BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.3 Pola Komunikasi Organisasi BEM IPB
Sebuah organisasi tidak terlepas dari proses komunikasi. Setiap anggota organisasi berperilaku komunikasi berbeda antara satu dengan lainnya. Perilaku komunikasi yang berulang di dalam organisasi diartikan sebagai pola komunikasi organisasi. Organisasi BEM IPB sering menggunakan pola komunikasi dari atas ke bawah. Ini terbukti dengan skor paling tinggi di antara yang lainnya yaitu sebesar 60,60. Pada pola komunikasi ini terjadi arus informasi berupa instruksi, tugas ataupun pengarahan dari pimpinan BEM IPB kepada para staf. Sementara itu komunikasi dari bawah ke atas mendapat skor terkecil yaitu sebesar 35,05. Hal ini menandakan bahwa pola komunikasi tersebut sangat jarang dilakukan oleh pengurus BEM IPB. Pola komunikasi horizontal mendapat skor yang tidak jauh
No Pernyataan Skor
1 Pimpinan saya mempercayai setiap keputusan yang diberikan kepada saya
74,54 2 Pimpinan saya menentukan kebijakan dan pengambilan
keputusan secara bersama-sama
66,67 3 Pimpinan saya menugaskan langsung kepada pengurus
dalam menjalankan tugasnya
54,54 4 Pimpinan saya tidak pernah memberikan pengarahan
dalam pekerjaan
27,88 5 Pimpinan saya kurang tegas dalam pengambilan keputusan 24,85
berbeda dengan pola komunikasi dari atas ke bawah yaitu sebesar 56,57. Skor tersebut menunjukkan bahwa pola komunikasi horizontal juga merupakan pola komunikasi yang sering digunakan oleh BEM IPB. Pola komunikasi yang terakhir yaitu pola komunikasi diagonal yang mendapat skor sebesar 39,49. Hasil penelitian untuk pola komunikasi organisasi dengan menggunakan skor dapat dilihat pada Tabel 7.
Tabel 7 Skor untuk Pola Komunikasi Organisasi BEM IPB
4.3.1 Pola Komunikasi dari Atas ke Bawah
Komunikasi dari atas ke bawah berasal dari pimpinan tertinggi ditunjukan kepada pimpinan menengah terus mengalir melewati tingkat manajemen untuk kemudian disampaikan kepada bawahan. Makin rendah tingkatan hierarki makin rinci perintah atau instruksi yang dikomunikasikan. Di samping mengomunikasikan perintah, BEM IPB melakukan komunikasi dari atas ke bawah dalam hal penyebaran informasi tentang tujuan organisasi, kebijakan, peraturan, manfaat, hak-hak khusus ataupun umpan balik dari atasan tentang hasil pelaksanaan tugas oleh para staf. Media yang digunakan oleh pimpinan BEM IPB untuk komunikasi ke bawah adalah rapat general, telepon atau sms. Secara umum skor untuk pola komunikasi dari atas ke bawah sebesar 60,60. Skor ini relatif
No Pola Komunikasi Organisasi Skor
1 Komunikasi dari atas ke bawah 60,60
2 Komunikasi dari bawah ke atas 35,05
3 Komunikasi horizontal 56,57
4 Komunikasi diagonal 39,49
besar dibandingkan dengan yang lainnya. Skor ini mengandung arti pengurus organisasi sering melakukan pola ini dalam aktivitas komunikasi organisasi.
Interaksi komunikasi dengan bawahan secara tidak langsung atau tidak tatap muka yang merupakan salah satu dari kriteria komunikasi dari atas ke bawah mendapat skor sebesar 68,48. Interaksi yang dilakukan oleh atasan kepada bawahan lebih sering dilakukan melalui pertemuan tatap muka. Pertemuan tersebut dijadikan sebagai wadah bagi atasan untuk menyampaikan ide atau instruksi mengenai program kerja kepada bawahannya. Hal ini sejalan dengan kriteria selanjutnya di mana skor untuk kriteria pemberian instruksi tertulis kepada bawahan sangat rendah yaitu sebesar 48,48. Ketika bawahan sedang mengalami kesulitan dalam bekerja pun komunikasi yang dilakukan tidak terlalu sering melalui pengarahan tidak langsung.
