Selama tahun 2020, XL Axiata telah melaksanakan beberapa peningkatan implementasi GCG sebagai berikut:
Dalam rangka mematuhi Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (POJK) No. 21/POJK.04/2015 tentang Pedoman Penerapan Tata Kelola Perusahaan Terbuka dan Surat Edaran Otoritas Jasa Keuangan No. No.32/SEOJK.04/2015 tentang Pedoman Tata Kelola Perseroan Terbuka terkait penilaian dan indikator Asean Corporate Governance Scorecard (ACGS), XL Axiata telah melaksanakan Penilaian Sendiri Direksi dan Dewan Komisaris hasil penilaian
akan menjadi penilaian kinerja Direksi dan Dewan Komisaris yang membuktikan akuntabilitas dalam penerapan tugas dan tanggungjawab Direksi dan Dewan Komisaris tersebut.
Pergantian piranti digital manajemen rapat, yang sebelumnya adalah BoardPac beralih ke piranti Diligent Board. Hal ini dilakukan sejalan dengan hasil evaluasi dan rekomendasi terhadap penggunaan aplikasi atau media platform piranti digital rapat sebelumnya, dengan bertujuan untuk meningkatkan kualitas Rapat Direksi dan Dewan Komisaris XL Axiata terhadap fitur, stabilitas akses serta keamanan piranti.
Untuk memberikan dukungan penuh kepada institusi pasar modal dan pemerintah atas setiap gagasan, sejak tahun 2019, XL Axiata telah menyajikan Laporan Tahunan Terintegrasi, dan ditahun 2020 XL Axiata kembali menyajikan Laporan Tahunan Terintegrasi. Dengan
menggunakan kerangka yang mendekati Laporan Terintegrasi, XL Axiata menyediakan laporan yang tersaji dengan lebih ringkas atas bisnis dan strategi kami serta menciptakan nilai bagi para pemangku kepentingan.
Pada bulan Juni 2020, orientasi dilaksanakan kepada anggota Dewan Komisaris dan Direksi baru, yaitu Dato’ Mohd Izzaddin Idris, Dr. Hans Wijayasuria dan David Arcelus Oses. Selanjutnya pada bulan November 2020, orientasi dilaksanakan kepada anggota Direksi baru yaitu Budi Pramantika dan I Gede Darmayusa. Dalam orientasi ini,
diberikan informasi seputar strategi, bisnis, operasional, tugas dan peran Direksi dan Dewan Komisaris berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku, peraturan-peraturan terkait pasar modal dan aspek tata kelola Perusahaan XL Axiata.
Untuk pertama kalinya dan merupakan perusahaan terbuka pertama di Indonesia, XL Axiata
melaksanakan Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan di bulan Mei 2020 dan Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa di bulan Oktober,
(e-RUPS), dengan menggunakan sistem e-RUPS yang dimiliki oleh perusahaan sendiri, dan mengacu kepada POJK No. 15/POJK.04/2020 tentang Rencana dan Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka, dan POJK No. 16/POJK.04/2020 tentang Pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka Secara Elektronik.
Pada tahun 2020, XL Axiata berhasil
mempertahankan pemenuhan kualifikasi atas sertifikasi ISO 27001:2013 terkait perlindungan data pelanggan dari British Standard Institution (BSI). Proses pembaharuan audit ISO 27001:2013 dimulai sejak awal tahun 2020, dan pelaksanaan audit selesai di kurtal IV tahun 2020. Melalui sertifikasi ini, standar budaya kerja XL Axiata bertransformasi sesuai dengan standar kelas dunia.
Pada tahun 2020 bertepatan awal masa Pandemi Covid-19, XL Axiata mulai menerapkan tandatangan elektronik atau tandatangan digital untuk dokumen dan korespondensi external, diantaranya surat eksternal, surat kuasa, dokumen perjanjian dan dokumen lainnya. Tandatangan digital tersebut disediakan oleh penyedia tandatangan elektronik yang telah memperoleh sertfikasi dan terdaftar di Kementerian Komunikasi dan Informatika, sehingga tandatangan tersebut mempunyai kekuatan hukum yang sama dengan tandatangan basah.
