BAB 3 Pelaksanaan & Hasil Program 2012

(1)

BAB 3

Pelaksanaan & Hasil Program 2012

3.1. Pelaksanaan dan Hasil Program 2012

3.1.1. Subdit : Aplikasi dan Layanan Sistem Informasi

3.1.1.1. Program : Microsoft Open Value Subcscription for Education Solution (menggantikan istilah IPB Microsoft Campus Agreement)

a. Tujuan

Memiliki software produk microsoft yang berlisensi, sehingga sivitas akademika IPB (Unit kerja, Pimpinan, Dosen, Pegawai, mahasiswa) dapat menggunakan software produk microsoft secara legal. Pada tahun 2011 istilah IMCA berubah menjadi Microsoft Open Value Subscription for Education Solutions yang disahkan oleh Rektor IPB (Prof.Dr.Ir. Herry Suhardiyanto, M.Sc.) dan President Director Microsoft Indonesia (Sutanto Hartanto) pada bulan Agustus 2011. Microsoft OVS-ES ini berlaku mulai bulan Agustus 2012 sampai dengan bulan Agustus 2013.

b. Pelaksanaan Program Kegiatan

Program kegiatan Microsoft OVS-ES ini berjangka waktu satu tahun (Agustus 2012 – Agustus 2013). Selama tahun 2012, CD OVS-ES ini telah diperbanyak sesuai kebutuhan pengguna sebanyak 936 keping CD selama tahun 2012.

Tabel 3.1. Perbanyakan CD dari tahun 2008 – 2012

Tahun 2008 2009 2010 2011 2012

(2)

Kebutuhan tertinggi software Microsoft ini terutama mahasiswa dan dosen. Untuk itu diperlukan PC khusus untuk melakukan perbanyakan CD (CD burning) yang kekuatannya tidak lebih dari satu tahun. Dengan demikian setiap tahun harus mengganti CD burning.

g. Rencana Keberlanjutan

Setiap tahun lisensi produk microsoft harus diperpanjang dikarenakan selain adanya kebutuhan dari mahasiswa dan dosen juga adanya kubutuhan untuk menunjang Database Institusi yaitu terutama produk-produk microsoft berupa Microsoft SQL Server, Microsoft Office, dan Microsoft Windows.

3.1.1.2. Program : Pengembangan Sistem Integrated (termasuk BSC) a. Tujuan

Salah satu pendekatan yang digunakan dalam pengelolaan Kinerja organisasi dimana dapat menyeimbangkan berbagai perspektif adalah menggunakan Sistem Manajemen Kinerja Balanced Scorecard, best practices dari berbagai organisasi termasuk Perguruan Tinggi, sistem ini cukup efektif untuk memonitor dan mengendalikan kinerja institusi sampai dengan individu. Dimana kontribusi dari masing-masing level dalam organisasi maupun individu dapat terlihat jelas. Harapannya sistem tata kelola berbasis Sistem Manajemen Kinerja Balanced Scorecard (SIMAKER-BSC) tetap dapat diimplementasikan, meskipun di masa yang akan datang terjadi perubahan tata kelola dari Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara (PT-BHMN) menjadi Perguruan Tinggi Pemerintah (PTP). Tujuan utama SIM BSC adalah untuk membantu pemangku kepentingan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian dan pengambilan keputusan serta pengelolaan kinerja organisasi dimana dapat menyeimbangkan berbagai perspektif, dengan pendekatan Balanced Scorecard.

Batasan pengembangan SIMAKER adalah terbatas tata kelola pada Institut Pertanian Bogor. Laporan perkembangan sistem diawali pada tahun 2010 hingga 2012. Penggunaan Software versioning untuk mendefinisikan keadaan proses tahapan pengembangan sistem.

(3)

Implementasi Manajemen kinerja IPB dilakukan dengan beberapa tahapan, yaitu :

1. Menetapkan 64 Indikator Kinerja IPB (IKK) tingkat IPB dengan mengacu pada Renstra IPB 2008-2013 yang dikelompokkan ke dalam 5 (lima) perspektif.

2. Menetapkan target untuk masing-masing IKK.

3. Mengelompokkan 3 (tiga) klasifikasi penilaian capaian IKK yaitu kurang, cukup dan baik dengan masing-masing ditunjukkan dengan ekspresi warna merah, kuning dan hijau.

4. Menetapkan pembobotan untuk masing-masing IKK dengan menggunakan metode expert judgement dan mempertimbangkan skala prioritas pengembangan IPB.

5. Menetapkan sasaran/target tahunan berdasarkan pada capaian tahun 2011 sebagai baseline.

6. Menetapkan cara pengukuran capaian IKK dengan berdasarkan pada standar eksternal (BAN-PT, lembaga perangkingan dan lembaga akreditasi internasional).

7. Menetapkan Indikator Kinerja tingkat Fakultas. 8. Menetapkan Indikator Kinerja Tingkat Departemen. 9. Menetapkan Indikator Kinerja Individu (dosen).

10. Menghitung persentase capaian untuk masing-masing IKK dengan membandingkan antara capaian pada tahun berjalan dengan target yang telah ditetapkan.

11. Menghitung persentase total capaian IKK yang mencerminkan capaian kinerja IPB secara keseluruhan pada tahun berjalan.

IKK Tingkat IPB diturunkan menjadi IKK tingkat unit pelaksana akademik, unit penunjang akademik, unit pelaksana administrasi, serta individu (dosen dan tenaga kependidikan). Implementasi SIMAKER di lingkungan IPB akan dilakukan melalui beberapa tahapan sebagaimana dapat dilihat pada Tabel berikut ini.

Tabel 3.2.Tahapan Implementasi SIMAKER IPB

Tahun Kegiatan Target Output Sistem data entry 2010 Pengembangan sistem laporan tahunan berbasis BSC Laporan tahunan berbasis BSC offline

(4)

2011 Pengembangan Sistem Manajemen Kinerja (SiMK) berbasis BSC Rumusan Indikator Kinerja Kunci (IKK) IPB, simulasi capaian 2011, serta target 2012 dan 2013 offline 2012 Cascading SiMK-BSC untuk Unit Pelaksana Akademik dan Implementasinya

Rumusan IKK Unit Kerja Pelaksana Akademik, simulasi capaian 2011, serta target 2012 -2013, serta penetapan program kerja inisiatif yang akan mendukung pada capaian target kinerja yang diharapkan semionline Pengembangan SiMK-BSC untuk Pelaksana Administrasi

Rumusan IKK Unit Kerja Pelaksana Administrai 2012 Cascading IKK

Dosen dan Tenaga Kependidikan

Rumusan IKK dosen dan Tenaga Kependidikan yang diintegrasikan dengan sistem evaluasi kinerja individu 2013 Implementasi SiMK-BSC untuk Unit Pelaksana Administrasi Pengukuran capaian kinerja , target kerja serta pelaksanaan program kerja insisiatif untuk unit pelaksana administrasi online 2013 Implementasi mengukur kinerja dosen dan tenaga kependidikan melalui SiMK-BSC Pengukuran kontribusi individu terhadap capaian kinerja IPB online 2014 Total implementasi

SiMK-BSC Capaian KinerjaIPB melalui kontribusi kinerja unit kerja dan individu

(5)

IKK IPB terdiri atas IKK kualitatif dan kuantitatif yang memenuhi kriteria CREAM TEA yang meliputi:

Clear : Indikator kinerja terdefinisikan secara jelas, terukur dan tidak memiliki makna ganda.

Relevant : Indikator kinerja yang dikembangkan relevan untuk memonitor capaian program.

Economic : Data/informasi yang diperlukan untuk indikator kinerja dapat dikumpulkan, diolah, dan dianalisis dengan mudah, serta biaya dan sarana yang tersedia.

Adequate : Pengukuran indikator kinerja mencukupi untuk mengevaluasi kinerja.

Monitorable : Indikator dapat dimonitor capaiannya secara independent dan terukur.

Time bond : Pencapaian target indikator kinerja ditetapkan dalam jangka waktu yang jelas.

Efficient : Program yang dilaksanakan efisien untuk dapat mencapai target indikator kinerja.

Accessible : Data-data yang terkait dengan indikator mudah diakses dan ditelusuri.

Pada tahapan SIMAKER online, yang menjadi top manajemen adalah Direktorat Sumber Daya Manusia (Dit. SDM).

Pengembangan sistem Informasi manajemen kinerja berbasis Balanced ScoreCard ini dikembangkan oleh DKSI atas permintaan organisasi dan akan terus dikembangkan selama organisasi menginginkannya. Oleh karena itu, untuk mempermudah pengembangan sistem dalam penanda tahapan yang telah dilalui dipilihlah model Software versioning. Dengan hal tersebut, makan sistem ini telah mengalami beberapa revisi yang terdiri dari versi 0.9.0 (alpha), 1.0 (alpha), dan 1.1 (beta), Kondisi Ketiga versi tersebut dijabarkan sebagai berikut:

(6)

Pelaksanaan Program Kegiatan

Pada tahun 2010, dilakukan analisis dan pendefinisian kebutuhan sistem berdasarkan data yang telah dihasilkan secara ofline pada tahun 2009. Pada versi ini, sistem manajemen kinerja berbasis BalancedScoreCard di inisiasi menjadi online sistem. Setelah dilakukan analisis dilakukan pembangunan sistem.

a. Hasil Pelaksanaan Program

Hasil dari versi ini adalah terbangunnya sistem BSC online versi 0.9.0 dengan fitur, sebagai berikut:

a. Level Pengunjung

i. Home: Pada menu ini terdapat sub menu yang menunjukkan pilar-pilar strategi yang dikaitkan dengan program, sub program, sasaran, indikator beserta ruang lingkup yang disesuaikan per tahun. Pengunjung dapat melihat data berdasarkan pilihan yang telah diambil baik berupa tabel (data tentang target dan realisasi setiap indikator), grafik tanpa dipengaruhi ruang lingkup serta grafik yang dipengaruhi ruang lingkup. b. Level Administrator

i. Input data Target dan Realisasi per indikator. ii. Input Bobot setiap elemen yang memiliki bobot. iii. Mengganti password admin.

