Prosedur Pencatatan Kas Kecil Pada PT. ALTEK

PELAKSANAAN KULIAH KERJA PRAKTEK

III.5 Prosedur Pencatatan Kas Kecil Pada PT. ALTEK

Kasir kas kecil hanya boleh mengeluarkan (melakukan pembayaran) kas kecil untuk permohonan pembayaran atau pembelian yang telah mendapat persetujuan dari Financial Controller. Untuk setiap pengeluaran, kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran kas kecil yang ditandatangani oleh penerima dana (pembayaran). Setelah itu transaksi dicatat di dalam buku kas kecil dan bukti pengeluaran tersebut harus diarsipkan dengan baik. Setelah dilakukan pengelolaan, kasir kas kecil harus selalu melakukan penghitungan terhadap fisik kas kecil setiap selesai melakukan pengeluaran kas kecil. Setelah dihitung, fisik kas kecil dicocokkan dengan pencatatan pengeluaran kas kecil yang telah dibuat oleh kasir kas kecil atau lebih dikenal dengan rekonsiliasi kas kecil.

Hal ini akan dapat mengurangi beban pekerjaan pada saat melakukan rekonsiliasi di penutupan kas kecil setiap harinya. Selain itu Financial Controller juga harus memeriksa fisik kas kecil dengan catatan yang telah dibuat oleh kasir kas kecil untuk mengantisipasi adanya kecurangan yang dilakukan oleh kasir kas kecil.

23 Dalam mengelola dana kas kecil ada dua metode yang bisa digunakan yaitu Imprest Fund Method dan Fluctuation Method.

3.3.1.1

Pencatatan Kas Kecil Dengan Metode Impres Pada PT. ALTEK

pada sistem Imprest Fund jumlah dana kas kecil selalu konstan dan tidak berubah ubah. Biasanya kas kecil ini diisi dengan sejumlash uang yang telah ditetapkan untuk keperluan pembayarn-pembayaran selama jangka waktu tertentu, misalnya satu minggu, dua minggu, ataupun sebulan. Bilamana jangka waktunya telah habis dan jumlah uang dalam kas kecil pun telah menipis, maka kas kecil diisi kembali dengan menarik dana dari kas besar sampai dengan jumlah dana yang telah ditetapkan besarnya. Untuk setiap pengisian kembali dana kas kecil, pemegagang kas kecil selalu melampirkan kas kecil serta bukti-bukti pendukungnya.

1. Sifat dana kas tetap

a. Saldo dana kas kecil selalu tetap

kecuali ada perubahan kebijakan

b. Pada saat dana kas kecil

dipergunakan tidak ada jurnal

c. Pada saat pengisian kembali dana

kas kecil, jurnal yang dibuat adalah mendebit rekening-rekening pengeluaran (dasarnya adalah bukti-bukti pengeluaran) dan mengkredit rekening kas.

2. Operasi dana kas kecil yang sering disebut sistem dana tetap (an imprest system), terdiri dari:

a. Menetapkan batas saldo b. Menentukan kasir kas kecil c. pembentukan kas kecil d. penggunaan kas kecil e. pengisian kembali kas kecil

3. Jurnal akuntansi dibuat pada saat:

a. kas kecil dibentuk b. kas kecil diisi kembali

c. jumlah kas kecil dinaikkan atau diturunkan

Ada beberapa prosedur yang perlu dilakukan untuk melaksanakan dana kas kecil:

3.3.1.2

Menetapkan Batas Saldo Kas Kecil

Saat awal pembentukan akun kas kecil, pihak Direksi harus menetapkan saldo atas kas kecil yang disesuaikan dengan kebutuhan kegiatan operasional perusahaan dalam suatu jangka waktu tertentu. Sebelum menentukan hal tersebut, terdapat dua metode pencatatn kas kecil yang bisa dipilih, yaitu metode imprest dan fluktuatif. Dalam metode imprest, saldo kas kecil selalu tetap sebesar jumlah saldo yang telah ditentukan. Biasanya pada akhir periode kasir kas kecil akan minta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dikeluarkan. Sehingga pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali. Sedangkan pada metode fluktuatif

25 saldo kas kecil tidak tetap tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengeluaran-pengeluaran kas kecil.

