5 6 7 9 8 Ya Tidak

(61)

61 7. SOP Pengajuan Dana UMK

Keterangan :

 User adalah dosen dan tenaga kependidikan

 Persyaratan yang harus dilengkapi untuk UMK Perjalanan Dinas yaitu undangan, surat tugas, surat ijin WRSO (bila ke Luar Negeri), dan RAB

 Persyaratan yang harus dilengkapi untuk UMK selain Perjalanan Dinas yaitu surat pengajuan dari Prodi dan RAB

User Tim RKA PRODI TU Prodi _KeuanganKasubag _KepegawaianDirektorat Direktorat _Keuangan Kelengkapan Waktu _(hari) Keluaran

1 User mengusulkan UMK kepada Tim RKA Prodi (Ka Prodi & _{Pengelola Keuangan Prodi)} Usulan 1 - 3 Form yang telah _diisi 2 Tim RKA Prodi menerima usulan UMK lalu memeriksa anggaran dan rencana implementasi serta memberikan info kepada Ketua

Prodi

Form yang telah

diisi 3 - 5 Form yang telah direkomendasi 3 Bila usulan UMK disetujui, TU prodi akan membuat surat/memo permohonan realisasi dengan melampirkan persyaratan yang

telah dilengkapi

Form yang telah

direkomendasi 1 - 3 Disposisi Sistem UMK hanya berlaku bila kegiatan belum terlaksana 4 Surat/memo permohonan realisasi kemudian dikirimkan ke Bagian _{Keuangan Fakultas} Disposisi 1 - 2 Memo/surat permohonan

realisasi 5

Selanjutnya, Kasubag keuangan mengajukan UMK ke Direktorat Kepegawaian untuk UMK Perjalanan Dinas dan ke Direktorat Keuangan untuk UMK kegiatan khusus seperti kuliah lapangan, darmawisata, dan lainnya

Memo/surat permohonan

realisasi 1 - 2 Pengajuan UMK 6 Pengajuan UMK Perjalanan Dinas yang telah disetujui oleh _{Direktorat Kepegawaian akan diproses ke Direktorat Keuangan} Pengajuan UMK 1 - 2 Disposisi UMK 7 Direktorat Keuangan akan mentransfer dana yang dibutuhkan ke _{Rekening Fakultas sesuai RAB yang diajukan} Disposisi UMK 2 - 4 UMK

8 Bila dana telah diterima, fakultas akan meneruskan kepada Tim _{RKA Prodi} UMK 1 - 2 UMK Dilakukan oleh Bendahara

9 Tim RKA Prodi meneruskan UMK kepada user UMK 1 - 2 UMK

10 User harus memberikan pertanggungjawaban keuangan paling lambat 14 hari setelah kegiatan dilakukan kepada Kasubag

Keuangan Kegiatan 1 - 10

Pertanggung Jawaban UMK

PertanggungJawaban UMK disertai dengan undangan, surat tugas, surat ijin WRSO (bila ke Luar Negeri), SPPD, bukti transportasi (tiket travel/KA/pesawat, boarding pass), bukti akomodasi (kuitansi hotel)

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan 1 2 4 5 3 6 7 8 9 10 11 Tidak Ya

(62)

62 8. SOP Pengajuan Dana Perjalanan Dinas Sistem Reimburse

Keterangan :

 User adalah dosen dan tenaga kependidikan

 Sistem Reimburse hanya berlaku bila kegiatan telah terlaksana dan persyaratan yang harus dilengkapi yaitu undangan, surat tugas, surat ijin WRSO (bila ke Luar Negeri), SPPD, bukti transportasi (tiket travel/KA/pesawat, boarding pass), bukti akomodasi (kuitansi hotel)

User Tim RKA PRODI TU Prodi _KeuanganKasubag _KepegawaianDirektorat Direktorat _Keuangan Bendahara Kelengkapan Waktu _(hari) Keluaran

