RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENILAIAN
KINERJA PEGAWAI BERBASIS WEB PADA YAYASAN
PERGURUAN 17 AGUSTUS 1945 SURABAYA
Oleh :
MOHAMMAD AFREDA N. A. 08.41010.0329
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
v
ABSTRAKSI
Sistem Informasi Penilaian Kinerja Berbasis Web pada Yayasan Perguruan 17 Agustus Surabaya merupakan suatu sistem yang dapat melakukan perhitungan nilai kinerja pegawai berdasarkan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan, dengan menggunakan media internet untuk dapat mengakses semua data penilaian kinerja pegawai pada Yayasan 17 Agustus 1945 Surabaya.
Dalam melakukan penilaian kinerja pegawai di Yayasan Perguruan 17 Agustus Surabaya ini, terjadi beberapa masalah dalam pelaksanaannya seperti lamanya pengembalian form penilaian selalu terlambat. Hal ini disebabkan karena lokasi dari instansi berbeda dengan kantor bagian kepegawaian sendiri. Selain itu rentannya kesalahan manusia yang disebabkan karena banyaknya subkriteria yang harus dinilai oleh penilai dan proses perhitungan nilai yang masih manual menjadi masalah yang penting untuk diselesaikan. Tidak semua pegawai mengambil laporan penilaian, hal ini membuat terjadi penumpukan laporan dan rawan terjadi kehilangan data.
Masalah diatas dapat diselesaikan dengan melakukan otomatisasi dalam proses penilaian kinerja pegawai dan membuat suatu sistem berbasis web. Dengan sistem yang terotomatisasi dan berbasis web dapat mempermudah tugas dari bagian kepegawaian dan tim penilai dalam melakukan penilaian kinerja pegawai. Selain itu, karena berbasis web maka proses distribusi data penilaian akan menjadi lebih mudah.
viii
ABSTRAKSI ... v
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR TABEL ... xiv
BAB I ... 1
PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Manfaat ... 3
1.6 Sistematika penulisan ... 4
BAB II ... 6
GAMBARAN UMUM ORGANISASI ... 6
2.1 Sejarah Yayasan Perguruan 17 Agustus 1945 Surabaya ... 6
2.2 Struktur Organisasi ... 7
BAB III ... 11
LANDASAN TEORI ... 11
ix
3.1.1 Standar Kinerja ... 11
3.1.2 Manfaat Penilaian Kinerja ... 12
3.1.3 Kinerja ... 13
3.2 Sistem Informasi ... 14
3.2.1 Pengertian Sistem ... 14
3.2.2 Pengertian Informasi... 14
3.2.3 Pengertian Sistem Informasi ... 15
3.3 Website ... 17
3.4 Hypertext Prepocessor (PHP) ... 17
3.5 My Strukture Query Language (MySQL) ... 18
3.6 System Flow ... 19
3.7 Data Flow Diagram (DFD) ... 20
BAB IV ... 22
4.1 Analisa Sistem ... 22
4.2 Perancangan Sistem ... 22
4.2.1 System Flow ... 23
4.2.2 Data Flow Diagram (DFD) ... 24
4.2.3 ERD (Entity Relationship Diagram)... 28
4.2.4 Struktur Tabel ... 29
4.2.5 Desain I/O (Input/Output) ... 36
x
4.3.3 Petunjuk penggunaan program ... 45
4.4 Evaluasi uji coba sistem ... 59
BAB V ... 65
5.1 Kesimpulan ... 65
5.2 Saran ... 65
DAFTAR PUSTAKA ... 66
LAMPIRAN ... 67
Lampiran 1 Source Code Form Master ... 67
1. Form Master Menu ... 67
1. Master Periode ... 74
3. Master Kriteria ... 91
Lampiran 2 Source Code Form Transaksi ... 101
1. Form Penilaian Kinerja ... 101
2. Form Laporan ... 116
3. Form Pejabat Penilai ... 120
Lampiran 1 Kartu Bimbingan ... 126
Lampiran 2 Acuan Kerja ... 127
Lampiran 3 Garis Besar Rencana Kerja ... 128
Lampiran 4 Log Harian Kerja Praktek ... 129
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Yayasan Perguruan 17 Agustus 1945 ... 8
Gambar 2.2 Struktur Kesekretariatan Yayasan Perguruan 17 Agustus 1945 ... 8
Gambar 2.3 Struktur Rektorat Universitas 17 Agustus 1945 ... 9
Gambar 2.4 Struktur Organisasi SMA 17 Agustus 1945 ... 9
Gambar 2.4 Struktur Organisasi SMP 17 Agustus 1945... 10
Gambar 3.1 Model Sistem Informasi ... 15
Gambar 3.2 Model Sistem Informasi Penyimpanan Data ... 16
Gambar 3.3 Simbol-simbol dari System Flow ... 19
Gambar 4.1 System Flow Menentukan Pejabat Penilai ... 23
Gambar 4.2 System Flow Menghitung Nilai Kriteria... 24
Gambar 4.3 Context Diagram Sistem Informasi Penilaian Kinerja ... 25
Gambar 4.4 DFD Level 0 Sistem Informasi Penilaian Kinerja Pegawai ... 26
Gambar 4.5 DFD Level 1 Menentukan Pejabat Penilai ... 27
Gambar 4.6 DFD Level 1 Menghitung Nilai Kriteria Kinerja Pegawai ... 28
Gambar 4.7 Physical Data Model ... 29
Gambar 4.8 Desain Form Penilaian Kinerja Pegawai ... 37
Gambar 4.9 Desain Form Laporan ... 37
Gambar 4.10 Desain Form Master Instansi ... 38
Gambar 4.11 Desain Form Master Jabatan ... 39
Gambar 4.12 Desain Form Master Pegawai ... 39
Gambar 4.13 Desain Form Master Periode ... 40
xii
Gambar 4.17 Desain Form Kriteria Penilaian ... 42
Gambar 4.18 Desain Form Uraian Penilaian ... 43
Gambar 4.19 Desain FormVerifikasi ... 43
Gambar 4.20 Form Log in ... 45
Gambar 4.21 Pesan Kesalahan Log in... 46
Gambar 4.22 Form Menu Utama (Atasan Penilai) ... 46
Gambar 4.23 Form Utama (Penilai) ... 46
Gambar 4.24 Form Utama (Pegawai) ... 47
Gambar 4.25 Form Utama (Bagian Kepegawaian) ... 47
Gambar 4.26 Form Master Instansi ... 48
Gambar 4.27 Form Master Jabatan ... 48
Gambar 4.28 Form Master Pegawai... 49
Gambar 4.29 Form Master Periode ... 50
Gambar 4.30 Form Master Kebijakan ... 51
Gambar 4.31 Sub Form Data Jabatan Pegawai ... 52
Gambar 4.32 Form Pejabat Penilai ... 52
Gambar 4.33 Pemberian Hak Verifikasi pada Atasan ... 53
Gambar 4.34 Form Jenis Sebutan ... 53
Gambar 4.35 Form Kriteria Penilaian ... 54
Gambar 4.36 Form Uraian Penilaian ... 54
Gambar 4.37 Form Penilaian Kinerja Pegawai ... 55
xiii
Gambar 4.39 Form Verifikasi Nilai (2)... 56
Gambar 4.40 Form Laporan ... 57
Gambar 4.41 Form Histori Penilaian ... 57
Gambar 4.42 Form Tree Menu (Admin) ... 58
Gambar 4.43 Laporan Penilaian Kinerja Pegawai (Periode) ... 58
