3. Melacak suatu surat jika suatu aktivitas tersebut didisposisikan ke elemen organisasi dari level pimpinan sampai level pelaksana dan penunjang
3.1.21 Program Pengelolaan Web Institusi a. Latar Belakang
Hampir semua unit kerja di lingkungan Institut Pertanian Bogor telah memiliki website. Website ini diharapkan dapat menjadi jendela informasi untuk masyarakat umum mengenai unit kerja atau pun IPB. Namun, pada kenyataannya, banyak website unit kerja yang belum optimal pengelolaannya sehingga menyebabkan minimnya informasi yang bisa didapatkan. Hal ini bisa disebabkan oleh kurangnya sumberdaya manusia yang mempunyai kemampuan untuk mengelola website. Oleh karena itu, harus diadakan kegiatan-kegiatan yang dapat mendukung peningkatan konten website, baik secara kuantitas maupun kualitas. Pengelolaan website harus mendapatkan dukungan dari semua warga IPB, baik dari faktor pendanaan, sumberdaya manusia, mau pun infrastruktur. Selain kinerja web official IPB yang
Direktorat Integrasi Data dan Sistem Informasi (DIDSI) – IPB Halaman ke-72
dinamis seperti Berita/News, Agenda/Event, Pengumuman/Announcement, Belasungkawa (Condolance)/Penghargaan (Greetings) dan Link informasi.
Sumber informasi untuk bidang akademik dan Pendaftaran dibandingkan dengan data terbaru dari Direktorat Akademik dan Pendidikan, data Kerjasama berasal dari Direktorat Kerjasama dan Program Internasional, sedangkan Informasi organisasi berdasarkan PERATURAN MAJELIS WALI AMANAT NOMOR 08/MWA-IPB/2014 TENTANG ORGANISASI DAN TATA KERJA INSTITUT PERTANIAN BOGOR. Translasi untuk informasi dinamis masih bekerjasama dengan staf ahli MKDU (Mata Kuliah Dasar Umum) yang secara periodik sesuai dengan keterkinian berita dan keterkinian informasi yang perlu dilakukan translasi.
3. Pengembangan aplikasi IPB Magazine untuk memperkaya konten website IPB dan portal majalah online IPB. Untuk memfasilitasi konten publikasi Humas yang terdiri dari 13 topik rubrik meliputi :
1. Pojok Riset
2. Dinamika Mahasiswa 3. Dinamika Kampus 4. Dinamika Dosen
5. Dinamika Tenaga Kependidikan 6. Pengabdian Masyarakat 7. Opini 8. Profil Alumni 9. Motivasi 10. Mahasiswa Asing 11. Orasi Ilmiah 12. Wisudawan Terbaik 13. Berita Foto
Direktorat Integrasi Data dan Sistem Informasi (DIDSI) – IPB Halaman ke-73
Dan halaman backend untuk mengelola konten tersebut. Alamat IPB Magazine
adalah http://ipbmag.ipb.ac.id sedangkan dashboard halaman backend
untukmengelola konten di halaman http://ipbmag.ipb.ac.id/backend/signin
Gambar 19. Menu Dasboard IPB Magazine
Gambar 20. Halaman IPB Magazine
14. Upaya memperkaya konten juga dengan mengembangkan portal gallery foto yang terhimpun di halaman http://media.ipb.ac.id. Alokasi media untuk menghimpun foto-foto kegiatan maupun investasi IPB berupa bangunan, inovasi, alat dan lain sebagainya. Pengelompokan berdasarkan sumber gambar.
