Bagian Gudang
3. Prosedur pencatatan utang : Ada dua pencatatan utang:
a. Account Payable Procedure
Dalam account payable procedure, catatan utang adalah berupa utang yang diselenggarakan untuk tiap kreditur, yang memperlihatkan catatan mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran, dan saldo utang. Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure adalah sebagai berikut:
1) Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar sebagai berikut.
a) Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian.
b) Informasi dalam jurnal pembelian kemudian di posting ke dalam kartu
c) Cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.
d) Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan pembayaran utang di posting ke dalam kartu utang.
b. Voucher payable procedure
Dalam voucher payable procedure, tidak diselenggarakan kartu utang namun digunakan arsip voucher (bukti kas keluar) yang disimpan dalam arsip menurut abjad atau menurut tanggal jatuh temponya. Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedure adalah sebagai berikut:
1) One-time voucher procedure
Dalam prosedur ini, untuk setiap faktur dari pemasok dibuatkan satu set voucher (3 lembar), dan prosedur ini, dibagi menjadi 2:
a) One time voucher procedure dengan dasar tunai (Cash basic) Dalam prosedur ini, faktur yang diterima oleh fungi pemasok disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh temponya.
b) One time voucher procedure dengan dasar waktu (accrual basic) Dalam prosedur ini, pada faktur kas keluar oleh bagian utang yang kemudian atas dasar dokumen ini dilakukan pencatatan transaksi pembelian dalam register bukti kas keluar.
c. Built Up Voucher Procedure
Dalam prosedur ini, satu set voucher dapat digunakan untuk menampung lebih dari satu faktur dari pemasok. Faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari pemasok dicatat dalam bukti kas keluar, kemudian bukti kas keluar dilampiri fakturnya disimpan sementara menurut abjad.
Penjelasan Bagan Alir Sistem Pembelian Kredit Lembaga Perkreditan Desa Dalam sistem pembelian kredit, prosedurnya di mulai dari bagian gudang dengan membuat surat permintaan pembelian.
a. Bagian Gudang
1) Membuat surat permintaan pembelian (SPP 2 Lembar) berdasarkan informasi mengenai pemesanan kembali.
2) Mengirim 1 lembar SPP ke bagian pembelian.
3) Mengarsipkan 2 lembar SPP dalam arsip menurut nomor urutnya.
4) Menerima 5 lembar surat order pembelian (SOP) dari bagian pembelian sebagai pemberitahuan mengenai pesanan yang telah dilaksanakan.
5) Mengarsipkan SOP tersebut ke dalam arsip menurut nomor urutnya.
6) Menerima laporan pemnerimaan barang lembar 2 dari bagian penerimaan.
7) Mencatat laporan penerimaan barang tersebut ke dalam kartu gudang menurut tanggal penerimaan barang dan mengarsipkan menurut nomor.
• Bagian Pembelian
a) Menerima SPP lembar 1 dan bagian utang.
b) Membuat surat permintaan penawaran harga (SPPH) yang dikirim ke pemasok.
c) Menerima surat penawaran harga (SPH) dari pemasok.
d) Membuat perbandingan harga dan kemudian memilih pemasok.
e) Membuat SOP sebanyak 7 lembar.
f) Mendistribusikan SOP sebagai berikut :
- Lembar 1 dan 2 : Dikirim ke pemasok yang dipilih - Lembar 3 : Dikirim ke bagian penerimaan - Lembar 4 : Dikirim ke bagian utang - Lembar 5 : Dikirim ke bagian gudang
- Lembar 6 : Diarsip menurut tanggal di sertai surat Permintaan pembelian, SPH, dan PH - Lembar 7 : Disimpan dalam arsip menurut nama
pemasok
8) Menerima laporan penerimaan barang lembar 1 dari bagian penerimaan.
Mencatat tanggal pengiriman pada SOP lembar 6 dan 7.
9) Mengirimkan laporan penerimaan barang ke bagian utang.
10) Menerima faktor dari pemasok.
11) Mengirimkan faktur ke bagian utang.
• Bagian Penerimaan Barang
a) Menerima SOP lembar 3 dari bagian pembelian.
b) Menerima barang yang disertai surat pengantar dari pemasok.
c) Memeriksa barang yang diterima.
d) Membuat laporan penerimaan barang 3 lembar sebagai berikut : - Lembar 1 : Dikirim ke bagian pembelian
- Lembar 2 : Dikirim ke bagian gudang bersamaan dengan barang - Lembar 3 : Disimpan dalam arsip menurut nomor urut dilampiri
denganSOP Lembar 3 dan surat pengantar dari pemasok.
• Bagian Utang
1. Menerima SOP lembar 4 dari bagian pembelian.
2. Menerima laporan penerimaan barang lembar 1 dari bagian pembelian.
3. Menerima faktur dari pemasok.
4. Membandingkan faktur dari pemasok dengan SOP dan laporan penerimaan barang.
5. Membuat bukti kas keluar sebanyak 3 lembar.
6. Membuat bukti kas keluar lembar 1 ke dalam register kas keluar.
7. Mengirim bukti kas keluar lembar 2 ke bagian persediaan.
8. Mengarsipkan bukti kas keluar lembar 1 dan 3 beserta faktur dari pemasok, SOP dan laporan penerimaan barang yang diterima ke dalam bukti kas keluar yang belum di bayar menurut tanggal jatuh tempo faktur.