Gambar 4.44 Laporan Penilaian Kinerja Pegawai ... 59
Gambar 4.45 Hasil Uji Coba Log ... 60
Gambar 4.46 Hasil Uji Coba Input Data Instansi ... 60
Gambar 4.47 Hasil Uji Coba Input Data Jabatan ... 61
Gambar 4.48 Hasil Uji Coba Input Data Pegawai ... 61
Gambar 4.49 Hasil Uji Coba Input Data Periode ... 62
Gambar 4.50 Hasil Uji Coba Input Data Kebijakan ... 62
Gambar 4.51 Hasil Uji Coba Input Data Jenis Sebutan ... 63
Gambar 4.52 Hasil Uji Coba Input Data Kriteria Penilaian ... 63
Gambar 4.53 Hasil Uji Coba Input Data Uraian Penilaian ... 64
xiv
Tabel 4.1. Struktur Tabel Pegawai ... 30
Tabel 4.2. Struktur Tabel Jabatan ... 30
Tabel 4.3. Struktur Tabel Penilai ... 31
Tabel 4.4. Struktur Tabel Atasan Penilai ... 31
Tabel 4.5. Struktur Tabel Histori Validasi ... 32
Tabel 4.6. Struktur Tabel Instansi ... 32
Tabel 4.7. Struktur Tabel Kriteria Penilaian ... 33
Tabel 4.8. Struktur Tabel Periode ... 33
Tabel 4.9. Struktur Tabel Kebijakan ... 34
Tabel 4.10. Struktur Tabel Nilai Kinerja ... 34
Tabel 4.11. Struktur Tabel Nilai Utama ... 35
Tabel 4.12. Struktur Tabel Sebutan... 35
BAB I
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang
Yayasan Perguruan 17 Agustus 1945 Surabaya merupakan suatu Yayasan yang memiliki 3 lembaga pendidikan yaitu Sekolah Menengah Pertama (SMP) 17 Agustus, Sekolah Menengah Atas (SMA) 17 Agustus dan Universitas 17 Agustus.
Yayasan Perguruan 17 Agustus 1945 Surabaya ini memiliki jumlah pegawai sebanyak 281 dosen dan guru tetap. Banyaknya pegawai yang membutuhkan data, maka dibutuhkan suatu pengolahan dan penyediaan data pegawai.
Dalam organisasi seorang atasan dituntut untuk selalu mengawasi dan menilai pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya. Dengan jumlah pegawai pada Yayasan Perguruan 17 Agustus 1945 yang mencapai 281 pegawai, maka diperlukan sistem yang dapat menilai pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai berdasarkan kriteria tertentu secara cepat dan efisien. Pengorganisasian basis data dari sumber daya manusia yang bekerja didalamnya sangatlah penting dan sangat mempengaruhi keberhasilan dari organisasi.
karena data nilai kinerja pegawai yang berupa laporan disimpan dalam sebuah database, dapat mengurangi penggunaan kertas dan dapat dicetak sewaktu-waktu.
1.2Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas dapat dirumuskan sebagai berikut:
1. Bagaimana membuat Sistem Informasi Penilaian Kinerja yang dapat membantu bagian kepegawaian untuk mengolah nilai kinerja tiap pegawai secara mudah, cepat, tepat dan akurat?
2. Bagaimana membuat Sistem Informasi Penilaian Kinerja Pegawai yang dapat memudahkan proses penilaian kinerja pegawai?
3. Bagaimana membuat Sistem Informasi Penilaian Kinerja Pegawai yang dapat membantu bagian kepegawaian untuk membuat laporan penilaian kinerja pegawai serta menyimpannya ke dalam database sebagai rekap?
1.3Batasan Masalah
Batasan masalah dalam pembuatan sistem ini adalah sebagai berikut: 1. Sistem yang dirancang khusus untuk penilaian kinerja dan penyajian hasil
penilaian dalam bentuk laporan penilaian kinerja.
3
1.4Tujuan
Tujuan dari pembuatan sistem ini adalah sebagai berikut :
1. Membuat Sistem Informasi Penilaian Kinerja Pegawai pada Yayasan Perguruan 17 Agustus 1945 yang dapat membantu bagian kepegawaian untuk mengolah nilai kinerja tiap pegawai secara mudah, cepat, tepat dan akurat. 2. Sistem Informasi Penilaian Kinerja Pegawai pada Yayasan Perguruan 17
Agustus 1945 ini diharapkan agar nantinya dapat mengurangi tingkat kesalahan manusia pada saat melakukan proses pengolahan nilai kinerja pegawai.
3. Sistem Informasi Penilaian Kinerja Pegawai pada Yayasan Perguruan 17 Agustus 1945 ini diharapkan dapat membantu bagian kepegawaian untuk membuat laporan penilaian kinerja pegawai serta dokumentasi laporan penilaian kinerja.
1.5Manfaat
Manfaat yang didapatkan dari rancang bangun Sistem Informasi Penilaian Kinerja Pegawai ini adalah sebagai berikut:
1. Sistem Informasi Penilaian Kinerja Pegawai ini bermanfaat untuk Yayasan Perguruan 17 Agustus 1945 Surabaya untuk mengolah nilai kinerja pegawai secara mudah, cepat, tepat dan akurat.
3. Sistem Informasi Penilaian Kinerja Pegawai ini bermanfaat untuk Yayasan Perguruan 17 Agustus 1945 Surabaya untuk melakukan rekap nilai kinerja tiap pegawai ke dalam database.
1.6Sistematika penulisan
Dalam pembuatan laporan ini penulis menggunakan sistematika penulisan laporan kerja praktek yang telah ditetapkan oleh STIKOM. Dan garis besarnya adalah sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini dibahas latar belakang masalah dan penjelasan permasalahan secara umum, perumusan masalah dan batasan masalah, tujuan, dan manfaat dari pembuatan Laporan Kerja Praktek, serta Sitematika Penulisan dari buku ini.
BAB II : GAMBARAN UMUM ORGANISASI
Pada bab ini menjelaskan tentang sejarah, lokasi dan struktur organisasi dari Yayasan Perguruan 17 Agustus 1945 Surabaya serta deskripsi tugas dari masing-masing anggota organisasi.
BAB III : LANDASAN TEORI
Pada bab ini di bahas secara singkat teori–teori yang berhubungan dan mendukung dalam pembuatan Laporan Kerja Praktek ini.
BAB IV : PERANCANGAN SISTEM
5
Agustus 1945. Pekerjaan tersebut dijelaskan secara terperinci, meliputi analisa sistem, pembahasan masalah, perancangan sistem, implementasi sistem berupa capture dari setiap form aplikasi, serta evaluasi sistem yang telah dibuat.
BAB V : PENUTUP
Pada bab ini menjelaskan kesimpulan yang didapat dari pembuatan Sistem Informasi Penilaian Kinerja Pegawai pada Yayasan Perguruan 17 Agustus 1945, serta saran-saran yang bermanfaat untuk pengembangan sistem selanjutnya.