Direktorat Integrasi Data dan Sistem Informasi (DIDSI) – IPB Halaman ke-74 Gambar 21. Halaman Media IPB
f. Pemanfaatan Hasil
Hasil dari kegiatan ini adalah antara lain ;
1. Tertatanya website yang tersimpan di server IPB dan efektifitas pemanfaatan server lokal dan cloud lebih optimal.
2. Stakeholder IPB mendapatkan informasi yang relevan terkait dengan informasi keIPBan, selain itu hal ini sejalan dengan algortima search engine Google yang mengindex file terbaru dan saling terkait (internal linking). 3. IPB Magazine dan Media IPB menjadi solusi bagi portal informasi IPByang
tersimpan di Kehumasan IPB.
g. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya
Hambatan yang dirasakan dalam pelaksanaan kegiatan ini adalah sumberdaya manusia yang masih kurang mencukupi karena hal ini merupakan kegiatan rutin yang membutuhkan perhatian dan kesungguhan yang optimal dan alokasi anggaran yang masih kurang karena keterlibatan intelektual manusia yang cukup besar.
h. Rencana Keberlanjutan
Perlu dilakukan peremajaan sistem website official IPB menjadi lebih responsif sehingga informasi dapat diakses menggunakan berbagai gadget sehingga rencana kerja selanjutnya adalah pengembangan aplikasi informasi website IPB dan IPB Magazine berbasis mobile harus direalisasikan.
Direktorat Integrasi Data dan Sistem Informasi (DIDSI) – IPB Halaman ke-75
3.1.22 Peningkatan Kinerja Web Institusi melalui Webometrics
a. Latar Belakang
Perangkingan yang sampai saat ini sangat mempengaruhi pencitraan suatu perguruan tinggi di dunia adalah Webometrics, yaitu merupakan metodologi yang digunakan untuk melakukan perangkingan seluruh universitas di dunia. Perangkingan tersebut menitikberatkan pada kriteria Visibility dan Activity melalui kinerja website
setiap universitas di dunia. (Isidro Aguillo. [online] ada di
http://www.webometrics.info [Diakses 2013]). Tujuan perangkingan webometrics adalah : 1) Untuk mendukung kehadiran halaman web akademis agar dapat menunjang OAI (Open Access Initiatives) / keterbukaan informasi terhadap knowledge yang bersifat ilmiah yang dihasilkan oleh setiap universitas di dunia. 2) Bukan untuk mengevaluasi halaman web, desain, kegunaannya, konten, maupun popularitasnya, melainkan lebih kepada kebijakan terhadap kinerja web secara umum dengan mempertimbangkan banyaknya kegiatan, output, relevansi dan dampaknya. 3) Posisi perangkingan akan menunjukkan seberapa handal situs web universitas dijadikan sebagai cerminan universitas tersebut. Sebagai alat komunikasi ilmiah, pembelajaran jarak jauh, forum terbuka yang melibatkan masyarakat dan
showcase universal untuk menarik bakat, pendanaan dan sumber daya lainnya.
Untuk menunjang perangkingan tersebut maka perlu pengelolaan kinerja website pada domain ipb.ac.id melalui berbagai kegiatan yang dapat mendukung hal tersebut dengan melibatkan seluruh stakeholder IPB baik itu mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan, mitra dan alumni
Posisi terakhir perangkingan IPB tahun 2013 dalam perangkingan webometrics dunia adalah sebagai berikut :
Tabel 6. Tabel Posisi Perangkingan Webometrics Duania Tahun 2013
Edisi Universitas Posisi
Dunia
Kriteria perangkingan webometrics 2014
Presence Impact Openness Excellence
Januari UGM 598 270 278 771 1962 ITB 636 414 351 536 1962 UI 696 2472 412 151 1798 Airlangga 1013 436 1293 104 2835 UNPAD 1036 1130 670 348 3133 UNIBRAW 1052 444 1088 167 3133 UNDIP 1088 742 913 382 3064 IPB 1156 3647 1084 105 2530
Direktorat Integrasi Data dan Sistem Informasi (DIDSI) – IPB Halaman ke-76
Posisi 8 merupakan posisi perangkingan yang sangat jauh dari harapan, karena jika melihat pada sumberdaya dan kondisi sebenarnya maka IPB lebih relevan jika berada pada posisi 3 atau 4 Indonesia.
