BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
B. Perbandingan kebijakan perusahaan mengenai sistem penjualan
1. Prosedur order penjualan yang ada dalam sistem penjualan
3) Prosedur pencatatan piutang yang ada dalam sistem penjualan kredit
4) Prosedur penagihan piutang yang ada dalam sistem penjualan kredit
5) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional 6) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
7) Praktik yang sehat di dalam pelaksanaan fungsi
Sistem penjualan kredit dikatakan sesuai jika terdapat kesamaan antara
Standar Operating Prosedure dengan praktek pelaksanaan sistem
penjualan kredit pada perusahaan.
2. Untuk menjawab permasalahan kedua, yaitu dengan cara:
a. Menggambarkan sistem penjualan kredit yang telah dilakukan CV Tira Persada Yogyakarta dalam bentuk bagan alir (flowchart).
b. Melakukan identifikasi masalah yang berkaitan dengan prosedur penjualan kredit dengan cara:
1) Mengidentifikasi penyebab masalah. 2) Mengidentifikasi titik keputusan.
3) Mengidentifikasi personil- personil kunci.
c. Merancang usulan struktur organisasi yang baru untuk perusahaan CV Tira Persada Yogyakarta.
d. Merancang usulan bagan alir (flowchart) sistem penjualan kredit. e. Merancang data flow diagram dari konteks diagram hingga level-level
yang diperinci sesuai dengan bagan diagram berjenjang yang dirancang .
f. Merancang keluaran, yaitu:
1) Rancangan surat order penjualan. 2) Rancangan faktur penjualan.
5) Rancangan laporan penjualan.
6) Rancangan laporan piutang pelanggan per pelanggan. 7) Rancangan laporan piutang pelanggan per sales.
8) Rancangan laporan piutang pelanggan per sales per area. 9) Rancangan laporan umur piutang pelanggan.
BAB IV
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN A. Sejarah Berdirinya Merapi Group
Merapi Group Distribution Company merupakan holding company yang memiliki spesifikasi usaha di bidang distribusi consumer goods. Sebagai sebuah holding company, pertumbuhan Merapi Group diawali dengan berdirinya UD Merapi di Jl. M. Yusuf No. 11 kota Muntilan Jawa Tengah pada tahun 1988 yang pada awalnya memegang lisensi untuk mendistribusikan barang komoditi dari PT Unilever Indonesia di wilayah Muntilan. Produk MIDUO dari PT Mayora juga sempat dipasarkan UD Merapi yang berkedudukan di Magelang untuk wilayah Kedu dan sekitarnya pada tahun 1998. Kemudian pada tahun 1999 UD Merapi juga mendapat kepercayaan untuk mendistribusikan produk PT Helios Arnott’s Indonesia. B. Perkembangan Cabang
Pada tahun 1996 MERAPI GROUP membuka cabang baru dengan nama CV Intraco Niaga di Muntilan yang memasarkan komoditi dari PT Tiga Raksa Satria untuk daerah Magelang, Kedu dan Wonosobo.
Tahun 1998 dibuka CV Intraco Niaga Yogyakarta untuk memasarkan produk dari PT Helios Arnott’s Indonesia di daerah Yogyakarta.
Pada tahun 1997 berdiri cabang CV Tira Niaga di Yogyakarta yang juga memasarkan produk PT Tiga Raksa Satria. Tahun 1998 barang komoditi yang dipasarkan CV Tira Niaga bertambah dengan produk Aneka Margarin
Indonesia dan pada saat yang hampir sama CV Tira Niaga kembali mendirikan dua cabang baru yang masing-masing berkedudukan di Solo dan Semarang. Kedua cabang baru CV Tira Niaga ini juga memasarkan produk dari PT Sinar Meadow International Indonesia di wilayah sekitarnya. Pada tahun 2002 produk Fermipan dari PT Sangra Ratu Boga ikut bergabung dengan CV Tira Niaga. Seiring dengan berjalannya waktu, CV Tira Niaga pada saat ini telah berganti nama dengan nama CV Tira Persada untuk area Yogyakarta dan Solo, sedangkan untuk Semarang berganti nama dengan CV Tira Persada Jaya.
