TINJAUAN PUSTAKA
C. Pola – Pola Pelayanan Publik
Pola atau model penyelenggaraan pelayanan umum adalah kesatuan bentuk tata penyelenggara pelayanan yang didasarkan pada suatu prosedur dan tata kerja atau rangkaian kegiatan tertentu dilaksanakan secara sistematis dengan memperhatikan sendi atau prinsip-prinsip pelayanan umum. Sendi-sendi pelayanan umum pada hakekatnya merupakan penerapan prinsip-prinsip pokok sebagai dasar yang menjadi pedoman dalam perumusan tatalaksana dan penyelenggaraan kegiatan pelayanan umum, sesuai dengan pedoman tatalaksana pelayanan umum yang ditetapakan dengan keputusan Menpan nomor 63 tahun 2003, maka sendi-sendi tersebut dapat dipahami dengan penjelasan sebagai berikut:
a. Kesederhanaan
Prinsip kesederhanaan ini mengandung arti bahwa prosedur/tatacara pelayanan diselenggarakan secara mudah dilaksanakan oleh masyarakat yang meminta pelayanan. Prosedur kerja pelayanan umum dimaksudkan ialah tata urutaan pelaksanaan kerja atau tindakan yang dijalankan dalam proses penyelengaraan.
Hal yang perlu mendapat perhatian yang relevan dalam mendukung ciri prinsip kesederhanaan pelayanan ialah:
1. Mekanisme kerja atau tata urutan pelayanan, artinya jumlah simpul/meja yang dilewati dalam proses prosedur pelayanan harus sederhana.
2. Spesifikasi persyaratan pelayanan, artinya dalam menyusun prosedur pelayanan perlu memperhatikan bagaimana kerumitan mengurus persyaratan yang diperlukan, sedapat mungkin dalam mengurus persyaratan tidak terlalu banyak mengkaitkan/melibatkan dengan instasi/unit kerja lain, yang berakibat menambah mata rantai birokrasi.
3. Tertib dalam sistem penataan dan penyimpanan dokumen/arsip, antara lain dalam penyelenggaraan pelayanan perlu didukung dengan pengelolaan dokumen/arsip yang berkaitan dengan kegiatan pemberian pelayanan, yang tertera secara sistematis, rapi, tertib, aman. Dangan sistem penyimpanan dokumen/arsip secara tertib akan dapat memudahkan dan mempercepat dalam
penemuan kembali berkas sehingga menunjang kecepatan dan kelancaran proses penyelenggaraan pelayanan.
4. Kapasitas loket dan petugas pelayanan yang cukup, artinya dalam penyelenggaraan pelayanan perlu memperhatikan apakah jumlah loket telah memadai dengan beban/volume, dalam pelaksanaan teknis operasional pelayanan agar diusahakan pengaturan agar tidak terjadi antrian berjubel atau bertumpuknya berkas permohonan di satu meja.
b. Kejelasan dan Kepastian
Sendi atau prinsip ini mengandung arti adanya kejelasan dan kepastian mengenai :
1. Prosedur tata cara pelayanan.
2. Persyaratan pelayanan, baik persyaratan teknis maupun persyaratan administratif.
3. Unit kerja atau pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab dalam memberi pelayanan.
4. Rincian biaya/tarif pelayanan dan tata cara pembayaran.
5. Jadwal waktu penyelesaian pelayanan.
Untuk mendukung prinsip kejelasan dan kepastian dalam prosedur tata kerja, maka dalam penyelenggara pelayanan perlu dilakukan :
1. Pencatatan secara rapi dan tertib setiap langkah, tahapan kegitan pelayanan.
2. Harus didukung dengan kelengkapan perangkat administrasi/pencatatan untuk pelaksanaan pelayanan. Perangkat administrasi ialah meliputi segala peralatan, sarana tatausaha yang digunakan mendukung kegiatan pencatatan penyelenggara administrasi kegiatan pelayanan. Misalnya: formulir permohonan, tanda bukti penerimaan berkas, buku agenda penerimaan berkas permohonan, kuitansi bukti pembayaran dan lainnya.
3. Tata cara pengelolaan biaya, antara lain menekankan bahwa dalam penyelenggara pelayanan perlu dilakukan pengelolaan dana/biaya yang berkaitan dengan kegiatan pelayanan secara tertib, jelas dan lengkap dengan tanda bukti maupun rincian biaya.
4. Demikian biaya yang menyangkut kewajiban yang harus dipenuhi oleh masyarakat, hendakya harus dinyatakan dan dicatat secara jelas, rinci dan pasti jumlahnya.
5. Konsisten pelaksanan dan jadwal penyelesaian, dalam arti bahwa proses pelaksanaan pemberi pelayanan harus memberi ketegasan dan kepastian sesuai prosedur jadwal pelaksanaan pelayanan secara jelas dan dapat dilaksanakan secara konsisten.
c. Keamanan
Dalam prinsip ini memberikan petunjuk bahwa dalam proses pelaksanaan agar diciptakan kondisi yang mutu dengan memperhatikan faktor-faktor:
1. Keamanan, dalam arti baik proses pelaksanaan pelayanan maupun mutu pelayanan umum dapat meliputi, produk pelayanan administrasi (dokumen,
surat, kartu, gambar, tiket dan lain-lain) hendaknya diperhatikan agar dapat menjamin kepastian atau keabsahannya secara hukum, tampa kesalahan cetak serta tidak menimbulkan keraguan ataupun kekhawatiran masyarakat.