b. Tujuan
Tujuan utama kegiatan ini adalah menempatkan posisi IPB pada posisi perangkingan dunia dalam hal ini webometrics secara proporsional. Tujuan lain dari kegiatan ini adalah terciptanya budaya memanfaatkan Teknologi Informasi baik untuk publikasi karya ilmiah, promosi kompetensi institusi melalui website unit kerja, blog personal dosen maupun mahasiswa, sosial media, aktivitas open courseware, LMS, dan lain-lain. Sehingga pada akhirnya peningkatan popularitas dan aktivitas yang merupakan kriteria perangkingan webometrics dan perangkingan universitas kelas dunia lain akan secara langsung terangkat melalui budaya kerja yang terkondisikan tersebut.
c. Pelaksanaan Program Kegiatan
No Nama Kegiatan Waktu/Tempat
1
In House Training untuk penanggung jawab website unit kerja Fakultas, Departemen, Kantor/Direktorat/Unit, dan Pusat tentang Search Engine Optimization (SEO)
13-14 Mei 2014
2 Melakukan Kerjasama dengan InboundID (partner Google) dalam hal jasa SEO untuk seluruh digital
assets IPB Mei-Desember 2014
3
Kuliah Umum untuk Mahasiswa TPB TA. 2014/2015 tentang Fasilitas ICT-IPB, Etika komputasi (sosmed), dan Teknik penulisan artikel (blog, sosmed, webometrics)
27-28 September 2014
4 Sosialisasi ICT Untuk Mahasiswa Baru TA 2014/2015 dalam memanfaatkan fasilitas ICT IPB (LMS, Repository, Blog, Email dan Google Apps Untuk IPB)
30 September – 14 Oktober 2014
5 Self Assessment Analisis Kualitas Website Fakultas, Departmen, Pusat Studi, dan KanDir Desember 2014
6 Pemanfaatan Social Media untuk meningkatkan nilai backlink IPB Juni-Agustus 2014
7
InHouse Training Tim IT DIDSI tentang Teknik SEO dan Pemanfaatan Google Apps untuk meningkatkan
Direktorat Integrasi Data dan Sistem Informasi (DIDSI) – IPB Halaman ke-78
11.00-12.00 Social Media & Content
Marketing Part 1 Savitri Wibisarto
12.00-13.00 Ishoma -
13.00-15.00 Social Media & Content
Marketing Part 2 Savitri Wibisarto
15.00-17.00 Digital Measurement Ridho Putradi S.Gara
2. Melakukan Kerjasama dengan InboundID (partner Google) dalam hal jasa SEO untuk seluruh digital assets IPB pada Mei-Desember 2014 dengan KPI capaian posisi perangking IPB dari rangking 8 menjadi rangking 3.
Upaya yang telah dilakukan oleh InboundID adalah sebagai berikut :
Dalam hal aktivitas peningkatan Backlink sebanyak 87 eksternal url (data terlampir).
Dalam hal aktivitas peningkatan Content sebanyak 10 submitted article di eksternal media (data terlampir).
Creative Content berupa graphics dan video di berbagai social media (data terlampir).
Melakukan analisis untuk redirect official website IPB dari www.ipb.ac.id menjadi ipb.ac.id dan melakukan pendekatan indexing ke search engine Google.
Direktorat Integrasi Data dan Sistem Informasi (DIDSI) – IPB Halaman ke-79 Gambar 23. Gambar Melakukan Pencarian Menggunakan Search Engine Google.
3. Kuliah Umum untuk Mahasiswa TPB TA. 2014/2015 tentang Fasilitas ICT-IPB, Etika komputasi (sosmed), dan Teknik penulisan artikel (blog, sosmed, webometrics) dilaksanakan pada Sabtu-Minggu tanggal 27-28 September 2014 di Auditorium CCR Gedung TPB IPB. Peserta dalam kegiatan ini adalah seluruh mahasiswa TPB TA. 2014/2015. Materi yang disampaikan dalam kegiatan ini berikut pemateri adalah sebagai berikut :
a. Fasilitas ICT-IPB dan Etika komputasi
b.
