3. Program : Pengembangan Sistem SPP a. Tujuan
3.1.5. Program : Pelayanan Cyber Mahasiswa IPB 2008~2012
Cyber-cyber IPB telah berdiri sejak tahun 2003. Pada awal periode pengelolaan tahun 2008, jumlah sarana pelayanan cyber IPB sebanyak 5 unit lokasi. Sarana tersebut tersebar di beberapa titik lokasi yang berbeda agar memudahkan mahasiswa maupun civitas akademika lainnya untuk mengakses internet. Cyber merpati beroperasi di lokasi dekat gedung Graha Widya Wisuda (GWW) dengan memanfaatkan gedung bekas poliklinik. Cyber singkong beroperasi di wilayah gedung perpustakaan lantai 2, cyber padi beroperasi di fakultas kedokteran hewan (FKH), cyber jagung beroperasi di Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM) dan cyber staff beroperasi di gedung Andi Hakim Nasoetion (Rektorat) lantai dasar. Selain untuk menunjang akses internet, pelayanan cyber juga digunakan untuk praktikum mahasiswa IPB dan pelatihan ICT lainnya yang bersifat mendukung peningkatan serta pengenalan civitas akademika di bidang ICT.
Sepanjang periode 2008 s.d 2012 penataan dan pengelolaan cyber terus dilakukan, diantaranya adalah renovasi gedung cyber merpati yang
dilakukan pada bulan Desember 2008 minggu ke-2 s.d. akhir Januari 2009. Renovasi fisik bangunan yang dilakukan hanya membuang sekat ruangan di dalam gedung eks poliklinik menjadi ruang yang lebih luas, sehingga memungkinkan untuk digunakan pelatihan atau sosialisasi aplikasi ICT IPB. Penataan pelayanan dan evaluasi fungsi sarana yang tersedia terus dilakukan.Pada akhirnya, pertengahan tahun 2012 DKSI melakukan efisiensi sarana cyber yaitu dengan mengalihkan opersional pelayanan di cyber padi (FKH) dan cyber jagung (FEM) menjadi terpusat di cyber singkong. Sarana fisik gedung cyber padi telah dikembalikan ke dekanat FKH (dilengkapi dengan surat penyerahan fasilitas fisik CYBER PADI oleh direktur DKSI kepada dekanat FKH nomor: 7579/IT3.29/LL/2012), sedangkan gedung cyber jagung difungsikan sebagai ruang khusus programmer aplikasi, mengingat permintaan sistem aplikasi dari berbagai unit di IPB semakin meningkat.
Pada tahun 2011 DKSI kembali dipercaya mengelola Gedung Pusat Komputer (GPK) dalam rangka peningkatan pelayanan ICT IPB. Gedung tersebut tediri dari 2 lantai yang berfungsi untuk kegiatan video
conference (baik nasional maupun internasional) juga pelatihan ICT IPB
lainnya. (lengkapi poto peresmian GPK)
Fasilitas cyber
Inventarisasi fasilitas cyber belum dilakukan monitoring rutin secara berkala, sehingga monitoring barang hanya dilakukan secara temporal. Kondisi inventarisasi barang di masing-masing cyber pada bulan September 2012 dapat dilihat pada halaman Lampiran.
Operasional pelayanan cyber
Salah satu peningkatan layanan akses computer untuk civitas akademika IPB adalah adanya program perbanyakan titik-titik hotspot yang tersebar di seluruh fakultas. Hal ini berdampak pada penurunan jumlah pengguna akses internet di cyber. Oleh karena itu, fungsi dari palayanan cyber tidak hanya untuk melayani akses internet mahasiswa atau civitas akademika lainnya secara individual, melainkan lebih difungsikan untuk melayani kebutuhan fasilitas pelatihan ICT dan praktikum mahasiswa yang berkaitan dengan teknologi informasi atau suatu system perangkat lunak yang dijadikan sebagai mata ajaran. Pelatihan dan pengajaran di cyber IPB
tidak hanya dilakukan oleh pihak DKSI, akan tetapi juga melayani pelatihan yang dilakukan oleh pihak dari luar DKSI seperti organisasi mahasiswa atau suatu himpunan profesi yang berorientasi pada pengembangan system informasi dan perangkat lunak. Berikut daftar pelatihan yang dilakukan oleh pihak luar DKSI.
