ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN KREDIT
Studi Kasus di Merapi Distribusi Group & Baking Center
Cabang CV Tira Persada Yogyakarta
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh :
Eska Dia
NIM : 062114126
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN KREDIT
Studi Kasus di Merapi Distribusi Group & Baking Center
Cabang CV Tira Persada Yogyakarta
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh :
Eska Dia
NIM : 062114126
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
“Semua Akan I ndah Pada W akt unya”
じかんがたくさんかかってもきっとゆめをとれ
(Jikan ga takusan kakatte mo kitto yume wo tore)
“Raih yang kau inginkan walaupun membut uhkan wakt u yang lama”
(Penulis)
Skripsi ini kuper sembahkan kepada:
- Keluargaku-
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN AKUNTANSI
–
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul:
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN KREDIT (Studi
Kasus di Merapi Distribusi Grup & Baking Center Cabang CV Tira Persada
Yogyakarta) dan diajukan untuk diuji pada tanggal 22 Juli 2013 adalah hasil
karya saya.
Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini
tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil
dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau symbol
yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang
saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian
atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan
orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.
Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak,
dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil
tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan
tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya
sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya
terima.
Yogyakarta, 11 September 2013
Yang membuat pernyataan,
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN
PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Yang bertandatangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma :
Nama
: Eska Dia
Nomor Induk Mahasiswa
: 062114126
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan
Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul :
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN KREDIT Studi
Kasus di Merapi Distribusi Grup & Baking Center Cabang CV Tira Persada
Yogyakarta
Beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan
kepada Perpustakaan Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengallihkan dalam
bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikan
secara terbatas, dan mempublikasikannya di Internet atau media lain untuk
kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan
royalty kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis.
Demikian pernyataan ini yang saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di Yogyakarta
Pada tanggal : 11 September 2013
Yang menyatakan
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas limpahan berkat dan rahmat-Nya, yang tiada henti sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
Skripsi dengan judul “Analisis dan Perancangan Sistem Penjualan Kredit” ini dibuat untuk memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar Sarjana Ekonomi, Program Studi Akuntansi, Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
Penulis menyadari bahwa tanpa bantuan dari berbagai pihak, skripsi ini tidak mungkin dapat diselesaikan. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada :
1. Dr. Ir, P. Wiryono Priyotamtama, S.J, selaku Rektor Universitas Sanata Dharma Yogyakarta yang telah memberikan kesempatan bagi penulis untuk belajar dan mengembangkan kepribadian.
2. Drs. Y.P. Supardiyono, M.Si., Akt., QIA Selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu untuk membimbing dan memberi masukan dalam penyusunan skripsi ini.
4. Karyawan-karyawati Head Office dan CV Tira Persada yang sudah memberikan segala pemenuhan informasi yang dibutuhkan dan semangat dalam pengerjaan skripsi ini.
5. Kedua orang tuaku yang super hebat, kakak, adik, dan seluruh keluarga besar yang telah memberikan dukungan dan semangat. 6. Teman-temanku yang selalu memberikan semangat, obrolan-obrolan
gak jelas: Bayu, Hanung, Esti, Candra, Safira, Tezty, Fenti, Rozky, Joan, Bili, K’ Evi, K’ Wahyu, Mas Dana, Mas Husni, ‘Pai Ndok, Vera, Yun2, Mas Wahyu, Decy, Veni, Eli, Mea, Nila, Liani, Gita, Doni, Roni, Langgeng, Bang Her, Agung, Aan.
7. Teman-teman yang katanya “Genk Kobra” atas kegilaannya, dukungannya : Ringga, Ari, Zar, Septian, Adib, Moeh, Arif, Vaula, Eka, Lona, Pauline, Hany, Gilang, Merza.
8. Teman-teman sanggar tari “Sekar Mayang” : ibu Rini, Lista, mbak Diana, Anita, dkk.
9. Teman-teman Papmi DIY, deadlinenya bareng terus ma skripsi. 10.Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangannya, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca.
Yogyakarta, 8 Juli 2013
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
HALAMAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... iv
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ... v
HALAMAN PERNYATAAN PUBLIKASI ... vi
HALAMAN KATA PENGANTAR... vii
HALAMAN DAFTAR ISI ... ix
HALAMAN DAFTAR TABEL ... xii
HALAMAN DAFTAR GAMBAR ... xiii
ABSTRAK ... xiv
ABSTRACT ... xv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 2
C. Tujuan Penelitian ... 3
D. Manfaat Penelitian ... 3
E. Sistematika Penulisan ... 4
BAB II LANDASAN TEORI ... 6
A. Sistem ... 6
1. Pengertian Sistem ... 6
2. Karakteristik Sistem ... 6
B. Sistem Akuntansi ... 9
1. Pengetian Sistem Akuntansi ... 9
2. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi ... 9
C. Sistem Penjualan Kredit ... 10
1. Pengertian Penjualan, Penjualan Kredit dan Sistem Penjualan10 2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penjualan Kredit ... 11
3. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penjualan Kredit 12 4. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Penjualan Kredit ... 12
5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan Kredit13 D. Sistem Pengendalian Intern ... 14
1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern ... 14
2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern... 14
3. Unsur-Unsur Pengendalian Intern Sistem Penjualan Kredit 15 E. Pengembangan Sistem... 17
1. Pengertian Pengembangan Sistem ... 17
2. Tujuan Pengembangan Sistem ... 18
3. Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 18
G. Perancangan Sistem ... 20
1. Pengertian Perancangan Sistem ... 20
2. Tujuan Perancangan Sistem ... 21
H. Bagan Alir (flowchart) ... 22
I. Diagram Arus Data (data flow diagram) ... 24
BAB III METODE PENELITIAN ... 27
A. Jenis Penelitian ... 27
B. Waktu dan Tempat Penelitian ... 27
1. Waktu Penelitian ... 27
2. Tempat Penelitian ... 27
C. Subjek dan Objek Penelitian... 27
1. Subjek Penelitian ... 27
2. Objek Penelitian ... 27
D. Data Penelitian ... 28
E. Teknik Pengumpulan Data ... 28
F. Teknik Analisis Data ... 29
BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 32
A. Sejarah Berdirinya Merapi Group ... 32
B. Perkembangan Cabang ... 32
C. Lokasi Perusahaan... 34
D. Visi dan Misi Merapi Group ... 34
E. Struktur Organisasi Merapi Group Cabang CV Tira Persada ... 35
BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ... 37
A. Deskripsi Sistem Penjualan Kredit pada CV Tira Persada... Yogyakarta... 37
1. Fungsi-fungsi yang ada dalam sistem penjualan kredit CV Tira Persada Yogyakarta ... 38
2. Dokumen-dokumen yang ada dalam sistem penjualan kredit CV Tira Persada Yogyakarta ... 40
3. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit CV Tira Persada Yogyakarta ... 41
4. Jaringan prosedur yang ada dalam sistem penjualan kredit CV Tira Persada Yogyakarta ... 42
B. Perbandingan kebijakan perusahaan mengenai sistem penjualan kredit di dalam Standar Operating Prosedure dengan praktek yang dilaksanakan CV Tira Persada Yogyakarta ... 46
1. Prosedur order penjualan yang ada dalam sistem penjualan kredit ... 46
2. Prosedur persetujuan kredit ... 48
3. Prosedur pengiriman barang yang ada dalam sistem penjualan kredit ... 48
4. Prosedur pencatatan piutang yang ada dalam sistem penjualan kredit ... 50
6. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsi
-onal ... 52
7. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan ... 53
8. Praktik yang sehat dalam pelaksanaan fungsi ... 54
C. Analisis untuk menjawab permasalahan kedua ... 57
1. Gambar flowchart sistem penjualan kredit yang dilaksanakan CV Tira Persada Yogyakarta ... 57
2. Identifikasi masalah penjualan kredit ... 62
a) Mengidentifikasi Masalah ... 62
b) Mengidentifikasi Penyebab Masalah ... 62
c) Mengidentifikasi Titik Keputusan ... 63
d) Mengidentifikasi Personil Kunci ... 64
3. Rancangan Struktur Organisasi CV Tira Persada Yogyakarta 68 4. Rancangan Bagan Alir (flowchart) sistem penjualan kredit 77 5. Rancangan Data Flow Diagram ... 92
6. Rancangan Keluaran... 101
BAB VI PENUTUP ... 110
A. Kesimpulan ... 110
B. Keterbatasan Penelitian ... 111
C. Saran ... 111
DAFTAR PUSTAKA ... 112
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Simbol-simbol dalam bagan alir dokumen ... 23 Tabel 2 Perbandingan prosedur order penjualan yang ada dalam sistem
penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur order penjualan di dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan . 46 Tabel 3 Perbandingan prosedur order penjualan yang ada dalam sistem penjualan
kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur order penjualan di dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan (lanjutan) ... 47 Tabel 4 Perbandingan prosedur persetujuan kredit yang ada dalam sistem
penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur persetujuan kredit di dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan 48 Tabel 5 Perbandingan prosedur pengiriman barang yang ada dalam sistem
penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur pengiriman barang di dalam SOP sistem penjualan kredit
perusahaan ... 48 Tabel 6 Perbandingan prosedur pengiriman barang yang ada dalam sistem
penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur pengiriman barang di dalam SOP sistem penjualan kredit
perusahaan (lanjutan) ... 49 Tabel 7 Perbandingan prosedur pencatatan piutang yang ada dalam sistem
penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur pencatatan piutang di dalam SOP sistem penjualan kredit
perusahaan ... 50 Tabel 8 Perbandingan prosedur penagihan piutang yang ada dalam sistem
penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur penagihan piutang di dalam SOP sistem penjualan kredit
perusahaan ... 50 Tabel 9 Perbandingan prosedur penagihan piutang yang ada dalam sistem
penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur penagihan piutang di dalam SOP sistem penjualan kredit
perusahaan (lanjutan) ... 51 Tabel 10 Perbandingan prosedur penagihan piutang yang ada dalam sistem
penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur penagihan piutang di dalam SOP sistem penjualan kredit
perusahaan (lanjutan) ... 52 Tabel 11 Perbandingan struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab
fungsional dalam praktek sistem penjualan kredit perusahaan dengan yang ada dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan... 52 Tabel 12 Perbandingan sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam
praktek pelaksanaan sistem penjualan kredit dengan yang ada
dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan ... 53 Tabel 13 Perbandingan praktik yang sehat dalam pelaksanaan fungsi
dalam sistem penjualan kredit dengan yang ada dalam SOP
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 19
Gambar 2 Simbol Kesatuan Luar ... 24
Gambar 3 Aliran Data ... 24
Gambar 4 Proses ... 25
Gambar 5 Simpanan Data ... 25
Gambar 6 Hubungan Entitas, Aliran Data, Proses, dan Penyimpanan Data . 26 Gambar 7 Struktur Organisasi Merapi Group cabang CV Tira Persada Yogyakarta ... 36
Gambar 8 Flowchart sistem penjualan kredit ... 57
Gambar 9 Flowchart sistem penjualan kredit (lanjutan) ... 58
Gambar 10 Flowchart sistem penjualan kredit (lanjutan) ... 59
Gambar 11 Flowchart sistem penjualan kredit (lanjutan) ... 60
Gambar 12 Flowchart sistem penjualan kredit (lanjutan) ... 61
Gambar 13 Rancangan Struktur Organisasi CV Tira Persada Yogyakarta ... 68
Gambar 14 Rancangan Bagan alir dokumen sistem penjualan kredit ... 77
Gambar 15 Rancangan Bagan alir dokumen sistem penjualan kredit (lanjutan) 78 Gambar 16 Rancangan Bagan alir dokumen sistem penjualan kredit (lanjutan) 79 Gambar 17 Rancangan Bagan alir dokumen sistem penjualan kredit (lanjutan) 80 Gambar 18 Rancangan Bagan alir dokumen sistem penjualan kredit (lanjutan) 81 Gambar 19 Rancangan Bagan alir dokumen sistem penjualan kredit (lanjutan) 82 Gambar 20 Rancangan Konteks Diagram ... 92
Gambar 21 Rancangan Diagram Berjenjang ... 93
Gambar 22 Rancangan Diagram Level 0 (nol) ... 94
Gambar 23 Rancangan DFD level 1 proses 1 ... 95
Gambar 24 Rancangan DFD level 1 proses 2 ... 96
Gambar 25 Rancangan DFD level 1 proses 3 ... 97
Gambar 26 Rancangan DFD level 1 proses 4 ... 98
Gambar 27 Rancangan DFD level 1 proses 5 ... 99
Gambar 28 Rancangan DFD untuk Pelaporan Manajemen ... 100
Gambar 29 Rancangan Surat Order Penjualan ... 101
Gambar 30 Rancangan Faktur Penjualan ... 102
Gambar 31 Rancangan Kartu Semua Persediaan Semua Pemasok ... 103
Gambar 32 Rancangan Kartu Persediaan Per Barang ... 104
Gambar 33 Rancangan Laporan Penjualan ... 105
Gambar 34 Rancangan Laporan Piutang Per Pelanggan ... 106
Gambar 35 Rancangan Laporan Piutang Pelanggan Per Sales ... 107
Gambar 36 Rancangan Laporan Piutang Pelanggan Per Sales Per Area ... 108
ABSTRAK
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN KREDIT
Studi Kasus di “Merapi Distribusi Grup & Baking Center”
Cabang CV Tira Persada Yogyakarta
Eska Dia NIM : 062114126 Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta 2013
Tujuan penelitian ini adalah: (1) untuk mengetahui apakah penerapan sistem penjualan kredit pada Merapi Distribusi Grup & Baking Center cabang CV Tira Persada Yogyakarta telah sesuai dengan Standart Operating Procedure sistem penjualan kredit perusahaan, (2) untuk memberikan rancangan sistem penjualan kredit yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Latar belakang masalah berisi kebutuhan perusahaan akan pengembangan sistem yang sesuai dengan perusahaan setelah melihat adanya kendala-kendala yang timbul dari sistem yang telah berjalan.
