• Laporan Audit ILS yang memenuhi syarat hanya diperlukan untuk Fasilitas yang berlokasi di Negara Pemasok yng Diizinkan yang ditentukan sebagai “Diizinkan dengan Audit ILS.” Tidak diperlukan Laporan Audit ILS yang memenuhi syarat untuk Fasilitas yang berlokasi di Negara Pemasok yang Diizinkan yang ditentukan sebagai “Diizinkan tanpa Audit ILS.” Untuk semua kasus, Penerima Lisensi/ Vendor harus menyatakan masing-masing Fasilitas dengan mengajukan permohonan Izin Fasilitas dan Barang Dagangan (Facility and Merchandise Authorization atau “FAMA”). • Hanya satu Laporan Audit ILS yang memenuhi
syarat yang diperlukan untuk masing-masing Fasilitas. Apabila Disney telah menyimpan Laporan Audit ILS yang memenuhi syarat yang memenuhi Standar Kepatuhan Minimum, tidak diperlukan mengirim laporan lain. • Laporan Audit ILS yang memenuhi syarat
yang dikumpulkan untuk suatu Fasilitas akan memengaruhi status audit sebagaimana tercermin pada bagian “Tindakan Wajib” Laporan Status Penerima Lisensi/Vendor bulanan dari setiap Penerima Lisensi dan Vendor yang bekerja dengan Fasilitas tersebut.
1. Apakah saya diwajibkan mengajukan Laporan Audit ILS untuk setiap Fasilitas yang memproduksi produk bermerek Disney? Bagaimana dengan Fasilitas yang digunakan oleh lebih dari satu Penerima Lisensi atau Vendor?
• Audit ILS berarti pemeriksaan standar ketenagakerjaan dan/atau audit Fasilitas yang digunakan untuk menilai jika Fasilitas mematuhi MCS, Pedoman, dan Hukum yang berlaku. (Baca bagian Persyaratan untuk Audit ILS dan Laporan Audit ILS Yang Memenuhi Syarat pada Manual Program ILS untuk informasi detail tentang Audit ILS dan Laporan Audit ILS yang memenuhi syarat.)
2. Apa itu Laporan Audit ILS yang memenuhi syarat?
• Pengajuan Laporan tindak lanjut Audit ILS harus dilengkapi dengan Laporan Audit ILS yang sebelumnya yang dilakukan dalam siklus audit yang sama.
• Disney tidak akan menerima sertifikasi Fasilitas, segel kepatuhan, penilaian mandiri, laporan parsial, laporan awal (termasuk Laporan Pernyataan Penerimaan Rencana Tindakan Perbaikan Disney), atau peringkat yang menggantikan Laporan Audit ILS lengkap.
Disney akan menerima (a) Audit ILS yang dilakukan sesuai dengan standar sejumlah pemangku kepentingan atau program prakarsa industri yang diakui oleh Disney dan dilakukan oleh Organisasi Pengawasan Kepatuhan Sosial yang sah sebagaimana ditentukan oleh program terkait, (b) Audit ILS yang dilakukan sesuai dengan standar Audit ILS Disney dan dilakukan oleh Organisasi Pengawasan Kepatuhan Sosial yang disetujui oleh Disney, dan (c) Audit ILS yang dilakukan sesuai dengan standar dari merek ternama, penjual, Penerima Lisensi, atau program Vendor yang diakui oleh Disney dan dilakukan oleh salah satu Organisasi Pengawasan Kepatuhan Sosial yang memenuhi syarat yang diakui oleh Disney ataupun oleh fungsi audit internal atau khusus dari merek ternama, peritel, Penerima Lisensi, atau program Vendor jika disetujui oleh Disney.
3. Program audit mana yang diterima oleh Disney?
Hubungi firma audit terlebih dahulu untuk mendapatkan panduan waktu yang diperlukan untuk menjadwalkan Audit ILS. Setelah Laporan Audit ILS yang lengkap dan akurat telah diberikan kepada Disney, laporan akan diproses secepat mungkin. Penerima Lisensi/ Vendor harus mengantisipasi bahwa evaluasi dapat berlangsung hingga 28 hari atau lebih.