Pemateri : Dr.Idat Galih Permana, Firman Ardiansyah, M.Kom., Dr. Irman Hermadi, Drs. Mahfudin Zuhri, AsepMulyana, M.Kom.c.
Teknik penulisan artikel (blog, sosmed, webometrics)d.
Pemateri : Siti Nuryati, S.Pt., M.Agr. (Kasubdit HUMAS)Selain Kuliah Umum, dihari yang sama juga diselenggarakan bazaar dan stand pameran produk ICT IPB meliputi layanan aplikasi Sistem Informasi Online, layanan ID IPB, Email dan CD berlisensi dari Microsoft. Jadwal dan dokumentasi foto terlampir.
4. Sosialisasi ICT Untuk Mahasiswa Baru TA 2014/2015 dalam memanfaatkan fasilitas ICT IPB dengan materi yang disampaikan adalah LMS, Repository, Blog, Email dan Google Apps Untuk IPB dan diselenggarkan pada 30 September – 14 Oktober 2014 dikuti oleh seluruh mahasiswa TPB angkatan 2014/2015,
Direktorat Integrasi Data dan Sistem Informasi (DIDSI) – IPB Halaman ke-80
bertempat di Cyber Mahasiswa Singkong,Cyber Mahasiswa Merpati dan Gedung Pusat Komputer lantai 2. Dalam kegiatan ini mahasiswa mulai memanfaatkan mail student yang diintegrasikan dengan google apps, blog di halaman student.ipb.ac.id dan google site yang dapat meningkatkan visibility IPB dalam webometrics.
5. Self Assessment Analisis Kualitas Website Fakultas, Departmen, Pusat Studi, dan KanDir pada Desember 2014 dengan hasil analisi terlampir. Dimana dapat disimpulkan bahwa secara keseluruhan website pada seluruh kategori di Institut Pertanian Bogor memiliki keunggulan di masing-masing point penilaian, yang dapat memaksimalkan proses optimasi mesin pencari.
Dari beberapa hasil analisa, didapatkan beberapa kombinasi yang dapat diambil kesimpulan rekomendasi untuk di implementasikan, Antara lain adalah: a. Mempublikasikan artikel secara berkala dan konsisten pada seluruh website IPB. b. Penambahan website backlinks yang berasal dari website dengan kategori yang
sama, yaitu pendidikan, dalam hal ini adalah backlinks yang berasal dari domain yang akademis, sebagai contoh adalah .ac.id dan .edu.
c. Menggunakan Judul Halaman dan deskripsi yang optimal, efektif dan berbeda untuk setiap halaman yang dipublikasikan. Hal ini bertujuan agar dapat lebih mudah di cari oleh user berkaitan dengan kata kunci yang berhubungan dengan materi website
d. Membuat page title memberikan penjelasan singkat terhadap isi halaman. e. Untuk Page Title artikel, menggunakan judul artikel sebagai Page Title diikuti
dengan keterangan departemen, sebagai contoh:
f. Melakukan standarisasi terhadap penggunaan URL yang digunakan di situs IPB. Struktur URL yang baik untuk optimasi mesin pencari adalah dengan menggunakan format: namadomain.com/kategori/judul-halaman-artikel.html
g. Melakukan internal linking antar website pada masing-masing kategori dan menuju situs utama IPB. Hal ini dapat dilakukan pada bagian kaki website (footer website) tersebut dengan meletakan tautan ke website halaman situs utama IPB (http://ipb.ac.id) dengan anchor text Institut Pertanian Bogor.
h. Melakukan kerjasama dengan situs universitas lainnya atau pemilik website yang relevan dengan situs IPB untuk memberikan link menuju ke situs IPB.