1 User mengusulkan perjalanan dinas kepada Tim RKA Prodi _{(Ka Prodi & Pengelola Keuangan Prodi)} Usulan 1 - 3 Form yang telah _diisi 2 Tim RKA Prodi menerima usulan perjalanan dinas lalu memeriksa anggaran dan rencana implementasi serta

memberikan info kepada Ketua Prodi

Form yang telah

diisi 3 - 5 Form yang telah direkomendasi 3 Bila usulan perjalanan dinas disetujui, TU prodi akan membuat surat/memo permohonan realisasi dengan

melampirkan persyaratan yang telah dilengkapi

Form yang telah

direkomendasi 1 - 3 Disposisi 4 Surat/memo permohonan realisasi kemudian dikirimkan ke _{Bagian Keuangan Fakultas} Disposisi 1 - 2 Memo/surat permohonan

realisasi 5 Selanjutnya, Kasubag keuangan mengajukan SPP ke _{Direktorat Kepegawaian} Memo/surat permohonan

realisasi 2 - 5 Pengajuan SPP 6 Pengajuan yang telah disetujui oleh Direktorat _{Kepegawaian akan diproses ke Direktorat Keuangan} Pengajuan SPP 2 - 5 Disposisi SPP

7 Direktorat Keuangan akan mentransfer dana yang _{dibutuhkan ke Rekening Fakultas sesuai RAB yang diajukan} Disposisi SPP 2 - 5 Dana Perjalanan _Dinas Tergantung jumlah SPP yang masuk ke _Ditkeu 8 Bila dana telah diterima, fakultas akan meneruskan Dana _{Perjalanan Dinas kepada Tim RKA Prodi} Dana Perjalanan

Dinas 1 - 2

Dana Perjalanan Dinas 9 Tim RKA Prodi meneruskan Dana Perjalanan Dinas kepada _user Dana Perjalanan

Dinas 1 - 2

Dana Perjalanan Dinas

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan 1 2 4 5 3 6 7 8 9 10 Tidak Ya

(63)

63

9. SOP Pengajuan Pembayaran Honor Dosen LB

Ketua KK Tim RKA Prodi TU Prodi _keuanganKasubag _KepegawaianDirektorat Direktorat _keuangan Dosen LB Kelengkapan Waktu _(hari) Keluaran

1 Ketua KK mengadakan rapat untuk membahas usulan pengangkatan dosen LB di level prodi termasuk besaran honor dosen LB

Usulan dosen

LB 1 - 2 Usulan dosen LB yang disetujui

2 Tim RKA Prodi meneruskan usulan ke TU Prodi untuk _{membuat surat permohonan ke Fakultas} Usulan dosen LB yang

disetujui 1 - 3 Surat permohonan

3

TU Prodi mengajukan surat permohonan ke Kasubag keuangan sesuai dengan rencana implementasi dengan melampirkan form data anggaran dan data Dosen LB (norek & NPWP) Surat permohonan 1 - 2 Surat permohonan, SK Rektor, SK PPK, Daftar Nominatif

4 Setelah SK Rektor terbit, Kasubag keuangan memproses _{pengajuan honor dosen LB ke Direktorat Kepegawaian}

Surat permohonan, SK Rektor, SK PPK, Daftar Nominatif

1 - 3 Pengajuan SPP SK Rektor dibuat berdasarkan pengajuan dosen LB oleh Ketua KK ke Kasubag Kepegawaian

5 Direktorat Kepegawaian melanjutkan pengajuan ke _{Direktorat Keuangan} Pengajuan SPP 2 - 4 Disposisi SPP

6 Direktorat keuangan menerima pengajuan tersebut dan _memprosesnya Disposisi SPP 2 - 5 Honor Dosen LB Tidak ada revisi dan tergantung jumlah SPP yang masuk ke Ditkeu

7 Honor secara langsung diterima oleh dosen LB Honor Dosen LB 1 - 2 Honor Dosen LB

Perkiraan

Waktu 10 - 22 Hari

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan 1 4 5 2 6 3 7 8

(64)

64 SOP KEGIATAN KERJASAMA (KERMA) NON-ALIHAN

1. SOP Persiapan Pencairan Kerma Non-Alihan

2. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran kepada

Pihak Ketiga (< 10 juta)

3. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran kepada

(65)

65

1. SOP Persiapan Pencairan Kerma Non-Alihan

User _KeuanganKasubag WRURK _{Perencanaan Dit. Logistik}Dit. Kelengkapan Waktu _(hari) Keluaran