1. Menentukan Kasir Kas Kecil

Setelah menetapkan batas saldo, maka harus ada staf yang bertanggung jawab atas pengelolaan kas kecil atau biasanya disebut kasir kas kecil. Dikarenakan fungsi kas kecil digunakan dalam transaksi-transaksi kecil dan sifatnya rutin. Selain itu tidak semua staf bisa dijadikan kasir karena terdapat beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan dalam memilih seorang kasir, yaitu: menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu menangani proses pembelian dalam jumlah kecil, konsisten, jujur dan menguasai program-program sederhana komputer, misalnya microsoft excel. Pihak Direksi juga sebaiknya memberikan pelatihan tentang penanganan kas kecil sebelum kasir memulai tugasnya. Diawali dari memberi petunjuk tentang tata cara pengisian kembali kas kecil sampai dengan cara-cara rekonsiliasi kas kecil dan prosedur pembelian.

2. Pembentukan Dana Kas Kecil

langkah dasar pembentukan kas kecil: a. menunjuk penanggung jawab kas kecil b. menentukan besarnya kas kecil

Umumnya, dana diharapkan dapat mengakomodasi pengeluaran untuk jangka waktu 3-4 minggu.

Kasir kas kecil hanya boleh mengeluarkan (melakukan pembayaran) kas kecil untuk permohonan pembayaran atau pembelian yang telah mendapat persetujuan dari Financial Controller. Untuk setiap pengeluaran, kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran kas kecil yang ditandatangani oleh penerima dana (pembayaran). Setelah itu transaksi dicatat di dalam buku kas kecil dan bukti pengeluaran tersebut harus diarsipkan dengan baik.

Setelah dilakukan pengelolaan, kasir kas kecil harus selalu melakukan penghitungan terhadap fisik kas kecil setiap selesai melakukan pengeluaran kas kecil. Setelah dihitung, fisik kas kecil dicocokkan dengan pencatatan pengeluaran kas kecil yang telah dibuat oleh kasir kas kecil atau lebih dikenal dengan rekonsiliasi kas kecil. Hal ini akan dapat mengurangi beban pekerjaan pada saat melakukan rekonsiliasi di penutupan kas kecil setiap harinya. Selain itu Financial Controller juga harus memeriksa fisik kas kecil dengan catatan yang telah dibuat oleh kasir kas kecil untuk mengantisipasi adanya kecurangan yang dilakukan oleh kasir kas kecil.

3.3.4 Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

Pada saat kas kecil mencapai level minimum, dana diisi kembali

Permintaan untuk pengisian kembali diawali dari penanggung jawab kas kecil. Penanggung jawab kas kecil menyiapkan jadual pembayaran dengan dokumen pendukung dan diserahkan ke bendahara

Bendahara kemudian menyetujui permintaan penanggung jawab kas kecil dan menandatangani cek sejumlah dana yang telah terpakai untuk menjaga jumlah dana kas kecil yang telah ditentukan (jumlah pada saat pembentukan)

27 Rekening dana kas kecil tidak terpengaruh pada saat pengisian kembali. Pengisian kembali mengubah komposisi dana kas kecil dengan mengganti bukti-bukti penggunaan kas kecil dengan kas sehingga tidak mengubah saldo dana kas kecil.

1. Jurnal pengisian dana kas kecil:

Biaya administrasi Rp xxx

Biaya angkut penjualan Xxx

Biaya lan-lain xxx

Kas Rp xxx

2. Jurnal pengisian dana kas kecil (Jika ada selisih kas)

Biaya administrasi Rp xxx

Biaya angkut penjualan Xxx

Biaya lan-lain Xxx

Selisih kas Xxx

Pencacatan yang dilakukan pada sistem Imprest Fund dan pada sistem fluctuation adalah sama yaitu dengan mendebet kas kecil dan mengkredit perkiraan kas atau bank ( yang dimaksud kas di sini adalah kas besar ).

Langkah-langkah operasional metode imprest sebagai berikut :

1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diserahi sejumlah uang tunai untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.

2. Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran .

3. Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan pembentukan dana kas kecil kembali yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran

Table 3.1 Proses Penerimaan Uang dan Pembayaran

Bukti Kas Kecil

No. : 001 Dibayarkan kepada : Toko Tjandra 2

September 2009

Keterangan : Jumlah :

Pembelian alat-alat tulis Rp xxx

(kwitansi terlampir)

Total Rp xxx

BAB IV