BAB III TOPIK PENELITIAN
D. Prosedur Pencatatan Gaji Dan Upah
Sebelum membahas masalah prosedur pencatatan gaji dan upah, ada baiknya terlebih dahulu dikemukakan pengertian prosedur itu sendiri. Dimana prosedur merupakan rangkaian kegiatan administrasi yang biasanya melibatkan beberapa orang, untuk mencapai keseragaman tindak dalam melakukan transaksi- transaksi yang sering terjadi.
Adapun hal – hal yang diperhatikan dalam memilih prosedur pencatatan gaji dan upah menurut Mulyadi (2001:385) adalah sebagai
1. Prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan yang diselenggarakan oleh fungsi
pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik,
2. Prosedur pencatat waktu kerja, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan di funsi produksi untuk keperluan distribusi biaya gji karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut.
3. Prosedur pembuatan daftar gaji, dalm prosedur ini fungsi pembuatan daftar gaji membuat daftar gaji karyawan.
4. Prosedur distribusi biaya gaji, dalam prosedur ini biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati menfaat tenaga kerja.
5. prosedur pembayaran gaji, prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis ck guna pembayaran gaji.
Pada PTP. Nusantara II, prosedur pencatatan gaji dan upah bagian-bagian yang terlibat dalam pencatatan tersebut sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh Perusahaan ini adalah sebagai berikut:
1. Bagian Umum a. Data Karyawan
Bagian personalia menugaskan pegawainya untuk menilai pengawasan intern gaji dan upah ini sejak menerima pegawai – pegawai yang
diperlukan perusahaan, sehingga perusahaan mendapat karyawan yang tepat sesuai kebutuhan perusahaan. Data karyawan tersebut dicatat mulai dari nama, nomor pegawai, status karyawan tersebut ( kawin, tidak kawin, anak yang dimiliki) yang diperlukan untuk menentukan tunjangan tetap yang di tentukan oleh perusahaan dan bagian penetapan dan keterangan lainnya.
b. Karyawan Pencatatan Gaji dan Upah
Perusahaan memberlakukan kartu jam kerja setiap harinya yang bertujuan untuk mencegah penyelewengan pencatatan kehadiran karyawan. Perusahaan juga menggunakan system komputerisasi dalam menghitung gaji dan upah karyawan serta jumlah hari dari tiap karyawan. Data – data karyawan dan hal-hal sebagai data pembayaran gaji karyawan.
2. Kepala Bagian Masing-Masing Unit
Kepala bagian masing-masing unit mencek kehadiran para karyawan sebagai bahan pertimbangan perhitungan gaji dan kenaikan golongan ( promosi ).
Bagian keuangan :
Kasir
Kasir bertugas menyerahkan gaji kepada karyawan yang telah diterima setelah terlebih dahulu diperiksa kendalanya dan disetujui kepada bagian keuangan. Setiap karyawan harus membubuhkan tanda tangan ketika dia menerima pembayaran gaji. Tanda terima gaji tersebut kemudian dikirimkan kasir ke bagian pembukuan akuntansi.
Bagian pembukuan
Bagian ini bertugas menandatangani semua bukti-bukti dari pembayaran gaji yang dilakukan kasir kemudian membukukan pembayaran tersebut ke dalam buku besar gaji dan upah.
Internal Auditor
Tugas dari internal auditor dalam pengawasan gaji dan upah merupakan tugas yang termasuk ke dalam pengawasan fakultas secara menyeluruh. Dalam hal pengawasan gaji dan upah ini auditor akan mengawasi apakah prosedur– prosedur pencatatan dan pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaiman yang telah ditentukan, mengevaluasi sistem pengawasan internal gaji dan upah yang sedang dijalankan.
E. Pengawasan Internal Gaji dan Upah
Didalam pengawasan terkait pengendalian adapun pengendalian merupakan suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris manajemen, dan personil lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, sedangkan pengertian dari pengendalian intern merupakan suatu proses, dijalankan oleh orang, dapat diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris, dan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan dalam bidang pelaporan, kepatuhan dan operasi.
