Sistem Inventory Dan Distribusi Dengan Menggunakan Pendekatan Supply Chain Management Pada CV. Cipta Mandiri Cimahi

1

1.1 Latar Belakang Masalah

Sehubungan dengan meningkatnya persaingan dalam pasar global, permintaan

pelanggan yang semakin komplek dan semakin banyaknya produk baru yang

bermunculan, maka setiap perusahaan harus mampu bersaing untuk menciptakan

produk yang inovatif dengan cepat agar perusahaan tersebut dapat meningkatkan

keunggulan kompetitifnya. CV.CIPTA MANDIRI berdiri pada tahun 2012 yang

merupakan perusahaan yang bergerak di bidang Sparepart, penyediaan barang untuk didistribusikan ke berbagai cabang, berupa produk jadi. Berdasarkan hasil wawancara

dengan Mananger CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI, mengingat pentingnya masalah

inventori dan distribusi, perlu diadakan suatu sistem informasi berbasis komputer

yang harusnya sistematis, terarah dan lengkap yang tentunya dipakai untuk

membantu dalam menganalisa maupun pembuatan laporan dan juga sangat membantu

dalam memperoleh informasi tentang data persediaan barang. Hal tersebut dapat

dicapai dengan menerapkan konsep Supply Chain Management (SCM), dimana SCM dapat digunakan untuk mengelola aliran informasi, aliran produk, maupun aliran

material antara supplier, perusahaan dan distributornya.

Masalah pertama adalah mengenai Source (sumber barang), yaitu mengenai jumlah barang yang kadang tidak sesuai dengan jumlah permintaan oleh cabang.

Selain itu masalah yang kedua adalah mengenai Return (pengembalian) dimana kadang terdapat proses pengiriman produk yang tidak sesuai (cacat). Terakhir adalah

mengenai Pengiriman yaitu waktu pengiriman yang kadang tidak selalu tepat waktu

(terlambat). Sistem yang akan dibangun berbasis web agar dapat memudahkan dalam

memberikan informasi dan layanan kepada pengguna atau bagian perusahaan.

Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan diatas, maka akan

dibangun suatu sistem yang dapat mengantisipasi masalah mengenai inventori dan

MENGGUNAKAN PENDEKATAN SUPPLY CHAIN MANAGEMENT PADA CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI”.

1.2 Rumusan Masalah

Dari latar belakang diatas CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI memiliki sistem

inventori dan distribusi yang belum efisien, sehingga perlu dilakukan penelitian, yaitu

bagaimana membangun sistem informasi Inventori dan Distribusi dengan

menggunakan pendekatan Supply Chain Management pada CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI.

1.3 Maksud dan Tujuan

Berdasarkan permasalahan yang diteliti tersebut, maka maksud dari penulisan

tugas akhir ini adalah membangun sistem inventori dan distribusi dengan metode

pendekatan Supply Chain Management pada CV.CIPTA MANDIRI.

Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penulisan tugas akhir ini adalah sebagai

berikut:

1. Membuat sistem yang dapat memudahkan bagian gudang terhadap segala

masalah mengenai pengendalian stok dan monitoring stok.

2. Membuat sistem yang dapat membantu bagian pengiriman dalam memberikan

informasi mengenai jumlah barang dan jadwal yang harus didistribusikan.

1.4 Batasan Masalah

Adapun batasan masalah yang ditentukan dalam Analisis dan Perancangan

sistem Informasi inventori pada CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI adalah sebagai

berikut :

1. Sistem ini berbasis web online

2. Sistem ini hanya untuk mengetahui informasi mengenai inventori (pengendalian

stok dan monitoring stok) dan pendistribusian di CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI.

3. Sisitem ini hanya mengelola jenis barang Clutch cover (Tutup Kopling) dan Clutch

4. Sistem ini hanya menganalisis bagian Hilir dari SCM.

5. Sistem ini hanya menampilkan daftar dan jumlah stok, hasil peramalan data yang

akan didistribusikan, jadwal pengiriman, serta laporan-laporan yang terkait dalam

sistem.

6. Sistem ini menyediakan fitur-fitur sebagai berikut :

a. Inventori control CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI

Fitur ini berguna untuk pusat CV.CIPTA MANDIRICIMAHI dalam mengolah

dan menganalisis inventori yang masuk dan keluar .

b. Direktori pendistribusian barang

Fitur ini berguna untuk CV.CIPTA MANDIRI CIMAHIdalam mengolah data

distribusi yang terjadi pada setiap transaksi bulan/tahun.

1.5 Metodologi Penelitian

Metodologi penelitian yang digunakan untuk membangun aplikasi sistem

informasi inventori dan distribusi pada CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI ini

menggunakan metode analisis deskriptif yaitu suatu metodeyang bertujuan untuk

mendapatkan gambaran yang jelas tentang hal-hal yang diperlukan, melalui tahapan

sebagai berikut:

1. Metode Pengumpulan data

a. Studi Literatur

Studi ini dilakukan dengan cara mempelajari, meneliti dan menelaah

berbagai literatur-literatur dari perpustakaan yang bersumber dari buku-buku,

teks, jurnal ilmiah, situs-situs di internet, dan bacaan-bacaan yang ada

kaitannya dengan topik penelitian.

b. Observasi

Studi ini dilakukan dengan cara mengunjungi tempat yang akan diteliti

dan pengumpulan data dilakukan secara lansung terhadap permasalahan yang

diambil.

Teknik pengumpulan data dengan mengadakan komunikasi langsung

dengan narasumber yaitu berupa serangkaian pertanyaan yang akan diajukan

pada responden untuk menjawab pertanyaan.

2. Metode Pembangunan Perangkat Lunak

Metode analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan metode

waterfall, metode waterfall adalah metode yang digunakan dalam pendekatan yang sistematis dan sequensial melalui tahapan-tahapan yang ada untuk

membangun sebuah aplikasi. Berikut gambar dari metode waterfall menurut Ian Sommerville (2011) :

Gambar 1.1 Diagram Metode Waterfall[2]

Berikut penjelasan dari fase-fase yang terdapat dalam metode waterfall :

A. System Engineering

Merupakan bagian dari sistem yang terbesar dalam pengerjaan suatu proyek,

dimulai dengan menetapkan berbagai kebutuhan dari semua elemen yang

diperlukan sistem dan mengalokasikannya kedalam pembentukan perangkat

B. System Analysis

Merupakan tahap menganalisis hal-hal yang diperlukan dalam pelaksaan

proyek pembuatan perangkat lunak.

C. System Design

Tahap penerjemah dari data yang dianalisis kedalam bentuk desain interface

atau antarmuka.

D. System Coding

Tahap penerjemahan data atau pemecahan masalah yang telah dirancang

kedalam bahasa pemograman tertentu.

E. System Testing

Merupakan tahap pengujian aplikasi terhadap sistem yang telah dibangun.

F. System Maintenance

Tahap akhir dimana suatu aplikasi yang sudah selesai dapat mengalami

perubahan-perubahan atau penambahan sesuai dengan permintaan penguji.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan tugas akhir ini disusun untuk memberikan gambaran

umum tentang penelitian yang dijalankan. Sistematika penulisan tugas akhir ini

adalah sebagai berikut :

BAB 1

PENDAHULUAN

Bab ini berisi tentang latar belakang masalah , rumusan masalah, maksud dan tujuan,

batasan masalah, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan.

BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

Membahas mengenai konsep dasar yang berkaitan dengan Inventori dan Distribusi,

pengertian SCM (Supply Chain Management), peramalan ARIMA maupun teori teori pendukung yang digunakan untuk membuat sistem Inventori dan Distribusi

BAB 3

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini berisi tentang analisis masalah, analisis prosedur perencanaan kinerja sistem,

analisis basis data, analisis kode, serta analisis kebutuhan non-fungsional dan

fungsional, terdapat juga DFD (Data flow Diagram), dan segala model matematis untuk melakukan perancangan sistem yang akan dibangun sesuai dengan hasil analisis

yang telah dibuat.

