18. Hasil kerja divisi mekanik berupa box plat akan diserahkan ke divisi elektrik untuk dilakukan perakitan komponen ke dalam box tersebut
4.8.2. Problem-Domain Analysis 1.Gambaran S istem Usulan
4.8.3.1.3. S pesifikasi Use-Case
Spesifikasi use-case menjelaskan aktivitas yang terjadi di setiap use-case dan objek-objek yang terlibat di dalamnya. Fungsi-fungsi yang ada di setiap use-case akan dijabarkan lebih lanjut di dalam function list.
1. Login
- Use-case : Staf gudang dan staf procurement harus melakukan login untuk dapat masuk ke dalam sistem. Identitas karyawan dan password yang dimasukkan, harus dicek validasinya untuk menentukan apakah user tersebut memiliki akses terhadap sistem. Apabila nomor identitas dan password yang dimasukkan tidak cocok, akses terhadap sistem tidak dapat dilakukan.
- Objek : Karyawan 2. M engubah data bahan baku
- Use-case : Staf gudang dapat mengubah data bahan baku yang tersimpan di database. Perubahan ini meliputi penambahan apabila ada item bahan baku yang baru, memperbarui informasi detil bahan baku yang sudah ada,
dan menghapus data bahan baku yang sudah tidak dipakai / tidak berlaku lagi.
- Objek : Staf Warehouse, Bahan Baku 3. M engubah data supplier
- Use-case : Staf Procurement dapat mengubah data Supplier yang tersimpan di database. Perubahan ini meliputi penambahan apabila ada Supplier baru, memperbarui informasi detil Supplier yang sudah ada, atau menghapus data Supplier yang sudah tidak terpakai / tidak berlaku lagi.
- Objek : Staf Procurement, Supplier 4. M enghitung kebutuhan bahan baku
- Use-case : Perhitungan kebutuhan bahan baku dilakukan oleh staf gudang melalui peramalan permintaan bahan baku untuk beberapa periode ke depan. Hasilnya dipakai untuk membuat perencanaan pemenuhan kebutuhan bahan bakunya, yaitu pada periode ke berapa bahan baku harus dipesan dan berapa jumlah pemesanannya. Peramalan dan perencanaan pemenuhan kebutuhan tersebut dilakukan dalam satu kali proses perhitungan.
- Objek : Staf Warehouse, Bahan Baku, PPIC 5. M embuat permintaan bahan baku berdasarkan proyek
- Use-case : Permintaan bahan baku berdasarkan proyek dilakukan ketika ada permintaan bahan baku yang khusus untuk pengerjaan proyek.
Jumlah bahan baku yang diminta didapat dari jumlah yang tertera di Surat Perintah Kerja dikurangi dengan jumlah yang sudah terdapat di Stok (bila
ada). Surat permintaan ini dibuat oleh staf gudang dan diajukan kepada procurement yang akan menindaklanjuti permintaan tersebut.
- Objek : Staf Warehouse, SPK, Stok BB, PB 6. M embuat permintaan bahan baku non proyek
- Use-case : Permintaan bahan baku non proyek dilakukan ketika muncul peringatan bahwa stok persediaan bahan baku dalam persediaan mendekati / berada pada level minimum. Selain itu, hasil perhitungan kebutuhan bahan baku juga dapat menjadi acuan dibuatnya permintaan pembelian bahan baku (berdasarkan PPIC). Surat permintaan ini dibuat oleh staf gudang dan diajukan kepada procurement yang akan menindaklanjuti permintaan tersebut.
- Objek : Warehouse, PPIC, Bahan Baku, PB 7. M emesan bahan baku
- Use-case : Ketika ada permintaan bahan baku dari gudang, staf procurement segera membuat surat pemesanan berdasarkan permintaan yang ada. Surat pemesanan memuat informasi mengenai jenis bahan baku dan jumlah yang diinginkan, supplier yang dipilih, serta detil jangka waktu pengiriman dan pembayaran. Use-case berakhir ketika surat pemesanan dicetak.
- Objek : Procurement, Supplier, PB, Harga BB, PO 8. M embuat bukti penerimaan bahan baku
- Use-case : Ketika bahan baku yang dipesan datang, staf gudang membuatkan bukti penerimaan. Bukti penerimaan dibuat berdasarkan surat pemesanan yang terkait. Terkadang ada ketidaksesuaian jumlah
yang dipesan dengan yang diterima. Dalam hal ini, staf gudang dapat melakukan perubahan jumlah bahan baku diterima. Setelah bukti penerimaan disimpan, otomatis jumlah persediaan untuk bahan baku tersebut bertambah sesuai dengan jumlah yang diterima. Bukti penerimaan ini dapat dicetak untuk diserahkan kepada procurement.