Berbeda dengan pengawasan intern merupakan pengawasan yang sangat membantu pemimpin dalam suatu organisasi melaksanakan tugasnya sehingga
mempunyai peranan penting bagi perusahaan, yang secara keseluruhan bertujuan untuk mencegah dan menghindari dari terjadinya kesilapan, kecurangan, penyelewengan dan manipulasi lainnya pada perusahaan. Pemberian gaji dilakukan per bulan sehingga dalam hal ini pengawasan intern telah dijalankan, dimana setiap pemberian gaji tiap bulan dilaporkan. Hasil pemberian gaji menjadi tanggung jawab bagian masing-masing
Untuk terlaksananya pengawasan intern gaji dan upah dengan baik maka perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari awal sampai dengan selesai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini penting untuk menghindari tugas rangkap atau ganda yang dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan. Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan oleh bagian yang membutuhkan.
Unsur pengawasan intern gaji dan upah berdasarkan IAI (2002:341) Yaitu pengawasan internal adalah kebijakan dan prosedur untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa tujuan satuan yang spesifik akan tercapai. Dalam hal ini di nyatakan bahwa sistem pengawasan ini akan memberi manfaat yang baik, baik itu bagi perusahaan dan karyawan. Karena tampa ada pengawasan suatu pekerjaan akan terlihat sia-sia dimana tidak akan ada yang menjadi pedoman baik dalam segi apapun itu, sehingga yang terjadi pekerjaan yang tidak terarah.
Menurut Hermanto (2001:110) Sistem pengendalian internal adalah suatu tipe pengawasan yang dirancang dengan diintegrasikan kedalam sistem pembagian dan pendegelegasian tugas, tanggung jawab, wewenamg dalam struktur organisasi perusaaan.
Demi terciptanya sistem informasi atas gaji dan upah serta pengawasan internal gaji dan upah yang baik pada PTP. Nusantara II (Persero) Tanjung Morawa, dilakukan pembayaran gaji dan upah dan pelaksanaannya melibatkan beberapa bagian antara lain :
1. Bagian Personalia
Apabila ada suatu bagian dalam perusahaan yang membutuhkan karyawan baru harus mengajukan formulir permintaan tenaga kerja baru kepada bagian personalia. Dari formulir tersebut harus disetujui oleh kepala bagian yang membutuhkan. Bagian personalia berdasarkan formulir permintaan karyawan baru dengan cara mencari karyawan baru dengan melihat surat-surat permohonan yang sudah ada.
Tetapi bila permohonan belum ada masuk, bagian personalia mencari karyawan baru dengan menghubungi sumber tenaga kerja seperti:
Karyawan di perusahaan tersebut
Badan – badan penempatan tenaga kerja
Advertensi
Dan lain-lain
Berdasarkan surat permohonan yang masuk tersebut, kemudian bagian personalia menyelenggarakan test untu kemampuan calon-calon karyawan dan berdasarkan hasil test diumumkan beberapa karyawan yang diterima. Dan mereka diminta untuk mengikuti test kesehatan, calon karyawan yang dinyatakan lulus test dan pemeriksaan kesehatan diserahkan kepada bagian-bagian yang membutuhkan untuk selanjutnya diwawancarai. Berdasarkan
hasil wawancara ini, bagian yang membutuhkan karyawan baru memutuskan karyawan yang diterima.
Bagi calon karyawan yang telah memenuhi pernyataan tersebut akan diangkat sebagai karyawan dengan mata percobaan paling lama 3 bulan, selama masa percobaan kepada karyawan diberikan kedudukan yang sesuai dengan ketentuan penggajian yang berlaku.
2. Bagian Pengawasan waktu
Semuanya pembayaran gaji diawasi oleh personalia. Tiap karyawan wajib hadir dan diharuskan mengisi daftar hadir yang telah disediakan. Dan diberikan pada karyawan pengawasan waktu yang sangat ketat sehingga tidak terjadi penyelewengan jam kerja.
3. Bagian personalia dan Keuangan
Bagian ini bertugas untuk menandatangani daftara gaji dan upah, dan kartu gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dan mengirimkannya kepada kasir di bagian pembukuan.
4. Kasir
Kasir membuat kwitansi pembayaran dan mengirimkan kepada bagian pembukuan.
5. Bagian Pembukuan
Daftar gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dibukukan dalam buku besar dengan jurnal:
Gaji dan upah xxx
Ketika kwitansi diterima dari kasir sebagai bukti bahwa gaji dan upah telah dibayarkan maka bagian pembukuan akan menjurnal:
Hutang gaji dan upah xxx
Kas xxx
6. Internal Auditor
Bertugas mengawasi jalannya prosedur pengawasan internal pada perusahaan tersebut.