BAB 4

IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

Pada bab ini berisi hasil implementasi dari analisis dan perancangan sistem yang telah

dibuat disertai juga hasil pengujian sistem yang dilakukan di CV.CIPTA MANDIRI

CIMAHI sehingga diketahui apakah sistem yang dibangun sudah memenuhi syarat

sebagai aplikasi yang user-friendly.

BAB 5

KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini berisi tentang kesimpulan yang bisa ditarik dari latar belakang yang telah

diuraikan yaitu membangun sistem inventori dan distribusi. Dan adapun saran untuk

7

BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Tinjauan Perusahaan

2.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan

CV. CIPTA MANDIRI pada mulanya merupakan sebuah toko yang bergerak

di bidang penjualaan sparepart berbagai merek, antara lain : merek Mitsubishi, Suzuki, Mazda, Honda, Toyota, Yamaha dan sebagainya. Toko tersebut

bernama"Toko Mandiri", yang berdiri pada tahun 2007 dan beralokasi di Jalan

Sariwangi No. 23 Bandung.Pada saat itu toko Mandiri tersebut hanyalah merupakan

toko pengecer biasa, belum menjadi agen atau distributor.

Tahun 2012, toko Cipta dipercaya menjadi distributor sparepart di daerah cimahi-Bandung. Juga pada Tahun 2012 pula toko Mandiri secara resmi menjadi

"CV. CIPTA MANDIRI", CV.CIPTA MANDIRI merupakan perusahaan yang

didirikan oleh dua orang keluarga, yaitu :

1. Andrija Salam Raharja (Pimpinan)

2. Imas Heryani (Asisten)

Bapak Andri Dikaryanto sebagai pemilik tunggal CV. CIPTA MANDIRI.

CIMAHI adalah distributor sparepart berbagai merk untuk wilayah cimahi sampai saat ini. CV.CIPTA MANDIRI dipercaya oleh PT. MITRA menjadi distributor

sparepart dan kebutuhan kendaraan lainnya seperti oli, aki motor, dan sebagainya.

Adapun jenis-jenis sparepart yang tersedia di CV. CIPTA MANDIRI CIMAHI ini di

1. Water Pump

2. Pinion gear dan side gear

3. Klem Accu

4. Master Rem

5. Clutch Cover (Tutup Kopling), Clutch Disc (Pelat Kopling), dan sebagainya.

2.1.2. Struktur Organisasi CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI

Adapun Struktur Organisasi CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI disajikan dalam

gambar 2.1.

Pimpinan

Bagian pengadaan Bagian Gudang Bagian Distribusi

Supplier Cabang

Gambar 2.1.Struktur Organisasi CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI

2.1.3. Tugas pokok dan Fungsi

1. Pimpinan

Bertanggungjawab atas pengelolaan operasi dan pemeliharaan produk,

mengelola transaksi pembelian, pemesanan, pengiriman, dan pelayanan

pelanggan sesuai dengan kewenangannya dalam rangka meningkatkan pelayanan

secara efisien dan efektif dengan mutu dan keandalan untuk mencapai target

kinerja perusahaan.

Tugas Pokok :

b. Menetapkan pola operasional pelayanan guna menjamin kepuasan pelanggan

c. Menetapkan pola dan memonitor pelaksanaan pengiriman sehingga tercapai

akurasi yang tinggi.

d. Merencanakan prakiraan pemesanan produk untuk diinformasikan kepada

supplier.

e. Memutuskan untuk melakukan pengembangan usaha perusahaan.

f. Menerima laporan dari bawahannya sekaligus membebas tugaskan para

bawahannya apabila diperlukan.

2. Bagian Pengadaan

Bagian pengadaan bertanggungjawab atas proses pembelian kepada cabang

maupun oleh supplier.

Tugas Pokok:

a. Melakukan pemesanan barang pada supplier

b. Memelihara hubungan kerjasama yang baik dengan supplier

c. Menerbitkan jadwal pemesanan atau distribusi

d. Membuat laporan pengadaan setiap bulannya

3. Bagian Gudang

Bagian gudang bertanggungjawab atas penyediaan stok di gudang perusahaan.

Tugas Pokok:

a. Menerima barang yang di beli.

b. Mencocokan dengan permintaan pembelian atau pengiriman.

c. Meneliti kuantitas dan kualitas barang.

d. Membuat laporan dan mencatat barang yang di beli atau yang akan di

distribusikan.

4. Bagian Distribusi

Bagian distribusi bertanggungjawab atas semua hal yang berhubungan dengan

Tugas Pokok:

a. Menerima jadwal pengiriman barang

b. Mengawasi semua kegiatan dalam proses distribusi

c. Membuat laporan pengiriman/distribusi bila terjadi kesalahan atau hambatan

dalam pengiriman

2.2. Landasan Teori

2.2.1. Pengertian Sistem

Sistem adalah kumpulan-kumpulan dari komponen-komponen yang memiliki

unsur keterkaitan antara satu dengan lainnya. [1]

Sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau

prosedur-prosedur atau bagan-bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian atau tujuan

bersama dengan mengoperasikan data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu

untuk menghasilkan informasi dan/atau energi dan/atau barang. [2]

Dari dua pengertian tersebut, terdapat dua kelompok pendekatan di dalam

mendefinisikan sistem, yaitu menekankan pada prosedurnya dan menekankan pada

komponen atau elemennya.Dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari

elemen-elemen atau prosedur-prosedur yang saling berhubungan dan memiliki tujuan.

2.2.1.1. Bentuk Dasar Sistem

Bentuk umum dari suatu sistem terdiri atas masukan (input), proses dan

keluaran (output). Dalam bentuk umum sistem ini terdapat satu atau lebih masukan

Input Proses Output

Gambar 2.2 Bentuk Dasar Sistem [3]

2.2.1.2. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu

mempunyai komponen-komponen, batasan sistem, lingkungan luar sistem,

penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran atau tujuan.

1. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen (susbsistem) yang saling

berinteraksi dan bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Setiap subsitem

mempunyai karakteristik dari sistem yang disajikan suatu fungsi tertentu dan

mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Batasan Sistem

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu

sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.Batas

sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan.

3. Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang

4. Penghubung Sistem

Penghubung sistem merupakan media yang menghubungkan antara satu

subsistem dengan subsistem lainnya.Melalui penghubung ini kemungkinan

sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Dengan

penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya

membentuk satu kesatuan.

5. Masukan Sistem

Masukan (input) adalah energi yang memasukkan ke dalam sistem.

Masukan dapat terbagi dua yaitu berupa masukan perawatan (maintenance

input) yang artinya energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat

beroperasi, dan masukan sinyal (signal input) yang diartinya energy yang

diproses untuk didapatkan keluaran.

6. Keluaran Sistem

Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan

menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat

merupakan untuk subsistem yang lain atau kepada suprasistem. Misalnya untuk

sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan

merupakan hasil sisa buangan,sedang informasi adalah keluaran yang

dibutuhkan.

7. Pengolahan Sistem

Pengolahan sistem adalah suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian

pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan

merubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran Sistem

Sasaran sistem adalah suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran, kalau

dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.Sasaran sangat

berpengaruh pada masukan dari keluaran yang dihasilkan.

2.2.1.3. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah

sebagai berikut

1. Sistem abstrak (abstrack system) dan sistem fisik (phisycal system).

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.Misalnya sistem teologi, yaitu sistem yang berupa

pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan.Sedangkan

Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik.Misalnya, sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan sebagainya.

2. Sistem Alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human

made system).

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia. Misalnya sistem perputaran bumi.Sedangkan Sistem

buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin (human

machine system). Sistem informasi merupakan contoh dari human machine system, karena menyangkut pengguna komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu

(probabilistic system)

Sistem tertentu (deterministic system) merupakan sistem dengan

tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang

dijalankan sehingga dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya

diramalkan.Komputer merupakan contoh dari sistem tertentu yang tingkah

lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan.

Sedangkan Sistem tak tentu (probabilistic sistem) adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

Contoh sistem sosial, sistem politik, dan sistem demokrasi.