1 User mengajukan RAB dan Kontrak Kerma _{kepada Kasubag Keuangan} RAB dan kontrak _Kerma 1-2 hari RAB dan kontrak Kerma 2 Kasubag Keuangan memverifikasi RAB yang diajukan dan memasukkan data

kontrak ke SIPPM

RAB dan kontrak

Kerma 1-5 hari

RAB kerma yang telah disetujui dan kontrak kerma

3

Kasubag Keuangan mengirimkan data kontrak dan RAB yang telah disetujui kepada Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan, dan Pengembangan (WRURK)

RAB kerma yang telah disetujui dan kontrak kerma 1-2 hari

RAB kerma yang telah disetujui dan kontrak kerma

4 WRURK memberikan persetujuan RAB yang telah dibuat dan meneruskan kepada Direktorat Perencanaan

RAB kerma yang telah disetujui dan

kontrak kerma 1-5 hari Disposisi

5

Direktorat Perencanaan melakukan entry data usulan Pagu di SISPRAN 2 dan mengirimkan surat pemberitahuan kepada WDS dan didisposisi ke kasubag keuangan

Disposisi 1-3 hari Pagu di Sispran 2

6 Kasubag keuangan melakukan rencana _{implementasi ke SISPRAN 2} Pagu di Sispran 2 1-5 hari Rencana Implementasi

Proses rencana implementasi untuk belanja pegawai, barang, belanja modal, dan jasa dilakukan setelah mendapat konfirmasi / persetujuan dari user

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan 1 3 5 2 TIDAK Ya 6 4

(66)

66

1. SOP Persiapan Pencairan Kerma Non-Alihan (Lanjutan)

Keterangan :

 Jangka waktu pelaksanaan kegiatan Belanja Pegawai dari awal s/d pencairan dana kurang lebih 1 bulan

 angka waktu pencairan dana Belanja Pegawai dan Jasa Honor kurang lebih 2 minggu (ditransfer setiap awal bulan berikutnya)

 SOP diatas berlaku untuk KERMA alihan (Riset KK dan Inovasi ITB, Program Pengabdian kepada Masyarakat, Penelitian Unggulan Perguruan Tinggi, Program Magister menuju Doktor untuk sarjana Unggul, dan Penelitian Riset Insentif SINAS)

 SIPPM adalah Sistem informasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

User _KeuanganKasubag WRURK _{Perencanaan Dit. Logistik}Dit. Kelengkapan Waktu _(hari) Keluaran

7 Kasubag Keuangan melakukan approval rencana implementasi yang sudah disubmit ke dalam SIPPM

Rencana

Implementasi 1-5 hari

Rencana Implementasi yang sudah disetujui oleh FTTM

Proses Approval Rencana Implementasi dapat dilakukan sebanyak 2 kali dalam satu bulan dengan waktu pelaksanaan masing-masing selama 5 hari kerja

8 Direktorat Logistik melakukan pemilahan _{Jenis Belanja}

1-3 hari Rencana Implementasi yang sudah disetujui oleh Direktorat Logistik

Pemilahan Jenis Belanja berlaku untuk jenis belanja barang, Jasa dan barang modal

9 Setelah pemilahan selesai, Kasubag Keuangan men-submit formulir realisasi anggaran (FRA) Rencana Implementasi yang sudah disetujui oleh Direktorat Logistik 1-2 hari FRA

Perkiraan Waktu 10 - 33 _Hari

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan

8

9

10 7

(67)

67 2. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran kepada Pihak Ketiga (< 10 juta)

Keterangan :

 Kelengkapan pengajuan diterima oleh fakultas paling lambat di hari terakhir minggu ke-2 dan ke-4 setiap bulan

Penanggung

jawab kerma KeuanganKasubag Direktorat keuangan Pihak Ketiga Direktorat Keuangan Kelengkapan Waktu (hari) Keluaran 1 Penanggung jawab kerma memberikan data tagihan _{kepada Kasubag Keuangan} Tagihan 1 Memo/surat permohonan

realisasi

Kelengkapan dari Pihak ke-3 berupa Kuitansi, e-faktur, invoice, & surat jalan. 2 Kasubag keuangan memverifikasi bukti pembayaran _{dan anggaran} Memo/surat permohonan

realisasi 1 - 2

Rekomendasi SPP

Bila persyaratan telah lengkap, proses dapat diselesaikan sesuai waktu yang telah ditentukan 3 Kasubag Keuangan membuat SPP untuk disampaikan ke _{Direktorat Keuangan} Rekomendasi SPP 1 - 3 SPP yang telah _disetujui

