PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI KANTOR POS SOLO 57100

(1)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

PROSEDUR PENANGANAN

SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

DI KANTOR POS SOLO 57100

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

MEGANANDA CAHYA DEWI

D 1509053

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

(2)

commit to user

i

PROSEDUR PENANGANAN

SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

DI KANTOR POS SOLO 57100

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

MEGANANDA CAHYA DEWI

D 1509053

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

(3)

commit to user

(4)

commit to user

(5)

commit to user

iv

PERNYATAAN

NAMA : MEGANANDA CAHYA DEWI NIM : D1509053

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir berjudul “PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI KANTOR POS

SOLO 57100” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam Tugas Akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan Tugas Akhir dan gelar saya tersebut.

Surakarta, Juli 2012 Yang membuat pernyataan,

(6)

commit to user

v MOTTO

Belajarlah dari pengalaman dan kesalahan, karena pelajaran terbaik adalah masa lalu yang telah dilewati, dan dari kesalahan kita bisa belajar untuk menjadi benar.

(Penulis)

Raihlah ilmu, dan untuk meraih ilmu belajarlah untuk tenang dan sabar.

(Umar bin Khathab)

Hidup adalah proses untuk menjadi ; yaitu menjadi lebih baik, lebih besar, lebih kuat, dan lebih berpengaruh.

(7)

commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada : 1. Almarhumah Mama tercinta di Surga, yang

selalu memberikan kasih sayangnya sampai akhir menutup mata.

2. Bapak dan Kakak tercinta yang selalu

memberikan do’a dan dukungan untuk terus menjadi yang terbaik.

3. Sahabat-sahabat terbaikku.

4. Seseorang yang selalu memberikanku semangat dan motivasi.

5. Teman-teman Kelas A Manajemen

(8)

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbil’alamin, puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas berkah, rahmat, karunia, kesehatan, dan kemudahan dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Manajemen Administrasi (KKMA) serta penyusunan

tugas akhir dengan judul “Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Pos Solo 57100”.

Laporan tugas akhir ini disusun sebagai syarat untuk menyelesaikan studi di Program D.III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Di samping itu, kuliah kerja magang ini dilaksanakan untuk menambah wawasan guna mengenal, mengetahui dan memahami mekanisme sehingga mampu mengaplikasikan teori yang diperoleh.

Dalam pelaksanaan magang dan penyusunan tugas akhir ini penulis telah dibantu dan dibimbing oleh berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :

1. Prof. Drs. Pawito, Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Drs. Sudarto, M.Si selaku Ketua Program D.III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Drs. H. Sakur, M.S selaku pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan saran dalam penyusunan laporan tugas akhir.

4. Herwan Parwiyanto, S.Sos, M.Si selaku penguji tugas akhir.

5. Sakiman, SE selaku Supervisor SDM yang telah memberikan ijin untuk melaksanakan magang, memberikan pengarahan kepada penulis selama melakukan kegiatan kuliah kerja magang di Kantor Pos Solo 57100.

6. Mbak Pipit Kunti H selaku Sekretaris di kantor Pos Solo 57100 yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan telah banyak memberikan bantuan serta saran kepada penulis.

(9)

commit to user

viii

8. Orangtua, Kakak dan seluruh Keluarga yang tidak henti-hentinya memberikan

do’a dan dorongan semangat sehingga penulis mampu menyelesaikan kewajiban dengan baik.

9. Teman-teman Manajemen Administrasi Angkatan 2009 yang selalu menjaga komunikasi dan memberi masukan untuk menyelesaikan penyusunan tugas akhir ini.

10.Serta semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu yang telah memberikan bantuan dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

Semoga semua bantuan dan perhatian dari semua pihak mendapat rahmat dari Allah SWT. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan tugas akhir ini masih terdapat kekurangan, untuk itu penulis mengharapkan saran dan masukan yang bersifat membangun dari semua pihak demi kemajuan kita bersama, dan semoga laporan tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.

Surakarta, Juli 2012

(10)

commit to user

ix DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ... i

PERSETUJUAN ... ii

PENGESAHAN ... iii

PERNYATAAN ... iv

MOTTO ... v

PERSEMBAHAN ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR GAMBAR ... xi

ABSTRAK ... xii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Pengamatan ... 4

D. Manfaat Pengamatan ... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 6

A. Pengertian Prosedur ... 6

B. Perihal Surat ... 8

1. Pengertian dan Fungsi Surat ... 8

2. Jenis – Jenis Surat ... 8

3. Tujuan Penanganan Surat ... 13

4. Redaksi Surat ... 13

5. Prosedur Penanganan Surat ... 16

a. Prosedur Penanganan Surat Masuk ... 16

(11)

commit to user

x

BAB III METODE PENGAMATAN ... 21

1. Lokasi Pengamatan ... 21

2. Jenis Pengamatan ... 21

3. Sumber Data ... 21

4. Teknik Pengumpulan Data ... 22

5. Teknik Analisis Data ... 23

BAB IV DESKRIPSI LOKASI ... 25

A. Sejarah Berdirinya Kantor Pos Solo 57100 ... 25

B. Visi dan Misi Kantor Pos ... 26

C. Struktur Organisasi Kantor Pos Solo 57100 ... 27

D. Job Description (Tugas Kerja) ... 29

BAB V PEMBAHASAN ... 30

A. Prosedur Penanganan Surat ... 30

1. Prosedur Penanganan Surat Masuk ... 30

2. Prosedur Penanganan Surat Keluar ... 37

B. Sarana Pendukung Kegiatan Surat Menyurat ... 39

BAB V PENUTUP ... 41

A. Kesimpulan ... 41

B. Saran ... 42

DAFTAR PUSTAKA

(12)

commit to user

xi

DAFTAR GAMBAR

Gb. 4.1 Struktur Organisasi ... 28

Gb. 5.1 Buku Agenda Surat Masuk ... 33

Gb. 5.2 Lembar Disposisi ... 35

Gb. 5.3 Bagan Alur Prosedur Penanganan Surat Masuk ... 36

Gb. 5.4 Buku Agenda Surat Masuk ... 38

(13)

commit to user

xii ABSTRAK

MEGANANDA CAHYA DEWI D1509053, Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Pos Solo 57100, Tugas Akhir : Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta 2012, 43 halaman.

Surat merupakan suatu alat komunikasi tertulis yang bertujuan untuk menyampaikan suatu maksud yang ditujukan kepada pihak lain. Meskipun pada saat ini surat sudah banyak ditinggalkan oleh masyarakat, tetapi surat masih memegang peranan penting dalam suatu organisasi atau instansi. Pengelolaan surat pada suatu organisasi atau instansi yang tepat dan cermat akan menghasilkan suatu komunikasi yang baik dalam setiap kegiatan operasional di organisasi atau instansi dengan pihak lain yang berkepentingan. Dalam kegiatan surat menyurat pada suatu organisasi atau instansi, surat dapat menunjang keberhasilan tujuan dalam kegiatan berorganisasi, maka dari itu penanganan dan pengelolaan surat yang baik, cepat, dan tepat sehingga tujuan dalam organisasi dapat dicapai secara efektif dan efisien. Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui bagaimana prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar di Kantor Pos Solo 57100.

Jenis pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif, yang memberikan gambaran atau melukiskan keadaan obyek pengamatan berdasarkan fakta yang ada. Sumber data diperoleh dari narasumber yaitu sekretaris di Kantor Pos Solo, berdasarkan sumber tertulis, dan peristiwa atau kejadian yang diamati secara langsung. Teknik pengumpulan data menggunakan teknik wawancara langsung kepada sekretaris di Kantor Pos, observasi data, dan dokumentasi data. Teknik analisis data berupa pengumpulan data, reduksi data, sajian data, dan penarikan kesimpulan dan verifikasi.

(14)

commit to user BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Seiring dengan perkembangan zaman dan teknologi yang semakin maju, menimbulkan banyak dampak di berbagai bidang kehidupan manusia yang mengakibatkan semakin bertambah pula keinginan masyarakat untuk berkembang. Salah satunya mengenai adanya perkembangan teknologi informasi

yang kini semakin berkembang pesat. Perkembangan teknologi informasi inipun juga turut mengubah gaya hidup di masyarakat. Masyarakat menginginkan suatu kebutuhan yang dapat terpenuhi secara cepat, efektif ,efisen dan murah. Banyak produk-produk dulu yang kini telah digantikan oleh produk modern. Contohnya saja surat, yang sekarang telah banyak ditinggalkan masyarakat yang lebih memilih menggunakan handphone dengan layanan SMS (short message service)-nya untuk berkomunikasi lewat pesan singkat, karena dengan menggunakan layanan SMS (short message service), membuat pengiriman pesan menjadi lebih cepat dan dengan biaya yang lebih murah, selain itu juga tergolong praktis. Sehingga, surat dipandang sebagai suatu alat komunikasi yang telah kuno atau ketinggalan jaman. Masyarakat juga menganggap surat sebagai wakil urusan suatu organisasi, perusahaan, atau instansi dari pengirim surat.