4. Sistem Tertutup (close system) dan system terbuka (open system)

Sistem tertutup (close system) merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini

bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya

walaupun sebenarnya bersifat relatively closed system (secara relative tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sedangkan Sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

Sistem ini menerima masukan dan menghasilakan keluaran untuk lingkungan

luar atau subsistem yang lain. [4]

2.3. Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti

bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau

mendatang.

Informasi juga berarti kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih

berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa informasi adalah hasil dari

pengolahan satu atau beberapa data yang memberikan arti dan manfaat untuk dapat

diambil sebuah keputusan saat ini dan masa mendatang.

Informasi yang diperoleh dari pengolahan data dapat dinilai berdasarkan

sifatnya. Sifat informasi yang menentukan nilai informasi adalah sebagai berikut :

2. Sifat luas dan kelengkapannya.

3. Ketelitian (accuracy).

4. Kecocokan dengan pengguna (relevance).

5. Ketepatan waktu.

6. Kejelasan (clarity).

7. Fleksibilitas/keluwesannya.

8. Dapat dibuktikan.

9. Tidak ada prasangka, dan Dapat diukur. [5]

2.3.1. Konsep Dasar Informasi

Terbentuknya informasi yang dihasilkan dari proses pengolahan data hingga

sampai ke pengguna informasi tersebut, maka informasi tersebut haruslah mempunyai

kualitas yang baik. Adapun kualitas informasi (quality of information) tersebut diantaranya ditentukan oleh beberapa hal, yaitu :

1. Relevan (Relevancy), dalam hal ini informasi yang diterima harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Kadar relevancy informasi antara orang satu dengan yang lainnya berbeda-beda tergantung kepada kebutuhan

masing-masing pengguna informasi tersebut. How is the message used for

problem solving (decision masking)?

2. Akurat (Accurate), yaitu berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan. Selain itu informasi yang didapatkan tidak boleh bias atau

menyesatkan bagi penggunanya, serta harus dapat mencerminkan dengan jelas

maksud dari informasi tersebut. Ketidak akuratan data terjadi karena sumber

dari informasi tersebut mengalami gangguan dalam penyampaiannya baik hal

itu dilakukan secara sengaja maupun tidak sehingga menyebabkan data asli

3. Tepat waktu (TimeLines), Informasi yang dibutuhkan oleh si pemakai tidak dalam hal penyampaiannya tidak boleh terlambat (usang) karena informasi

yang usang maka informasi tersebut tidak mempunyai nilai yang baik dan

kualitasnya pun menjadi buruk sehingga tidak berguna lagi. Jika informasi

tersebut digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan maka akan berakibat

fatal sehingga salah dalam pengambilan keputusan tersebut. Kondisi tersebut

mengakibatkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk

mendapatkan, mengolah serta mengirimnya memerlukan teknologi terbaru.

4. Ekonomis (Economy), What level of resources is needed to move information through the problem-solving cycle ?. Kualitas dari Informasi yang digunakan

dalam pengambilan keputusan juga bergantung pada nilai ekonomi yang terdapat didalamnya.

5. Efisien (Efficiency) What level of resources is required for each unit of

information output ?

6. Dapat dipercaya (Reliability), Informasi yang didapatkan oleh pemakai harus

dapat dipercaya, hal ini menentukan terhadap kualitas informasi serta dalam

hal pengambilan keputusan setiap tingkatan manajemen. [6]

2.4. Pengertian Sistem Informasi

Informasi merupakan komponen yang penting dalam suatu sistem.Informasi

dibutuhkan bagi manajemen untuk pengambilan keputusan. Sistem Informasi dapat

didefinisikan sebagai berikut:

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat

manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasasi, dan menyediakan pihak luar

Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu alat yang

membantu dalam menyediakan informasi bagi penerimanya dan untuk membantu

dalam pengambilan keputusan bagi manajemen didalam operasi perusahaan

sehari-hari dan informasi yang layak untuk pihak luar perusahaan. Sistem Informasi juga

memiliki beberapa komponen, diantaranya:

1. Orang (People)

Semua pihak yang bertanggung jawab dalam hal penyokong atau

sponsor sistem informasi (system owner), pengguna sistem (system users), perancang sistem (system designer) dan pengembang sistem informasi (sistem development).

2. Prosedur

Sekumpulan aturan atau tahapan-tahapan untuk membuat, memakai,

memproses dan mengolah sistem informasi ataupun hasil keluaran dari sistem

informasi tersebut.

3. Basis Data

Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian,

aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna dan tidak berpengaruh

langsung secara langsung kepada pemakainya atau disebut juga sebagai

sekumpulan fakta mentah dalam isolasi.

4. Perangkat Keras (hardware)

Mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer, printer, monitor,

harddisk, DLL.

5. Perangkat Lunak (sotfware)

Sekumpulan instruksi-instruksi atau perintah-perintah yang

memungkinkan perangkat keras bisa digunakan untuk memproses data, atau

sering disebut sebagai program.

Sistem penghubung yang memungkinkan suatu sumber dipakai secara

bersama-sama, baik pada waktu dan tempat bersamaan ataupun berbeda

2.4.1. Komponen Sistem Informasi

Komponen – komponen yang ada dalam sistem informasi meliputi beberapa blok, yaitu:

1. Blok masukan (input)

Blok masukan ini mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi.Input

disini termasuk Metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan

dimasukan, yang dapat berupa dokumen - dokumen dasar.

2 . Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang

akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara

yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok keluaran (output)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang

berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta

semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi

Teknologi merupakan alat yang digunakan untuk menerima

masukan,menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan

dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara

keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu Teknisi, perangkat

lunak (software) dan perangkat keras (hardware).

5. Blok Basis Data.

Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan

dimanipulasi dengan menggunakan paket perangkat lunak yang disebut data base

manajemen sistem ( DBMS ).

6. Blok kendali

Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan

bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem bisa dicegah ataupun bila terlanjur

terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi. [8]

2.5. Alat Bantu Dalam Perancangan Sistem

Alat bantu dalam perancangan sistem merupakan pemodelan data,

mendeskripsikan data yang terlibat dalam perangkat lunak. Adapun alat bantu dalam

perancangan sistem berupa Flowmap, Context Diagram dan Data Flow Diagram, Kamus Data, dan Entity Relationship Diagram.

2.5.1. Flowmap / Document Flowchart

Disebut juga sebagai forms flowchart atau diagram alir dokumen atau

mapping flow chart atau paperwork flowchart atau diagram sistem prosedur kerja.

Flowmap merupakan diagram alir yang menunjukkan arus dari dokumen, aliran data fisik, entitas, entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang digunakan dengan

sistem informasi. Terdapat dua jenis entitas:

1. Entitas dalam (Internal): pelaku proses yaitu personal, tempat/bagian, atau

mesin seperti komputer dalam suatu sistem yang melakukan kegiatan

pemrosesan/pengolahan (transformasi) data atau kegiatan pemrosesan informasi.

2. Entitas luar (External): entitas atau satuan unit yang terletak di lingkungan/di

luar sistem yang mengirim data ke sistem tersebut, atau menerima data dari sistem

2.5.2. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) atau dalam bahasa Indonesia menjadi Diagram Alir Data (DAD) adalah representasi grafik yang menggambarkan aliran informasi

dan transformasi informasi yang diaplikasikan sebagai data yang mengalir dari

masukan (input) dan keluaran (output).

DFD dapat digunakan untuk merepresentasikan sebuah sistem atau perangkat

lunak pada beberapa level abstraksi. DFD dapat dibagi menjadi beberapa level yang

lebih detail untuk merepresentasikan aliran informasi atau fungsi yang lebih detail.

