Bab 4 Siklus Hidup Pengembangan Multimedia
C. Tahap Pertama Siklus Hidup Pengembangan Multimedia: Definisi
Manajemen Proyek Multimedia Kreatif
pengubahsuaian sistem, seperti yang dapat dilihat dalam Gambar 4.1.
Gambar 4.2 Model Siklus Hidup Menyeluruh (SHM): Pengembangan Software Multimedia dalam Pendidikan
Manajemen Proyek Multimedia Kreatif
perusahaan agar dipilih dibandingkan dengan pesaing. Hal ini menjadi dasar bahwa meskipun pada tahap ini sering tidak mendapatkan bayaran, namun penting bagi manajer proyek untuk menjalankan proses keseluruhan. Jika hanya memiliki persiapan yang minim, maka kemungkinan akan kalah bersaing dengan perusahaan lain.
Sebaliknya jika terlalu lama dalam mempersiapkan diri, maka perusahaan akan banyak menghabiskan sumber daya pada pekerjaan yang belum tentu kepastiannya.
Membuat rincian proposal dengan pertimbangan ekonomi relatif cukup sulit, namun dapat dibuat lebih mudah dengan menggunakan template. Kebanyakan perusahaan pengembang akan membuat berbagai bentuk jadi proposal sehingga dapat menghemat waktu dalam tahapan ini.
Tugas, Hasil dan Parameter
Tugas Mengadakan penilaian kebutuhan (needs assessment) dan (Task): mempersiapkan penilaian audien (audience assessment)
Spesifikasi isi dan tujuan
Memilih media yang tepat dan sistem pengantaran (delivery system)
Rencana pengembangan proyek dan strategi evaluasi
Hasil Mempersiapkan proyek sesuai keinginan klien dan Proposal (Deliverables): Proyek terkait
Parameter Pertemuan awal dengan klien
(Milestones): Ketentuan Proposal Proyek kepada klien
Berharap pengesahan pembayaran produksi agar dapat memulai perencanaan atau pengembangan
1. Mengadakan penilaian kebutuhan klien (client needs assessment) dan mempersiapkan penilaian audiens (audience assessment)
Sebagai bagian dari Proposal Proyek, maka penilaian kebutuhan (needs assessment) adalah tahapan dimana perusahaan pengembang mengidentifikasi apa saja yang menjadi kebutuhan klien. Informasi ini umumnya diperoleh melalui rapat dengan klien, dan bisa pula melalui tender dalam memperebutkan suatu kontrak.
Manajemen Proyek Multimedia Kreatif
Penilaian kebutuhan (needs assessment) dapat berupa ekstensif yang terdiri dari dua bagian yaitu identifikasi kebutuhan dan tujuan klien. Kedua hal tersebut dapat serupa atau bahkan sangat berbeda satu sama lain.
Tabel 4.1 Tujuan dan Kebutuhan Klien
Tujuan Klien Identifikasi Kebutuhan Klien Membuat website e-commerce yang
sangat dinamis
Harus sejalan dengan sistem admin Linux yang ada saat ini
Website Flash baru Website Flash baru
Terkadang klien memiliki ide awal mengenai apa yang akan mereka hasilkan. Hal seperti ini mungkin bisa atau tidak merupakan solusi terbaik dalam memenuhi harapan klien. Disinilah peran pengalaman tim pengembang proyek dalam mendengarkan apa keinginan klien yang akan dicapai, hambatan apa saja yang dihadapi, dan kemudian merumuskan tindak lanjut langkah selanjutnya.
Situasi menjadi sulit apabila harapan klien tidak dapat diterjemahkan dengan baik oleh solusi yang ditawarkan perusahaan. Sementara jika perusahaan memberikan apa yang diminta oleh klien, namun ternyata kebanyakan bukan merupakan solusi yang terbaik. Dimana pada akhirnya jika hasilnya sudah digunakan dan tidak dapat mengatasi permasalahan yang ada, klien akan merasa kecewa dan tidak akan menggunakan jasa perusahaan lagi di masa mendatang. Bahkan seringkali terjadi klien sudah memaksa perusahaan untuk membuat proyek sesuai keinginan mereka, namun jika terjadi kegagalan sistem, kesalahan tetap dibebankan pada perusahaan.
Beberapa contoh dimana tujuan tidak tercapai karena anggaran (budget) atau hambatan klien lainnya – pada kasus seperti ini permasalahannya adalah pada pengajuan solusi terbaik dari hambatan yang ada. Terkadang sulit sekali memberikan hasil sesuai dengan harapan klien dengan sumber daya atau batasan yang dimiliki klien. Inilah yang menjadi fungsi tahapan definisi yang lain yaitu memutuskan apakah layak atau tidak bagi perusahaan untuk melaksanakan proyek tersebut.