Dibandingkan dengan alat komunikasi lain yang lebih modern seperti e-mail, teleks, faximile maupun telegraf, surat tetap mempunyai kelebihan tersendiri

karena merupakan salah satu sarana yang dapat merekam informasi secara panjang lebar, terperinci, tetapi tetap ekonomis. Selain itu, kelebihan lain dari surat adalah bersifat aman karena dapat menyimpan rahasia, efektif karena informasi yang disampaikan tersebut asli sesuai dengan sumbernya, serta

ekonomis karena biaya pembuatannya yang sangat murah.

Surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis ke pihak lain, atau salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis. Yang tersangkut dalam kegiatan surat menyurat dapat perorangan atau badan (organisasi). Di samping itu penulis dalam mengemukakan maksudnya

(15)

commit to user

2

harus memperhatikan sifat surat yang dibuatnya dan kedudukan penulis sendiri dan tingkatan pembaca surat. (Thomas Wiyasa 1991 : 1)

Saat ini surat memang telah banyak ditinggalkan oleh masyarakat, akan tetapi surat masih memegang peranan penting sebagai salah satu alat penyampaian informasi dalam suatu organisasi, perusahaan, atau instansi, baik pemerintahan maupun swasta. Didalam suatu organisasi tersebut, terdapat sekelompok orang yang saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. Mereka saling berkomunikasi dan menjalin hubungan

baik dengan banyak pihak luar baik secara langsung maupun tidak langsung sebagai salah satu upaya untuk tetap menjaga hubungan baik dalam suatu kerjasama melalui berbagai media yang salah satunya yaitu melalui kegiatan surat-menyurat antar organisasi, perusahaan, atau instansi terkait. Saat ini kegiatan surat-menyurat tersebut masih berlaku dan bisa ditemui di dalam suatu organisasi, perusahaan, atau instansi besar maupun kecil, disamping menggunakan surat elektronik/e-mail maupun faximile. Surat-surat yang dikirim oleh suatu organisasi, perusahaan, atau instansi sering merupakan satu-satunya hubungan antar organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. Karena itu, sangat penting bila surat dirumuskan dan ditata sedemikian rupa sehingga menciptakan kesan yang baik dan berwibawa bagi mitra kerjasama perusahaan.

Pengelolaan surat pada suatu organisasi, perusahaan, atau instansi menjadi suatu kegiatan perkantoran yang penting karena surat dijadikan sebagai alat komunikasi perusahaan dengan pihak-pihak yang berkepentingan terhadap berjalannya organisasi, perusahaan, atau instansi tersebut. Pengelolaan surat masuk maupun surat keluar pada suatu organisasi, perusahaan, atau instansi yang tepat dan cermat akan menghasilkan suatu komunikasi yang baik dalam menjalankan kegiatan di organisasi, perusahaan, atau instansi dengan pihak-pihak

(16)

commit to user

Didalam sebuah organisasi, surat mempunyai peranan penting karena sebagai alat komunikasi yang berupa lembaran kertas, berkas atau suatu keterangan mengenai suatu hal yang berupa surat masuk dan surat keluar. Pada setiap organisasi, perusahaan, atau instansi, penanganan mengenai surat masuk dan surat keluar berbeda-beda caranya tergantung besar kecilnya perusahaan dan prosedur yang telah ada. Misalnya di sebuah perusahaan BUMN khususnya PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Solo 57100, dalam penanganan surat masuk dan surat keluarnya menggunakan satu buku agenda berpasangan/berganda. Buku

agenda berpasangan/berganda adalah suatu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam satu buku dengan nomor urut sendiri.

Setiap surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirim oleh suatu organisasi, perusahaan, atau instansi mempunyai nilai yang sangat penting, karena selain sebagai alat komunikasi antar organisasi, bisa juga sebagai wakil dari penulis atau pengirim surat, dapat dijadikan sebagai bukti otentik atau bukti hitam diatas putih yang berkekuatan hukum, sebagai pusat ingatan atau arsip, juga sekaligus dapat menunjukkan kegiatan hidup organisasi, perusahaan, atau instansi tersebut. Maka dari itu, pengelolaan atau penanganan surat masuk dan surat keluar harus dilakukan dengan cepat dan tepat.

Kegiatan surat menyurat memang dianggap sebagai suatu kegiatan yang mudah, meskipun begitu surat menyurat sendiri sangat berperan penting dalam menunjang keberhasilan tujuan dalam kegiatan berorganisasi. Dalam kegiatan surat menyurat di suatu organisasi, perlu adanya perhatian khusus mengenai hal penanganan surat karena isi dari setiap surat yang masuk dan surat yang keluar merupakan sarana dalam mencapai target dan tujuan dari organisasi tersebut.

Pada saat ini banyak terjadi kendala dalam penanganan arus surat masuk

(17)

commit to user

4

yang bertugas dalam bagian penanganan surat. Maka dari itu, untuk mengatasi masalah tersebut diperlukan Sumber Daya Manusia yang handal dan profesional serta mampu dalam hal penanganan surat masuk dan surat keluar.

Berdasarkan uraian tersebut diatas, dapat diketahui bahwa penanganan surat merupakan sesuatu yang sangat penting dan menjadi urat nadi suatu organisasi, perusahaan, atau instansi, maka dari itu diperlukan penanganan dan pengelolaan surat yang baik, cepat dan tepat, sehingga tujuan dalam organisasi dapat dicapai secara efektif dan efisien. Dengan alasan tersebut penulis tertarik

untuk mempelajari dan mengetahui dengan lebih jelas lagi mengenai prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar yang dilaksanakan di Kantor Pos Solo 57100, maka dalam penyusunan Tugas Akhir penulis mengangkat judul ”Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Pos Solo 57100”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan diatas, maka penulis dapat mengambil perumusan masalah sebagai berikut :

“ Bagaimanakah prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar di Kantor Pos Solo 57100? “

C. Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah :

1. Untuk mengetahui bagaimanakah prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar di Kantor Pos Solo 57100.

2. Menambah wawasan dan pengetahuan serta pengalaman yang diharapkan berguna dikemudian hari.

3. Untuk mengaplikasikan ilmu yang diperoleh selama kuliah ke dalam dunia

kerja.

(18)

commit to user

D. Manfaat Pengamatan

Manfaat dari kegiatan magang atau praktek kerja lapangan yang dilakukan di Kantor Pos Solo 57100 antara lain :

1. Untuk mendapatkan pengalaman kerja yang relevan dibidang administrasi khususnya di Kantor Pos Solo 57100.

2. Kegiatan magang ini merupakan kesempatan yang bermanfaat untuk menerapkan teori yang diperoleh kedalam dunia kerja yang nyata.

3. Penelitian ini diharapkan berguna bagi semua pihak yang berhubungan

(19)

Kata prosedur berasal dari bahasa Inggris “procedure”. Menurut Kamus Inggris Indonesia karangan John M. Echols dan Hassan (1995 : 448) procedure berarti cara, jalan, tata cara yang tepat, aturan, ketentuan yang dipakai, akan tetapi kata procedure sering digunakan atau diadaptasikan oleh kosa kata bahasa

Indonesia yang sering dikenal dengan kata prosedur.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1989 : 73) prosedur dapat diartikan sebagai berikut :

1. Tahap-tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas.

2. Metode langkah demi langkah secara eksak dalam memecahkan suatu problem.

Pengertian prosedur dalam buku “Kamus Management” karangan Moekijat (1984 : 475-476) adalah sebagai berikut :

1. Suatu prosedur berhubungan dengan pemilihan dan penggunaan suatu arah tindakan tertentu sesuai dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditentukan.

2. Prosedur-prosedur memberikan urutan menurut waktu (chronologis) kepada tugas-tugas yang menentukan jalan dari serangkaian tugas-tugas demikian dalam kebijaksanaan-kebijaksanaan dan ke arah tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.