[10]

2.5.3. Kamus Data (Data Dictionary)

Kamus data (data dictionary) digunakan untuk memperjelas aliran data yang digambarkan pada DFD. Kamus data adalah kumpulan daftar elemen data yang

mengalir pada sistem perangkat lunak sehingga masukan (input) dan keluaran (output) dapat dipahami secara umum (memiliki standar cara penulisan). [6] Kamus data biasanya berisi :

1. Nama-nama dari data.

2. Digunakan pada – merupakan proses-proses yang terkait data. 3. Deskripsi – merupakan deskripsi data.

4. Informasi tambahan – seperti tipe data, nilai data, batas nilai data, dan komponen yang membentuk data.

Kamus data pada DFD nanti harus dapat dipetakan dengan hasil perancangan

basisi data yang dilakukan sebelumnya.Jika ada kamus data yang tidak dapat

dipetakan pada tabel hasil perancangan basis data berarti hasil perancangan basis data

dengan perancangan DFD belum sesuai, sehingga harus ada yang diperbaiki baik

2.5.4. ERD (Entity Relationship Diagram)

ERD adalah suatu pemodelan basis data konseptual yang menggambarkan

basis data ke dalam bentuk entitas dan relasi yang terjadi diantara

entitas-entitas yang ada. Entitas diartikan sebagai objek di dunia nyata yang bisa dibedakan

dengan objek lain. Relasi diartikan sebagai hubungan yang terjadi diantara satu

entitas dengan entitas lainya. [12]

2.6. Pengertian Inventori dan Klasifikasinya

Inventory meliputi semua barang yang dimiliki perusahaan pada saat tertentu,

dengan tujuan untuk dijual kembali atau dikomsumsikan dalam siklus operasi normal

perusahaan sebagai barang yang dimiliki untuk dijual atau diasumsikan untuk dimasa

yang akan datang, semua barang yang berwujud dapat disebut sebagai inventori,

tergantung dari sifat dan jenis usaha perusahaan.

Inventori adalah bahan baku dan penolong, barang jadi dan barang dalam

proses produksi dana barang-barang yang tersedia, yang dimiliki dalam perjalanan

dalam tempat penyimpanan atau konsinyasikan kepada pihak lain pada akhir periode.

Secara umum pengertian Inventory adalah merupakan suatu aset yang ada

dalam bentuk barang-barang yang dimiliki untuk dijual dalam operasi perusahaan

maupun barang-barang yang sedang di dalam proses pembuatan.

Diantara pengertian diatas maka inventory dapat diklasifikasikan yang

ditentukan oleh perusahaan, apabila jenis perusahaan yang membeli barang akan

dijual lagi, maka klasifikasi hanya ada satu macam saja persedian barang dagangan.

Sedangkan bila jenis perusahaan adalah pabrikasi yaitu perusahaan yang mengolah

bahan mentah menjadi bahan jadi, maka klasifikasi inventory dibagi menjadi 3

kelompok yaitu:

1. Persediaan bahan baku

3. Persediaan barang jadi

Setelah diperhatikan definisi inventory diatas, dapat disimpulkan bahwa

yang dimaksud dengan persediaan bahan baku adalah barang-barang berwujud

yang dimiliki dengan tujuan untuk diproses menjadi barang jadi. Barang ini

dihasilkan sendiri dan dibeli dari perusahaan lain yang merupakan produk akhir

dari perusahaan itu sendiri, barang ini merupakan bahan utama dalam

menghasilkan produk akhir, persediaan barang penolong atau pembantu adalah

bahan-bahan yang diperlukan untuk menghasilkan produk akhir, tapi tidak secara

langsung ikut serta dalam hasil produk akhir. Persediaan barang dagangan adalah

barang-barang yang dibeli dan dimiliki oleh perusahaan dagang untuk dijual

kembali. [13]

2.7. Pengertian Distribusi dan Klasifikasinya

Perkembangan perekonomian di era globalisasi saat ini sangatlah pesat dan

dinamis, Hal itu mengakibatkan adanya persaingan dalam perdagangan bebas untuk

mengusai dan merebut pangsa pasar. Oleh karena itu perusahaan harus berusaha

memanfaatkan segala sumber daya atau instrumen yang dimilikinya secara optimal

dalam perencanaan serta operasinya. Dalam hal ini, perusahaan harus mampu

mengefektifkan strategi pemasaran yang baik untuk mengetahui karakteristik selera

dan keinginan pembeli dengan melakukan serangkaian kebijakan dalam pemasaran.

Dalam mempelajari arus barang dan jasa dari produsen ke konsumen

perusahaan melakukan kegiatan pemasaran.Kegiatan pemasaran merupakan salah

satu kegiatan pokok yang dilakukan perusahaan.Kegiatan itu terdiri dari perencanaan

produk, penetapan harga, distribusi dan promosi.Distribusi merupakan faktor penting

dalam pemasaran. Adapun definisi distribusi adalah Saluran yang digunakan oleh

produsen untuk menyalurkan barang tersebut dari produsen sampai ke konsumen atau

Dalam menyampaikan produk dari produsen ke konsumen perusahaan harus

menentukan metode dan saluran distribusi yang akan digunakan baik melalui

distribusi langsung maupun distribusi tidak langsung. Distribusi langsung adalah

penyaluran produk ke konsumen akhir dengan tidak mengunakan perantara,

sedangkan distribusi tidak langsung adalah penyaluran produk ke konsumen akhir

dengan menggunakan perantara. Saluran distribusi berpengaruh terhadap peningkatan

volume penjualan, karena banyak sedikitnya produk yang sampai ke tangan

konsumen ditentukan oleh perantara yang merupakan penghubung dari produsen ke

konsumen. Dengan pemilihan saluran distribusi yang benar produk kita akan sampai

pada konsumen secara cepat dan dapat bersaing dengan produk lainnya yang ada di

pasar.[14]

2.8. Pengertian Perencanaan

Pengertian / Definisi Perencanaan adalah suatu kegiatan atau proses

penganalisisan dan pemahaman sistem, penyusunan konsep dan kegiatan yang akan

dilaksanakan untuk mencapai tujuan-tujuan demi masa depan yang baik.

Perencanaan atau rencana (plan) itu merupakan inti dari kegiatan manajemen, dan perencanaan memiliki banyak macam yaitu :

1. Perencanaan dilihat dari jangka waktu berlakunya rencana

a. Rencana Jangka Panjang (long term planning) adalah perencanaan yang berlaku antara 10-25 tahun.

b. Rencana Jangka Menengah (medium range planning) adalah perencanaan yang berlaku antara 5-7 tahun.

c. Rencana Jangka Pendek (short range planning) adalah perencanaan umumnya

2. Perencanaan dilihat dari tingkatannya

a. Rencana Induk (masterplan), adalah perencanaan yang menitik beratkan uraian kebijakan organisasi. Rencana ini mempunyai tujuan jangka panjang dan

mempunyai ruang lingkup yang luas.

b. Rencana Operasional (operational planning) adalah perencanaan yang

lebih menitik beratkan pada pedoman atau petunjuk dalam melaksanakan suatu

program.

c. Rencana Harian (day to day planning) adalah perencanaan harian yang bersifat rutin.

3. Perencanaan ditinjau dari ruang lingkupnya

a. Rencana Strategis (strategic planning) adalah perencanaan yang berisikan uraian tentang kebijakan tujuan jangka panjang dan waktu pelaksanaan yang

lama. Model perencanaan ini sulit untuk dirubah.

b. Rencana Taktis (tatical planning) adalah rencana yang berisi uraian yang bersifat jangka pendek, mudah menyesuaikan kegiatan-kegiatannya, asalkan

tujuan tidak berubah.

c. Rencana menyeluruh (comprehensive planning) ialah rencana yang mengandung uraian secara menyeluruh dan lengkap.

d. Rencana Terintegrasi (integrated planning) ialah rencana yang mengandung uraian yang menyeluruh bersifat terpadu. [15]

2.9. Supply Chain Management

Supply Chain Management atau SCM adalah konsep atau mekanisme untuk meningkatkan produktivitas seluruh perusahaan yang tergabung dalam rantai pasok

melalui optimalisasi kualitas dan waktu. Supply Chain Management dapat didefinisikan sebagai sekumpulan aktifitas (dalam bentuk entitas/fasilitas) yang

awal dali alam sampai produk jadi pada konsumen akhir. Arsitektur dalam SCM

terdiri dari distribution, sales department, purchasing department, manufacturing

department, dan database.