Beberapa tampilan hasil pengembangan sistem dapat dilihat pada halaman lampiran.

c. Pemanfaatan Hasil

Pada versi 0.9.0 belum dimanfaatkan.

d. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya

Anilisis sistem sulit dilakukan karena kesibukan client, selain itu proses bisnis yang sulit diidentifikasi karena kurangnya informasi. Banyak Fitur belum teridentifikasikan dengan baik sehingga pengembangan aplikasi tidak maksimal.Kurangnya keinginan dan kerjasama yang baik dalam peralihan dari

ofline ke online. Fitur belum bebas dari error dikarenakan penanggung jawab sistem telah mengundurkan diri.

(7)

Dalam mengatasi kurangnya informasi perlu adanya pembelajaran proses bisnis tentang Balanced ScoreCard atau menyediakan sistem analis yang kompeten dibidang Balanced ScoreCard. Mengarahkan/Menekankan kepada client supaya dapat memberikan informasi yang diinginkan secara terperinci. Untuk menanggulangi kekosongan programmer, maka dilakukan penyerahan tugas ke

programmeryang di tunjuk. e. Rencana Keberlanjutan

Menambah fitur download data untuk pengunjung dan memperbaiki serta melengkapi fitur yang masih error.

b. Versi 1.0 (alpha)

Pelaksanaan Program Kegiatan

Pada tahun 2011, dilakukan analisis dan pendefinisian kebutuhan sistem berdasarkan data yang telah dihasilkan secara ofline pada tahun 2009 dan 2010. Pada versi ini, sistem manajemen kinerja berbasis BalancedScoreCard di reengineering karena penanggung jawab sistem ini diganti. Setelah dilakukan analisis dilakukan pembangunan sistem dan pengujian secara internal DKSI (pengujian black box).

a. Hasil Pelaksanaan Program

Hasil dari versi ini adalah terbangunnya sistem BSC online versi 1.0 dengan fitur, sebagai berikut:

a. Level Pengunjung

i. Home: Pada menu ini terdiri atas 6 sub menu, dimana isi conten setiap sub menu ini diambil dari dokumen Balanced ScoreCard.

ii. Pilar Strategi Pengembangan IPB: Pada menu terdapat sub menu yang menunjukkan program-program yang berkaitan pada setiap pilar, dimana setiap program terkait dengan sub program, sasaran, indikator yang disesuaikan setiap tahun. Pengunjung dapat melihat data berdasarkan pilihan yang telah diambil baik berupa tabel (data tentang target, realisasi, capaian) dan grafik (menunjukkan perkembangan capaian per tahun).

iii. Perspektif BSC IPB: Pada menu terdapat sub menu yang menunjukkan Kebijakan Strategi yang berkaitan pada setiap perspektif BSC, dimana

(8)

setiap Kebijakan Strategi terkait dengan sasaran, indikator yang disesuaikan setiap tahun. Pengunjung dapat melihat data berdasarkan pilihan yang telah diambil baik berupa tabel (data tentang target, realisasi, capaian dan skor yang di hitung berdasarkan bobot yang ditentukan, dimana bobot ini terdiri dari pengkalian tiga bobot, yaitu bobot perspektif, bobot kebijakan strategi dan bobot indikator) dan grafik (menunjukkan perkembangan capaian dan skor per tahun).

iv. Penyajian Data BSC IPB: Pada menu ini terdapat sub menu Rekapitulasi Penyajian Data BSC IPB, Rekapitulasi Hasil Pengukuran BSC, Rekapitulasi Hasil Penilaian BSC IPB, Hasil Pembobotan Perspektif BSC IPB.

b. Level Administrator

i. Pengaturan Sistem: Pada sub menu ini terdapat menu ketersedian data (untuk mengatur tahun acuan dalam penyedian data), Penambahan, Pengeditan atau Penghapusan User Account, dan Form Mengganti Password.

ii. Penambahan, Pengeditan atau Penghapusan Elemen Data Strategi Pengembangan IPB : Pada sub menu ini, admin dapat menambah, menghapus dan meng-edit seluruh pilar-pilar program, program, sub program, sasaran dan indikator setiap tahun yang digunakan dalam penilaian kinerja IPB.

iii. Penambahan, Pengeditan atau Penghapusan Perspektif BSC IPB: Pada sub menu ini admin dapat menambah, menghapus dan meng-edit seluruh perspektif BSC IPB, kebijakan strategi dan juga data pengukuran BSC beserta bobotnya masing-masing.

iv. Pengolahan Data BSC IPB terdapat sub menu Input Manual untuk Data Pengukuran BSC IPB baik berupa Target, Realisasi, Capaian maupun Skor dan Input Interpretasi Hasil Pengukuran BSC IPB.

Beberapa tampilan hasil pengembangan sistem dapat dilihat pada Lampiran 2. c. Pemanfaatan Hasil

Hingga tahap ini sistem belum sepenuhnya selesai karena masih ada kebutuhan-kebutuhan sistem yang belum terpenuhi secara keseluruhan terutama dalam penyajian data / output.

Pada versi 1.0 telah di uji dalam penginputan data tahun 2009 dan 2010 oleh operator DKSI. Hasil dari proses penginputan data berhasil merekam data 2009 dan 2010.

(9)

Anilisis sistem sulit dilakukan karena kesibukan client, selain itu proses bisnis yang sulit diidentifikasi karena kurangnya informasi. Adanya perubahan proses bisnis yang terlalu mendadak. Hal tersebut mengakibatkan beberapa data sulit diadaptasi oleh sistem, sehingga membuat data tidak konsisten.

Upaya yang dilakukan dalam mengatasinya adalah perlunya pembelajaran proses bisnis tentang Balanced ScoreCard, dibutuhkan Sistem Analis yang lebih kompeten dibidang Balanced ScoreCard. Dapat Mengarahkan/Menekankan client

untuk dapat memberikan informasi yang diinginkan secara terperinci. e. Rencana Keberlanjutan

Memperbaiki sistem supaya dapat mengatasi data-data mengakibatkan yang ketidak konsistenan. Menambahkan fitur dalam menyajikan data/output. Perlu menambahkan cascading ke level yang lebih kecil misal: Dosen, Fakultas, Departemen, dll. Perlu adanya reengineering sistem.

a. Versi 1.1 (beta)

a. Pelaksanaan Program Kegiatan

Pada tahun 2012 terjadi perubahan nama aplikasi dari BSC menjadi SIMAKER. Pada versi ini telah dilengkapi dengan Indeks Kinerja Dosen (IKD online), telah disimulasikan ScoreCard Dosen dan telah dibangun ScoreCard untuk Unit Pelaksana Akademik.

b. Hasil Pelaksanaan Program

Hasil dari versi ini adalah terbangunnya sistem SIMAKER onlineversi 1.1 dengan fitur, sebagai berikut:

a. IKD Online.Untuk lebih lengkapnya dapat membuka: Manual Indeks Kinerja Dosen (edisi Dosen).

i. Form Laporan Kegiatan Dosen.

ii. Form Kegiatan Kuliah dan Praktikum Dosen : Manual Input disistem yang sebenarnya bukan otoritasnya.

iii. Form Publikasi Dosen : Manual Input disistem yang sebenarnya bukan otoritasnya.

(10)

b. ScoreCard Dosen, Fakultas, Departemen, SPS, Program Studi SPS, Diploma, Program Keahlian Diploma, LPPM dan Pusat-pusat. Untuk lebih lengkapnya dapat membuka: Manual ScoreCard Dosen (edisi Dosen).

i. Fitur pengisian data IPB per Indikator Kinerja: Masih Manual Input. ii. Fitur pengisian data ScoreCard Unit Pelaksana Akademik (Fakultas,

Departemen, SPS, Progras Studi SPS, Diploma, Program Keahlian Diploma, LPPM dan Pusat-pusat).

iii. Fitur pengisian data ScoreCard Dosen per Indikator Kinerja Individu (S2, S3 dan Guru Besar).

 Proporsi Masa pembimbingan Tugas Akhir S2 yang tepat waktu (12-18 bulan): Dosen bergelar S2 tidak punya sedangkan S2 dan Guru Besar ada.

 Proporsi Masa pembimbingan Tugas Akhir S3 yang tepat waktu (24-36 bulan) : Dosen bergelar S2 tidak punya sedangkan S2 dan Guru Besar ada.

 Beban mengajar (sks/per semester): Data berasal dari Form Kegiatan Kuliah dan Praktikum Dosen.

 Rata-rata nilai Indeks Kinerja Dosen dengan nilai skor >12 SKS : Data berasal dari Form Laporan Kegiatan Dosen.

 Jumlah Publikasi pada Jurnal Internasional/ Nasional/ Nasional terakreditasi/ Prosiding seminar/Buku: Data berasal Form Publikasi Dosen.

 Rata-rata Nilai Evaluasi Proses Belajar Mengajar beserta 3 IKK lainnya: Masih Manual Input.

c. Pemanfaatan Hasil

Pada tahap ini telah dilakukan cascading IKK Unit Pelaksana Akademik, dan Dosen. Sistem data entry pada tahap ini adalahsemionline.

