Strategi merupakan rencana perusahaan baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang demi tercapainya visi dan misi yang dapat berjalan beriringan dengan kepentingan publik. Menurut Onong Uchjana Effendy mengatakan Peran Public Relations dalam hal ini sebagai communicator antar organisasi atau lembaga yang
diawali dengan publiknya, membina hubungan yang positif atau relationship, sebagai pendukung dalam fungsi manajemen yaitu back up management, corporate image dengan membentuk image yang baik bagi perusahaan.
Strategi yang dilakukan corporate communication mendukung penuh apa yang diprogramkan oleh BOD dan BOC yang telah ditetapkan dalam rencana kerja anggaran perseroan tahunan dan telah memperoleh persetujuan RUPS dari Kementerian BUMN sebagi pemegang saham. Melalui komunikasi yang baik terhadap pihak internal maupun eksternal hal ini perlu dilaksanakan secara dua arah untuk mengantisipasi informasi dan operasi yang sudah dan akan dilaksanakan dalam mempercepat peningkatan produktivitas dan kelancaran kerja dalam pelabuhan. Strategi komunikasi dimaksud dapat memberikan gambaran secara jelkas dan detail khususnya untuk internal agar mereka dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan baik
yang menyangkut pembangunan dan pengawasan dapat dilakukan dengan tepat dan telitis sehigga program perencanaan yang telah ditetapkan dapat mencapai sasaran investasi sebagaimana yang dipersyaratkan oleh pemegang saham dan GCG.
Strategi dalam mengkomunikasikan pembangunan melalui tahapan-tahapan yang sudah diprogramkan antara lain :
1. Pre Event
Sebagai persiapan peletakan batu pertama dengan mengundang instansi terkait, pelaku bisnis, media untuk menyaksikannya.
2. Event
Pada tanggal 22 Maret 2013 setelah diresmikannya tahap I oleh Presiden Susilo Bambang Yudhoyono, untuk media diberikan waktu sesi wawacara sehubungan dengan diresmikannya pembangunan Terminal New Priok. 3. Post Event
Bahwa pada akhir 2014 tahap I direncanakan selesai dan siap dioperasikan, PT PPI sebagai anak perusahaan yang focus membangun terminal, memnberikan data-data dan gambar kepada BOD, dimana atas persetujuan BOD melaui Corporate Secretary mengundang media untuk melihat
perkembangan pembangunan berdasarkan data-data dan gambar yang ada.
4.3.3. Communicating
Aspek komunikasi dan pembangunan yang saling keterkaitan antara lain dengan pendekatan yang berfokus pembangunan pada suatu bangsa,
pendekatan yang lebih spesifik memahami peranan media massa dalam pembangunan nasional, dan pendekatan yang berorientasi pada perubahan yang terjadi pada suatu komunitas. Komunikasi yang baik menurut Laswell dengan menjawab pertanyaan Who, Says what, In Which Chanel, To Whom, With What Effect, dalam hal ini bisa dijelaskan :
Who : BOD, perseroan mempunyai peranan penting dalam menyampaikan program New Priok Port
Says What : Tujuan dari dibangunnya New Priok Port sebagai jawaban
dari meningkatnya arus barang di terminal, maka dibangunlah terminal di laut dengan melalui beberapa tahap pembangunan
In Which Chanel : Memgkomunikasikan maksud dan tujuan dibangunnya New
Priok Port melalui berbagai komunikasi dengan pertemuan antara Meneg BUMN, Kementerian Perhubungan untuk mencapai komunikasi yang sinergi, dengan media melalui gathering, press release, media visit, dan internal melalui intranet, IPC NEWS, ICT.
Pihak Eksternal yaitu Meneg BUMN, Kementerian Perhubungan, Pemerintah Pusat, Pemerintah Daerah, Assosiasi Pelayaran, Assosiasi Bongkar Muat
With What Effect : Hasil yang di dapat bahwa program pembangunan New Priok Port dapat diterima dengan baik semua pihak.
Dalam pelaksanaan proyek New Priok Port perlu dibedakan antara komunikasi internal dan komunikasi eksternal, komunikasi internal yang dimaksud adalah komunikasi yang bersifat tetap dan telah disetujui untuk dilaksanakan dan pengawasan oleh para pelaksana operasional dan dilaporkan kepada BOD terdapat hal hal yang menyimpang dari program yang telah ditetapkan sebelumnya, komunikasi by order sedangkan komunikasi eksternal adalah komunikasi antara BOD dengan
instansi terkait lainnya, stakeholder, shareholder dan media cetak dan media elektronik adalah merupakan penyampaian informasi tentang rencana yang telah ditetapkan serta target progress report tentang target-target yang telah dicapai untuk diketahui secara umum dan dapat dipublikasikan sehingga dapat dimengerti dan diterima langsung oleh para pengguna jasa/stakeholder lainnya secara terkoordinasi.
