Sebuah perencanaan kebutuhan produksi yang baik harus dipersiapkan dengan matang dan diterapkan melalui bagian-bagian di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan. Salah satu bagian di dalam perusahaan yang memegang peranan penting ialah pemesanan produk, yang merupakan kegiatan untuk mengetahui berapa jumlah produk yang akan dipesan oleh konsumen industri kepada pihak perusahaan. Pemesanan ini harus dilakukan dengan teliti agar dapat mengurangi peluang terjadinya kesalahan pesanan. Kesalahan dalam hal pemesanan produk akan mengakibatkan dampak yang besar, terutama yang berhubungan langsung dengan penjadwalan produksi yang sesuai dan waktu pengiriman yang tepat.
Pemesanan adalah bagian dari aliran perencanaan produksi yang berfungsi untuk memperlancar informasi mengenai kebutuhan yang harus disiapkan perusahaan. Kebutuhan tersebut antara lain jadwal produksi, kapasitas mesin, pendistribusian produk dan transportasi. Pesanan konsumen telah memiliki prioritas tertentu yang berbeda antara konsumen yang satu dengan yang lain, sehingga memudahkan produsen untuk mengatur penjadwalan. Hal tersebut berlaku untuk jenis pemesanan Make To Order (MTO), sedangkan pemesanan untuk jenis Make To Stock (MTS) disesuaikan dengan keadaan persediaan di gudang pabrik, distributor dan retail.
Dalam melakukan pemesanan dibutuhkan kebijakan-kebijakan dari perusahaan untuk memudahkan penjadwalan produksi sesuai dengan prioritas konsumen. Kebijakan tersebut dapat dipisahkan menjadi kebijakan pemesanan dan kebijakan produksi. Kebijakan pemesanan meliputi ketentuan-ketentuan yang diterapkan perusahaan untuk memudahkan pendataan pesanan, sedangkan kebijakan produksi meliputi ketentuan-ketentuan tentang proses produksi untuk jenis produk yang dipesan. Kebijakan-kebijakan tersebut dilakukan untuk
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Gambar 25. Aliran Informasi Pesanan dan Kebijakan Perusahaan di PT. Gandum Mas Kencana
Aliran informasi pesanan berawal dari konsumen yang masuk ke bagian supply chain dalam bentuk purchasing order (PO), kemudian di bagian supply chain pesanan konsumen akan dikumpulkan dan dijadikan laporan final pemesanan (purchasing). Laporan tersebut melingkupi pesanan konsumen dalam satu minggu yang akan dievaluasi dalam rapat produksi pada hari kamis. Pada pertemuan tersebut dilakukan penyesuaian apakah pesanan-pesanan konsumen pada minggu tersebut terlaksana dengan baik dan melihat kemungkinan-kemungkinan yang dapat dilakukan pada minggu berikutnya atau ada beberapa
Purchasing order Supply chain Rapat produksi Proses produksi Memenuhi standar Delay PO baru Penggudangan
pesanan yang akan ditunda. Keputusan dalam rapat produksi merupakan evaluasi dari penjadwalan produksi yang sudah maupun akan dilakukan dalam minggu-minggu selanjutnya.
Kebijakan pesanan dan kebijakan produksi diberlakukan beberapa hal, antara lain : 1) Bila laporan pesanan tidak ada masalah akan dimasukkan pada jadwal produksi yang kosong atau pada minggu selanjutnya, 2) Bila setelah penentuan atau selesai rapat produksi terdapat satu atau beberapa Purchasing Order (PO) yang masuk ke departemen supply chain, maka terdapat tiga alternatif untuk penyelesaiannya. Tiga alternatif tersebut ialah a) Bila terjadi idle kapasitas pada perencanaan saat itu, maka PO yang baru dapat dimasukkan dalam proses berikutnya, b) Bila kapasitas produksi penuh, maka akan masuk pada perencanaan selanjutnya dengan tetap memperhatikan waktu tenggat yang sudah ditetapkan, sedangkan bila pada saat rapat produksi terdapat pesanan yang sangat mendesak, maka perencanaan yang sudah ada akan ditinjau ulang dengan melihat produk mana yang dapat diganti dengan PO yang mendesak tersebut tanpa mengacaukan ketentuan dari waktu tenggat dan waktu tunggu maksimal.