Telah di pergunakan dalam pelaksanaan IKD online oleh Dit. SDM pada tanggal 28 juni 2012. Selain itu telah dilakukan simulasi penggunaan ScoreCard Dosen (S2 dan S3).

Fitur belum teridentifikasikan dengan baik sehingga pengembangan aplikasi mengalami kendala. Anilisis sistem sulit dilakukan karena client kurang

(11)

memahami kebutuhan, selain itu adanya perubahan proses bisnis yang terlalu mendadak.Fitur yang belum jelas dan beberapa data masih belumAccessible

Dibutuhkannya pembelajaran proses bisnis tentang Balanced ScoreCard atau perlunya Sistem Analis yang lebih kompeten dibidang Balanced ScoreCard. Mengarahkan/Menekankan kepada client untuk dapat memberikan informasi yang diinginkan secara terperinci

Perlu adanya pengembangan aplikasi yang lebih menyentuh data dasar atau lebih meningkatkan Accessible seluruh data yang dibutuhkan, dengan cara penggunaan web service dan pembetukan data center/ pusat data.

e. Rencana Keberlanjutan

Perlu dikembangkan ke versi 1.2 (release candidate) dengan memperkaya fitur sesuai permintaanclient. Perlu adanya penambahan fitur, seperti:

1. Implementasi Single Sign On (SSO). 2. Mengoptimalkanweb service. 3. Pengembangan Fitur BSC

a. Mengkoneksikan data EPBM online dengan IKK Dosen dengan web service.

b. Pengembangan Unit Kerja Level Bawah, Dengan menentukan Ownership yang Jelas.

4. Pengembangan IKD Online

a. Integrasi Data Kuliah Dosen (Praktikum masih optional). b. Fitur otorisasi KTU.

c. Fitur otorisasi KADEP dan KABAG.

3.1.1.3. Program : Pengembangan Knowledge Management System

a. Tujuan

Kegiatan dalam rangka Pengembangan Knowledge Management System diarahkan pada program/kegiatan pengembangan aplikasi sehingga program/aplikasi yang sudah ada dapat lebih berdaya guna dalam rangka menunjang aktivitas institusi. Program/aplikasi yang dikembangkan dalam rangka Pengembangan Knowledge Management System adalah pengembangan aplikasi-aplikasi:1) akademik dan Penerimaan Mahasiswa Baru, 2) keuangan/SPP, 3) kepegawaian/SIM SDM, 4) kemahasiswaan, 5) manajemen agenda pimpinan, dan 6) layanan cyber mahasiswa.

(12)

Direktorat Administrasi Pendidikan dan Program Diploma. Upaya mengatasinya akan dilakukan penjadwalan pada tahun 2013.

 Hambatan pada pengembangan Sistem Manajemen Agenda Pimpinan lebih kepada koordinasi dengan Sekretariat di lingkungan Rektorat. Upaya mengatasinya akan dilakukan penjadwalan pada tahun 2013. g. Rencana Keberlanjutan

Kegiatan-kegiatan tersebut di atas merupakan kegiatan inti dalam menunjang aktivitas institut. Untuk itu kegiatan-kegiatan tersebut perlu didukung dan dilanjutkan setiap tahunnya. Adapun sumber dana yang disediakan sebaiknya disesuaikan dengan kegiatan pengembangan sistem aplikasi. Kegiatan KMS sendiri pada tahun 2012 lebih diarahkan pada kegiatan pengembangan repository karya ilmiah IPB dan repository non karya ilmiah IPB.

Aplikasi-aplikasi yang dikembangkan dalam rangka Pengembangan

Knowledge Management System

1. Program : Pengembangan Sistem Akademik dan Penerimaan Mahasiswa Baru

SIMAK Diploma a. Tujuan

Sistem akademik diploma dibuat untuk memudahkan proses akademik diploma IPB seperti perekaman nilai, pencatatan absensi baik dosen maupun mahasiswa, pencetakan transkrip semester, penjadwalan kuliah, penentuan ruangan kuliah, penentuan kurikulum, dan sebagainya.

b. Pelaksanaan

Sistem akademik Diploma IPB (D3) diawali dengan pembuatan database akademik diploma yang mendukung database PDPT DIKTI. Sehingga databasenya kompatibel dengan sistem pelaporan PDPT, walaupun memang ada beberapa tabel yang tidak dipakai di dalam aplikasi simak.

Berikutnya penentuan platform yang dipakai untuk mengembangkan aplikasi simak diploma. Dalam pembuatan aplikasi simak diploma digunakan pemrograman asp.net mvc (model view control). Adapun editor yang dipakai adalah visual studio 2010.

c. Hasil Pelaksanaan Program

Simak diploma dibagi kedalam tiga modul besar yaitu modul master, modul transaksi, dan modul rekapitulasi. Modul master dikerjakan terlebih dahulu

(13)

untuk keperluan data-data transaksi. Setelah itu modul transaksi yang mencakup import nilai, dsb. Terakhir rekapitulasi untuk keperluan pencetakan nilai semester dan tahunan.

Bulan ke-1 Penentuan database dan platform Bulan ke-2 s/d 3 Modul master

Bulan ke-3 s/d 6 Modul transaksi

Bulan ke-6 s/d 7 Perbaikan dan penyesuaian Bulan ke-7 s/d 8 Rekapitulasi

Bulan ke-8 s/d 9 Perbaikan dan penyesuaian Bulan ke-9 s/d 9 Ketemu dengan pihak Diploma

Bulan ke-10 … Perbaikan dan penyusuaian dengan permintaan pihak diploma

d. Manfaat

 Mahasiswa bisa melihat jadwal mata kuliah

 Mahasiswa bisa melihat nilai tiap semester

 Dosen bisa mengupload nilai dimana pun dan kapan pun dengan syarat terhubung dengan jaringan internet

 Dosen bisa mengevaluasi nilai setiap mahasiswa

 Pihak akademik lebih mudah dalam pengelolaan administrasi akademik seperti mencetak nilai, jadwal, dll

e. Hambatan dan Upaya Mengatasi

Beberapa tipe data pada database PDPT, ada yang tidak sesuai, misal tipe data tanggal yang harusnyadate

f. Rencana

Rencana Pengembangan terkait fitur : 1) Mencetak transkrip semester mahasiswa berdasarkan NIM. Hal ini bisa saja terjadi jika seorang mahasiswa tidak naik tingkat, dengan fitur yang sekarang yaitu mencetak transkrip berdasarkan tahun, maka mahasiswa tersebut tidak sesuai dengan kelas yang sekarang. 2) Mencantumkan informasi orang tua/wali pada profil mahasiswa.

SIMAK Pascasarjana a. Tujuan

Tujuan dari aplikasi ini adalah dapat digunakan untuk manajemen kegiatan akademik pascasarjana.Selain itu program ini juga dapat digunakan oleh pihak akademik,departemen dan mahasiswa.

b. Pelaksanaan Program Kegiatan

Sistem simak pascasarjana dibuat dengan menampilkan informasi yang disesuaikan dengan kebutuhanpascasarjana. Pada aplikasi ini dilakukan

(14)

integrasi dengan seluruh data mahasiswa pascasarjana ada di IPB, untuk setiap mahasiswa memiliki hak akses terhadap aplikasi melalui LDAP.

Hasil dari pelaksanaan program kegiatan ini adalah tersedianya aplikasi simak pascasarjana yang bisa diakses pihak akademik,departemen dan mahasiswa. Bagi pihak akademik pascasarjana atau admin, simak pascasarjana bisa digunakan untuk pengambilan krs mahasiswa. Selain itu, mengolah data yang berkaitan dengan mahasiswa seperti ubah data mahasiswa, nilai, prestasi, aktivitas, kemajuan belajar, dan komisi pembimbing. Fasilitas pencarian dan filter data mahasiswa pun disediakan di data mahasiswa.Pengolahan data lainnya yang disediakan oleh sistem adalah data matakuliah, kurikulum, program studi, pengumuman, kalender, dan dosen. Untuk setiap pengolahan data tersebut, user bisa melakukan tambah, ubah, dan hapus data.

Bagi pihak Mahasiswa dapat memilih matakuliah yang disediakan oleh sistem. Hasil dari pengambilan matakuliah tersebut, mahasiswa dapat mencetak hasil pengambilan krs online, berupa form surat pengambilan krs. Selain pengambilan krs online, mahasiswa dapat melihat nilai matakuliah, tesis/disertasi, kemajuan studi, pengumuman dari pascasarjana, biodata, dan kalender akademik.

Bagi pihak departemen juga dapat melakukan upload nilai per matakuliah. Pada halaman nilai, admin dapat melihat nilai per mahasiswa maupun per matakuliah yang telah dimasukkan oleh pihak departemen maupun admin. Sistem Akademik simak Pascasarjana dapat diakses melalui http://akademik.pasca.ipb.ac.id.

d. Pemanfaatan Hasil

Mempermudah pengambilan krs bagi mahasiswa yang tadinya manual, sekarang bisa dilakukan secara online dan juga mempercepat proses akademik dalam pencarian data mahasiswa.

e. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya

Hambatan dalam implementasi aplikasi ini adalah masih kurangnya integrasi data user akses (LDAP) untuk login dengan data mahasiswa yang sudah ada, terutama mengenai data NRPmahasiswa, sehingga user masih ada yang tidak bisa akses ke SIMAKPascasarjana. Hal ini diperlukan satu data utama yang dapat digunakan oleh semua operasi sistem aplikasi.

(15)

Kegiatan ini perlu dilanjutkan pada tahun kegiatan berikutnya, karena aplikasi ini sangat dibutuhkan oleh Pascasarjana untuk mempermudah, mempercepat, dan memperingankan pekerjaan Administrasi Pendidikan.

