b. Meningkatkan kecepatan dalam memberikan pelayanan.
4. Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran a. Membangun citra perusahaan yang positif.
b. Menciptakan pola kepemimpinan yang efektif dan bertanggung jawab.
3.6.2.2 Products and Services
Pada level ini menjelaskan gambaran secara menyeluruh tentang fungsi dari beberapa bidang serta produk dan layanan yang dihasilkan oleh beberapa bidang dari PT XM Gravitasi Digital.
3.6.2.2.1 Business Plan
Rencana bisnis memiliki beberapa komponen yang mendukung untuk menghasilkan fungsi dan strategi bisnis,
teknologi dan juga finansial sesuai dengan tujuan PT XM Gravitasi Digital.
3.6.2.2.1.1 Business Overview
PT XM Gravitasi Digital merupakan perusahaan jasa yang bergerak di bidang digital advertising. Sebagai perusahaan digital advertising unggulan, PT XM Gravitasi Digital juga menawarkan jasa yang berkaitan dengan digital advertising seperti Digital Strategic Consulting, Social Media Strategy, Online Consumer Research dll.
Target pasar utama PT XM Gravitasi Digital adalah perusahaan menengah keatas, khususnya perusahaan yang sudah terkenal, yang biasanya ingin melakukan promosi atau meluncurkan produk baru.
3.6.2.2.1.2 Relation of Business Activities to Strategic Goals
1. Mengutamakan kualitas pelayanan kepada baru maupun lama agar perusahaan dapat bersaing dengan perusahaan kompetitor di bidang digital advertising.
2. PT XM Gravitasi Digital berusaha untuk memberikan customer service yang memuaskan, baik saat berlangsungnya proyek maupun setelah pengerjaan proyek.
3. PT XM Gravitasi Digital berusaha untuk memperluas nama, meskipun hanya memiliki satu cabang di Indonesia yaitu di Jakarta. Hal ini dilakukan terutama oleh social media.
3.6.2.2.1.3 Market Outlook & Competitive Strategy
PT XM Gravitasi Digital memiliki market outlook yang terdiri atas para client yang umumnya merupakan dari kalangan menengah ke atas. Para client
tersebut dapat melihat website PT XM Gravitasi Digital untuk melihat karya ciptaan yang telah dikerjakan terdahulu. PT XM Gravitasi Digital telah memiliki keunggulan pasar baik di Indonesia maupaun secara internasional, karena telah memiliki banyak cabang di berbagai negara. Oleh karena itu, PT XM Gravitasi Digital tidak perlu mencari client, bahkan sebaliknya para client tersebut yang menghubungi PT XM Gravitasi Digital terdahulu agar dapat menggunakan jasanya. Hal inilah yang menjadikan PT XM Gravitasi Digital sebagai perusahaan digital advertising unggulan terutama baik di Jakarta maupun se-Indonesia.
3.6.2.2.1.4 Strategic Map
Dibawah ini merupakan strategic map dari PT XM Gravitasi Digital:
3.6.2.2.2 Website
Gambar-gambar berikut adalah tampilan website dari PT XM Gravitasi Digital.
Gambar 3.6 Halaman Home
Dari tampilan website di atas dapat disimpulkan bahwa ada beberapa kekurangan:
1. Kombinasi warna yang kurang variatif, hanya terdapat warna abu-abu dan oranye.
2. Terdapat video yang sangat besar pada halaman home.
3.6.2.2.4 Use Case Diagram
Gambar 3.9 Use Case Diagram
3.6.2.2.5 Use Case Narrative
Use case narrative merupakan penjelasan dari use case diagram.
Account Executive:
1. Account Executive akan mendaftarkan client yang ingin menggunakan jasa PT XM Gravitasi Digital.
2. Dari informasi pendaftaran client akan dibuat Form Client Brief Meeting.
3. Dari hasil Client Brief Meeting akan dibuat Form Pitching/Offer.
4. Jika Pitching/Offer diterima makan akan dibuat Form Internal Brainstorm Meeting untuk membahas pengerjaan proyek. 5. Jika client menyetujui Proposal, Account Executive akan
membuat Form Presentation Meeting. Tim Proyek:
1. Proposal dibuat setelah rincian proyek ditentukan.
2. Saat client telah mengisi Form Feedback, maka anggota tim proyek akan memasukkan data dari Form Feedback ke dalam komputer.