BAB II
GAMBARAN UMUM ORGANISASI
2.1Sejarah Yayasan Perguruan 17 Agustus 1945 Surabaya
Badan penyelengara pendidikan adalah Yayasan Perguruan 17 Agustus 1945 Surabaya disingkat YPTA. YPTA didirikan oleh beberapa orang yang berpandangan nasionalis yang menyadari kondisi masyarakat dan bangsa Indonesia yang baru terlepas dari penjajahan. Para pendiri yayasan menyadari bahwa pada masa penjajahan belanda maupun jepang, masyarakat yang dapat menikmati pendidikan dalam rangka : "ikut seta mencerdaskan kehidupan bangsa dalam rangka mengentas masyarakat dari kebodohan dan kemiskinan untuk mewujudkan masyarakat adil dan makmur". Pada tanggal 10 November 1958, YPTA membuka Akademik Administrasi Negara dan Niaga (AANN) dengan jumlah mahasiswa pada tahun pertama sebanyak 80 orang. Pemilihan jurusan disesuaikan dengan kebutuhan masyarakat pada saat itu dan penetapan kurikulum sesuai dengan arahan dari Lembaga Administrasi Negara (LAN) di jakarta.
Pada tahun 1962 AANN Surabaya digabung dengan Universitas 17 Agustus 1945 (UNITA) Jakarta dengan kedudukan sebagai cabang dengan nama Akademik Administrasi Negara dan Niaga Universitas 1945 cabang Surabaya disingkat AKADIANN.
7
merupakan cabang dari Universitas 17 Agustus 1945 Jakarta. Dengan dibentuknya Yayasan Perguruan 17 Agustus 1945 Surabaya dengan Akta Notaris R. Yuliman Reksohadi No. 14 tanggal 30 Mei 1966 dan mendasarkan pada UU No. 22 Tahun 1961 tentang Perguruan Tinggi (Lembaran Negara Tahun 1961 No. 302) Untag Surabaya memisahkan diri dan tidak lagi merupakan cabang dari Untag Jakarta.
Pada tanggal 5 Oktober 1977 diterbitkan Surat Keputusan Rektor No. 789/UNTAG/K/1977 yang menetapkan Statuta Untag Surabaya dan menyatakan tidak berlaku lagi status Umum Universitas 17 Agustus 1945 Induk Jakarta yang ditetapkan di Semarang pada tanggal 6 Juli 1969. Dalam perjalanannya, fakultas-fakultas tersebut ada yang mengalami perubahan, penutupan, perkembangan dan penambahan sampai keberadaannya yang sekarang. Dengan berlakunya UU No. 2 Tahun 1989 (Lembar Negara tahun 1989 No. 6) tentang Sistem Pendidikan Nasional, maka UU No. 2 Tahun 1961 dinyatakan tidak berlaku lagi. Status Untag Surabaya yang telah disahkan oleh Menteri Pendidikan dan kebudayaan RI dengan SK. No.0722/u/1977, Tanggal 31 Desember 1977 pun harus disesuaikan kembali. Status Untag Surabaya sekarang adalah status yang mengalami perubahan sesuai dengan perkembangan yang ada terutama UU No. 20 Tahun 2003 dan PP No. 60. Tahun 1999.
2.2 Struktur Organisasi
17 Agustus 1945 (YPTA), struktur kesekretariatan Yayasan Perguruan 17 Agustus 1945 (YPTA), struktur rektorat Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya, struktur organisasi SMA 17 Agustus 1945 Surabaya dan struktur organisasi SMP 17 Agustus 1945 Surabaya. Struktur tersebut dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Yayasan Perguruan 17 Agustus 1945 Surabaya
YAYASAN
9 Dekan FISIP Dekan FE Dekan FH Dekan FT Dekan Fpsi Dekan FS Dekan FTP Direktur PPS
Kabag.Humas &
Gambar 2.3 Struktur Organisasi Rektorat Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya
KEPALA SEKOLAH
TATA USAHA
WK. URUSAN HUMAS
WK. KURIKULUM WK. KESISWAAN WK. SARANA PRASARANA
GURU
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Penilaian Kinerja
Pada organisasi modern, penilaian memberikan mekanisme penting bagi manajemen untuk digunakan dalam menjelaskan tujuan-tujuan dan standart kinerja dan memotivasi kinerja individu di waktu berikutnya.
Penilaian kinerja adalah suatu proses dalam organisasi yang bertujuan mengevaluasi pelaksanaan kerja masing-masing individu dalam organisasi tersebut (Simamora, 1999:415). Dalam penilaian kinerja dinilai kontribusi karyawan kepada organisasi selama periode waktu tertentu. Umpan balik kinerja memungkinkan karyawan mengetahui seberapa baik mereka bekerja jika dibandingkan dengan standar-standar organisasi. Apabila penilaian kinerja dilakukan secara benar, para karyawan, departemen sumber daya manusia dan akhirnya organisasi akan diuntungkan dengan pemastian bahwa upaya-upaya individu memberikan kontribusi focus strategic organisasi.
3.1.1 Standar Kinerja
menetapkan standar-standar sebelum pekerjaan itu tampil, sehingga semua yang terlibat akan memahami tingkat kinerja yang diharapkan.
Tingkatan yang telah dipenuhi oleh suatu kinerja terkadang digambarkan melalui angka atau nilai seperti memuaskan maupun tidak memuaskan. Standar kinerja menjadi suatu harapan atau tujuan bagi perusahaan agar bisa dicapai oleh karyawan-karyawannya demi tercapainya tujuan organisasi.
3.1.2 Manfaat Penilaian Kinerja
Hasil-hasil penilaian kinerja sering berfungsi sebagai basis evaluasi reguler terhadap kinerja anggota-anggota organisasi (Simamora, 1999:424). Apakah seorang individu dinilai kompeten atau tidak kompeten, efektif atau tidak efektif, dapat dipromosikan atau tidak dapat dipromosikan dan seterusnya adalah didasarkan pada informasi yang dihasilkan oleh system penilaian kinerja.
Selain itu, organisasi sering mencoba mempengaruhi motivasi dan kinerja mendatang dari anggota-anggota mereka dengan mengaitkan pemberian berbagai imbalan seperti kenaikan gaji, kenaikan jabatan terhadap nilai-nilai yang dihasilkan oleh sistem penilaian kinerja.
Sedangkan menurut Mathis dan Jackson (2002:82), penilaian kinerja memiliki dua manfaat yang umum di dalam organisasi dan keduanya bisa merupakan konflik yang potensial. Salah satu kegunaannya adalah mengukur kinerja untuk tujuan memberikan penghargaan atau dengan kata lain untuk membuat keputusan administrative mengenai seorang karyawan. Promosi atau pemecatan karyawan bisa tergantung pada hasil penilaian ini.
13
sebagai seorang konselor daripada seorang hakim dan atmosfernya sering kali berbeda. Penekanannya adalah pada mengindetifikasikan potensi dan perencanaan terhadap arah dan kesempatan pertumbuhan karyawan.
3.1.3 Kinerja
Penilaian kinerja karyawan adalah masalah penting bagi seluruh organisasi atau perusahaan. Untuk mendapatkan kinerja yang memuaskan tidak terjadi secara otomatis. Kualitas kinerja akan diketahui dengan menggunakan system penilaian dari manajemen yang baik.
