4.2.1.2. System Definition
4.2.1.3.1. Problem Domain
Prosedur yang diusulkan terhadap sistem informasi akuntansi proses produksi pada PT. Sinar Effendi M urni adalah sebagai berikut:
produksi. Bagian gudang akan mengecek remaider tersebut dan melihat stock barang jadi apa yang telah dalam batas minimum lalu setelah mengetahui barang dalam keadaan minimum maka bagian gudang segera akan meminta kepada manajer produksi untuk dilakukannya proses produksi.
Kemudian bagian gudang akan membuat surat permintaan produksi (SPP). Dalam sistem, bagian gudang hanya cukup mengentry barang jadi apa saja yang akan di produksi. Selanjutnya surat pemintaan produksi (SPP) itu diberikan kepala produksi untuk dianalisis berapa jumlah barang jadi yang akan di produksi dan bahan baku apa saja yang harus dipersiapkan.
Proses produksi juga dapat dilakukan tanpa adanya remainder dari sistem mengenai stock barang jadi yang telah mencapai minimum. Proses produksi dapat dilakukan kapan saja untuk menambah stock barang jadi di gudang.
Setelah surat permintaan produksi (SPP) dianalisis maka kepala produksi akan mengentry semua data yang berhubungan dengan permintaan produksi ke dalam surat permintaan bahan baku (SPBB). Kepala produksi akan mengirimkan hasil penginputtan surat permintaan bahan baku (SPBB) kepada bagian bahan baku.
Bagian bahan baku akan menerima remainder dari sistem secara otomatis jika ada bahan baku telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point atau ROP). Setelah bagian bahan baku mengakses sistem tersebut maka sistem akan menampilkan bahan baku apa saja yang telah mencapai ROP. Kemudian bagian bahan baku akan langsung membuat surat permintaan pembelian bahan baku (SPPBB) dengan cara
mengentry ke dalam sistem dan menyimpan surat tersebut ke dalam database. Kemudian surat permintaan pembelian bahan baku (SPPBB) akan diberikan bagian pembelian untuk dilakukannya pembelian bahan baku.
Setelah menerima surat permintaan pembelian bahan baku (SPPBB) dari bagian bahan baku maka bagian pembelian akan membuat surat permintaan penawaran harga (SPPH) sebanyak 2 rangkap, SPPH yang rangkap 2 akan diberikan kepada supplier dan sisanya diarsipkan. Supplier kemudian akan mengirimkan surat penawaran harga (SPH) kepada bagian pembelian. Setelah SPH dari supplier dikirimkan maka bagian pembelian akan mencatat harga dari supplier dan membuat surat penawaran harga (SPH) pada sistem perusahaan.
Setelah pencatatan harga maka bagian pembelian akan membuat purchased order (PO) berdasarkan SPH. PO dibuat oleh bagian pembelian sebanyak 4 rangkap, rangkap 1 akan diberikan kepada supplier, rangkap 2 akan diberikan kepada bagian pembelian bahan baku dan rangkap 3 akan diberikan ke bagian keuangan dan akutansi dan sisanya diarsipkan.
Pada saat pengiriman bahan baku, supplier akan memberikan bahan baku dan surat jalan (SJ) kepada bagian bahan baku. Bagian bahan baku akan menerima bahan baku yang dikirim oleh supplier. Setelah itu bagian bahan baku akan menandatangani SJ dan supplier akan memberikan surat jalan (SJ) rangkap 3 kepada bagian bahan baku dan surat jalan (SJ) rangkap 2 kepada bagian pembelian.
Bagian gudang akan membuat surat terima bahan baku (STBB) berdasarkan PO rangkap 2 dan SJ rangkap 3 lalu surat terima bahan baku (STBB) akan disimpan ke dalam database. Ketika surat terima bahan baku (STBB) tersimpan ke dalam database,
mempersiapkan dan memberikan bahan baku sesuai dengn surat permintaan bahan baku (SPBB) yang telah dikirim oleh kepala produksi. Bagian bahan baku akan membuat surat keluar bahan baku (SKBB) berdasarkan surat permintaan bahan baku (SPBB) kemudian surat keluar bahan baku (SKBB) tersebut akan disimpan ke dalam database. Selanjutnya surat keluar bahan baku (SKBB) akan diberikan kepada kepala produksi.
