BAB III SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL GAJI DAN
C. Prosedur pencatatan gaji dan upah pada Bappeda
a. Iuran wajib Pegawai (IWP) merupakan potongan untuk disalurkan ke
tabungan pensiun pegawai dan akan dikembalikan pada saat pegawai tersebut pensiun.
b. Tunjangan pajak penghasilan adalah tunjangan ini biasanya disubsidi
oleh pemerintah, tapi dimasukkan juga kedalam penghasilan.Tunjangan pajak penghasilan ini menggunakan pph 21.
c. Iuran askes/subsidi askes merupakan subsidi dari pemerintah agar diketahui
besar biaya pengeluaran untuk askes. Tunjangan ini juga dimasukkan kedalam penghasilan.
d. Tabungan perumahan untuk Bapetarum dan dipulangkan pada saat pensiun.
C.Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah pada Bappeda Kabupaten Aceh Timur Provinsi Aceh
Prosedur pencatatan gaji dan upah tercantum hal-hal yang berkaitan dengan dokumen-dokumen yang digunakan sebagai pendukung pelaksanaan tugas yang harus dilaksanakan.Hal – hal yang diperhatikan dalam memilih prosedur pencatatan gaji dan upah menurut Mulyadi (2001:385) adalah sebagai berikut :
waktu hadir karyawan yang diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik.
2. Prosedur pencatat waktu kerja Pencatatan waktu kerja diperlukan bagi
karyawan difungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya gaji karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut.Prosedur pembuatan daftar gaji dalam prosedur ini fungsi pembuatan daftar gaji membuat daftar gaji karyawan.
3. Prosedur distribusi biaya gaji Dalam prosedur ini biaya tenaga kerja
didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati menfaat tenaga kerja.
4. Prosedur pembayaran gaji Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan
fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji.
Menurut Mulyadi (2001 : 389) dalam buku sistem akuntansi, dokumen ini terdiri dari :
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat-surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat dan lain-lain.
2. Kartu jam hadir
Dokumen ini umumnya digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa dan dapat pula berbentuk kartu
hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
3. Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan untuk pencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
4. Daftar gaji dan upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21 utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan lain-lain.
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per depertemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6. Surat pertanyaan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah.
7. Amplop gaji dan upah
Utang gaji dan upah karyawan diserahkan kapada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah.
8. Bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Setiap instansi pemerintahan di Indonesia memiliki tingkat kepangkatan, termasuk juga pada Bappeda Kabupaten Aceh Timur Provinsi Acehmengikuti
tersebut adalah :
1) Golongan I :
Golongan Ia Juru Muda Golongan Ib Juru Muda TK 1 Golongan Ic Juru
Golongan Id Juru TK 1 2) Golongan II :
Golongan IIa Pengatur Muda Golongan IIb Pengatur Muda TK 1 Golongan IIc Pengatur
Golongan IId Pengatur TK 1 3) Golongan III :
Golongan IIIa Penata Muda Golongan IIIb Penata Muda TK 1 Golongan IIIc Penata
Golongan IIId Penata TK 1
4) Golongan IV :
Golongan IVa Pembina Golongan IVb Pembina TK 1
Golongan IVc Pembina Utama Mada Golongan IVd Pembina Utama Madya Golongan IVe Pembina Utama
Penggajian dan pengupahan merupakan objek yang sangat mudah untuk diselewengkan oleh karyawan maupun pegawai. Ada beberapa cara untuk melakukan kecurangan dan penyelewengan terhadap gaji dan upah yaitu :
1. Pegawai fiktif, penerbitan cek gaji ke orang yang tidak bekerja lagi di
perusahaan.
2. Penyiapan bukti pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud untuk
mendapatkan pembayaran dua kali
3. Membuat kesalahan-kasalahan dalam perhitungan sehingga gaji dan upah
yang diterima karyawan melebihi ataupun mengurangi jumlah yang semestinya dibayar.
4. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan
lain.
5. Mencantumkan jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji
dan upah.
6. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat dicatat sebagai pengeluaran.