Jenis penelitian ini berupa studi kasus. Data diperoleh dengan melakukan wawancara, dokumentasi, dan observasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah (1) mendeskripsikan sistem penjualan kredit yang sudah ada dalam perusahaan, (2) mencocokkan antara kebijakan perusahaan mengenai sistem penjualan kredit yang tertuang di dalam Standart Operating Procedure dengan praktek pelaksanaan sistem penjualan kredit di perusahaan, (3) mengidentifikasi masalah dengan cara melakukan identifikasi masalah, mengidentifikasi penyebab masalah, mengidentifikasi titik keputusan dan mengidentifikasi personil-personil kunci, (4) melakukan perancangan sistem penjualan kredit CV Tira Persada Yogyakarta.
ABSTRACT
ANALYSIS AND DESIGN OF CREDIT SALES SYSTEM
A Case Study at “Merapi Distribusi Grup & Baking Center”
Branch CV Tira Persada Yogyakarta
Eska Dia NIM : 062114126 Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta 2013
The objectives of this research were: (1) to assess whether the application of the system of credit sales at Merapi Distribution Group & Baking Center CV Tira Persada Yogyakarta branch is in accordance with the Standard Operating Procedure corporate credit sales system, (2) to give credit sales system design according to the needs of the company. Background of the research is the need for development of the accounting system at the company considering any constrains arising from the system that has been running.
The type of the research was a case study. Data was collected by interviews, documentation and observation. The techniques used in analyzing the data were (1) describing the existing system of credit sales in the company, (2) veryfing between the company’s policy regarding credit sales system in the Standard Operating Procedure with the practice of credit sales in the company, (3) identifying the problem by identify the problem, the cause of the problem, the decision points and the key personnel, (4) designing the credit sales system of CV Tira Persada Yogyakarta.
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Aktivitas penjualan merupakan tujuan utama perusahaan dagang, sehingga banyak cara yang ditempuh oleh perusahaan untuk memperbaiki sistem penjualan yang mereka miliki mulai dari cara tradisional sampai cara modern. Seiring dengan berkembangnya teknologi yang sangat pesat, banyak sekali perusahaan-perusahaan yang memanfaatkan teknologi untuk memperbaiki sistem penjualan mereka untuk mendapatkan informasi yang berkualitas. Sistem penjualan yang dapat memberikan informasi yang berkualitas tersebut harus dirancang sesuai dengan situasi, kondisi, dan kebutuhan perusahaan.
bidangnya, hal ini menyebabkan kebutuhan perusahaan akan pengembangan sistem menjadi semakin meningkat.
Dalam kegiatan penjualan kredit yang dilakukan perusahaan melibatkan berbagai fungsi diantaranya fungsi penjualan, fungsi kasir, fungsi gudang, fungsi piutang, fungsi penagihan, fungsi akuntansi. Dengan demikian akan mudah terjadi kemungkinan penyimpangan atau kesalahan seperti perangkapan fungsi dalam satu kegiatan, Pada kegiatan ini seharusnya terdapat fungsi penagihan yang tepisah dari fungsi kasir, fungsi penjualan terpisah dari fungsi lainnya. Untuk mengatur agar tidak terjadi perangkapan tugas, maka diperlukan sebuah sistem yang sesuai agar aktivitas penjualan dapat berjalan dengan baik.
Mengingat pentingnya sistem penjualan kredit bagi perusahaan, maka penulis tertarik untuk menganalisis dan merancang sistem penjualan kredit pada perusahaan Merapi Distribusi & Baking Center cabang CV Tira Persada Yogyakarta.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan, penelitian ini mengangkat masalah sebagai berikut:
2. Bagaimana rancangan sistem penjualan kredit yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Merapi Distribusi & Baking Center cabang CV Tira Persada Yogyakarta?
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian yang dilaksanakan pada perusahaan Merapi Distribusi cabang Tira Persada Yogyakarta adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui apakah penerapan sistem penjualan kredit telah sesuai dengan Standart Operating Procedure penjualan kredit CV Tira Persada Yogyakarta.
2. Untuk memberikan rancangan sistem penjualan kredit yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Perusahaan Merapi Distribusi & Baking Center cabang CV Tira Persada Yogyakarta
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran dan informasi bagi perusahaan Merapi Distribisi & Baking Center cabang CV Tira Pesada Yogyakarta mengenai sistem penjualan kredit.
2. Bagi Universitas Sanata Dharma
Dapat menambah kepustakaan dan sebagai referensi yang dapat dipakai oleh mahasiswa untuk penelitian lebih lanjut apabila ada penelitian sejenis berikutnya.
Penulis dapat menerapkan teori-teori yang sudah diperoleh selama kuliah dalam penerapannya pada perusahaan.
E. Sistematika Penulisan
Bab I Pendahuluan
Bab ini membahas mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, dan sistematika penulisan.
Bab II Landasan Teori
Bab ini berisikan teori-teori yang dipakai untuk mengolah data atau dasar penulisan penelitian ini, yaitu sistem penjualan kredit, sistem pengendalian intern, serta analisis dan perancangan sistem.
Bab III Metode Penelitian
Bab ini menguraikan tentang jenis penelitian, waktu dan tempat penelitian, subyek dan objek penelitian, data penelitian, teknik pengumpulan data, dan teknik analisis data.
Bab IV Gambaran Umum Perusahaan
Bab ini menjelaskan mengenai gambaran umum, struktur organisasi perusahaan yang diteliti oleh penulis.
Bab V Analisis Data dan Pembahasan
Bab VI Penutup
BAB II LANDASAN TEORI
A. Sistem
1. Pengertian Sistem
Menurut Jogiyanto (2005: 2) terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini.
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut ini.
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen akan lebih mudah di dalam mempelajari suatu sistem untuk tujuan analisis dan perancangan suatu sistem.
2. Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto (2005: 3) suatu sistem mempunyai karakteristik atau
a. Komponen Sistem
Sistem terbentuk dari kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Komponen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat dari sistem itu sendiri untuk menjalankan suatu fungsi dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
b. Batas Sistem
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. c. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
d. Penghubung Sistem
dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
e. Masukan Sistem
Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
f. Keluaran Sistem
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
g. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
h. Sasaran Sistem
B. Sistem Akuntansi
1. Pengertian Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001: 3) adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
2. Unsur- unsur Sistem Akuntansi
Unsur- unsur sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001: 3-5) adalah sebagai berikut:
1. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Dari formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam pencatatan.
2. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya.
3. Buku Besar
4. Buku Pembantu
Buku pembantu terdiri dari rekening- rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.
5. Laporan
Laporan adalah hasil akhir dari proses akuntansi yang dapat berupa neraca, laporan laba ditahan atau laporan laba rugi, laporan perubahan modal, laporan arus kas, laporan penjualan barang, laporan harga pokok produksi, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya, dan sebagainya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran dari sistem akuntansi.
C. Sistem Penjualan Kredit
1. Pengertian Penjualan, Penjualan Kredit, dan Sistem Penjualan
Penjualan merupakan suatu aktivitas penyerahan hak seseorang atas suatu benda kepada orang lain dari orang yang menerima hak atas barang tersebut.
Penjualan kredit menurut Mulyadi (2001: 202) adalah penjualan yang dilakukan perusahaan jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya.
sedemikian rupa sehingga menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen, tentang penjualan yang dilakukan oleh perusahaan.
2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2001: 204) fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah:
a. Fungsi Penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order pembelian.
b. Fungsi Kredit
Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
c. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
d. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan.
e. Fungsi Penagihan
f. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan.
3. Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Kredit
a. Surat order pengiriman dan tembusannya.
Surat order pengiriman dan tembusannya merupakan dokumen untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan.
b. Faktur dan tembusannya.
Faktur dan tembusannya merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang.
c. Rekapitulasi harga pokok penjualan.
Rekapitilasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
d. Bukti memorial
Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum.
4. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Penjualan Kredit
a. Jurnal Penjualan
b. Kartu Piutang
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap- tiap debiturnya.
c. Kartu Persediaan
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.
d. Kartu Gudang
Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.
e. Jurnal Umum
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan Kredit
a. Prosedur order penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. b. Prosedur persetujuan kredit
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.
c. Prosedur pengiriman
d. Prosedur penagihan
Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli.
e. Prosedur pencatatan piutang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang.
f. Prosedur distribusi penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.
g. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. D. Sistem Pengendalian Intern
1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2001: 165), sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
a. menjaga kekayaan organisasi.
b. mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. c. mendorong efisiensi.
d. mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
3. Unsur-Unsur Pengendalian Intern Sistem Penjualan Kredit
Unsur-unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penjualan kredit adalah:
a. Struktur Organisasi.
1) Fungsi penjualan harus terpisah dari funsi kredit
2) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit
3) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas
4) Transaksi penjualan kredit harus dilakukan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
1) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman
3) Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman
4) Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut
5) Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan
6) Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo kredit) 7) Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan
yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat c. Praktik yang Sehat
1) Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan
2) Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan
4) Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar.
E. Pengembangan Sistem
1. Pengertian Pengembangan Sistem
Pengembangan Sistem adalah menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada (Jogiyanto, 2005: 35). Dengan dikembangkan sistem yang baru, maka diharapkan akan menjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan PIECES (merupakan singkatan untuk memudahkan mengingatnya), yaitu sebagai berikut ini:
a. Performance (Kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja)
sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari:
1) Throughput adalah jumlah pekerjaan yang dilakukan suatu saat
tertentu.
2) Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua
transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut.
b. Information (Informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang
disajikan.
c. Economy (Ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau
d. Control (Pengendali), peningkatan terhadap pengendalian untuk
mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi.
e. Efficiency (Efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi.
f. Services (Pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan
oleh sistem.
2. Tujuan Pengembangan Sistem
Menurut Mulyadi (2001: 19) terdapat 4 tujuan pengembangan sistem, yaitu:
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern. d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi.
3. Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Gambar 1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
F. Analisis Sistem
1. Pengertian Analisis Sistem
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian- bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan- permasalahan, kesempatan- kesempatan, hambatan- hambatan yang terjadi dan kebutuhan- kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan- perbaikannya (Jogiyanto, 2005: 129).
2. Langkah- langkah dalam analisis sistem
Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah- langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem, yaitu sebagai berikut:
Kebijakan dan Perencanaan Sistem
Analisis Sistem
Perancangan Sistem Secara Rinci Perancangan Sistem Secara Umum
Implementasi Sistem Seleksi Sistem
a. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
Dalam kegiatan ini, ada 3 (tiga) masalah yang harus diidentifikasi, yaitu:
1) Mengidentifikasi penyebab masalah. 2) Mengidentifikasi titik keputusan.
3) Mengidentifikasi personil- personil kunci.
b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
c. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
G. Perancangan Sistem
1. Pengertian Perancangan Sistem
Menurut Jogiyanto (2005: 197), perancangan sistem dapat diartikan sebagai berikut:
a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem b. Pendefinisian dari kebutuhan- kebutuhan fungsional c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi d. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk
e. Dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi
2. Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan utama dari perancangan sistem adalah sebagai berikut: a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem
b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli- ahli teknik lainnya yang terlibat.
Untuk mencapai tujuan diatas, analis sistem harus dapat mencapai sasaran- sasaran sebagai berikut:
a. Perancangan sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan.
b. Perancangan sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan sesuai dengan yang telah didefinisikan pada tahap perencanaan sistem yang dilanjutkan pada tahap analisis sistem.
c. Perancangan sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas- tugas yang lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer.
H. Bagan Alir ( flowchart)
Menurut Jogiyanto (2005: 795), bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika.
Pedoman dalam menggambar bagan alir adalah sebagai berikut:
1. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari kiri suatu halaman.
2. Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.
3. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan berakhirnya.
4. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan.
5. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus di dalam urutan yang semestinya.
6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghung.
7. Gunakan simbol-simbol bagan alir yang standar.
Tabel 1 Simbol-Simbol dalam Bagan Alir Dokumen (flowchart)
No. Simbol Keterangan
1
Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua dokumen berupa formulir untuk merekam transaksi.
2
Catatan. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi dari formulir.
3
Penghubung pada halaman yang sama. Simbol ini merupakan penghubung bagan pada halaman yang sama.
4
Penghubung pada halaman yang berbeda. Simbol ini merupakan penghubung bagan pada halaman yang berbeda.
5
Kegiatan manual. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual fungsi-fungsi di dalam sistem.
6
Arsip sementara. Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen yang nantinya akan diambil kembali.
7
Arsip permanen. Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen yang tidak diproses lagi
8
Komputer process. Simbol ini menggambarkan pengolahan data menggunakan komputer.
9
Keying. Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer untuk diproses di dalam komputer.
10
Keputusan. Simbol ini menggambarkan keputusan yang dibuat dalam pemrosesan data.
11
Garis alir. Simbol ini menggambarkan arah proses.