3. Suatu prosedur adalah serangkaian daripada tugas-tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melakukan pekerjaan yang harus diselesaikan.

4. Urutan secara chronologis (menurut waktu) daripada tugas-tugas ini merupakan ciri daripada setiap prosedur. Biasanya suatu prosedur meliputi bagaimana, bilamana, dan oleh siapa masing-masing tugas harus diselesaikan. 5. Prosedur-prosedur menggambarkan cara atau metode dengan mana pekerjaan

diselesaikan.

(20)

commit to user

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran karangan The Liang Gie (1986 : 263), prosedur merupakan suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan. Misalnya prosedur membuat surat pada suatu perusahaan. Dalam kegiatan ini terdapat suatu rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai cara menyusun konsep suratnya, cara mengetiknya pada kertas surat atau cara menakliknya yang kesemuanya telah pasti. Rangkaian prosedur menjadi suatu sistem.

Prosedur menempati kedudukan penting bagi setiap kegiatan, demikian

halnya untuk proyek. Suatu hal penting yang harus diperhatikan dalam membuat kebijakan dan prosedur adalah dijaga agar tidak sampai menghilangkan kreativitas dan pemikiran-pemikiran baru untuk mengembangkan cara-cara pelaksanaan yang lebih efisien di luar kebijakan dan prosedur yang berlaku. Iman Soeharto (2001 : 414)

Untuk itu dilakukan pengkajian berkala dan bila perlu mengubah atau mengganti dengan kebijakan dan prosedur yang lebih sesuai dengan situasi dan kondisi baru. Kegunaan prosedur secara khusus menurut Iman Soeharto (2001 : 415) antara lain:

1. Memberikan pegangan untuk melakukan suatu kegiatan secara uniform, antara lain dalam bentuk standarisasi data format.

2. Mengurangi adanya kegiatan yang tumpang-tindih dan pengulangan.

3. Mengurangi tugas-tugas pengambilan keputusan, karena prosedur itu sendiri sudah merupakan keputusan tentang bagaimana suatu pekerjaan harus dilakukan.

Sedangkan manfaat secara langsung bagi organisasi adalah mencegah kemungkinan pelaksanaan kegiatan yang kurang sinkron antara bidang, bagian, atau individu pelaksanaan yang dapat menjurus pada timbulnya konflik dan

kebingungan.

(21)

commit to user

8

B. Perihal Surat

1. Pengertian dan Fungsi Surat

Menurut S. Hidajat dalam Ida Nuraida (2008 : 50) pengertian surat yaitu sehelai kertas atau lebih, dimana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan kepada orang lain.

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan. Saiman

(2002 : 75)

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa surat adalah suatu media komunikasi yang berisi tentang pernyataan tertulis mengenai apa yang ingin disampaikan penulis kepada orang lain atau penerima surat tersebut.

Ketepatan dan kecepatan dalam proses penanganan surat merupakan suatu keharusan yang harus dilaksanakan oleh pegawai yang bertugas dalam hal tersebut, karena jika terjadi keterlambatan dalam proses penanganan surat masuk dan surat keluar maka dapat mengakibatkan tidak dapat tercapainya suatu tujuan yang ditentukan.

Fungsi Surat menurut Thomas Wijasa Bratawidjaja (1991 : 1) adalah : a. Sebagai alat penghubung secara tertulis.

b. Sebagai tanda bukti tertulis bila sewaktu-waktu timbul persoalan di kemudian hari yang tidak diinginkan.

c. Sebagai alat pengingat bila sewaktu-waktu dibutuhkan (arsip). d. Sebagai tanda bukti sejarah (historis) sebagai bahan riset. e. Sebagai bahan dokumentasi.

f. Sebagai duta (wakil) dari suatu organisasi/badan.

g. Untuk menjamin keamanan/keterangan dalam segala aktivitas.

2. Jenis-jenis Surat

(22)

commit to user

macam segi untuk memudahkan dalam memahami macam dan jenis surat, antara lain :

a. Menurut wujud surat 1) Kartu Pos

Kartu pos adalah surat yang dibuat diatas kartu/kertas karton, umumnya berukuran 1,5x10 cm, yang digunakan untuk mengirim berita yang isinya singkat dan bersifat rahasia atau dapat dibaca orang lain.

2) Warkat Pos

Warkat pos merupakan surat terbuka dan tidak beramplop yang berupa lipatan-lipatan kertas. Bagian yang tertutup merupakan isi surat dan bagian luar tercantum alamat surat dan alamat pengirimnya. Jenis surat ini cukup terjamin kerahasiannya dan pengirim tidak perlu menyediakan amplop serta biaya pengiriman relatif murah.

3) Surat Bersampul

Surat bersampul dapat digunakan untuk :

a) Pengiriman surat dimana isi dari surat tersebut tidak boleh diketahui oleh orang yang tidak berkepentingan.

b) Pengiriman berita yang cukup panjang serta memerlukan beberapa halaman kertas.

c) Dipandang lebih penting dan sopan. 4) Memorandum dan nota

Surat singkat yang berisi pokok-pokok masalah untuk pelaksanaan aktivitas rutin kantor, yang umumnya dibuat oleh atasan kepada bawahan. Isi memorandum atau nota dapat berupa :

a) Permintaan informasi b) Pemberian informasi c) Pemberian referensi d) Penugasan

(23)

commit to user

10

f) Peringatan, dan lain sebagainya. 5) Telegram

Surat yang ditulis pada blangko telegram dan berisi pokok-pokok persoalan/permasalahan.

6) Wesel

Surat ini lebih dikenal dengan sebutan Pos Wesel, yaitu sejenis surat khusus untuk mengirim sejumlah uang lewat pos.

b. Menurut jumlah penerima surat

1) Surat biasa

Surat biasa dikirim oleh seseorang atau suatu instansi kepada orang/pejabat/instansi tertentu.

2) Surat edaran

Surat edaran ditujukan kepada beberapa orang/pejabat/organisasi. 3) Surat pengumuman

Surat ini ditujukan kepada sejumlah orang atau instansi yang identitasnya tidak diutarakan secara langsung. Surat ini digunakan apabila pihak yang dituju tidak memungkinkan untuk dituliskan nama dan alamat satu persatu.

c. Menurut Urgensi Pengiriman/Penyelesaian Surat 1) Surat Biasa

Surat ini tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian yang cepat. Meskipun demikian, setiap surat yang memerlukan jawaban atau tanggapan hendaknya segera dijawab atau dibalas.

2) Surat segera

Surat ini menuntut tanggapan atau penyelesaian secepatnya oleh penerima surat.

3) Surat sangat segera

(24)

commit to user d. Menurut tujuan surat

1) Surat pemberitahuan 2) Surat perintah 3) Surat permintaan 4) Surat peringatan 5) Surat panggilan 6) Surat susulan 7) Surat keputusan

8) Surat perjanjian 9) Surat laporan 10) Surat pesanan 11) Surat penawaran 12) Dan lain-lain

e. Menurut sifat, isi, dan asal surat 1) Surat Niaga

Surat yang dibuat dalam dunia bisnis, perniagaan, atau perindustrian. Surat ini bersifat resmi, namun tidak selalu menggunakan bahasa Indonesia yang baku, tergantung pada situasi. 2) Surat Dinas/surat jabatan

Surat yang diselenggarakan oleh jawatan/instansi dan berisi pelaksanaan tugas dengan segala formalitasnya. Surat ini bersifat resmi dan menggunakan bahasa Indonesia yang baku.

3) Surat Pribadi/keluarga

Surat pribadi umumnya bersifat tidak resmi baik dalam ragam bahasa maupun struktur penyampaian. Namun, ada pula yang bersifat resmi, seperti surat lamaran kerja, surat undangan, surat

ucapan selamat, surat ucapan terima kasih, bela sungkawa, surat perkenalan, dan lain sebagainya.

4) Surat yang berisi masalah sosial

(25)

commit to user

12

meningkatkan citra perusahaan, atau disesuaikan dengan kondisi yang terjadi dalam perusahaan.

f. Ditinjau dari keamanan isi surat 1) Surat Sangat Rahasia (SRHS)

Hanya dipergunakan untuk surat-surat atau dokumen-dokumen yang erat hubungannya dengan keamanan negara. Surat ini ditandai dengan kata SANGAT RAHASIA atau SRHS.

2) Surat Rahasia (RHS)

Hanya dipergunakan untuk surat-surat atau dokumen-dokumen yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain kecuali orang yang dimaksud dalam surat itu. Surat ini biasanya ditandai dengan kata RAHASIA atau RHS.

