BAB III : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH
E. Prosedur Pencatatan dan Perhitungan Gaji dan Upah
Prosedur pencatatan gaji dan upah tercantum hal-hal yang berkaitan dengan dokumen-dokumen yang digunakan sebagai pendukung pelaksanaan tugas yang harus dilaksanakan. Menurut Mulyadi (2009 : 389) dalam buku sistem akuntansi, dokumen ini terdiri dari:
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat dan lain-lain.
2. Kartu jam hadir
Dokumen ini umumnya digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa dan dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
3. Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan untuk pencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
4. Daftar gaji dan upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21 utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan lain-lain.
38
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6. Surat pernyataan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah.
7. Amplop gaji dan upah
Utang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah.
Penggajian dan pengupahan merupakan objek yang sangat mudah untuk diselewengkan oleh karyawan maupun pegawai. Ada beberapa cara untuk melakukan kecurangan dan penyelewengan terhadap gaji dan upah yaitu: 1. Pegawai fiktif, penerbitan cek gaji ke orang yang tidak bekerja lagi
diperusahaan.
2. Penyiapan bukti pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud untuk mendapatkan pembayaran dua kali.
3. Membuat kesalahan-kesalahan dalam perhitungan sehingga gaji dan upah yang diterima karyawan melebihi ataupun mengurangi jumlah yang semestinya dibayar.
4. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan lain.
5. Mencantumkan jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji dan upah.
6. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat dicatat sebagai pengeluaran. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan dalam memilih prosedur pencatatan gaji dan upah yaitu:
a. Time Keeping Department
Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil produksi atau produksi dalam suatu departemen perusahaan tertentu.
b. Payroll Department
Tugas departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah dan menjatahkan jumlah upah tiap-tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan fungsi-fungsi departemen tersebut ditentukan oleh keserbarumitan perusahaan. Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan klarifikasi tugas, departemen perusahaan dan tarif upah untuk tiap pekerjaan. Daftar gaji dan upah suatu perusahaan disusun berdasarkan clock card atau kartu waktu atau berdasarkan komputer.
c. Cost Department
Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian upah dan gaji mungkin harus ditempatkan pada masing-masing departemen produksi, untuk membantu pekerjaan mengumpulkan dan mengklarifikasikan biaya upah. Dengan rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya jasa-jasa karyawan.
Pada PT SOCFIN INDONESIA, prosedur pencatatan gaji dan upah sudah menggunakan sistem komputerisasi yang handal untuk mempermudah bagian-bagian yang terlibat dalam menyelesaikan pekerjaannya. Sehingga
40
prosedur pencatatan yang dibutuhkan perusahaan tidak terlalu rumit dan berbelit-belit agar setiap karyawan tetap merasa puas atas jasa yang diberikannya tanpa harus menunda-nunda waktu penggajian. Proses pencatatan dan perhitungan gaji yang masih manual menyebabkan proses gaji sering terlambat. Oleh sebab itu, perusahaan ini sebenarnya membutuhkan suatu sistem perhitungan gaji yang cepat dan akurat sehingga proses kerja bagian personalia dan kasir menjadi lebih efisien.
Gambar 2.2
Diagram Konteks Sistem Perhitungan Gaji Secara Umum Sumber: PT. SOCFIN INDONESIA
Sistem Akuntansi pada PT
XXX
Bagian Personalia
Fungsi Keuangan Fungsi Akuntansi
Bukti
Gaji / Upah
Gambar 2.3
Diagram Konteks Sistem Informasi Perhitungan Gaji Sumber: PT SOCFIN INDONESIA
Prosedur pencatatan gaji dan upah pada PT SOCFIN INDONESIA adalah sebagai berikut:
1. Setiap bulannya bagian umum akan mencetak daftar absensi sehingga apabila ada karyawan yang mangkir atau tidak masuk kerja akan langsung dapat diketahui oleh perusahaan. Setelah adanya pemberitahuan melalui dokumen, maka data absensi akan langsung diinput. Data yang diinput akan langsung dihitung oleh sistem dan sistem akan langsung melakukan pemotongan.
