Dinas Bina Marga Provinsi Lampung | 2014
S TANDARD
O PERATIONAL
P ROCEDURE
(SOP)
DRAFT BERKAS SERAH TERIMA AKHIR
PEKERJAAN (FHO)
1
DAFTAR SIMAK KEGIATAN
SERAH TERIMA AKHIR HASIL PEKERJAAN (FHO)
NO DAFTAR SURAT DAN AGENDA PERIHAL TANGGAL DAN NO. SURAT 1. Surat Permohonan Kontraktor kepada PPK
(Tembusan: PPTK)
Permohonan untuk Pengajuan FHO
2. Surat PPK kepada Panitia FHO (Tembusan: PPTK, Kontraktor)
Permohonan Pemeriksaan Hasil Pekerjaan dalam Rangka Serah Terima Akhir Pekerjaan (FHO)
3. Undangan Panitia FHO kepada Seluruh Anggota dan Unsur Kegiatan
(Tembusan: - )
Undangan Rapat Pertama dalam Rangka FHO
4. Notulen Rapat Pertama + Daftar Hadir
(Tertanda: Sekretaris Panitia FHO, dan Mengetahui:
Ketua Panitia FHO, PPK, Kontraktor) (Tembusan: - )
Pembagian Tugas Kelompok dan Penjelasan Prosedur Pemeriksaan Hasil Pekerjaan Secara Visual dan
Administrasi + Jadwal Kunjungan Lpgn
5. Kunjungan Akhir Lapangan Tim FHO dalam Rangka Pemeriksaan Akhir Hasil Pekerjaan
6.
Berita Acara Hasil Kunjungan Akhir Lapangan, terdiri dari:
Berita Acara Kelompok A + Lampiran Pemeriksaan (Catatan Cacat dan Rusak) (Tertanda: Ketua Kelompok A dan 4 Orang Anggotanya, dan Mengetahui: Ketua FHO) (Tembusan: - )
Pemeriksaan Secara Visual
Berita Acara Kelompok B + Lampiran
Pemeriksaan (Daftar Kelengkapan Administrasi) (Tertanda: Ketua Kelompok B dan 3 Orang Anggotanya, dan Mengetahui: Ketua FHO) (Tembusan: - )
Pemeriksaan Secara Administrasi
7. Surat Panitia FHO kepada Kontraktor + Lampiran Hasil Pemeriksaan Kelompok A dan B
(Tembusan: PPK dan PPTK)
Pemberitahuan Cacat/ Kerusakan, serta Grace Priode (7 hari)
8. Surat Pernyataan Panitia FHO
(Tertanda: Seluruh Panitia FHO, Mengetahui: PPK) (Tembusan: - )
Menyatakan Bertanggungjawab atas Kebenaran dan Kelengkapan Hasil Pemeriksaan Pekerjaan
9. Berita Acara Serah Terima Akhir Pekerjaan (FHO) (Tertanda: PPK dan Kontraktor Mengetahui: PA) (Tembusan: - )
10. Surat Permintaan Pengembalian Jaminan Pemeliharaan Kontraktor kepada PPK
Permohonan Pengembalian Jaminan Pemeliharaan
2
BAGAN ALIR SERAH TERIMA AKHIR PEKERJAAN (FHO)
Mulai
Permohonan Serah Terima
Pengembalian Jaminan Pemeliharaan
Perintah Pelaksanaan
Kunjungan Akhir
Bisa dilakukan Serah Terima
Akhir Pekerjaan ? Perbaikan Pekerjaan
YA
TIDAK
Laporan Hasil Penilaian
Penandatanganan Serah Terima Akhir
Laporan Proyek Selesai
Rekap Laporan Proyek Selesai
Permintaan Pengembalian Jaminan
Pemeliharaan
Selesai
3
DRAFT SERAH TERIMA AKHIR PEKERJAAN (FINAL HANDOVER/ FHO)
1. Tujuan
Memberikan panduan tentang tata cara pelaksanaan kegiatan Serah Terima Akhir Pekerjaan bagi para pihak yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan, untuk mendapatkan hasil pekerjaan yang sesuai dengan ketentuan dan dapat dipertanggungjawabkan secara teknis dan administrasi.