Pada bulan April 2007, Merapi Group mendapat kesempatan bekerjasama dengan PT Pasific Indomas untuk memasarkan produk minyak goreng Madina dan Avena serta margarine Pamin. Produk dari PT Pasific Indomas ini dipasarkan oleh UD Merapi Magelang. Pada tahun 2007 UD Merapi juga memasarkan beberapa produk utama dari PT URC Indonesia seperti permen Maxis, Dynamite, Alus, serta snack Piattos, Sea Crunch, dan lain sebagainya.
Awal Februari tahun 2009 Merapi Group kembali membuka satu cabang baru di Purwokerto di bawah manajemen CV Tira Persada dan CV Intraco Niaga. Dengan spesifikasi usaha yang hampir sama dengan CV Tira Persada Yogyakarta, CV Tira Persada Solo, maupun CV Tira Persada Jaya Semarang, divisi baru dari Merapi Group ini pada tahap awal memasarkan produk- produk dari PT Sinar Meadow International Indonesia (margarine), PT Sangra Ratu Boga (Fermipan), dan PT Federal Food Internusa (Coklat), sedangkan CV Intraco Niaga memasarkan produk dari PT Stanli Trijaya Mandiri (Padimas).
Pada tahun 2012 UD Merapi Magelang dan CV Intraco Niaga Yogyakarta sudah tidak beroperasi lagi. Kini MERAPI GROUP memiliki 4 cabang/divisi usaha yang tersebar di wilayah Jawa Tengah dan DI Yogyakarta, yaitu:
1. CV Tira Persada Yogyakarta
2. CV Tira Persada dan CV Intraco Niaga Purwokrto 3. CV Tira Persada Solo
4. CV Tira Persada Jaya Semarang C. Lokasi Perusahaan
Merapi Distribusi Group cabang Tira Persada bersamaan dengan Kantor pusat/ head office Merapi Distribusi Group berkedudukan di Jl. Magelang Km 7,8 No. 49 Sendangadi, Mlati Sleman, Yogyakarta
D. Visi dan Misi Merapi Group
1. Visi Merapi Group : Growing Up Together To Be A Proffesional Team 2. Misi Merapi Group :
a. Memegang komitmen kemitraan yang tertuang dalam perjanjian kerjasama dengan mitra usaha
b. Melaksanakan kegiatan distribusi di wilayah propinsi Jawa Tengah dan DIY
c. Melaksanakan monitoring pencapaian target distribusi dan penjualan d. Mengevaluasi hasil yang telah dicapai serta sistem dan strategi yang
telah dijalankan guna perbaikan dan penyesuaian lebih lanjut
f. Melaksanakan Team Building dan Training bagi seluruh karyawan g. Menggunakan informasi teknologi sebagai sentra informasi dalam
menjalankan kegiatan operasional E. Struktur Organisasi Merapi Group
Merapi Group didirikan dan dipimpin oleh seorang General Manager (GM) yaitu Bapak Handy Kiatarto. Dalam mengatur perusahaannya, GM dibantu oleh karyawan karyawati yang berada di kantor pusat/Head Office Merapi Group, dimana terdapat beberapa bidang yaitu: Business Manager (BM), Sekretaris HRD, Internal Audit, Administrasi dan Keuangan, Accounting dan Pajak.
Struktur organisasi yang dibuat adalah sstruktur organisasi yang ada pada Merapi Group cabang CV Tira Persada Yogyakarta, yaitu:
Gambar 7 Struktur Organisasi Merapi Group cabang CV Tira Persada Yogyakarta Sales Manager Kasir Accounting Kepala Gudang Admin Penjualan Collector Helper Driver Sales Supervisor Salesman
BAB V
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Deskripsi Sistem Penjualan Kredit pada CV Tira Persada Yogyakarta Penjualan yang dilakukan CV Tira Persada Yogyakarta adalah penjualan tunai dan penjualan kredit dengan wilayah pemasaran kabupaten dan kota Daerah Istimewa Yogyakarta.