12
Mulai/berakhir. Simbol ini menggambarkan awal dan akhir dari suatu sistem.
13
I. Diagram Arus Data (data flow diagram)
Data arus diagram (DFD) merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi yang dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program. Beberapa simbol yang digunakan pada data arus diagram adalah sebagai berikut:
1. Kesatuan Luar/Entitas
Kesatuan luar di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.
Gambar 2 Simbol Kesatuan Luar
2. Aliran Data
Aliran data di DFD diberikan simbol suatu panah. Aliran data ini mengalir diantara proses, simpanan data, dan kesatuan luar. Aliran data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.
Informasi yang didapat/ informasi yang dihasilkan Gambar 3 Aliran Data a
kesat uan luar A
b kesat uan luar B
c
kesat uan luar C
3. Proses
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu aliran data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan aliran data yang akan keluar dari proses.
Gambar 4 Proses
4. Simpanan Data
Penyimpan data merupakan penyimpanan data yang dapat berupa: a. Suatu file atau basis data di sistem komputer.
b. Suatu arsip atau catatan manual.
c. Suatu kotak tempat data di meja seseorang. d. Suatu tabel acuan manual.
e. Suatu agenda atau buku.
Simpanan data D1
Gambar 6 Hubungan Entitas, Aliran data, Proses, dan Penyimpanan Data
Pedoman dalam pembuatan DFD, yaitu sebagai berikut:
1. Identifikasikan terlebih dahulu semua kesatuan luar yang terlibat di sistem. 2. Identifikasikan semua masukan dan keluaran yang terlibat dengan
kesatuan luar.
3. Gambar diagram konteks.
4. Gambar bagan berjenjang untuk semua proses yang ada di sistem terlebih dahulu.
5. Gambar sketsa DFD untuk overview diagram berdasarkan proses di bagan berjenjang.
6. Gambar DFD untuk level- level berikutnya, yaitu level 1 dan seterusnya untuk tiap- tiap proses yang dipecah- pecah sesuai dengan bagan berjenjangnya.
7. Gambar DFD untuk pelaporan manajemen yang digambar terpisah. a
kesat uan luar A
1 Proses 1 b
kesat uan luar B
2 Proses 2
c
kesat uan luar C
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang dilakukan adalah studi kasus. Penelitian dilakukan secara langsung di lokasi penelitian dengan maksud untuk mendapatkan data dan kesimpulan yang diambil dari penelitian ini hanya berlaku pada waktu tertentu. B. Waktu dan Tempat Penelitian
1. Waktu Penelitian
Penelitian ini akan dilaksanakan pada bulan Februari - Maret 2013. 2. Tempat Penelitian
Penelitian ini akan dilaksanakan pada perusahaan Merapi Distribusi cabang CV Tira Persada Yogyakarta yang beralamatkan di Jalan Magelang KM 7,8 Mlati Sleman.
C. Subjek dan Objek Penelitian
1. Subjek Penelitian
Subjek dalam penelitian ini adalah: a. Bagian Penjualan
b. Bagian Kasir c. Bagian Gudang d. Bagian Akuntansi 2. Objek Penelitian
D. Data Penelitian
Data yang diperlukan dalam melakukan penelitian ini adalah: 1. Gambaran umum perusahaan.
2. Struktur organisasi dan deskripsi jabatan.
3. Prosedur yang mengatur sistem penjualan kredit dan prosedur pengendalian berjalannya sistem yang diterapkan.
4. Dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit. E. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan antara lain adalah wawancara, dokumentasi, dann observasi untuk memperoleh data berdasarkan pengamatan langsung.
1. Wawancara
Peneliti mengadakan tanya jawab langsung dengan pihak yang bersangkutan untuk mendapatkan data yang lebih jelas mengenai aktivitas penjualan kredit.
2. Dokumentasi
3. Observasi
Observasi dilakukan untuk mengamati secara langsung kegiatan perusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penjualan kredit. F. Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakan untuk menjawab permasalahan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk menjawab permasalahan pertama, yaitu dengan cara:
a. Mendeskripsikan sistem penjualan kredit yang sudah ada dalam perusahaan yang meliputi: fungsi, dokumen, catatan akuntansi, jaringan prosedur yang terkait dengan sistem penjualan kredit.
b. Mencocokkan antara kebijakan perusahaan mengenai sistem penjualan kredit yang tertuang di dalam Standar Operating Prosedure dengan praktek pelaksaan sistem penjualan kredit di perusahaan. Pencocokan ini dilakukan dengan cara membuat tabel check list untuk setiap komponen yang ada. Komponen ini meliputi:
1) Prosedur order penjualan yang ada dalam sistem penjualan kredit 2) Prosedur persetujuan kredit
3) Prosedur pencatatan piutang yang ada dalam sistem penjualan kredit
4) Prosedur penagihan piutang yang ada dalam sistem penjualan kredit
7) Praktik yang sehat di dalam pelaksanaan fungsi
Sistem penjualan kredit dikatakan sesuai jika terdapat kesamaan antara
Standar Operating Prosedure dengan praktek pelaksanaan sistem
penjualan kredit pada perusahaan.
2. Untuk menjawab permasalahan kedua, yaitu dengan cara:
a. Menggambarkan sistem penjualan kredit yang telah dilakukan CV Tira Persada Yogyakarta dalam bentuk bagan alir (flowchart).
b. Melakukan identifikasi masalah yang berkaitan dengan prosedur penjualan kredit dengan cara:
1) Mengidentifikasi penyebab masalah. 2) Mengidentifikasi titik keputusan.
3) Mengidentifikasi personil- personil kunci.
c. Merancang usulan struktur organisasi yang baru untuk perusahaan CV Tira Persada Yogyakarta.
d. Merancang usulan bagan alir (flowchart) sistem penjualan kredit. e. Merancang data flow diagram dari konteks diagram hingga level-level
yang diperinci sesuai dengan bagan diagram berjenjang yang dirancang .
f. Merancang keluaran, yaitu:
5) Rancangan laporan penjualan.
6) Rancangan laporan piutang pelanggan per pelanggan. 7) Rancangan laporan piutang pelanggan per sales.
BAB IV
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
A. Sejarah Berdirinya Merapi Group
Merapi Group Distribution Company merupakan holding company yang memiliki spesifikasi usaha di bidang distribusi consumer goods. Sebagai sebuah holding company, pertumbuhan Merapi Group diawali dengan berdirinya UD Merapi di Jl. M. Yusuf No. 11 kota Muntilan Jawa Tengah pada tahun 1988 yang pada awalnya memegang lisensi untuk mendistribusikan barang komoditi dari PT Unilever Indonesia di wilayah Muntilan. Produk MIDUO dari PT Mayora juga sempat dipasarkan UD Merapi yang berkedudukan di Magelang untuk wilayah Kedu dan sekitarnya pada tahun 1998. Kemudian pada tahun 1999 UD Merapi juga mendapat kepercayaan untuk mendistribusikan produk PT Helios Arnott’s Indonesia. B. Perkembangan Cabang
Pada tahun 1996 MERAPI GROUP membuka cabang baru dengan nama CV Intraco Niaga di Muntilan yang memasarkan komoditi dari PT Tiga Raksa Satria untuk daerah Magelang, Kedu dan Wonosobo.