KRS Online a. Tujuan

KRS Online adalah suatu sistem pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) Mahasiswa S1 IPB yang telah dikembangkan sejak 2005 untuk mahasiswa angkatan 42 ke atas. Dalam sejarahnya, sistem ini telah beberapa kali ditulis ulang untuk merespon pertumbuhan pengguna, kebutuhan unit pengguna (dalam hal ini, Direktorat Administrasi Pendidikan) dan perkembangan teknologi. Sejak tahun ajaran 2008-2009, inti program dan fitur KRS telah mulai distabilkan seperti yang telah berjalan saat ini.

Pada tahapan ini, KRS Online mulai mengakomodir kebutuhan menuju sistem informasi akademik terpadu, sebagai prototipe untuk SIMAK multi strata (Diploma sampai dengan pasca sarjana). Fitur baru yang ditambahkan adalah komponen untuk Dosen, selain untuk administrasi dan mahasiswa yang telah ada. Selain itu, integrasi dengan sistem keuangan memungkinkan mahasiswa melihat status pembayaran SPP yang telah dibayar.

Tahun 2012 KRS Online fokus kepada pengisian matakuliah, kelas dan penjadwalannya masih memerlukan intervensi manusia. Mengingat bahwa kurikulum setiap mahasiswa pada umumnya mudah ditelusuri, maka pengisian KRS maupun penjadwalan kelas-kelas matakuliah secara teoritik mampu dilakukan secara otomatis. Fitur ini sekarang masih dalam tahap implementasi dengan menggunakan algoritma genetik, khususnya untuk bagian penjadwalan matakuliah

Adanya sistem akademik yang memudahkan proses pengambilan mata kuliah mahasiswa serta estimasi biaya perkuliahan sehingga dapat merencanakan perkuliahan mulai semester 3 dan seterusnya. Selain itu sistem ini memberikan keleluasaan bagi pengelola akademik institusi untuk mengelola jadwal kuliah dan reporting absensi perkuliahan.

Sistem ini dimanfaatkan oleh mahasiswa dan Direktorat Akademik dan Pendidikan sebagai basis pengelolaan Kartu Rencana Studi Mahasiswa,

(16)

Penjadwalan Terpadu, Reporting Absensi Perkuliahan, dan Monitoring Nilai Mata Kuliah. Alamat situs berbasis online di http://krs.ipb.ac.id

Hambatan yang sering kali terjadi saat kegiatan dilaksanakan adalah: - Memungkinkan mahasiswa mengisi KRS secara online melalui internet. - Mencegah kelas-kelas kuliah tidak terisi melebihi kapasitas yang telah

ditentukan

- Kelambatan sistem: pada jam-jam sibuk, sistem menjadi tidak responsif karena dihujani permintaan pengguna yang tinggi

- Sistem masih belum mampu mencegah kelebihan kuota kapasitas yang telah ditentukan

- Ketiadaan data relasi dosen dan mahasiswa - Ketiadaan data relasi dosen dan matakuliah f. Rencana Keberlanjutan

Rencana keberlanjutan kegiatan ini adalah sebagai berikut :

 Skalabilitas

Masalah skalabilitas dirasakan terutama pada saat beban puncak, di mana pada hari-hari awal pengisian KRS Online saat para pengguna (mahasiswa) berebut mengisi KRS sehingga menyebabkan server-server (aplikasi dan database) mengalami penurunan kinerja. Penyebab utama masalah ini adalah ketergantungan pada server database tunggal yang tidak mampu diperluas untuk menangani pengguna dalam jumlah besar. Solusinya adalah mengganti program server database ini yang mampu mendukung multi-master replication maupun konfigurasi clustering. Jika hal ini tidak dimungkinkan, maka diperlukan perubahan metode pengisian KRS sehingga tidak diperlukan ketergantungan terhadap satu database server.

 Penjadwalan

Sebagaimana bidang optimasi matematika lainnya, penjadwalan matakuliah masih menjadi wilayah riset aktif. Untuk IPB, penjadwalan matakuliah diperberat karena administrasi (termasuk penjadwalan) matakuliah dipusatkan di satu tempat sehingga kompleksitas penjadwalan menjadi sangat tinggi. Untuk itu, berbagai metode alternatif penjadwalan seperti simulated annealing dan genetic algorithm perlu dikaji secara lebih serius demi mewujudkan penjadwalan yang bebas dari intervensi manusia.

Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru a. Tujuan

(17)

Kegiatan ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan aplikasi Penerimaan Mahasiswa Baru IPB. Implemetasi dari kegiatan ini adalah mengembangkan dan membangun aplikasi-aplikasi penerimaan mahasiswa baru sarjana jalur SNMPTN (web informasi SNMPTN), Sistem Aplikasi Penerimaan mahasiswa baru sarjana jalur Alih Jenis, Sistem Aplikasi Penerimaan mahasiswa baru sarjana jalur UTM, Sistem Aplikasi Penerimaan mahasiswa baruPascasarjana.

Ujian Talenta Masuk (UTM) IPB merupakan salah satu sistem penerimaan mahasiswa baru secara online yang dilaksanakan IPB. Tujuan dari UTM adalah Menjaring talenta kepemimpinan dan kewirausahaan untuk memajukan pertanian yang akan ditempa menjadi sarjana-sarjana yang tangguh dan menjadi calon-calon pemimpin bangsa serta Memperluas aksesibilitas bagi calon mahasiswa untuk dididik menjadi SDM yang mampu menangani ketahanan pangan nasional.

b. Pelaksanaan

Kegiatan ini dilaksanakan pada bulan Maret sampai dengan September 2012. Keluaran dari kegiatan ini adalah sistem aplikasi-aplikasi PMB berbasis web berupa: admisi.ipb.ac.id; alihjenis.ipb.ac.id; utm.ipb.ac.id; dan pmbpascasarjana.ipb.ac.id. Proses pendaftaran Penerimaan mahasiswa Baru ini melibatkan dua Bank, yaitu Bank Mandiri dan Bank BNI dengan sistem pembayaran pendaftaran menggunakan host to host(H2H) sistem. Secara umum proses pendaftarannya adalah sebagai berikut:

 Masuk ke web pendaftaran.

 Mengisi data pendaftar untuk mendapatkan akun pendaftaran.  Membayar biaya pendaftaran ke Bank yang ditunjuk.

 Melengkapi data pendaftaran.

 Mencetak Kartu Peserta Ujian/Kartu Pendaftaran

UTM yang di kembangkan pada tahun 2011 menggunakan Sistem Verifikasi Pin, dimana calon pendaftar mendaftar terlebih dahulu dengan mengisi biodata seperti : nama, alamat, jenis kelamin, nomor handphone. Setelah itu pendaftar mendapatkan No. Pendaftaran 10 digit, kemudian calon pendaftar membayar ke Bank Mandiri menyertakan No. Pendaftaran kemudian mendapatkan PIN untuk verifikasi PIN kemudian calon pendaftar mencetak kartu ujian. Pada tahun 2012 PMB UTM yang berada di url http://utm.ipb.ac.id, dikembangkan sistem host to host bekerja sama dengan Bank Mandiri yaitu sistem database terpusat yaitu untuk mengupdate status

(18)

Pengelolaan Data:

 Pemisahan Basisdata namun tetap mengacu pada basisdata induk SDM pada satu mesin server, untuk mempermudah manajemen monitoring data yang berkaitan dengan Kinerja dan Absensi.

 Jumlah kode finger dengan data biodata pegawai yang dahulu sering tidak sinkron berkurang, sehingga laporan absen pegawai dan intensitas pelayanan untuk masalah tersebut menjadi lengkap.

 Terdapat manajemen data hari libur sehingga mengurangi kesalahan perhitungan absen.

Pengembangan Aplikasi:

 Penambahan Editor Hari Libur, Penambahan Editor Perubahan Nama Pimpinan, dan Laporan-laporan rekapitulasi yang diperlukan pengguna sistem.

Pengembangan dan penyempurnaan sistem aplikasi Editor Kenaikan Gaji Berkala meliputi pengelolaan data dan sistem aplikasi :

Pengelolaan Data:

 Data historis SK Pegawai dari mulai menjadi CPNS, sampai KGB terakhir.

 Data historis Jumlah Gaji Berdasarkan PP yang dikeluarkan pemerintah sudah tersimpan 3 tahun terakhir.

 Data penandatangan SK sudah lengkap. Pengembangan Aplikasi:

• Perbaikan Format KGB, diharapkan kedepan KGB yang diterbitkan menjadi satu format yang dikeluarkan oleh Pihak SDM, saat ini masih diterapkan untuk pegawai-pegawai PNS yang berpusat di rektorat. • Perbaikan dalam fungsi automatisasi monitoring pegawai-pegawai yang

akan mendapat KGB, sehingga tidak terjadi keterlambatan dalam mengeluarkan SK KGB.

Pengembangan dan penyempurnaan sistem aplikasi Payroll (Remunerasi) meliputi:

 Penambahan fasilitas Upload Data Gaji Bulanan, insentif kinerja dari dana APBN, dan insentif kinerja dari dana non-PNPB.

 Penambahan tampilan informasi untuk menampilkan informasi Gaji ke-13 setiap tahunnya.

(19)

Hambatan dalam implementasi SIMPEG adalah data-data pegawai yang masih belum semuanya merupakan data terbaru dari pegawai yang bersangkutan, seperti anak, suami/istri, tempat tinggal, nomer telpon, dan bahkan foto pegawai tersebut, oleh karnanya SIMPEG yang hanya bisa diakses oleh Direktorat SDM, perlu juga bisa diakses oleh pegawai IPB karna pegawai itu sendiri yang lebih mengetahui data-data dirinya, sehingga ada verifikasi data dari pegawai dan Direktorat SDM.

f. Rencana Keberlanjutan

Kegiatan ini perlu dilanjutkan pada tahun kegiatan berikutnya, mengingat pentingnya data pegawai IPB, dan juga data SIMPEG digunakan oleh banyak aplikasi lain di IPB. SIMPEG perlu menambahkan faslitas untuk pegawai bisa melihat data diri pegawai, sehingga data SIMPEG adalah data terbaru dari pegawai.