Sistem penjualan kredit ini dimulai dengan adanya order dari outlet/pelanggan yang akan membeli dan memesan barang. Order ini bisa dilakukan melalui telepon, sms, datang langsung ke CV Tira Persada ataupun perantara salesman. Order tersebut diterima bagian penjualan kemudian dibuatkan faktur penjualan rangkap 4, dimana untuk penjualan kredit, rangkap ke 1 yaitu faktur penjualan yang berwarna putih diserahkan ke kasir untuk disimpan hingga akhir pelunasan outlet/pelanggan, rangkap ke 2 yang berwarna merah dipegang outlet/pelanggan hingga outlet/pelanggan tersebut menyelesaikan kewajibannya dan ditukar dengan faktur rangkap yang berwarna putih, rangkap ke 3 yang berwarna kuning, disimpan admin penjualan untuk lampiran kartu stock persediaan, sedangkan rangkap ke 4 yang berwarna hijau, disimpan oleh bagian gudang untuk lampiran kartu stock persediaan bagian gudang. Pada saat penagihan, admin piutang (kasir) membuat daftar tagihan sesuai dengan faktur rangkap yang berwarna putih yang disimpan sebelumnya untuk dilakukan penagihan oleh perusahaan kepada outlet/pelanggan atas piutang, dan pelunasan piutang tersebut akan
tercatat sebagai penerimaan kas perusahaan. Penerimaan kas ini kemudian oleh bagian kasir dibuatkan bukti kas masuk (BKM).
1. Fungsi-fungsi yang terkait dengan Sistem Penjualan Kredit CV Tira Persada Yogyakarta
a. Fungsi Penjualan
Fungsi penjualan bertugas menerima order dari outlet/pelanggan. Order ini dapat diterima melalui telepon, sms, datang langsung, ataupun order yang dibawa oleh salesman. Bagian penjualan lalu mengecek ketersediaan barang yang kemudian dibuatkan faktur penjualan beserta informasi-informasi yang dibutuhkan. Kemudian diotorisasi dengan membubuhkan tandatangan serta cap perusahaan pada faktur penjualan.
b. Fungsi Kredit
Fungsi kredit dipegang oleh sales supervisor yang bertanggung jawab dalam memeriksa dan menyetujui adanya penambahan outlet/pelanggan baru, dimana sales supervisor ini yang berhak menentukan pemberian kredit untuk outlet/pelanggan yang baru ini. c. Fungsi Gudang
Fungsi gudang dipegang oleh kepala gudang yang bertanggung jawab pada keluar masuknya barang dalam gudang, menyimpan barang dan menyiapkan barang yang telah dipesan oleh outlet/pelanggan serta menyerahkan barang ke bagian pengiriman. Setelah mendapatkan
faktur penjualan dari fungsi penjualan, kepala gudang membubuhkan tandatangan pada faktur penjualan.
d. Fungsi Pengiriman
Fungsi Pengiriman berada di tangan driver, dimana driver bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar faktur penjualan yang sudah dibuat oleh fungsi penjualan. Driver juga membubuhkan tandatangan pada faktur penjualan. Setelah barang sampai di outlet/pelanggan, kemudian outlet/pelanggan memberi cap outlet dan tandatangan pada faktur.
e. Fungsi Piutang
Fungsi piutang berada di tangan kasir, dimana kasir dapat menyimpan faktur penjualan kredit dan membuat daftar tagihan yang akan ditagihkan ke outlet/pelanggan. Setelah pencetakan daftar tagihan, diotorisasi dengan membubuhkan tandatangan bagian piutang (sebagai yang menyerahkan daftar tagihan sebelum dilakukan penagihan), salesman (sebagai yang menerima daftar tagihan sebelum dilakukan penagihan), bagian akuntansi (untuk memeriksa kecocokan data yang akan ditagih). Setelah dilakukan penagihan, daftar tagihan tersebut diserahkan kembali ke bagian piutang dengan dibubuhi tandatangan salesman (sebagai yang menyerahkan setelah penagihan), kasir (sebagai yang menerima daftar tagihan beserta hasil tagihannya), bagian akuntansi (untuk memeriksa kecocokan data).
