BEBAS TUGAS (MENGIKUTI KEGIATAN PELATIHAN DASAR (LATSAR) CPNS GOLONGAN III DI LINGKUNGAN PEMERINTAHAN DAERAH KOTA CIREBON
B. Program dan Kegiatan serta Hasil yang telah dicapai
Sesuai dengan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) DISPUSIP Kota Cirebon tahun anggaran 2021, bahwa pelaksanaan anggaran Bidang Pengelolaan Arsip diperuntukkan bagi pelaksanaan 3 program terdiri dari 5 kegiatan yaitu belanja langsung program, sebesar Rp 216.317.900,00 (Dua Ratus Enam Belas Juta Tiga Ratus Tujuh Belas Ribu Sembilan Ratus Rupiah), dana bersumber dari APBD Kota Cirebon, terealisasi sebesar Rp 101.308.500 atau pencapaian sebesar 69.67%, dengan uraian sebagai berikut :
Program Pengelolaan Arsip
Total anggaran untuk program ini sebesar Rp. 172.113.500,00 untuk 2 (dua) Kegiatan dan 2 (dua) sub kegiatan, yaitu:
1) Kegiatan Pengelolaan Arsip Dinamis Daerah Kab/Kota dengan Sub kegiatan Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip Dinamis pagu anggaran sebesar RP. 44.673.500,00 dan keluaran 150 boks arsip dinamis, ada-pun rincian realisasinya sebagai berikut:
Laporan Triwulan II DISPUSIP 2021 89
a. Realisasi anggaran triwulan I Rp. 0 sehingga input masih 0% na-mun output telah terselesaikan 37 boks sama dengan capaian 25%
b. Realisasi anggaran triwulan II Rp. 3.047.500 sehingga input masih 6,82% dan output 67% karena baru 100 boks
c. Realisasi anggaran triwulan III Rp. 0 sehingga input masih 0% dan output 0% karena pelaksanaan setelah triwulan II
d. Realisasi anggaran triwulan IV Rp. 0 sehingga input masih 0% dan output 0% karena pelaksanaan setelah triwulan III
e. Realisasi sampai anggaran triwulan IV Rp. 0 sehingga input masih 0% dan output 0% telah diselesaikan 37 box sama dengan capaian 25%
f. Hasil evaluasi ada kenaikan persentase realisasi biaya dari triwulan I ke triwulan II sebanyak 0% dengan kenaikan persentase output sebanyak 0% serta tercapainya efesiensi biaya sebesar Rp. 0 sama dengan 0% karena belum dapat dievaluasi
2) Kegiatan Pengelolaan Arsip Statis Daerah Kab/Kota dengan Sub Kegiatan Akuisisi Pengolah Preservasi dan Akses Arsip Statis pagu anggaran sebesar Rp. 127.440.000,- dan keluaran 60 boks arsip sta-tis, adapun rincian realisasinya sebagai berikut:
a. Realisasi anggaran triwulan I Rp. 0 sehingga input masih 0% na-mun output telah terselesaikan 15 boks sama dengan capaian 25%
b. Realisasi anggaran triwulan II Rp. 97.531.000 sehingga input masih 61,57% dan output 33% , 20 Boks
c. Realisasi anggaran triwulan III Rp. 0 sehingga input masih 0% dan output 0% karena pelaksanaan setelah triwulan II
d. Realisasi anggaran triwulan IV Rp. 0 sehingga input masih 0% dan output 0% karena pelaksanaan setelah triwulan III
e. Realisasi sampai anggaran triwulan IV Rp. 0 sehingga input masih 0% dan output 0% telah diselesaikan 37 box sama dengan ca-paian 25%
f. Hasil evaluasi ada kenaikan persentase realisasi biaya dari triwulan I ke triwulan II sebanyak 0% dengan kenaikan persentase
Laporan Triwulan II DISPUSIP 2021 90
output sebanyak 0% serta tercapainya efesiensi biaya sebesar Rp.
