4.3 Implementasi Sistem
4.3.3 Petunjuk penggunaan program
Tahap ini adalah langkah-langkah cara penggunaan program Sistem Informasi Penilaian Kinerja Pegawai Berbasis Web. Berikut sub-sub pembahasan pemakaian program:
1. Form Log in
Gambar 4.20 Form Log in
Log in merupakan syarat untuk dapat masuk kedalam akun user. User
dibagi dalam 3 kelompok yaitu pegawai, penilai dan atasan penilai. Untuk dapat melakukan login, user harus memasukkan NPP dan password.
a. NPP : merupakan nomor induk pegawai yang sudah terdaftar pada database dan diberi wewenang untuk menggunakan website ini.
b. Password : Kata sandi atau kode khusus yang merupakan syarat yang harus
dimasukkan dengan benar agar tidak sembarang orang dapat menggunakan akun dari user dan menyalahgunakannya.
User harus memasukan NPP dan Password yang telah tersedia. Apabila salah memasukkannya maka sistem akan menampilkan pesan bahwa kombinasi NPP atau Password tidak cocok.
Gambar 4.21 Pesan Kesalahan Log in 2. Form Menu Utama
Form menu utama akan muncul apabila user berhasil memasukkan NPP dan Password dengan benar pada Form Login. Tiap user akan mendapatkan tampilan menu yang berbeda. Ini sesuai dengan hak dan kewenangan dari user. Menu yang bisa ditampilkan atau tidak akan diatur oleh admin. Perbedaan menu untuk tiap user akan tampak seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar 4.22 Form Menu Utama (Atasan Penilai)
47
Gambar 4.24 Form Utama (Pegawai)
Terdapat satu user lagi, yaitu bagian kepegawaian. Untuk id user ini akan dipegang oleh satu orang saja. User ini memiliki hak akses untuk insert, update dan delete pada form-form master. Laporan kesuluruhan dalam periode dapat di akses oleh user ini. Laporan ini akan berisi semua hasil penilaian yang telah dilakukan dalam periode tersebut.
Gambar 4.25 Form Utama (Bagian Kepegawaian) 3. Form Master Instansi
Fungsi form ini untuk menambah data instansi baru dan menghapus data instansi yang ada. Untuk menambah instansi baru, user dapat langsung menambah lebih dari satu instansi sekaligus dengan mengisikan jumlah instansi yang ingin ditambahkan, kemudian klik button tambah. Maka sistem akan menyediakan baris
untuk insert data instansi baru sesuai jumlah yang diinginkan. Untuk menghapus data instansi, user harus centang pada instansi yang ingin dihapus kemudian klik hapus.
Gambar 4.26 Form Master Instansi 4. Form Master Jabatan
49
Fungsi form ini untuk mengisi dan menghapus data jabatan. Untuk menambah jabatan baru, user cukup mengisi jumlah jabatan yang akan ditambah, maka sistem akan menyiapkan baris sesuai dengan jumlah jabatan yang ingin ditambahkan. Untuk menghapus jabatan, user cukup melakukan centang pada jabatan yang ingin dihapus dan klik button hapus maka jabatan tersebut akan terhapus dari database.
5. Form Master Pegawai
Gambar 4.28 Form Master Pegawai
Fungsi form ini untuk memasukkan data pegawai. Didalamnya terdapat kode pegawai, nama pegawai, kota lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, agama, status pegawai, alamat, nomor telepon, jabatan, instansi dan password. Dalam beberapa textbox terdapat tanda bintang (*) yang artinya tidak boleh kosong. Untuk password, secara default telah ditentukan namun untuk selanjutnya dapat diubah sendiri oleh user melalui menu setting akun.
6. Form Master Periode
Gambar 4.29 Form Master Periode
Fungsi form ini untuk memasukkan data periode penilaian. Di dalamnya terdapat tanggal mulai dan akhir, keterangan dan status. Untuk membuka periode penilaian baru, apabila ada periode sebelumnya yang masih aktif maka periode tersebut harus dirubah statusnya menjadi tidak aktif. Hal ini untuk menghindari adanya 2 periode penilaian yang aktif. Untuk merubah status periode dilakukan dengan cara klik button edit pada kolom aksi.
7. Form Master Kebijakan
Fungsi form ini untuk menambah data kebijakan. Data kebijakan ini akan digunakan untuk pada saat membuat laporan penilaian. Dalam form ini terdapat beberapa kolom seperti nama kebijakan, batas atas, batas bawah dan keterangan. Batas atas dan bawah ini adalah batas nilai untuk kebijakan yang diambil. Sedangkan keterangan adalah isi dari kebijakan untuk batas nilai tersebut.