Menurut Mathis dan Jackson (2002:78), kinerja pada dasarnya adalah apa yang dilakukan karyawan. Kinerja karyawan mempengaruhi seberapa banyak mereka memberikan kontribusi kepada organisasi. Kontribusi tersebut antara lain : 1. Kuantitas output
2. Kualitas output 3. Jangka waktu output 4. Kehadiran ditempat kerja 5. Sikap kooperatif
3.2 Sistem Informasi
3.2.1 Pengertian Sistem
Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variable yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu dengan yang lain dan terpadu.
Menurut Jogiyanto HM (2001), Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud, tujuan dan sasaran yang sama.
3.2.2 Pengertian Informasi
Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata untuk pengambilan keputusan. Informasi adalah data yang diolah atau diklasifikasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
15
3.2.3 Pengertian Sistem Informasi
Sebuah sistem terdiri dari bagian – bagian yang bergabung untuk satu tujuan. Modal dasarnya adalah masukan (input), proses, dan keluaran (output), tetapi dapat pula di kembangkan hingga menyertakan pula peyimpanan. Menurut Jerru FithGerald dalam (Jogiyanto HM: 2000), sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama–sama untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan informasi adalah data yang di proses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat.
Menurut Jogiyanto HM (1999), sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang di perlukan. Informasi merupakan hal yang penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan.
Model dasar pengolahan sistem informasi berguna dalam memahami bukan hanya keseluruhan pengolahan informasi, tetapi juga penerapan pengolahan informasi secara tersendiri. Setiap penerapan dapat dianalisis menjadi masukan, penyimpanan, pengolahan , proses, keluaran.
Gambar 3.2 Model Sistem Informasi Penyimpanan Data (Jogiyanto HM: 1999)
Sistem informasi yang di buat oleh manusia, yang terdiri dari komponen– komponen dalam suatu organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Untuk dapat berguna, maka suatu sistem informasi harus didukung oleh tiga pilar berikut :
a. Lengkap (complete)
b. Teat Nilainya / Akurat (accurate) c. Tepat Orangnya / Relevan (relevance) d. Tepat Waktu (timeliness)
17
Alasan utama untuk mendapatkan informasi adalah mengurangi rasa ketidakpastian. Oleh karena itu, penting sekali bagi kita untuk menentukan kegunaan suatu informasi sebelum membentuk suatu informasi dan menentukan metode pengolahan data untuk mendapatkan informasi yang di butuhkan dimana informasi ini nantinya akan sangat berguna untuk proses pengambilan keputusan.
3.3 Website
Menurut Hendra W Saputro (2007), website atau situs dapat di artikan sebagai kumpulan halaman-halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi teks, gambar diam atau gerak, animasi, suara, dan atau gabungan dari semuanya itu baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink).
Unsur – unsur penunjang suatu website antara lain sebagai berikut : 1. Nama Domain / URL – Uniform Resource Locator.
2. Rumah Tempat Website / Webhosting. 3. Bahasa Program / Program Script. 4. Desain Website.
5. Publikasi Website. 6. Pemeliharaan Website.
3.4 Hypertext Prepocessor (PHP)
cepat. PHP dikatakan sebagai sebuah server - side embedded script language, artinya perintah – perintah yang kita berikan akan sepenuhnya di jalankan oleh
server tetapi di sertakan pada halaman html biasa. Aplikasi – aplikasi yang di
bangun dengan menggunakan php umumnya akan memberikan hasil pada web
browser, tapi proses secara keseluruhan akan di jalankan di server. Pada
prinsipnya server akan berkerja apabila ada permintaan dari client yang menggunakan kode – kode PHP.
Kode PHP di simpan sebagai Plain Text dalam format ASCII sehingga kode dapat di tulis di hampir semua text editor seperti notepad, windows wordpad. Salah satu faktor mengapa PHP sangat popular sebagai bahasa script dalam pembuatan aplikasi berbasis web maupun situs website dinamis adalah karena bahasa ini mendukung demikian banyak sistem basis data, mulai dari mSQL,
mySQL, MS – SQL, MS. Access, PostgreSQL dan bahkan Oracle. Fungsi – fungsi
yang mempermudah untuk mengakses berbagai jenis basis data tersebut lebih dari cukup pada PHP sehingga mempermudah serta mempercepat proses pengembangan aplikasi berbasis web.
3.5 My Strukture Query Language (MySQL)
19
digunakan untuk aplikasi Multi User (banyak pengguna). Saat ini database MySQL telah digunakan hampir oleh semua programer database, apalagi dalam pemrograman web.
3.6 System Flow
System flow atau bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan
arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. System flow menunjukkan urutan-urutan dari prosedur yang ada di dalam sistem dan menunjukkan apa yang dikerjakan sistem. Simbol-simbol yang digunakan dalam system flow ditunjukkan pada gambar 3.3.
Gambar 3.3 Simbol-simbol dari System Flow Sumber: http://unun23vi.blog.unsoed.ac.id/ 1. Simbol dokumen
2. Simbol kegiatan manual
Menunjukkan pekerjaan manual. 3. Simbol simpanan offline
Menunjukkan file non-komputer yang diarsip. 4. Simbol proses
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer. 5. Simbol database
Menunjukkan tempat untuk menyimpan data hasil operasi komputer. 6. Simbol garis alir
Menunjukkan arus dari proses. 7. Simbol penghubung
Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain.
3.7 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram merupakan transfer data dari alat storage luar
melalui unit pemroses dan memori, serta keluar ke storage luar. Data Flow
Diagram (DFD), penganalisis sistem dapat merepresentasi proses-proses data di
dalam suatu organisasi. Pendekatan aliran data menekankan logika yang mendasari sistem. Putrodjoyo (1994 : 104). Pendekatan aliran data memiliki 4 (empat) kelebihan utama melalui penjelasan naratif mengenai cara data-data berpindah disepanjang sistem, yaitu:
1. Kebebasan dari menjalankan implementasi teknis sistem yang terlalu dini. 2. Pemahaman lebih jauh mengenai keterkaitan satu sama lain dalam sistem dan
21
3. Mengkomunikasikan pengetahuan sistem yang ada dengan pengguna melalui diagram aliran data.
4. Menganalisis sistem yang diajukan untuk menentukan apakah data-data dan proses yang diperlukan sudah ditetapkan.
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan dapat mengembangkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas.
Context Diagram merupakan langkah pertama dalam pembuatan DFD.
BAB IV
PERANCANGAN SISTEM
4.1Analisa Sistem
Dalam perkembangan teknologi informasi dibutuhkan analisa dan perancangan sistem pengolah data. Sistem pengolah data tersebut diharapkan mampu mempengaruhi kinerja dari sumberdaya manusia, khususnya untuk proses penilaian kinerja pegawai.
Sistem yang diperlukan oleh Yayasan Perguruan 17 Agustus 1945 Surabaya adalah sebuah sistem yang dapat menangani dan memenuhi semua proses yang ada dalam penilaian kinerja pegawai secara terkomputerisasi sehingga setiap kebutuhan informasi dapat dilakukan secara cepat, tepat, dan akurat. Sistem informasi penilaian kinerja pegawai pada Yayasan Perguruan 17 Agustus 1945 Surabaya diharapkan dapat membantu bagian kepegawaian dalam proses:
Penilaian kinerja pegawai, yang meliputi : perhitungan nilai, pemilihan kebijakan.
