BAB 3 Pelaksanaan & Hasil Program 2014

(1)

Direktorat Integrasi Data dan Sistem Informasi (DIDSI) – IPB _{Halaman ke-}6

BAB 3

Pelaksanaan & Hasil Program 2014

1.3 Subdit : Sistem Informasi

3.1.1 IPB Microsoft Open Value Subcscription for Education Solution

(IMOVSES)

Program-program yang dilaksanakan di bawah Subdit Sistem Informasi pada tahun 2014 adalah Microsoft Open Value Subcscription for Education Solution (IMOVSES)

a.

Latar Belakang

Program ini menggantikan istilah IPB Microsoft Campus Agreement (IMCA). Kebutuhan software berlisensi untuk menunjang kegiatan institusi sangatlah tinggi.Salah satu software penunjang aktivitas institusi adalah software-software produk Microsoft.Tingginya minat mahasiswa, dosen, dan unit kerja terhadap software Microsoft ini tentu perlu didukung oleh IPB.Sehingga sivitas akademika IPB dapat menggunakan produk berlisensi dengan murah dan secara aspek legal IPB dapat terhindar dari tuntutan hukum. Tidak saja produk Microsoft yang harus diadakan oleh IPB, software-software lainnya yang berlisensi perlu diadakan, antara lain: software antivirus, software Adobe, software analisis statistik, dan software designer.

b.

Tujuan

Memiliki software produk microsoft yang berlisensi, sehingga sivitas akademika IPB (Unit kerja, Pimpinan, Dosen, Pegawai, mahasiswa) dapat menggunakan software produk microsoft secara legal. Pada tahun 2011 istilah IMCA berubah menjadi Microsoft Open Value Subscription for Education Solutions yang disahkan oleh Rektor IPB (Prof.Dr.Ir. Herry Suhardiyanto, M.Sc.) dan President Director Microsoft Indonesia (Sutanto Hartanto) pada bulan Agustus 2011. Untuk tahun 2013/2014, masa berlaku Microsoft OVS-ES ini berlaku mulai bulan Agustus 2013 sampai dengan bulan Agustus 2014. Dan saat ini sudah dilakukan perpanjangan lisensi untuk tahun 2014/2015.

c.

Pelaksanaan Program Kegiatan

Program kegiatan Microsoft OVS-ES ini berjangka waktu satu tahun (Agustus 2014 – Agustus 2015). Selama tahun 2014, CD I-MOVES ini telah diperbanyak sesuai kebutuhan pengguna sebanyak 1464 keping CD. Rekapitulasi perbanyakan CD dari tahun 2008 sampai dengan tahun 2014 adalah sebagai berikut :

(2)

maka produk-produk microsoft berikut mulai dirasakan manfaatnya dan sangat membantu dalam pengembangan Sistem Informasi IPB, antara lain :

1. Microsoft SQL Server Versi 2012, versi 2012 2. Microsoft SQl Server Reporting Service (SSRS) 3. Microsoft SQl Server Integration Service (SSIS) 4. Microsoft SQl Server Analisys Service (SSAS) 5. Microsoft Visual Studio

6. Microsoft Share Point 7. Microsoft Visio 8. Microsoft .Net

g.

Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya

Kebutuhan tertinggi software Microsoft ini terutama mahasiswa dan dosen. Untuk itu telah disediakan komputer PC khusus untuk melakukan perbanyakan CD atau DVD (burning) yaitu duplicator. Kendalanya adalah kekuatan dari duplicator yang bila digunakan terus-menerus dapat menyebabkan kerusakan. Untuk itu diperlukan penggantian beberapa unit DVD room duplicator setiap tahunnya.

h.

Rencana Keberlanjutan

Setiap tahun lisensi produk microsoft harus diperpanjang dikarenakan selain adanya kebutuhan dari mahasiswa dan dosen juga adanya kubutuhan untuk menunjang Database Institusi seperti diuraikan di atas. Perlu juga dipertimbangkan besaran pagu anggaran, karena pembayaran dalam bentuk matauang dolar (US $).

3.1.2 Pengembangan Sistem Informasi Akademik Terintegrasi (SIMAK)

a. Latar Belakang

Peraturan yang dipakai di IPB setiap tahun berganti secara dinamis sesuai dengan tuntutan perkembangan zaman. Pergantian peraturan berimplikasi kepada perubahan sistem yang dipakai sebagai penunjang kegiatan akademik. SIMAK-MaMi Desktop telah dipakai hampir sepuluh tahun untuk menjalankan administrasi kegiatan akademik di IPB. Pengguna SIMAK-MaMi Desktop mencakup admin Dit.AP, admin DIDSI, dan admin masing-masing fakultas dan departemen seluruh IPB. Ketika terdapat pembaharuan atau perubahan peraturan dan pengaturan sistem, masing-masing pengguna harus telah memakai sistem terbaru. Pengembangan sistem berbasis desktop sudah tidak relevan digunakan seiring perubahan peraturan dan perubahan teknologi. Basis desktop membutuhkan perubahan secara desentralisasi ketika peraturan akademik baru IPB dijalankan. Salah satu solusi untuk memenuhi kebutuhan perubahan peraturan dinamis secara cepat yaitu dengan memakai teknologi web/internet.

(3)

Direktorat Integrasi Data dan Sistem Informasi (DIDSI) – IPB _{Halaman ke-}10 Gambar 2.

Halaman Login SIAK

Setelah sistem menyaring tingkat akses akun pengguna, tampilan halaman utama setelah login ada pengguna mahasiswa pada Gambar 3. Terdapat menu utama di bagian kiri layar, isi menu akan disesuaikan seperti akses pengguna. Isi halaman utama juga berbeda antar penggunanya. Di atas menu utama terdapat foto dan nama pengguna yang sedang aktif login.

Gambar 3

. Halaman Utama SIAK IPB

Admin dapat melihat biodata mahasiswa seperti Gambar 4. Terdapat tombol untuk mengedit data setiap atribut mahasiswa yang ingin diubah. Detail mahasiswa juga bisa dilihat oleh akun departemen, mahasiswa, dan dosen tetapi hanya sebatas melihat tanpa bisa mengubah data.

Halaman Blokir Mahasiswa dapat di Gambar 5. Halaman ini merupakan halaman untuk memblokir mahasiswa yang memiliki masalah sehingga sesuai peraturan IPB yang berlaku, mahasiswa yang bersangkutan berhak diblokir. Mahasiswa yang diblokir tidak dapat mengakses fitur KRS. Setelah mahasiswa menyelesaikan semua permasalahannya, mahasiswa dapat di-un-blokir. Fitur ini hanya dapat diakses oleh pengguna ‘DitAP’ dan ‘superuser’.

(4)

Direktorat Integrasi Data dan Sistem Informasi (DIDSI) – IPB _{Halaman ke-}11 Gambar 4. Halaman Untuk Menampilkan Biodata Mahasiswa

Gambar 5. Halaman Untuk Blokir Mahasiswa

Halaman biodata dosen dapat dilihat pada Gambar 6. Mahasiswa dan

departemen dapat melihat profil biodata dosen. Admin dan Dosen dapat

merubah isi dari data yang ada di profil mereka masing - masing. Dosen dapat

melihat daftar mahasiswa yang dibimbingnya baik sebagai pembimbing

(5)

akademik maupun pembimbing praktik kerja lapang dan pembimbing tugas

akhir. Dosen juga bisa melihat daftar mata kuliah yang Beliau ajarkan.

Gambar 6. Halaman Untuk Menampilkan Biodata Dosen, Mahasiswa Bimbingan, dan Mata Kuliah yang di Asuh

Rekapitulasi hasil studi mahasiswa dapat dilihat pada Gambar 7. mahasiswa bersangkutan dapat melihat hasil studinya baik keseluruhan semester maupun semester yang berjalan. Fungsi ini terinspirasi dari fungsi rekapitulasi nilai dalam Sistem KRS Online yang telah dijalankan saat ini.

f. Pemanfaatan Hasil

Mempermudah dalam pengolahan data dan penyampaian informasi akademik IPB.

g. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya

Pengembangan sistem dapat berjalan dengan baik dan optimal ketika semua komposisi saling mengisi satu sama lain. Adanya penugasan yang jelas dapat membantu mempercepat selesainya pengerjaan sistem. Pelaksanaan pengembangan sistem ini belum mengikuti prosedur pengembangan sistem yang ditetapkan dengan jelas. Setidaknya dalam pengembangan tradisional maupun reengineering sistem

(6)

terdapat tahap pengumpulan kebutuhan sistem, analisis kebutuhan, desain, implementasi, dan testing.