Sebagai langkah komunikasi dan wujud nyata Perseroan bekerjasama dengan PT Telkom untuk memulai layanan kepelabuhanan secara elektronik. Sinergi ini terwadahkan dalam kerangka pembangunan Indonesia Logistics Community Services (PCS) semua aktivitas kepelabuhanan dapat terinformasi dalam satu system sehingga
terbentuk efisiensi dan peningkatan pelayanan bagi pengguna jasa kepelabuhanan. Implementasi ini di tahap pertama diharapkan dapat menurunkan waktu tunggu kapal dari rata-rata 5,5 hari menjadi 4,5 hari sehingga memangkas biaya logistic dan distribusi barang. Kedepannya dapat mendatangkan nilai ekonomis lebih besar lagi karena mampu meningkatkan efisiensi.
Bahwa pelaksanaan pembangunan Pelabuhan Tanjung Priok yang mengarah ke laut/perairan pelabuhan Tanjung Priok adalah merupakan satu keputusan politik dan ekonomi untuk mempercepat proses pelaksanaan pembangunan, berdasarkan Undang-Undang No 17 Tahun 2008 tentang pelayaran, bahwa setiap pengembangan/pembangunan pelabuhan harus memperoleh rekomendasi dan perijinan pembangunannya dari Direktorat Jenderal Perhubungan Laut dengan rekomendasi dari Otoritas Pelabuhan setempat. Mengingat pengembangan pelabuhan Tanjung Priok di perairan pelabuhan maka areal tersebut harus di lakukan reklamasi untuk pelaksanaan pembangunan selanjutnya. Berkaitan dengan pelaksanaan proyek pembangunan New Priok Port maka pihak manajemen IPC sebelumnya harus melakukan komunikasi dengan pihak Otoritas Pelabuhan Tanjung Priok sebagai penanggung jawab untuk pelaksanaan perijinan selanjutnya, juga dikomunikasikan dengan Direktorat Jendral Perhubungan Laut sebagai pemegang konsesi dan perijinan pembangunan dan pengoperasian pelabuhan, untuk mempercepat pelaksanaannya pihak IPC juga mengkomunikasikan masalah ini dengan Departement Perhubungan untuk kiranya diberikan Keputusan Presiden No 36 Tahun 2012 yang pelaksanaannya
sesuai dengan Undang-Undang No 17 Tahun 2008 dan Peraturan Pemerintah no 61 Tahun 2009 tentang Kepelabuhanan yang diberikan untuk pemberian konsesi dari Otoritas Pelabuhan Tanjung Priok kepada IPC yang dituangkan dalam bentuk perjanjian antar pihak-pihak tersebut diatas. Selain itu pihak manajemen IPC juga melakukan komunikasi dengan Kementerian BUMN selaku rapat umum pemegang saham persero PT Pelabuhan Indonesia II untuk memperoleh persetujuan pelaksanaan pembangunan New Priok Port. Selanjutnya manajemen IPC melakukan komunikasi dengan perusahaan pelayaran dalam negeri dan luar negeri untuk menjelaskan pelaksanaan pembangunan New Priok Port juga kepada pengguna jasa kepelabuhanan lainnya. Komunikasi ini perlu dilakukan antar beberapa pihak baik Pemerintah, perusahaan pelayaran, perusahaan bongkar muat, perusahaan angkutan darat serta pengguna jasa kepelabuhanan lainnya demi untuk dapat dimengerti tentang rencana perluasan/pengembangan pelabuhan Tanjung Priok serta pola pelayanan yang akan diberikan selanjutnya yang berkaitan dengan pengembangan pelabuhan Tanjung Priok. Mengingat adanya program pengembangan pelabuhan umum di wilayah Cilamaya yang merupakan bagian dari daerah Jawa Barat maka dengan ditetapkannya Keputusan Presiden No 36 Tahun 2012 Tentang Pengembangan Pelabuhan Tanjung Priok hal ini merupakan suatu kekuatan hukum bagi IPC karena tidak akan dibangun pelabuhan lainnya sebelum selesainya pembangunan pelabuhan New Priok Port, hal tersebut merupakan bagian yang terpenting karena perlu dikomunikasikan secara luas karena beberapa pengusaha
