BAB V PEMBAHASAN
1. Prosedur Penanganan Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang diterima oleh Kantor Pos Solo, baik berupa surat dinas, surat undangan, surat edaran, surat tugas, surat pribadi, dan lain-lain. Setelah surat masuk diterima, maka langkah selanjutnya yang dilakukan menurut penjelasan dari Ibu Pipit Kunti H selaku Sekretaris adalah sebagai berikut :
“Urut-urutan penanganan surat masuk yang dilakukan disini yaitu surat yang telah diterima dari bagian Pengolahan, kemudian diserahkan ke bagian Sekretaris untuk melakukan penyortiran,
commit to user
pembukaan dan pengeluaran surat dari sampul, pembacaan surat, dan pengagendaan surat pada buku agenda. Setelah diagenda, maka surat beserta lembar disposisi segera disampaikan kepada Kepala Kantor Pos atau Wakil Kepala Kantor Pos. Setelah itu, surat dikembalikan lagi kepada Sekretaris untuk dicatat isi disposisi pada buku agenda, serta nomor surat yang baru pada buku ekspedisi, dan selanjutnya diarahkan kepada masing-masing bagian”.
(Wawancara, tanggal 5 Februari 2012)
Berdasarkan sumber yang telah didapatkan tersebut, maka dapat diuraikan mengenai penanganan surat masuk yang dilakukan di Kantor Pos Solo 57100 sebagai berikut :
a. Penerimaan Surat
Penerimaan surat yaitu surat-surat yang masuk diterima oleh bagian sekretaris yang diantar oleh bagian Pengolahan surat.
b. Penyortiran Surat
Penyortiran surat dilakukan oleh sekretaris dengan meneliti sumber atau pengirim surat yang bersifat surat dinas ataupun surat pribadi. Surat-surat dinas dapat dikelompokkan menjadi surat dinas yang bersifat rahasia, penting, atau biasa berdasarkan instansi pengirim yang berhubungan dengan kegiatan di Kantor Pos Solo. Jika bersifat rahasia maka langsung diberikan kepada Kepala Kantor Pos, dan jika bersifat pribadi langsung ditujukan kepada pihak yang dituju atau nama yang tercantum pada sampul surat.
c. Pembukaan dan Pengeluaran Surat dari Sampul
Setelah menyortir surat masuk yang berupa surat rahasia, surat pribadi, atau surat yang tertuju langsung pada nama pejabat dapat langsung diserahkan kepada pejabat yang bersangkutan tanpa membuka sampul surat tersebut. Sedangkan surat dinas penting atau biasa dapat langsung dibuka sampulnya dengan menggunakan alat bantuan berupa silet, dan dalam pembukaan sampulnya harus hati-hati agar isi surat tidak ikut terpotong. Setelah surat terbuka, maka dapat dikeluarkan dari sampul atau amplop yang telah dibuka tersebut.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
d. Pembacaan Surat
Setelah dibuka dari sampul dan diteliti, maka selanjutnya surat dibaca untuk mengetahui isinya apakah surat tersebut bersifat penting atau biasa. Dengan demikian, dapat diketahui surat tersebut bisa diserahkan kepada Kepala Kantor atau Wakil Kepala Kantor, dengan ketentuan :
1) Surat yang berhubungan dengan luar operasional Kantor Pos Solo, diserahkan kepada Kepala Kantor Pos yang kemudian ditujukan ke masing-masing bagian yang berhubungan langsung dengan pokok masalah isi surat, yaitu bagian :
a) Pemasaran b) SDM
c) Teknologi dan Sarana
2) Surat yang berhubungan dengan operasional dalam Kantor Pos Solo, diserahkan kepada Wakil Kepala Kantor Pos yang kemudian ditujukan ke masing-masing bagian yang berhubungan langsung dengan pokok masalah isi surat, yaitu bagian :
a) Akuntansi/Keuangan
b) Pelayanan I & Pelayanan II/Giro c) SPP d) Paket e) Antaran f) UPL g) Quality Control e. Pengagendaan Surat
Setelah surat dibaca, maka kemudian diagendakan oleh sekretaris pada buku agenda berpasangan dimana pengagendaan surat masuk berada di lajur sebelah kiri. Buku agenda surat masuk tersebut terdiri dari beberapa kolom, yaitu:
1) Nomor urut surat 2) Tanggal terima surat 3) Jenis surat dan pengirim
commit to user 4) Tanggal dan nomor surat
5) Isi singkat
Berdasarkan uraian diatas, Buku Agenda Surat Masuk yang dipergunakan di Kantor Pos Solo dapat digambarkan pada gambar dibawah ini :
Gambar 5.1
Buku Agenda Surat Masuk SURAT YANG MASUK Nomor urut
dari surat yang masuk dan keluar Tanggal terima Jenis surat dan pengirim Tanggal
dan nomor Isi Singkat
Sumber : Kantor Pos Solo 57100
Pengagendaan surat sesuai dengan nomor urut surat yang masuk didalam buku agenda dan diberi index surat sesuai dengan perihal surat tersebut. Index surat berguna untuk menunjukkan jenis permasalahan disetiap bagian sampai dengan sub bagian sehingga akan lebih mudah dalam pendistribusiannya.