Penilaian yang dilakukan oleh atasan terhadap kinerja bawahan secara langsung sering dilakukan. Nilai untuk kriteria tersebut sebesar 61,82. Penilaian baik secara langsung ataupun tidak langsung dijadikan sebagai ukuran standar kerja prestasi yang diukur secara pasti oleh atasan. Selain melakukan penilaian, pimpinan di BEM IPB, sering juga melakukan interaksi dengan bawahan mengenai masalah yang tidak berkaitan dengan organisasi. Hal ini ditandai dengan skor yang cukup tinggi sebesar 73,93. Kriteria terakhir membahas mengenai pemberian perintah yang tidak sesuai dengan tugasnya kepada bawahan. Jumlah skor untuk kriteria ini adalah 44,24. Skor tersebut merupakan salah satu yang paling kecil jika dibandingkan dengan yang lain, skor tersebut menunjukkan bahwa hal ini jarang terjadi di BEM IPB. Perintah lebih difokuskan sesuai dengan kemampuan dan kapasitasnya sebagai bawahan. Skor untuk
berbagai kriteria pada pola komunikasi dari atas ke bawah akan disajikan pada Tabel 8.
Tabel 8 Skor untuk Kriteria ada pola Komunikasi dari Atas ke Bawah BEM IPB
4.3.2 Pola Komunikasi dari Bawah ke Atas
Komunikasi dari bawah ke atas menunjukkan bahwa arus informasi mengalir dari bawahan menuju ke atasan. Komunikasi ke atas pada BEM IPB merupakan proses penyampaian gagasan, ide atau saran dan pandangan bawahan kepada atasan. Bentuk-bentuk komunikasi yang dipakai dalam komunikasi ke atas pada BEM IPB meliputi laporan pelaksanaan pekerjaan, saran-saran, rekomendasi, rencana anggaran, keluhan, permintaan bantuan. Para pejabat di setiap hierarki bertindak sebagai penyaring informasi yang disalurkan ke atas melalui pengintegrasian, pembuatan ikhtisar dan pemadatan informasi yang datang dari bawah. Secara keseluruhan dilihat dari semua kriteria, skor untuk pola komunikasi ini adalah terkecil yaitu 35,05. Jadi dapat dikatakan BEM IPB jarang melakukan pola komunikasi dari bawah ke atas.
No Pernyataan Skor
1 Saya berinteraksi komunikasi tidak langsung atau tidak
tatap muka dengan bawahan 68,48
2 Pemberian instruksi tertulis mengenai pekerjaan kepada
bawahan 48,48
3 Pemberian pengarahan tidak secara langsung kepada
bawahan yang mengalami kesulitan dalam bekerja 66,67 4 Pemberian penilaian langsung terhadap kinerja pengurus 61,82 5 Interaksi komunikasi tentang masalah yang tidak
bersangkutan dengan pekerjaan kepada bawahan 73,93 6 Pemberian perintah kepada bawahan yang tidak sesuai
dengan tugasnya 44,24
Pada setiap pola komunikasi ada enam kriteria yang menentukan ukuran tinggi rendahnya skor. Kriteria pertama pola komunikasi dari bawah ke atas adalah “interaksi langsung atau komunikasi langsung dengan atasan.” Skor untuk kriteria tersebut sebesar 37,58. Hal ini menandakan bahwa anggota BEM IPB jarang bertemu dan berkomunikasi langsung dengan pimpinan BEM IPB atau top manager yang terdiri dari Badan Pengurus Harian dan para menteri BEM IPB. Interaksi langsung biasanya dilakukan di Student Centre yang menjadi sekretariat BEM IPB. Interaksi secara langsung biasanya dilakukan dalam bentuk rapat kementerian ataupun rapat kepanitiaan program kerja. Pola komunikasi dari bawah ke atas ditunjukkan pula dengan pembuatan laporan tertulis mengenai pekerjaan kepada atasan. Namun pada kriteria ini skor relatif kecil jika dibandingkan dengan yang lain yaitu hanya 25,45. Hal ini menandakan bahwa pembuatan laporan tertulis jarang dilakukan oleh anggota BEM IPB kepada atasan mereka. Mekanisme yang ada pada organisasi hanya mewajibkan adanya laporan tertulis dari kepala kementerian kepada pimpinan BEM IPB sehingga para anggota kadang tidak banyak dilibatkan dalam pembuatan laporan tertulis. Tabel 9 menunjukkan bahwa anggota juga jarang melaporkan tugas organisasinya secara lisan kepada atasan mereka. Skor untuk kriteria tersebut sebesar 34,55.
Pernyataan ide dan atau usul kepada atasan dalam organisasi BEM IPB ternyata sering dilakukan. Hal ini terbukti dengan nilai rataan yang mencapai 45,45. Pernyataan ide atau usul biasanya terkait dengan pengembangan program kerja yang akan atau sedang dilakukan oleh BEM IPB. Selain itu, bawahan juga ternyata selalu meminta pendapat atau bertanya kepada atasan jika menemui kesulitan dalam bekerja. Hal ini terjadi biasanya pada bawahan yang masih belum
berpengalaman pada pekerjaan organisasi yang bersifat teknis. Bawahan biasanya belum memiliki kapasitas untuk melakukan sesuatu yang mengandung resiko cukup tinggi sehingga membutuhkan pendapat dan saran dari pimpinan. Untuk kriteria ini skornya adalah sebesar 41,82.