2. Ruang Lingkup
Ruang lingkup penerapan Petunjuk Pelaksanaan ini berlaku untuk Pelaksanaan Serah Terima Akhir Pekerjaan Fisik Jalan dan Jembatan di lingkungan Dinas Bina Marga Provinsi Lampung.
3. Definisi
a) Serah Terima Akhir Pekerjaan (Final Handover) adalah peristiwa penyerahan hasil akhir pekerjaan kontraktor secara menyeluruh sesuai kontrak dan amandemennya kepada pemilik/ direksi pekerjaan pada saat berakhirnya periode masa pemeliharaan pekerjaan yang ditandai dengan penandatanganan Berita Acara Serah Terima Akhir Pekerjaan.
b) Grace Period (waktu tenggang) adalah waktu yang diberikan kepada penyedia jasa untuk memperbaiki kerusakan dan cacat pada hasil pekerjaannya sampai batas waktu yang ditentukan.
4. Ketentuan Umum
a) Permintaan Serah Terima Akhir Pekerjaan (FHO) dapat diajukan oleh kontraktor setelah berakhirnya masa pemeliharaan pekerjaan. Kontraktor dapat mengajukan permintaan secara tertulis kepada PPK dengan menunjuk wakilnya untuk keperluan tersebut.
b) Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) mengevaluasi usulan dari kontraktor untuk Pemerikasaan Hasil Pekerjaan sebagai proses pendukung Serah Terima Akhir Pekerjaan c) PPK menerbitkan surat permintaan Pemeriksaan dan ditujukan kepada Panitia Serah
Terima Akhir Pekerjaan.
d) Panita Penerima Hasil Akhir Pekerjaan melakukan komunikasi dengan kontraktor mengenai kegiatan Pemeriksaan Akhir Pekerjaan.
e) Penilaian hasil pekerjaan yang dilakukan oleh Panitia FHO, harus dibahas dalam rapat panitia yang meliputi:
- Penilaian Visual - Penilaian Administrasi
f) Panitia Penerima Hasil Akhir Pekerjaan dipimpin oleh Ketua Panitia merangkum keseluruhan hasil Pemeriksaan dan membuat Berita Acara Hasil Pemeriksaan, jika bila berdasarkan hasil pemeriksaan, pekerjaan belum bisa diterima karena terdapat cacat mutu atau kurang, maka dibuat Berita Acara Pemeriksaan yang menyatakan kekurangan disertai dengan waktu penyelesaian yang dibutuhkan oleh kontraktor, dan bila berdasarkan hasil Pemeriksaan, pekerjaan bisa diterima karena tidak terdapat cacat mutu atau kurang, maka dibuat Berita Acara hasil Pemeriksaan Akhir Pekerjaan yang menyatakan kesesuaian terhadap persyaratan dan pekerjaan dianggap selesai.
g) Kontraktor memperbaiki Hasil Pemeliharaan yang dinilai kurang oleh Panitia Penerima Hasil Pekerjaan pada masa Grace Period, dan jika telah selesai
h) Mengirimkan laporan Hasil Perbaikan kepada Panitia.
i) Panitia Penerima Hasil Akhir Pekerjaan membuat laporan dengan melampirkan Berita Acara hasil Pemeriksaan pekerjaan untuk Serah Terima Akhir Pekerjaan.
j) Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) berdasarkan Laporan Hasil Pemeriksaan Panitia Penerima Hasil Akhir Pekerjaan membuat Berita Acara Serah Terima Akhir Pekerjaan, dan menandatangani Berita Acara bersama-sama dengan kontraktor.
k) Kontraktor mengajukan permintaan pengembalian Jaminan Pemeliharaan yang ditujukan kepada PPK.
l) Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) mengirimkan Jaminan Pemeliharaan kepada kontraktor.
m) Kemudian membuat Laporan Proyek Selesai dan mengirimkan kepada Kepala Dinas.