4 Setelah semua persyaratan lengkap, Direktorat _{keuangan memproses SPP tersebut} SPP yang telah _disetujui 2 - 5 Surat Perintah Membayar (SPM)

Tergantung jumlah SPP yang masuk ke Ditkeu

5 Direktorat keuangan mentransfer dana ke Pihak Ketiga Surat Perintah _{Membayar (SPM)} 1 - 2 Dana Melalui Bank

perkiraan waktu 7 - 14 Hari

1 2 4 5 3 6 Ya Ya Tidak Tidak

(68)

68 3. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran kepada Pihak Ketiga (10 juta - ≤ 50 juta) - Unit

Keterangan :

 Kelengkapan pengajuan diterima oleh fakultas paling lambat di hari terakhir minggu ke-2 dan ke-4 setiap bulan

Kasubag SP _KeuanganKasubag WDS Direktorat _keuangan Pihak Ketiga Direktorat _Keuangan Kelengkapan Waktu _(hari) Keluaran

1

Kasubag SP memberikan data kontrak kepada Kasubag Keuangan (SOP Pelaksanaan Belanja Barang dan Jasa dibuat oleh TIM SP)

Dokumen kontrak atau tagihan 1

Memo/surat permohonan realisasi

2 Kasubag keuangan memverifikasi bukti _{pembayaran dan anggaran} Memo/surat _{permohonan realisasi} 1 - 2 Rekomendasi _SPP 3 Kasubag Keuangan membuat SPP yang _{kemudian diserahkan kepada WDS} Rekomendasi SPP 1 - 2 SPP yang telah _disetujui 4 WDS menandatangani SPP yang telah disetujui dan diserahkan kepada Direktorat

Keuangan

SPP yang telah

disetujui 1 - 2 SPP yang telah disetujui 5 Setelah semua persyaratan lengkap, Direktorat keuangan memproses SPP

tersebut

SPP yang telah

disetujui 2 - 5 Rekomendasi Tergantung jumlah SPP yang masuk ke Ditkeu

6 Direktorat keuangan mentransfer dana ke _{Pihak Ketiga} Rekomendasi 1 - 2 Dana Melalui Bank

Pelaksana

No. Kegiatan Mutu Baku Keterangan

5 6 3 7 1 2 4 Ya Ya Tidak Tidak Tidak

(69)

69 SOP KEGIATAN KERJASAMA (KERMA) ALIHAN

1. SOP Persiapan Pencairan Alihan

2. SOP Pencairan Honor KERMA Alihan

3. SOP Pencairan Dana Barang dan Jasa KERMA Alihan Kepada Pihak Ketiga

(<10jt)

4. SOP Pencairan Dana Barang dan Jasa KERMA Alihan Kepada Pihak Ketiga

(10 - <50jt)

(70)

70 1. SOP Persiapan Pencairan Kerma

Peneliti _KeuanganKasubag LPPM _PerencanaanDit. _KepegawaianDit. _KeuanganDit. Dit. Logistik Kelengkapan Waktu _(hari) Keluaran

1 Peneliti mengajukan RAB Penelitian _{kepada Kasubag Keuangan} RAB Penelitian 1-5 hari RAB Penelitian Waktu pelaksanaan terhitung sejak diterimanya surat pemberitahuan dari LPPM 2 Kasubag Keuangan memverifikasi RAB _{yang diajukan} RAB Penelitian 1-5 hari RAB Penelitian yang _{telah disetujui}

3 Kasubag Keuangan membuat kode file dan mengunggah file RAB peneliti di SIPPM untuk direview oleh LPPM

RAB Penelitian yang telah

disetujui 1-3 hari Kode File

Kasubag Keuangan melakukan Entry data prospek kontrak dan data Pagu RAB di SIPPM 4 LPPM melakukan review terhadap RAB _{yang telah diunggah} Kode File 1-5 hari RAB Definitif Apabila RAB tidak sesuai akan dikembalikan ke Peneliti melalui