Di sisi lain, bawahan jarang menyatakan keluhan dan ketidakpuasan kepada atasan mereka. Pernyataan ini terbukti dengan nilai skor untuk rataan tersebut sebesar 25,45. Keluhan tersebut biasanya disampaikan pada saat informal dan disampaikan secara personal kepada atasan dan tanpa diketahui orang lain. Keluhan biasanya seputar ketidakmampuan bawahan dalam mengerjakan tugas organisasi dikarenakan berbagai alasan. Skor untuk kriteria pada pola komunikasi dari bawah ke atas dapat di lihat pada Tabel 9.
Tabel 9 Skor untuk Kriteria Pola Komunikasi dari Bawah ke Atas BEM IPB
4.3.3 Pola Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal terjadi antara orang-orang yang menduduki jabatan yang setingkat dalam struktur organisasi. Tujuan komunikasi horizontal yang dilakukan oleh BEM IPB antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi dan memberikan informasi kepada bagian atau kementerian yang memiliki
No Pernyataan Skor
1 Saya berinteraksi atau komunikasi langsung dengan atasan 37,58 2 Saya membuat laporan tertulis mengenai pekerjaan kepada
atasan
25,45 3 Saya membuat laporan secara lisan atau langsung tentang
pekerjaan kepada atasan
34,55 4 Saya membuat pernyataan ide atau usul kepada atasan 45,45 5 Saya bertanya atau meminta pendapat kepada atasan jika
menemui kesulitan dalam bekerja
41,82 6 Saya menyatakan keluhan atau ketidakpuasan dalam
bekerja kepada atasan
25,45
hubungan sejajar. Tipe ini menjadi penting ketika masing-masing kementerian atau bagian dalam satu organisasi memiliki ketergantungan yang cukup besar. Pola komunikasi horizontal juga termasuk kedalam kategori sering dilakukan dalam organisasi BEM IPB. Skor untuk pola komunikasi ini adalah 56,57.
Interaksi komunikasi langsung dengan rekan kerja setingkat mendapat skor yang paling tinggi untuk pola komunikasi ini. Nilainya mencapai 71,52. Hal ini menandakan seringnya rekan kerja setingkat bertemu. Pertemuan ini biasanya dilakukan pada rapat-rapat kepanitiaan yang pertemuanya bersifat intens. Pada tingkat top manager pertemuan intens dilaksanakan setiap dua minggu sekali sedangkan pada tingkat staf pertemuan tidak bersifat rutin per satuan waktu namun intensitas pertemuan bisa dikatakan sangat tinggi. Hal tersebut dikarenakan banyaknya koordinasi yang dilakukan sebelum meyiapkan program kerja yang harus dilakukan secara tatap muka. Selain bersifat pengkoordinasian, pertemuan antara rekan kerja setingkat juga biasa saling memberikan saran dan kritik mengenai tugas mereka atau terhadap pribadi mereka. Skor untuk kriteria tersebut sebesar 60,61.
Dalam pemenuhan tugas organisasi, seringkali pengurus BEM IPB menemui kesulitan. Meminta bantuan kepada rekan kerja yang berbeda tingkatan jarang dilakukan oleh pengurus BEM IPB. Para anggota BEM IPB lebih nyaman meminta bantuan kepada rekan kerja yang setingkat. Hal ini mungkin dikarenakan rekan kerja setingkat memiliki posisi sama dengan dirinya dan lebih egaliter sehingga nilai lebih bisa memahami kesulitannya. Skor untuk kriteria tersebut sebesar 34,55. Informasi yang didapat dari atasan seringkali diteruskan kepada rekan kerja setingkat. Proses ini menandakan bahwa komunikasi di dalam
organisai rekan kerja setingkat cukup lancar. Terbukti dengan skor yang cukup tinggi sebesar 63,64.
Dalam proses komunikasi yang berjalan di antara rekan kerja setingkat, ditemui adanya pembatasan komunikasi mengenai masalah lain di luar pekerjaan. Dapat diartikan bahwa sebagian besar pengurus BEM IPB membatasi dirinya dalam membahas mengenai informasi di luar pekerjaan dengan rekan kerja setingkat. Skor untuk kriteria ini sebesar 58,18. Interaksi yang intens ternyata membuat pengurus BEM IPB sering menyatakan keluhan antar rekan kerja setingkat. Skor untuk kriteria tersebut sebesar 50,91. Hasil skor utuk semua kriteria pada pola komunikasi horizontal disajikan pada Tabel 10.