Untuk melaksanakan sistem pengawasan intern gaji dan upah ada lima komponen yang saling berkaitan yaitu lingkungan pengawasan, penilaian resiko, kegiatan pengawasan, informasi dan komunikasi, dan monitoring.
Pada PTP. Nusantara II (Persero) Tanjung Morawa, sistem pengawasan intern gaji dan upah dilakukan dengan cara, membuat daftar gaji yang dilakukan oleh pembuat daftar gaji (SDM) khususnya bagian personalia berdasarkan golongan masing-masing pegawai kemudian diperiksa oleh kuasa pembuat komitmen lalu diajukan oleh pejabat penandatangan dengan mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPM) setelah itu diajukan kepada bendaharawan rutin dan diperiksa lagi oleh bendaharawan tersebut dan ditandatangani dengan menggunakan rekening bendaharawan rutin.
BAB IV PENUTUP
A. KESIMPUAN
Sebagai penutup penulis mencoba memberikan kesimpulan yang berhubungan dengan pengendalian dan pengawasan intern gaji dan upah pada PTP. Nusantara II ( Persero) Tanjung Morawa
1. Sistem pengawasan intern gaji dan upah pada PTP. Nusantara II ( persero) Tanjung Morawa telah aefektif
2. Setiap pembayaran didasarkan pada bukti pembayaran gaji pegawai dilakukan secara tunai dan slip pembayaran gaji harus ditanda tangani oleh pihak yang bersangkutan.
3. Catatan-catatan dan dokumen penting tentang karyawan disimpan dalam lemari dalam satu tahun anggaran termasuk daftar hadir para karyawan.
4. Sistem pengawasan intern gaji dan upah telah dilaksanakan dengan baik dan melibatkan beberapa bagian fungsi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab terpisah, antara lain bagian keuangan dan akuntansi.
5. Sistem penghitungan gaji dan upah pegawai yang diterapakan didasarkan ketentuan yang berlaku pada PTP. Nusantara II (Persero) Tanjung Morawa
B. SARAN
Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis mengemukakan beberapa saran sebagai berikut :
1. Pengawasan dan pengendalian intern gaji dan upah telah efektif sebaiknya dipertahankan dan perlu ditingkatkan sehingga penyelewengan dapat dihindari.
2. Sistem pelaksanaan pengawasan dan pengendalian intern gaji dan upah mengenai pembayaran, walaupun dalam perubahan pangkat dan tarif pada telah efektif mengingat tidak pernah adanya keterlambatan dalam pembayaran. Hal ini tentunya dapat dipertahankan dan tingkatkan sehingga kesejahteraan pegawai dapat bertahan lama, sehingga meningkatkan produktivitas pegawai.
3. Daftar hadir hendaknya ditanda tangani langsung oleh pegawai yang bersangkutan.
4. Sistem pengendalian intern terhadap gaji dan upah mengenai fungsi pemotongan yang dilaksanakan pada perusahaan ini ditingkatkan antara fungsi keuangan dan akuntansi, agar dapat meningkatkan produktivitas perusahaan, karena segala bentuk tindakan dan penyelewengan dan kecurangan yang dapat merugikan Perusahaan dapat diminimalkan.
5. Sistem perhitungan pajak penghasilan gaji dan upah pegawai beserta tunjangan yang diberikan pihak Perusahaan (berdasarkan ketentuan yang berlaku) terhadap pegawai harus lebih efektif agar terhindar dari penyelewengan.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki, 2002, Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode,
Edisi Kelima, Penerbit FE-UGM, Yogyakarta.
Ginting, Paham, Syafirzal Helmi Situmorang, 2006, Filsafat Ilmu dan Metode Penelitian, Penerbit USU Press, Medan.
Hall, James A, 2007, Sistem Imformasi Akuntansi, Edisi Keempat, Salemba Empat, Jakarta.
Hermanto, 2001, Sistem Akuntansi survey dan teknik analisa, edisi pertama penerbit BPFE,UGM, Yogyakarta.
Ikatan Akuntansi Indonesia, 2002, Standar Profesinal Akuntan Publik, catatan Kedua, Bagian Penerbit Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta.
Malayu, 2005, Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Revisi, Penerbit bumi Aksara, Jakarta.
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Wirartha, I Made 2006, Metode Penelitian Sosial Ekonomi, Penerbit Andi, Yogyakarta.