Tahun 1998 dibuka CV Intraco Niaga Yogyakarta untuk memasarkan produk dari PT Helios Arnott’s Indonesia di daerah Yogyakarta.
Indonesia dan pada saat yang hampir sama CV Tira Niaga kembali mendirikan dua cabang baru yang masing-masing berkedudukan di Solo dan Semarang. Kedua cabang baru CV Tira Niaga ini juga memasarkan produk dari PT Sinar Meadow International Indonesia di wilayah sekitarnya. Pada tahun 2002 produk Fermipan dari PT Sangra Ratu Boga ikut bergabung dengan CV Tira Niaga. Seiring dengan berjalannya waktu, CV Tira Niaga pada saat ini telah berganti nama dengan nama CV Tira Persada untuk area Yogyakarta dan Solo, sedangkan untuk Semarang berganti nama dengan CV Tira Persada Jaya.
Pada bulan April 2007, Merapi Group mendapat kesempatan bekerjasama dengan PT Pasific Indomas untuk memasarkan produk minyak goreng Madina dan Avena serta margarine Pamin. Produk dari PT Pasific Indomas ini dipasarkan oleh UD Merapi Magelang. Pada tahun 2007 UD Merapi juga memasarkan beberapa produk utama dari PT URC Indonesia seperti permen Maxis, Dynamite, Alus, serta snack Piattos, Sea Crunch, dan lain sebagainya.
Pada tahun 2012 UD Merapi Magelang dan CV Intraco Niaga Yogyakarta sudah tidak beroperasi lagi. Kini MERAPI GROUP memiliki 4 cabang/divisi usaha yang tersebar di wilayah Jawa Tengah dan DI Yogyakarta, yaitu:
1. CV Tira Persada Yogyakarta
2. CV Tira Persada dan CV Intraco Niaga Purwokrto 3. CV Tira Persada Solo
4. CV Tira Persada Jaya Semarang C. Lokasi Perusahaan
Merapi Distribusi Group cabang Tira Persada bersamaan dengan Kantor pusat/ head office Merapi Distribusi Group berkedudukan di Jl. Magelang Km 7,8 No. 49 Sendangadi, Mlati Sleman, Yogyakarta
D. Visi dan Misi Merapi Group
1. Visi Merapi Group : Growing Up Together To Be A Proffesional Team 2. Misi Merapi Group :
a. Memegang komitmen kemitraan yang tertuang dalam perjanjian kerjasama dengan mitra usaha
b. Melaksanakan kegiatan distribusi di wilayah propinsi Jawa Tengah dan DIY
c. Melaksanakan monitoring pencapaian target distribusi dan penjualan d. Mengevaluasi hasil yang telah dicapai serta sistem dan strategi yang
telah dijalankan guna perbaikan dan penyesuaian lebih lanjut
f. Melaksanakan Team Building dan Training bagi seluruh karyawan g. Menggunakan informasi teknologi sebagai sentra informasi dalam
menjalankan kegiatan operasional E. Struktur Organisasi Merapi Group
Merapi Group didirikan dan dipimpin oleh seorang General Manager (GM) yaitu Bapak Handy Kiatarto. Dalam mengatur perusahaannya, GM dibantu oleh karyawan karyawati yang berada di kantor pusat/Head Office Merapi Group, dimana terdapat beberapa bidang yaitu: Business Manager (BM), Sekretaris HRD, Internal Audit, Administrasi dan Keuangan, Accounting dan Pajak.
Gambar 7 Struktur Organisasi Merapi Group cabang CV Tira Persada Yogyakarta
Sales Manager
Kasir
Accounting
Kepala Gudang Admin
Penjualan
Collector
Helper Driver
Sales Supervisor
BAB V
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Deskripsi Sistem Penjualan Kredit pada CV Tira Persada Yogyakarta
Penjualan yang dilakukan CV Tira Persada Yogyakarta adalah penjualan tunai dan penjualan kredit dengan wilayah pemasaran kabupaten dan kota Daerah Istimewa Yogyakarta.
tercatat sebagai penerimaan kas perusahaan. Penerimaan kas ini kemudian oleh bagian kasir dibuatkan bukti kas masuk (BKM).
1. Fungsi-fungsi yang terkait dengan Sistem Penjualan Kredit CV Tira
Persada Yogyakarta
a. Fungsi Penjualan
Fungsi penjualan bertugas menerima order dari outlet/pelanggan. Order ini dapat diterima melalui telepon, sms, datang langsung, ataupun order yang dibawa oleh salesman. Bagian penjualan lalu mengecek ketersediaan barang yang kemudian dibuatkan faktur penjualan beserta informasi-informasi yang dibutuhkan. Kemudian diotorisasi dengan membubuhkan tandatangan serta cap perusahaan pada faktur penjualan.
b. Fungsi Kredit
Fungsi kredit dipegang oleh sales supervisor yang bertanggung jawab dalam memeriksa dan menyetujui adanya penambahan outlet/pelanggan baru, dimana sales supervisor ini yang berhak menentukan pemberian kredit untuk outlet/pelanggan yang baru ini. c. Fungsi Gudang
faktur penjualan dari fungsi penjualan, kepala gudang membubuhkan tandatangan pada faktur penjualan.
d. Fungsi Pengiriman
Fungsi Pengiriman berada di tangan driver, dimana driver bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar faktur penjualan yang sudah dibuat oleh fungsi penjualan. Driver juga membubuhkan tandatangan pada faktur penjualan. Setelah barang sampai di outlet/pelanggan, kemudian outlet/pelanggan memberi cap outlet dan tandatangan pada faktur.
e. Fungsi Piutang
f. Fungsi Penagihan
Fungsi penagihan berada ditangan collector yang bertanggung jawab dalam melakukan penagihan ke outlet/pelanggan. Collector dapat dilakukan oleh fungsi penjualan, fungsi kasir, fungsi pengiriman, salesman, sales supervisor.
g. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk memeriksa daftar tagihan, memeriksa laporan umur piutang dagang yang dibuat oleh kasir, memeriksa dan menandatangani bukti kas masuk yang dibuat oleh kasir, serta melakukan input kas besar pada komputer.