Gambar 7. Halaman Untuk Menampilkan Rekapitulasi Hasil Studi Mahasiswa Bersangkutan

Upaya mengatasinya yaitu dengan mempelajari kembali tata kelola pengembangan sistem yang sesuai, menjalin komunikasi antar anggota satu sama lain.

h. Rencana keberlanjutan

Program ini belum semua fungsi yang berjalan dengan sempurna. masih ada penambahan fungsi-fungsi seperti mengirim pesan antar Dit.AP (Admin) ke dosen dan mahasiswa, departemen ke mahasiswa, dan dosen ke mahasiswa. Selain itu, penambahan fitur untuk mahasiswa dapat berkomunikasi dengan dosen bimbingannya menjadi rencana untuk pengembangan SIMAK Multistrata Terintegrasi yang akan datang. Melakukan sosialisasi ke unit-unit kerja akademik sehingga mendapat masukan untuk pengembangan selanjutnya. Semester ganjil tahun akademik 2015/2016, ditargetkan sistem SIMAK terintegrasi sudah dapat digunakan menggantikan sistem SIMAK yang sekarang beroperasi.

(7)

f.

Pemanfaatan Hasil

SIMAK Program Diploma dikembangkan adalah untuk mengurangi kegiatan akademik secara manual menjadi tersistem dan terintegrasi. Dengan demikian dapat mengurangi kesalahan yang terjadi akibat tersebarnya data pada beberapa komputer serta meminimalkan kesalahan operator atau admin (Human Error).

Selain itu, tentu pelaporan semesteran yang harus dilakukan ke Pangkalan Data DIKTI setiap akhir semester berjalan dapat dilakukan menggunakan sistem yang disediakan.

g.

Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya

Terdapat beberapa hambatan teknis dan non teknis dalam pelaksanaan pengembangan sistem SIMAK Program Diploma ini, di antarannya kurangnya SDM yang membangun Simak Program Diploma yang mengakibatkan lamanya waktu pengerjaan serta kurangnya dukungan dari pihak Program Diploma terkait masalah data sehingga data yang tidak valid mengakibatkan terganggunya proses pengembangan Simak Program Diploma ini.

h.

Rencana keberlanjutan

Menyelesaikan fitur-fitur dan pelaporan-pelaporan yang diperlukan. Ditargetkan pada semester ganjil tahun akademik 2015/2016 SIMAK Program Diploma sudah digunakan untuk membantu pelaksanaan proses akademik di Direktorat Program Diploma IPB.

3.1.4 Pengembangan Management Support System

a. Latar Belakang

Saat ini, penyajian berbagai data aktivitas akademik maupun pegawai dinilai kurang untuk diketahui para pimpinan IPB. Penyajian data yang terintegrasi pun masih sulit untuk ditampilkan. Perkembangan dan ragam data yang ada di IPB sangat penting diketahui oleh para pimpinan IPB, oleh karena itu diperlukan sebuah sistem yang dapat menyajikan seluruh data aktivitas akademik maupun pegawai, Managemen Support System (MSS) adalah sistem informasi yang menyajikan data menyuluruh dan terintegrasi baik untuk aktivitas akademik maupun pegawai yang dapat diakses para pimpinan IPB.

(8)

b. Tujuan

Tujuan dari aplikasi ini adalah memberikan informasi data statistik aktivitas akademik dan pegawai yang terintegrasi kepada para pimpinan IPB. Data yang disajikan mencakup data statitik akademik, pegawai, dan dosen, ditampilkan dalam bentuk grafik, tabel, dan report yang dapat diunggah dalam format PDF maupun Excel.

c. Pelaksanaan Program Kegiatan

MSS dibuat dengan menampilkan data yang sudah terintegrasi dan terpusat. Data tersebut juga menjadi titik akhir dari proses penyimpanan data yang bersumber dari berbagai database/sistem yang digunakan oleh IPB. Data yang terintegrasi memberikan MSS akses untuk mengolah dan menyajikannya data secara menyeluruh dan ditampilkannya grafik statistik data yang dibutuhkan oleh user.

Akses sistem yang terbatas pun dilakukan dengan menggunakan LDAP sebagai pembantu dalam filterisasi hak akses user yang ingin mengakses sistem. Begitu juga database terintegrasi membantu dalam mengidentifikasi user yang bisa mengakses sistem dengan menggunakan data pegawai ada.

Penyajian reporting data yang ditampilkan, digunakan SQL Server Reporting Services untuk mempermudah user dalam mengakses dan menyimpan data yang disajikan oleh MSS.

d. Hasil Pelaksanaan Program

Hasil dari pelaksanaan aplikasi ini adalah tersedianya layanan informasi statistik aktivitas akademik, dosen, dan pegawai di IPB untuk dapat dilihat oleh para pimpinan IPB. Hak akses terhadap sistem ini pun dibatasi hanya para pimpinan yang dapat mengaksesnya. Manajemen Support System dapat diakses di http://mss.ipb.ac.id

(9)

Pada halaman dashboard, user dapat melihat summary dari berbagai data yang disajikan pada sistem ini.

Gambar 9. Halaman Dasboard MSS

Pada bagian akademik, disajikan data statistik akademik per strata (sarjana, magister, doktor, diploma). Setiap strata memiliki tiga bagian data secara garis besarnya, yaitu jumlah mahasiswa, nilai mahasiswa, dan statistik mahasiswa. Setiap bagian ada beberapa menu data yang siap ditampilkan sesuai parameter input dari user. Hasil data yang ditampilkan berupa grafik, tabel dan report.

Gambar 10. Tampilan Jumlah Dosen atau Pegawai per Kategori

Pada bagian dosen dan pegawai, ditampilkan data jumlah dosen/pegawai per kategori menu yang dipilih.

e. Pemanfaatan Hasil

Statistik data yang ditampilkan di Management Support System memberikan informasi yang sangat dibutuhkan oleh para pimpinan IPB. Perkembangan data sangat bermanfaat dalam kebijakan dan kegiatan civitas untuk ke depannya.

(10)

Informasi yang ditampilkan dapat berupa grafik, tabel, maupun file berformat excel dan pdf.

Gambar 11. Menu Halaman Data Kelompok Berdasarkan Umur Dosen

f. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya

Hambatan dalam implementasi aplikasi ini adalah diantaranya adanya kebutuhan data yang belum didapatkan. Proses migrasi data pun menjadi kendala ketika struktur data maupun datanya itu sendiri yang tidak sesuai, sehingga tidak mensupport sistem dalam menampilkan informasi. pengembangan sistem yang menggunakan teknologi pemrograman baru, menjadi kendala dalam menguasai dan mengoptimalkan kelebihan dari teknologi tersebut.

g. Rencana Keberlanjutan

Pengembangan dan penyempurnaan sistem diperlukan agar sistem dapat optimal bermanfaat bagi user dan akurat dalam hal penyajian data. Data yang tersedia juga perlu dioptimalkan dengan diolah sehingga mampu memberikan informasi sampai tingkat detail.

3.1.5 Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

(SIMPEG)

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) saat ini memiliki dua versi yaitu, versi SIMPEG Dekstop (dikembangkan tahun 2007) yang masih tetap digunakan untuk melakukan pembaruan data oleh Direktorat SDM dan versi SIMPEG berbasis web digunakan untuk menampilkan informasi kepegawaian. SIMPEG berbasis web dapat diakses oleh unit-unit kerja yang diberikan hak akses oleh Direktorat SDM. Selain itu, masih ada sistem-sistem informasi lainnya yang merupakan bagian dari SIMPEG itu sendiri, antara lain Sistem Informasi DUPAK untuk melakukan proses pembuatan daftar usul penilaian angka kredit dosen, Sistem Informasi Kinerja untuk melakukan proses perhitungan penilaian kinerja pegawai berdasarkan kehadiran dan

(11)

e. Hasil Pelaksanaan Program

Pengembangan basisdata sudah diselesaikan, proses bisnis yang diperlukan sudah disepakati dan dipahami oleh PT EDII, rancangan SIMPEG sudah disepakati, fitur-fitur sudah dapat dilihat. Secara keseluruhan SIMPEG Terintegrasi dalam pengembangan lebih lanjut.

f. Pemanfaatan Hasil

Untuk saat ini belum dapat dimanfaatkan hasil dari pengembangan SIMPEG terintegrasi.

g. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya

Hambatan dalam pengembangan SIMPEG terintegrasi adalah :

 Pengembangan basisdata SIMPEG terintegrasi.

 Pemahaman proses bisnis dan pengembangan basisdata cukup lama.

 Waktu proses pengadaan oleh pihak ketiga pada menjelang akhir tahun. h. Rencana keberlanjutan

Akan dilakukan upaya percepatan penyelesaian pengembangan SIMPEG dalam bulan Januari – Maret 2015.

3.1.6 Pemeliharaan Sistem Informasi

Sampai tahun 2012 telah banyak aplikasi sistem informasi dibangun (http://sim.ipb.ac.id). Dalam rangka pemeliharaan sistem serta pengembangan aplikasi sistem-sistem yang sudah ada, maka perlu diadakan kegiatan Pemeliharaan dan Reenginering dan Pembangunan SIM Terintegrasi sehingga aplikasi-aplikasi yang telah dikembangkan dapat digunakan dengan sebaik-baiknya dan dikembangkan sesuai kebutuhan.

b. Tujuan

Tujuan dari kegiatan pemeliharaan, Reenginering dan Pembangunan SIM Terintegrasi adalah agar sistem yang telah dibangun dan sudah berjalan tetap bisa berfungsi dengan baik. Kedua, sistem yang belum berjalan perlu dilakukan

reenginering sehingga dapat berfungsi dan dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.