3) Surat Biasa

Surat biasa adalah surat bukan rahasia dimana jika isi dari surat tersebut terbaca oleh orang lain tidak akan menimbulkan sesuatu yang berakibat buruk atau merugikan organisasi atau pejabat yang bersangkutan.

g. Menurut prosedur pengurusan surat 1) Surat Masuk

Surat masuk merupakan surat yang diterima oleh suatu bagian dalam perusahaan dari bagian lain dalam perusahaan yang sama, atau dari pihak eksternal baik dari orang/instansi/perusahaan lain diluar lingkungan intern perusahaan.

2) Surat Keluar

Surat keluar merupakan surat yang dikirim oleh suatu bagian dalam perusahaan kepada bagian lain dalam perusahaan yang sama, atau

(26)

commit to user 3. Tujuan Penanganan Surat

Menurut Basir Barthos (1990 : 36), tujuan yang ingin dicapai dalam pelaksanaan penanganan surat adalah untuk berkomunikasi di dalam organisasi dengan tertulis dalam rangka membantu memperlancar tujuan organisasi. Sebab penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif kepada penulis maupun organisasinya.

4. Redaksi Surat

Redaksi surat yaitu susunan kalimat secara sistematis dan kronologis menurut isinya dan tatabahasa serta bagian dari surat. Bagian-bagian surat dapat disebut juga redaksi surat. Thomas Wijasa Bratawidjaja (1991 : 14-21)

a. Kepala Surat

Berupa nama instansi atau badan organisasi dimana surat dibuat. Tiap-tiap instansi pemerintah maupun swasta dan badan-badan organisasi lainnya pada suratnya tercantum kepala surat (kop surat). Pada umumnya kepala surat sudah dicetak, kecuali bila belum tersedia sehingga harus dibuat sendiri diketik.

Kegunaan Kepala Surat :

1) Untuk mengetahui nama dan alamat dari suatu instansi/badan perusahaan atau organisasi (pengirim surat)

2) Sebagai identitas dari suatu instansi/badan

3) Sebagai lambang/simbol dari suatu organisasi/badan 4) Sebagai alat promosi

Bagian-bagian Kepala Surat :

1) Nama perusahaan/organisasi atau badan 2) Alamat lengkap

3) Nomor telepon, Telex, P.O Box/Tromol Pos/Kotak Pos 4) Alamat kawat Cable Address

5) Nama kantor cabangnya bila ada 6) Nama Bankernya

(27)

commit to user

14

8) Gambar-gambar sebagai simbol/lambang b. Nomor Surat

Nomor surat dipakai untuk surat-surat dalam hubungan dinas (resmi), nomor tersebut adalah nomor verbal.

Kegunaan Nomor Surat :

1) Untuk mempermudah mencari surat itu kembali sewaktu-waktu dibutuhkan

2) Untuk mempermudah penunjukan dalam surat-menyurat

3) Untuk mempermudah penyimpanan/mengagendakan 4) Untuk mengetahui jumlah surat yang telah dibuat c. Tanggal Surat

Setiap pembuatan surat sebaiknya selalu diberi tanggal, yang berguna untuk mempermudah penunjukan waktu membalas surat dan untuk pengingatan kembali dan mengagendanya bagi yang menerima surat. d. Lampiran

Cara penulisan lampiran untuk surat-surat niaga akan sangat berlainan dengan surat resmi Dinas Pemerintah. Untuk mempermudah cara penulisan lampiran pada surat-surat niaga yaitu dibawah sejajar dengan nama jabatan, sedangkan untuk surat resmi Dinas Pemerintahah ditulis sesudah penulisan nomor surat.

e. Perihal atau Hal

Perihal atau hal adalah sebagai petunjuk mengenai pokok isi surat. Kegunaannya untuk :

1) Menyimpulkan pokok isi surat

2) Mempermudah penerima surat dalam membahas masalah f. Alamat Surat

(28)

commit to user g. Pembuka Surat

Pembuka surat atau solutation berfungsi sebagai pembuka kalimat agar dirasa tidak janggal.

h. Pembuka Kata

Pembuka kata berguna untuk mengantarkan ke isi surat yang sesungguhnya agar diketahui alasan membuat surat tersebut, sehingga yang membaca surat tersebut tidak merasa heran.

i. Isi Surat

Isi surat adalah merupakan uraian dari maksud pembuatan surat, serta hal-hal yang ingin disampaikan.

j. Penutup Kata

Penutup kata disebut juga penutup kalimat dan biasanya bersifat sebagai ucapan terima kasih, penghargaan, penegasan, dan pengarahan.

k. Penutup Surat

Penutup surat adalah sebagai tanda bahwa surat itu sudah berakhir. Untuk surat niaga sebagai penutup surat adalah biasa dipakai kata : Hormat kami, sedangkan untuk surat Resmi Dinas Pemerintah tidak dipakai penutup surat. Begitu pula tidak dipergunakan pembuka surat yaitu Dengan hormat,.

l. Nama Perusahaan

Nama perusahaan perlu dicantumkan, bila bentuk cap perusahaan (stempel perusahaan) berbentuk bulat tetapi bila berbentuk blok tidak perlu dicantumkan (diketik).

m. Tanda Tangan

Tanda tangan ini berguna untuk mengetahui siapa yang

bertanggungjawab atas surat yang dibuatnya. n. Nama Terang

(29)

commit to user

16

o. Nama Jabatan

Nama jabatan perlu dicantumkan agar mengetahui siapa yang mengirimkan surat tersebut dan siapa yang berhak atas surat yang dibuatnya.

p. Lampiran

Untuk surat resmi dinas pemerintah cukup disebut berapa lembar/bendel yang diikutsertakan dalam surat. Untuk surat-surat niaga pada umumnya semua yang dilampirkan disebutkan satu persatu

macamnya. Penulisan lampiran untuk surat niaga ada disebelah bawah kiri dan untuk surat resmi dinas pemerintah dituliskan dibawah nomor surat.

q. Tembusan = Tindasan = cc = carbon copy

Tembusan yaitu apabila surat tersebut dikirimkan kepada pihak lain yang ada hubungannya (secara tehnis) dengan isi surat.

r. Singkatan

Singkatan atau initial hanya dipakai dalam surat niaga saja, sedangkan untuk surat resmi dinas pemerintahan tidak ada initial, yang ada hanya paraf yang membuat (mengonsep) surat tersebut. Initial untuk mempermudah/mengetahui siapa yang mengonsep dan mengetik surat.

5. Prosedur Penanganan Surat

Prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar menurut Ida Nuraida (2008 : 76-78) adalah :

a. Prosedur Penanganan Surat Masuk

Surat masuk adalah surat yang masuk kedalam suatu instansi

(30)

commit to user 1) Penerimaan Surat

a) Surat masuk yang diterima disortir terlebih dahulu kemudian dicatat dalam buku agenda surat masuk.

b) Bila menerima surat dari pos atau caraka maka harus memeriksa kebenaran alamat surat dan mengembalikan surat bila alamat yang tercantum pada surat salah.

c) Menggolongkan surat berdasarkan alamat yang dituju. d) Mengelompokkan surat terbuka dan tertutup.

e) Membuka surat terbuka dan memeriksa kelengkapan surat tersebut (lampiran surat bila ada).

f) Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima dibelakang surat, ini berlaku untuk surat rahasia.

2) Pengarahan Surat

a) Mengarahkan surat kepada pimpinan instansi atau kantor atau perusahaan, bila berkaitan dengan kebijakan.

b) Mengarahkan langsung kepada unit pengolah, bila berkaitan dengan pekerjaan teknis operasional.

3) Penilaian Surat

Menentukan surat penting, surat rahasia, atau surat biasa. 4) Pencatatan Surat

a) Setelah diagendakan surat masuk dilampirkan dan dicatat pada lembar disposisi atau pengganti naskah dalam dua rangkap. b) Mencatat surat penting pada kartu kendali yang dibuat dalam

tiga rangkap dengan warna yang berbeda, misalnya: putih (I), hijau (II), dan merah (III) atau disesuaikan dengan kebutuhan. c) Mencatat surat biasa pada lembar pengantar yang dibuat dalam

dua rangkap.