Sistem harus di dukung dengan jaringan internet untuk menghubungkan

semua aliran informasi.Yang diperoleh dengan menggunakan metode SCM ini pada dasarnya terdiri dari aliran fisik berupa material atau produk, aliran pembayaran

berupa uang atau credit, dan aliran informasi berupa kapasitas, jadwal pengiriman,

order. Sistem informasi yang dibutuhkan berbasis web yang dapat menyediakan

informasi secara real-time, sehingga proses pengambilan keputusan dalam SCM dapat berjalan dengan baik. 5 komponen dasar SCM diataranya perencanaan, sumber barang, Manufacturing, pengiriman, dan pengembalian.Dengan menerapkan sistem

inventori dan distribusi ini diharapkan perusahaan dapat terus berkembang untuk

menghadapi persaingan bisnisnya.

a. Konsep SCM

1. Mengintegrasikan dan mensingkronkan pemasok, manufaktur dan

distributor. Artinya produk yang dihasilkan dan didistribusikan memenuhi

kualitas, jumlah, waktu, dan tujuan. Serta mengoptimalkan biaya dan

meningkatkan daya sing dan layanan pelanggan.

2. Mengurangi jumlah pemasok. Artinya mengurangi ketidak-seragaman,

biaya tambahan, proses negosiasi dan waktu pelacakan (tracking). Dan perubahan kecenderungan dari konsep multiple suppliers ke single

supplier.

3. Kemitraan. Artinya Supplier partnership merupakan kemitraan yang dapat

menjamin kelancaran arus barang. Dan melaksakan pengembangan secara

4. Kegiatan SCM mendekat ke sumber dan pelaksanaan pengadaan langsung

ke produsen, tanpa melalui perantara yang akan menambah biaya. Supplier

dalam SCM berarti produsen, bukan perantara.

b. Prinsip SCM

1. Prinsip Integrasi, semua elemen yang terlibat dalam rangkaian SCM

berada dalam satu kesatuan yang kompak dan bersama menyadari adanya

saling ketergantungan.

2. Prinsip Jejaring, semua elemen berada dalam hubungan kerja selaras.

3. Prinsip Ujung ke Ujung, proses operasional mencakup elemen pemasok

yang paling hulu sampai ke konsumen yang paling hilir.

4. Prinsip saling Tergantung, setiap elemen dalam SCM menyadari bahwa

untuk mencapai tujuan bersama dan meningkatkan daya saing, diperlukan

kerjasama yang saling menguntungkan.

5. Prinsip Komunikasi, data yang akurat memberikan informasi tepat untuk

memperlancar aliran barang.

6. Prinsip kemitraan, pemasok, manufaktur, distributor dan pelanggan

bekerjasama, saling membagi dan mengkomunikasikan informasi,

mempunyai tujuan yang sama, saling percaya dan mengutamakan kualitas

dan waktu.

7. Prinsip dukungan, mendapatdukungan penuh dari manajemen dan fungsi

opersional perusahaan dalam proses perencanaan, koordinasi, pelaksaan

dan pengendalian. [16]

2.10. Metode Peramalan ARIMA

Model ARIMA merupakan salah satu teknik peramalan time series (deret

waktu) yang hanya berdasarkan perilaku data variabel yang diamati. Model ARIMA

sama sekali mengabaikan variabel independen karena model ini menggunakan nilai

peramalan jangka pendek yang akurat. Secara harfiah, model ARIMA merupakan

gabungan antara model AR (Autoregressive) dan model MA (Moving Average). Model ARIMA hanya dapat diterapkan untuk deret waktu yang stasioner.

Oleh karena itu, pertama kali yang harus dilakukan adalah menyelidiki apakah data

yang kita gunakan sudah stasioner atau belum. Jika data tidak stasioner, yang perlu

dilakukan adalah memeriksa pada pembedaan beberapa data akan stasioner, yaitu

menentukan berapa nilai d. Proses ini dapat dilakukan dengan menggunakan

koefisien ACF (Auto Correlation Function), atau uji akar-akar unit (unit roots test) dan derajat integrasi. Jika data sudah stasioner sehingga tidak dilakukan pembedaan

terhadap data runtun waktu maka d diberi nilai 0.

Disamping menentukan d, pada tahap ini juga ditentukan berapa jumlah nilai

lag residual (q) dan nilai lag dependen (p) yang digunakan dalam model. Alat utama

yang digunakan untuk mengidentifikasi q dan p adalah ACF dan PACF (Partial Auto

Correlation Funtion / Koefisien Autokorelasi Parsial), dan correlogram yang menunjukkan plot nilai ACF dan PACF terhadap lag. Koefisien autokorelasi parsial

mengukur tingkat keeratan hubungan antara Xt dan Xt-k sedangkan pengaruh dari time

lab 1,2,3,…,k-1 dianggap konstan. Dengan kata lain, koefisien autokorelasi parsial mengukur derajat hubungan antara nilai-nilai sekarang dengan nilai-nilai sebelumnya

(untuk time lag tertentu), sedangkan pengaruh nilai variabel time lab yang lain

dianggap konstan. Secara matematis, koefisien autokorelasi parsial berorde m

didefinisikan sebagai koefisien autoregressive terakhir dari model AR(m).

Ketepatan jumlah dan waktu pengiriman barang pada setiap cabang harus

diperhitungkan perusaahaan dengan metode peramalan ARIMA. Pemenuhan stok

barang dan jadwal distribusi barang dapat ditentukan. Penentuan jumlah barang yang

harus di penuhi jumlah stoknya dimulai dengan menggunakan metode ACF untuk

menemukan pola autokorelasi dan (fungsi autokorelasi parsial) PACF, nilai dari

periode sebelumnya. Dengan autokorelasi, ada suatu korelasi otomatis antar

pengamatan dalam sebuah deret. Autokorelasi merupakan hasil dari pengaruh luar

dalam skala besar dan pengaruh sistematik lainnya seperti trend dan musiman.

Hasil perhitungan ini diperlukan untuk menentukan model ARIMA yang

sesuai, apakah ARIMA(p,0,0) atau AR(p),ARIMA(0,0,q) atau MA(q), ARIMA(p,0,q)

atau ARMA(p,q), ARIMA(p,d,q). Sedangkan untuk menentukan ada atau tidaknya

nilai d dari suatu model, ditentukan oleh data itu sendiri. Jika bentuk datanya

stasioner,d bernilai 0, sedangkan jika bentuk datanya tidak stasioner, nilai d tidak

sama dengan 0 (d> 0). Proses peramalannya sendiri antara lain :

start Penjualan

Proses penghitungan

ACF

Proses penghitungan

PACF

Proses penentuan nilai p, d, q

Proses penghitungan

AR

Proses penghitungan

MA

Proses penghitungan

ARMA

Proses penentuan model terbaik

Gambar 2.3 Flowchart ARIMA [17]

1. Proses penghitungan Auto Corellation Function (ACF) dengan rumus :

Keterangan :

k : time lag

rk : nilai ACF pada lag k

Xt : nilai deret berkala pada waktu t

X : rata-rata data

Srk : standart error ACF

Trk : trk statistik ACF

n : jumlah data

b : orde differencing

2. Proses penghitungan Partial Auto Correlation Function (PACF) dengan rumus :

Keterangan :

k : time lag

rk : nilai ACF pada lag k

rkk : nilai PACF pada lag k

Srk : standart error PACF

Trkk : t statistik PACF

n : jumlah data

Proses penentuan nilai p, d, q dengan menggunakan Plot hasil dari ACF dan

PACF. Ditentukan berapa jumlah nilai lag residual (q) dan nilai lag dependen (p) yang

digunakan dalam model. Alat utama yang digunakan untuk mengidentifikasi q dan p

adalah ACF dan PACF (Partial Auto Correlation Funtion / Koefisien Autokorelasi Parsial), dan correlogram yang menunjukkan plot nilai ACF dan PACF terhadap lag.