Dalam kegiatan Pemeliharaan dan Reenginering Sistem, ada beberapa aplikasi yang direncanakan untuk dilakukan Pemeliharaan dan Reenginering seperti yang diuraikan pada halaman berikut di bawah ini.

c. Aspek Penganggaran

Kegiatan: Anggaran

(12)

Informasi dan data yang spesifik biasanya tidak terpenuhi pada sistem aplikasi yang sudah dibangun, sehingga kebutuhan tersebut biasanya dilayani oleh pegawai yang bertindak sebagai administrator basisdata atau pegawai yang diberi wewenang sehingga memiliki hak akses ke basisdata akademik dan atau kepegawaian. Cara seperti ini tentu tidak efisien, sehingga diperlukan cara lain yang lebih tersistem. Salah satu cara yang dapat dilakukan dengan menyediakan Web Service dari kedua basisdata tersebut. Web service data akademik dan kepegawaian perlu diperlihara terus menerus agar kebutuhan data di unit kerja yang telag mengembangkan sistem informasi sendiri tidak terputus.

Pemeliharaan sistem-sistem informasi penerimaan mahasiswa baru (PMB) perlu dilakukan, mengingat sistem-sistem informasi PMB ini banyak diakses oleh masyarakat umum yang berminat untuk melanjutkan studi di IPB. Selain itu, pada setiap periode PMB IPB selalu ada perubahan-perubahan yang diperlukan menyesuaikan kebutuhan dan kebijakan penerimaan mahasiswa di lingkungan IPB.

Uraian rinci dari masing-masing aktivitas pemeliharaan dan pengembangan sistem-sistem informasi tersebut diuraikan dibawah ini.

3.1.6.1 SIMAK Desktop Mahasiswa Sekolah Pascasarjana

SIMAK Sekolah Pascasarjana (SIMAK-SPs) berbasis dekstop yang sudah berjalan sejak tahun 2009 sangat membantu dalam membantu aktivitas akademik Sekolah Pascasarjana.

b. Tujuan

Tujuan dari pengembangan SIMAK-SPs adalah agar sistem aplikasi akademik ini dapat lebih membantu kegiatan sistem manajemen akademik Pascasarjana.Sistem ini telah dapat digunakan oleh pihak akademik Pascasarjana.Dalam pengembangan ini diharapkan berbagai kekurangan yang belum terpenuhi dapat terselesaikan sehingga sistem dapat dimanfaatkan secara optimal.

c. Pelaksanaan Program Kegiatan

Sistem SIMAK-SPs dibuat dengan menampilkan informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan Sekolah Pascasarjana. Pada aplikasi ini dilakukan integrasi dengan seluruh data mahasiswa Pascasarjana yang ada di IPB. SIMAK-SPs memiliki beberapa menu seperti data mahasiswa, nilai, prestasi, aktivitas, kemajuan belajar, dan komisi pembimbing, dll. Database pun dilakukan penyesuaian struktur dan relasi data sesuai kebutuhan yang telah dibuat di sistem.

(13)

Hasil dari pelaksanaan program kegiatan ini adalah fitur yang masih ada kekurangan sudah diperbaiki pada SIMAK-SPs. Mahasiswa sendiri dapat menggunakan fitur baru yaitu melihat informasi kuota dosen, sehingga mahasiswa dapat memilih secara tepat dosen yang ingin dijadikan pembimbingnya.

SIMAK-SPs yang ditujukan diantaranya untuk mengurangi kegiatan akademik secara manual, sekarang sudah hampir semua terealisasikan. Kegiatan itu di antaranya ada pada kegiatan pengembangan sistem, yaitu Admin sudah bisa menggunakan fitur proses pindah mayor mahasiswa secara langsung. Selain itu, proses update status PC (percobaan) ke BP (Beban Penuh) pada mahasiswa, informasi kuota pembimbing, dan input data tim pengajar, sudah dapat digunakan di sistem. Untuk mahasiswa sendiri dapat melihat kuota dosen. Sehingga kedepan apabila akan diadakan EPBM online bagi mahasiswa, secara sistem, perangkatnya sudah tersedia. Yang perlu ditekankan adalah membiasakan melengkapi data pengajaran dosen. f. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya

Hambatan yang ditemukan adalah penyesuaian dari aktivitas manual ke sistem SIMAK sering terkendala. Dalam rutinitas ativitas akademik setiap harinya, terkadang permasalahan server mati masih dialami sehingga mengganggu aktivitas sistem aplikasi SIMAK-SPs.

g. Rencana keberlanjutan

Program fasttrack di Sekolah Pascasarjana sudah berjalan dan banyak mahasiswa yang terlibat di dalamnya. Untuk proses kegiatan ini masih secara manual, karena diperlukan singkronisasi data dari SIMAK S1 ke SIMAK-SPs. Solusinya, dibuatkan web service yang menghubungkan Simak S1 dan SIMAK-SPs. Selain itu, penambahan fitur lampiran pengumuman, migrasi engine, pembuatan laporan dari FPDF ke SRSS, pengolahan kesalahan data nilai, informasi data nilai mahasiswa dari SIMAK Desktop Pascasarjana (untuk mahasiswa angkatan < 2011), menjadi rencana dalam pengembangan sistem SIMAK-SPs yang akan datang.

3.1.6.2 SIMAK Desktop Mahasiswa Program Sarjana

SIMAK Mahasiswa Sarjana Mayor Minor (SIMAK-MaMi) berbasis desktop yang sudah berjalan sejak tahun 2005 sangat membantu dalam membantu aktivitas akademik baik mahasiswa, dosen, unit departemen, unit fakultas, dan administrasi Sekolah Sarjana. Dalam SIMAK-MaMi ditemukan beberapa kekurangan dalam fitur, teknis pengelolaan, dan alur kerja yang sangat dibutuhkan oleh berbagai pihak unit

(14)

terkait. Untuk itu pada kegiatan 2014 telah dilakukan pengembangan sistem aplikasi sesuai kebutuhan yang diperlukan.

b. Tujuan

Tujuan dari pengembangan SIMAK-MaMi adalah agar sistem aplikasi akademik ini dapat lebih membantu kegiatan sistem manajemen akademik Sarjana. Sistem ini telah dapat digunakan oleh pihak akademik, departemen, dan fakultas. Dalam pengembangan ini diharapkan berbagai kekurangan yang belum terpenuhi dapat terselesaikan sehingga sistem dapat dimanfaatkan secara optimal.

SIMAK-MaMi dibuat dengan menampilkan informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan Sekolah Sarjana. Pada aplikasi ini dilakukan integrasi dengan seluruh data mahasiswa Sarjana yang ada di IPB, untuk setiap pihak akademik, departemen, dan fakultas. SIMAK-MaMi memiliki beberapa menu seperti fasilitas akademik, editor akademik, dll. Dalam pengembangan telah ditambahkan fitur editor mata kuliah dan editor kurikulum, lalu perbaikan pada fitur editor KRS nilai yang dipisahkan menjadi editor nilai dan editor KRS.

d. Hasil Pelaksanaan Program

Hasil dari pelaksanaan program kegiatan ini adalah fitur yang masih ada kekurangan sudah diperbaiki pada SIMAK-MaMi. Sistem sudah ada fitur editor nilai dan KRS dalam editor yang terpisah, editor nilai yaitu proses untuk manipulasi nilai per mahasiswa, lalu fitur editor KRS yaitu proses untuk manipulasi KRS per mahasiswa. Fitur baru lainnya yang dapat digunakan oleh admin adalah fitur editor mata kuliah yaitu proses untuk manipulasi mata kuliah dan fitur editor kurikulum yaitu proses untuk manipulasi kurikulum. (Gambar terlampir)

SIMAK-MaMi yang ditujukan diantaranya untuk mengurangi kegiatan akademik secara manual, sekarang sudah hampir semua terealisasikan. Kegiatan itu di antaranya ada pada kegiatan pengembangan sistem, yaitu Admin sudah bisa menggunakan editor nilai dan KRS dalam editor yang terpisah, editor nilai yaitu proses untuk manipulasi nilai per mahasiswa, lalu fitur editor KRS yaitu proses untuk manipulasi KRS per mahasiswa. Fitur baru lainnya yang dapat digunakan oleh admin adalah fitur editor mata kuliah yaitu proses untuk manipulasi mata kuliah dan fitur editor kurikulum yaitu proses untuk manipulasi kurikulum.

(15)

Hambatan yang ditemukan adalah penyesuaian dari aktivitas manual ke sistem simak sering terkendala. Dalam rutinitas ativitas akademik setiap harinya, terkadang permasalahan server mati masih dialami sehingga mengganggu aktivitas sistem aplikasi SIMAK-MaMi.

Rencana pengembangan SIMAK-MaMi selanjutnya adalah mengembangkan sistem dari sistem yang berbasis desktop menjadi sistem yang berbasis web.