4. Berapa banyak waktu harus saya habiskan untuk menghubungi firma audit, menjadwalkan Audit ILS, mengajukan Laporan Audit ILS kepada Disney, dan menunggu evaluasi Laporan Audit ILS Disney?
• Fasilitas yang baru didirikan yang tidak memenuhi MCS tidak dapat memulai produksi. • Fasilitas yang telah ada yang tidak
mempertahankan MCS secara umum memiliki waktu 90 hari untuk menunjukkan perbaikan seluruh pelanggaran MCS. Kegagalan untuk melakukan tindakan perbaikan wajib akan mengakibatkan kehilangan izin produksi barang dagangan bermerek Disney di Fasilitas dan Penerima Lisensi/Vendor yang menggunakan Fasilitas akan diwajibkan segera menghentikan seluruh produk bermerek Disney di Fasilitas.
5. Apa konsekuensi bagi Fasilitas yang gagal memenuhi Standar Kepatuhan Minimum (Minimum Compliance Standard atau “MCS”) Disney?
• Secara umum, Disney berhak untuk mengaudit setiap Fasilitas, kapan pun dan di mana pun di dunia. Disney melaksanakan audit secara berkala untuk mengonfirmasi kondisi kerja dalam Fasilitas yang memproduksi produk bermerek Disney, bahkan ketika Laporan Audit ILS yang memenuhi syarat telah disimpan.
• Secara umum, Disney akan memberikan
pemberitahuan kepada Anda sebelum pelaksanaan Audit ILS oleh Disney. Setiap Fasilitas yang diaudit oleh Disney wajib memberikan akses penuh ke areanya, dokumen terkait, dan karyawan untuk wawancara pribadi.
6. Baru-baru ini, saya mengumpulkan Audit ILS dan Fasilitas ini menunjukkan kepatuhan terhadap MCS. Mengapa Disney menjadwalkan audit baru dengan Fasilitas yang sama ini?
Tidak. FAMA yang ditandatangani diberikan kepada Penerima Lisensi/Vendor dan bukannya Fasilitas. Masing-masing FAMA yang ditandatangani terkait secara khusus
7. Apakah FAMA yang telah ditandatangani dan disediakan oleh Fasilitas ini merupakan bukti memadai bahwa Fasilitas ini telah diizinkan memproduksi produk bermerek Disney?
FAMA yang ditandatangani diberikan kepada Penerima Lisensi/Vendor dan bukan Fasilitas. Masing-masing FAMA yang ditandatangani terkait secara khusus dengan Permohonan FAMA perlu dilengkapi oleh Penerima Lisensi/Vendor. Suatu Fasilitas (bahkan yang sedang digunakan oleh Penerima Lisensi/Vendor) tidak dapat digunakan kecuali jika Pengajuan Permohonan FAMA yang baru yang mencakup pengajuan penggunaan tertentu dan FAMA yang ditandatangani diterima sebelum produksi.
8. Mengapa saya tidak mendapat izin memulai produksi dengan Fasilitas yang sedang bekerja dengan Penerima Lisensi atau Vendor lain?
Fasilitas Yang Tidak Aktif akan tetap terdaftar sebagai “Fasilitas yang Kedaluwarsa” pada Laporan Status Penerima Lisensi/Vendor bulanan setidaknya 12 bulan setelah pengakhiran hubungan. Fasilitas yang tidak aktif disimpan pada laporan Anda sebagai referensi untuk memastikan bahwa Anda mengetahui sepenuhnya status mereka saat ini dengan Disney.
9. Mengapa Laporan Status Penerima Lisensi/Vendor bulanan saya masih memperlihatkan Fasilitas yang tidak lagi bekerja dengan saya?
Tidak. Tanggung jawab masing-masing Penerima Lisensi/Vendor adalah mengelola rantai pasokannya secara tepat untuk produk bermerek Disney. Hal ini meliputi tanggung jawab untuk mengidentifikasi Fasilitas yang patuh dan berupaya membantu memastikan kepatuhan berkelanjutan mereka dengan persyaratan Program ILS.
10. Dapatkah saya memperoleh daftar Fasilitas yang digunakan untuk memproduksi produk bermerek Disney oleh merek atau penjual lainnya?