f. Fungsi Penagihan
Fungsi penagihan berada ditangan collector yang bertanggung jawab dalam melakukan penagihan ke outlet/pelanggan. Collector dapat dilakukan oleh fungsi penjualan, fungsi kasir, fungsi pengiriman, salesman, sales supervisor.
g. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk memeriksa daftar tagihan, memeriksa laporan umur piutang dagang yang dibuat oleh kasir, memeriksa dan menandatangani bukti kas masuk yang dibuat oleh kasir, serta melakukan input kas besar pada komputer.
2. Dokumen-dokumen yang terkait dengan Sistem Penjualan Kredit CV Tira Persada Yogyakarta
a. Faktur Penjualan
Faktur penjualan ini terdiri dari 4 rangkap. Rangkap ke-1 disimpan oleh kasir untuk dibuatkan daftar tagihan. Faktur rangkap ke-2 disimpan admin penjualan. Faktur rangkap ke-3 dipegang oleh outlet/pelanggan yang kredit hingga terlunasi kewajibannya, sedangkan faktur rangkap ke-4 dipegang oleh bagian gudang untuk lampiran kartu stok persediaan.
b. Tanda Terima Pembayaran
Tanda terima pembayaran ini dibuat 3 rangkap. Rangkap 1 untuk outlet/pelanggan, rangkap 2 untuk kasir, dan rangkap 3 untuk bagian piutang. Tanda terima pembayaran ini digunakan untuk bukti
c. Daftar Tagihan Piutang
Daftar tagihan piutang ini berfungsi sebagai daftar outlet/pelanggan yang akan ditagih oleh collector sebagai acuan penagihan. Pembuatan daftar ini didasarkan atas tanggal jatuh tempo yang diberikan di awal pembuatan faktur penjualan oleh bagian penjualan ataupun atas permintaan collector.
d. Bukti Kas Masuk (BKM)
Bukti kas masuk ini dibuat oleh kasir setelah diterima hasil dari tagihan yang dilakukan oleh collector.
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Penjualan Kredit CV Tira Persada Yogyakarta
a. Kas Intern (KI)
Kas intern ini dibuat oleh admin penjualan untuk mencatat penjualan tunai ataupun kredit, dan diotorisasi oleh admin penjualan, bagian akuntansi, dan sales supervisor
b. Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan dibuat oleh bagian akuntansi berdasarkan kas intern yang dibuat oleh bagian penjualan.
c. Buku Piutang per Sales
Buku piutang per sales digunakan untuk mencatat setiap piutang yang timbul dan mencatat setiap pembayaran yang dilakukan oleh outlet/pelanggan. Buku ini dibuat sesuai dengan jumlah salesman yang ada guna memisahkan outlet/pelanggan mana saja yang dipegang oleh masing-masing salesman.
d. Buku Rekap Faktur
Buku rekap faktur, digunakan untuk mencatat penjualan yang terjadi baik penjualan tunai maupun kredit. Buku ini berisi hari/tanggal, nama outlet, jumlah penjualan, tandatangan admin penjualan, kepala gudang, bagian piutang.