0 sama dengan 0% karena belum dapat dievaluasi
Program Perlindungan dan Penyelamatan Arsip
1) Kegiatan Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Akibat Bencana yang berskala Kab/Kota dengan Sub Kegiatan Evakuasi dan Identifikasi Arsip Aki-bat Bencana pagu anggaran sebesar Rp.44.204.400,00 dan keluaran 10 berkas arsip akibat bencana, adapun rincian realisasinya sebagai berikut:
a. Realisasi anggaran triwulan I Rp. 0 sehingga input masih 0% dan out-put 0%
b. Realisasi anggaran triwulan II Rp. 730.000 sehingga input masih 0%
dan output 1,3 % dan output 100%, 10 boks/berkas
c. Realisasi anggaran triwulan III Rp. 0 sehingga input masih 0% dan output 0%
d. Realisasi anggaran triwulan IV Rp. 0 sehingga input masih 0% dan output 0%
e. Realisasi sampai anggaran triwulan IV Rp. 0 sehingga input masih 0%
dan output 0% berkas sama dengan 0%
f. Hasil evaluasi ada kenaikan persentase realisasi biaya dari triwulan I ke triwulan II sebanyak 0% dengan kenaikan persentase output sebanyak 0% serta tercapainya efesiensi biaya sebesar Rp. 0 sama dengan 0% karena pengajuan GU dibatasi
Hasil dan/atau capaian pelaksanaan tugas di Bidang Pengelolaan Arsip, adalah sebagai berikut :
1. Membantu memimpin dan mengawasi pelaksanaan kegiatan kearsipan;
2. Menyusun rencana program kegiatan tahun anggaran 2021
3. Menyiapkan rumusan draft Perwal Jadwal Retensi Arsip (JRA) untuk 19 urusan dan penyusunan draft Perwal tentang Pengelolaan Arsip Dinamis, Pengelolaan Penyusutan Arsip, Pedoman Perlindungan Pengamanan Penyelamatan Arsip Vital serta penyusunan draft juklak Perwal
4. Mengkoordinasikan pelaksanaan pengelolaan arsip berupa:
a. Kegiatan Pengelolaan Arsip Dinamis Daerah Kab/Kota pada Sub Kegiatan Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip Dinamis
Laporan Triwulan II DISPUSIP 2021 91 b. Kegiatan Pengelolaan Arsip Statis Daerah Kab/Kota pada sub
Kegiatan Akuisisi Pengolahan Preservasi dan Akses Arsip Statis c. Kegiatan Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Akibat Bencana
berskala Kab/kota pada sub Kegiatan Evakuasi dan Identifikasi dan Identifikasi Arsip Akibat Bencana
5. Membina, mengawasi, mengendalikan dan mengevaluasi hasil kerja lola arsip
6. Menyampaikan laporan hasil kerja lola arsip
7. Melaksanakan rapat-rapat yang berkaitan dengan lola arsip 8. Mendaftar arsip peta
9. Mendaftar staatsblad, arsip inaktif, arsip UP4KT dan arsip Tapem 10. Pemilahan arsip sesuai klasifikasi
11. Penataan arsip
12. Preservasi arsip staatblad 13. Mencercah arsip Dinkes 14. Pelaksanaan Fumigasi
Laporan Triwulan II DISPUSIP 2021 92 D. PERMASALAHAN DAN PEMECAHANNYA
A. PERMASALAHAN
1. Minimnya anggaran sehingga pelaksanaan kegiatan kurang optimal;
2. Realisasi Anggaran tidak tepat waktu, sehingga kegiatan tidak sesuai jadwal yang direncanakan
3. Sarana dan prasarana kantor masih relatif belum memenuhi standar gedung kantor ideal dalam menunjang kenyamanan pelaksanaan tugas (komputer, lap-top, printer)
4. Perlu peningkatan kompetensi sumber daya manusia (SDM) terutama tenaga pelaksana sehingga mampu melaksanakan tugas dengan baik;
5. Sumber daya manusia pengelola perpustakaan yang ada di Perpustakaan Sekolah, Perpustakaan Khusus dan Perpustakaan Masyarakat belum sepe-nuhnya memiliki pengetahuan dan kompetensi dalam pengelolaan perpustakaan.
5. Perlu penambahan SDM (pejabat fungsional Pustakawan dan Arsiparis) 6. Sarana dan prasarana kearsipan masih perlu ditingkatkan.
7. Belum tersedianya gedung depo arsip yang representatif yang memenuhi standar keamanan
8. Perlu memperhatikan kepada petugas kearsipan yang ada di perangkat daerah dan untuk mengajukan kepada pemerintah kota yang dalam hal ini adalah pemberian honor berdasarkan surat keputusan yang ditetapkan oleh wali kota cirebon
9. Arsip in aktif yang diterima dari SKPD masih belum teratur, belum sesuai dengan kaidah kearsipan
10. Hasil dari pelaksanaan pengawasan kearsipan internal ke SKPD belum maksi-mal.
11. Belum optimalnya pengelolaan arsip di Perangkat Daerah, sehingga arsip yang dipindahkan atau diserahkan dari Perangkat Daerah ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) masih belum tertata rapih, yang mengakibatkan tugas pengelolaan arsip di LKD menjadi lebih berat;
12. Belum memadainya sarana dan prasarana pengelolaan dan penyimpanan arsip baik di Perangkat Daerah maupun LKD;
Laporan Triwulan II DISPUSIP 2021 93
13. Belum optimalnya koordinasi dalam pengelolaan kearsipan antara DISPUSIP selaku Lembaga Kearsipan Daerah dalam kapasitas sebagai pembina kearsipan dengan Perangkat Daerah dan lembaga lainnya.