Pada Bappeda Kabupaten Aceh Timur Provinsi Aceh, prosedur pencatatan gaji dan upah bagian – bagian yang terlibat dalam pencatatan tersebut sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh pemerintah Provinsi Aceh sebagai berikut:
1) Bagian Umum
a. Data Karyawan
Bagian personalia menugaskan pegawainya untuk menilai pengawasan intern gaji dan upah ini sejak menerima pegawai – pegawai yang diperlukan perusahaan,
sehingga perusahaan mendapat pegawai yang tepat sesuai kebutuhan perusahaan. Data karyawan tersebut dicatat mulai dari nama, nomor pegawai, status karyawan tersebut ( kawin, tidak kawin, anak yang dimiliki ) yang diperlukan untuk menentukan PTKP, bagian penetapan dan keterangan lainnya.
b. Pencatatan dan Pembayaran Gaji dan Upah
Perusahaan memberlakukan kartu jam kerja setiap harinya yang bertujuan untuk mencegah penyelewengan pencatatan kehadiran karyawan. Pada Bappeda Kabupaten Aceh Timur Provinsi Aceh, sistem pembayaran gaji dilakukan melalui bank yang telah ditentukan oleh Pemerintah Pusat, dimana bendaharawan mengirimkan laporan permintaan gaji berserta lampiran identitas, total gaji yang di terima dan no. rekening pegawai yang ditujukan kepada bendaharawan pengeluar Bappeda Kabupaten Aceh Timur untuk dilakukannya pengalihan atau pentransferan gaji, yang dimana identitas dan besarnya gaji yang di terima oleh pegawai sudah terlampir di dalam Database Keuangan Negara. Setelah itu laporan permintaan gaji beserta lampirannya di kirim ke Kantor Pembendaharaan Keuangan Negara (KPKN) untuk dilakukannya pengalihan atau pentransferan gaji pegawai.
2) Kepala Bagian Masing – Masing Unit
Kepala bagian masing – masing unit mencek kehadiran para pegawai sebagai bahan pertimbangan perhitungan gaji dan kenaikan golongan (promosi).
a) Bagian Keuangan
Kasir bertugas menyerahkan gaji kepada pegawai yang telah diterima setelah terlebih dahulu diperiksa kendalanya dan disetujui kepada bagian keuangan.Setiap karyawan harus membubuhkan tanda tangan ketika dia menerima pembayaran gaji.Tanda terima gaji tersebut kemudian dikirimkan kasir ke bagian pembukuan akuntansi.
b. Bagian Pembukuan
Bagian ini bertugas menandatangani semua bukti– bukti dari pembayaran gaji yang dilakukan kasir kemudian membukukan pembayaran tersebut ke dalam buku besar gaji dan upah.
c. Internal Auditor
Tugas dari internal auditor dalam pengawasan gaji dan upah merupakan tugas yang termasuk ke dalam pengawasan perusahaan secara menyeluruh. Dalam hal pengawasan gaji dan upah ini auditor akan mengawasi apakah prosedur– prosedur pencatatan dan pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaiman yang telah ditentukan, mengevaluasi sistem pengawasan intern gaji dan upah yang sedang dijalankan.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan dalam memilih prosedur pencatatan gaji dan upah yaitu:
a) Time keeping departemen
Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil produksi atau produksi dalam suatu departemen perusahaan tertentu.
Tugas departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah dan menjatahkan jumlah upah tiap – tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan fungsi – fungsi departemen tersebut ditentukan oleh keserbarumitan perusahaan.Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan klasifikasi tugas, departemen perusahaan dan tarif upah untuk tiap pekerjaan.Daftar gaji dan upah suatu perusahaan disusun berdasarkan clock card atau kartu waktu atau berdasarkan komputer.
c) Cost departemen
Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian upah dan gaji mungkin harus ditempatkan pada masing – masing departemen produksi, untuk membantu pekerjaan mengumpulkan dan mengklasifikasikan biaya upah.Dengan rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya jasa – jasa karyawan.
D.Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah pada Bappeda Kabupaten Aceh