Pembuatan laporan penilaian kinerja pegawai, yang meliputi : laporan penilaian kinerja pegawai dan laporan keseluruhan dalam satu periode penilaian.
4.2 Perancangan Sistem
23
adalah meliputi: pembuatan system flow, DFD, ERD, dan rancangan desain I/O (Input/ Output).
4.2.1 System Flow
System flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara
menyeluruh dari suatu sistem dimana bagan ini menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang ada di dalam system (Jogiyanto, 1990). System flow yang dibuat meliputi: system flow menetukan pejabat penilaian, system flow menghitung nilai kriteria.
A.System Flow Menentukan Pejabat Penilai
Dalam system flow menentukan pejabat penilai ini, terdapat proses pemilihan pejabat penilai mulai dari pemilihan penilai sampai pemilihan atasan penilai. System Flow Pengisian ini dapat dilihat pada gambar 4.1
B.System Flow Menghitung Nilai Kriteria
Dalam system flow menghitung nilai kriteria ini, proses penilaian dilakukan. Penilai akan mengisi form penilaian dari masing-masing pegawai. Hasil penilaian yang dilakukan penilai akan diverifikasi oleh atasan penilai. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dalam gambar 4.2.
Penilai Atasan Penilai
Gambar 4.2 System Flow Menghitung Nilai Kriteria
4.2.2 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagaram adalah suatu model logika data atau proses yang
25
mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau dimana data tersebut akan disimpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur.
a) Context Diagram
Context diagram menggambarkan asal data dan menunjukkan aliran dari
data tersebut. Context Diagram Sistem Informasi Penilaian Kinerja Pegawai pada Yayasan Perguruan 17 Agustus 1945 Surabaya terdiri dari 4 external entity yaitu bagian kepegawaian, pegawai, penilai dan atasan penilai. Aliran data yang keluar dari masing-masing external entity mempunyai arti bahwa data tersebut berasal dari external entity tersebut, sedangkan aliran data yang masuk mempunyai arti informasi data ditujukan untuk external entity tersebut.
data atasan penilai
Sis tem Informasi Penilaian Kinerja Meng gunakan Metode
b) DFD Level 0
data nilai rata rata pegawai data nilai kriteria
Data Nilai Pegawaidata penilai data pegawai Menghitung Nilai Kriteria Kinerja
Pegawai
Gambar 4.4 DFD Level 0 Sistem Informasi Penilaian Kinerja Pegawai pada Yayasan Perguruan 17 Agustus 1945
27
Gambar DFD Level 0 pada Sistem Informasi Penilaian Kinerja Pegawai pada Yayasan Perguruan 17 Agustus 1945 Surabaya memiliki 3 proses utama yaitu menentukan pejabat penilai, menghitung nilai kriteria kinerja pegawai dan membuat laporan penilaian. Dimana pada DFD Level 0 ini merupakan penjabaran dari proses sistem informasi penilaian kinerja pegawai.
c) DFD Level 1 Menentukan Pejabat Penilai
DFD Level 1 ini terdapat 1 entity yaitu bagian kepegawaian, dan terdapat 3 proses dan 4 database. Pada DFD level 1 ini adalah mendetailkan pada proses
data atasan penilai data penilai
6 tabel penilai 12 tabel atas an penilai
1 tabel jabatan
d) DFD Level 1 Menghitung Nilai Kriteria Kinerja Pegawai
DFD Level 1 ini terdapat 2 entity yaitu penilai dan atasan penilai, serta terdapat 2 proses dan 9 database. Pada DFD level 1 ini adalah mendetailkan pada proses menghitung nilai kriteria kinerja pegawai.
data nilai peg awai data nilai terverifikas i
data nilai kriteria
data nilai rata rata peg awai
data pemerivikasi
3 tabel kriteria penilaian
4 tabel periode
Meng is i Form Penilaian
2
verifikasi nilai kriteria
Gambar 4.6 DFD Level 1 Menghitung Nilai Kriteria Kinerja Pegawai
4.2.3 ERD (Entity Relationship Diagram)
Entity Relationship Diagram merupakan gambaran struktur database dari
sistem informasi perpustakaan yang telah dikembangkan. ERD dibagi menjadi dua, yaitu Conceptual Data Model (CDM) atau secara logik dan Physical Data
29
A. Physical Data Model
PDM berikut menunjukan relasi antar tabel. Berikut gambar physical
data model pada gambar 4.7.
ID_ATASAN_PEN ILAI = ID_ATASAN_PENILAI
ID_ATASAN_PEN ILAI = ID_ATASAN_PENILAIKD_JABATAN = KD_JABATAN
ID_KRITERIA = ID _KR ITERIA
ID_SEBUTAN = ID_SEBU TAN
KD_JABATAN = KD_JABATAN ID_IN STANSI = ID _INSTANSI
ID_VALIDASI = ID_VALIDASI
ID_PEN ILAI = ID_PENILAI ID_KRITERIA = ID _KR ITERIA
ID_PER IODE = ID _PERIOD E
ID_KRITERIA = ID _KR ITERIA
ID_URAIAN = ID_URAIAN
ID_NILAI_UTAMA = ID _N ILAI_U TAMA
KD_JABATAN = KD_JABATAN
KD_JABATAN = KD_JABATAN
ID_MENU = ID _MEN U
ID_PEN ILAI = ID_PENILAI KOD E_PEGAWAI = KOD E_PEGAWAI ADMIN
Gambar 4.7 Physical Data Model
4.2.4 Struktur Tabel
A. Tabel Pegawai
Nama Tabel : Tabel_Pegawai Primary Key : Kode_Pegawai
Foreign Key : Kd_Jabatan, id_instansi Fungsi : menyimpan data pegawai
Tabel 4.1 Struktur Tabel Pegawai
FIELD TYPE CONSTRAINT TABLE (FK)
Kode_Pegawai VARCHAR(15) PK
Id_Instansi INTEGER FK Tabel Instansi
Nama_pegawai VARCHAR(100)
Tgl_Lahir_Pegawai DATE
Jk_Pegawai VARCHAR(1)
Agama_Pegawai VARCHAR(1)
Alamat_Pegawai TEXT
Kota_Pegawai VARCHAR(50)
Telp_Pegawai VARCHAR(13)
Password_Pegawai VARCHAR(300)
Kd_Jabatan INTEGER FK Tabel Jabatan
B. Tabel Jabatan
Nama Tabel : Tabel_Jabatan Primary Key : Kd_Jabatan Foreign Key : Id_Penilai
31
Tabel 4.2 Struktur Tabel Jabatan
FIELD TYPE CONSTRAINT TABLE (FK)
Kd_jabatan INTEGER PK
Nama_jabatan VARCHAR(100)
Id_penilai INTEGER FK Tabel_Penilai
C. Tabel Penilai
Nama Tabel : Tabel_Penilai Primary Key : Id_Penilai Foreign Key : Kd_Jabatan
Fungsi : menyimpan data penilai.
Tabel 4.3 Struktur Tabel Penilai
FIELD TYPE CONSTRAINT TABLE (FK)
Id_penilai INTEGER PK
Kd_jabatan INTEGER FK Tabel_Jabatan
D. Tabel Atasan Penilai
Nama Tabel : Tabel_Atasan_Penilai Primary Key : Id_Atasan_Penilai Foreign Key : Kd_Jabatan
Fungsi : menyimpan data atasan penilai.