e. Buku Rekap Delivery
Buku ini dibuat oleh kepala gudang sebagai bukti penyerahan dan penerimaan faktur penjualan dari bagian gudang ke bagian pengiriman. f. Kartu Stok Persediaan
Kartu stok persediaan ini digunakan untuk mencatat barang masuk dan barang keluar. Kartu stok ini dibuat 2 dengan pembuat yang berbeda, yaitu admin penjualan dan bagian gudang, agar barang dapat terkontrol. 4. Jaringan Prosedur yang ada dalam Sistem Penjualan Kredit CV Tira
Persada Yogyakarta
a. Prosedur Order Penjualan
Fungsi penjualan menerima order dari outlet/pelanggan melalui telepon, calon pembeli datang langsung, order yang dibawa oleh salesman kemudian fungsi penjualan mengecek ketersediaan barang lalu membuatkan 4 rangkap faktur penjualan dan menambahkan informasi penting pada faktur tersebut. Faktur ini kemudian diotorisasi dengan membubuhkan cap perusahaan, tandatangan admin penjualan, kepala gudang, pembawa barang, dan outlet/pelanggan. Tandatangan dan cap outlet/pelanggan ini dilakukan jika barang sudah diterima
b. Prosedur Persetujuan Kredit
Persetujuan kredit di lakukan oleh Sales Manager, dimana bila ada outlet/pelanggan baru harus dibuat register terlebih dahulu dan selama dua bulan harus melakukan pembelian secara cash untuk kemudian direview apakah layak mendapat kredit atau tidaknya. Jika outlet tersebut layak diberikan kredit, maka oleh Sales Manager diberitahukan kepada akunting untuk status kreditnya.
c. Prosedur Pengiriman Barang
Fungsi pengiriman dapat dilakukan oleh salesman, driver, sales supervisor. Fungsi ini mengirimkan barang sesuai dengan faktur penjualan yang dibuat oleh admin pejualan. Faktur penjualan yang dibawa oleh fungsi pengiriman ini adalah semua faktur rangkap, dimana untuk penjualan kredit faktur yang berwarna merah diserahkan ke outlet/pelanggan untuk pegangan sampai melunasi kewajibannya. Faktur rangkap lainnya kembali dan diserakan ke masing-masing fungsi yang berhak.
d. Prosedur Penagihan Piutang
Fungsi piutang yang dipegang oleh kasir membuatkan daftar tagihan sesuai dari faktur rangkap ke-1 yang disimpan kasir dengan mengurutkan tanggal jatuh temponya atau atas permintaan collector. Daftar tagihan ini beserta faktur rangkap ke-1 kemudian di pegang oleh collector untuk dilakukan penagihan kepada outlet/pelanggan. Daftar tagihan ini setelah dicetak kemudian diotorisasi oleh admin
piutang, penerima daftar tagihan, bagian akuntansi. Sekembalinya
collector dalam melakukan tagihan kemudian diotorisasi oleh kasir,
penyerah daftar tagihan dan hasilnya, bagian akuntansi. e. Prosedur Pencatatan Piutang
Pencatatan piutang ini dilakukan oleh bagian kasir. Outlet/pelanggan yang kredit dicatat dalam buku piutang per sales. Catatan ini terdiri dari hari dan tanggal, nama outlet/pelanggan, nomer faktur penjualan, nominal harga, pelunasan, keterangan. Kolom pelunasan ini di isi oleh nomer bukti kas masuk dan jumlahnya, kolom ini isi sampai outlet/pelanggan selesai atas kewajibannya. Sedangkan kolom keterangan diisi apabila outlet/pelanggan sudah selesai menyelesaikan kewajibannya. Kolom ini diisi dengan huruf “L” dimana artinya adalah “Lunas”. Kasir harus merekap piutang ini dengan input di komputer untuk mengelompokkan nama outlet/pelanggan serta jumlah tanggungannya, sehingga didapat laporan piutang pelanggan.
f. Prosedur Pencatatan Penjualan
Admin penjualan mencatat penjualan ini pada buku rekap faktur dan kas intern (KI).
Pencatatan pada buku rekap faktur ini dilakukan setelah dicetaknya faktur penjualan. Buku ini berisikan hari dan tanggal, nama outlet/pelanggan, nominal harga, kolom otorisasi. Kolom otorisasi ini terdiri dari 3 bagian yaitu admin penjualan, kolom sebelum barang
memberikan tandatangan lebih dahulu untuk manandakan faktur telah siap dan sesuai, setelah pengiriman admin penjualan juga membubuhkan tandatangan untuk faktur penjualan tunai. Sebelum barang dikirim kepala gudang, harus menandatangani buku ini, kemudian setelah barang dikirim bagian-bagian tersebut harus menandatangani buku ini lagi, guna diketahui apakah faktur penjualan tersebut kembali atau tidak, dan terkadang ada perubahan dari faktur tunai menjadi kredit begitu pula sebaliknya. Untuk faktur kredit maka bagian piutang harus tandatangan di buku rekap faktur ini.