51
Gambar 4.30 Form Master Kebijakan 8. Form Pejabat Penilai
Fungsi form ini adalah untuk menentukan pejabat penilai dan hak untuk menilai berdasarkan jabatan. Pertama user harus memilih penilai, data penilai akan ditampilkan dalam sub form. Untuk memudahkan pencarian jabatan maka disediakan fitur pencarian seperti gambar dibawah ini :
Setalah penilai terpilih maka pada form pejabat penilai akan ditampilkan daftar jabatan yang ada. User harus memilih jabatan yang bisa dinilai oleh penilai serta menentukan atasan penilainya. Untuk lebih jelasnya seperti gambar dibawah ini :
Gambar 4.32 Form Pejabat Penilai
Untuk memudahkan user dalam mencari jabatan, maka disediakan fitur pencarian. Dalam form ini terdapat 2 kolom yang harus dicentang oleh user yaitu dinilai dan atasan. Dinilai artinya jabatan yang telah dijadikan penilai bisa menilai jabatan terpilih. Sedangkan atasan berarti penilai memiliki atasan yang bisa menilai penilai dan melakukan verifikasi pada hasil penilaian yang dilakukan penilai. Untuk memberikan hak akses verifikasi nilai penilai pada atasan maka
textbox jabatan diisi jabatan dari atasan dan kolom atasan dicentang sesuai jabatan
53
Gambar 4.33 Pemberian Hak Verifikasi pada Atasan
9. Form Jenis Sebutan
Gambar 4.34 Form Jenis Sebutan
Fungsi form ini untuk menambahkan batas atas dan batas bawah nilai tiap kriteria. Dengan batas nilai ini maka penilai tidak bisa memberikan nilai dibawah atau diatas batas yang telah ditentukan sesuai dengan sebutannya.
10. Form Kriteria Penilaian
Gambar 4.35 Form Kriteria Penilaian
Fungsi form ini digunakan untuk menambah maupun menghapus kriteria penilaian. Cara menambah atau menghapus sama seperti pada form master yang lain.
11. Form Uraian Penilaian
55
Form ini digunakan untuk mengisi subkriteria. Subkriteria ini merupakan rincian dari kriteria yang sebelumnya telah dibuat. Sub kriteria ini akan berbeda untuk tiap kriteria dan tiap sebutan. User juga dapat merubah isi dari sub kriteria yang telah ada ataupun menghapus sub kriteria yaitu dengan cara klik button yang ada di samping sub kriteria.
12. Form Penilaian Kinerja Pegawai
Gambar 4.37 Form Penilaian Kinerja Pegawai
Proses penilaian kinerja pegawai dilakukan pada form ini. Penilai bisa memilih pegawai yang harus dinilai dengan cara klik button pada kolom NPP. Disini penilai hanya bisa menilai pegawai yang sebelumnya telah ditentukan berdasarkan jabatan.
13. Form Verifikasi Nilai (1)
Gambar 4.38 Form Verifikasi Nilai (1)
Form ini hanya akan ditampilkan pada jabatan yang dijadikan sebagai atasan. Fungsi dari form ini adalah untuk memeriksa nilai pegawai yang telah dinilai oleh penilai. User cukup memilih pegawai yang akan diverifikasi dan klik
button verifikasi. Laporan penilaian akan dibuat ketika nilai telah diverifikasi oleh
atasan.
14. Form Verifikasi Nilai(2)
Gambar 4.39 Form Verifikasi Nilai (2)
Perbedaan form ini dengan form verifikasi (1) terletak pada fungsinya dimana dalam form ini hanya digunakan untuk menampilkan data pegawai dan nilai pegawai yang telah diverifikasi.
57
15. Form Laporan
Gambar 4.40 Form Laporan
Dalam form ini, user dalam mencetak atau melihat laporan penilaian dengan cara memilih periode penilaian dan kode pegawai. Untuk form ini dibedakan menjadi 3 sesuai dengan jabatan dalam penilaian. Untuk pegawai hanya bisa melihat laporan pegawai itu sendiri. sedangkan untuk penilai bisa melihat laporan penilai sendiri dan laporan pegawai yang telah dinilai oleh penilai tersebut. Dan untuk atasan, bisa melihat laporan atasan sendiri dan jabatan dibawah atasan yaitu penilai dan pegawai.
16. Form Histori Penilaian
Gambar 4.41 Form Histori Penilaian
Form ini akan ditampilkan pada semua user yang dinilai. Fungsinya adalah untuk memudahkan user dalam memantau perkembangan kinerja user tiap periode.
17. Form Tree Menu (Admin)
Gambar 4.42 Form Tree Menu (Admin)
Dalam form ini admin akan mengatur menu apa saja yang ditampilkan untuk tiap jabatan. Seperti yang sebelumnya telah dijelaskan, jabatan dalam pernilaian ini hanya ada 3 yaitu pegawai, penilai dan atasan.
18. Laporan Penilaian Kinerja Pegawai (Periode)
Untuk laporan ini, akan ditampilkan semua hasil penilaian dalam satu periode. Hak akses untuk laporan ini hanya ada pada bagian kepegawaian. Untuk lebih jelasnya seperti gambar dibawah ini :
59
19. Laporan Penilaian Kinerja Pegawai
Laporan ini akan menampilkan nilai hasil penilaian yang telah dilakukan. Tiap pegawai hanya akan bisa melihat laporan untuk pegawai itu sendiri.
Gambar 4.44 Laporan Penilaian Kinerja Pegawai