3. Proses penghitungan Autoregressive (AR), yaitu suatu model yang menjelaskan pergerakan suatu variabel melalui variabel itu sendiri di masa lalu. Model autoregressive

orde ke-p dapat ditulis sebagai berikut:

………..[17]

Keterangan :

Xt : data ke t

µ : nilai konstanta

Ø : parameter Ar ke j

et : nilai error pada ke t

4. Proses penghitungan Moving Average (MA), yaitu suatu model yang melihat pergerakan variabelnya melalui residualnya di masa lalu. Model Moving Average orde-q

dapat ditulis sebagai berikut:

………[17]

keterangan :

Xt : data ke t

µ : nilai konstanta

ϴ : parameter Ar ke j et : nilai error pada ke t

pembedaan sebanyak d kali menjadi stasioner, maka data itu dikatakan nonstasioner homogen tingkat d. Proses pembedaan disini bertujuan untuk mencapai kestasioneran, karena itu model ARIMA (p, d, q) dapat ditulis sebagai berikut:

Xt = µ + Ø Xt-1 + Ø2Xz-2 + Øp Xt-p + et - ϴ2 et2 - ϴ2 et q Keterangan :

Xt : data ke t

µ : nilai konstanta

Ø : parameter AR ke j

et : nilai error pada ke t ϴ : parameter MA ke j

6. Proses penentuan model terbaik yaitu menuliskan modelnya dan mengevaluasi nilai

MSE. Hasil ramalan dikatakan baik apabila nilai dari model ramalannya mendekati data

aktual serta memiliki tingkat kesalahan yang paling kecil. Mengevaluasi nilai MSE (nilai

Miss / error) dapat dilakukan dengan rumus :

……….. [17]

Istilah – istilah dalam ARIMA : 1. Stasioneritas

Stasioneritas berarti bahwa tidak terdapat pertumbuhan atau penurunan pada

data.Data secara kasarnya harus horisontal sepanjang sumbu waktu. Dengan kata lain,

fluktuasi data berada di sekitar suatu nilai rata-rata yang konstan, tidak tergantung pada

waktu dan varians dari fluktuasi tersebut pada dasarnya tetap konstan setiap waktu.

Kestasineran merupakan kondisi yang diperlukan dalam analisis deret waktu. So, data

yang digunakan untuk peramalan harus stasioner.

2. Differencing (pembedaan)

Apabila data yang digunakan tidak stasioner maka dilakukan differencing

(pembedaan) agar data tersebut menjadi stasioner. Secara umum, apabila terdapat

………..………..[17] sebagai deret yang stasioner, dan model umum ARIMA (0,d,0) akan menjadi:

ARIMA (0,d,0)

……….…….…………[17]

2.11. Alat Bantu Dalam Pembangunan Aplikasi

Alat bantu dalam pembangunan aplikasi yang akan dibuat adalah Dreamweaver

CS5, MySQL, dan iReport.

2.11.1 Sekilas Tentang Dreamweaver CS5

Macromedia Dreamweaver CS5 adalah sebuah HTML editor profesional untuk mendesain web secara visual dan mengelola situs atau halaman web. Saat ini terdapat

software dari kelompok Adobe yang belakangan banyak digunakan untuk mendesain

suatu web.Versi terbaru dari Adobe Dreamwever CS5 memiliki beberapa kemampuan

bukan hanya sebagai software untuk desain web saja, tetapi juga menyunting kode serta

pembuatan aplikasi web. Antara lain: JSP, PHP, ASP, XML, dan ColdFusion.

Dreamweaver merupakan software utama yang digunakan oleh Web Desainer dan

Web Programmer dalam mengembangkan suatu situs web.Hal ini disebabkan oleh ruang

kerja, fasilitas, dan kemampuan Dreamwever yang mampu meningkatkan produktivitas

dan efektivitas, baik dalam desain maupun membangun suatu situs web. [18]

2.11.2 Sekilas Tentang MySQL

MySQL merupakan software yang tergolong database server dan bersifat Open Source. Open Source menyatakan bahwa software ini dilengkapi dengan source code

dengan cara mengunduh di Internet secara gratis. MySQL juga bersifat

multiplatform.MySQL dapat dijalankan pada berbagai sistem operasi.

Pengaksesan data dalam database dapat dilakukan dengan mudah melalui SQL (Structured Query Language). Data dalam database bisa diakses melalui aplikasi non-Web (misalnya dengan Visual Basic) maupun aplikasi non-Web (misalnya dengan PHP). [19]

2.11.3 Sekilas Tentang iReport

iReport merupakan software pembuat laporan secara visual. Mesin dalam iReport menggunakan library Java yang bernama Jasper Report (Jasper Soft).

iReport menghasilkan laporan yang dapat digabung ke dalam berbagai bahasa

pemrograman atau aplikasi lain yang bertipe desktop maupun web, seperti:

1. Visual Basic

2. .Net

3. PHP

4. Delphi

5. Java

6. HTML

Laporan yang dihasilkan dapat berupa:

1. Tampilan ke layar.

2. Dapat di ekspor menjadi file lain seperti pdf, open office dan microsoft office. 3. Dapat dikirimkan ke web aplikasi.

4. Langsung di cetak ke printer.

iReport mendukung banyak basis data seperti: mySQL, PostGreSQL, SQL yog, SQL

31

3.1. Analisis Sistem

Analisis system adalah tahapan yang memiliki tujuan untuk mempelajari

prosedur yang sedang berjalan saat ini dan kebutuhan pengguna dari aplikasi yang

akan di bangun. Dalam analisis sistem ini dilakukan pembahasan yang lebih

terperinci agar masalah yang di buat dapat lebih terarah dan sesuai dengan kebutuhan

yang ada di CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI.

3.1.1. Analisis Masalah

Analisis masalah merupakan tahap pertama dalam tahapan analisis yang

bertujuan untuk mengidentifikasikan permasalahan-permasalahan yang terjadi

sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Masalah dapat diidentifikasikan

sebagai suatu pertanyaan yang akan dipecahkan agar sistem dapat terpecahkan secara

maksimal. Masalah yang timbul dalam sistem inventori dan distribusi di CV.CIPTA

MANDIRI CIMAHI ini ialah:

1. Source (sumber barang), yaitu mengenai jumlah barang yang kadang

tidak sesuai dengan jumlah permintaan oleh cabang.

2. Return (pengembalian), yaitu dimana kadang terdapat proses pengiriman

produk yang tidak sesuai (cacat).

3. Pengiriman, yaitu mengenai waktu pengiriman yang kadang tidak selalu

3.1.2. Prosedur yang Sedang Berjalan

Analisis sistem yang sedang berjalan menjelaskan tentang terjadinya proses

dan kegiatan sistem yang sedang berjalan pada kegiatan inventori dan distribusi di

CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI. Prosedur yang terjadi dalam kegiatan yaitu prosedur pembelian barang dan prosedur distribusi.

3.1.2.1 Prosedur Pembelian Barang

Prosedur pembelian barang adalah proses untuk mendapatkan daftar dan

dokumen mengenai pembelian, yang ditangani oleh beberapa pihak/bagian dalam

perusahaan yang sedang berjalan diantaranya bagian gudang, bagian pengadaan,

pimpinan, dan supplier. Proses-proses yang terjadi dalam prosedur pembelian seperti

pada gambar 3.1 dengan penjelasan sebagai berikut :

1. Bagian gudang akan memberikan daftar barang yang hasilnya akan

berupa daftar pembelian barang.

2. Bagian pengadaan akan menerima daftar pembelian barang oleh

bagian gudang untuk menghasilkan dokumen pengadaan barang yang

belum di ACC. Pimpinan akan menerima dokumen pengadaan yang

belum di ACC untuk selanjutnnya akan di ACC-kan dan diberikan

kembali kepada bagian pengadaan.