4
5. Contoh Format Surat-surat Serah Terima Akhir Pekerjaan (FHO)
Surat Permohonan Kontraktor kepada PPK
KOP PERUSAHAAN KONTRAKTOR
Bandar Lampung, ... 2014
Nomor :
Lampiran :
Kepada Yth.
Bapak Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Kegiatan………
Paket ...
di -
Bandar Lampung
Perihal : Permohonan Pengajuan Serah Terima Akhir Pekerjaan (FHO)
Dengan hormat,
Sehubungan dengan telah selesainya masa pemeliharaan pekerjaan konstruksi kegiatan ..., Paket ... sesuai dengan Kontrak Nomor ..., dengan ini kami mohon dapat dilaksanakan Serah Terima Akhir Pekerjaan (FHO), dan kami menugaskan sebagai Wakil Kontraktor untuk melaksanakan Serah Terima Akhir Pekerjaan tersebut adalah Saudara : 1. ... bertugas sebagai Pelaksana Lapangan,
2. ... bertugas sebagai Quality Control, 3. ... bertugas sebagai Quantity,
4. ... bertugas sebagai tenaga Administrasi
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan dan atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
(...) Direktur
Tembusan:
1. PPTK Kegiatan ...
2. Arsip.
Stampel dan Tanda tangan
5
Surat PPK kepada Panitia PHO
KOP DINAS BINA MARGA
Bandar Lampung, ... 2014
Kepada Yth.
Nomor : Lampiran :
Perihal : Permohonan Pemeriksaan Hasil Akhir Pekerjaan dalam Rangka Serah Terima Akhir Pekerjaan (FHO)
Ketua Panitia Penerima Hasil Akhir Pekerjaan Dinas Bina Marga Prov. Lampung
Kegiatan ...
Paket ……….
Berdasarkan dokumen:
1. Kontrak Awal Nomor : ………….. tanggal ………..
2. Kontrak Addendum Nomor : ………. tanggal ………….. *(bila ada)
2. Berita Acara Serah Terima Pertama Pekerjaan Nomor : ………. Tanggal ………….
3. Surat Permohonan Kontraktor Nomor : …………. tanggal ……….
dinyatakan bahwa masa pemeliharaan pekerjaan Paket ………. telah berakhir.
Sehubungan dengan hal tersebut, dengan ini dimohonkan kepada Panitia Penerima Hasil Akhir Pekerjaan Dinas Bina Marga Provinsi Lampung Paket ..., agar dapat melakukan Pemeriksaan dan Penelitian terhadap Hasil Pelaksanaan Pemeliharaan Pekerjaan dimaksud dalam rangka Penyerahan Akhir Pekerjaan (FHO).
Demikian dimohonkan untuk segera dilaksanakan, atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
Pejabat Pembuat Komitmen Kegiatan ...,
( ... )
NIP. ……….
Tembusan:
1. PPTK Paket ...
2. Kontraktor
6
Undangan Panitia PHO
KOP PANITIA PENERIMA HASIL AKHIR PEKERJAAN
Bandar Lampung, ... 2014
Nomor : Lampiran :
Perihal : Undangan Rapat Pertama dalam Rangka Serah Terima Akhir Pekerjaan
Kepada Yth.
1. Para Anggota Panitia Serah Terima Akhir Pekerjaan Paket ...
2. PPK Kegiatan ...
3. PPTK Paket ...
4. Kontraktor Pelaksana PT./ CV. ...
di -
Bandar Lampung
Menindaklanjuti surat Pejabat Pembuat Komitmen Kegiatan ... Dinas Bina Marga Provinsi Lampung Nomor : ... tanggal ... Perihal Permohonan Pemeriksaan Hasil Akhir Pekerjaan dalam Rangka Serah Terima Akhir Pekerjaan (FHO), bersama ini kami mengharap kedatangan Saudara-saudara pada rapat pertemuan pertama dalam Rangka Serah Terima Akhir Pekerjaan (FHO) yang akan diselenggarakan pada:
Hari/ Tanggal : ...
Waktu : ...
Tempat : ...
Acara : Rapat Pertama Panitia Penerima Hasil Akhir Pekerjaan Kegiatan ...