6. Pemanfaatan Social Media untuk meningkatkan nilai backlink IPB Juni-Agustus 2014. Kegiatan ini bekerja sama dengan HUMAS IPB karena konten terbesar ada pada mereka. Adapun daftar media sosialyang dibuat dengan akun IPB dan dimanfaatkan untuk meningkatkan visibility IPB adalah sebagai berikut :
Direktorat Integrasi Data dan Sistem Informasi (DIDSI) – IPB Halaman ke-81
YouTube : http://www.youtube.com/MediaIPB
FB : http://www.facebook.com/BogorAgriculturalUniversity
Twitter : http://twitter.com/ipbofficial
Google Play : IPB
Detik.com : Ipb.official
Goal.com : Ipb.official
Kompas.com : Bogor Agricultural University
Liputan6.com : Ipbofficial
Republika : Bogor Agricultural University
KapanLagi.com : Ipbofficial
101jakfm.com : Bogor Agricultural University
Antara News.com : Ipbofficial
VivaNews : Ipb.official
LinkedIn : Bogor Agricultural University
Tangged.com : Bogor Agricultural University
Wanelo : Bogor Agricultural University
Vine : Bogor Agricultural University
Bubblews : Ipbofficial
Blogekstra : Ipbofficial
Path : Bogor Agricultural University
Tumblr : Bogor Agricultural University
Plurk : Bogor Agricultural University
Friendwoles : Bogor Agricultural University
Digli : Bogor Agricultural University
Pinterest : Bogor Agricultural University
Kaskus : Bogor Agricultural University
Academia : Bogor Agricultural University
Mendeley : Bogor Agricultural University
ResearchGate : Bogor Agricultural University7. InHouse Training Tim IT DIDSI tentang Teknik SEO dan Pemanfaatan Google Apps untuk meningkatkan Visibility 22-23 September 2014 diberikan kepada tim IT di Direktorat Integrasi dan Sistem Informasi untuk meningkatkan kemampuan dan
Direktorat Integrasi Data dan Sistem Informasi (DIDSI) – IPB Halaman ke-82
pengetahuan dalam mengelola website dan mendukung posisi perangkingan IPB dalam perangkingan webometrics.
Gambar 24. Kegiatan inHouse Training Teknik SEO dan Pemanfaatan Google Apps
f. Pemanfaatan Hasil
Seluruh kegiatan yang telah diselenggarakan bermanfaat untuk meningkatkan Visibility dan Activity IPB dalam perangkingan webometrics yang akan diumumkan Juli 2014 di alamat http://www.webometrics.info. Hasil dari kegiatan tersebut akan meningkatkan citra IPB sebagai world class university. Adapun hasil dari kegiatan ini dapat dilihat dalam gambar berikut dimana IPB menduduki rangkin 4 Indonesia atau 813 dunia.
g. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya
Hambatan yang dirasakan antara lain dalam kegiatan yang melibatkan mahasiswa baru yaitu adanya kegiatan yang bentrok jadwalnya dengan kegiatan kemahasiswa lain dan menyebabkan kegiatan Kuliah Umum tidak dihadiri oleh seluruh mahasiswa IPB. Selain itu masih banyak website unit kerja yang masih belum diupdate secara rutin karena kurangnya sumberdaya manusia yang memiliki skill web development dan SEO masih rendah.
Direktorat Integrasi Data dan Sistem Informasi (DIDSI) – IPB Halaman ke-83 Gambar 25. Peringkat IPB pada webometrisc edisi Juli 2014
h. Rencana Keberlanjutan
Untuk meningkatkan kinerja website IPB dan posisi perangkingan IPB di setiap perangkingan dunia baik itu webometrics maupun perangkingan lain maka kegiatan-kegiatan seperti ini perlu terus dilakukan dengan mempelajari trend yang ada dan melakukan pendekatan yang lebih baik lagi dengan penyedia informasi seperti Majestic SEO, aharefs, Validator W3C, WCAG, dan tentunya Search Engine Google. Selain itu perlu dilakukan kembali sosialisasi terhadap seluruh stakeholder IPB baik internal maupun eksternal dalam bentuk MoU atau naskah kerjasama untuk senantiasa menautkan alamat website IPB http://www.ipb.ac.id di website seluruh stakeholder IPB baik mahasiswa, alumni, maupun badan hukum lain.