2. Untuk lembur, bagian umum akan mencetak daftar absensi serta jumlah jam kerja masing-masing karyawan. Daftar tersebut akan diberikan ke bagian masing-masing karena akan dilakukan revisi. Setelah daftar direvisi, daftar akan langsung dikembalikan ke bagian umum untuk diinput dan dihitung oleh sistem.
42
Menurut Malayu (Edisi 2005 : 124) sistem perhitungan gaji dan upah dapat digolongkan ke dalam tiga golongan yaitu:
1. Sistem Waktu
Besarnya gaji dan upah ditetapkan berdasarkan standar waktu seperti jam, minggu, atau bulan. Besarnya kompensasi sistem waktu hanya didasarkan kepada lamanya bekerja bukan dikaitkan kepada prestasi kerjanya.
2. Sistem Hasil (Output)
Besarnya gaji dan upah ditetapkan atas kesatuan unit yang dihasilkan pekerja, seperti per potong, meter, liter, kilogram. Besarnya kompensasi selalu didasarkan kepada banyaknya hasil yang dikerjakan bukan kepada lamanya waktu mengerjakannya.
3. Sistem Borongan
Sistem borongan merupakan suatu cara pengupahan yang penetapan besarnya jasa didasarkan atas volume pekerjaan dan lama mengerjakannya. Penetapan besarnya balas jasa berdasarkan sistem borongan cukup rumit, lama mengerjakannya, serta banyak alat yang diperlukan untuk menyelesaikannya.
a. Hari Kerja
Sistem akuntansi yang baik memerlukan prosedur yang memastikan bahwa para karyawan mampu melaksanakan tugas yang diembannya, karena itu para karyawan bagian akuntansi harus mendapat latihan yang memadai dan diawasi dalam melaksanakan tugasnya. Ketentuan jam kerja pada PT SOCFIN INDONESIA sebagai berikut:
Senin – Kamis: Pukul: 07.25 – 15.30 Jumat – Sabtu: Pukul: 07.25 – 12.00 b. Cuti
Cuti yang diberikan kepada karyawan dari perusahaan sebagai berikut:
1) Cuti Tahunan
Diberikan kepada karyawan yang telah bekerja minimal satu tahun. Masa cuti yang diberikan perusahaan yaitu 12 hari dalam satu tahun. Cuti tersebut tidak dapat diambil sekaligus, dalam satu bulan hanya diperbolehkan mengambil cuti sebanyak 4 hari.
2) Cuti Khusus
a) Cuti pada saat pernikahan
Pada saat pernikahan cuti yang diberikan kepada karyawan sebanyak 12 hari.
b) Cuti pada saat melahirkan
Pada saat melahirkan perusahaan memberikan cuti kepada karyawan selama dua minggu.
Dibawah ini akan diperlihatkan contoh perhitungan gaji dan upah salah seorang karyawan:
44
Tabel 1.2
Contoh Perhitungan Gaji dan Upah
Upah Rp / HK Rp/Bln
1. UMK (yang berlaku) 32,000.0 960,000.0
2. Premi Dan Lembur 6,400.0 160,000.0
3. Tunjangan Kesehatan & Biaya Sosial 3,200.0 80,000.0 4. Tunjangan Catu Beras 11,160.0 279,000.0
TOTAL UPAH 52,760.0 1,319,000.0
Catatan :
Premi dan Lembur = 20 % dari UMK
Sub total = Rp. 6.400 Tunjangan Kesehatan & Biaya Sosial = 10 % dari UMK
Sub total = Rp. 3.200 Tunjangan Catu Beras
Pekerja = 15,0 kg
Istri = 9,0 kg
Anak (Maksimum 3 anak ) = 7,5 kg x 3 = 22,5 kg Total beras = 46,5 kg
Asumsi Harga Beras = Rp 6.000 per kg Tunjangan Catu Beras per bulan = Rp. 279.000
Per Hari Sub total = Rp. 11.160
(1 bulan = 25 hari kerja)