(31)

commit to user

18

5) Penyimpanan Surat

a) Surat masuk yang telah didistribusikan dan mendapatkan tanggapan dari pengolah, dikembalikan ke sekretariat dan dimasukkan kedalam takah sesuai dengan kode klasifikasi. b) Bila naskah atau surat masuk dikembalikan ke sekretariat

dengan disposisi diteruskan ke pejabat lain, maka sebelum naskah atau surat tersebut dikirimkan harus dicatat dulu dalam buku agenda surat masuk untuk kemudian dikirim kepada

pejabat yang bersangkutan.

c) Setelah naskah atau surat tersebut ditanggapi kemudian dimasukkan kedalam tata naskah sesuai dengan kode klasifikasi arsip dan bila surat atau naskah tersebut diperlukan suatu saat maka pencarian kembali surat yang beredar bisa dilihat dalam buku agenda surat masuk.

6) Penyampaian Surat a) Surat Penting

i. Menahan kartu kendali pertama sebagai pengganti buku agenda.

ii. Menyampaikan surat beserta kartu kendali kedua dan ketiga kepada tata usaha atau unit pengolah.

iii.Menerima kartu kendali kedua setelah diparaf, sebagai tanda terima.

b) Surat Biasa

i. Menyampaikan surat beserta dua lembar pengantar kepada tata usaha atau unit pengolah.

ii. Menerima lembar pengantar kedua setelah diparaf, sebagai

tanda terima. c) Surat Rahasia

(32)

commit to user

ii. Menerima lembar pengantar kedua setelah diparaf sebagai tanda terima.

b. Prosedur Penanganan Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu instansi atau perusahaan atau antar bagian dalam instansi atau perusahaan tersebut, ditujukan kepada instansi atau perusahaan lain atau ke bagian lain dalam instansi atau perusahaan yang sama.

1) Penyiapan Konsep

Penyiapan dan penulisan konsep dilakukan oleh pejabat yang menandatangani surat tersebut atau staf yang ditunjuk.

2) Pengelompokan

Mengelompokkan surat-surat yang akan dikirim berdasarkan jenis surat, yaitu surat penting, surat biasa, atau surat rahasia.

3) Pencatatan

a) Surat keluar dicatat dalam buku agenda surat keluar yang terdiri dari kolom-kolom : Nomor agenda, tanggal surat, nomor surat, perihal, keterangan, dan tujuan surat.

b) Pemberian nomor dan tanggal dilakukan setelah pengetikan surat dilaksanakan dan detelah dibubuhi tanda tangan oleh pihak yang berwenang dan surat tersebut siap untuk dikirim. c) Pemberian nomor dan kode dilaksanakan menurut pola

klasifikasi yang telah ditetapkan.

d) Mencatat surat penting pada kartu kendali (tiga rangkap). e) Mencatat surat biasa dan surat rahasia pada lembar pengantar

(dua rangkap).

4) Penyampaian/Pengiriman/Pendistribusian

Pengiriman surat keluar dilaksanakan oleh bagian ekspedisi, bagian pengiriman, atau kurir.

a) Penyampaian Surat Penting

(33)

commit to user

20

ii. Menerima dan menyimpan pertinggal surat keluar setelah distempel tanggal dan jam pengirimannya oleh unit kearsipan.

b) Menyampaikan Surat Biasa

Menyampaikan surat biasa, pertinggal, dan lembar pengantar pertama dan kedua kepada unit kearsipan.

i. Menerima dan menyimpan pertinggal surat keluar setelah distempel tanggal dan jam pengirimnya oleh unit kearsipan.

ii. Menyimpan lembar pengantar pertama. c) Penyampaian Surat Rahasia

i. Menyampaikan surat rahasia dalam keadaan tertutup dan menyampaikan lembar pengantar pertama dan kedua kepada unit kearsipan.

ii. Menyimpan lembar pengantar pertama.

(34)

commit to user BAB III

METODE PENGAMATAN

1. Lokasi Pengamatan

Dalam pengumpulan data ini penulis mengambil lokasi di Kantor Pos Solo 57100 yang beralamat di Jl. Jenderal Sudirman No. 8 Surakarta. Pemilihan lokasi ini didasarkan atas pertimbangan-pertimbangan berikut ini :

a. Dalam lokasi pengamatan terdapat permasalahan yang akan dikaji dalam pengamatan ini.

b. Di lokasi ini, penulis mendapat ijin untuk melaksanakan pengamatan yang memungkinkan penulis mendapatkan data-data yang diperlukan sesuai dengan permasalahan yang diamati.

c. Lokasi yang mudah dijangkau dan strategis.

2. Jenis Pengamatan

Pengamatan ini dimaksudkan untuk mendeskripsikan tentang penanganan surat masuk dan surat keluar. Maka jenis pengamatan yang digunakan adalah penelitian diskriptif kualitatif yaitu metode pengamatan yang memberikan gambaran atau melukiskan keadaan obyek pengamatan pada saat ini berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau sebagaimana mestinya.

3. Sumber Data

Menurut H.B Sutopo (2006 : 56), sumber data merupakan bagian yang sangat penting bagi peneliti karena ketepatan memilih dan

menentukan jenis sumber data akan menentukan ketepatan dan kekayaan data atau kedalaman informasi yang diperoleh.

a. Narasumber (informan)

Dalam penelitian kualitatif posisi sumber data yang berupa manusia (narasumber) sangat penting perannya sebagai individu yang memiliki

(35)

commit to user

22

informasinya. Peneliti dan narasumber disini memiliki posisi yang sama, oleh karena itu narasumber bukan sekedar memberikan tanggapan pada yang diminta peneliti, tetapi ia bisa lebih memilih arah dan selera dalam menyajikan informasi yang ia miliki.

b. Sumber Tertulis

Sumber tertulis biasanya merupakan bahan tertulis yang bergayutan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu. Dalam pengamatan ini yang dapat digunakan sebagai sumber data adalah :

1) Dokumen-dokumen yang ada di instansi terkait, mencari dokumen atau informasi tentang berbagai macam kegiatan.

2) Sumber buku : dengan cara mencari buku-buku yang berisi tentang masalah yang dihadapi, juga untuk mendukung kelengkapan data yang dibutuhkan yang bersifat teoritis.

c. Peristiwa atau kejadian

Data atau informasi dapat dikumpulkan dari peristiwa, aktivitas, atau perilaku sebagai sumber data yang berkaitan dengan penilitiannya. Dari pengamatan pada peristiwa tersebut, peneliti dapat mengetahui proses bagaimana sesuatu terjadi secara lebih pasti karena menyaksikannya sendiri secara langsung. Penulis cenderung memilih informan yang dapat dipercaya dan dianggap mengetahui permasalahan yang sedang diamati dengan jelas dan menangkap kelengkapan data.

4. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini berpedoman pada buku dari H.B Sutopo (2006 : 66), antara lain :

a. Wawancara

(36)

commit to user

tidak terstruktur dan ketat dalam suasana formal, bisa dilakukan berulang pada informan yang sama.

b. Observasi

Observasi merupakan suatu proses melihat, mengamati untuk menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa, aktivitas, perilaku, tempat atau lokasi, benda, serta rekaman gambar. Dalam tulisan ini penulis melakukan pengamatan secara langsung tentang keadaan dan fenomena yang dijumpai secara sistematis di Kantor Pos Solo 57100.

c. Dokumentasi

Salah satu metode pengumpulan data kualitatif dengan melihat dan menganalisis dokumen-dokumen yang dibuat oleh subjek sendiri atau oleh orang lain tentang subjek.

5. Teknik Analisis Data

Menurut H.B Sutopo (2006 : 115), teknik analisis data yang dipakai dalam pengamatan ini adalah teknik analisis data kualitatif yaitu secara khusus kegiatannya pada dasarnya dilakukan secara induktif, interaktif dari setiap unit datanya, bersamaan dengan proses pelaksanaan pengumpulan data, dan memproses akhir. 4 tahapan dalam analisis data, yaitu :

a. Pengumpulan Data

Pengumpulan data dilakukan sebelum pengamatan, pada saat pengamatan, dan di akhir pengamatan.

b. Reduksi Data

Proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi dari semua jenis informasi yang tertulis lengkap dengan catatan lapangan.

c. Sajian Data

(37)

commit to user

24

dalam reduksi data, dan disajikan dengan menggunakan kalimat bahasa yang sistematis.

d. Penarikan Kesimpulan dan Verifikasi

Kesimpulan merupakan tahap terakhir, yaitu kesimpulan jawaban dari pertanyaan pengamatan yang diajukan mengungkapkan “what” dan

“how” dari pengamatan tersebut. Sedangkan verifikasi merupakan

aktivitas pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan cepat.