Setelah bahan baku diberikan oleh bagian bahan baku kepada kepala produksi maka kepala produksi akan membuat surat perintah kerja (SPK) dan akan memberikan surat perintah kerja (SPK) tersebut kepada bagian admin produksi untuk dilaksanakan. Lalu bagian admin produksi akan melakukan proses produksi. Proses produksi yang akan dimulai dari :
1. Tahap 1 – Bahan Jamu Rajangan
- Setelah bahan jamu rajangan datang dan diberikan kepada admin produksi maka sebelum proses produksi dimulai semua bahan jamu rajangan akan ditimbang terlebih dahulu untuk mendapatkan komposisi bahan jamu rajangan yang sesuai. - Bahan jamu rajangan yang telah ditimbang lalu diteliti dahulu mutunya dan
disortir, kemudian dipilih bahan jamu rajangan mana yang memenuhi syarat kesehatan.
- Jika bahan jamu rajangan telah disortir maka bahan jamu rajangan akan dicuci terlebih dahulu untuk membersihkan dari kotoran-kotoran yang menempel pada bahan jamu rajangan.
- Bahan jamu rajangan yang telah dicuci bersih maka bahan jamu rajangan akan dijemur terlebih dahulu agar bahan jamu rajangan menjadi kering dan tidak mengandung air.
- Setelah bahan jamu rajangan menjadi kering dan bersih lalu bahan jamu rajangan akan ditimbang kembali untuk mendapatkan komposisi yang tepat sebelum dilakukan penyangraian terhadap bahan jamu rajangan.
- Bahan jamu rajangan yang telah ditimbang lalu akan dimasukkan ke sebuah mesin sangrai untuk disangrai.
- Setelah bahan jamu rajangan selesai disangrai maka bahan jamu rajangan akan dimasukkan ke dalam mesin penggilingan untuk digiling secara kasar.
- Setelah dilakukan penggilingan secara kasar maka bahan jamu rajangan akan digiling kembali dengan menggunakan mesin gilingan halus agar semua bahan jamu rajangan menjadi halus.
- Selanjutnya setelah bahan jamu rajangan digiling halus maka bahan jamu rajangan akan dimasukkan ke mesin siclon untuk dijadikan powder dan menjadikan bahan jamu rajangan tersebut menjadi bahan yang siap dicampur dengan bahan jamu ekstrak.
2. Tahap 2 – Bahan Jamu Ekstrak
- Setelah bahan jamu ekstrak datang dan diberikan ke admin produksi lalu bahan jamu ekstrak tersebut akan dilakukan pengecekan terhadap mutu dan kadar bahan jamu ekstrak.
- Selanjutnya bahan jamu ekstrak akan ditimbang untuk memastikan komposisi yang tepat.
- Setelah bahan jamu rajangan dan bahan jamu ekstrak selesai diproses maka bahan-bahan tersebut akan dicampur.
- Sesudah bahan jamu rajangan dan bahan jamu ekstrak dicampur maka campuran bahan baku tersebut akan diberi minyak agar kedua bahan tersebut menjadi solid dan berkhasiat.
- Tahap berikutnya kedua bahan tersebut akan dimasukkan kedalam mesin mixer untuk di mixer.
Setelah tahap 1 sampai 3 selesai maka bagian admin produksi akan menginput dan membuat surat hasil perhitungan biaya pencampuran (SHPBC) yang mana surat tersebut akan mencatat seluruh biaya yang telah digunakan pada saat pencampuran bahan baku. Surat hasil perhitungan biaya pencampuran (SHPBC) tersebut nantinya akan disimpan ke dalam database. Selanjutnya surat hasil perhitungan biaya pencampuran (SHPBC) akan diserahkan kepada bagian pengkapsulan beserta bahan baku yang telah di mixer. Lalu bagian pengkapsulan akan memasukkan campuran bahan yang sudah di mixer ke dalam semi automatic filling machine untuk diisi dan dimasukkan ke dalam kapsul.