Tabel 10 Skor untuk Kriteria Pola Komunikasi Horizontal BEM IPB
No Pernyataan Skor
1 Interaksi komunikasi langsung atau tatap muka antar rekan kerja setingkat
71,52 2 Pernyataan saran dan kritik mengenai pekerjaan antar rekan
kerja setingkat
60,61 3 Apabila menemui kesulitan dalam bekerja meminta
bantuan kepada rekan kerja yang berbeda tingkatan
34,55 4 Penerusan informasi yang didapatkan dari atasan kepada
rekan kerja setingkat
63,64 5 Pembatasan komunikasi tentang masalah-masalah lain
diluar pekerjaan antara rekan kerja setingkat
58,18 6 Menyatakan keluhan mengenai pekerjaan kepada rekan
kerja setingkat
50,91
Rata-rata skor 56,57
4.3.4 Pola komuniakasi Diagonal
Komunikasi ini melibatkan dua pihak yang tingkatan organisasinya berbeda bagian. Komunikasi ini memiliki beberapa keuntungan di antaranya adalah penyebaran informasi bisa lebih cepat daripada bentuk komunikasi
tradisional. Selain itu, komunikasi diagonal membantu individu dari berbagai bagian atau kementerian ikut membantu masalah dalam organisasi. Di samping memiliki kelebihan, komunikasi memiliki kekurangan, di antaranya adalah komunikasi ini dapat menganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal. Selain itu, komunikasi diagonal dalam suatu organisasi besar sulit untuk dikendalikan secara efektif. Pada organisasi BEM IPB niai rataan untuk pola komunikasi diagonal adalah sebesar 39,49.
Interaksi langsung yang dilakukan antara kepala kementerian dengan staf yang berbeda kementerian yang dilakukan masuk kategori sering. Skor untuk kriteria tersebut adalah 55,15. Namun di sisi lain, ada keterbatasan interaksi komunikasi antara kepala kementerian dengan staf yang berbeda kementerian karena kepemilikan informasi. Interaksi yang dilakukan biasanya berbentuk komunikasi informal terkait dengan hal-hal yang sedang dilakukan pada masing-masing kementerian. Karena kedudukan yang lebih tinggi, kepala kementerian umumnya memiliki informasi lebih banyak mengenai kemajuan program kerja yang dilakukan semua kementerian.
Pola komunikasi diagonal yang terjadi di BEM IPB ternyata jarang terjadi dalam bentuk pengawasan pekerjaan dan sangat jarang terjadi pada pemberian instruksi atau pengarahan dari kepala kementerian kepada staf yang berbeda kementerian. Skor untuk dua kriteria tersebut relatif kecil yaitu hanya 28,48 dan 24,65. Tanggapan yang negatif apabila ada pemberian instruksi dari kepala Kementerian kepada staf yang berbeda Kementerian pun jarang terjadi. Hal ini memperkuat pernyataan di atas bahwa pola komunikasi diagonal jarang terjadi pada BEM IPB. Skor untuk kriteria tersebut sebesar 26,06. Namun di sisi lain,
pola komunikasi diagonal cukup sering terjadi dibandingkan yang lain ketika kepala kementerian dengan staf yang berbeda kementerian berinteraksi mengenai hal-hal yang tidak berhubungan dengan masalah organisasi. Skor untuk kriteria tersebut mencapai 47,88. Skor selengkapnya untuk kriteria-kriteria pada pola komunikasi diagonal akan disajikan pada Tabel 11.
Tabel 11 Skor untuk Kriteria Pola Komunikasi Diagonal BEM IPB
No Pernyataan Skor
1 Interaksi komunikasi langsung antara kepala kementerian dengan staf yang berbeda Kementerian
55,15 2 Terbatasnya interaksi komunikasi antara kepala
Kementerian dengan staf yang berbeda bagian karena kepemilikan informasi
54,55 3 Pengawasan pekerjaan dari kepala kementerian kepada staf
yang berbeda bagian atau Kementerian
28,48 4 Pemberian instruksi/perintah dan pengarahan dari kepala
Kementerian kepada staf yang berbeda Kementerian
24,85 5 Tanggapan yang negatif apabila pemberian instruksi dari
kepala Kementerian terhadap staf yang berbeda Kementerian
26,06 6 Interaksi komunikasi mengenai hal yang tidak
bersangkutan antara kepala Kementerian dengan staf yang berbeda bagian.
47,88
Rata-rata skor 39,49