2. Dokumen-dokumen yang terkait dengan Sistem Penjualan Kredit CV
Tira Persada Yogyakarta
a. Faktur Penjualan
Faktur penjualan ini terdiri dari 4 rangkap. Rangkap ke-1 disimpan oleh kasir untuk dibuatkan daftar tagihan. Faktur rangkap ke-2 disimpan admin penjualan. Faktur rangkap ke-3 dipegang oleh outlet/pelanggan yang kredit hingga terlunasi kewajibannya, sedangkan faktur rangkap ke-4 dipegang oleh bagian gudang untuk lampiran kartu stok persediaan.
b. Tanda Terima Pembayaran
c. Daftar Tagihan Piutang
Daftar tagihan piutang ini berfungsi sebagai daftar outlet/pelanggan yang akan ditagih oleh collector sebagai acuan penagihan. Pembuatan daftar ini didasarkan atas tanggal jatuh tempo yang diberikan di awal pembuatan faktur penjualan oleh bagian penjualan ataupun atas permintaan collector.
d. Bukti Kas Masuk (BKM)
Bukti kas masuk ini dibuat oleh kasir setelah diterima hasil dari tagihan yang dilakukan oleh collector.
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Penjualan Kredit
CV Tira Persada Yogyakarta
a. Kas Intern (KI)
Kas intern ini dibuat oleh admin penjualan untuk mencatat penjualan tunai ataupun kredit, dan diotorisasi oleh admin penjualan, bagian akuntansi, dan sales supervisor
b. Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan dibuat oleh bagian akuntansi berdasarkan kas intern yang dibuat oleh bagian penjualan.
c. Buku Piutang per Sales
d. Buku Rekap Faktur
Buku rekap faktur, digunakan untuk mencatat penjualan yang terjadi baik penjualan tunai maupun kredit. Buku ini berisi hari/tanggal, nama outlet, jumlah penjualan, tandatangan admin penjualan, kepala gudang, bagian piutang.
e. Buku Rekap Delivery
Buku ini dibuat oleh kepala gudang sebagai bukti penyerahan dan penerimaan faktur penjualan dari bagian gudang ke bagian pengiriman. f. Kartu Stok Persediaan
Kartu stok persediaan ini digunakan untuk mencatat barang masuk dan barang keluar. Kartu stok ini dibuat 2 dengan pembuat yang berbeda, yaitu admin penjualan dan bagian gudang, agar barang dapat terkontrol. 4. Jaringan Prosedur yang ada dalam Sistem Penjualan Kredit CV Tira
Persada Yogyakarta
a. Prosedur Order Penjualan
b. Prosedur Persetujuan Kredit
Persetujuan kredit di lakukan oleh Sales Manager, dimana bila ada outlet/pelanggan baru harus dibuat register terlebih dahulu dan selama dua bulan harus melakukan pembelian secara cash untuk kemudian direview apakah layak mendapat kredit atau tidaknya. Jika outlet tersebut layak diberikan kredit, maka oleh Sales Manager diberitahukan kepada akunting untuk status kreditnya.
c. Prosedur Pengiriman Barang
Fungsi pengiriman dapat dilakukan oleh salesman, driver, sales supervisor. Fungsi ini mengirimkan barang sesuai dengan faktur penjualan yang dibuat oleh admin pejualan. Faktur penjualan yang dibawa oleh fungsi pengiriman ini adalah semua faktur rangkap, dimana untuk penjualan kredit faktur yang berwarna merah diserahkan ke outlet/pelanggan untuk pegangan sampai melunasi kewajibannya. Faktur rangkap lainnya kembali dan diserakan ke masing-masing fungsi yang berhak.
d. Prosedur Penagihan Piutang
piutang, penerima daftar tagihan, bagian akuntansi. Sekembalinya
collector dalam melakukan tagihan kemudian diotorisasi oleh kasir,
penyerah daftar tagihan dan hasilnya, bagian akuntansi. e. Prosedur Pencatatan Piutang
Pencatatan piutang ini dilakukan oleh bagian kasir. Outlet/pelanggan yang kredit dicatat dalam buku piutang per sales. Catatan ini terdiri dari hari dan tanggal, nama outlet/pelanggan, nomer faktur penjualan, nominal harga, pelunasan, keterangan. Kolom pelunasan ini di isi oleh nomer bukti kas masuk dan jumlahnya, kolom ini isi sampai outlet/pelanggan selesai atas kewajibannya. Sedangkan kolom keterangan diisi apabila outlet/pelanggan sudah selesai menyelesaikan kewajibannya. Kolom ini diisi dengan huruf “L” dimana artinya adalah “Lunas”. Kasir harus merekap piutang ini dengan input di komputer untuk mengelompokkan nama outlet/pelanggan serta jumlah tanggungannya, sehingga didapat laporan piutang pelanggan.
f. Prosedur Pencatatan Penjualan
Admin penjualan mencatat penjualan ini pada buku rekap faktur dan kas intern (KI).
memberikan tandatangan lebih dahulu untuk manandakan faktur telah siap dan sesuai, setelah pengiriman admin penjualan juga membubuhkan tandatangan untuk faktur penjualan tunai. Sebelum barang dikirim kepala gudang, harus menandatangani buku ini, kemudian setelah barang dikirim bagian-bagian tersebut harus menandatangani buku ini lagi, guna diketahui apakah faktur penjualan tersebut kembali atau tidak, dan terkadang ada perubahan dari faktur tunai menjadi kredit begitu pula sebaliknya. Untuk faktur kredit maka bagian piutang harus tandatangan di buku rekap faktur ini.
B. Perbandingan Kebijakan Perusahaan Mengenai Sistem Penjualan Kredit di dalam Standar Operating Prosedure dengan Praktek yang Dilaksanakan CV Tira Persada Yogyakarta
1. Prosedur Order Penjualan yang ada dalam Sistem Penjualan Kredit.
Tabel 2 Perbandingan prosedur order penjualan yang ada dalam sistem penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur order penjualan di dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan
SOP Praktek Temuan
Surat order penjualan dibuat oleh Salesman rangkap 2. Asli untuk admin penjualan, rangkap 1 untuk
outlet/pelanggan. Surat pesanan ditandatangan, cap, nama outlet, approval SS/SM. Jika tidak ada SS/SM bisa dimintakan ke bagian akuntansi
Salesman dan admin penjualan menerima order dan dibuatkan surat order pada kertas kecil tanpa ada
otorisasi dari outlet dan approval SS/SM
Surat order hanya berbentuk secarik kertas yang sewaktu-waktu dapat hilang, dan tidak ada otorisasi manapun.
Admin penjualan input Surat Order Penjualan ke komputer
Admin penjualan tidak pernah input surat order penjualan ke komputer
Admin penjualan tidak mengikuti SOP Admin penjualan membuat
dan mencetak faktur penjualan (4 rangkap) atas surat order penjualan yang sudah diinput di komputer
Admin penjualan membuat dan mencetak faktur penjualan empat rangkap atas surat order dari secarik kertas
Admin penjualan membuat dan mencetak faktur penjualan
berdasarkan surat order penjualan dari secarik kertas diatas yang kurang bisa dipertanggungjawab kan
Faktur penjualan harus di berikan tandatangan admin penjualan, kepala gudang, driver, cap perusahaan.