Kebijakan yang berhubungan lebih detail dengan jumlah produk yang akan dipesan, juga diberikan ketentuan yang spesifik. Ketentuan tersebut ialah bila terdapat penambahan jumlah pesanan dari waktu pesan yang telah dilakukan harus disesuaikan dengan kapasitas mesin untuk produk yang dipesan (minimum order quantity). Selain itu bila ingin menambah pesanan harus dua kali lipat dari kapasitas mesin, tidak diperbolehkan jika hanya setengah dari kapasitas.
Kebijakan pesanan dan produksi merupakan rangkaian dari perencanaan produksi secara menyeluruh dari awal hingga akhir. Aliran perencanaan produksi diawali dari permintaan konsumen akan produk yang diinginkan, kemudian berakhir dengan pengiriman produk kepada konsumen. Perencanaan produksi berhubungan dengan kebutuhan konsumen yang berfluktuasi setiap hari.
Ya
Tidak
Gambar 26. Aliran Perencanaan Produksi Pada PT. Gandum Mas Kencana Konsumen
Distributor pabrik
Industri (pada bagian marketing, mengeluarkan Sales Order)
Bagian Manajemen Supply Chain
Stock barang
Produksi
Rapat Produksi (ada stock atau
tidak)
Penggudangan
Distributor Center
Industri melakukan perencanaan produksi diawali dari informasi pesanan dari konsumen, kemudian konsumen memesan jumlah dan jenis produk yang dibutuhkan melalui pusat distributor tertentu. Pesanan konsumen dapat melalui retail-retail yang kemudian masuk ke distributor pusat. Selanjutnya pusat distributor menginformasikan kebutuhan konsumen ke perusahaan menggunakan SO (Sales Order) melalui bagian pemasaran. Pada perusahaan, bagian pemasaran merupakan salah satu bagian yang sangat penting, karena menghubungkan antara pabrik, supplier dan distributor. Bagian pemasaran menggunakan SO (Sales Order) dan akan menggantinya dengan PO (Purchasing Order) saat akan diserahkan pada bagian/departemen supply chain. Penerimaan PO pada departemen supply chain diberi penanggalan yang berbeda dengan saat masuk di bagian pemasaran.
Apabila keseluruhan dari pesanan konsumen masuk ke departemen supply chain, maka akan dilakukan rapat produksi untuk memutuskan penjadwalan produksi produk-produk yang dipesan. Departemen-departemen yang mengikuti rapat produksi tersebut ialah departemen produksi cokelat dan powder, pemasaran dan supply chain. Rapat tersebut membahas apakah pesanan-pesanan konsumen dapat diproduksi sesuai dengan jadwal, disesuaikan dengan jumlah persediaan/stok atau harus dilakukan pemindahan jadwal produksi pada minggu selanjutnya.
Pengambilan keputusan yang dilakukan dalam rapat produksi telah melalui pengecekan langsung oleh bagian produksi tentang kesiapan bahan baku utama, bahan baku pendukung, prasarana (mesin-mesin) dan tenaga kerja. Dengan adanya kepastian akan bahan baku dan peralatan maka keputusan yang diambil terhadap suatu pesanan dapat dinilai tepat. Setelah diproduksi akan langsung masuk ke penggudangan untuk pengecekan terakhir, kemudian disalurkan ke distributor pabrik yang akan meneruskan ke konsumen. Bila suatu produk memiliki persediaan, akan langsung dilakukan quality control dan langsung diserahkan ke distributor pabrik.