Fakultas untuk di revisi 5 Bila telah disetujui, LPPM mengirim surat usulan Pagu anggaran ke Direktorat

Perencanaan RAB Definitif 1 hari Pagu Definitif

6 Direktorat Perencanaan melakukan entry _{data usulan Pagu di SISPRAN 2} Pagu Definitif 1-2 hari Pagu di Sispran 2

7

Direktorat Perencanaan mencantumkan Pagu anggaran di SISPRAN dan mengirimkan surat pemberitahuan kepada WDS dan didisposisi ke kasubag keuangan

Pagu di Sispran 2 1-5 hari Pagu SISPRAN

8 Kasubag Keuangan memberikan informasi kepada Peneliti untuk menyiapkan rencana

implementasi Pagu SISPRAN 1-2 hari RAB Rencana Implementasi

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan 1 5 8 3 6 7 4 TIDAK YA 2 _TIDAK Ya

(71)

71 1. SOP Persiapan Pencairan Kerma (Lanjutan)

Keterangan :

 Jangka waktu pencairan dana Belanja Pegawai dan Jasa Honor kurang lebih 2 minggu (ditransfer setiap awal bulan berikutnya)

 SOP diatas berlaku untuk KERMA alihan (Riset KK dan Inovasi ITB, Program Pengabdian kepada Masyarakat, Penelitian Unggulan Perguruan Tinggi, Program Magister menuju Doktor untuk sarjana Unggul, dan Penelitian Riset Insentif SINAS)

Peneliti _KeuanganKasubag LPPM _PerencanaanDit. _KepegawaianDit. _KeuanganDit. Dit. Logistik Kelengkapan Waktu _(hari) Keluaran

9 Peneliti melakukan rencana implementasi _{ke SISPRAN 2} RAB Rencana _Implementasi 1-5 hari Rencana Implementasi

Proses rencana implementasi oleh peneliti dapat dibantu oleh anggota / asisten dan/atau Kasubag Keuangan 10 Kasubag Keuangan melakukan approval rencana implementasi yang sudah

disubmit ke dalam sistem

Rencana

Implementasi 1-5 hari

Proses Approval Rencana Implementasi dapat dilakukan sebanyak 2 kali dalam satu bulan dengan waktu pelaksanaan masing-masing selama 5 hari kerja

11 Direktorat Logistik melakukan pemilahan _{jalur pengadaan}

1-3 hari Rencana Implementasi yang sudah disetujui oleh Direktorat Logistik

Pemilahan Jenis Belanja berlaku untuk jenis belanja barang, Jasa dan Brang Modal

12 Setelah pemilahan selesai, Kasubag Keuangan men-submit formulir realisasi anggaran (FRA) Rencana Implementasi yang sudah disetujui oleh Direktorat Logistik 1-2 hari FRA

Perkiraan Waktu 13 - 44 _Hari

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan 9 11 12 13 10

(72)

72 2. Pencairan Honor KERMA Alihan

Keterangan :

 Jangka waktu pencairan dana Belanja Pegawai dan Jasa Honor kurang lebih 2 minggu (ditransfer setiap awal bulan berikutnya)

Kasubag

Keuangan KepegawaianKasubag KepegawaianDit. KeuanganDit. Tim Kerma Kelengkapan Waktu Keluaran

1 Kasubag Kepegawaian membuat SK Tim dan mengirmkan SK tersebut kepada kasubag keuangan

Usulan Nama Anggota

Tim 1-5 hari

SK Tim yang ditandatangi oleh Dekan

2 Kasubag Keuangan mengajukan SPP belanja pegawai kepada Direktorat Kepegawaian

SK Tim yang ditandatangi oleh

Dekan 1-2 hari SPP Honor

3 Direktorat Kepegawaian melakukan _{proses verifikasi SPP belanja pegawai} SPP Honor 1-5 hari SPP Honor yang _{direkomendasi}

4 Bila disetujui, SPP belanja pegawai _{dikirimkan ke Direktorat Keuangan} SPP Honor yang _{direkomendasi} 1-5 hari SPM (Surat Perintah