Contoh penggunaan nomor index surat menyurat adalah sebagai berikut: 1) Bidang Produk Jasa Pos dan Operasi : ... / PJPO / PS-I / 1 / ...
Digit : 1 2 3 4 5 Keterangan :
Digit 1 = Nomor urut agenda tahunan.
Digit 2 = Menunjukkan permasalahan di bawah Senior Manager Produk Jasa Pos dan Operasi.
Digit 3 = Menunjukkan permasalahan di bawah Manajer Produk Suratpos yang dikelola oleh Sub Bagian/Asman Surat Pos Dalam Negeri tentang/permasalahan Suratpos biasa.
Digit 4 = Menunjukkan identitas nomor urut setiap permasalahan (masalah Suratpos Biasa) dibawah Asman Surat Pos Dalam Negeri.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
Digit 5 = 2 angka Bulan dan 2 angka terakhir tahun pembuatan surat. 2) Bagian Umum : ... / UM-I / 1 / ...
Digit : 1 2 3 4 Keterangan :
Digit 1 = Nomor urut agenda tahunan.
Digit 2 = Menunjukkan permasalahan di bawah Manager/Bagian Umum yang dikelola oleh Asman/Sub Bagian Kesekretariatan, Administrasi Pengadaan dan Hukum.
Digit 3 = Menunjukkan identitas nomor urut setiap permasalahan (masalah Kesekretariatan dan Kerumahtanggaan) yang dikelola oleh Sub Bagian/Asman Kesekretariatan, Administrasi Pengadaan dan Hukum.
Digit 4 = 2 angka Bulan dan 2 angka terakhir tahun pembuatan surat. 3) Satuan Pengawasan Internal : ... / SPI Reg-VI / ST / ... Digit : 1 2 3 4
Keterangan :
Digit 1 = Nomor urut agenda tahunan.
Digit 2 = Bagian / Unit Kerja yang menerbitkan surat.
Digit 3 = Singkatan dari Jenis Tulisan Dinas yaitu Surat Tugas (ST), jenis tulisan dinas yang lain terdapat dilampiran surat ini.
Digit 4 = 2 angka Bulan dan 2 angka terakhir tahun pembuatan surat. 4) Surat Rahasia : penomoran index surat rahasia dilakukan dengan
mencantumkan tulisan Rhs sebelum digit bulan dan tahun. Contoh : ... / SDMKS / SDM-I / 1 / Rhs / 0411
Setelah surat masuk dicatat pada buku agenda, kemudian dicatat lagi pada lembar disposisi yang sudah distaples menjadi satu pada surat tersebut, diberi nomor urut surat dan index surat yang baru sesuai dengan yang dicatat pada buku agenda.
f. Penyampaian Surat
Surat yang telah selesai diagenda kemudian disampaikan kepada Kepala Kantor Pos atau Wakil Kepala Kantor Pos sehingga dapat diketahui isi dan
commit to user
maksud dari surat tersebut, bagaimanakah tindak lanjutnya, dengan mengisi pada lembar disposisi yang telah tersedia, memberi tanda tangan, dan tanda pada bagian mana surat tersebut akan diteruskan.