3. Dokumen yang telah berupa dokumen pengadaan barang ACC akan

diberikan kepada supplier, menghasilkan dokumen pengiriman barang. 4. Supplier akan memberikan dokumen pengiriman barang kepada

Prosedur Pembelian Barang

Bagian Gudang Bagian Pengadaan Pimpinan Supplier

Daftar Barang

1. Arsip Daftar Pembelian Barang 2. Dokumen Pengadaan Barang ACC 3. Dokumen Pengiriman Barang 4. Daftar Pengadaan Barang Baru

3.1.2.2 Prosedur Distribusi

Prosedur distribusi barang pada CV.CIPTA MANDIRI adalah prosedur

yang dilakukan untuk mendapatkan jadwal distribusi barang dan dokumen

pengiriman barang. Proses distribusi barang mencakup beberapa pihak diantaranya

bagian distribusi, bagian gudang, pimpinan, dan cabang. Proses-proses yang terjadi

dalam prosedur distribusi barang seperti pada gambar 3.2 dengan penjelasan

sebagai berikut :

1. Bagian gudang akan menerima daftar permintaan barang dari bagian

distribusi. Bagian gudang akan melakukan pengecekan.

2. Hasil pengecekan bagian gudang berupa daftar ketersediaan barang,

lalu diberikan kembali kepada bagian distribusi.

3. Bagian distribusi akan melakukan menjadwalan distribusi barang.

Hasil berupa dua dokumen jadwal distribusi barang dan diberikan

kepada cabang.

4. Penjadwalan distribusi barang menghasilkan dokumen pengiriman

barang belum ACC, untuk selanjutnya diberikan kepada pimpinan

untuk di ACC.

5. Tiga dokumen pengiriman barang ACC oleh pimpinan akan di berikan

Prosedur Distribusi Barang

Bagian Distribusi Bagian Gudang Pimpinan Cabang

2

Keterangan :

1. Jadwal Distribusi Barang 2. Dokumen Pengiriman Barang ACC

Daftar Permintaan

3.1.3. Analisis Aturan Bisnis

Analisis aturan bisnis berisikan analisis aturan-aturan yang berlaku pada

sistem yang sedang berjalan. Analisis aturan bisnis dibagi menjadi dua bagian yaitu :

3.1.3.1Analisis Aturan Bisnis Berdasarkan Fakta

Aturan bisnis yang terdapat pada sistem inventori dan distribusi di CV.CIPTA

MANDIRI CIMAHI adalah sebagai berikut :

1. Source (sumber barang) ditangani oleh bagian pembelian disaat cabang meminta pengiriman barang, sebelum dikirimkan bagian pembelian akan

mengecek dahulu stok yang tersedia di gudang.

2. Return (pengembalian) ditangani oleh bagian pembelian dan distribusi, dimana saat cabang memberikan komplain bahwa barang yang diterima tidak

utuh/cacat.

3. Pengiriman ditangani oleh bagian distribusi disaat cabang meminta barang

dan ada informasi dari bagian pembelian bahwa barang harus segera

dikirimkan sesuai jadwal yang disepakati.

3.1.3.2Analisis Aturan Bisnis Berdasarkan Kebutuhan

Aturan bisnis yang terdapat pada sistem CV.CIPTA MANDIRI CIMAHI

adalah sebagai berikut :

1. Admin/asisten dari pimpinan CV.CIPTA MANDIRI dapat

meminimalisir kerugian yang cukup besar pada perusahaan.

2. Admin/asisten dari pimpinan CV.CIPTA MANDIRI dapat

meminimalkan dampak kurang baik terhadap kualitas barang atau produk.

3. Admin/asisten dari pimpinan CV.CIPTA MANDIRI dapat

meningkatkan kualitas pelayanan perusahaan kepada customer.

Dari aturan bisnis berdasarkan fakta dan kebutuhan diatas, maka dapat

disimpulkan bahwa semua aturan yang ada sudah cukup dan dapat memenuhi

kebutuhan untuk pembangunan sistem inventori dan distribusi di CV.CIPTA

MANDIRI menggunakan pendekatan Supply Chain Management.

3.1.4 Analisis Supply Chain Management

Supply Chain atau rantai pasok adalah suatu sistem organisasi dalam kegiatan

penyaluran barang (flow of goods) kepada pelanggan. Supply Chain merupakan jaringan dari berbagai organisasi yang saling berhubungan dan mempunyai tujuan

yang sama dalam menyelenggarakan penyaluran barang dengan baik. Supply Chain

Management adalah suatu konsep atau mekanisme untuk meningkatkan produktivitas

seluruh perusahaan yang tergabung dalam rantai pasok melalui optimalisasi kualitas

dan waktu. Supply Chain Management melaksanakan kegiatan aliran barang yang

meliputi perencanaan, pengadaan, produksi, penyimpanan, transportasi, dan

distribusi, mulai dari titik awal bahan baku (hulu) sampai ke titik pemakaian (hilir).

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.3 berikut ini:

Adapun area cakupan dari SCM dapat terlihat dalam table berikut ini:

Tabel 3.3 Cakupan dari SCM[9]

Setiap channel dalam SCM akan memiliki ativitas-aktivitas yang saling

mendukung. Secara keseluruhan, aktivitas-aktivitas tersebut meliputi peramalan

kebutuhan, pengadaan materiil, produksi, pengendalian persediaan, distribusi,

pergudangan dan sebagainya.

Berdasarkan data permintaan, SCM memiliki dua macam cara perhitungan,

yaitu: 1. Rantai supply 2 level (Two level supply chain)Pada model ini hanya

menghitung jumlah barang yang harus dipesan oleh suatu pihak kepada pihak lain.

Misalnya jumlah barang yang harus dipesan perusahaan kepada supplier atau dari

retail ke perusahaan. Dan data permintaan yang digunakan adalah data permintaan

Bagian Cakupan Kegiatan Antara lain:

Pengembangan

Produk

Melakukan riset pasar, merancang produk baru,

melibatkan supplier dalam perancangan produk baru

Pengadaan Memilih supplier mengevaluasi kinerja supplier,

melakukan pembelian bahan baku dan komponen,

memonitor supply risk, membina dan memelihara

hubungan dengan supplier

Perencanaan dan

Pengendalian

Demand Planning, peramalan permintaan, perencanaan

kapasitas, perencanaan produksi dan persediaan

Produksi Eksekusi produksi, pengendalian kualitas

Distribusi Perencanaan jaringan distribusi, penjadwalan

pengiriman, mencari dan memelihara hubungan dengan

perusahaan jasa pengiriman, memonitor servie level tiap

aktual.2. Rantai supply 3 level atau lebih (Three or more level supply chain)Pada

rantai supply 3 level, perhitungan jumlah barang yang harus dipesan dua pihak atau

lebih secara berurutan didasarkan pada data permintaan rata-rata (average deman).

Dimana data permintaan rata-rata dapat dihitung dengan metode moving average.[11]

Dalam menentukan jumlah barang yang dipesan, perlu dipertimbangkan on

hand inventory (persediaan yang ada), on order quantity (jumlah bahan yang sedang

dipesan tetapi belum datang), dan order quantity (jumlah barang yang harus di pesan

untuk periode selanjutnya). Pertimbangan diatas akan menghasilkan order up to target

yaitu jumlah pemesanan barang pada periode tertentu secara tepat waktu dan tepat

jumlah. Menurut Askin (2001), apabila D adalah permintaan bahan baku per periode,

σ merupakan lead time, dan SS adalah safety stock, maka order up to target (R) adalah:R = D x (σ + 1) + SSOn hand inventory atau persediaan awal yang diinginkan setiap periode di notasikan dengan I* adalah hasil penjumlahan antara permintaan (D)

dengan safety stock (SS), sehingga:I* = D + SS maka: R = D x σ + I*Jumlah bahan

baku yang harus dipesan pada setiap periode (Qt) adalah hasil perhitungan order up to

target (R) dikurangi on hand inventory (It) dan on order quantity (Ot) yang dapat

dirumuskan :Qt = R – It – Ot.[12]

3.1.4.1 Analisis SCM di Hilir

Downstream (arah muara) supply chain meliputi semua aktivitas yang

melibatkan pengiriman produk kepada pelanggan akhir. Di dalam downstream supply

chain, perhatian diarahkan pada distribusi, pergudangan, transportasi, dan

after-sales-service.[14].