2. Nyaman, dalam arti bahwa kondisi dan mutu dalam proses pelaksanaan pelayanan hendaknya diciptakan:
a. Kondisi tempat/ruang tunggu yang dapat memberikan rasa nyaman, bersih bersih, rapi, lingkungan yang indah, dilengkapi dengan fasilitas pendukung pelayanan seperti: tempat parkir, tempat sampah, toilet, tempat ibadah dan lain-lain.
b. Terpenuhi secara lancar bagi kepentingan urusan pelayanan seta mutu produk pelayanan yang diberikan kepada masyarakat tersebut dapat memenuhi ukuran yang standar, sehingga dapat memenuhi rasa nyaman bagi masyarakat.
d. Keterbukaan
Prinsip keterbukaan pelayanan memberikan petunjuk untuk menginformasikan secara segala sesuatu yang berkaitan dengan pelaksanaan pemberian pelayanan kepada masyarakat, untuk itu hal-hal yang perlu diupayakan dalam prinsip ini ialah:
1. Menginformasikan instrumen pelayanan secara terbuka seperti tatacara dan persyaratan untuk ditempel di ruang pelayanan, sekaligus dilengkapi dengan keterangan jadwal waktu penyelenggaraan pelayanan. Setiap satuan kerja/loket pelayanan dan nama petugas penanggung jawab perlu
dicantumkan nama secara jelas dan terbuka, tarif yang harus dibayar oleh pemohon pelayanan diinformasikan secara terbuka.
2. Menyediakan fasilitas media informasi seperti: papan informasi, kotak saran, monitor TV yang berguna memberikan informasi yang menyangkut kegiatan pelayanan.
3. Mengadakan program penyuluhan kepada masyarakat untuk membantu penyebaran pemahaman informasi kepada masyarakat, mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pelayanan.
e. Efisien
Sendi atau prinsip efisien mengandung arti persyaratan pelayanan hanya dibatasi pada hal-hal yang berkaitan langsung dalam pencapaian sasaran pelayanan dengan tetap memperhatikan keterpaduan dengan produk pelayanan yang diberikan.
f. Ekonomis
Dalam prinsip ini menekankan bahwa dalam merumuskan kebijakan mengenai penyelenggaraan pelayanan umum, hendaknya perlu memperhatikan hal-hal yang berakibat pada biaya ekonomi tinggi yang memberatkan masyarakat antara lain:
1. Dalam penetapan tarif yang berkaitan dengan pelayanan perlu diperhitungkan besarnya secara layak dan terjangkau oleh kemampuan ekonomi masyarakat.
2. Mekanisme pelayanan agar dijaga tidak memberikan peluang terjadinya pungutan liar sehingga tidak berdampak pada ekomoni biaya tinggi bagi masyarakat.
3. Dalam penetapan tarif pelayanan agar tetap konsisten dan didalam pada peraturan perundangan yang melandasi.
g. Keadilan yang Merata
Dalam prinsip ini menekankan bahwa dalam penyelenggaraan pelayanan umum hendaknya perlu memperhatikan hal-hal berikut:
1. Cakupan golongan masyarakat yang menerima pelayanan hendaknya meliputi semua golongan sosial yang merata.
2. Tidak membeda-bedakan perlakuan pemberian pelayanan misalnya menyangkut: biaya/tarif atau persyaratan yang dikenakan pada masyarakat, urutan tindakan pemberian pelayanan harus sesuai dengan nomor urut pendaftaran, kecepatan kelancaran waktu pelaksanaan pelayanan bagi masyarakat tertentu.
h. Ketepatan Waktu
Prinsip ini mengandung arti pelaksanaan pelayanan umum dapat diselesaikan dalam waktu yang telah ditentukan.
Dalam penerapan prinsip ketepatan waktu ini hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain:
1. Dalam penyelenggaraan pelayanan perlu menjaga konsistensi pelaksanaan jadwal pemberian pelayanan, untuk itu dalam menyusun jadwal waktu
pelaksanaan pelayanan umum hendaknya benar diperhitungkan beban kerjanya secara realistis.
2. Mengefektifkan pelaksanaan pengawasan dan pengendalian oleh pimpinan langsung, untuk mendukung pengawasan dan pengendalian ini dapat dioptimalkan penggunaan sarana dan prasarana misalnya penerapan sistem monitoring terhadap kegiatan/pekerjaan melalui :
a. Pencatatan atas setiap kegiatan yang dilakukan bawahan pada buku monitoring, formulir, kuitansi, bukti pembayaran/setoran
b. Forum pertemuan, rapat sebagai sarana untuk menyusun perencanaan, membangun informasi perkembangan kegiatan, laporan/evaluasi pelaksanaan pekerjaan.