3. Kontrak akan dibuat setelah semua detail telah di sepakati. 4. Untuk membahas soal langkah-langkah yang perlu di ambil,
Tim Proyek Membuat Form Go Kick Off.
5. Pengerjaan proyek dapat dimulai setelah Form Development Proyek dibuat.
Accounting:
1. Accounting akan membuat Form Budget and Quotation bila Tim Proyek telah membuat rincian proyek yang dibutuhkan.
2. Jika proyek telah sempurna, maka client akan diberi Tagihan Proyek.
3. Setelah client membayar akan dicetak Bukti Pembayaran Tagihan Proyek.
4. Di akhir tahun Accounting akan membuat Laporan Akhir Tahun.
3.6.2.3 Data and Information
Terdiri atas diagram Logical Data Model, Object State – Transition Diagram dan Activity/Entity Matrix.
3.6.2.3.1 Logical Data Model
Model Data Entity-Relationship (E-R) dibangun berdasarkan dari proses bisnis yang berjalan pada PT XM Gravitasi Digital. Pada gambar 3.9 dijelaskan bahwa kumpulan dari objek yang disebut entity dan hubungan antar objek-objek tersebut digunakan untuk mengetahui struktur logik dari sebuah database secara grafik. Logical data model juga berguna dalam menunjukkan gambaran tentang apa saja yang berinteraksi pada setiap use case sistem informasi serata bagaimana behavior masing-masing objek pada interkasi tersebut.
Gambar 3.10 Logical Data Model 3.6.2.3.2 Activity/Entity Matrix (CRUD)
Tabel 3.5 Activity/Entity Matrix
Subject Data Fungsi Bisnis C li en t A cc o u n t E x e cu ti v e T im P ro y ek A cc o u n ti n g Mendaftar Client R CU
Membuat Form Client Brief Meeting R CU R Membuat Form Pitching/Offer R CU R Membuat Form Internal
Brainstorming Meeting
CU R
Membuat Budget and Quotation R R CU
Membuat Form Presentation Meeting CU
Memasukkan data Form Feedback R C
Membuat Proposal R C
Membuat Kontrak R CU R
Membuat Form Go Kick Off CU
Membuat Form Development Proyek C
Membuat Tagihan Proyek R C
3.6.2.3.3 Object Transition Diagram
Gambar 3.11 Object State Transition Diagram
3.6.2.4 Systems and Application
Terdiri atas Data Flow Diagram context dan Level 1 pada PT XM Gravitasi Digital.
3.6.2.4.1 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram merupakan suatu bentuk atau model yang memungkinkan professional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional atau sebagai jaringan proses dan fungsi yang dihubungkan satu sama lain oleh suatu penghubung yang disebut alur data.
Gambar 3.13 Data Flow Diagram Level 1
3.6.2.5 Network and Infrastructure
Network and Infrastructure pada umumnya merupakan serangkaian dokumen seperti blueprint yang memberikan gambaran tentang bagaimana mengatur dan mengelola operasi teknologi informasi di perusahaan.
3.6.2.5.1 Network Connectivity Diagram
Jaringan internet di PT XM Gravitasi Digital berguna untuk keperluan informasi dan komunikasi dengan jaringan komputer, agar setiap pekerjaan dapat saling terhubung sehingga mempercepat penyelesaiannya. Pada gambar 3.13 menjelaskan
bahwa perusahaan menggunakan internet dari salah satu provider internet, lalu dengan menggunakan Switch untuk membagi jaringan kesemua komputer yang sudah terhubung dengan satu server.
Gambar 3.14 Network Connectivity Diagram
3.6.2.6 Security, Standard and Workforce 3.6.2.6.1 Security and Privacy Plan
Dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari, dibutuhkan keamanan terhadap lingkungan di dalam dan di luar perusahaan, terutama terhadap data perusahaan yang bersifat rahasia. Perusahaan harus memiliki standar keamanan yang baik agar perusahaan dapat terhindar dari segala macam ancaman.
Di bawah ini merupakan usaha keamanan yang dilakukan oleh PT XM Gravitasi Digital.