Fungsi dari pelayanan cyber salah satunya adalah untuk memberikan sarana pelatihan dalam rangka peningkatan kinerja SDM maupun pelayanan administrasi civitas akademika IPB. Namun selain pelayanan pelatihan internal, juga cyber IPB melayani pelatihan yang diselenggarakan oleh pihak luar IPB yang bersifat non komersial atau edukatif. Selain layanan untuk penyelenggaraan pelatihan, cyber juga mendukung sarana untuk penyelanggaraan praktikum yang berkaitan dengan pengembangan mata ajar atau praktikum berbasis program computer atau perangkat lunak, juga berbasis jaringan. Praktikum yang tercatat adalah praktikum yang diselenggarakan selama 1 semester penuh. Statistik pengunjung cyber
Dalam melakukan evaluasi program pelayanan cyber IPB, hal yang perlu dipertimbangkan adalah factor pengguna cyber. Kuantitas jumlah pengguna dapat dijadikan sebagai indicator efektifitas pelayanan sarana yang dijalankan. Disisi lain juga dapat menjadi acuan efektifitas alokasi SDM yang ditempatkan di masing-masing cyber. Data pengguna cyber selama periode tahun 2008 s.d 2012 cenderung menurun.
0 5000 10000 15000 20000 25000 30000 35000 40000 45000 2008 2009 2010 2011 2012 Ju m lah u se r Tahun Merpati singkong Staff jagung Padi
Grafik di atas menunjukkan bahwa jumlah pengguna cyber umumnya mengalami penurunan yang cukup signifikan. Namun, khusus cyber singkong mengalami kenaikan. Hal ini disebabkan karena program operasional pelatihan dan praktikum mahasiswa mulai tahun 2010 dipusatkan di cyber singkong. Aktifitas layanan di cyber padi dan cyber jagung digabungkan di cyber singkong. Operasional cyber singkong lebih diutamakan untuk praktikum dan pelatihan ICT untuk mahasiswa.
Menurunnya jumlah pengguna cyber IPB sejalan dengan perkembangan teknologi computer yang semakin pesat dan bersifat eksponensial. Sehingga DKSI juga melakukan peningkatan layanan akses internet IPB melalui fasilitas titik-titik lokasi hotspot yang tersebar di setiap fakultas serta unit kerja IPB. Banyaknya titik-titik lokasi hotspot yang tersedia serta meningkatnya daya beli mahasiswa terhadap sarana laptop penunjang studinya juga nilai harga barang-barang elektronik (laptop) yang berbanding terbalik dengan perkembangan teknologi komputer, menyebabkan banyak mahasiswa yang memanfaatkan akses internet di titik-titik lokasi hotspot tersebut. Kebebasan waktu dan ruangan sekaligus dapat melakukan diskusi secara terbuka dengan teman-teman sejawatnya merupakan bagian dari alasan mahasiswa untuk memilih melakukan akses internet di luar cyber.
Aktivitas pengguna cyber 0 1000 2000 3000 4000 5000 6000
Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des
Ju m lah u se r ( or an g) Bulan-2008 Jagung Staff Singkong Merpati Padi
Aktifitas keseharian pelayanan cyber dapat dilihat dari data absensi pengguna cyber, dimana system administrasi layanan cyber telah mencatat transaksi jam kedatangan dan jam keluarnya user setiap menggunakan layanan cyber. Data absensi tersebut dapat menjadi informasi penting untuk melihat beban kerja layanan yang dilakukan di masing-masing cyber setiap jam operasionalnya. Hal ini dapat menjadi acuan dalam penataan SDM maupun layanan demi meningkatkan kinerja operasional DKSI. Ketika aktifitas pelayanan cyber mengalami idle, maka SDM (operator) cyber dapat membantu aktifitas kerja lainnya di kantor demi peningkatan kinerja SDM yang ada. Disisi lain, alokasi sarana dan prasarana yang tersedia di masing-masing cyber juga dapat dievaluasi dengan melihat rasio pengguna terhadap sarana yang disediakan. Sehingga perangkat yang ada dalam pengelolaan DKSI dapat lebih diefektifkan dalam penggunaannya. Grafik Pengguna dapat dilihat pada halaman Lampiran Cyber Mahasiswa IPB.