Membayar) 5 Direktorat Keuangan mengeluarkan cek pembayaran dan mengirimkan ke

Direktorat Kepegawaian

SPM (Surat Perintah

Membayar) 1-5 hari Cek Pembayaran

6

Direktorat Kepegawaian melakukan proses pembayaran honor pegawai kepada masing-masing anggota secara langsung

Cek Pembayaran 1-5 hari Honor

1 4 5 6 2 3 TIDAK YA 7

(73)

73 3. SOP Pencairan Dana Barang dan Jasa KERMA Alihan Kepada Pihak Ketiga (<10jt)

Keterangan :

 Jangka waktu pengajuan dana penelitian kurang dari 10 juta pencairan dana kurang lebih 7 hari kerja

 SOP ini berlaku untuk pembayaran secara langsung kepada pihak ketiga dan reimburse kepada penelit

Peneliti _KeuanganKasubbag WDS Bendahara Pihak Ketiga Kelengkapan Waktu Keluaran 1

Peneliti membuat memo/surat permohonan realisasi yang telah lengkap dan mengirim ke Kasubag Keuangan

Kelengkapan dari Pihak ke-3 : Kuitansi, e-faktur,

invoice, & surat jalan. 1-5 hari

Memo/surat permohonan realisasi 2 Kasubbag Keuangan memverifikasi bukti pembayaran

dan anggaran

Memo/surat

permohonan realisasi 1-3 hari Rekomendasi Pembayaran

3

Bila telah disetujui, Kasubag Keuangan menyerahkan SPP kepada WDS untuk memberikan Persetujuan Pembayaran

Rekomendasi

Pembayaran 1-3 hari SPP

4

SPP yang telah disetujui diserahkan kembali kepada kasubag keuangan untuk diteruskan kepada bendahara agar dibuat cek

SPP 1-2 hari Cek _Pembayaran

5 Bendahara membayar dana kepada Pihak Ketiga atau tim

peneliti Cek Pembayaran 1-2 hari Dana

Keterangan

No. Kegiatan Pelaksana Mutu Baku

1 3 2 TIDAK YA 4 5 6

(74)

74 4. SOP Pencairan Dana Barang dan Jasa KERMA Alihan Kepada Pihak Ketiga (10 - <50jt)

Keterangan :

 Jangka waktu pengajuan dana penelitian >10 juta s/d 50 Juta pencairan dana kurang lebih antara 7 - 14 hari kerja

Kasubag SP _KeuanganKasubag WDS Bendahara _KetigaPihak Kelengkapan Waktu Keluaran

1 Kasubag SP memberikan dokumen kontrak atau tagihan kepada Kasubag Keuangan

Dokumen kontrak atau tagihan 1-2 hari Memo/surat permohonan realisasi

2 Kasubag keuangan memverifikasi _{dokumen dari Kasubag SP} Memo/surat permohonan

realisasi 1-3 hari

Rekomendasi Pembayaran 3

Bila telah disetujui, Kasubag Keuangan menyerahkan SPP kepada WDS untuk memberikan Persetujuan Pembayaran Rekomendasi Pembayaran 1-3 hari SPP yang telah ditandatanga ni oleh WDS 4

SPP yang telah disetujui diserahkan kembali kepada kasubag keuangan untuk diteruskan kepada bendahara

SPP yang telah ditandatangan i oleh WDS

1-3 hari Cek _Pembayaran

5 Bendahara mentransfer dana ke _{Pihak Ketiga} Cek _{Pembayaran 1-2 hari} Dana

Perkiraan

Waktu 6 - 14 Hari

Keterangan

No. Kegiatan Pelaksana Mutu Baku

1 2 TIDAK 4 5 6 3 YA

(75)

75 5. SOP Laporan Penggunaan Dana (LPD) Kerma Alihan

Keterangan :

 SIMLITABMAS adalah Sistem Informasi Penelitian dan Pengabidan kepada Masyrakat

Kasubag

Keuangan Tim Peneliti Dekan Kelengkapan Waktu (hari) Keluaran

1 Kasubag Keuangan melakukan _{rekapitulasi penggunaan dana kerma} Dokumen kontrak, tagihan dan bukti

transfer 1-5 hari

Rekapitulasi Penggunaan dana

Data rekapitulasi mencakup belanja pegawai, barang, jasa dan modal

2 Kasubag Keuangan mengisi form LPD Rekapitulasi _{Penggunaan dana} 1-5 hari Form LPD Form LPD mengikuti template _{yang disediakan oleh LPPM}