Redesign Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK) a. Tujuan

Tujuan dari program ini adalah dapat digunakan oleh departemen untuk mengelola data-data kegiatan tridharma dosen, angka kredit dosen, serta karya ilmiah dosen IPB.

Sistem DUPAK ini dibuat dengan menampilkan informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan departemen dalam mengurus angka kredit dosen. Dengan melihat pada kegiatan tridharma seperti Pendidikan dan Pengajaran, Penelitian, Pengabdian Masyarakat, dan Penunjang Tridarma.

c. Hasil Pelaksanaan Program

Hasil dari pelaksanaan program kegiatan ini adalah tersedianya aplikasi DUPAK yang bisa diakses oleh pihak departemen dan Direktorat SDM. Bagi departemen, DUPAK digunakan untuk input data kegiatan tridharma dosen, input karya ilmiah, dan membuat laporan DUPAK. Bagi Direktorat SDM, DUPAK digunakan untuk membuat Laporan Karya Ilmiah, dan input nilai karya ilmiah tersebut. Layanan DUPAK dapat diakses melalui http://dupak.ipb.ac.id/dupak

(20)

Mempermudah Departemen dalam membuat laporan DUPAK dari kegiatan tridharma dosen, mempermudah Direktorat SDM memberikan hasil penilaian karya ilmiah, serta dapat membuat rekap karya ilmiah dosen IPB dengan cepat dalam periode tertentu.

Hambatan dalam implementasi DUPAK ini adalah layanan internet di masing-masing departemen yang tidak merata kecepatan aksesnya, sehingga Departemen kesulitan ketika ingin mengakses DUPAK. Diperlukan upaya pengecekan dan perbaikan layanan internet disetiap departemen, sehingga akses ke sistem DUPAK dapat berjalan dengan lancar.

f. Rencana Keberlanjutan

Kegiatan ini perlu dilanjutkan pada tahun kegiatan berikutnya, mengingat pentingnya data angka kredit dosen, kegiatan tridharma, dan karya ilmiah. Kedepan DUPAK diharapkan bisa pula diakses oleh dosen yang bersangkutan, yang ingin melihat data seperti kegiatan tridharma, dan angka kreditnya.

Redesign Payroll System a. Tujuan

Tujuan dari aplikasi ini adalah memberikan layanan informasi gaji beserta dana APBN dan non-PNBP serta honor dan rapel setiap bulannya yang diperoleh oleh seluruh pegawai Institut Pertanian Bogor.

Sistem payroll dibuat dengan menampilkan informasi yang disesuaikan dengan informasi remunerasi dari Direktorat SDM. Pada aplikasi ini dilakukan integrasi dengan data pegawai yang sudah ada di IPB, baik untuk hak akses pegawai terhadap aplikasi melalui LDAP, maupun untuk informasi umum lainnya.

Hasil dari pelaksanaan aplikasi ini adalah tersedianya layanan informasi remunerasi setiap bulannya dari Direktorat SDM yang ditujukan kepada seluruh pegawai PNS di IPB. Para pegawai IPB dapat mengakses aplikasi dan melihat informasi gaji sesuai bulan yang ingin ditampilkan. Hasil dari informasi tersebut dapat dicetak oleh pegawai yang akan digunakan untuk keperluan pegawai tersebut. Pegawai juga diberikan panduan registrasi BNI e-Bangking agar pegawai dapat mengecek secara

(21)

langsung rekeningnya di BNI.Payroll system memberikan kemudahan bagi administrator untuk menyimpan data payroll yang akan ditampilkan, dengan mengupload datanya berupa file excel. Hasil dari upload data ini juga dapat dilihat oleh administrator setiap bulannya, berapa record/data yang sudah masuk untuk setiap kategori dana yang masuk.Layanan LMS IPB dapat diakses melalui http://sdm.ipb.ac.id:8080/infogaji

Kegiatan layanan permohonan cetak informasi remunerasi di pihak remunerasi SDM IPB dapat berkurang, karena pegawai dapat mencetak langsung dari aplikasi.

e. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya

Hambatan dalam implementasi aplikasi ini adalah masih kurangnya integrasi data user akses (LDAP) untuk login dengan data pegawai yang sudah ada, terutama mengenai data NIP pegawai, sehingga user masih ada yang tidak bisa akses ke aplikasi. Hal ini diperlukan satu data utama yang dapat digunakan oleh semua operasi sistem aplikasi.

f. Rencana Keberlanjutan

Pengolahan data informasi yang sudah ada dapat dijadikan sumber bagi informasi lain yang ingin dibangun. Maka fasilitas tambahan dapat dibuat untuk pengembangan kedepannya

3. Program : Pengembangan Sistem SPP a. Tujuan

Kegiatan ini dilakukan untuk mengembangkan sistem aplikasi pembayaran SPP mahasiswa IPB multistrata berbasis web pada alamat spp.ipb.ac.id.

Kegiatan pengembangan aplikasi ini dilaksanakan pada bulan April sampai dengan Agustus 2012. Sistem aplikasi SPP. Proses pembayaran SPP oleh mahasiswa melibatkan dua Bank, yaitu Bank Mandiri dan Bank BNI dengan sistem pembayaran pendaftaran menggunakan H2H. Semester yang akan datang, akan melibatkan Bank BTN untuk penerimaan mahasiswa Program Diploma.

(22)

Hasil dari pelaksanaan program kegiatan ini adalah tersedianya SMAP yang semakin baik untuk digunakan untuk memcatat agenda atau kegiatan para pimpinan IPB. Layanan LMS IPB dapat diakses melalui http://smap.ipb.ac.id

e. Pemanfaatan Hasil

DKSI bersama dengan Sekretaris Eksekutif IPB telah mensosialisasikan penggunaan SMAP pada pimpinan di IPB. Saat ini pencatatan agenda pimpinan pada SMAP telah berjalan.

f. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya

Hambatan pada perbaikan sistem ini adalah membaca program (coding) dari programmer sebelumnya sehingga perlu beberapa hari untuk

men-tracealurnya. Selain itu programmer terdahulu menggunakan framework cake php versi lama.

Beberapa upaya untuk mengatasi hambatan serupa pada masa yang akan datang adalah dengan membuat beberapa dokumentasi standar pada file-file program.

g. Rencana Keberlanjutan

Beberapa fasilitas yang rencananya akan ditambahkan sebagai fitur yang akan datang pada SMAP ini adalah fungsi kirim email kepada para peserta rapat yang di undang melalui sistem ini. Selanjutnya adalah pembuatan absensi otomatis berdasarkan list undangan.

3.1.1.4.

Program : Pelaporan Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT)

a. Tujuan

Perlunya kegiatan ini dilakukan untuk memenuhi kewajiban pelaporan semesteran yang disampaikan kepada Direktorat Jendral Pendidikan Dikti. Implementasi dari kegiatan ini berupa penyiapan data pelaporan semester 2010/2, 2011/1, dan 2011/2. Selanjutnya setelah data laporan terbentuk, kemudian dilaporkan melalui sarana Host-to-Host ataupun WebLoader.

b. Pelaksanaan

Sampai bulan September, telah berhasil menyiapkan dan melaporkan data semesteran, yaitu untuk data semester 2010/2, 2011/1, dan pada

(23)

bulan Desember telah dilaporkan data semester 2011/2.Sehubungan dengan telah berakhirnya seluruh SK Program Studi IPB (versi DIKTI, http://evaluasi.dikti.go.id) yang dilaporkan pada laporan semesteran EPSBED, maka perlu dilakukan pembaharuan SK oleh IPB dan pengajuan kembali ke DIKTI. Sampai bulan Desember 2012 ini sedang dibuat SK Perpanjangan Ijin Program Studi oleh Kantor Hukum dan Organisasi. c. Aspek Penganggaran

Anggaran kegiatan ini dibebankan pada kegiatan Pelayanan dan Integrasi Basis Data, kode kegiatan : E.25.3.3.03. Besar anggaran Rp. 33.500.000,-d. Hambatan dan Solusi penyelesaian

Permasalahan mengenai “homebase” dosen di IPB yang berbasis pada Departemen yang tidak kompatibel dengan aturan pada EPSBED/PDPT yang menganut “homebase” dosen berbasis Program Studi. Hal ini selalu menyulitkan pada waktu pelaporan semesteran pada EPSBED/PDPT. Kinerja dosen IPB pada EPSBED/PDPT selalu rendah karena ketidaksesuaian homebase dosen tersebut. Pada bulan Nopember-Desember 2012, DKSI membantu Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan untuk menetapkan homebase dosen berdasarkan Program Studi oleh para Wakil Dekan Fakultas dan Ketua Departemen. Selanjutnya homebase dosen IPB berdasarkan Program Studi ini akan ditetapkan berupa Surat Keputusan oleh IPB sebagai homebase berdasarkan program studi untuk kebutuhan pelaporan pada EPSBED/PDPT. Surat Keputusan Program Studi juga sudah diproses dan dibuatkan draft SK Rektor yang baru dan saat ini sedang diolah oleh Kantor Hukum dan Organisasi.