Setelah campuran bahan tersebut diolah dan dimasukkan kedalam kapsul maka bagian pengkapsulan akan mencatat semua hasil produksi kapsulnya ke dalam surat hasil produksi kapsul (SHPK) dan nantinya surat beserta kapsul hasil produksi akan diberikan ke bagian quality control untuk ditimbang agar mengetahui keseragaman kapsul dan mengetahui kadar air dalam kapsul tersebut. Bagian quality control akan memeriksa
kapsul hasil produksi. Jika terdapat kapsul yang tidak seragam maka bagian quality control akan mencatatnya kedalam surat keseragaman kapsul (SKK) berapa banyak kapsul yang tidak seragam dan nantinya surat tersebut akan diberikan kepada bagian pengkapsulan. Selanjutnya bagian pengkapsulan akan mancatat semua biaya yang telah dikeluarkan untuk produksi kapsul ke dalam surat hasil perhitungan biaya pengkapsulan (SHPBK) yang mana nantinya surat tersebut akan dientry ke dalam sistem dan akan disimpan ke dalam database.
Lalu bagian pengkapsulan akan menyerahkan surat hasil perhitungan biaya pengkapsulan (SHPBK) kepada bagian pengemasan beserta kapsul hasil produksi kepada bagian pengemasan untuk dimasukkan ke dalam mesin strip dan dikemas lalu dibungkus dengan lembaran aluminium foil anti jamur agar kapsul tersebut terjamin ketahanan obatnya dan bebas dari jamur serta mutunya terjamin. Kapsul yang telah distripping akan distampel dan diberikan No. Batch.
Selanjutnya kapsul yang telah distripping akan dimasukkan kedalam mesin siling untuk diberi label. Tahap selanjutnya yaitu packing, packing merupakan suatu proses akhir dimana pada tahap ini bagian pengemasan akan mengemas kapsul yang telah diberi label ke dalam plastik per lusin lalu dimasukkan ke dalam kardus kecil, kemudian kardus tersebut dipak dan dimasukkan ke dalam kotak karton yang berukuran besar lalu dilem dengan lakban.
Selanjutnya bagian pengemasan akan mencatat semua biaya yang telah dikeluarkan pada saat pengemasan ke dalam surat hasil perhitungan biaya pengemasan (SHPBP) dan nantinya surat tersebut akan disimpan ke dalam database serta diberikan kepada kepala produksi. Setelah itu bagian pengemasan akan mencatat semua barang
otomatis mengupdate database barang jadi. Bagian pengemasan akan memberikan surat barang jadi (SBJ) tersebut ke bagian gudang. Bagian gudang akan menyimpan semua barang jadi hasil produksi di dalam gudang. Bagian gudang akan mencatat barang jadi dalam kartu barang keluar (KBK) jika ada permintaan pengeluaran barang jadi.
Selanjutnya kepala produksi nantinya akan membuat laporan hasil produksi (LHP) dan bagian keuangan dan akutansi akan membuat laporan biaya produksi (LBP), Laporan Pembelian Bahan Baku (LPBB) serta membuat jurnal. LBP, LPBB, dan jurnal nantinya akan diberikan kepada direktur.
bagian pembelian, admin produksi, bagian pengkapsulan, bagian pengemasan, bagian quality control dan bagian keuangan dan akuntansi. Tugas-tugas utama dalam application domain yaitu permintaan produksi barang, permintaan bahan baku untuk produksi, permintaan penawaran harga, melakukan pembelian bahan baku, mencatat bahan baku yang masuk, melaksanakan produksi, membuat laporan biaya produksi, membuat laporan hasil produksi, membuat laporan pembelian bahan baku dan pelaporan barang jadi yang telah di produksi.
4.2.2. Problem Domain