Tabel 4.4 Struktur Tabel Atasan Penilai
FIELD TYPE CONSTRAINT TABLE (FK)
Id_atasan_penilai INTEGER PK
E. Tabel Histori Validasi
Nama Tabel : Tabel_Histori_Validasi Primary Key : Id_Validasi
Foreign Key : Kode_Pegawai
Fungsi : menyimpan data histori validasi.
Tabel 4.5 Struktur Tabel Histori Validasi
FIELD TYPE CONSTRAINT TABLE (FK)
Id_validasi VARCHAR(30) PK
Tgl_validasi DATE
Kode_pegawai VARCHAR(15) FK Tabel_Pegawai
F. Tabel Instansi
Nama Tabel : Tabel_Instansi Primary Key : Id_Instansi Foreign Key :
Fungsi : menyimpan data instansi.
Tabel 4.6 Struktur Tabel Instansi
FIELD TYPE CONSTRAINT TABLE (FK)
Id_instansi INTEGER PK
Nama_instansi VARCHAR(100)
Alamat_instansi TEXT
33
G. Tabel Kriteria Penilaian
Nama Tabel : Tabel_Kriteria_Penilaian Primary Key : Id_kriteria_kinerja Foreign Key : id_uraian, id_kriteria
Fungsi : menyimpan data kriteria penilaian.
Tabel 4.7 Struktur Tabel Kriteria Penilaian
FIELD TYPE CONSTRA
INT
TABLE (FK)
Id_kriteria_kinerja INTEGER PK
Id_nilai_utama VARCHAR(100) FK Tabel_nilai_utama Angka_nilai_kiner DECIMAL
Id_uraian INTEGER FK Tabel_uraian
Id_kriteria INTEGER FK Tabel_kriteria_penilaian
H. Tabel Periode
Nama Tabel : Tabel_Periode Primary Key : Id_periode Foreign Key :
Fungsi : menyimpan data periode.
Tabel 4.8 Struktur Tabel Periode
I. Tabel Kebijakan
Nama Tabel : Tabel_Kebijakan Primary Key : Id_Kebijakan Foreign Key :
Fungsi : menyimpan data kebijakan.
Tabel 4.9 Struktur Tabel Kebijakan
FIELD TYPE CONSTRAINT TABLE (FK)
Id_ kebijakan INTEGER PK
Nama_kebijakan VARCHAR(100)
Keterangan_ kebijakan TEXT
Batas_nilai INTEGER
Batas INTEGER
J. Tabel Nilai Kinerja
Nama Tabel : Tabel_Nilai_Kinerja Primary Key : Id_Nilai_Kinerja
Foreign Key : Id_nilai_utama, Id_uraian, Id_kriteria Fungsi : menyimpan data nilai kinerja.
Tabel 4.10 Struktur Tabel Nilai Kinerja
FIELD TYPE CONSTRAINT TABLE (FK)
Id_ nilai_kinerja INTEGER PK
Angka_nilai_kinerja DECIMAL(10,0)
Id_nilai_utama VARCHAR(30) FK Tabel_nilai_utama
Id_uraian INTEGER FK Tabel_uraian
35
K. Tabel Nilai Utama
Nama Tabel : Tabel_Nilai_Utama Primary Key : Id_Nilai_Utama
Foreign Key : Id_periode, Id_Kriteria, Id_penilai, Kode_pegawai Fungsi : menyimpan data nilai utama.
Tabel 4.11 Struktur Tabel Nilai Utama
FIELD TYPE CONSTRAINT TABLE (FK)
Id_ nilai_utama INTEGER PK
Id_periode DECIMAL(10,0) FK Tabel_periode
Rata_rata_nilai DECIMAL
Kode_pegawai VARCHAR(15) FK Tabel_pegawai
Id_kriteria INTEGER FK Tabel_kriteria
Status_nilai INTEGER
Id_penilai INTEGER FK Tabel_penilai
Id_validasi VARCHAR(30) FK Tabel_histori_validasi
L. Tabel Sebutan
Nama Tabel : Tabel_Sebutan Primary Key : Id_Sebutan Foreign Key :
Fungsi : menyimpan data sebutan.
Tabel 4.12 Struktur Tabel Sebutan
FIELD TYPE CONSTRAINT TABLE (FK)
Id_sebutan INTEGER PK
FIELD TYPE CONSTRAINT TABLE (FK)
Angka_awal INTEGER
Angka_akhir INTEGER
M. Tabel Uraian
Nama Tabel : Tabel_Uraian Primary Key : Id_Uraian
Foreign Key : Id_sebutan, Id_kriteria Fungsi : menyimpan data uraian.
Tabel 4.13 Struktur Tabel Uraian
FIELD TYPE CONSTRAINT TABLE (FK)
Id_uraian INTEGER PK
Id_sebutan INTEGER FK Tabel_sebutan
Id_kriteria INTEGER FK Tabel_kriteria
Isi_uraian TEXT
4.2.5 Desain I/O (Input/Output)
Desain input/output Sistem Informasi Penilaian Kinerja Pegawai Berbasis Web pada Yayasan Perguruan 17 Agustus 1945 Surabaya adalah sebagai berikut:
a. Desain Form Penilaian Kinerja Pegawai
37
didapat pada daftar pegawai dengan cara mengklik tombol . Nilai yang dimasukan harus berupa angka. Bisa dilihat pada gambar 4.8 dibawah ini:
Gambar 4.8 Desain Form Penilaian Kinerja Pegawai b. Desain Form Laporan
Form ini adalah form request laporan nilai kinerja pegawai. Form ini berfungsi untuk membuat laporan pegawai. Selain itu, dalam request laporan kinerja pegawai, form ini juga menangani proses penentuan kebijakan yang diterima oleh pegawai. Seperti pada gambar 4.9 dibawah ini :
c. Desain Form Master Instansi
Form master instansi ini digunakan untuk menyimpan instansi-instansi yang berkaitan dengan Yayasan Perguruan 17 Agustus 1945 Surabaya. Form ini akan berfungsi memberikan keterangan/informasi instansi dari tiap-tiap pegawai. . Tombol ini digunakan untuk menambah baris pada tabel agar user dapat memasukan master instansi lebih banyak lagi. Seperti pada gambar 4.10 dibawah ini :
Gambar 4.10 Desain Form Master Instansi
d. Desain Form Master Jabatan
39
Gambar 4.11 Desain Form Master Jabatan e. Desain Form Master Pegawai
Form master pegawai ini berfungsi untuk menyimpan data-data pegawai.
User dapat menambah ,mengubah dan menghapus data pegawai pada form ini.