3.1.6.3 SIMAK Online Mahasiswa Pascsarjana

SIMAK Sekolah Pascasarjana (SIMAK-SPs) berbasis web yang sudah berjalan sejak tahun 2011 sangat membantu dalam membantu aktivitas akademik baik mahasiswa, dosen, unit departemen, unit fakultas, dan administrasi Sekolah Pascasarjana. Dalam SIMAK-SPs ditemukan beberapa kekurangan dalam fitur, teknis pengelolaan, dan alur kerja yang sangat dibutuhkan oleh berbagai pihak unit terkait, serta penjadwalan krs online yang tidak ketat. Untuk itu pada kegiatan 2014 telah dilakukan pengembangan sistem aplikasi sesuai kebutuhan yang diperlukan

b. Tujuan

Tujuan dari pengembangan SIMAK-SPs adalah agar sistem aplikasi akademik ini dapat lebih membantu kegiatan akademik Pascasarjana. Sistem ini telah dapat digunakan oleh pihak akademik, departemen, fakultas,dan mahasiswa. Dalam pengembangan ini diharapkan berbagai kekurangan yang belum terpenuhi dapat terselesaikan sehingga sistem dapat dimanfaatkan secara optimal.

Sistem SIMAK-SPs dibuat dengan menampilkan informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan Sekolah Pascasarjana. Pada aplikasi inidilakukan integrasi dengan seluruh data mahasiswa Pascasarjana yang ada di IPB, untuk setiap mahasiswa memiliki hak akses terhadap aplikasi melalui database LDAP. SIMAK-SPs memiliki beberapa menu seperti data mahasiswa, nilai, prestasi, aktivitas, kemajuan belajar, dan komisi pembimbing, dll. Dalam pengembangan telah ditambahkan fitur pindah mayor mahasiswa, proses update status PC (Percobaan) ke BP (Beban Penuh) pada mahasiswa, informasi kuota pembimbing untuk mahasiswa, input data tim pengajar, dan perbaikan pada menu lainnya. Database pun dilakukan penyesuaian struktur dan relasi data sesuai kebutuhan yang telah dibuat di sistem.

(16)

Hasil dari pelaksanaan program kegiatan ini adalah fitur yang masih ada kekurangan sudah diperbaiki pada SIMAK-SPs. Admin dari sistem sudah bisa menggunakan fitur input pengajar matakuliah langsung oleh departemen dimana datanya akan digunakan dalam upload nilai dan kebutuhan PDPT. Bagi pihak departemen dapat melakukan upload nilai per matakuliah tanpa syarat harus input tim pengajar terlebih dahulu karena sudah diinput pada menu lainnya. Mahasiswa sendiri dapat menggunakan fitur baru yaitu melihat informasi kuota dosen, sehingga mahasiswa dapat memilih secara tepat dosen yang ingin dijadikan

pembimbingnya.Sistem Akademik SIMAK-SPS dapat diakses melalui

http://akademik.pasca.ipb.ac.id. e. Pemanfaatan Hasil

SIMAK-SPS yang ditujukan di antaranya untuk mengurangi kegiatan akademik secara manual, sekarang sudah hampir semua terealisasikan. Kegiatan itu di antaranya ada pada kegiatan pengembangan sistem, yaitu Admin sudah bisa menggunakan fitur proses pindah mayor mahasiswa secara langsung. Selain itu, proses update status PC (percobaan) ke BP (Beban Penuh) pada mahasiswa, informasi kuota pembimbing, dan input data tim pengajar, sudah dapat digunakan di sistem. Untuk mahasiswa sendiri dapat melihat kuota dosen. Sehingga kedepan apabila akan diadakan EPBM online bagi mahasiswa, secara sistem, perangkatnya sudah tersedia. Yang perlu ditekankan adalah membiasakan melengkapi data pengajaran dosen. f. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya

 Hambatan yang ditemukan adalah jadwal kuliah masih belum ada.

 Mahasiswa belum terbiasa mengakses http://akademik.pasca.ipb.ac.id dan belum dianggap sebagai kebutuhan.

 KRS mahasiswa dalam suatu semester masih banyak yang belum diisi.

 Dosen pengajar matakuliah, data rencana dan realisasi mengajar belum terbiasa diisikan.

 Nilai matakuliah masih sering terlambat dimasukkan ke SIMAK.

3.1.6.4 KRS Online Mahasiswa Sarjana

a. Tujuan

KRS Online adalah suatu system pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) Mahasiswa S1 IPB yang telah dikembangkan sejak 2005 untuk mahasiswa angkatan 42 ke atas. Dalam sejarahnya, sistem ini telah beberapa kali ditulis ulang untuk merespon pertumbuhan pengguna, kebutuhan unit pengguna (dalam hal ini, Direktorat Administrasi Pendidikan) dan perkembangan teknologi. Sejak tahun ajaran 2008-2009, inti program dan fitur KRS telah mulai distabilkan seperti yang

(17)

telah berjalan saat ini. Pada Tahun 2014, untuk menghadapi semester genap TA 2014/2015 telah dilakukan penelusuran dan perbaikan kode program terkait dengan permasalahan yang masih ditemukan. Selain itu, unit pengguna yaitu Direktorat program TPB dan Biro Umum sudah dapat mengakses jadwal dan penggunaan ruangan kuliah sehingga membantu dalam manajemen ruangan kelas.

b. Pelaksanaan Program Kegiatan

Tahun 2013 KRS Online fokus pada peningkatan kemampuan sistem aplikasi dan skalabilitas mesin server. Pada tahun 2013-2014 ini pula mulai digunakan penggunaan ‘ Server Cloud’ untuk membantu mesin server web yang dimiliki oleh IPB. Dengan berbagai upaya yang dilakukan ini, baru pertama kalinya dalam sejarah pelaksanaan KRS online dirasakan oleh semua mahasiswa lancar.Tidak ada komplain yang dilakukan mahasiswa baik ke Direktorat Administrasi Pendidikan maupun ke Direktorat Integrasi Data dan Sistem Informasi. Kondisi seperti ini perlu dipertahankan untuk pelaksanaan KRS Online pada semester-semester yang akan datang. Dengan upaya-upaya perbaikan terus menerus yang dilakukan oleh tim diharapkan pelaksanaan KRS Online Semester Genap TA 2014/2015 tidak ada kendala. Dukungan data yang disiapkan oleh DirektoratAdministrasi Pendidikan, Biro Keuangan, dan Direktorat Kemahasiswaan sangat mendukung kelancaran pengisian KRS Online oleh mahasiswa.

c. Hasil Pelaksanaan Program

Tersedianya aplikasi sistem KRS online yang memadai dan memenuhi keinginan seluruh pengguna dengan tampilan yang disukai oleh mahasiswa dan pelaksana akademik pada Direktorat Administrasi Pendidikan. Dengan kondisi seperti ini tingkat kepercayaan penggunaan sistem aplikasi KRS online menjadi lebih baik. Berikut adalah tampilan KRS online pada semester Genap Tahun Akademik 2014/2015.

(18)

d. Pemanfaatan Hasil

Sistem ini dimanfaatkan oleh mahasiswa program sarjana sebagai sarana untuk mengisi KRS, Direktorat Akademik dan Pendidikan untuk pengelolaan data akademik, Direktorat Program TPB, Biro Keuangan, Biro Umum sebagai basis pengelolaan Kartu Rencana Studi Mahasiswa, Penjadwalan Terpadu, Reporting Absensi Perkuliahan, Monitoring Nilai Mata Kuliah, monitoring penggunaan ruang kuliah dan jadwal penggunaannya. Alamat situs berbasis online di http://krs.ipb.ac.id.

e. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya

Hambatan yang sering kali terjadi saat kegiatan dilaksanakan adalah:

 Mencegah kelas-kelas kuliah tidak terisi melebihi kapasitas yang telah ditentukan

 Kelambatan sistem: pada jam-jam sibuk, sistem menjadi tidak responsif

karena dihujani permintaan pengguna yang tinggi

 Sistem belum sempurna mencegah kelebihan kuota kapasitas yang telah

ditentukan

 Belum tersedia data relasi dosen dan mahasiswa

 Belum tersedia data relasi dosen dan matakuliah. f. Rencana Keberlanjutan

Mengintegrasikan SIMAK berbasis web dengan KRS online dan sistem-sistem aplikasi akademik lainnya, sehingga aktivitas akademik menyatu dalam satu web. Kedua, meningkatkan kemampuan sistem aplikasi SIMAK dan KRS online sehingga hambatan yang masih ada dan keterbatasan akses oleh unit kerja terutama dalam pembuatan jadwal terpadu dapat, penggunaan ruangan, pengelolaan biaya matakuliah dapat teratasi dengan baik.

3.1.6.5 Sistem Wisuda

Sistem Wisuda berbasis desktop yang sudah berjalan sejak tahun 2005 sangat membantu pihak Direktorat Administrasi dan Pendidikan (DitAP) dalam kegiatan manajemen wisuda multistrata. Dalam sistem wisuda ditemukan beberapa kesalahan dalam format hasil cetak ijazah, buku dan penambahan strata Diploma I. Untuk itu pada kegiatan 2014 telah dilakukan pengembangan sistem aplikasi sesuai kebutuhan yang diperlukan.

b. Tujuan

Tujuan dari pengembangan sistem wisuda adalah agar sistem aplikasi wisuda ini dapat lebih membantu kegiatan sistem manajemen wisuda. Sistem ini telah dapat

(19)

digunakan oleh pihak Direktorat Administrasi dan Pendidikan (DitAP). Dalam pengembangan ini diharapkan berbagai kekurangan yang belum terpenuhi dapat terselesaikan sehingga sistem dapat dimanfaatkan secara optimal.