Contoh kasus pada perusahaan CV.CIPTA MANDIRI :

Selain itu masalah yang kedua adalah mengenai Return (pengembalian) dimana kadang terdapat proses pengiriman produk yang tidak sesuai (cacat). Terakhir adalah

mengenai Pengiriman yaitu waktu pengiriman yang kadang tidak selalu tepat waktu

(terlambat).

3.1.4.2 Analisis Metode ARIMA pada kasus Inventori dan Distribusi di

CV.CIPTA MANDIRI

ARIMA (Autoregressive – Integreated – Moving Average) pertama kali dikembangkan oleh George Box dan Gwilym Jenkins untuk pemodelan analisis deret

waktu. ARIMA sering disebut juga dipanggil Box-Jenkins models. ARIMA adalah

penggabungan dua metode yaitu AR dan MA, ARIMA mewakili tiga pemodelan

yaitu dari autoregressive model (AR), moving average (MA), dan autoregressive dan

moving average model (ARMA/ARIMA) (Whitten, 2007). Tahapan pelaksanaan dalam pencarian model yaitu :

1. Identifikasi model sementara dengan menggunakan data masa lalu untuk

mendapatkan model dari ARIMA. Tahap identifikasi dilakukan dengan

mengamati pola estimasi ACF (Autocorellation Function) dan PACF (Parcial Autocorellation Function) yang diperoleh dari data yang selanjutnya digunakan untuk mendapatkan dugaan model yang sesuai dengan pola data.

2. Penafsiran atau estimasi parameter dari model ARIMA dengan menggunakan data

masa lalu.

3. Pengujian diagnostik untuk menguji kelayakan model. Bila model tidak layak

maka lakukan langkah identifikasi, estimasi, pengujian diagnostik hingga

mendapat model yang layak.

4. Penerapan, yaitu peramalan nilai deret berkala yang akan datang menggunakan

metode yang telah diuji.

5. Setelah ARIMA pada sistem inventori dan distribusi dilakukan cara manual.

Data Penjualan

Proses penghitungan

ACF

Proses penghitungan

PACF

Proses penentuan nilai p, d, q

Proses penghitungan

AR

Proses penghitungan

MA

Proses penghitungan

ARMA

Proses penentuan model terbaik

End Start

Asumsi Kasus

Input :

- Data penjualan tahun 2013, yaitu periode bulan Januari sampai bulan Juni.

- Data barang yang tersedia di gudang. Jenis barang yang diramalkan hanya dari 1

jenis barang, Clutch Cover saja atau Clutch Disc saja.

Variabel yang digunakan dalam analisis ini adalah data bulanan penjualan

sparepart dari bulan Januari 2013 sampai dengan bulan Juni 2013. Periode yang diramalkan adalah sebulan setelahnya, yaitu bulan Juli. Tujuan analisis ini adalah

untuk menentukan model terbaik yang bisa digunakan untuk peramalan. Berikut

adalah data yang digunakan.

Tabel 3.4 Data penjualan untuk barang Clutch Cover.

Cabang Periode

Jumlah Barang (Clutch cover)

Cabang Periode

Jumlah Barang (Clutch cover)

Cabang Periode

Jumlah

Data penjualan barang Clutch Cover yang akan diproses adalah untuk cabang

Barokah

Tabel 3.5 Data penjualan untuk barang Clutch Cover cabang Barokah

Cabang Periode Data Barokah Januari 200

Barokah Februari 210 Barokah Maret 199 Barokah April 230 Barokah Mei 210

1. Proses penghitungan Auto Correlation Function (ACF)

(Xt – X)(Xt+k – X)

(Xt – X)2

Rata-rata dari data barang(DP) = (207,8333333)

r1= Ʃ (200 – 207,8333333)(200 – 207,8333333)

Ʃ (200- 207,8333333)2

= Ʃ (-7,8333333)*(-7,8333333)

Ʃ -7,83333332 = (Xt+k– X )

200 – 207,8333333 = - 7,8333333 - 7,83333332 = -61,3611105889

210 – 207,8333333 = 2,1666667 2,16666672 = 4,6944445889

199 – 207,8333333 = -8,8333333 - 8,83333332 = -78,0277771889

230 – 207,8333333 = 22,1666667 22,16666672 = 491,3611125889

210 – 207,8333333 = 2,1666667 2,16666672 = 4,6944445889

198 – 207,8333333 = -9,8333333 - 9,83333332 = -96,6944437889 +

736,8333333334

- 7,8333333 * 2,1666667 = -16,9722224111

2,1666667 * -8,8333333 = -19,1388891111

-8,8333333 * 22,1666667 = -195,8055551111

22,1666667 * 2,1666667 = 48,0277785889

2,1666667 * -9,8333333 = -21,3055558111

-9,8333333 * 0 = 0 +

-205,1944438555

r1 = -205,1944438555 = -0,2784814891

736,8333333334

-8,8333333 * 22,1666667 = 48.0278

22,1666667 * 2,1666667 = -19.1389

2,1666667 * -9,8333333 = -217.972

-9,8333333 * 0 = 0

0 * 0 = 0 +

-119.889

r2 = -119.889 = -0.16270829

736,8333333334

(Dan seterusnya sampai dengan r6 )

Mencari nilai Sr

Rumus:

)

1/2

( n – b + 1 )1/2

Sr1 = ( 1 + 2 * (-0,2784814891))1/2

(6 – 1 + 1)1/2

Sr1 = 1,6497025522 = 0.56903

2

(Dan seterusnya sampai dengan Sr6)

Mencari tr1

Rumus :

trk = rk

Srk

tr1 = r1 = -0,2784814891= -0.38745

2. Proses penghitungan Parcial Auto Correlation Function (PACF)

rk - j

rk - j

r1 = -0,2784814891 (0- (-0,2784814891)) (nilai 0 diambil dari nilai sebelumnya)

1 – (0 – (-0,2784814891)) = -0.15818

r2 = -0.16270829 – (-0.15818 – (-0.16270829)) (nilai -0.15818 diambil dari nilai sebelumnya)

1 – (-0.15818 – (-0.16270829)) = -0.20879

(Dan seterusnya sampai dengan r6)

Mencari Sr1

Rumus : Srk = 1/(n – b + 1)1/2

Sr1 = 1 = 0.40825

(6 – 1 + 1)1/2

(Dan seterusnya sampai dengan Sr6)

Mencari tr1

Rumus :

trk = rk

Srk

tr1 = r = -0.15818 = -0.38745

Sr 0.40825

3. Proses penentuan nilai p,d,q

Hasil dari semua perhitungan dapat dilihat pada gambar berikut :

Gambar 3.4 Hasil Perhitungan ACF dan PACF

Dari hasil perhitungan ACF dan PACF didapat pola grafiknya seperti berikut:

ACF

Gambar 3.5 Grafik ACF

PACF

-0.6 -0.5 -0.4 -0.3 -0.2 -0.1 0 0.1 0.2 0.3

1 2 3 4 5 6

Gambar 3.6 Grafik PACF

4. Proses penghitungan AutoCorrelation (AR)

Perhitungan peramalannya dengan matriks

β = (z’ z)-1 _{z’ y 1 200}

z’ = 1 x p Xp 1 ………. Xp-1 = 1 210

1xp+1 Xp…………. 1 199

⁞ ⁞ ⁞ 1 230

1x n-1 Xn Xn p 1 210

z = 1 1 ………… xn p = 1 1 1 1 1

Xp Xp+1……… Xn p 200 210 199 230 210 -0.7

-0.6 -0.5 -0.4 -0.3 -0.2 -0.1 0 0.1 0.2 0.3

1 2 3 4 5 6

y = 200

Xn 1 = 210

Xn 2 199

⁞ 230

Xn 210

(z’ z)’ = 1 1 1 1 1 * 1 200 = 5 1049

200 210 199 230 210 1 210

1 199 1049 220701

1 230

1 210

=

71,1021 -0,3379

-0,3379 0,0016

Z’ y =

1 1 1 1 1 * 200 = 1047

200 210 199 230 210 210 219440

199

230

210

Ar/β =

71,1021 -0,3379 * 1047 = 283,951