Tabel 3.6 Security and Privacy Plan
Keamanan Perusahaan • Terdapat pusat kendali listrik, yang hanya bisa diaktifkan oleh para petinggi perusahaan dan bagian security. Hal tersebut agar tidak ada
karyawan yang dapat menggunakannya tanpa sepengetahuan para petinggi atau security.
Keamaanan Data Perusahaan • Bila terjadi keadaan darurat di kantor, karyawan dapat memusnahkan dokumen yang bersifat penting atau rahasia dengan cepat dengan menggunakan alat shredder.
• Setiap karyawan memiliki login pribadi yang bersangkutan dengan posisinya, sehingga ia tidak dapat mengakses segala hal yang tidak berkepentingan baginya.
3.6.2.6.2 Technology Forecast
Berikut ini adalah teknologi, khususnya komputer yang digunakan sehari-hari, yang digunakan oleh PT XM Gravitasi Digital:
Tabel 3.7 Technology Forecast
Jenis Keterangan Jumlah
Hardware Desktop komputer Executives 5
- Prosesor Intel i3/i5 - Memory 1GB/2GB DDR - Hard disk 250GB
- Monitor LCD 18”-21”
Desktop computer staff 50
- Prosesor Intel i3 - Memory 1GB/2GB DDR - Hard disk 250GB - Monitor LCD 18”-19” Printer - Personal computer 8 SWITCH
Software Keterangan
Microsoft Windows 7 Semua Komputer
Microsoft office 2007 Semua Komputer
Adobe Master Collection CS5 Semua Komputer
3.6.2.6.3 Workforce Plan
PT XM Gravitasi Digital memiliki beberapa divisi dengan jumlah karyawan sekitar 150 orang dalam mencapai tujuan yang sama yaitu untuk memajukan perusahaan. PT XM Gravitasi Digital memiliki letak yang menarik yaitu dalam sebuah mall. Perusahaan ini memiliki kinerja karyawan yang baik, ruangan kerja yang nyaman serta desain kantor yang dibuat sedemikian modern yang membuat para pengunjung terkesan. Kantor PT XM Gravitasi Digital terdiri dari satu lantai yang memiliki ruang tunggu, dapur, ruang meeting dan ruang kerja.
Pada proses bisnis utama perusahaan, terdapat Pitching/Offer yang merupakan bagian yang penting. Dalam hal tersebut, client memberikan sebuah presentasi mengenai usulan yang dia inginkan untuk memasarkan brand image atau produk. Hal ini sangat berpengaruh terhadap keputusan PT XM Gravitasi Digital dalam mengambil proyek tersebut atau tidak. Biasanya perusahaan menentukan dari segi waktu, biaya dan kesulitan. Berdasarkan proses bisnis yang diawali dengan calon membuat perjanjian untuk bertemu membicarakan apa yang diinginkan oleh calon client. Setelah itu, Tim Proyek akan bertemu lagi dengan calon client yang biasa disebut dengan Client Brief Meeting yang artinya menunjukkan keahlian apa yang dimiliki perusahaan. Lalu Tim Proyek membicarakan Pitching/Offer. Melihat waktu dan budget yang dimiliki calon client. Apabila Tim Proyek setuju maka akan melakukan Internal Brainstorming Meeting dengan Tim Pendukung. Lalu Accounting akan membuat Budget and Quotation yang berisi seberapa banyak biaya dan lama waktu pengerjaan. Kemudian Tim Proyek akan membuat Proposal. Setelah semua
selesai, Tim Proyek akan melakukan Presentation Meeting dengan calon client dan calon client akan memberikan feedback. Apabila mereka setuju maka Tim Proyek akan membuat Kontrak yang berisi rancangan atau inovasi iklan apa yang akan dibuat selama satu tahun kedepan karena biasanya, jangka waktu sebuah kontrak berlangsung selama satu tahun.
Tim Proyek dan Tim Pendukung melakukan sebuah meeting yang disebut Go! Kick Off! Dan kedua tim tersebut akan memulai mengerjakan proyek. Setelah usai mengerjakan proyek, Tim Proyek akan bertemu dengan client untuk memberikan hasil proyek. Kemudian client melakukan pembayaran kepada Accounting dan akan dibuat Bukti Pembayaran.
Cara perusahaan menarik pelanggan yaitu perusahaan melakukan kerja sama dengan perusahaan-perusahaan besar dan juga mendatangi acara-acara seperti expo.