Faktur penjualan dan rangkapannya diotorisasi admin penjualan, kepala gudang, driver dan diberi cap perusahaan
Sesuai dengan SOP
Admin penjualan membuat dan mencetak Faktur Pajak Penjualan
Admin penjualan membuat dan mencetak faktur pajak penjualan
Tabel 3 Perbandingan prosedur order penjualan yang ada dalam sistem penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur order penjualan di dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan (lanjutan)
SOP Praktek Temuan
Admin penjualan merekap faktur penjualan yang akan dikirim ke Buku Rekap Faktur Penjualan dan menyerahkan faktur penjualan asli dan rangkapannya ke kepala gudang
Admin penjualan merekap faktur penjualan ke buku rekap faktur dan
menyerahkan faktur penjualan dan
rangkapannya ke kepala gudang
Sesuai dengan SOP
Admin penjualan tandatangan pada buku rekap faktur sebelum faktur dikirim
Admin penjualan tandatangan pada buku rekapa faktur sebelum faktur dikirim
Sesuai dengan SOP
Admin penjualan mencatat pengeluaran barang atas faktur penjualan di kartu stock manual admin
Admin penjualan mencatat pengeluaran barang atas faktur penjualan di kartu stock manual admin
Sesuai dengan SOP
Admin penjualan merekap faktur penjualan di kas intern (KI)
Admin penjualan merekap faktur penjualan di KI
Sesuai dengan SOP
Admin penjualan membuat laporan penjualan terinci dengan memisahkan diskon penjualannya
Admin penjualan membuat laporan penjualan terinci dengan memisahkan diskon penjualan
2. Prosedur Persetujuan Kredit
Tabel 4 Perbandingan prosedur persetujuan kredit yang ada dalam sistem penjualam kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur persetujuan kredit di dalam SOP siste penjualan kredit perusahaan.
SOP Praktek Temuan
Outlet baru harus dibuat register terlebih dahulu dan minimal dua bulan harus cash terlebih dahulu untuk kemudian direview apakah layak mendapatkan kredit atau tidaknya
Outlet baru dibuat register, dan direview kelayakan kreditnya
Sesuai dengan SOP, tetapi seiring berjalannya waktu banyak outlet yang melebihi jatuh tempo pelunasan
kewajibannya
3. Prosedur Pengiriman Barang yang ada dalam Sistem Penjualan Kredit.
Tabel 5 Perbandingan prosedur pengiriman barang yang ada dalam sistem penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur pengiriman barang di dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan.
SOP Praktek Temuan
Kepala gudang memeriksa barang yang akan dikirim sesuai dengan faktur penjualan
Kepala gudang memeriksa barang dengan kesesuaian faktur
Sesuai dengan SOP
Bagian gudang
memberikan otorisasi pada faktur penjualan
Kepala gudang memberikan
tandatangan pada faktur
Sesuai dengan SOP
Kepala gudang tandatangan pada buku rekap faktur sebelum faktur dikirim
Kepala gudang
tandatangan pada buku rekap faktur
Sesuai dengan SOP
Kepala gudang merekap faktur penjualan di Buku Rekap Delivery
Kepala gudang membuat rekap faktur penjualan pada buku rekap delivery
Sesuai dengan SOP
Kepala gudang menyerahkan barang beserta faktur penjualan kepada Driver.
Kepala gudang menyerahkan barang beserta faktur penjualan kepada Driver
Tabel 6 Perbandingan prosedur pengiriman barang yang ada dalam sistem penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur pengiriman barang di dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan (lanjutan)
SOP Praktek Temuan
Driver mengecek dan memeriksa barang yang akan dikirim sesuai dengan faktur penjualan. Driver tandatangan di buku delivery
Driver mengecek dan memeriksa barang dengan kesesuaian faktur dan tandatangan pada buku delivery
Sesuai dengan SOP
Driver atau Salesman memintakan tandatangan, cap, dan nama jelas outlet/pelanggan pada faktur penjualan setelah menyerahkan pesanan
Driver atau Salesman meminta otorisasi outlet pada faktur penjualan setelah penyerahan barang
Sesuai dengan SOP
Driver atau salesman memberikan faktur penjualan rangkap 2 yang sudah diotorisasi ke outlet untuk disimpan sampai pelunasannya
Outlet diberikan faktur penjualan rangkap 2 yang sudah diotorisasi untuk disimpan sampai outlet melunasi
kewajibannya
Sesuai dengan SOP
Faktur penjualan yang sudah terkirim oleh driver kembali ke kepala gudang kemudian tandatangan di buku delivery
Driver dan kepala gudang tandatangan di buku delivery kolom faktur terkirim
Sesuai dengan SOP
Faktur yang kembali dari kepala gudang diperiksa kembali bukti penerimaan barangnya dan
dikembalikan ke admin penjualan kemudian kepala gudang dan admin
penjualan tandatangan di buku rekap faktur setelah faktur terkirim
Kepala gudang dan admin penjualan tandatangan di buku rekapa faktur setelah faktur terkirim
4. Prosedur Pencatatan Piutang yang ada dalam Sistem Penjualan Kredit.
Tabel 7 Perbandingan prosedur pencatatan piutang yang ada dalam sistem penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur pencatatan piutang di dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan.
SOP Praktek Temuan
Bagian piutang (kasir) mencatat tembusan faktur penjualan kredit pada buku piutang per sales
Bagian piutang (kasir) mencatat penjualan kredit pada buku piutang per sales
Sesuai dengan SOP
Bagian piutang (kasir) membuat laporan piutang per pelanggan dan
diserahkan ke Head Office (HO) per 3 harian
Bagian piutang (kasir) membuat laporan piutang per pelanggan dan diserahkan ke HO
Penyerahan laporan piutang ke HO lebih dari 3 hari
5. Prosedur Penagihan Piutang yang ada dalam Sistem Penjualan Kredit.
Tabel 8 Perbandingan prosedur penagihan piutang yang ada dalam sistem penjualan kredit yang dilaksanakan perusahaan dengan prosedur penagihan piutang di dalam SOP sistem penjualan kredit perusahaan.
SOP Praktek Temuan
Bagian piutang (kasir) membuatkan daftar tagihan bedasarkan faktur
penjualan warna putih
Bagian piutang (kasir) membuat daftar tagihan berdasarkan faktur penjualan warna putih
Bagian Piutang dan Kasir dilakukan oleh satu orang. Hal ini dapat terjadi tindakan kecurangan Mintakan tandatangan
SS/SM untuk control aging faktur
SS/SM tandangan saat bagian terseb