11. Apa yang saya lakukan setelah saya diizinkan memproduksi produk bermerek Disney?
• Terus bekerja sama dengan Fasilitas untuk membantu memastikan kondisi kerja yang Pengajuan permohonan FAMA yang mencakup pengajuan penggunaan tertentu dan FAMA yang ditandatangani diterima sebelum produksi dimulai.
38
dikirimkan untuk memastikan bahwa Anda mengetahui sepenuhnya status Fasilitas saat ini dengan Disney, terlepas jika Anda sedang memproduksi dalam Fasilitas saat ini atau pernah memproduksinya di sana pada masa lalu.
Masing-masing FAMA yang ditandatangani terkait dengan perjanjian atau pesanan pembelian tertentu dengan unit bisnis Disney dan dengan produk tertentu yang telah diizinkan. Apabila saat ini Anda memiliki perjanjian atau pesanan pembelian dengan beberapa unit bisnis, Anda wajib mengajukan Permohonan FAMA terpisah untuk masing-masing unit bisnis. Contohnya, jika Anda saat ini menjalankan bisnis dengan Produk Konsumen serta Taman Hiburan Tematik dan Resor Disney, Anda wajib mengajukan Permohonan FAMA terpisah yang merujuk pada perjanjian atau pesanan pembelian serta produk tertentu yang diizinkan. Kemudian, Anda akan menerima FAMA yang ditandatangani secara terpisah, mengizinkan produksi produk yang dirujuk pada Permohonan FAMA terkait. Ingat, Fasilitas tidak dapat digunakan untuk memproduksi produk bermerek Disney kecuali FAMA yang ditandatangani merujuk pada perjanjian terkait atau pesanan pembelian dan produk yang diizinkan telah diterima sebelum produksi. Anda tidak dapat menggunakan FAMA yang ditandatangani terkait dengan Permohonan FAMA untuk mulai memproduksi produk yang dicakup oleh Permohonan FAMA lainnya (jika melakukan hal ini, produk tersebut akan dianggap tidak sah dan melanggar persyaratan Program ILS).
14. Saya menjalankan bisnis dengan beberapa unit bisnis Disney. Bagaimana hal ini memengaruhi proses FAMA?
• Disney menyatakan bahwa sekalipun Fasilitas memenuhi MCS, kondisi kerja di Fasilitas tersebut mungkin tidak sepenuhnya sesuai dengan Pedoman. Oleh karena itu, Anda sebagai Penerima Lisensi/Vendor bertanggung jawab untuk bekerja sama dengan Fasilitas guna mendorong peningkatan berkelanjutan seluruh kondisi kerja di setiap Fasilitas yang memproduksi produk bermerek Disney.
• Beritahukan Disney mengenai segala perubahan pada daftar Fasilitas Anda.
• Verifikasi adalah proses ketika Disney berupaya menentukan informasi Fasilitas yang paling akurat. Disney menghubungi Fasilitas yang tercantum pada Permohonan FAMA untuk mengonfirmasikan keakuratan informasi seputar Fasilitas ini meliputi, alamat, nomor telepon, dan nama bisnis yang sah.
• Pastikanlah bahwa kontak/manajemen Fasilitas Anda memahami bahwa mereka akan dihubungi dan mereka harus menjawab pertanyaan verifikasi Disney agar Anda dapat memproduksi produk bermerek Disney. • FAMA yang ditandatangani tidak dapat
diterbitkan hingga Fasilitas tersebut telah diverifikasi dan Laporan Audit ILS-nya (jika diwajibkan) telah dievaluasi oleh Disney.
12. Apa itu verifikasi dan mengapa Fasilitas saya masih tertunda?
Apabila Fasilitas kehilangan haknya untuk memproduksi produk bermerek Disney, setiap Penerima Lisensi/Vendor aktif yang pernah menggunakan Fasilitas tersebut guna memproduksi produk bermerek Disney (terlepas dari jika Fasilitas tersebut saat ini sedang memproduksi produk bermerek Disney) akan menerima Surat Pencabutan Izin Produksi Fasilitas Surat Izin. Surat ini
13. Siapa yang menerima pemberitahuan bahwa suatu Fasilitas tidak lagi berhak memproduksi produk bermerek Disney?