Paket ...
Demikian undangan ini disampaikan, atas kehadiran Saudara-saudara kami ucapkan terima kasih.
Panitia Penerima Hasil Akhir Pekerjaan Paket ………..
Ketua,
(...) NIP. ...
7
Notulen Rapat Pertama
KOP PANITIA PENERIMA HASIL AKHIR PEKERJAAN
NOTULEN RAPAT PERTAMA
DALAM RANGKA SERAH TERIMA AKHIR PEKERJAAN (FHO) KEGIATAN ...
PAKET ...
TAHUN ANGGARAN ….…
NOMOR KONTRAK : ...
Pada hari ini ..., tanggal ... bulan ... tahun ..., Panitia Penerima Hasil Akhir Pekerjaan bersama-sama dengan Pejabat Pembuat Komitmen dan Kontraktor PT./ CV. ..., seperti terdaftar dalam Daftar Hadir (terlampir) mengadakan Rapat Kunjungan Lapangan Pertama yang diselenggarakan pada tanggal ... bulan ...tahun ... bertempat di ...
Setelah diadakan pembahasan dalam rapat pada tanggal tersebut di atas, maka telah sepakat untuk mengambil keputusan sebagai berikut:
Pasal 1
Untuk melaksanakan kegiatan pemeriksaan dan penelitian, dibentuk kelompok-kelompok kerja, sebagai berikut:
KELOMPOK A : Untuk Pemeriksaan Secara Visual
(Tugasnya memeriksa pekerjaan struktur, perkerasan, pekerjaan minor dan bangunan pelengkap) 1. Ketua : ... (Ketua Panitia FHO)
2. Anggota : ... (Sekretaris Dinas Bina Marga) 3. Anggota : ... (Kepala UPTD Laboratorium) 4. Anggota : ... (Kasi Bidang ...) 5. Anggota :... (Kasi Bidang ...) KELOMPOK B : Untuk Pemeriksaan Kantor/ Administrasi dan Umum 1. Ketua : ... (Sekretaris FHO)
2. Anggota : ... (Kasubbag Perencanaan) 3. Anggota : ... (Sekretaris Kegiatan)
4. Anggota : ... (Penerima dan Penyimpan Barang)
Pasal 2
Rencana Kerja Pemeriksaan Serah Terima Akhir Pekerjaan ini ditetapkan sebagai berikut:
a. Kunjungan Lapangan
1. Rapat Pertama tanggal ... s.d. tanggal ...
2. Pemeriksaan Visual tanggal ... s.d. tanggal ...
3. Pemeriksaan Administrasi tanggal ... s.d. tanggal ...
4. Rapat Kedua tanggal ... s.d. tanggal ...
8 Pasal 3
Risalah Rapat, Daftar Hadir dan Lampiran-lampiran seperti tersebut di atas merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dengan Notulen Rapat ini.
Demikian Notulen Rapat ini dibuat dan ditandatangani pada hari tanggal tersebut di atas dan dibuat dalam rangkap .... (...), untuk dapat dipergunakan.
Panitia Penerima Hasil Akhir Pekerjaan Penyerahan Pertama Sekretaris,
(...) NIP. ……….
Mengetahui :
1. (...)
Ketua Panitia 1. ...
2. (...) PPK
2. ...
3. (...) Kontraktor
3. ...
9
Daftar Hadir Rapat Pertama
DAFTAR HADIR
Hari/ Tanggal : .../ ... s.d. .../ ...
Tempat : ...
Acara : Rapat Pertama dalam Rangka Serah Terima Akhir Pekerjaan (FHO) Paket Pekerjaan ...
NO. NAMA JABATAN TANDA TANGAN
A. PANITIA PENERIMA HASIL AKHIR PEKERJAAN
1. ………..
2. ………..
3. ………..
4. ………..
5. ………..
6. ………..
7. ………..
8. ………..
9. ………..
B. UNSUR KEGIATAN
1. ………..
2. ………..
3. ………..
C. KONTRAKTOR
1. ………..
2. ………..
3. ………..