3 Kasubag keuangan memberikan form _{LPD ke tim peneliti} Form LPD 1-2 hari Form LPD Untuk penelitian Non DIKTI tidak perlu melakukan entry ke SIMLITABMAS

4 Peneliti melakukan entry data LPD ke SIMLITABMAS dan menyerahkan hasil

entry (print-out) kepada Dekan FTTM Form LPD 1-5 hari

Print out LPD (pdf) 5 Dekan FTTM menandatangani print-out LPD dan menyerahkan kembali kepada

peneliti Print out LPD (pdf) 1-2 hari

Print out LPD yang telah

ditandatangani oleh dekan 6 Peneliti mengunggah print out LPD yang telah ditandatangani oleh dekan

ke SIMLITABMAS

Print out LPD yang telah ditandatangani

oleh dekan 1-2 hari

Data berhasil di

unggah Hanya berlaku untuk penelitian DIKTI

Keterangan No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

1 4 5 6 2 3 DIKTI Non DIKTI 7

(76)

76 SOP BIDANG SARANA DAN PRASARANA

1. Alur Tahapan Peminjaman Altim Dan Albar

2. Surat permohonan dari prodi ke dekanat

3. Alur Tahapan Pelaksanaan RI (Barang Dan Modal)

4. Alur Tahapan Pelaksanaan Belanja Barang Dan Jasa Jalur Unit Kerja < 50

Juta

5. Alur Tahapan Pengajuan Item Barang Baru

6. alur tahapan pelaksanaan belanja jasa perawatan bangunan jalur

logistik (kontrak payung)

7. Alur Pelaksanaan Belanja Barang Habis , Jasa & Modal Penelitian

(Fakultas)

8. Alur Tahapan Pelaksanaan Ri (Rencana Implementasi)

9. Alur Tahapan Perbaikan Minor Dan Urgent Fasilitas Prodi (Dana Unit

(77)

77 1. Alur Tahapan Peminjaman Altim Dan Albar

(78)

78 2. Alur Tahapan Peminjaman Aula Gedung Energi (1 th-2th kedepan)

(79)

79 3. Alur Tahapan Pelaksanaan Ri (Barang Dan Modal)

(80)

80 4. Alur Tahapan Pelaksanaan Belanja Barang Dan Jasa Jalur Unit Kerja < 50 Juta

(81)

81 5. Alur Tahapan Pengajuan Item Barang Baru

(82)

82 6. Alur Tahapan Pelaksanaan Belanja Jasa Perawatan Bangunan Jalur Logistik (kontrak Payung)

(83)

83 7. Alur Pelaksanaan Belanja Barang Habis , Jasa & Modal Penelitian (Fakultas)

Keterangan :

 (*) Penentuan besaran pengadaan setiap peneliti (harus ≤ 50 juta per pengadaan)

 (*) Penentuan jenis pengadaan (< 1 juta ; diatas 1 juta dan dibawah 10 juta;diatas 10 juta dan dibawah 50 juta)

 (**) Pembuatan administrasi pengadaan (PO, Kontrak, Berita Acara Pembayaran (BAP), Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (BAPP), Berita acara Serah Terima, Pekerjaan (BASTP) dan administrasi penagihan,Quality Control Sertah terima barang

(84)

84 8. Alur Tahapan Pelaksanaan Ri (Rencana Implementasi)

(85)

85 9. Alur Tahapan Perbaikan Minor Dan Urgent Fasilitas Prodi (dana unit kerja)

(86)

86

SOP BIDANG

SISTEM INFORMASI

(87)

87 SOP BIDANG SISTEM INFORMASI

1. SOP Perbaikan komputer (Notebook/pc), Jaringan & Instalasi Software

(Helpdesk)

2. SOP Pembuatan Akun Internet (AI3) (Dosen, Tendik, Mahasiswa & Tamu)

3. SOP Permohonan penampilan Kegiatan/ berita pada Website Fakultas

(88)