BAB III PEMBAHASAN
F. Prosedur Pengawasan Dana Kas Perbankan
Pengawasan kas adalah kebijakan dan prosedur yang ditetapkan oleh manajemen untuk mencapai ujuannya. Dalam kaitannya dengan struktur pengawasan intern terhadap kas, pengawasan kas merupakan salah satu unsur yang menjadi syarat tercapainya tujuan pokok penetapan pengawasan intern terhadap kas.
Pengertian pengawsan intern adalah kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dan penyalahgunaan, memastikan bahwa informasi usaha akurat, memastikan bahwa perundang-undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya. (Warren, 2005,229)
Penerapan pengawasan kas dilakukan pada berbagai tingkat orgasnisasi dan proses pengolahan data kebijakan dan prosedur yang sering terdapat dalam perusahaan pada umumnya terdiri dari lima kategori :
1. Pemisahan Tugas Yang Memadai
Bila ditinjau dari sistem pengawasan, dengan adanya pembagian tugas yang memadai akan mengakibatkan adanya suatu cross check secara otomatis atas suatu pelaksanaa pekerjaan atau transaksi, selain dari terhindarnya perusahaan dari adanya kesalahan dan kecurangan.
Ada tiga pedoman umum pembagian tugas yang penting guna mencegah kesalahan baik yang disengaja maupun yang tidak disngaja yaitu :
a) Pemisahaaan Penggunaan Aktiva Dari Akutansinya
Alasan untuk tidak memperkenalkan suatu orang memegang tanggung jawab atauu aktiva adalah untuk menghindari dari kemungkinan terjadinya kecuranan atau penipuan. Apabila kedua fungsi tersebut dipegang oleh suatu orang sangat besar kemungkinannya bahwa ia akan menggelapkan aktiva tersebut untuk pepentingan pribadinya dan memanipulasi pembukuannya untuk menghidari pertanggungjawabannya. b) Pemisahan Otoritas Transaksi Dari Penanganan Setiap Aktivanya
Sebiaknya orang yang memberikan otoritasi transaksi tidak turut mengambil bagian terhadap penanagan aktiva yang bersangkutan karena
dapat meningkatkan kemungkinan terjadinya manipulasi. Misalnya, orang yang sama seharusnya tidak diperkenankan menyetujui pembayaran faktur pembelian dan menandatangani pembayaran tagihan.
c) Pemisahaan Tanggungjawab Operasi Dari Pertanggungjawab Pencatat Bagian penanganan pencatat harus merupakan departemen tersendiri dan tidak terpisah-pisah dalam pembukuan dan pelaporan. Apabila dari masing-masing devisi atau bagian menyelengarakan pembukuan dan pelaporannya sendiri-sendiri akan timbul kecenderungan ntuk mendapatkan hasil yang memihak (bisa) untuk memperbaiki kinerja yang dilaporkan.
2. Prosedur Otoritasi Yang Memadai
Agar sistem pengawasan dapat berhasil dengan baik, setiap transaksi harus diotoritasi dengan semestinya.Tujuan dari prinsip ini adalah untuk menjamin bahwa setiap transaksi telah diotoritasi oleh pihak yang berwewenang.Otoritasi dapat diberikan dalam bentuk umum maupun khusus.
Otoritasi umum berarti manajemen menetapkan kebijakan yang dirumuskan untuk dilaksanakan didalam organisasi atau perusahaan.Sedangkan otoritasi khusus berlaku bagi transaksi yang khusus.Orang atau kelompok yang mmenjadi otoritasi khusus atau umum harusnya menduduki posisi yang sepadan dengan sifat dan besarnya transaksi.Kebijakan otoritasi tersebut harus dibuat oleh menejemen puncak.Misalnya, kebijakan umum adalah bahwa setiap perolehan aktiva modal melebihi jumlah tertentu harus diotoritasi oleh dewan komisaris.
Dokumen dan catatan merupakan objek fisik dimana setiap transaksi dibukukan dan diihktisarkan. Dokumen harus memadai untuk memberikan kepastian bahwa seluruh aktiva telah berada dalam pengawasan dan setipa transaksi telah dicatata dengan benar adalah :
a) Diberikan nomor untuk mencegah adanya dokumen yang hilang, dan untuk mempermudah pelacakan dokumen dikemusian hari.
b) Dibuat pada saat yang sama ketika tejadi transaksi, atau sesudahnya apabila ada tanggung jawab yang lebih lama, akan menimbulkan kesalahan dan catatan kurang dapat dipercaya lagi.
c) Cukup sedarhana agar benar-benar mudah dimengerti.
d) Dirancang untuk berbagai kegunaan apabila mungkin, untuk mengurangi jumlah formulir yang harus dibuat.
e) Dirancang sedemikian rupa untuk memungkinkan pengujian yang benar. Hal ini dapat dilakukan dengan menyediakan tempat untuk pemeriksaaan internal.
Pengawsana yang sangat erat dengan dokumen dan catatan adalah bagian perkiraan (chart of account) yang memeberikan kerangka kerja uantuk menentukan informasi yang disajikan kepada manajemen dan pemakai lain dari pemakai laporan keuangan, agar sesuai dengan standart akutansi yang berlaku umum. Sedangkan untuk prosedur pencatatan, sebaikanya diuraikan dalam suatu pedoman sistem untuk mendorong penetapan yang konsisten.
Jenis perlindungan paling penting dalam mengamankan aktiva dan catatan adalah tindakan pencegahan secara fisik. Pengawasan fisik meliputi antara lain penggunaan lemari besi tahan api untuk menyimpan uang dan surat berharga, penjagaan catatan dan dokumen serta pembukuan catatan pengganti (backup record), dan penggunaan alat mekanik seperti cash register.
5. Pengecekan Secara Independen Atas kenerja
Untuk menjamin setiap karyawan bahwa perusahaan melaksanakan pengawasan yang telah ditetapkan, diperlukan pengecekan secara independen terhadap kinerja karyawan. Cara yang paling ekonomis adalah dengan cara pemisahan fungsi otoritasi transaksi, fungsi penyimpanan dan fungsi akutansi. Perusahaan ini akansecara otomatis menciptakan vertifikasi independen terhadap pelaksanaan.
Proses Pengawasan Penerimaan dan Pengeluaran kas pada Kantor Bank Indonesia Medan :
a) Adakah penelitian terhadap status yuridis Bank apakah telah cakap menurut hukum ?
b) Teliti kelengkapan penyampaian data Bank yang bersangkutan, seperti foto copy akta pendirian, apakah telah memadai ?
c) Apakah pengisian formulir aplikasi/ permohonan menjadi nasabah telah diisi dengan lengkap ?
d) Apakah perjanjian pembukuan rekening telah lengkap ditandatangnanin masing-masing pihak ?
f) Apakah petugas Bank telah mengenakan tanda pengenal khusus yang diberikan oleh Bank Indonesia dalam melakukan penyetoran dan pengambilan uang ?
g) Apakah Bank atau Pihak Laindalam melakukan penyetoran dan pengambilan uang telah menggunakan alat transportasi khusus yang memenuhi aspek keamanan ?
h) Apakah setiap penyetoran dan pengembilan uang telah dibukukan segera pada saat itu juga ?
i) Apakah setiap penyetoran dan pengembilan uang telah dibukukan dengan sesui dengan ketentuan?
j) Apakah untuk rekening-rekening Bank atau Pihak Lain yang ditutup/ diskors, uang yang belum diadministrasikan dengan baik ?