(38)

commit to user BAB IV

DESKRIPSI LOKASI

A. Sejarah Berdirinya Kantor Pos Solo 57100

Berdirinya Kantor Pos Solo tidak terpisahkan dari perkembangan Kota Solo pada umumnya dan perkembangan dinas pos pada khususnya. Pada dasarnya, sejarah Kantor Pos Solo tidak terlepas dari sejarah PT. Pos Indonesia (Persero) secara utuh. Berdirinya Kantor Pos Solo sendiri tidak

secara pasti diketahui kapan berdirinya. Sekitar tahun 1812 sesungguhnya telah ada perhubungan pos di Surakarta, namun masih dalam masa penjajahan Perancis, karena pada masa tersebut Surakarta masih merupakan suatu kerajaan.

Diawal berdirinya, dinas pos masih berstatus sebagai jawatan dan menjadi satu dengan telegraf dan telepon sehingga disebut jawatan PTT. Pada saat terjadi agresi militer Belanda II, banyak kantor PTT yang dibumihanguskan termasuk kantor pos Surakarta didalamnya. Hal ini bertujuan untuk melindungi dan mempertahankan diri beserta telekomunikasi. Namun diperkirakan juga pada tahun 1954 kantor pos Surakarta dibangun kembali sebagai kantor pos utama (rayon). Keadaan umum jawatan PTT setelah mas berakhirnya masa perang kemerdekaan adalah pelaksanaan berbagai upaya perbaikan dan pembangunan, serta upaya menghadapi hambatan-hambatan di berbagai daerah. Keadaan yang semakin membaik mulai dirasakan, misalnya dengan diadakan seminar Rehabilitation Center di Surakarta pada tahun 1957. Pada bidang pendidikan diadakan di tingkat pendidikan menengah yang meliputi tentang pendidikan pengawas pos, dan pendidikan perakit pos.

Perkembangan pos yang semakin baik dari tahun ke tahun dan dalam rangka efisiensi dan efektifitas usaha penyelenggaraan jasa pos dan giro, utamanya dalam menjalankan perannya sebagai salah satu pelaku perekonomian nasional, sesuai dengan tujuan yang ada dalam PP No. 5 Tahun 1995, maka Perum pos dan giro Kota Surakarta berubah menjadi

(39)

commit to user

26

perusahaan perseroan yakni PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Solo 57100. Lokasi Kantor Pos Solo 57100 kini terletak di Jalan Jenderal Soedirman No. 8 Solo.

B. Visi dan Misi PT. Pos Indonesia (Persero)

1. Visi PT. Pos Indonesia (Persero)

Visi merupakan pandangan jauh ke depan tentang sesuatu kondisi yang ingin diwujudkan, melalui serangkaian aktivitas saat ini. Untuk

mengemban tugas pokok perusahaan, PT. Pos Indonesia (Persero) menetapkan visinya yaitu Pos Indonesia senantiasa berupaya untuk menjadi penyedia sarana komunikasi kelas dunia yang peduli terhadap lingkungan, dikelola SDM yang profesional, sehingga mampu memberikan layanan terbaik bagi masyarakat serta tumbuh berkembang sesuai dengan konsep bisnis yang sehat.

2. Misi PT. Pos Indonesia (Persero)

Untuk merealisasikan visi perusahaan, PT. Pos Indonesia (Persero) menetapkan misinya yaitu:

a. Menyediakan sarana komunikasi yang andal dan terpercaya bagi masyarakat, dan pemerintah guna menunjang pembangunan nasional serta memperkuat kesatuan dan keutuhan bangsa dan negara.

(40)

commit to user C. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap antara bidang-bidang kerja maupun orang, dimana kerangka ini dapat menggambarkan kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab dalam organisasi tersebut.

Struktur organisasi di Kantor Pos Solo 57100 digambarkan dalam bentuk struktur organisasi garis, dimana struktur organisasi ini wewenang dari puncak pimpinan yaitu Kepala Kantor Pos (Post Master) Solo 57100 dan

dilimpahkan kepada para Supervisor-supervisor dibawahnya. Adapun supervisor-supervisor tersebut antara lain:

1. Supervisor Counter Financial Service (Supervisor Pelayanan 1) 2. Supervisor Logistic

3. Supervisor Process Mail (SPP/Pengolahan)

4. Supervisor Account Officer (Pemasaran dan SLPK) 5. Customer Service and Care (CS dan CR)

6. Supervisor Parcel (Paket)

7. Supervisor Human Capital (Sumber Daya Manusia) 8. Supervisor Technology and Assets (Teknik dan Sarana) 9. Supervisor Finance (Keuangan)

10.Branch Supervision (Unit Pelayanan Luar) 11.Supervisor Quality Control (QC)

12.Supervisor Mail Pos Prima/Express

13.Supervisor Process Financial Services (Supervisor Pelayanan 2) 14.Supervisor Accounting (Akuntansi)

15.Supervisor Mail Delivery (Antaran Surat)

Adapun gambar struktur organisasi Kantor Pos Solo 57100 adalah sebagai

(41)

commit to user

28

STRUKTUR ORGANISASI KANTOR POS SOLO 57100

(42)

commit to user

D. Job Description (Tugas Kerja)

Dalam setiap organisasi, perusahaan, atau instansi, sudah pasti terdapat pembagian tugas kerja yang mengatur tentang pekerjaan yang harus dikerjakan oleh masing-masing pegawai sesuai dengan bidang pekerjaan dan jabatannya. Di Kantor Pos Solo 57100 terdapat pembagian tugas kerja yang meliputi yaitu mengenai fungsi, tugas, dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh pegawainya di bagian Sumber Daya Manusia.

Bagian Sumber Daya Manusia dipimpin oleh Supervisor, yang

bertanggung jawab kepada Pos Master, untuk selanjutnya disebut Supervisor SDM. Sumber Daya Manusia mempunyai fungsi mengelola administrasi dan fungsi mengendalikan kinerja serta pemanfaatan SDM.

Untuk melaksanakan fungsinya, Sumber Daya Manusia mempunyai tugas dan tanggung jawab, antara lain:

a. Menyusun rencana kegiatan kantor.

b. Malaksanakan dan menyusun rencana kegiatan keprotokoleran Kantor Pos dan Post Master.

c. Identifikasi kebutuhan atas perencanaan dan pengembangan SDM.

d. Melakukan perhitungan kebutuhan karyawan tetap dan outsource untuk memenuhi pencapaian Kantorpos.

e. Melakukan rekruitmen karyawan sesuai dengan persetujuan Divisi Regional VI.

f. Merencanakan program pelatihan dan pembekalan kepada karyawan baru termasuk tenagan outsource.

g. Bertanggung jawab secara menyeluruh dalam pembinaan terhadap kedisiplinan, ketertiban, keamanan, dan sikap kerja serta mental pegawai dengan mengoptimalkan dan memberdayakan fungsi-fungsi yang ada.

h. Memelihara administrasi penggajian dan fasilitas lainnya. i. Mengelola dan memelihara administrasi data SDM.

j. Memelihara administrasi data dan pelaporan hasil penilaian kerja karyawan.

(43)

commit to user

30

BAB V

PEMBAHASAN

Surat merupakan suatu sarana penyampaian komunikasi atau keterangan tertulis yang diterima atau dibuat organisasi atau instansi pemerintahan maupun swasta berkenaan dengan pelaksanaan mengenai tugas pokok dan fungsi instansi yang bersangkutan. Dengan demikian, penanganan surat meliputi aktivitas organisasi untuk menjamin penyaluran informasi tertulis dari organisasi atau

instansi yang satu ke organisasi atau instansi yang lain. Adapun peranan dan tujuan dari penanganan surat sebagai berikut :

a. Menyampaikan surat kepada unit pengolah atau yang dituju dengan cepat, tepat, dan aman.

b. Mengendalikan surat secara teratur dan tertib sesuai dengan prosedur yang berlaku.

c. Membantu kelancaran pelaksanaan tugas organisasi serta dapat menunjang proses penataan atau penyusutan.

A. Prosedur Penanganan Surat

Di dalam bab ini penulis akan menguraikan mengenai hasil pengamatan penulis selama melaksanakan Kuliah Kerja Manajemen Administrasi yang dilaksanakan pada tanggal 1 Februari 2012 sampai dengan 29 Februari 2012 di Kantor Pos Solo 57100. Dalam hal ini penulis akan membahas mengenai prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar di Kantor Pos Solo 57100.