Tombol pada baris jabatan ini digunakan untuk menampilkan daftar data-data jabatan yang sudah dimasukan sejak awal sedangkan tombol pada baris instansi pegawai digunakan untuk menampilkan daftar instansi pegawai yang sudah disimpan diawal. Password yang ada adalah password default. Password tersebut adalah 12345. Setelah itu, pegawai dapat mengubah password tersebut sesuai dengan keinginannya. Seperti pada gambar 4.12 dibawah ini :
f. Desain Form Master Periode
Form yang berfungsi untuk menyimpan periode penilaian yang akan berlangsung. Untuk mengisikan periode baru, maka semua status periode harus non aktif. Ini bertujuan agar program mampu mengetahui periode penilaian yang berlangsung saat ini. Seperti pada gambar 4.13 dibawah ini :
Gambar 4.13 Desain Form Master Periode
g. Desain Form Master Kebijakan
Form master kebijakan adalah form yang digunakan untuk menyimpan, mengubah, dan menghapus data kebijakan. Batas bawah dan batas atas digunakan untuk menentukan range kebijakan tersebut berlaku. Tombol ini digunakan untuk menambah baris pada tabel agar user dapat memasukan master kebijakan lebih banyak lagi. Seperti pada gambar 4.14 dibawah ini :
41
h. Desain Form Pejabat Penilai
Form pejabat penilai ini adalah form yang digunakan untuk memberikan hak akses penilaian kepada jabatan-jabatan tertentu. Tombol digunakan untuk menampilkan data jabatan yang akan diberikan hak akses penilaian. Untuk memberikan hak akses, admin harus memilih (mencentang) jabatan yang diperbolehkan untuk dinilai. Seperti pada gambar 4.15 dibawah ini :
Jabatan …….. Proses Search
Kode Jabatan Nama Jabatan Dinilai Atasan
text
Gambar 4.15 Desain Form Pejabat Penilai
i. Desain Form Sebutan
Gambar 4.16 Desain Form Sebutan
j. Desain Form Kriteria Penilaian
Form kriteria penilaian digunakan untuk menyimpan, mengubah, dan menghapus data kriteria penilaian. Kriteria penilaian ini digunakan untuk memberikan kriteria dari tiap-tiap penilaian kepada pegawai yang dinilai. Tombol ini digunakan untuk menambah baris pada tabel agar user dapat memasukan kriteria penilaian lebih banyak lagi. Seperti pada gambar 4.17 dibawah ini :
43
k. Desain Form Uraian Penilaian
Form uraian penilaian ini digunakan untuk menyimpan, mengubah dan menghapus data uraian penilaian. Uraian penilaian ini digunakan untuk memberikan uraian-uraian yang terkait dengan penilaian pegawai tersebut. Aksi [edit] digunakan untuk mengedit data yang dipilih, sedangkan aksi [hapus] digunakan untuk menghapus data yang dipilih. Seperti pada gambar 4.18 dibawah ini :
Gambar 4.18 Desain Form Uraian Penilaian
l. Desain Form Verifikasi
Form verifikasi nilai kinerja ini adalah form yang menampilkan penilaian-penilaian yang belum di verifikasi. Untuk memerifikasi penilaian tersebut, admin bisa menekan tombol maka admin akan dipindahkan ke form penilaian kinerja untuk memverifikasi penilaian tersebut. Seperti gambar 4.19 dibawah ini :
4.3 Implementasi Sistem
Implementasi sistem ini akan menjelaskan detil dari aplikasi sistem informasi pengarsipan kenaikan pangkat dan jabatan widyaiswara VEDC Malang, mulai dari spesifikasi hardware dan software pendukung, cara installasi program, serta fitur-fitur yang terdapat pada aplikasi.
4.3.1 Kebutuhan Sistem
Sistem yang digunakan untuk menjalankan aplikasi ini terdiri dari
hardware dan software pendukung. Adapun hardware dan software pendukung
yang digunakan adalah sebagai berikut: Spesifikasi hardware pendukung terdiri dari:
1. 64 MB RAM (RECOMMENDED) atau lebih tinngi.
2. Harddisk minimal 250 MB.
Spesifikasi software pendukung terdiri dari:
1. Windows 98, ME , Windows 7, XP (RECOMMENDED). 2. XAMPP V 1.6.4 atau yang terbaru.
3. Browser Mozilla 3.0 atau yang terbaru.
4.3.2 Cara Instalasi
Berikut ini adalah cara instalasi program yang terdapat dalam CD: 1. Lakukan hosting website penilaian kinerja.
2. Lalu instal browser software (Mozilla firefox (recommended)).
45
4.3.3 Petunjuk penggunaan program
Tahap ini adalah langkah-langkah cara penggunaan program Sistem Informasi Penilaian Kinerja Pegawai Berbasis Web. Berikut sub-sub pembahasan pemakaian program:
1. Form Log in
Gambar 4.20 Form Log in
Log in merupakan syarat untuk dapat masuk kedalam akun user. User
dibagi dalam 3 kelompok yaitu pegawai, penilai dan atasan penilai. Untuk dapat melakukan login, user harus memasukkan NPP dan password.
a. NPP : merupakan nomor induk pegawai yang sudah terdaftar pada database dan diberi wewenang untuk menggunakan website ini.
b. Password : Kata sandi atau kode khusus yang merupakan syarat yang harus
User harus memasukan NPP dan Password yang telah tersedia. Apabila salah memasukkannya maka sistem akan menampilkan pesan bahwa kombinasi NPP atau Password tidak cocok.
Gambar 4.21 Pesan Kesalahan Log in 2. Form Menu Utama
Form menu utama akan muncul apabila user berhasil memasukkan NPP dan Password dengan benar pada Form Login. Tiap user akan mendapatkan tampilan menu yang berbeda. Ini sesuai dengan hak dan kewenangan dari user. Menu yang bisa ditampilkan atau tidak akan diatur oleh admin. Perbedaan menu untuk tiap user akan tampak seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar 4.22 Form Menu Utama (Atasan Penilai)
47
Gambar 4.24 Form Utama (Pegawai)
Terdapat satu user lagi, yaitu bagian kepegawaian. Untuk id user ini akan dipegang oleh satu orang saja. User ini memiliki hak akses untuk insert, update dan delete pada form-form master. Laporan kesuluruhan dalam periode dapat di akses oleh user ini. Laporan ini akan berisi semua hasil penilaian yang telah dilakukan dalam periode tersebut.
Gambar 4.25 Form Utama (Bagian Kepegawaian)
3. Form Master Instansi
untuk insert data instansi baru sesuai jumlah yang diinginkan. Untuk menghapus data instansi, user harus centang pada instansi yang ingin dihapus kemudian klik hapus.
Gambar 4.26 Form Master Instansi
4. Form Master Jabatan
49
Fungsi form ini untuk mengisi dan menghapus data jabatan. Untuk menambah jabatan baru, user cukup mengisi jumlah jabatan yang akan ditambah, maka sistem akan menyiapkan baris sesuai dengan jumlah jabatan yang ingin ditambahkan. Untuk menghapus jabatan, user cukup melakukan centang pada jabatan yang ingin dihapus dan klik button hapus maka jabatan tersebut akan terhapus dari database.
5. Form Master Pegawai
Gambar 4.28 Form Master Pegawai
6. Form Master Periode
Gambar 4.29 Form Master Periode
Fungsi form ini untuk memasukkan data periode penilaian. Di dalamnya terdapat tanggal mulai dan akhir, keterangan dan status. Untuk membuka periode penilaian baru, apabila ada periode sebelumnya yang masih aktif maka periode tersebut harus dirubah statusnya menjadi tidak aktif. Hal ini untuk menghindari adanya 2 periode penilaian yang aktif. Untuk merubah status periode dilakukan dengan cara klik button edit pada kolom aksi.