(24)

(pagu kegiatan) sebesar Rp. 3.500.000.000,- dengan uraian penggunaan anggaran sebagai berikut :

Kegiatan: Peningkatan Kapasitas Bandwidth Kode Mata Anggaran: E.3.3.2

Pagu Kegiatan 3.500.000.000,-Realisasi Terdiri atas: a. APNIC b. Indosat c. Telkom 1,999,620,000.00 21,000,000,- 766,920,000,- 1,211,700,000,-(belum terserap) d. Hasil Pelaksanaan Program

Hasil dari pelaksanaan program kegiatan ini adalah: IPB terkoneksi layanan bandwidth melalui PT. Telkom dengan rincian; a) Jaringan Private IPB Darmaga – Bogor 245 Mbps, b). Link Domestik dengan bandwidth 200 Mbps, c). Link Internasional dengan bandwidth 200 Mbps.

Koneksi internet merupakan kebutuhan pokok civitas akademika khususnya IPB. Akses internet di IPB merupakan layanan rutin yang setiap saat digunakan oleh user.

Utilisasi bandwidth internasional masih sangat dominan. Kualitas layanan internet tidak hanya bergantung pada lebarnya bandwidth tetapi juga bergantung pada server-server pendukung layanan internet diantaranya Proxy Server. Ketidaktersediaan server menjadi salah satu hambatan dalam upaya meningkatkan layanan akses internet.

Kegiatan ini adalah kegiatan rutin yang setiap tahunnya harus ada. Pada tahun anggaran kedepan perlu dilakukan peningkatan kehandalan layanan yaitu dengan penyediaan jalur backup dan penguatan server proxy.

(25)

3.1.3. Subdit :

Data

3.1.3.1 Program : Pelayanan dan Integrasi Basis Data (termasuk BSC) a. Tujuan

Melakukan inventarisir data utama di IPB, Membuat dokumentasi dari database yang saat telah ada/digunakan agar memudahkan dan membantu dalam pengembangan database maupun aplikasi; Membuat Grand Design Data Governance IPB; Merintis pengembangan basisdata IPB terintegrasi yang dapat menyediakan informasi untuk kepentingan Sistem Informasi Kinerja IPB (BSC). Kegiatan ini dapat mengakomodir keterbukaan akses informasi bagi pimpinan institusi IPB.

Pada periode Januari hingga Juni 2012, dilakukan inventarisir kepemilikan data secara umum di IPB, melakukan dekomposisi kepemilikan data, dan penilaian umum tentang maturity level pengelolaan data di IPB. Pada periode ini dikirimkan juga beberapa personil untuk mendapatkan peningkatan skill mengenai Data Governance. Selain itu dilakukan pembuatan aplikasi untuk layanan data eksternal yang dibutuhkan oleh PDPT melalui jalur push & web service, melakukan validasi terhadap data yang ada, dan melakukan uji coba pengiriman data ke PDPT yang dikelola Dikti.

Pada bulan Juli – Oktober 2012, dilakukan dokumentasi pada level atomic terhadap seluruh database yang telah dimiliki dan dikelola oleh DKSI, antara lain database akademik (SIMAK S1, SIMAK Pascasarjana, KRS Online, SPP, dan Wisuda), database kepegawaian (SIMPEG, Kinerja, Informasi Gaji, DUPAK), database kemahasiswaan, database penelitian, database Faspro (Manajemen Alat Lab.), dan database penerimaan mahasiswa baru IPB. Hasil pendataan ini dituangkan dalam bentuk Dokumentasi Database IPB. Pada periode ini juga dilakukan dekomposisi data yang diperlukan untuk kebutuhan SIMAKER IPB (BSC). Untuk layanan PDPT mulai dilakukan perintisan penentuan homebase dosen yang sesuai dengan kebijakan pimpinan, penyesuaian data kurikulum mayor-minor dengan format data PDPT, perpanjangan status program studi, dan pengujian pengiriman data ke server PDPT.

Pada bulan November – Desember 2012, mulai diimplementasikan basis data institusi untuk level akademik sarjana, percobaan web service,

(26)

pengembangan pengelolaan data di IPB. Dengan adanya Dokumentasi Database yang berformat standar terdapat acuan dalam pengembangan maupun pembuatan database institusi yang dikelola secara terpusat ataupun dikembangkan oleh pihak unit. Permintaan data dapat dilakukan oleh pihak unit kepada DKSI dengan melihat kamus data yang ada sesuai kebutuhan mereka.

Aplikasi Push dan Web Service PDPT akan memberikan kemudahan sinkronisasi data PDPT dengan data IPB secara real time. Sehingga dapat dipantau validasi dan ketidakcocokan format antara data di IPB dengan yang diperlukan oleh PDPT. Data warehousing untuk SIMAKER dapat memberikan wacana kompleksitas data yang harus dikelola untuk mendapatkan hasil informasi SIMAKER yang akurat sehingga dapat dilakukan tindak lanjut dari

Hambatan dalam pelaksanaan kegiatan ini muncul pada permasalahan kurangnya kemampuan sumber daya manusia yang dapat secara teknis menggunakan fasilitas teknologi informasi dalam pengelolaan data seperti database analyst, database administrator, dan data warehouse administrator. Hal ini ditangani dengan pelatihan dan peningkatan kemampuan persona dengan melakukan uji coba pada beberapa bentuk database. Selain itu tidak adanya Data Governance di IPB secara umum menyebabkan sulitnya menemukembalikan data dari tiap unit, masing-masing unit tidak terdapat aturan tertulis tentang pemegang data dan pengatur validitas data, hal ini akan diperbaiki dengan usulan dan penilaian data governance di tiap unit di IPB. Hambatan lain adalah sulitnya mendapatkan hardware pendukung dikarenakan usulan terhadap panitia lelang yang sering tertunda sehingga menyebabkan tertundanya implementasi yang riil dari aplikasi OLAP yang dibangun. g. Rencana Keberlanjutan

Kegiatan ini perlu dilanjutkan pada tahun kegiatan berikutnya karena kebutuhan informasi oleh stakeholder masih dalam ranah akademik yang besarnya hanya 25% dari keseluruhan data IPB. Kebutuhan ini harus juga diimbangi dengan bentuk sosialisasi dan pemantapan kegiatan Data Governance di IPB.

(27)

3.1.3.2

Program : Peningkatan Rangking Webometrics IPB

a. Tujuan

Kegiatan ini bertujuan untuk mensosialisasikan dan memberikan edukasi kepada civitas akademika IPB tentang beberapa aplikasi dan fasilitas yang telah dibangun oleh DKSI. Termasuk didalamnya Program Pengelolaan Karya Ilmiah. Pengelolaan karya ilmiah merupakan suatu kegiatan rutin yang dilakukan oleh DKSI bekerjasama dengan Perpustakaan IPB yang dilakukan melalui situs web http://repository.ipb.ac.id. Hal ini bertujuan agar karya ilmiah seluruh sivitas akademik IPB tersimpan dengan baik dan dapat diakses dan dijangkau oleh user yang membutuhkan

Pada 27 Februari 2012 dilaksanakan Seminar Nasional Pemeringkatan Web Institusi di IICC. Seminar ini diikuti oleh 169 peserta yang berasal dari berbagai institusi di Indonesi. Seminar ini menghadirkan beberapa pembicara, yaitu: 1. Dr (h.c.) Isidro F. Aguillo dari Cybermetrics Lab, CSIC, Spanyol dengan topik Motivation, Philosophy, Strategy, and Methodology for Webometrics Rangking, 2. Drs. Mansur Sutedjo, SIP yang merupakan Kepala Perpustakaan Institut Teknologi Sepuluh November dengan topik Successful Strategy for National Leader (26 World Rank untuk Repository), 3. Prof. Dr. Lukman Hakim yang merupakan Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) dengan topik Successful Strategy for National Leader (176 World Rank untuk Research). Welcome Speech disampaikan oleh Prof. Dr. Ir. Anas Miftah Fauzi, M.Eng selaku Wakil Rektor Bidang Riset& Kerjasama (mewakili rektor), sedangkan yang didaulat sebagai moderator adalah Prof. Dr. Ir. Kudang Boro Seminar, M.Sc. selaku Direktur Komunikasi dan Sistem Informasi sekaligus Ketua Panitia Seminar Nasional. Acara ini dilanjutkan dengan Workshop Pemeringkatan Web Institusi pada 28 Februari 2012. Workshop ini diikuti oleh 94 peserta yang merupakan perwakilan dari unit kerja di lingkungan IPB. Pada 21 Juni 2012, 25 Juni 2012, 26 Juni 2012, dan 29 Juni 2012 dilaksanakan Sosialisasi Evaluasi Website untuk tingkat fakultas dan departemen di lingkungan IPB. Sosialisasi ini bertujuan agar fakultas dan departemen lebih peduli terhadap website mereka baik dari segi konten maupun tampilan. Sosialisasi ini dilaksanakan selama 4 hari dan dibagi menjadi 5 sesi.

(28)

Hasil dari pelaksanaan program kegiatan ini adalah terselenggaranya kegiatan sosialisasi yang telah diikuti oleh total 3882 peserta, dan terdapat sekitar 47724 karya ilmiah yang telah tersimpan di repository. e. Pemanfaatan Hasil

Adapun manfaat dari program kegiatan ini adalah meningkatnya pengetahuan tentang web dan aplikasinya bagi civitas akademika IPB. Dengan adanya kegiatan ini diharapkan dapat meningkatkan aktitivitas web IPB yang dapat mencerminkan secara akurat aktivitas nyata yang dilakukan civitas akademika IPB. Dan Pengelolaan Karya Ilmiah menjadi lebih baik dan terpusat.