- Objek : Warehouse, Supplier, PO, BPB, Stok BB 9. M engeluarkan stok bahan baku
- Use-case : Setiap ada bahan baku yang keluar dari gudang, staf gudang harus mencatat pengeluaran stok tersebut. Informasi yang termuat dalam pencatatan ini adalah nomor surat referensi yang memicu dikeluarkannya bahan baku tersebut, deskripsi bahan baku, dan jumlah yang dikeluarkan.
Saat pencatatan selesai dan disimpan, otomatis jumlah persediaan bahan baku tersebut berkurang sesuai dengan jumlah yang dikeluarkan.
Kemudian, surat pengeluaran stok ini dapat dicetak.
- Objek : Warehouse, BB, PS, Stok BB 10. M embuat laporan stok bahan baku
- Use-case : Setiap akhir bulan, staf gudang harus membuat laporan stok dan dicetak sebagai pertanggungjawaban kepada pihak procurement.
Informasi dalam laporan tersebut adalah daftar komponen beserta jumlah yang masih tersimpan di gudang saat ini. Dalam rincian laporan tersebut terdapat juga informasi mengenai detil arus masuk-keluar komponen berupa tanggal dan jumlah unit yang keluar / masuk.
- Objek : Warehouse, Bukti Penerimaan Bahan Baku, Pengeluaran Stok, Histori Stok
11. M embuat laporan pemesanan bahan baku
- Use-case : Setiap bulan, procurement juga membuat laporan pemesanan untuk merekapitulasi kegiatan pemesanan bahan baku selama bulan tersebut. Laporan pemesanan ini akan dicetak dan diperiksa oleh Finance.
Isi laporan tersebut adalah detil pemesanan bahan baku yang telah dilakukan, serta informasi bahan baku yang telah diterima dari pemesanan pada periode tersebut.
- Objek : Procurement, Pemesanan Bahan Baku, Bukti Penerimaan Bahan Baku
12. M elihat daftar bahan baku
- Use-case : Staf gudang dapat melihat informasi mengenai bahan baku apa saja yang digunakan oleh perusahaan untuk kegiatan produksinya.
Informasi ini terdiri dari nomor dan nama komponen, tipe, merek, dan satuannya.
- Objek : Staf Warehouse, Bahan Baku 13. M elihat daftar supplier
- Use-case : Staf Proucurement dapat melihat supplier mana saja yang memiliki hubungan kerjasama dengan perusahaan dalam menyediakan suplai bahan baku. Daftar supplier ini memuat informasi mengenai nomor dan nama supplier, alamat, kontak, dan informasi detil lainnya.
- Objek : Staf Procurement, Supplier 14. M elihat daftar PPIC
- Use-case : Staf gudang dapat melihat hasil perhitungan kebutuhan bahan baku yang pernah dilakukannya selama rentang periode tertentu. Daftar
ini diperlukan untuk mengontrol aktivitas perhitungan kebutuhan bahan baku, dan mengatur perencanaan persediaan bahan baku di gudang.
- Objek : Staf Warehouse, PPIC 15. M elihat daftar permintaan bahan baku
- Use-case : Staf gudang dapat melihat daftar PB yang pernah dibuatnya untuk mengontrol PB mana yang sudah diajukan ke procurement dan mana yang belum. Staf procurement juga dapat melihat daftar PB ini, namun hanya sebatas yang sudah diajukan oleh staf gudang. Daftar PB ini dipakai sebagai acuan untuk melakukan pemesanan bahan baku.
- Objek : Staf Warehouse, Staf Procurement, Permintaan Bahan Baku 16. M elihat daftar pemesanan bahan baku
- Use-case : Staf procurement dapat melihat daftar PO yang pernah dibuatnya untuk mengontrol PO mana yang sudah diajukan dan mana yang belum.
- Objek : Staf Procurement, Pemesanan Bahan Baku 17. M elihat daftar stok bahan baku
- Use-case : Staf gudang dapat melihat daftar stok bahan baku untuk mengontrol tingkat persediaan tiap item bahan baku yang ada di gudang, apakah dalam tingkat aman, mendekati minimum, atau di bawah minimum.
- Objek : Staf Warehouse, Histori Stok Bahan Baku
18. M engentri Harga Bahan Baku
- Use-case : Setiap supplier menyuplai bermacam-macam bahan baku, dimana masing-masing bahan baku tersebut dijual dengan harga yang berbeda oleh masing-masing supplier. Oleh karena itu, staf procurement perlu dapat melakukan entri harga bahan baku untuk masing-masing supplier. Data harga yang sudah disimpan tapi belum diajukan (belum berjalan masa berlakunya), masih dapat diubah dan dihapus. Sedangkan data harga yang sudah disimpan dan diajukan, tidak dapat dihapus karena ada kemungkinan sudah terpakai dalam transaksi. Dari daftar harga bahan baku ini, staf procurement juga dapat membandingkan harga yang ditawarkan oleh beberapa supplier untuk jenis bahan baku yang sama.
- Objek : Staf Procurement, Supplier, Bahan Baku, Harga Bahan Baku
4.8.3.2.Functions