Gambar 5.2 Lembar Disposisi No : Tanggal : KKP PEMASARAN WKP BISLOG KEUANGAN SPP AKUNTANSI ANTARAN UPL T.LOGISTIK SLPK/expres SEKRETARIS Pelayanan I CUST.SERVIS
Pelayanan II Quality Control
SDM TEKSAR
IT KaKPC
NOTE
Sumber : Kantor Pos Solo 57100
g. Pengarahan Surat
Surat yang sudah dibaca dan diberi tindak lanjut oleh Kepala Kantor Pos atau Wakil Kepala Kantor Pos kemudian dikembalikan lagi pada bagian sekretaris untuk diperiksa bagaimana tindak lanjut dari surat tersebut serta akan diteruskan ke bagian mana. Jika surat diteruskan kepada lebih dari satu bagian, maka surat di fotocopy dahulu, dan juga dicatat pada buku agenda pada bagian mana saja surat akan diarahkan sesuai dengan nomor surat. Setelah itu nomor surat juga dicatat pada buku ekspedisi yang disendirikan masing-masing per bagian, dan segera disampaikan ke bagian yang dituju dan ditandatangani oleh pegawai/penerima surat sebagai bukti terima.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
h. Penyimpanan Surat
Surat yang telah diterima dan selesai ditindak lanjuti maka selanjutnya disimpan oleh masing-masing bagian. Sistem penyimpanan surat yang dilaksanakan di Kantor Pos Solo yaitu dengan menggunakan sistem penyimpanan menurut nomor yang sesuai dengan pola klasifikasi, yaitu penomoran surat di Kantor Pos Solo berdasarkan tanggal ketika surat tersebut masuk dan berdasarkan kepentingannya. Maka jika sewaktu-waktu dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah.
Berdasarkan penjelasan mengenai prosedur penanganan surat masuk di Kantor Pos Solo 57100 tersebut, maka dibuat bagan alur prosedur penanganan surat masuk sebagai berikut :
Gambar 5.3
Bagan Alur Prosedur Penanganan Surat Masuk
Surat Masuk Surat Masuk
Sekretaris
KaKP / WKP
Sekretaris
Supervisor per Bagian
commit to user 2. Prosedur Penanganan Surat Keluar
Surat keluar yang terdapat di Kantor Pos Solo dapat berupa surat balasan atas surat yang telah diterima sebelumnya dari instansi lain, serta surat yang ditujukan kepada instansi lain dengan maksud menyampaikan suatu hal tertentu, sehingga terjadi hubungan timbal balik diantara kedua belah pihak. Menurut Ibu Pipit Kunti H selaku Sekretaris, menjelaskan bahwa sebelum surat keluar dikirimkan kepada instansi lain, ada beberapa langkah-langkah dalam penanganan surat masuk dan surat keluar, yaitu sebagai berikut :
“Penanganan surat keluar disini dilakukan mulai dari pembuatan surat sendiri oleh pegawai pada masing-masing bagian, persetujuan dan penandatanganan surat oleh Kepala Kantor Pos, pengagendaan surat oleh sekretaris (pemberian nomor urut surat dan index surat), baru kemudian dikirim melalui bagian Pengolahan”.
(Wawancara tanggal 5 Februari 2012)
Berdasarkan sumber yang telah didapatkan tersebut, maka dapat diuraikan mengenai penanganan surat keluar yang dilakukan di Kantor Pos Solo 57100 sebagai berikut :
a. Pembuatan Surat
Pembuatan surat di Kantor Pos Solo dilakukan secara desentralisasi, yaitu surat dibuat sendiri oleh pegawai sesuai dengan bidangnya masing-masing. Jadi masing-masing bagian sudah mempunyai konsep surat sendiri.
b. Persetujuan Surat
Surat yang telah selesai dibuat kemudian diajukan langsung kepada Kepala Kantor Pos untuk dikoreksi mengenai isi surat sudah tepat atau belum. Jika sudah benar maka surat akan dibubuhi paraf oleh Kepala Kantor Pos.
c. Pengagendaan Surat
Surat yang telah mendapat persetujuan dan paraf dari Kepala Kantor Pos kemudian dibawa kepada sekretaris untuk diberi nomor urut surat dan index surat, lalu dicatat dalam buku agenda surat keluar. Di dalam buku
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
agenda, pencatatan surat keluar berada di lajur sebelah kanan, yang terdiri dari beberapa kolom, yaitu:
1) Nomor urut surat 2) Tanggal kirim
3) Jenis surat dan alamatnya 4) Isi singkat
Berdasarkan uraian diatas, Buku Agenda Surat Keluar yang dipergunakan di Kantor Pos Solo dapat digambarkan pada gambar dibawah ini :
Gambar 5.4
Buku Agenda Surat Keluar SURAT YANG KELUAR Nomor urut dari
surat yang masuk dan keluar
Tanggal kirim Jenis surat dan
alamatnya Isi Singkat
Sumber : Kantor Pos Solo 57100
d. Pengiriman Surat
Pengiriman surat di Kantor Pos Solo disampaikan dahulu ke bagian Pengolahan surat. Setiap surat yang akan dikirim, masing-masing berbeda cara pengirimannya tergantung sifat suratnya, yaitu :
1) Tercatat (X5), yaitu cara pengiriman surat yang sama seperti surat biasa, tetapi ada nomor bukti kirim sampai ke tempat tujuan serta ada bukti terimanya.