Penilaian audiens (audience assessment) atau sering juga disebut dengan analisis kebutuhan pengguna (user needs analysis) terfokus pada pengguna akhir (end user) sistem atau produk. Tahapan ini seringkali merupakan proses yang lama dan
Manajemen Proyek Multimedia Kreatif
melelahkan dengan mewancarai dan menguji sekelompok orang selama proses pengembangan. Untuk menghubungi pengguna sistem selama pada tahapan Definisi (yang notabene belum mendapat bayaran) dirasa kurang layak, sehingga lebih berguna jika mengembangkan rencana penilaian audiens/user. Kemudian diterapkan pada tahap Perencanaan (Plan), Penerapan (Implement), Pembuatan (Construct) dan Evaluasi (Evaluate) proyek tersebut (Carney, 2005). Rencana penilaian audiens (audience assessment plan) mengidentifikasi user potensial dan mereka dapat memberi saran strategi dalam umpan balik yang diberikan. Hal ini dapat diperoleh melalui wawancara resmi, prototipe dan uji penggunaan maupun uji evaluasi pasca produksi.
2. Spesifikasi isi dan tujuan
Disini pengembang membuat spesifikasi apa saja yang ingin dicapai klien (tujuan) dan juga spesifikasi isi dan fungsionalitas proyek. Tentu saja masih bersifat mendasar dan belum sempurna dan akan tergantung pada analisis kebutuhan user user apa saja yang diperlukan atau dikurangi dalam proyek tersebut.
3. Memilih media yang tepat dan sistem pengantaran
Klien merasa perlu mengetahui bagaimana perusahaan akan menangani suatu proyek. Misalnya suatu usaha memerlukan website baru dan meminta dua perusahaan berbeda untuk memberikan Proposal Proyek pada saat yang bersamaan. Perusahaan pertama mungkin berencana menggunakan HTML statis sementara perusahaan kedua menyarankan menggunakan situs Flash yang sangat dinamis dengan content management system. Klien mungkin akan kesulitan dalam memahami dengan jelas apa perbedaan yang ada pada masing-masing perusahaan kecuali ada penekanan tertentu apa yang sedang direncanakan terhadap proyek tersebut.
Klien ingin mengetahui bagaimana perusahaan melaksanakan proyek nantinya, dan teknologi apa yang akan digunakan. Pertimbangan penting lainnya dalam tahap ini adalah identifikasi segala sistem terikat atau bebas yang diperlukan (seperti sistem laporan dan tagihan, intranet, database dan lain sebagainya).
Format hasil akhir sistem juga perlu dipertimbangkan. Biasanya pada kotak pembungkus CD-ROM dan website, klien akan memberikan saran kebutuhan minimum sistem yang diperlukan agar dapat digunakan oleh user. Hal ini terkait dengan penilaian user/audiens, dimana perusahaan perlu membuat perkiraan jenis sistem komputer seperti apa yang akan sering digunakan oleh user karena akan
Manajemen Proyek Multimedia Kreatif
sangat berpengaruh terhadap pengembangan proyek. Misalnya jika user lebih banyak menggunakan akses dial-up, maka streaming video full screen akan menjadi sangat tidak efektif.
4. Rencana pengembangan proyek dan strategi evaluasi
Pada tahap ini strategi pengembangan proyek umumnya bersifat sementara sampai perusahaan mendapatkan ide yang pasti mengenai pendekatan proyek yang diinginkan klien, dan berapa lama waktu dan uang yang diperlukan dalam menangani proyek, maka akan sulit dalam menentukan timeline, tugas dan tanggung jawab yang jelas. Biasanya pada tahap ini dihasilkan timeline kasar, dengan sembarang parameter dan hasil yang akan dikembangkan lagi pada tahan Perencanaan (Plan).
Strategi evaluasi umumnya melibatkan user dan pengujian produk. Pengujian user merupakan bagian dari rencana penilaian user/audiens, yang nantinya akan dicantumkan dalam dokumen evaluasi. Strategi evaluasi sebaiknya mengikutsertakan pengujian beta dan alpha, eksternal dan pengujian user yang relevan dan pengujian pasca rilis (post-release).
5. Mempersiapkan proyek sesuai keinginan klien dan dokumentasi terkait
Proposal Proyek yang diserahkan kepada klien mungkin tidak dapat mencerminkan biaya sesungguhnya. Pada proyek kecil biasanya perusahaan pengembang tidak mencantumkan biaya keseluruhan yang sesungguhnya karena belum tentu akan mendapatkan proyek tersebut. Hal ini disebabkan cukup beresiko untuk menentukan harga hanya berdasarkan asumsi.
Proposal Proyek yang baik berisi beberapa bagian seperti berikut:
a. Gambaran Perusahaan Pengembang 1) Sejarah perusahaan pengembang 2) Pengalaman / keahlian perusahaan b. Gambaran Proyek
1) Tujuan dan sasaran proyek 2) Penilaian kebutuhan klien 3) Usulan isi dan fungsionalitas 4) Strategi pengembangan proyek
a) Timeline sementara
b) Identifikasi event milestone c) Usulan jadwal pelaporan
Manajemen Proyek Multimedia Kreatif
d) Usulan jadwal pertemuan / rapat
5) Usulan lingkungan pembuatan dan platform hasil 6) Rencana penilaian audiens
7) Strategi evaluasi
c. Persoalan Hukum dan Kontrak Kerja 1) Usulan kontrak proyek
2) Skema tahapan berikutnya (plan) mengenai rincian biaya 3) Usulan perawatan dan perjanjian dukungan
4) Alamat klien dan pemasok
5) Formulir tertentu jika akan dilanjutkan ke tahapan proyek selanjutnya, termasuk indikasi jelas segala biaya yang klien untuk dibayar dalam pengembangan rencana implementasi proyek.