• Bagian Kartu Persediaan
1. Menerima bukti kas keluar lembar 2 dari bagian utang.
2. Mencatat barang yang di beli dalam kartu persediaan.
BAGAN ALIR SISTEM AKUNTANSI RETUR PEMBELIAN BAGIAN PEMBELIAN
Lembaga Perkreditan Desa
Gambar 4.7 Bagan Alir Sistem Akuntansi Retur Pembelian Lembaga
BAGAN ALIR
SISTEM AKUNTANSI RETUR PEMBELIAN Lembaga Perkreditan Desa
Penjelasan bagan Alir Sistem Retur Pembelian Lembaga Perkreditan Desa
• Bagian Pembelian
Memuat memo debit 6 lembar untuk mengembalikan barang kepada pemasok dengan distribusi sebagai berikut :
1) Lembar 1 dan 2 : Dikirim ke bagian utang.
2) Lembar 3 : Dikirim ke bagian gudang.
3) Lembar 4 dan 5 : Dikirim ke bagian penerimaan barang.
4) Lembar 6 : Disimpan dalam arsip bagian pembelian menurut nomor urut memo debit.
• Bagian Pengiriman
1) Menerima memo debit lembar 4 dan 5 dari bagian pembelian.
2) Menerima barang dari bagian gudang.
3) Membuat laporan pengiriman barang 2 lembar.
4) Menempelkan memo debit lembar 4 diatas pembungkus barang-barang.
5) Mengirimkan barang kepada pemasok.
6) Mendistribusikan leporan pengiriman barang sebagai berikut : a) Lembar 1 : Dikirim ke bagian utang.
b) Lembar 2 : Disimpandalamarsip bersamadengan memo kredit lembar5 menurut nomor urut laporan pengiriman barang.
• Bagian Gudang
1) Menerima memo debit 3 dari bagian pembelian.
2) Menyerahkan barang ke bagian pengiriman barang.
3) Mencatat memo debit ke dalam kartu gudang.
4) Mengarsipkan memo debit menurut nonor urut.
• Bagian Jurnal
1) Menerima memo debit lembar 2 dilampiri dengan laporan pengiriman barang dari bagian kartu persediaaan.
2) Mencatat memo debit ke dalam jurnal retur pembelian.
3) Mengirimkan memo debit lembar 2 dilampiri laporan pengiriman barang kepada bagian utang.
• Bagian Utang
1) Menerima memo debit lembar 1 dan 2 dari bagian pembelian.
2) Menerima laporan pengiriman barang lembar1 dari bagian pengiriman barang.
3) Membandingkan data yang ada di lapangan pengiriman barang dengan barangnya.
4) Mengirim memo debit lembar 1 ke pemasok.
5) Mengirim memo debit lembar 2 dilampiri dengan laporan penfiriman barang ke bagian kartu persediaan.
6) Menerima kembali memo debit lembar 2 dilampiri dengan laporan pengirimn barang dari bagian kartu persediaan dan kemudian diarsipkan ke bukti kas keluar menurut nomor urut.
• Bagian Kartu Persediaan
1) Menerima memo debit lembar 2 dilampiri dengan laporan pengiriman barang dari bagian utang.
2) Mengisi harga pokok persediaan ke dalam memo debit berdasarkan informasi dalam kartu persediaan.
3) Mencatat kekurangan persediaaan karena retur pembelian, ke dalam kartu pesediaan.
4) Mengirimkan memo debit lembar 2 dilampiri dengan laporan pengiriman barang ke bagian jurnal.
Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari bab ini anda diharapkan mampu untuk:
Menjelaskan definisi aktiva tetap.
Menjelaskan karakterisik aktiva tetap.
Menjelaskan penggolongan aktiva tetap.
Menjelaskan penyusutan aktiva tetap.
Menjelaskan dokumen yang digunakan dalam pencatatan aktiva tetap.
Menjelaskan catatan akuntansi yang dipakai.
Menjelaskan fungsi-fungsi terkait dengan aktiva tetap.
Menjelaskan jaringan subsistem yang membentuk sistem akuntansi aktiva tetap.
Menjelaskan unsur pengendalian internal mangenai aktiva tetap.
Menjelaskan bagan alir jaringan prosedur
D
alam bab ini akan dibahas mengenai aktiva tetap, bagaimana karateristik, penggolongan, penyusutan aktiva tetap pada Lembaga Perkreditan Desa (LPD). Selain itu juga dibahas mengenai pencatatan aktiva tetap dan fungsi-fungsi terkait dengan aktiva tetap, unsur pengendalian internal mengenai aktiva tetap.5.1 DEFINISI AKTIVA TETAP
Menurut Standar Akuntansi Keuangan, dalam kerangka dasar penyusunan dan penyajian laporan keuangan (2002, hal 13, paragraf 49) menjelaskan : “Aktiva ialah sumber daya yang dikuasai oleh perusahaan sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dan dari mana manfaat ekonomi di masa depan diharapkan akan diperoleh oleh