Sistem Wisuda dibuat dengan menyediakan fitur-fitur untuk kegiatan manajemen wisuda multistrata. Sistem wisuda memiliki beberapa menu seperti catatan wisuda, input/edit data wisuda, input/edit data transkrip, cetak buku, ijazah dll. Dalam pengembangan strata telah ditambahkan Diploma I oleh karena itu format hasil cetak ijazah dan buku diperbaiki untuk strata Diploma I, yaitu untuk penulisan program keahlian dan gelar.

Hasil dari pelaksanaan program kegiatan ini adalah kekurangan yang sudah diperbaiki pada sistem wisuda. Sistem sudah dilakukan pengembangan yaitu strata telah ditambahkan Diploma I dan format hasil cetak ijazah dan buku sudah diperbaiki untuk strata Diploma I, yaitu untuk penulisan program keahlian dan gelar.

e. Pemanfaatan Hasil

Sistem Wisuda yang ditujukan diantaranya untuk mengurangi kegiatan manajemen wisuda multistrata secara manual, sekarang sudah hampir semua terealisasikan. Strata telah ditambahkan Diploma I dan format hasil cetak ijazah dan buku sudah diperbaiki untuk strata Diploma I, yaitu untuk penulisan program keahlian dan gelar. (gambar terlampir)

Hambatan yang ditemukan adalah penyesuaian dari aktivitas manual ke sistem wisuda sering terkendala. Terkadang permasalahan server mati masih sering dialami sehingga mengganggu aktivitas sistem aplikasi wisuda.

Rencana pengembangan Sistem Wisuda selanjutnya adalah mengembangkan sistem dari sistem yang berbasis desktop menjadi sistem yang berbasis web disatukan dengan Sistem Akademik.

3.1.6.6 Sistem Informasi EPBM Online Program Sarjana

Peningkatan kinerja merupakan kewajiban setiap organisasi ataupun institusi termasuk Institut Pertanian Bogor. Banyak cara dapat dilakukan salah satunya adalah dengan menghimpun opini mahasiswa sebagai pengguna utama. Evaluasi Proses Belajar Mengajar (EPBM) adalah suatu evaluasi yang dilakukan oleh mahasiswa

(20)

terhadap kinerja dosen dan matakuliah yang diajarkan kepada mahasiswa pada semester tertentu.

b. Tujuan

Tujuan dibuatnya EPBM online adalah sebagai pengganti EPBM yang dilakukan secara manual dengan harapan tingkat partisipasi mahasiswa meningkat karena dapat diakses selama periode waktu yang ditetapkan dan selama 24 jam dibuka setiap harinya. Selain itu juga tingkat akurasi data yang didapatkan akan lebih baik, karena data matakuliah dan dosen pengajarnya sudah disiapkan sedari awal.

Untuk semester genap tahun akademik 2013/2014 telah dilaksanakan EPBM online Program Sarjana pada bulan September 2014. Semester ganjil untuk tahun akademik 2014/2015 akan dilaksanakan pada bulan Januari 2015. Pada semester ganjil tahun akademik 2014/2015 yang akan datang untuk pertama kalinya mahasiswa Pascasarjana mengisi evaluasi EPBM secara online. Untuk itu diperlukan persiapan yang matang agar data perkuliahan dan sistem EPBM untuk Pascasarjana dapat dilaksanakan dengan baik.

Pelaksanaan EPBM online untuk mahasiswa program sarjana semester genap 2013/2014 telah berhasil dilaksanakan. Hasil evaluasi diolah lebih lanjut oleh Kantor Manajemen Mutu (KMM). Hasil penyiapan dan pengolahan oleh KMM disampaikan ke setiap departemen dan fakultas di lingkungan IPB. Berikut adalah form login ke sistem EPBM online dan contoh form pengisian evaluasi dosen oleh mahasiswa.

Gambar 13. Halaman Login EPBM Online Program Sarjana

Selain menjadi bahan evaluasi bagi departemen dan fakultas terkait dosen dan matakuliah, hasil EPBM juga menjadi bahan untuk SIMAKER. Selain itu, mahasiswa yang tidak mengisi EPBM online terblokir pengisian KRS Onlinenya. Namun demikian,

(21)

bagi mahasiswa yang terblokir ini diberi kesempatan untuk mengisi EPBM online kembali dengan waktu yang ditetapkan oleh KMM yaitu bersamaan dengan pelaksanaan KRS online. Kerugian bagi mahasiswa adalah tidak dapat mengikuti KRS online pada hari pertama pada jam-jam awal dibukanya KRS online karena mereka diharuskan terlebih dahulu mengisi EPBM online.

Gambar 14. Tampilan Menu EPBM Online Program Sarjana

 Data pengajar yang belum lengkap pada saat EPBM online mulai dilaksanakan.

 Kesiapan mahasiswa terkait jadwal pengisian EPBM online.

 Perlu server dengan kapasitas besar, karena hasil EPBM online memerlukan space harddisk yang cukup besar (terra).

Upaya mengatasi untuk masalah kelengkapan data pengajaran, biasanya sebulan sebelum dilakukan EPBM Online, dilakukan kegiatan entri data kelengkapan mengajar dosen oleh para operator SIMAK dari setiap Departemen bertempat di Cyber Mahasiswa atau di Gedung Pusat Komputer.

Ada beberapa hal yang diperlukan untuk perbaikan EPBM online ini:

 Menyatukan web https://epbm.ipb.ac.id untuk mahasiswa program

(22)

program pascasarjana menjadi satu domain https://epbm.ipb.ac.id dengan ada pilihan EPBM Program Sarjana dan EPBM Program Pascasarjana di dalamnya.

 Menyatukan program EPBM ke dalam program SIMAK Intergrasi yang sedang

dikembangkan.

 Memperbaiki dan menetapkan prosedur standar operasional yang

merupakan kesepakatan antara KMM, DAP, DIDSI, dan SPs agar pelaksanaaan EPBM online ke depan lebih baik lagi.

3.1.6.7 Sistem Informasi Payroll

Payroll System sebagai informasi slip gaji pegawai PNS IPB sudah banyak digunakan oleh para pegawai PNS. Pengembangan sistem juga harus diupayakan agar kesesuaian antara kebutuhan user dan fasilitas sistem dapat diimbangi. Saat ini informasi gaji pegawai beserta dana APBN dan Non-PNBP yang dapat langsung dicetak untuk keperluan masing-masing. Di sisi Administrator sudah dapat mengupload data gaji dan lainnya setiap bulan, mengolah data yang masuk, serta melihat summary data per bulan atau per pegawai.

b. Tujuan

Tujuan dari aplikasi ini adalah memberikan layanan informasi gaji beserta dana APBN dan non-PNBP serta honor dan rapel setiap bulannya yang diperoleh oleh seluruh pegawai Institut Pertanian Bogor. Mengenai kekurangan sistem yang sudah dievaluasi, maka dilakukanlah pengembangan dan penambahan fitur Payroll System yang dapat mempermudah administrator dalam mengelola dan memonitoring data yang sudah masuk ke sistem.

Sistem payroll dibuat dengan menampilkan informasi yang disesuaikan dengan informasi remunerasi dari Direktorat SDM. Pada aplikasi ini dilakukan integrasi dengan data pegawai yang sudah ada di IPB, baik untuk hak akses pegawai terhadap aplikasi melalui LDAP, maupun untuk informasi umum lainnya. Dalam pengembangan sistem yang sudah ada, dilakukanlah fitur untuk admin yang dapat mengetahui record data yang sudah masuk ke sistem dan mengubah data gaji per pegawai jika harus diperlukan. Hal ini pula membantu admin untuk mengetahui tampilan user pegawai secara langsung tanpa meminta user pegawai untuk memperlihatkan secara langsung jika ada error atau kesalahan data gaji.

(23)

Hasil dari pelaksanaan aplikasi ini adalah tersedianya layanan informasi remunerasi setiap bulannya dari Direktorat SDM yang ditujukan kepada seluruh pegawai PNS di IPB yang bersumber langsung dari Direktorat SDM. Para pegawai IPB dapat mengakses aplikasi dan melihat informasi gaji sesuai bulan yang ingin ditampilkan. Hasil dari informasi tersebut dapat dicetak oleh pegawai yang akan digunakan untuk keperluan pegawai tersebut. Pegawai juga diberikan panduan registrasi BNI e-Bangking agar pegawai dapat mengecek secara langsung rekeningnya di BNI.