Pencatatan pada kas intern (KI) dilakukan oleh admin penjualan. Catatan ini dibuat dalam 1 lembar kertas setiap harinya dengan format yang sudah ditentukan yaitu nama outlet/pelanggan baik tunai ataupun kredit, nominal harga, jumlah potongan-potongan yang diberikan perusahaan. KI ini diotorisasi oleh admin penjualan, bagian akuntansi, sales supervisor.
B. Perbandingan Kebijakan Perusahaan Mengenai Sistem Penjualan Kredit di dalam Standar Operating Prosedure dengan Praktek yang Dilaksanakan CV Tira Persada Yogyakarta
1. Prosedur Order Penjualan yang ada dalam Sistem Penjualan Kredit. Tabel 2 Perbandingan prosedur order penjualan yang ada dalam sistem
penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur order penjualan di dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan
SOP Praktek Temuan
Surat order penjualan dibuat oleh Salesman rangkap 2. Asli untuk admin penjualan, rangkap 1 untuk
outlet/pelanggan. Surat pesanan ditandatangan, cap, nama outlet, approval SS/SM. Jika tidak ada SS/SM bisa dimintakan ke bagian akuntansi
Salesman dan admin penjualan menerima order dan dibuatkan surat order pada kertas kecil tanpa ada
otorisasi dari outlet dan approval SS/SM
Surat order hanya berbentuk secarik kertas yang sewaktu- waktu dapat hilang, dan tidak ada otorisasi manapun.
Admin penjualan input Surat Order Penjualan ke komputer
Admin penjualan tidak pernah input surat order penjualan ke komputer
Admin penjualan tidak mengikuti SOP Admin penjualan membuat
dan mencetak faktur penjualan (4 rangkap) atas surat order penjualan yang sudah diinput di komputer
Admin penjualan membuat dan mencetak faktur penjualan empat rangkap atas surat order dari secarik kertas
Admin penjualan membuat dan mencetak faktur penjualan
berdasarkan surat order penjualan dari secarik kertas diatas yang kurang bisa dipertanggungjawab kan
Faktur penjualan harus di berikan tandatangan admin penjualan, kepala gudang, driver, cap perusahaan.
Faktur penjualan dan rangkapannya diotorisasi admin penjualan, kepala gudang, driver dan diberi cap perusahaan
Sesuai dengan SOP
Admin penjualan membuat dan mencetak Faktur Pajak Penjualan
Admin penjualan membuat dan mencetak faktur pajak penjualan
Tabel 3 Perbandingan prosedur order penjualan yang ada dalam sistem penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur order penjualan di dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan (lanjutan)
SOP Praktek Temuan
Admin penjualan merekap faktur penjualan yang akan dikirim ke Buku Rekap Faktur Penjualan dan menyerahkan faktur penjualan asli dan rangkapannya ke kepala gudang
Admin penjualan merekap faktur penjualan ke buku rekap faktur dan
menyerahkan faktur penjualan dan rangkapannya ke kepala gudang Sesuai dengan SOP Admin penjualan tandatangan pada buku rekap faktur sebelum faktur dikirim
Admin penjualan tandatangan pada buku rekapa faktur sebelum faktur dikirim
Sesuai dengan SOP
Admin penjualan mencatat pengeluaran barang atas faktur penjualan di kartu stock manual admin
Admin penjualan mencatat pengeluaran barang atas faktur penjualan di kartu stock manual admin
Sesuai dengan SOP
Admin penjualan merekap faktur penjualan di kas intern (KI)
Admin penjualan merekap faktur penjualan di KI
Sesuai dengan SOP
Admin penjualan membuat laporan penjualan terinci dengan memisahkan diskon penjualannya
Admin penjualan membuat laporan penjualan terinci dengan memisahkan diskon penjualan
Pembuatan laporan ini tidak cepat disajikan dan terkadang salah hitung