asing dan operator perusahaan pelayaran sudah melirik kepelabuhan umum Cilamaya dengan dikomunikasikannya Keppres No 36 Tahin 2012 kepada para perusahaan pelayaran dan penggun jasa kepelabuhanan maka merupakan proteksi pengembangan pelabuhan New Priok Port sehingga para pengusaha yang akan melakukan investasi di pelabuhan New Priok Port dapat melanjutkan usahanya karena tidak dipengaruhi adanya pembangunan pelabuhan umum yang baru (Pelabuhan Cilamaya). Dengan adanya pengembangan pelabuhan New Priok Port perlu juga dikomunikasikan dengan para pengguna jasa kepelabuhanan baik perusahaan pelayaran, perusahaan bongkar muat dan penggun jasa lainnya tentang penetapan tarif jasa-jasa kepelabuhanan yang baru yang akan diterapkan di New Priok Port, komunikasi dimaksud adalah untuk dilakukan kesepakatan antara pengguna jasa kepelabuhanan dengan manejemen IPC untuk menetapkan tarif yang akan diberlakukan berdasarkan Peraturan Menteri Perhubungan No PM 15 Tahun 2014 Tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Perhubungan No 6 Tahun 2013 Tentang Jenis, Struktur, Dan Golongan Tarif Jasa Kepelabuhanan, Untuk tindak lanjutnya adalah dikomunikasikan dengan para pihak yang berhubungan dengan jasa-jasa kepelabuhanan, Otoritas Pelabuhan dan Manejemn IPC dalam bentuk berita acara kesepakatan bersama dan ditanda tangani oleh masing-masing pihak yang berkepentingan yang diketahui oleh Otoritas Pelabuhan Tanjung Priok, selanjutnya disampaikan kepada Menteri Perhubungan untuk di konsultasikan dan dianalisa apakah sudah sesuai dengan jenis, struktur dan golongan tarif dan jasa kepelabuhanan, selanjutnya berdasarkan hasil
pembahasan tentang pengusulan tarif yang telah disampaikan secara tertulis, Menteri Perhubungan memberikan arahan dan pertimbangan secara tertulis kepada Badan Usaha Pelabuhan (IPC) dalam jangka waktu 30 hari kerja sejak diterimanya usulan lengkap dari IPC.
Sebelum ditetapkan oleh Menteri Perhubungan tarif yang diusulkan tersebut harus disosialisasikan dan dikomunikasikan kepada para pengguna jasa kepelabuhanan selama kurang lebih 3 bulan, setelah masa sosialisasi diselesaikan maka manajemen IPC menetapkan dalam suatu surat keputusan Direksi tentang pelaksanaan tarif jasa-jasa kepelabuhanan yang akan diberlakukan dan dikomunikasikan dengan para pengguna jasa sebelum masa pemberlakuannya, untuk menghindari terjadinya protes maka perlu ditetapkan standar pelayanan oleh Otoritas Pelabuhan yang harus dikerjakan oleh pihak manajemen IPC sehingga tidak terputus komunikasi antara penyelenggara pelabuhan dengan pengelola pelabuhan dan pengguna jasa kepelabuhanan sehingga terjadinya kerjasama yang saling menguntungkan dan berkelanjutan.
Dalam hal kondisi tertentu yang mengakibatkan diperlukannya tambahan tarif pelayanan jasa peti kemas yang bukan merupakan jasa kepelabuhan dan bukan merupakan pendapatan dari Badan Usaha Pelabuhan tambahan tarif dimaksud harus terlebih dahulu dikonsultasikan kepada Menteri Perhubungan, hal-hal semacam ini sangat sensitive pada operasional kepelabuhanan sehingga harus sering dikomunikasikan dan diinformasikan secara langsung kepada pengguna jasa
kepelabuhanan dalam waktu yang secepatnya dapat diterima dan dimengerti agar tidak menimbulkan kendala operasional. Komunikasi dan informasi dari manajemen kepelabuhanan IPC harus sering dilakukan kepada para pengguna jasa kepelabuhanan baik melalui media cetak, media elektronik maupun media lainnya yang dapat secara langsung diterima dan dimengerti oleh para pengguna jasa kepelabuhanan.
4.3.4. Evaluating
Corporate secretary dalam hal ini corporate communication mempunyai peran
aktif dalam hal mengkomunikasikan tujuan dan program yang akan dijalankan oleh perseroan, sehingga bisa tercapainya target yang diharapkan, sebagai ujung tombak perusahaan harus mengerti tentang product knowledge perusahaan serta hal-hal lain yang merupakan kebiasaan yang harus dilaksanakan oleh para pelaksana ujung tombak dimaksud.
Apa yang menjadi kemauan atau harapan perseroan sehingga tidak terjadi miss communication, komunikasi yang saling timbal balik sesuai dengan peran dan
fungsinya masing-masing, dukungan dari setiap Direktorat dan anak perusahaan perseroan sangat berarti demi menunjang kegiatan program yang telah ditetapkan.
Kendala yang dihadapi dapat diselesaikan secara internal dengan komunikasi timbal balik dan dilaksanakan secara rutin dan berkelanjutan sehingga hal tersebut tidak akan terjadi miss communication dan miss understanding yang akan menjadi kendala dalam pelaksanaan kegiatan atau program selanjutnya.