Payroll system memberikan kemudahan bagi administrator untuk menyimpan data payroll yang akan ditampilkan, dengan mengupload datanya berupa file excel. Hasil dari upload data ini juga dapat dilihat oleh administrator setiap bulannya, berapa record/data yang sudah masuk untuk setiap kategori dana yang masuk. Selain itu admin dapat melakukan perbaikan data setiap pegawai langsung di sistem tanpa berhubungan dengan data fisik di database.Layanan Payroll System dapat diakses melalui http://sdm.ipb.ac.id:8080/infogaji.

Antrian layanan permohonan cetak informasi remunerasi di pihak remunerasi SDM IPB dapat berkurang, karena pegawai dapat mencetak langsung dari aplikasi dan hanya meminta pengesahan saja dari remunerasi SDM. Setiap kesalahan data gaji maupun data biodata, dapat diperbaiki oleh admin secara langsung tanpa harus mengunggah data lagi.

Hambatan dalam implementasi aplikasi ini adalah data yang digunakan belum menggunakan database terintegrasi, sehingga terkadang adanya ketidaktepatan data biodata pegawai di payroll dengan di SDM. Perbedaan data antarunit juga sangat menghambatan kegiatan remunerasi dan seringnya terjadi laporan kesalahan data oleh pegawai yang memang data tersebut tidak sesuai dan terupdate dengan data di Simpeg atau pihak SDM.

Pengembangan atau pembangunan ulang sistem mungkin diperlukan agar sistem payroll memiliki standard sistem yang terupdate pada saat ini demi pemanfaatan yang lebih optimal dan keamanan sistem yang lebih baik. Selain itu, data yang digunakan harus sudah menggunakan data yang terintegrasi agar informasi yang digunakan bisa lebih akurat dan tepat dalam penggunaannya.

(24)

3.1.6.8 Sistem Informasi Presensi dan Kinerja Pegawai

Sistem informasi presensi dan kinera pegawai merupakan sistem yang mengolah dan mencatat data kehadiran pegawai dan menghasilkan informasi berupa informasi kehadiran data pegawai, penilaian pegawai oleh atasan langsung, dan penilaian unit kerja terkait. Data presensi yang dimaksud diantaranya adalah data pegawai, data jam masuk, dan data tanggal presensi yang direkam menggunakan alat pemindai jari pada rektorat, fakultas, departemen, dan kampus IPB baranangsiang yang terjangkau oleh backbone IPB. Penilaian kinerja adalah penilaian pegawai dengan kriteria penilaian kinerja dan produktifitas terkait pekerjaan. Saat ini data presensi juga digunakan sebagai dasar pengurang tunjangan kinerja yang saat ini sudah digunakan pada dua periode pengeluaran tunjangan kinerja yang dilakukan oleh pemerintah.

b. Tujuan

Pengembangan dan Pemeliharaan aplikasi Sistem Presensi dan Kinerja Pegawai secara berkelanjutan untuk mendukung tujuan operasional pengelolaan administrasi kepegawaian di Direktorat Sumberdaya Manusia IPB.

Lokasi untuk mengerjakan pekerjaan ini adalah di Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi, gedung Andi Hakim Nasoetion Lantai 2, Kampus IPB Darmaga. Pekerjaan dimulai pada bulan 2008 – Sekarang.

Hasil dari program ini berupa sistem informasi berbasis web yang dapat diakses oleh pengolah data presensi (Dit SDM), unit kerja pegawai untuk melakukan penilaian oleh pimpinan dan pegawai untuk melakukan verfikasi data kehadiran. e. Pemanfaatan Hasil (belum)

Saat ini Sistem Presensi dan Kinerja Pegawai telah digunakan di Direktorat SDM melakukan pengolahan data presensi dan melakukan verifikasi penilaian pegawai. Bagi pegawai sistem ini juga sudah digunakan untuk memantau keberhasilan dalam melakukan absensi.

(25)

Terintegrasi dengan rancangan basisdata terintegrasi IPB saat ini, sehingga sistem perlu dibangun kembali.

3.1.6.9 Sistem Informasi Manajemen Agenda Pimpinan

IPB sebagai lembaga penyelenggara pendidikan di indonesia merupakan salah satu Perguruan Tinggi Negeri yang memiliki strukur organisasi yang terdiri dari lima kelompok utama organisasi yaitu:

1. Pimpinan Insitut 2. Pelaksana Akademik 3. Pelaksana Administrasi 4. Penunjang Akademik 5. Sekretariat Institut

masing kelompok organisasi tersebut di pimpin oleh pejabat. Masing-masing elemen organisasi melakukan pekerjaan sesuai tupoksi yang ditetapkan beradasarkan pada visi dan misi ipb. Dalam aktivitasnya tentunya setiap elemen organisasi baik pimpinan, pejabat, dan pegawai memiliki aktivitas dinas seperti rapat, dinas luar, dan lain sebagianya. Sehingga saling terkait dan bersinergi untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang ada. Secara formal aktivitias elemen organisasi tentunya disertai oleh surat, undangan, memo sehingga ada fakta atas aktivitas yang dilakukan.

Oleh karena hal diatas tentunya diperlukan suatu informasi yang dapat memberikan informasi aktivitas pimpinan dan pengarsipan secara digital terhadap surat-surat yang masuk dan yang keluar serta yang didisposisikan ketiap elemen organisasi.

b. Tujuan

Maksud dari kegiatan Pengembangan Sistem Informasi Agenda Pimpinan dan Sistem Informasi Persuratan adalah:

1. Memberikan informasi kegiatan Pimpinan berupa agenda pimpinan sehingga lebih efektif jika ingin melihat jadwal pimpinan, jika diharapkan hadir dalam suatu rapat, acara, dan aktivitas lainnya

2. Menyimpan dokumen-dokumen formal yang berkaitan dengan aktivitas organisasi secara digital

3. Melacak suatu surat jika suatu aktivitas tersebut didisposisikan ke elemen organisasi dari level pimpinan sampai level pelaksana dan penunjang

(26)

Lokasi untuk mengerjakan pekerjaan ini adalah di Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi, gedung Andi Hakim Nasoetion Lantai 2, Kampus IPB Darmaga. Pekerjaan dimulai pada bulan Oktober 2014 – Desember 2014

Hasil dari program ini berupa sistem informasi berbasis web yang dapat diakses oleh pengguna di alamat http://smap.ipb.ac.id.

Saat ini SMAP telah disosialisasikan ke sekretaris di lingkup rektorat, dan sudah digunakan oleh sekretaris pimpinan untuk melakukan entry agenda pimpinannya. f. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya

Tidak ada hambatan yang spesifik dalam pelaksanaan g. Rencana keberlanjutan

 Melakukan evaluasi dan peningkatan fitur pada SMAP

 Mengintegrasikan dengan basisdata terintegrasi yang sedang dikembangan oleh DIDSI Saat ini

3.1.6.10 Sistem Informasi Pencatatan SPP

IPB Menerima mahasiswa dari berbagai jalur masuk seperti Jalur Undangan, Jalur Ujian Mandiri, Jalur Beasiswa dan Kerjasama, setiap jalur masuk yang diterapkan di IPB memiliki pola tagihan SPP yang berbeda. Selain hal tersebut jenis tagihan pada tahun pertama dengan tahun kedua dan seterusnya memiliki jenis tagihan yang berbeda pada jalur Undangan dan Jalur mandiri. Bervariasinya jenis tagihan di IPB akan menjadi sulit dicatat menggunakan pendataaan biasa. Lama studi mahasiswa yang bervariasi juga berpengaruh terhadap tagihan yang dibebankan ke mahasiswa. Untuk meningkatkan dukungan pihak bank terhadap IPB, tagihan yang dibebankan ke mahasiswa di distribusikan ke beberapa bank seperti BNI, Mandiri, BRI. Berdasarkan Proses bisnis yang telah diutarakan maka diperlukan sebuah sistem yang dapat mencatat tagihan SPP mahasiswa dan menyedikan format tagihan ke beberapa Bank terkait.

b. Tujuan

Pengembangan dan Pemeliharaan aplikasi SPP secara berkelanjutan untuk mendukung tujuan operasional pengelolaan informasi keuangan khususnya dalam melakukan pengelolaan SPP dalam lingkup Program Sarjana.

(27)

Lokasi untuk mengerjakan pekerjaan ini adalah di Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi, gedung Andi Hakim Nasoetion Lantai 2, Kampus IPB Darmaga. Pekerjaan dimulai pada bulan 2008 – Sekarang.

Hasil dari program ini berupa sistem informasi berbasis web yang dapat diakses oleh pengguna sistem spp (saat ini dikelola oleh direktora keuangan) di alamat http://172.17.5.56/sppipb.

e. Pemanfaatan Hasil

Saat ini Sistem SPP telah digunakan oleh Biro Keuangan untuk membangkitkan data tagihan SPP setiap mahasiswa. Data tagihan SPP ini kemudian diekspor ke bentuk data tagihan bank sesuai dengan format yang telah disepakati oleh setiap bank yang telah melakukan kerjasama dengan IPB, yaitu: Bank BNI, Bank Mandiri, dan Bank BRI. Pihak bank melakukan upload ke sistem masing-masing, kemudian mahasiswa membayar SPP yang telah disiapkan oleh bank tersebut. Informasi tata cara pembayaran SPP bisa dilihat pada web http://spp.ipb.ac.id atau melalui portal sistem informasi http://sim.ipb.ac.id kemudian pilih menu How To Pay Tuition Fee. f. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya

Proses bisnis yang dalam beberapa tahun ini terjadi perubahan pada jenis tagihan, mekanisme penagihan dan isu penambahan bank terkait, membuat Sistem SPP yang ada saat ini perlu di evaluasi untuk dianalisis dan di re-engineering ulang agar lebih mengakomodir proses bisnis SPP di IPB.