7. Form Master Kebijakan
51
Gambar 4.30 Form Master Kebijakan 8. Form Pejabat Penilai
Fungsi form ini adalah untuk menentukan pejabat penilai dan hak untuk menilai berdasarkan jabatan. Pertama user harus memilih penilai, data penilai akan ditampilkan dalam sub form. Untuk memudahkan pencarian jabatan maka disediakan fitur pencarian seperti gambar dibawah ini :
Setalah penilai terpilih maka pada form pejabat penilai akan ditampilkan daftar jabatan yang ada. User harus memilih jabatan yang bisa dinilai oleh penilai serta menentukan atasan penilainya. Untuk lebih jelasnya seperti gambar dibawah ini :
Gambar 4.32 Form Pejabat Penilai
Untuk memudahkan user dalam mencari jabatan, maka disediakan fitur pencarian. Dalam form ini terdapat 2 kolom yang harus dicentang oleh user yaitu dinilai dan atasan. Dinilai artinya jabatan yang telah dijadikan penilai bisa menilai jabatan terpilih. Sedangkan atasan berarti penilai memiliki atasan yang bisa menilai penilai dan melakukan verifikasi pada hasil penilaian yang dilakukan penilai. Untuk memberikan hak akses verifikasi nilai penilai pada atasan maka
textbox jabatan diisi jabatan dari atasan dan kolom atasan dicentang sesuai jabatan
53
Gambar 4.33 Pemberian Hak Verifikasi pada Atasan
9. Form Jenis Sebutan
Gambar 4.34 Form Jenis Sebutan
10. Form Kriteria Penilaian
Gambar 4.35 Form Kriteria Penilaian
Fungsi form ini digunakan untuk menambah maupun menghapus kriteria penilaian. Cara menambah atau menghapus sama seperti pada form master yang lain.
11. Form Uraian Penilaian
55
Form ini digunakan untuk mengisi subkriteria. Subkriteria ini merupakan rincian dari kriteria yang sebelumnya telah dibuat. Sub kriteria ini akan berbeda untuk tiap kriteria dan tiap sebutan. User juga dapat merubah isi dari sub kriteria yang telah ada ataupun menghapus sub kriteria yaitu dengan cara klik button yang ada di samping sub kriteria.
12. Form Penilaian Kinerja Pegawai
Gambar 4.37 Form Penilaian Kinerja Pegawai
13. Form Verifikasi Nilai (1)
Gambar 4.38 Form Verifikasi Nilai (1)
Form ini hanya akan ditampilkan pada jabatan yang dijadikan sebagai atasan. Fungsi dari form ini adalah untuk memeriksa nilai pegawai yang telah dinilai oleh penilai. User cukup memilih pegawai yang akan diverifikasi dan klik
button verifikasi. Laporan penilaian akan dibuat ketika nilai telah diverifikasi oleh
atasan.
14. Form Verifikasi Nilai(2)
Gambar 4.39 Form Verifikasi Nilai (2)
57
15. Form Laporan
Gambar 4.40 Form Laporan
Dalam form ini, user dalam mencetak atau melihat laporan penilaian dengan cara memilih periode penilaian dan kode pegawai. Untuk form ini dibedakan menjadi 3 sesuai dengan jabatan dalam penilaian. Untuk pegawai hanya bisa melihat laporan pegawai itu sendiri. sedangkan untuk penilai bisa melihat laporan penilai sendiri dan laporan pegawai yang telah dinilai oleh penilai tersebut. Dan untuk atasan, bisa melihat laporan atasan sendiri dan jabatan dibawah atasan yaitu penilai dan pegawai.
16. Form Histori Penilaian
Gambar 4.41 Form Histori Penilaian
17. Form Tree Menu (Admin)
Gambar 4.42 Form Tree Menu (Admin)
Dalam form ini admin akan mengatur menu apa saja yang ditampilkan untuk tiap jabatan. Seperti yang sebelumnya telah dijelaskan, jabatan dalam pernilaian ini hanya ada 3 yaitu pegawai, penilai dan atasan.
18. Laporan Penilaian Kinerja Pegawai (Periode)
Untuk laporan ini, akan ditampilkan semua hasil penilaian dalam satu periode. Hak akses untuk laporan ini hanya ada pada bagian kepegawaian. Untuk lebih jelasnya seperti gambar dibawah ini :
59
19. Laporan Penilaian Kinerja Pegawai
Laporan ini akan menampilkan nilai hasil penilaian yang telah dilakukan. Tiap pegawai hanya akan bisa melihat laporan untuk pegawai itu sendiri.
Gambar 4.44 Laporan Penilaian Kinerja Pegawai
4.4 Evaluasi uji coba sistem
Hasil uji coba program :
1. Log in
Gambar 4.45 Hasil Uji Coba Log in
2. Memasukkan data instansi
61
3. Memasukkan data jabatan
Gambar 4.47 Hasil Uji Coba Input Data Jabatan
4. Memasukkan data pegawai
5. Memasukkan data periode
Gambar 4.49 Hasil Uji Coba Input Data Periode
6. Memasukkan data kebijakan
63
7. Memasukkan jenis sebutan
Gambar 4.51 Hasil Uji Coba Input Data Jenis Sebutan
8. Memasukkan kriteria penilaian
9. Memasukkan uraian penilaian
Gambar 4.53 Hasil Uji Coba Input Data Uraian Penilaian
10. Memasukkan data pejabat penilai
65
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan evaluasi yang dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
a) Pengembangan sistem yang dilakukan berdasarkan proses bisnis yang ada di Yayasan Perguruan 17 Agustus 1945 Surabaya ke dalam sebuah sistem informasi penilaian kinerja pegawai berbasis web membantu bagian kepegawaian dan pejabat penilai dalam hal mengolah, mengisi dan mendokumentasi hasil penilaian kinerja pegawai.
b) Laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi penilaian kinerja pegawai berbasis web ini dapat membantu bagian kepegawaian dan Yayasan Perguruan 17 Agustus 1945 Surabaya dalam menjalankan penilaian kinerja pegawai serta melengkapi laporan penilaian kinerja pegawai.
5.2 Saran
Dalam pengembangan Sistem Informasi Penilaian Kinerja Pegawai Berbasis Web ini, dapat diajukan beberapa saran sebagai berikut :
DAFTAR PUSTAKA
Agustin, Unun Tri, 2011, Algoritma, Diagram Alir dan Pseudo-Code, http://unun23vi.blog.unsoed.ac.id. (Diakses 19 Mei 2012).
Jogiyanto HM, 1999, Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan
Terstruktur Teori dan Praktis Aplikasi Bisnis, Yogyakarta: Andi.
Jogiyanto HM, 2000, Pengenalan Komputer: Dasar Ilmu Komputer,
Pemograman, Sistem Informasi, dan Intelegensi Buatan, Edisi 3,
Yogyakarta: Andi.
Jogiyanto HM, 2001, Analisis Perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi. Manthis, Robert L, dan Jackson, John H, 2002, Manajemen SumberDaya
Manusia, Buku 2, Jakarta: Salemba Empat.
Nugroho, Bunafit, 2004, PHP dan MySQL dengan editor Dreamweaver MX, Yogyakarta: Andi.
Putrodjoyo, Gunawan, 1994, Kamus Komputer Masa Kini, Jakarta: PT Gramedia. Saputro, Hendra W, 2007, Pengertian Website, Webhosting dan Domain Name,
http://www.baliorange.web.id/pengertian-website-webhosting-domainname. (Diakses 19 Mei 2012).