Pengungkapan Kebijakan dan Prosedur
Operasional Perusahaan yang baru dibentuk tahun 2020:
Ini merupakan pembaharuan terhadap peraturan baru sehubungan dengan Rapat Umum Pemegang Saham yaitu POJK No. 15/POJK.04/2020 tentang Rencana dan Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka, dan POJK No. 16/ POJK.04/2020 tentang Pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka Secara Elektronik.
Ini merupakan pembaharuan dari Pedoman GCG yang telah diterbitkan XL Axiata pada tahun 2016. Pembaharuan terhadap ketentuan Anggaran Dasar terbaru dan ketentuan-ketentuan perundangan yang terbaru.
Selaras dengan transformasi Digitalisasi, XL Axiata telah menerapkan penggunaan tandatangan digital baik untuk keperluan internal maupun eksternal. Kebijakan ini memberikan panduan yang jelas mengenai penggunaan e-Signture untuk penggunaan external dan internal.
Sejalan dengan telah diterbitkannya POJK No. 15/POJK.04/2020 tentang Rencana dan Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka, dan POJK No. 16/ POJK.04/2020 tentang Pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka Secara Elektronik, maka kebijakan ini diperlukan untuk pelaksanaan elektronik Rapat Umum Pemegang Saham pada XL Axiata.
Selaras dengan nilai uncompromising integrity, salah satu dari nilai-nilai inti ITS XL, XL Axiata telah mengeluarkan Kebijakan Anti Penyuapan dan Anti Korupsi. Kebijakan ini merupakan bentuk komitmen untuk menjalankan bisnis dengan integritas tinggi.
Tujuan kebijakan ini ditetapkan
1. Memastikan kepatuhan terhadap Kebijakan XL Axiata serta semua peraturan dan undang-undang yang berlaku
2. Memberikan informasi dan pedoman bagi semua Pemangku Kepentingan tentang cara menilai situasi atau keadaan yang dapat atau dapat dianggap tidak tepat, tidak etis atau terkait dengan penyuapan dan korupsi. 3. Menciptakan kesadaran dan mengedukasi
semua Pemangku Kepentingan tentang nilai-nilai inti XL Axiata, dan perilaku yang diharapkan.
Kebijakan ini berlaku bagi seluruh pemangku kepentingan dan tidak terbatas pada Komisaris, Direksi, karyawan, distributor, agen, vendor, konsultan dan pihak ketiga lainnya
Kebijakan ini adalah bagian dari Kebijakan Anti Penyuapan dan Anti Korupsi yang ditetapkan oleh XL Axiata untuk memberikan informasi, pedoman, dan panduan penerapan prinsip kepada semua Pemangku Kepentingan tentang cara menilai ketentuan penerimaan/pemberian Hadiah, donasi dan sponsor atau secara kolektif disebut GDS (Gift, Donation and Sponsorship) yang dapat atau mungkin dianggap tidak pantas, tidak etis, atau terkait dengan suap dan korupsi.
Pengungkapan Kebijakan dan Prosedur
Operasional Perusahaan yang dibentuk sebelum tahun 2020
1. Kebijakan Pencegahan Transaksi Orang Dalam Berupa Larangan Jual Beli Saham Pada Periode Tertentu (Blackout Policy) 2. Kebijakan Komunikasi Terintegrasi 3. Kebijakan dan Kode Etik Pengadaan 4. Kebijakan Pencegahan Transaksi Benturan
Kepentingan
5. Kebijakan Perlindungan Konsumen 6. Kebijakan Entitas Anak
7. Kebijakan Kepemilikan Saham Oleh Dewan Komisaris dan Direksi
8. Kebijakan Nominasi 9. Kebijakan Remunerasi
10. Kebijakan Rangkap Jabatan Dewan Komisaris dan Direksi
11. Kebijakan Suksesi Direktur
12. Kebijakan Record Management System 13. Kebijakan Pemberian Kuasa & Pelimpahan
Kewenangan Oleh Direksi 14. Kebijakan Laporan Keuangan 15. Kebijakan Keprotokoleran
16. Kebijakan Hak atas Kekayaan Intelektual Perseroan