 Evaluasi Sistem SPP agar dapat mengakomodir proses bisnis SPP di IPB.

 Pembersihan data mahasiswa yang pada tahun pertama membatalkan menjadi mahasiswa di IPB.

 Pemeliharaan dan secara bertahap melakukan re-engineering sistem SPP.

3.1.6.11 Pengembangan Web Service

Dewasa ini perkembangan sistem berbasis jaringan semakin banyak dikembangkan. Salah satu perkembangannya adalah teknologi web services. Web services menggunakan standar yang tidak terikat pada suatu platform (platform-neutral) dan tidak terikat pada bahasa pemrograman yang digunakan (language-neutral). Dengan demikian, web services memudahkan beberapa aplikasi atau

(28)

komponennya untuk saling berhubungan dengan aplikasi lain dalam sebuah organisasi maupun di luar organisasi.

b. Tujuan

Web service bertujuan untuk mengakomodir permintaan stakeholder yang memerlukan data, terutama data akademik dan data kepegawaian. Data yang dimaksud disini bukan data mentah, tetapi lebih merupakan suatu penyediaan antarmuka yang memudahkan pengembangan sistem aplikasi lain yang di lakukan oleh stakeholder tersebut.

Pengembangan web service telah dilakukan pada tahun 2012 - sekarang. Web service ini masih terus diperbarui seiring dengan meningkatnya permintaan data dari stakeholder.

Tabel 2. Tabel Alamat Web Service Unit Kerja

Hasil dari kegiatan ini adalah tersedianya suatu jalur komunikasi yang memungkinkan aplikasi dari luar mengakses data ke dalam basis data IPB tanpa melupakan faktor keamanan. Web service tersebut telah dapat diakses di alamat

https://iisws.ipb.ac.id. Web service terbagi menjadi beberapa situs yang sesuai dengan peruntukannya yaitu:

Saat ini web service telah digunakan oleh Fakultas, Departemen, Direktorat Administrasi Pendidikan, Biro Keuangan, Direktorat Sumberdaya Manusia, Kantor

No Alamat _PenggunaSistem Unit Kerja _Terlibat

1 https://iisws.ipb.ac.id/simak/DeptService.asmx S-KPM Departemen 2 https://iisws.ipb.ac.id/simak/EPBM.asmx EPBM Online KMM

3 https://iisws.ipb.ac.id/simak/FastTrack.asmx SIMAK Pasca Sekolah _Pascasarjana 4 https://iisws.ipb.ac.id/simak/Simaker.asmx SIMAKER Dit. SDM 5 https://iisws.ipb.ac.id/simak/Sisfo.asmx SISFO Fakultas _MIPA 6 https://iisws.ipb.ac.id/simak/SPP.asmx SIM SPP Biro _Keuangan 7 https://iisws.ipb.ac.id/epbm/Krsonline.asmx KRS Online Dit. AP 8 https://iisws.ipb.ac.id/simakpasca/EPBM.asmx EPBM Online _Pascasarjana KMM 9 https://iisws.ipb.ac.id/simpeg/Simaker.asmx SIMAKER Dit. SDM 10 https://iisws.ipb.ac.id/WS-_{PDPT/ServicePDPT.asmx} Data PDPT Dit. AP

(29)

Manajemen Mutu, dan Sekolah Pascasarjana. Penggunaan dari web service ini tidak digunakan secara langsung oleh unit-unit tersebut, tetapi menggunakan aplikasi yang mengakses web service.

Hambatan yang ada lebih merupakan hambatan secara teknis seperti server yang mati sehingga web service tersebut tidak dapat diakses. Hal ini telah diatasi dengan memindahkan server web service ke cloud service sehingga tingkat

downtime dari server dapat diminimalisir.

Permintaan akan web service akan meningkat seiring dengan kebutuhan akan data di unit IPB. Perlu untuk dilakukan kontrol akses terhadap unit-unit yang memiliki wewenang untuk mengakses web service tersebut. Perlu juga untuk membuat daftar prioritas dari permintaan web service, karena tidak semua permintaan akan web service dapat dilayani.

3.1.6.12 Sistem Informasi Peneriman Mahasiswa Baru IPB

Pendaftaran Penerimaan Mahasiswa Baru IPB mulai dari Program Diploma, Program Sarjana, dan Program Pascasarjana saat ini berbasiskan internet. Peminat dari berbagai penjuru tanah air dimungkinkan melihat informasi penerimaan mahasiswa baru yang tersedia di domain ipb.ac.id. Dengan demikian peminat yang akan mendaftar ke salah satu jenjang pendidikan tersebut, dapat melakukan pendaftaran secara online. Pendaftaran secara online tentu harus memenuhi kriteria persyaratan dan kejujuran dari peminat itu sendiri.

b. Tujuan

Menyediakan dan memelihara sistem informasi penerimaan mahasiswa baru multi strata IPB sesuai kriteria yang ditentukan IPB, sehingga calon pendaftar dapat melakukan pendaftaran calon mahasiswa dari tempatnya berada tanpa harus datang ke Bogor. Pendaftar calon mahasiswa datang ke IPB Bogor, apabila untuk melakukan ujian dan atau pendaftaran ulang yang memang harus dilakukan secara manual. c. Pelaksanaan Program Kegiatan

Program kegiatan penerimaan mahasiswa baru IPB secara online terbagi ke dalam beberapa situs web sesuai dengan strata penerimaannya sebagai berikut :

Tabel 3. Daftar Situs Web Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru IPB

Strata Penerimaan Situs Web

(30)

Program Sarjana Secara Nasional (Penerimaan Bersama seluruh PTN)

http://snmptn.ac.id (dikelola oleh Panitia Pusat SNMPTN)

Program Sarjana Secara Mandiri (dilaksanakan bersama-sama PTN lain)

http://sbmptn.ac.id (dikelola oleh Panitia Pusat SBMPTN)

Program Sarjana Secara Mandiri (dilaksanakan oleh IPB)

http://utm.ipb.ac.id Program Sarjana Alih Jenis Pendidikan IPB http://alihjenis.ipb.ac.id

Informasi Penerimaan Mahasiswa IPB http://admisi.ipb.ac.id

Seluruh informasi penerimaan mahasiswa baru IPB tersedia pada situs web http://admisi.ipb.ac.id. Pemeliharaan sistem penerimaan mahasiswa baru IPB perlu dilakukan setiap saat, karena informasi ini diakses setiap waktu oleh masyarakat umum.

Tersedianya situs-situs web pendaftaran penerimaan mahasiswa baru IPB yang dapat dibuka dan ditutup sesuai jadwal penerimaan mahasiswa baru di IPB. Secara umum, tahapan pendaftaran mahasiswa baru IPB melalui salah satu situs tersebut adalah: akses ke salah satu situs web, mengisi formulir, melengkapi persyaratan, mencetak kartu peserta/bukti pendaftaran, mengikuti ujian tertulis (untuk strata yang mengadakan ujian), melihat hasil kelulusan, melakukan pendaftaran ulang untuk menjadi mahasiswa baru IPB.

Sistem informasi penerimaan mahasiswa baru IPB sudah dilaksanakan dan dimanfaatkan oleh IPB sejak tahun 2010. Diawali dengan Ujian Talenta Mandiri (UTM) sekarang menjadi Ujian Talenta Masuk IPB, kemudian disusul dengan Pendaftaran Penerimaan Calon Mahasiswa SPS, Pendaftaran Penerimaan Calon Mahasiswa Alih Jenis, dan Pendaftaran Penerimaan Calon Mahasiswa Program Diploma.

 Informasi kebijakan pendaftaran diterima terlambat, sehingga

informasinya tidak ter-update. Untuk hal ini perlu ada koordinasi diawali kegiatan penerimaan mahasiswa baru.

 Service dari mesin server yang terkadang mati. Untuk hal ini perlu ada pengaturan jadwal piket monitoring sistem.

 Tidak tersedia anggaran khusus untuk pemeliharaan sistem aplikasi penerimaan mahasiswa baru IPB. Untuk hal ini, mungkin perlu dimasukkan dalam kegiatan DIDSI sehingga memiliki RKAT sendiri.

(31)

1.4 Subdit : Infrastruktur dan Jaringan

3.1.8 Peningkatan Kapasitas Bandwidth dan Peralatan Pendukung

a. Tujuan

Meningkatkan kualitas layanan internet baik internal maupun external melalui penambahan kapasistas bandwidth dan menjamin selalu tersedianya koneksi internet (availability) melalui dua service provider, sehingga penggunaan berbagai layanan TIK IPB dapat optimal, memperkuat kapasitas perangkat hardware server pendukung layanan database, email, LMS, Hosting, Blog, dan multimedia, serta melakukan pemeliharaan jaringan komputer IPB.