1. Prosedur Penanganan Surat Masuk

Surat masuk adalah surat yang diterima oleh Kantor Pos Solo, baik berupa surat dinas, surat undangan, surat edaran, surat tugas, surat pribadi,

dan lain-lain. Setelah surat masuk diterima, maka langkah selanjutnya yang dilakukan menurut penjelasan dari Ibu Pipit Kunti H selaku Sekretaris adalah sebagai berikut :

“Urut-urutan penanganan surat masuk yang dilakukan disini yaitu surat yang telah diterima dari bagian Pengolahan, kemudian diserahkan ke bagian Sekretaris untuk melakukan penyortiran,

(44)

commit to user

pembukaan dan pengeluaran surat dari sampul, pembacaan surat, dan pengagendaan surat pada buku agenda. Setelah diagenda, maka surat beserta lembar disposisi segera disampaikan kepada Kepala Kantor Pos atau Wakil Kepala Kantor Pos. Setelah itu, surat dikembalikan lagi kepada Sekretaris untuk dicatat isi disposisi pada buku agenda, serta nomor surat yang baru pada buku ekspedisi, dan selanjutnya diarahkan kepada masing-masing bagian”.

(Wawancara, tanggal 5 Februari 2012)

Berdasarkan sumber yang telah didapatkan tersebut, maka dapat diuraikan mengenai penanganan surat masuk yang dilakukan di Kantor Pos Solo 57100 sebagai berikut :

a. Penerimaan Surat

Penerimaan surat yaitu surat-surat yang masuk diterima oleh bagian sekretaris yang diantar oleh bagian Pengolahan surat.

b. Penyortiran Surat

Penyortiran surat dilakukan oleh sekretaris dengan meneliti sumber atau pengirim surat yang bersifat surat dinas ataupun surat pribadi. Surat-surat

dinas dapat dikelompokkan menjadi surat dinas yang bersifat rahasia, penting, atau biasa berdasarkan instansi pengirim yang berhubungan dengan kegiatan di Kantor Pos Solo. Jika bersifat rahasia maka langsung diberikan kepada Kepala Kantor Pos, dan jika bersifat pribadi langsung ditujukan kepada pihak yang dituju atau nama yang tercantum pada sampul surat.

c. Pembukaan dan Pengeluaran Surat dari Sampul

(45)

commit to user

32

d. Pembacaan Surat

Setelah dibuka dari sampul dan diteliti, maka selanjutnya surat dibaca untuk mengetahui isinya apakah surat tersebut bersifat penting atau biasa. Dengan demikian, dapat diketahui surat tersebut bisa diserahkan kepada Kepala Kantor atau Wakil Kepala Kantor, dengan ketentuan :

1) Surat yang berhubungan dengan luar operasional Kantor Pos Solo, diserahkan kepada Kepala Kantor Pos yang kemudian ditujukan ke masing-masing bagian yang berhubungan langsung dengan pokok

masalah isi surat, yaitu bagian : a) Pemasaran

b) SDM

c) Teknologi dan Sarana

2) Surat yang berhubungan dengan operasional dalam Kantor Pos Solo, diserahkan kepada Wakil Kepala Kantor Pos yang kemudian ditujukan ke masing-masing bagian yang berhubungan langsung dengan pokok masalah isi surat, yaitu bagian :

a) Akuntansi/Keuangan

b) Pelayanan I & Pelayanan II/Giro c) SPP

Setelah surat dibaca, maka kemudian diagendakan oleh sekretaris pada buku agenda berpasangan dimana pengagendaan surat masuk berada di

lajur sebelah kiri. Buku agenda surat masuk tersebut terdiri dari beberapa kolom, yaitu:

(46)

commit to user 4) Tanggal dan nomor surat

5) Isi singkat

Berdasarkan uraian diatas, Buku Agenda Surat Masuk yang dipergunakan di Kantor Pos Solo dapat digambarkan pada gambar dibawah ini :

Gambar 5.1

dan nomor Isi Singkat

Sumber : Kantor Pos Solo 57100

Pengagendaan surat sesuai dengan nomor urut surat yang masuk didalam buku agenda dan diberi index surat sesuai dengan perihal surat tersebut. Index surat berguna untuk menunjukkan jenis permasalahan disetiap bagian sampai dengan sub bagian sehingga akan lebih mudah dalam pendistribusiannya.

Contoh penggunaan nomor index surat menyurat adalah sebagai berikut: 1) Bidang Produk Jasa Pos dan Operasi : ... / PJPO / PS-I / 1 / ...

Digit 3 = Menunjukkan permasalahan di bawah Manajer Produk Suratpos yang dikelola oleh Sub Bagian/Asman Surat Pos Dalam Negeri tentang/permasalahan Suratpos biasa.

(47)

commit to user

34

Digit 5 = 2 angka Bulan dan 2 angka terakhir tahun pembuatan surat. 2) Bagian Umum : ... / UM-I / 1 / ...

Digit : 1 2 3 4

Keterangan :

Digit 1 = Nomor urut agenda tahunan.

Digit 2 = Menunjukkan permasalahan di bawah Manager/Bagian Umum yang dikelola oleh Asman/Sub Bagian Kesekretariatan, Administrasi Pengadaan dan Hukum.

Digit 3 = Menunjukkan identitas nomor urut setiap permasalahan (masalah Kesekretariatan dan Kerumahtanggaan) yang dikelola oleh Sub Bagian/Asman Kesekretariatan, Administrasi Pengadaan dan Hukum.

Digit 4 = 2 angka Bulan dan 2 angka terakhir tahun pembuatan surat. 3) Satuan Pengawasan Internal : ... / SPI Reg-VI / ST / ... Digit : 1 2 3 4

Keterangan :

Digit 1 = Nomor urut agenda tahunan.

Digit 2 = Bagian / Unit Kerja yang menerbitkan surat.

Digit 3 = Singkatan dari Jenis Tulisan Dinas yaitu Surat Tugas (ST), jenis tulisan dinas yang lain terdapat dilampiran surat ini.

Digit 4 = 2 angka Bulan dan 2 angka terakhir tahun pembuatan surat. 4) Surat Rahasia : penomoran index surat rahasia dilakukan dengan

mencantumkan tulisan Rhs sebelum digit bulan dan tahun. Contoh : ... / SDMKS / SDM-I / 1 / Rhs / 0411

Setelah surat masuk dicatat pada buku agenda, kemudian dicatat lagi pada lembar disposisi yang sudah distaples menjadi satu pada surat tersebut,

diberi nomor urut surat dan index surat yang baru sesuai dengan yang dicatat pada buku agenda.

f. Penyampaian Surat

(48)

commit to user

maksud dari surat tersebut, bagaimanakah tindak lanjutnya, dengan mengisi pada lembar disposisi yang telah tersedia, memberi tanda tangan, dan tanda pada bagian mana surat tersebut akan diteruskan.

Gambar 5.2

Lembar Disposisi

No :

Tanggal :

KKP PEMASARAN

WKP BISLOG

KEUANGAN SPP

AKUNTANSI ANTARAN

UPL T.LOGISTIK

SLPK/expres SEKRETARIS

Pelayanan I CUST.SERVIS

Pelayanan II Quality Control

SDM TEKSAR

IT KaKPC

NOTE

g. Pengarahan Surat

Surat yang sudah dibaca dan diberi tindak lanjut oleh Kepala Kantor Pos atau Wakil Kepala Kantor Pos kemudian dikembalikan lagi pada bagian sekretaris untuk diperiksa bagaimana tindak lanjut dari surat tersebut serta akan diteruskan ke bagian mana. Jika surat diteruskan kepada lebih dari satu bagian, maka surat di fotocopy dahulu, dan juga dicatat pada buku agenda pada bagian mana saja surat akan diarahkan sesuai dengan nomor surat. Setelah itu nomor surat juga dicatat pada buku ekspedisi yang disendirikan masing-masing per bagian, dan segera disampaikan ke bagian

(49)

commit to user

36

h. Penyimpanan Surat

Surat yang telah diterima dan selesai ditindak lanjuti maka selanjutnya disimpan oleh masing-masing bagian. Sistem penyimpanan surat yang dilaksanakan di Kantor Pos Solo yaitu dengan menggunakan sistem penyimpanan menurut nomor yang sesuai dengan pola klasifikasi, yaitu penomoran surat di Kantor Pos Solo berdasarkan tanggal ketika surat tersebut masuk dan berdasarkan kepentingannya. Maka jika sewaktu-waktu dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah.