2) Kilat Khusus, yaitu pengiriman surat yang sama seperti surat biasa, tetapi tidak membutuhkan waktu yang lama dan ada nomor bukti kirimnya.
3) Biasa, yaitu pengiriman surat dilakukan secara langsung dikirim ke bagian Pengolahan.
commit to user
Berdasarkan penjelasan mengenai prosedur penanganan surat keluar di Kantor Pos Solo 57100 tersebut, maka dibuat bagan alur prosedur penanganan surat keluar sebagai berikut :
Gambar 5.5
Bagan Alur Prosedur Penanganan Surat Keluar
B. Sarana Pendukung Kegiatan Surat Menyurat
Kegiatan surat menyurat di dalam suatu organisasi atau instansi mempunyai peranan penting dalam pencapaian tujuan organisasi tersebut. Demikian pula bagi petugas yang menangani surat hendaknya mempunyai keterampilan di dalam hal korespondensi. Selain itu, sarana yang berupa peralatan yang memadai juga akan mendukung kegiatan surat menyurat dalam suatu
Konsep Surat KaKP Sekretaris Pegawai Pembuat Surat Antaran / Pengolahan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
organisasi tersebut. Di bagian Sekretaris Kantor Pos Solo 57100 juga terdapat beberapa peralatan pendukung dalam kegiatan surat menyurat, antara lain :
1. Komputer
Dipergunakan hanya untuk mencatat data-data inventaris kantor dan permintaan alat tulis kantor dari Kantor Pos cabang.
2. Filling Kabinet
Berfungsi untuk menyimpan arsip surat dan menjaga dokumen-dokumen serta file yang penting.
3. Buku Agenda
Buku yang berbentuk folio berisikan kolom surat masuk dan surat keluar yang menjadi satu buku, yang dipergunakan untuk mencatat/mengagendakan surat masuk dan surat keluar.
4. Buku Ekspedisi
Buku yang dipergunakan untuk mencatat nomor surat yang telah disampaikan kepada masing-masing bagian, per bagian disendirikan menjadi satu buku. 5. Papan Pengumuman
Dipergunakan untuk mencatat jadwal acara yang akan dilaksanakan oleh Kepala Kantor Pos ataupun Wakil Kepala Kantor Pos.
6. Stapler
Dipergunakan untuk menyatukan lembaran kertas, seperti beberapa lembar surat atau surat dengan lembar disposisi.
7. Lemari & Rak
Berisikan alat tulis kantor yang disediakan untuk seluruh bagian di Kantor Pos Solo.
commit to user BAB VI PENUTUP
A. KESIMPULAN
Berdasarkan uraian dari pembahasan tersebut dapat ditarik kesimpulan mengenai prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar di Kantor Pos Solo 57100, sebagai berikut :
1. Prosedur Penanganan Surat Masuk a. Penerimaan Surat
Surat diterima oleh Sekretaris dari bagian Pengolahan surat. b. Penyortiran Surat
Surat disortir oleh Sekretaris dengan meneliti sumber atau pengirim surat dengan mengelompokkan surat berdasarkan jenis suratnya.
c. Pembukaan dan Pengeluaran Surat dari Sampul
Surat yang telah disortir kepada yang dituju kemudian dubuka dari sampul dengan menggunakan alat bantu berupa silet.
d. Pembacaan Surat
Pembacaan surat dilakukan untuk mengetahui isi surat bersifat penting atau biasa, sehingga diketahui surat diserahkan kepada Kepala Kantor Pos atau Wakil Kepala Kantor Pos.
e. Pengagendaan Surat
Surat diagendakan pada buku agenda surat masuk sesuai dengan nomor urut surat masuk dan index sesuai perihal surat tersebut.
f. Penyampaian Surat
Penyampaian surat dari Sekretaris kepada Kepala Kantor Pos atau Wakil Kepala Kantor Pos untuk mengetahui tindak lanjut surat dengan mengisi pada lembar disposisi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
g. Pengarahan Surat
Surat yang selesai diberi tindak lanjut dikembalikan kepada Sekretaris untuk kemudian diarahkan ke masing-masing bagian dengan mengisi pada buku ekspedisi.
h. Penyimpanan Surat
Surat yang telah diterima maka disimpan sendiri oleh masing-masing bagian.
2. Prosedur Penanganan Surat Keluar