Tidak ada hambatan yang berarti dalam pelaksaan program kegiatan ini. Program kegiatan dilaksanakan sesuai prosedur operasional baku yang dimiliki. Namun keberlanjutan pengisian blog pasca pelatihan masih dirasakan cukup rendah, sehingga perlu dilakukan upaya yang memberikan semangat untuk melakukan pengisian blog secara konsisten.

Untuk Pengelolaan Karya Ilmiah terdapat hambatan yang dialami yaitu kurangnya sumberdaya manusia yang mengelola karya ilmiah yang terus bertambah seiring dengan periode kelulusan mahasiswa dan laporan penelitian dosen. Selain itu, untuk karya ilmiah dosen akan digunakan oleh SDM untuk kepangkatan dan karier. Oleh karena itu, untuk tahun berikutnya diharapakan ada penambahan sumberdaya manusia yang akan membantu pengelolaan karya ilmiah

Kegiatan ini perlu dilanjutkan pada tahun kegiatan berikutnya, disebabkan setiap tahun terdapat mahasiswa baru yang perlu disosialisikan tentang fasilitas dan aplikasi IPB. Evaluasi website pun harus tetap dilakukan untuk seluruh unit kerja di IPB agar unit kerja terkait menjadi lebih peduli terhadap konten dan tampilan web unit kerja. Portal Karya Ilmiah akan diupgrade menjadi lebih baik agar terbentuk suatu sistem pengelolaan karya ilmiah yang lebih baik dan dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhkan.

(29)

sistem komunikasi dan informasi berbasis teknologi informasi, pengkoordinasian pengelolaan data institute, pengkajian dan perumusan strategi pengembangan komunikasi dan sistem informasi sesuai dengan kebutuhan institut dan kemajuan teknologi, pengkoordinasian pengelolaan dan pemutakhiran website IPB dan unit-unit di lingkungan institut.

Manfaat dari pelaksanaan program ini adalah terpenuhinya kebutuhan seluruh civitas akademika akan penerapan TI di IPB.

Masih banyaknya kebutuhan operasional perkantoran yang belum terpenuhi terutama untuk membayar uang lelah tenaga ahli, sehingga pendanaan diambil dari dana kegiatan DKSI.

Perlu terus dikembangkan dan dilaksanakan dengan baik untuk menunjang pengembangan IT di IPB dan meningkatkan kesejahteraan staf DKSI agar tercipta produktifitas kerja yang lebih baik.

3.1.5. Program : Pelayanan Cyber Mahasiswa IPB 2008~2012

Cyber-cyber IPB telah berdiri sejak tahun 2003. Pada awal periode pengelolaan tahun 2008, jumlah sarana pelayanan cyber IPB sebanyak 5 unit lokasi. Sarana tersebut tersebar di beberapa titik lokasi yang berbeda agar memudahkan mahasiswa maupun civitas akademika lainnya untuk mengakses internet. Cyber merpati beroperasi di lokasi dekat gedung Graha Widya Wisuda (GWW) dengan memanfaatkan gedung bekas poliklinik. Cyber singkong beroperasi di wilayah gedung perpustakaan lantai 2, cyber padi beroperasi di fakultas kedokteran hewan (FKH), cyber jagung beroperasi di Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM) dan cyber staff beroperasi di gedung Andi Hakim Nasoetion (Rektorat) lantai dasar. Selain untuk menunjang akses internet, pelayanan cyber juga digunakan untuk praktikum mahasiswa IPB dan pelatihan ICT lainnya yang bersifat mendukung peningkatan serta pengenalan civitas akademika di bidang ICT.

Sepanjang periode 2008 s.d 2012 penataan dan pengelolaan cyber terus dilakukan, diantaranya adalah renovasi gedung cyber merpati yang

(30)

dilakukan pada bulan Desember 2008 minggu ke-2 s.d. akhir Januari 2009. Renovasi fisik bangunan yang dilakukan hanya membuang sekat ruangan di dalam gedung eks poliklinik menjadi ruang yang lebih luas, sehingga memungkinkan untuk digunakan pelatihan atau sosialisasi aplikasi ICT IPB. Penataan pelayanan dan evaluasi fungsi sarana yang tersedia terus dilakukan.Pada akhirnya, pertengahan tahun 2012 DKSI melakukan efisiensi sarana cyber yaitu dengan mengalihkan opersional pelayanan di cyber padi (FKH) dan cyber jagung (FEM) menjadi terpusat di cyber singkong. Sarana fisik gedung cyber padi telah dikembalikan ke dekanat FKH (dilengkapi dengan surat penyerahan fasilitas fisik CYBER PADI oleh direktur DKSI kepada dekanat FKH nomor: 7579/IT3.29/LL/2012), sedangkan gedung cyber jagung difungsikan sebagai ruang khusus programmer aplikasi, mengingat permintaan sistem aplikasi dari berbagai unit di IPB semakin meningkat.

Pada tahun 2011 DKSI kembali dipercaya mengelola Gedung Pusat Komputer (GPK) dalam rangka peningkatan pelayanan ICT IPB. Gedung tersebut tediri dari 2 lantai yang berfungsi untuk kegiatan video conference (baik nasional maupun internasional) juga pelatihan ICT IPB lainnya. (lengkapi poto peresmian GPK)

Fasilitas cyber

Inventarisasi fasilitas cyber belum dilakukan monitoring rutin secara berkala, sehingga monitoring barang hanya dilakukan secara temporal. Kondisi inventarisasi barang di masing-masing cyber pada bulan September 2012 dapat dilihat pada halaman Lampiran.

Operasional pelayanan cyber

Salah satu peningkatan layanan akses computer untuk civitas akademika IPB adalah adanya program perbanyakan titik-titik hotspot yang tersebar di seluruh fakultas. Hal ini berdampak pada penurunan jumlah pengguna akses internet di cyber. Oleh karena itu, fungsi dari palayanan cyber tidak hanya untuk melayani akses internet mahasiswa atau civitas akademika lainnya secara individual, melainkan lebih difungsikan untuk melayani kebutuhan fasilitas pelatihan ICT dan praktikum mahasiswa yang berkaitan dengan teknologi informasi atau suatu system perangkat lunak yang dijadikan sebagai mata ajaran. Pelatihan dan pengajaran di cyber IPB

(31)

tidak hanya dilakukan oleh pihak DKSI, akan tetapi juga melayani pelatihan yang dilakukan oleh pihak dari luar DKSI seperti organisasi mahasiswa atau suatu himpunan profesi yang berorientasi pada pengembangan system informasi dan perangkat lunak. Berikut daftar pelatihan yang dilakukan oleh pihak luar DKSI.

Fungsi dari pelayanan cyber salah satunya adalah untuk memberikan sarana pelatihan dalam rangka peningkatan kinerja SDM maupun pelayanan administrasi civitas akademika IPB. Namun selain pelayanan pelatihan internal, juga cyber IPB melayani pelatihan yang diselenggarakan oleh pihak luar IPB yang bersifat non komersial atau edukatif. Selain layanan untuk penyelenggaraan pelatihan, cyber juga mendukung sarana untuk penyelanggaraan praktikum yang berkaitan dengan pengembangan mata ajar atau praktikum berbasis program computer atau perangkat lunak, juga berbasis jaringan. Praktikum yang tercatat adalah praktikum yang diselenggarakan selama 1 semester penuh. Statistik pengunjung cyber

Dalam melakukan evaluasi program pelayanan cyber IPB, hal yang perlu dipertimbangkan adalah factor pengguna cyber. Kuantitas jumlah pengguna dapat dijadikan sebagai indicator efektifitas pelayanan sarana yang dijalankan. Disisi lain juga dapat menjadi acuan efektifitas alokasi SDM yang ditempatkan di masing-masing cyber. Data pengguna cyber selama periode tahun 2008 s.d 2012 cenderung menurun.

0 5000 10000 15000 20000 25000 30000 35000 40000 45000 2008 2009 2010 2011 2012 Ju m lah u se r Tahun Merpati singkong Staff jagung Padi

(32)

Grafik di atas menunjukkan bahwa jumlah pengguna cyber umumnya mengalami penurunan yang cukup signifikan. Namun, khusus cyber singkong mengalami kenaikan. Hal ini disebabkan karena program operasional pelatihan dan praktikum mahasiswa mulai tahun 2010 dipusatkan di cyber singkong. Aktifitas layanan di cyber padi dan cyber jagung digabungkan di cyber singkong. Operasional cyber singkong lebih diutamakan untuk praktikum dan pelatihan ICT untuk mahasiswa.

Menurunnya jumlah pengguna cyber IPB sejalan dengan perkembangan teknologi computer yang semakin pesat dan bersifat eksponensial. Sehingga DKSI juga melakukan peningkatan layanan akses internet IPB melalui fasilitas titik-titik lokasi hotspot yang tersebar di setiap fakultas serta unit kerja IPB. Banyaknya titik-titik lokasi hotspot yang tersedia serta meningkatnya daya beli mahasiswa terhadap sarana laptop penunjang studinya juga nilai harga barang-barang elektronik (laptop) yang berbanding terbalik dengan perkembangan teknologi komputer, menyebabkan banyak mahasiswa yang memanfaatkan akses internet di titik-titik lokasi hotspot tersebut. Kebebasan waktu dan ruangan sekaligus dapat melakukan diskusi secara terbuka dengan teman-teman sejawatnya merupakan bagian dari alasan mahasiswa untuk memilih melakukan akses internet di luar cyber.

