Mail Handling
MPLB SMKN 9
Penanganan Surat Masuk dan Keluar
MANAJEMEN PERKANTORAN DAN LAYANAN BISNIS
Zuhdan Kamal Abdillah
SMK NEGERI 9
SEMARANG
Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar
Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.
Surat Keluar adalah surat-surat yang
dikeluarkan/dibuat suatu
organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok
Pola Kegiatan Administrasi
Pola Sentralisasi Pola Desentralisasi
Pola ini merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat, yaitu ada unit tata usaha atau sekretariat dalam kantor yang bertugas menangani administrasi seluruh bagian yang ada di kantor tersebut, termasuk menangani surat masuk dan keluar.
Kegiatan administrasi dilakukan di setiap bagian dari unit yang ada pada kantor.
Artinya tidak ada unit tata usaha atau sekretariat di lingkungan kantor ini.
Perlengkapan
MPLB SMKN 9
Penanganan Surat
Masuk dan Keluar
1. Baki Surat
Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada. diletakkan di meja sekretaris dan meja pimpinan yang mudah dijangkau
2. Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar
Buku ini digunakan untuk mencatat data surat masuk dan surat keluar
3. Kartu Kendali, Lembar Pengantar Surat Masuk, Lembar Pengantar Surat Rahasia
Jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu kendali. peralatan ini digunakan untuk mencatat data surat yang masuk maupun keluar
3. Kartu Kendali, Lembar
Pengantar Surat Masuk,
Lembar Pengantar Surat
Rahasia
4. Secretaries Desk File/
Ordner
Kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani
5. Alat tulis
alat tulis seperti pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan, stapler, dan penjepit kertas
6. Kertas dan Amplop
Kertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop berbagai ukuran
7. Alat Pembuka Surat
berupa alat manual, seperti pisau atau gunting, atau elektrik dengan mesin pembuka surat
8. Stempel
Stempel tanggal terima dan stempel perusahaan
9. Formulir tanda terima / Buku Ekspedisi
Formulir tanda terima digunakan pada pola desentralisasi dan buku ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi
10. Lembar Disposisi
Lembaran isi untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi. Pada pola desentraslisasi, disposisi langsung
pada suratnya
Sistem
Pengurusan Surat
• Sistem Buku Agenda (sistem tradisional)
• Sistem Kartu Kendali (sistem pola baru modern)
• Sistem Takah (tata
naskah) digunakan di
lingkungan TNI
Buku Agenda
MPLB SMKN 9
Pengurusan surat masuk
sistem buku agenda
Pengurusan Surat Masuk sistem Buku Agenda
1. Penerimaan Surat 2. Penyortiran Surat
3. Pencatatan Surat (buku
agenda)
Pengurusan Surat Masuk sistem Buku Agenda
4. Pengarahan Surat (lembar disposisi)
5. Penyampaian Surat (buku ekspedisi internal)
6. Penyimpanan Surat
Buku Agenda
MPLB SMKN 9
Penulisan Buku Agenda
Surat Masuk
No Tanggal terima Terima dari Tanggal Nomor Surat Perihal Lampiran Diteruskan Kepada
Keterangan
1. 6 Februari 2020 Pemberitahuan
Pengiriman Barang
- Buku Agenda Surat Masuk
surat
1. Bagian Pemasaran 2. Bagian Penjualan
3. Bagian Administrasi 4. Bagian Kepegawaian 5. Bagian Keuangan
8 Februari 2020 Asri Furniture
Jl Solo Km 12. No.52 045/II.02/2020 - Bagian Penjualan
Lembar Disposisi
MPLB SMKN 9
Penulisan Lembar Disposisi
Surat Masuk
Lembar Disposisi
Asri Furniture
045/II.02/2020 6 Februari 2020
8 Februari 2020 1
v Pemberitahuan Pengiriman Barang
Bagian Penjualan
v
konfirmasi pengiriman barang dan cek apabila ada barang yang rusak atau cacat
Buku Ekspedisi Intern
MPLB SMKN 9
Penulisan Buku Ekspedisi
Intern Surat Masuk
No Tanggal terima Tanggal Nomor Surat Perihal Ditujukan Kepada
Nama Penerima Tanda Tangan 1.
Buku Ekspedisi Internal
Surat
045/II.02/2020 Pemberitahuan Pengiriman barang
Bagian penjualan Bagian penjualan 8 Februari 2020
6 Februari 2020
nama orang
Nomor Langkah Kegiatan
1. Penerimaan Surat a. Mengumpulkan dan menghitung surat masuk b. Meneliti ketepatan alamat
c. Menandatangani bukti pengiriman bahwa surat telah diterima
2. Penyortiran Surat Memisahkan surat ke dalam kategori (biasa, penting, atau rahasia atau pribadi)
3. Pencatatan surat a. Membaca surat
b. Memeriksa lampiran-lampiran c. Membubuhkan stempel agenda
d. Mencatat surat dalam buku agenda masuk
4. Pengarahan Surat Menentukan pejabat mana yang harus menangani surat, dengan menyertakan lembar disposisi (untuk mencatat instruksi pimpinan) 5. Penyampaian surat Menyampaikan surat kepada pejabat /karyawan berdasarkan disposisi
pimpinan dan mencatat dalam buku ekspedisi intern
6. Penyimpanan Surat Menyimpan surat berdasarkan system kearsipan tertentu
Prosedur Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda
Thank You
For Your Attention
SMK NEGERI 9
SEMARANG