Berdasarkan penjelasan mengenai prosedur penanganan surat masuk di Kantor Pos Solo 57100 tersebut, maka dibuat bagan alur prosedur penanganan surat masuk sebagai berikut :

Gambar 5.3

Bagan Alur Prosedur Penanganan Surat Masuk

Surat Masuk Surat Masuk

Sekretaris

KaKP / WKP

Sekretaris

(50)

commit to user 2. Prosedur Penanganan Surat Keluar

Surat keluar yang terdapat di Kantor Pos Solo dapat berupa surat balasan atas surat yang telah diterima sebelumnya dari instansi lain, serta surat yang ditujukan kepada instansi lain dengan maksud menyampaikan suatu hal tertentu, sehingga terjadi hubungan timbal balik diantara kedua belah pihak. Menurut Ibu Pipit Kunti H selaku Sekretaris, menjelaskan bahwa sebelum surat keluar dikirimkan kepada instansi lain, ada beberapa langkah-langkah dalam penanganan surat masuk dan surat keluar, yaitu sebagai

berikut :

“Penanganan surat keluar disini dilakukan mulai dari pembuatan surat sendiri oleh pegawai pada masing-masing bagian, persetujuan dan penandatanganan surat oleh Kepala Kantor Pos, pengagendaan surat oleh sekretaris (pemberian nomor urut surat dan index surat), baru kemudian dikirim melalui bagian Pengolahan”.

(Wawancara tanggal 5 Februari 2012)

Berdasarkan sumber yang telah didapatkan tersebut, maka dapat diuraikan mengenai penanganan surat keluar yang dilakukan di Kantor Pos Solo 57100 sebagai berikut :

a. Pembuatan Surat

Pembuatan surat di Kantor Pos Solo dilakukan secara desentralisasi, yaitu surat dibuat sendiri oleh pegawai sesuai dengan bidangnya

masing-masing. Jadi masing-masing bagian sudah mempunyai konsep surat sendiri.

b. Persetujuan Surat

Surat yang telah selesai dibuat kemudian diajukan langsung kepada Kepala Kantor Pos untuk dikoreksi mengenai isi surat sudah tepat atau belum. Jika sudah benar maka surat akan dibubuhi paraf oleh Kepala Kantor Pos.

c. Pengagendaan Surat

(51)

commit to user

38

agenda, pencatatan surat keluar berada di lajur sebelah kanan, yang terdiri dari beberapa kolom, yaitu:

1) Nomor urut surat 2) Tanggal kirim

3) Jenis surat dan alamatnya 4) Isi singkat

Berdasarkan uraian diatas, Buku Agenda Surat Keluar yang dipergunakan di Kantor Pos Solo dapat digambarkan pada gambar

Tanggal kirim Jenis surat dan

alamatnya Isi Singkat

d. Pengiriman Surat

Pengiriman surat di Kantor Pos Solo disampaikan dahulu ke bagian Pengolahan surat. Setiap surat yang akan dikirim, masing-masing berbeda

cara pengirimannya tergantung sifat suratnya, yaitu :

1) Tercatat (X5), yaitu cara pengiriman surat yang sama seperti surat biasa, tetapi ada nomor bukti kirim sampai ke tempat tujuan serta ada bukti terimanya.

2) Kilat Khusus, yaitu pengiriman surat yang sama seperti surat biasa, tetapi tidak membutuhkan waktu yang lama dan ada nomor bukti kirimnya.

(52)

commit to user

Berdasarkan penjelasan mengenai prosedur penanganan surat keluar di Kantor Pos Solo 57100 tersebut, maka dibuat bagan alur prosedur penanganan surat keluar sebagai berikut :

Gambar 5.5

Bagan Alur Prosedur Penanganan Surat Keluar

B. Sarana Pendukung Kegiatan Surat Menyurat

Kegiatan surat menyurat di dalam suatu organisasi atau instansi mempunyai peranan penting dalam pencapaian tujuan organisasi tersebut. Demikian pula bagi petugas yang menangani surat hendaknya mempunyai keterampilan di dalam hal korespondensi. Selain itu, sarana yang berupa peralatan yang memadai juga akan mendukung kegiatan surat menyurat dalam suatu

Konsep Surat

KaKP

S_ekretaris

Pegawai Pembuat Surat

(53)

commit to user

40

organisasi tersebut. Di bagian Sekretaris Kantor Pos Solo 57100 juga terdapat beberapa peralatan pendukung dalam kegiatan surat menyurat, antara lain :

1. Komputer

Dipergunakan hanya untuk mencatat data-data inventaris kantor dan permintaan alat tulis kantor dari Kantor Pos cabang.

2. Filling Kabinet

Berfungsi untuk menyimpan arsip surat dan menjaga dokumen-dokumen serta file yang penting.

3. Buku Agenda

Buku yang berbentuk folio berisikan kolom surat masuk dan surat keluar yang menjadi satu buku, yang dipergunakan untuk mencatat/mengagendakan surat masuk dan surat keluar.

4. Buku Ekspedisi

Buku yang dipergunakan untuk mencatat nomor surat yang telah disampaikan kepada masing-masing bagian, per bagian disendirikan menjadi satu buku. 5. Papan Pengumuman

Dipergunakan untuk mencatat jadwal acara yang akan dilaksanakan oleh Kepala Kantor Pos ataupun Wakil Kepala Kantor Pos.

6. Stapler

Dipergunakan untuk menyatukan lembaran kertas, seperti beberapa lembar surat atau surat dengan lembar disposisi.

7. Lemari & Rak

(54)

commit to user BAB VI

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Berdasarkan uraian dari pembahasan tersebut dapat ditarik kesimpulan mengenai prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar di Kantor Pos Solo 57100, sebagai berikut :

1. Prosedur Penanganan Surat Masuk a. Penerimaan Surat

Surat diterima oleh Sekretaris dari bagian Pengolahan surat. b. Penyortiran Surat

Surat disortir oleh Sekretaris dengan meneliti sumber atau pengirim surat dengan mengelompokkan surat berdasarkan jenis suratnya.

c. Pembukaan dan Pengeluaran Surat dari Sampul

Surat yang telah disortir kepada yang dituju kemudian dubuka dari sampul dengan menggunakan alat bantu berupa silet.

d. Pembacaan Surat

Pembacaan surat dilakukan untuk mengetahui isi surat bersifat penting atau biasa, sehingga diketahui surat diserahkan kepada Kepala Kantor Pos atau Wakil Kepala Kantor Pos.

e. Pengagendaan Surat

Surat diagendakan pada buku agenda surat masuk sesuai dengan nomor urut surat masuk dan index sesuai perihal surat tersebut.

f. Penyampaian Surat

Penyampaian surat dari Sekretaris kepada Kepala Kantor Pos atau Wakil

Kepala Kantor Pos untuk mengetahui tindak lanjut surat dengan mengisi pada lembar disposisi.

(55)

commit to user

42

g. Pengarahan Surat

Surat yang selesai diberi tindak lanjut dikembalikan kepada Sekretaris untuk kemudian diarahkan ke masing-masing bagian dengan mengisi pada buku ekspedisi.

h. Penyimpanan Surat

Surat yang telah diterima maka disimpan sendiri oleh masing-masing bagian.

2. Prosedur Penanganan Surat Keluar a. Pembuatan Surat

Surat dibuat sendiri oleh pegawai masing-masing bagian. b. Persetujuan Surat

Surat yang telah selesai dibuat kemudian diajukan kepada Kepala Kantor Pos untuk diperiksa dan dimintakan tanda tangan.

c. Pengagendaan Surat

Surat yang telah mendapat pesetujuan dan tanda tangan dari Kepala Kantor Pos dibawa ke bagian sekretaris untuk diberi nomor urut surat dan index, serta dicatat dalam buku agenda surat keluar.

d. Pengiriman Surat

Pengiriman surat melalui bagian Pengolahan surat dengan cara pengiriman yang berbeda tergantung dari sifat suratnya.

B. SARAN

Berdasarkan pembahasan dan kesimpulan yang telah dikemukakan diatas, maka penulis menyarankan :

1. Dengan banyaknya surat masuk yang diterima di Kantor Pos Solo, sebaiknya dalam penyimpanan surat dibedakan antara surat aktif dengan surat inaktif, agar dapat mempermudah surat tersebut ketika akan dibutuhkan kembali. 2. Banyaknya dokumen atau surat masuk yang diterima dan sudah memenuhi

(56)

commit to user