Aktivitas pengguna cyber 0 1000 2000 3000 4000 5000 6000

Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des

Ju m lah u se r ( or an g) Bulan-2008 Jagung Staff Singkong Merpati Padi

(33)

Aktifitas keseharian pelayanan cyber dapat dilihat dari data absensi pengguna cyber, dimana system administrasi layanan cyber telah mencatat transaksi jam kedatangan dan jam keluarnya user setiap menggunakan layanan cyber. Data absensi tersebut dapat menjadi informasi penting untuk melihat beban kerja layanan yang dilakukan di masing-masing cyber setiap jam operasionalnya. Hal ini dapat menjadi acuan dalam penataan SDM maupun layanan demi meningkatkan kinerja operasional DKSI. Ketika aktifitas pelayanan cyber mengalami idle, maka SDM (operator) cyber dapat membantu aktifitas kerja lainnya di kantor demi peningkatan kinerja SDM yang ada. Disisi lain, alokasi sarana dan prasarana yang tersedia di masing-masing cyber juga dapat dievaluasi dengan melihat rasio pengguna terhadap sarana yang disediakan. Sehingga perangkat yang ada dalam pengelolaan DKSI dapat lebih diefektifkan dalam penggunaannya. Grafik Pengguna dapat dilihat pada halaman Lampiran Cyber Mahasiswa IPB.

3.1.6. Program : IMHERE B.2.c “Corporate Resource

Information System”

Nama Kegiatan

“Sosialisasi dan Evaluasi Kegiatan “Strengthening Corporate Resource InformationSystem”.

Target Peserta

Peserta adalah pimpinan unit kerja (Dekan, Ketua Departemen, Direktur/Kepala Kantor, Kepala Pusat, Kepala Tata Usaha fakultas, departemen, direktorat/ kantor/pusat di lingkungan Institut Pertanian Bogor

Latar Belakang

Pada kegiatan program I-MHERE B.2.C, Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi telah mendapat tugas untuk mengembangkan beberapa sistem aplikasi dan membuat basis data institusi Institut Pertanian Bogor. Melalui kegiatan Sosialisasi dan Evaluasi kegiatan “Strengthening Corporate Resource Information System” DKSI mendapat kesempatan untuk memaparkan hasil-hasil dari kegiatan pada program tersebut. Kegiatan yang akan dilakukan pada sosialisasi dan evaluasi berupa workshop dengan pimpinan unit-unit kerja di lingkungan IPB dan interview kepada pengguna pada level pelaksana sejauh mana sistem-sistem aplikasi selama ini

(34)

Aplikasi Sistem yang dikembangkan dan didanai oleh IMHERE B.2.c sebagai berikut :

Gambar 3.1.6.1 Program IMHERE B.2c.

Pengembangan sistem tersebut diatas memperkuat sistem aplikasi yang sudah ada dan dikembangkan, dengan ilustrasi sebagai berikut :

(35)

Grafik Hasil Kuisioner Evaluasi Kepuasan Pengguna Sistem Aplikasi Institut Pertanian Bogoruntuk Staf Kependidikan,sebagai berikut :

Gambar 3.1.6.3 Hasil Survey Kepuasan Staf Kependidikan

Grafik Hasil Kuisioner Evaluasi Kepuasan Pengguna Sistem Aplikasi Institut Pertanian Bogor untukMahasiswa,sebagai berikut :

Gambar 3.1.6.4 Hasil Survey Kepuasan Mahasiswa

3.1.7. Program : Perangkingan TESCA 2011

a. Tujuan

Dalam upaya meningkatkan pemanfaatan dan pengembangan TIK di perguruan tinggi di Indonesia perlu dimunculkan instrumen pemicu dan pemacu agar perkembangan TIK di seluruh kampus dapat terus ditingkatkan. Program TeSCA yang sudah digulirkan sejak tahun 2008, kini juga lebih diarahkan untuk mendorong terjadinya percepatan dan

(36)

peningkatan pemanfaatan TIK di berbagai perguruan tinggi di Indonesia. Bahkan sejak tahun 2011, program ini diarahkan untuk membuat pemeringkatan bagi perguruan tinggi yang memanfaatkan TIK dalam praktek belajar mengajar dan administrasi pendidikan di perguruan tinggi. Tahun 2012 ini, program TeSCA lebih dipertajam arahnya pada upaya untuk melakukan perhitungan indeks dan pemeringkatan sekaligus pemetaan perguruan tinggi berdasarkan tingkat implementasi TIK dalam kegiatan pendidikannya

Tim juri melakukan penilaian dari berkas yang masuk berdasarkan parameter yang dikembangkan oleh komite juri. Selain itu tim juri melakukan site visit ke perguruan tinggi untuk melakukan verifikasi di lapangan. Penjurian untuk ICT IPB dilakukan oleh Chandra Yulistia, CISA, CISM - Founding Member Ikatan Audit Sistem Informasi Indonesia. Tahapan Penilaian yaitu :

1. Self Assessment; Setiap perguran tinggi yang berpartisipasi mengisi sendiri kuesioner Tesca 2012 yang sudah disediakan secara online. Pengisian dilakukan resmi oleh pihak kampus. Data-data yang diisi harus sesuai dengan data-data yang dimiliki dan dapat dipertanggung jawabkan.

2. Desk Audit; Kuesioner yang telah diisi oleh masing-masing kampus, selanjutnya dilakukan penilaian oleh tim juri. Tim juri akan melakukan cek data dengan data sekunder yang dimiliki. Tahap ini akan menghasilkan data skor dan pemeringkatan sementara. Pada tahap ini juga akan ditentukan 20 kampus yang dinilai perlu dilakukan visit untuk verifikasi data.

3. Site Visit; Setelah 20 perguruan tinggi ditentukan, selanjutnya tim juri (representasi tim juri) akan melakukan kunjungan ke masing-masing perguruan tinggi tersebut. Kunjungan dimaksudkan untuk melakukan verifikasi berdasarkan data dari kuesioner self assessment. Sebelum berkunjungan ke perguruan tinggi, tim juri terlebih dahulu akan memberikan informasi jadual kunjungan.

4. Penjurian Akhir; Tahap ini tim juri dan komite juri berkumpul, melakukan penilaian akhir dari hasil temuan kunjungan ke lokasi. Pada tahap ini pula, tim juri dan komite juri akan melakukan pemeringkatan.

(37)

5. Laporan Penilaian; Laporan penilaian masing-masing perguruan tinggi peserta TeSCA 2012 akan diberikan kepada pihak kampus yang terkait c. Hasil Pelaksanaan Program

Hasil kegiatan ini adalah Peringkat IPB dalam TESCA 100 Tahun 2011 adalah posisi 8.

d. Pemanfaatan Hasil

Manfaat dari keikutsertaan TESCA ini sebagai upaya untuk meningkatakan layanan ICT di IPB berdasarkan Metode perhitungan indeks TIK dan pemeringkatan perguruan tinggi pada TeSCA 2012 berdasarkan metode ZEN Smart Campus yang tersusun atas 10 domain, antara lain:

1. Suprastruktur Kampus 2. Infrastruktur Teknologi 3. Profil Pemangku Kepentingan 4. Ragam Pemanfaatan Aplikasi 5. Strategi Pendidikan Nasional

6. Dampak dan Manfaat Penerapan Teknologi 7. Komunitas Eksternal

8. Riset (Penelitian & Pengembangan) 9. e-Green (TIK Ramah Lingkungan) 10. Inovasi (Pendidikan)

e. Rencana Keberlanjutan

Perlu upaya untuk melengkapi dokumentasi dari setiap kegiatan peningkatan ICT yang dilakukan di IPB dan kembali mengikuti TESCA 2012.

(38)

3.2. Hambatan, Kendala dan Harapan ke Depan

1. Kehandalan pasokan listrik

Kondisi listrik di Kampus IPB Darmaga yang sering mati, menyebabkan kerusakan pada beberapa perangkat jaringan dan server. Hal ini sebenarnya sudah di antisipasi dengan pengadaan jenset listrik dan UPS yang berkapasitas besar. Tetapi kendala yang sering terjadi adalah jenset listrik sebagai bakcup tidak berfungsi dengan baik., sehingga listrik hanya mengandalkan UPS yang tidak bisa bertahan lama, sebagai pemasok listrik untuk server-server dan perangkat jaringan, switch, router dll

2. Ketersediaan Backup Data, aplikasi, koneksi yang masih tunggal Adanya gangguan listrik dan gangguan security menjadi prioritas utama agar layanan sistem informasi, berupa internet, hosting website, email dan lain-lain, sehingga diperlukan adanya bakcup menyeluruh baik data, konfigurasi, aplikasi, email, hal ini sudah dilakukan tetapi semua data backup keseluruhan masih di tempatkan di dalam ruang data center. tempat untuk data backup belum di tempatkan dibeberapa lokasi.

3. Keterbatasan Ruangan, Teknis, Hardware Institusi Ruangan server yang ada sekarang, sejak tahun 2004 belum mengalami perubahan luas. sehingga dengan semakin banyaknya aplikasi dan data, dan layanan, ruangan sekarang sudah tidak mencukupi lagi. sehingga menyulitkan kita untuk melakukan instalasi server, kabel jaringan, listrik. 4. Pengaturan Domain dan pengelola Website Fakultas, Departemen, Unit,

yang selalu berubah

Website selain sebagai media publikasi, juga merupakan salah satu indikator kredibilitas dan prestige suatu lembaga, badan, yang perlu di publikasikan dalam bentuk domain seperti http://domain.ipb.ac.id, yang sekarang ini masih belum di perhatikan adalah nama domain suatu unit, kantor yang selalu berubah-berubah mengikuti jajaran staff dan pegawai di unit tersebut. Sehingga domain yang sebelum sudah dikenal luas di internet terpaksa harus di hapus, sehingga keberlangsungan informasi unit tersebut terputus. Meskipun unit tersebut membuat domain baru, tetapi perlu waktu untuk di kenali di internet dan perlu publikasi lagi. Selain itu adanya pergantian penanggung jawab website unit-unit yang selalu