Pelaksanaan program dimulai dengan menyusun TOR Peningkatan Layanan Reliabilitas TIK IPB melalui Sewa Bandwidth dan Komputasi Awan, TOR Peningkatan Layanan TIK IPB melalui Pengadaan Blade Server, TOR Pengadaan Perangkat Precision Air Conditioning, TOR Pengadaan PC untuk Cyber dan Perangkat Monitoring. Kegiatan ini dilanjutkan dengan proses lelang secara terbuka oleh panitia lelang IPB

Hasil dari pelaksanaan program kegiatan ini adalah: IPB terkoneksi ke internet melalui dua service provider, yaitu Telkom dan Indosat dengan total bandwidth internasional 800 Mbps, total bandwidth domestik 400 Mbps dan interkoneksi antar kampus IPB dengan bandwidth 1,6 Gbps. IPB juga terkoneksi dengan cloud (komputasi awan) milik Telkom dan Indosat untuk keperluan backup. Pengadaan blade server untuk mendukung berbagai macam layanan aplikasi ICT. Pengadaan Precision Air Conditioning untuk menjaga kondisi lingkungan ruang server tetap dingin dan kering. Pengadaan PC untuk cyber dan perangkat monitoring jaringan, serta terlaksananya kegiatan rekonfigurasi dan pemeliharaan jaringan IPB. d. Aspek Penganggaran

Untuk melaksanakan kegiatan tersebut digunakan anggaran yang bersumber dari Dana Masyarakat (DM) IPB dengan total anggaran (pagu kegiatan) sebesar Rp. 5.207.456.000,- dengan uraian penggunaan anggaran sebagai berikut:

Kegiatan: Peningkatan Kapasitas Bandwidth

dan Peralatan Pendukung

Kode Mata Anggaran: 26.3.1.10

Unit Penanggung jawab/Pelaksana

(32)

Hasil dari pelaksanaan program kegiatan ini adalah: IPB terkoneksi layanan internet dan intranet melalui sewa bandwidth PT. Indosat, Tbk dan PT. Telkom, Tbk dengan rincian; a) Jaringan Private IPB Darmaga – Bogor 1,6 Gbps, b). Link Domestik dengan total bandwidth 400 Mbps, c). Link Internasional dengan total bandwidth 800 Mbps. Beberapa layanan telah berhasil di backup di cloud Indosat, sehingga membantu kelancaran dan peningkatan layanan, serta reliabilitas TIK IPB.

Koneksi internet merupakan kebutuhan pokok civitas akademika khususnya IPB. Akses internet di IPB merupakan layanan rutin yang setiap saat digunakan oleh user untuk kepentingan proses belajar mengajar, research dan administrasi pendidikan.

Utilisasi bandwidth internasional masih sangat dominan. Kualitas layanan internet tidak hanya bergantung pada lebarnya bandwidth tetapi juga bergantung pada perangkat-perangkat pendukung layanan internet diantaranya router border dan firewall. Kurangnya jumlah perangkat tersebut, menjadi salah satu hambatan dalam upaya meningkatkan layanan akses internet. Waktu lelang yang tidak dilakukan di awal tahun membuat kekhawatiran dalam proses migrasi data antar layanan cloud jikalau pemenang lelang berbeda dengan tahun sebelumnya. Dari sisi pembiayaan juga menjadi tidak efisien.

Kegiatan ini adalah kegiatan rutin yang setiap tahunnya harus dilaksanakan. Pada tahun anggaran kedepan perlu dilakukan peningkatan kehandalan layanan yaitu dengan peningkatan layanan bandwidth internet, pengelolaan bandwidth internal dan penguatan perangkat-perangkat pendukung. Proses lelang sebaiknya juga dilakukan di awal tahun, sehingga kekhawatiran putus koneksi atau migrasi data yang tergesa-gesa tidak lagi menjagi isu.

3.1.10 Peningkatan Kapasitas Hardware IPB

a. Tujuan

Tujuan dari program ini adalah meningkatkan kapasitas perangkat hardware pendukung layanan database, email, web hosting, layanan IP (DNS dan DHCP), blog, cyber kampus dan perangkat monitoring.

(33)

Kegiatan ini harus menjadi kegiatan rutin yang setiap tahun harus dilakukan untuk menjamin keberlangsungan operasional jaringan komputer IPB.

3.1.12 Upgrade Perangkat Backbone, Revitalisasi Jaringan Serat Optic

sampai ke Unit Kerja, Perluasan Cakupan Wireless

a. Tujuan

Meningkatkan kinerja dan aksesibilitas jaringan IPB dengan melakukan upgrade perangkat jaringan backbone IPB yang sudah cukup lama masa pakainya, melakukan upgrade perangkat firewall, memperluas jaringan serat optik IPB sampai ke unit kerja (departemen), dan melakukan perluasan cakupan wireless.

Pelaksanaan program dimulai dengan menyusun TOR Revitalisasi Jaringan IPB melalui Upgrade Perangkat Backbone, TOR Peningkatan Ruang Cakupan Jaringan Wireless IPB, TOR Pengadaan Perangkat Firewall, TOR Pengadaan Jasa Konsultan untuk Revitalisasi Jaringan IPB melalui Penggelaran Serat Optik, TOR Revitalisasi Jaringan IPB melalui Pengelaran Serat Optik Unit Kerja, dan TOR Pengadaan PC untuk Cyber dan Perangkat Monitoring. Kegiatan ini dilanjutkan dengan proses lelang secara terbuka oleh panitia lelang IPB

Beberapa perangkat backbone telah diupgrade ke model yang memiliki kinerja lebih baik. Ruang cakupan akses jaringan IPB ditingkatkan melalui pengadaan, instalasi dan konfigurasi perangkat access point yang pengelolaannya dilakukan secara terpusat. Perangkat firewall diupgrade ke model yang memiliki throughput lebih besar sehingga dapat mengoptimalkan bandwidth yang dilanggan. Kualitas interkoneksi antara unit kerja departemen dengan layer distribusi fakultas ditingkatkan melalui penggelaran serat optik. Layanan akses jaringan oleh civitas akademik IPB juga ditingkatkan melalui peremajaan PC untuk cyber. Untuk meningkatkan respon staf-staf jaringan terhadap permasalahan-permasalahan layanan jaringan, maka setiap staf dibekali dengan perangkat monitoring jaringan d. Aspek Penganggaran

Untuk melaksanakan kegiatan tersebut digunakan anggaran yang bersumber dari Dana Masyarakat (DM) IPB dengan total anggaran (pagu kegiatan) sebesar Rp. 5.799.179.000,- dengan uraian penggunaan anggaran sebagai berikut:

Kegiatan: Upgrade Perangkat Backbone, Revitalisasi jaringan serat optic sampai ke unit kerja, Perluasan Cakupan Wireless

(34)

Hasil dari pelaksanaan program kegiatan ini adalah perluasan cakupan akses jaringan IPB melalui wireless access point yang dikelola secara terpusat. Masalah-masalah koneksi yang berkaitan dengan keberadaan access point liar dapat diatasi. e. Pemanfaatan Hasil

Dengan perluasan akses jaringan komputer, maka kebutuhan civitas akademika terhadap layanan TIK di lingkungan kampus dapat terpenuhi.

Hambatan program ini antara lain: lambatnya proses pengadaan, menyebabkan kegiatan baru terlaksana di bulan-bulan terakhir.

Kegiatan ini perlu terus dilanjutkan untuk meningkatkan aksesibilitas jaringan dari civitas IPB. Karena kecendrungan pengguna saat ini menggunakan perangkat wireless untuk mengakses jaringan (laptop, tablet, smartphone, dll), maka akses jaringan melalui access point perlu ditambah dan diperluas sampai ke kampus-kampus IPB yang lain (Baranangsiang, Cilebende, Gunung Gede dan Taman Kencana).

3.1.16 Kebijakan dan Pengelolaan Transparansi Informasi

a. Latar Belakang

Direktorat Integrasi Data dan Sistem Informasi IPB memiliki tugas teknis dan administratif institut dalam pengembangan pelayanan sistem informasi serta pengelolaan data berbasis teknologi informasi untuk mendukung penyelenggaraan program institut.

Kebutuhan pemenuhan data institut untuk PDPT (Pangkalan Data Perguruan Tinggi), Akreditasi BAN-PT, SIMAKER sudah menjadi keharusan. Disamping itu data dan informasi juga digunakan oleh pimpinan dalam perencanaan, evaluasi serta penyusunan program dan pengambilan kebijakan. Saat ini data yang terintegrasi dalam suatu sistem masih terbatas.

Untuk itulah perlu dilakukan perumusan dalam kebijakan integrasi sistem informasi yang diimplementasikan dalam bentuk Prosedur Operasional Baku untuk setiap kegiatan yang terkait dengan pengelolaan Sistem Informasi di lingkungan IPB meliputi bidang Sistem Informasi, Data Integrasi, Pengelolaan website, Pengelolaan layanan pengadministrasian, dan Infrastruktur Jaringan ICT IPB.